Conocer cada uno de las acciones dirigidas a actualizar, evaluar y mejorar el PGD acorde con lo solicitado por la nueva normatividad

Estructurar en los participantes un conocimiento práctico, sobre la construcción de los instrumentos archivísticos con el fin de lograr la estandarización del PGD.

Determinar indicadores de vigilancia y control, que permitan mejorar el sistema de gestión documental al través de la integración de novedades normativas  y supera índices de IGA – INTEGRA.

  

Líderes de eficiencia administrativa, servidores públicos responsables del Sistema de Gestión de documentos electrónicos, Funcionarios y líderes responsables de la gestión documental en las organizaciones, Líderes de Sistemas de Gestión Documental,  Jefes de Archivo, Líderes de Eficiencia Administrativa, Jefes de Talento Humano (Recurso Humano o Personal), Miembros  de instancias de articulación del Sistema Nacional de Archivos: Comités Técnicos y Consejos Municipales, Distritales y Departamentales de Archivos, Miembros del Comité de Gobierno en línea.  Auxiliares de Archivo,  Auxiliares de Centros Documentales, Administradores Documentales, Instituciones Educativas, Áreas Metropolitanas, Terminales, Profesionales en Ciencias de la Información o afines y en general, todos los funcionarios interesados en capacitarse sobre el tema expuesto, incluidos los responsables del proceso de Gestión de la Calidad.

  

1. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MECI

Subsistema de Gestión Documental Elaboración del Programa de Gestión Documental, articulado con el plan

de Desarrollo y plan de Acción Institucional Conceptos Generales de la Gestión Documental Prospectiva de la gestión documental en tiempos modernos según la

normatividad vigente

2. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Planeación Documental Producción Documental  Distribución de Correspondencia Enviada Distribución de Correspondencia Recibida Organización de Archivos de Gestión Transferencias Documentales Preservación Documental a largo plazo de los Documentos Valoración Documental Disposición final de Documentos Consulta de los Documentos de los Archivos Eliminación de Documentos Digitalización de Documentos Conservación de los documentos en el Archivo Central

3. CONSTRUCCIÓN DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS.

El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) La Tabla de Retención Documental (TRD), enfatizando en:  Pasos metodológicos para su elaboración Metodología para la aplicación Organización de los archivos según las TRD El Programa de Gestión Documental (PGD) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) El Inventario Documental Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las

unidades administrativas de la entidad. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de

derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

4. NOVEDADES REGLAMENTARIAS EN EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS y NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Instrumentos archivísticos requeridos para dar cumplimiento a la ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional  y Decreto 103 de 2015. (Publicación).

Nuevas funciones de Inspección Vigilancia y Control por parte del AGN y sus Consejos de Archivo. Decreto 106 de 2015

Sistema Integrado de Conservación articulado a la Política de Gestión Documental  A. 006 de 2014

Instrumentos e instancias archivísticas para mejorar la calificación del IGA, Índice de Gobierno Abierto, INTEGRA

Publicación de inventarios documentales en la web Pautas para implementar buenas prácticas de la política CERO PAPEL AGN Manejo del expediente electrónico según ley 1437 de 2011:

Requisitos, procedimiento de foliación, integridad, recuperación, seguridad, archivo, conservación, gestión administrativa del expediente, Reserva.

Implicaciones de la Ley 1755 de  2015 Derecho de Petición y los archivos

5. CONFORMACIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA. APLICACIÓN DE ACUERDO 060 DE 2001

  

1.  Encuentre y diligencie formulario de inscripción en www.cendap.com2. Para inscripción al seminario deberá presentar soporte de pago tres (3) días antes de iniciar el evento en alguna de las siguientes cuentas a nombre de CENDAP LTDA.Con el propósito de coordinar Reserva Hotelera presentar soporte de pago cinco (5) días antes a su asistencia.3. Enviar copia escaneada del documento de pago al correo electrónico pagos@cendap.com

 BANCO DE OCCIDENTE         

Cuenta Corriente No. 465014991 Recaudo en Línea Bancos Grupo Aval          

 BANCOLOMBIA Cuenta Corriente No. 001-143914-13 BANCO AGRARIO Cuenta Corriente No. 01303-061700-8 TARJETAS DE  

CRÉDITO  4.  Presentar copia de consginación, Registro Presupuestal o Contrato5. Cancelar con Tarjeta crédito, tarjeta débito o en efectivo6. Transferencia electrónica

  

Plan A $570.000  MAS IVA 16%Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, refrigerios,  material de apoyo, memorias, cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados.

Plan B $885.000 MAS IVA 16%Inscripción, conferencias, asesoría personalizada, alojamiento 3 días, 2 noches, acomodación en habitación doble, desayunos, almuerzos, cenas, refrigerios, material de apoyo, memorias, cumplido de comisión, diploma acreditativo y certificados. 

Descuentos especiales para acompañantes Los que deseen habitación individual deberán cancelar excedente

  

MedellínHotel Golden PalermoCra 80 No. 36 - 50 -Auditorio del HotelPrimer día Jueves 2:30 pm a 6:30 pmIncluye los servicios del Hotel hasta el

sábado a la 1:00 pm 

Bogotá D.C.Hotel Los HéroesCalle 74 No. 15 - 60 -Auditorio del HotelPrimer día Jueves 2:30 pm a 6:30 pmIncluye los servicios del Hotel hasta el sábado a la 1:00 pm

CaliHotel ObeliscoCalle Av. Colombia No. 04 Oeste - 49 -Auditorio del HotelPrimer día Jueves 2:30 pm a 6:30 pmIncluye los servicios del Hotel hasta el sábado a la 1:00 pm

Programa de Gestión Documental

La gestión documental tiene como finalidad administrar los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final con una adecuada planificación, manejo y organización, a través de instrumentos de control como: cuadros de clasificación, tablas de retención e inventarios documentales, que permiten apoyar la gestión administrativa, académica y la investigación. "La gestión de documentos, es la encargada de facilitar las condiciones necesarias para el acceso a los archivos, la organización de los documentos, la recuperación de la información y el control en la producción documental" (Vargas & Sieguel, s.f).

El siguiente gráfico ilustra cada una de las etapas que conforman el programa de gestión documental y sus respectivas definiciones.

1. Producción:Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de documentos, conforme al desarrollo de los procesos propios de la Universidad.

2. Recepción:Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. Distribución:Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. Trámite:Recorrido del documento, desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su trámite administrativo.

5. Organización:Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archívisticos.

6. Consulta:Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacion que contienen.

7. Conservación:Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. Disposición final:Selección de los documentos, con miras a su conservación temporal, permanente o a su descarte conforme a los dispuesto en las tablas de retención documental

Introducción Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión documental y el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que contempla la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del País para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos Archivísticos. Adicionalmente, es importante destacar el alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, dispone en su artículo 3º que “la gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación.” De otro lado, el Estado ha venido reorganizando el sector de las comunicaciones y desde varios años atrás ha venido suprimiendo entes adscritos al sector, una vez suprimidos sus archivos deben ser salvaguardados por el Min TIC. Por todo lo anterior se observa la necesidad de mantener y conservar