conhecimento específico agente administrativo

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O nosso objetivo é a sua Aprovação CONHECIMENTO ESPECÍFICO AGENTE ADMINISTRATIVO REDAÇÃO DE EXPEDIENTE APOSTILA CONCEITO Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. "Apostila é o ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualizá-lo." (Regulamento de Correspondência do Exército - art. 192) GENERALIDADES A apostila tem por objeto a correção de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, etc. Normalmente, a apostila é feita no verso, do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que se anexará ao documento principal. É lavrada como um termo e publicada em órgão oficial. PARTES São, usualmente, as seguintes: a) Título - denominação do documento (apostila).

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agente administrativo para concurso publico.

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  • 1. O nosso objetivo a sua Aprovao CONHECIMENTO ESPECFICO AGENTE ADMINISTRATIVO REDAO DE EXPEDIENTE APOSTILA CONCEITO Apostila o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificao ou atualizao. "Apostila o ato aditivo, confirmatrio de alteraes de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualiz-lo." (Regulamento de Correspondncia do Exrcito - art. 192) GENERALIDADES A apostila tem por objeto a correo de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o registro de alteraes na vida funcional de um servidor, tais como promoes, lotao em outro setor, majorao de vencimentos, aposentadoria, reverso atividade, etc. Normalmente, a apostila feita no verso, do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso no haja mais espao para o registro de novas alteraes, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que se anexar ao documento principal. lavrada como um termo e publicada em rgo oficial. PARTES So, usualmente, as seguintes: a) Ttulo - denominao do documento (apostila). b) Texto - desenvolvimento do assunto. c) Data, s vezes precedida da sigla do rgo. d) Assinatura - nome e cargo ou funo da autoridade.
  • 2. O nosso objetivo a sua Aprovao APOSTILA 0 funcionrio a quem se refere o presente Ato passou a ocupar, a partir de V de janeiro de 1966, a classe de Professor ............. ....... cdigo EC do Quadro nico de Pessoal - Parte Permanente, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, de acordo com a relao nominal anexa ao Decreto n 60.906, de 28 de junho de 1967, publicado no Dirio Oficial de 10 de julho de 1967. DP, ................ (Dos arquivos da UFRGS) APOSTILA Diretor O nome do membro suplente do Conselho Fiscal da Caixa Econmica Federal (CEF) constante na presente Portaria Jos Rezende Ribeiro, e no como est expresso na mesma. Rio de janeiro (G13), de de (DOU de 31-3-1971, p. 2.517) Jos Flvio Pcora, Secretrio-Geral. ATA Voc certamente j participou de alguma reunio em seu trabalho ou mesmo de uma assemblia do condomnio onde reside. Deve ter notado que inicialmente designado um secretrio que dever lavrara atado encontro. Voc sabe o que e para que serve uma ata? A ata um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as resolues a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assemblia, sesso ou reunio. A expresso correta para a redao de uma ata lavrar uma ata. Uma das funes principais da ata historiar, traar um painel cronolgico da vida de uma empresa, associao, instituio. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos carter obrigatrio. Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas especficas. Analisemos al gumas delas.
  • 3. O nosso objetivo a sua Aprovao - Deve ser escrito mo, em livro especial, com as pginas numeradas e rubricadas. Esse livro deve conter termo de abertura e encerramento. - A pessoa que numerar e rubricar as pginas do livro dever tambm redigir o termo de abertura. Termo de Abertura - a indicao da finalidade do livro. Este livro contm 120 pginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao registro de atas da Escola Camilo Gama. Termo de Encerramento - redigido ao final do livro, datado e assinado por pessoa autorizada. Eu, Norberto Tompsom, diretor do Colgio Camilo Gama, declaro encerrado este livro de atas. Parnaba, 21 de junho de 1996 Norberto Tompsom - Na ato no deve haver pargrafo, mesmo se tratando de assuntos diferentes, a fim de se evitar espaos em branco que possam ser adulterados. - No so admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expresses, tais como: alis, digo, a seguir escreve-se o termo correto. Se a incorreo for notada ao final, usa-se a expresso em tempo, escrevendo-se em seguida "onde se l ... leia-se ... ". A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe: Introduo - Deve conter o nmero e a natureza da reunio, o horrio e a data (completa) escritos por extenso, o local, o nome do presidente da reunio e dos demais participantes. Desenvolvimento - Tambm chamado contexto. Nele devero estar contidos ordenadamente os fatos e decises da reunio, de forma sinttica, precisa e clara. Encerramento - o fecho, a concluso. Dever constar a informao de que o respon svel, aps a leitura da ata, deu por encerrada a reunio e que o redator a lavrou em tal horrio e data. Dever informar tambm que se seguem as assinaturas. J est sendo aceita atualmente a ata datilografada depois de encerrada a reunio. Porm, as anotaes so feitas mo, durante a reunio. Ao datilografar, todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espao que sobra margem direita, deve ser preenchido com pontilhado.
  • 4. O nosso objetivo a sua Aprovao Modernamente, por se necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vm substituindo a ata por um determinado tipo de ficha. uma ficha prtica, fcil de preencher e manusear, embora no possua o mesmo valor jurdico de uma ata. MODELOS a) Modelos de introduo (partes inciais) CONSELHO PENITENCIRIO FEDERAL Ata da 791 Reunio Ordinria Aos dezesseis dias do ms de dezembro do ano de mil, novecentos e setenta, no quarto andar do Bloco "0" da Avenida L-2, do Setor de Autarquias Sul, na Sala de Despachos do Procurador-Geral da justia, sob a presidncia do Doutor Jos Jlio Guimares Lima, reuniu-se o Conselho Penitencirio Federal. Estiveram presentes os Conselheiros Hlio Pinheiro da Silva, Elsio Rodrigues de Arajo, Abelardo da Silva Comes, Nestor Estcio Azambuja Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho, Otto Mohn e o Membro Informante Tenente Pedro Arruda da Silva. Aberta a sesso, foi lida e, em votao, aprovada a ata da reunio anterior. Na fase de comunicaes, o Tenente Pedro Arruda da Silva comunicou que, por fora constitucional, voltar para a Polcia Militar do Distrito Federal, deixando, assim, a direo do Ncleo de Custdia de Braslia. (DOU de 31-3-1971, p. 2.510) ATESTADO CONCEITO Atestado o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato ou situao de que tenha conhecimento em razo do cargo que ocupa ou da funo que exerce. "Atestados administrativos" so atos pelos quais a Administrao comprova um fato ou uma situao de que tenha conhecimento por seus rgos competentes. (Hely Lopes Meirelles Direito Administrativo Brasileiro) GENERALIDADES 0 atestado comprova fatos ou situaes no necessariamente constantes em livros, papis ou documentos em poder da Administrao. Destina-se, basicamente, comprovao de fatos ou situaes transeuntes, passveis de modificaes freqentes. Tratando-se de fatos ou situaes permanentes e que constam nos arquivos da Administrao, o documento apropriado para comprovar sua existncia a certido. 0 atestado mera declarao, ao passo que a certido uma transcrio. Ato administrativo enunciativo, o atestado , em sntese, afirmao oficial de fatos. PARTES a) Ttulo - denominao do ato (atestado).
  • 5. O nosso objetivo a sua Aprovao b) Texto - exposio do objeto da atestao. Pode-se declarar, embora no seja obrigatrio, a pedido de quem e com que finalidade o documento emitido. Como bem lembram Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Novo Manual de Estilo e Redao, "se se tratar de dotes, habilidades, ou qualidades de alguma pessoa, o atestante dever cuidar de especificar com grande clareza os dados pessoais do indivduo em questo (nome completo, naturalidade, estado civil, domiclio)". A recomendao muito oportuna, pois tais atestados impem responsabilidade particularmente grande a quem os fornece. So perfeitamente dispensveis, no texto do atestado, expresses como "nada sabendo em desabono de sua conduta", " pessoa de meu conhecimento", etc., j que s pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistncia de algo que a desabone. c) Local e data - cidade, dia, ms e ano da emisso do ato, podendo-se, tambm, citar, preferentemente sob forma de sigla, o nome do rgo onde a autoridade signatria do atestado exerce suas funes. Assinatura - nome e cargo ou funo da autoridade que atesta. MODELOS ATESTADO Atesto que FULANO DE TAL aluno deste Instituto, estando matriculado e freqentando, no corrente ano letivo, a primeira srie do Curso de Diretor de Teatro. Seo de Ensino do Instituto de Artes da UFRGS, em Porto Alegre, aos 2 de julho de 1971. ATESTADO Chefe da Seo de Ensino Atesto, para fins de direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que FULANO DE TAL ex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme Portaria n 89, de 7-2-1964, publicada no DO de 21-1,-1965, de acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei n 1.711, de 28-10-1952, combinado com o artigo 178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de Professor de Ensino Superior, do Quadro de Pessoal, matrcula n 1-218.683, lotado na Faculdade de Medicina. Porto Alegre, 10 de outubro de 1972. Srgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de Pessoal. CERTIDO Certido o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo atividade Cartorria, a fim de que, sobre isso, no pairem mais dvidas. Possui formato padro prprio, termos essenciais que lhe do suas caractersticas. Exige linguagem formal, objetiva e concisa.
  • 6. O nosso objetivo a sua Aprovao TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDO: - Afirmao: CERTIFICO E DOU F QUE, - Identificao do motivo de sua expedio: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA, - Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTRIO, NO LOGREI ENCONTRAR AO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NO PERODO DE 01/01/1990 AT A PRESENTE DATA - Data de sua expedio: EM 20/06/1999. - Assinatura: O ESCRIVO: Ex. CERTIDO CERTIFICO E DOU F QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver sido determinado, revendo os assentamentos constantes deste Cartrio, em especial o processo 00100225654, constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTES DE PAGAMENTO, em valor total de R$1.535,98, conforme clculo realizado em 14/05/1997, as quais devero ser pagas por JOAQUIM JOS DA SILVA XAVIER, devidamente intimado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestao, de acordo com o despacho exarado a folhas 320, a fim de lanamento como Dvida Ativa. Em 20/06/1998. O Escrivo. CIRCULAR MODELOS CIRCULAR N 55, DE 29 DE JUNHO DE 1973. Prorroga o prazo para recolhimento, sem multa, da Taxa de Cooperao incidente sobre bovinos. O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuies, comunica aos Senhores Exatores que, de conformidade com o Decreto n 22.500, de 28 de junho de 1973, publicado no Dirio Oficial da mesma data, fica prorrogado, at 30 de setembro do corrente exerccio, o prazo fixado na Lei n 4.948, de 28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a multa moratria prevista no artigo 71 da Lei n 6.537, de 27 de fevereiro de 1973, da Taxa de Cooperao incidente sobre bovinos.
  • 7. O nosso objetivo a sua Aprovao Lotrio L. Skolaude, Diretor-Geral. (DO/RS de 11-5-1973, p. 16 - com adaptaes) CIRCULAR N 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968. O Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, em observncia aos princpios de racionalizao administrativa inscritos no Decreto-Lei n 200, de 25 de fevereiro de 1967, recomenda a Vossa Excelncia a adoo, pelo rgo central de pessoal, de imediatas providncias no sentido de que os atos relativos ao funcionalismo, notadamente exonerao, promoo e redistribuio de pessoal, a serem submetidos e assinados por Sua Excelncia, tenham o carter coletivo, devendo abranger num s ato o maior nmero possvel de casos individuais. Rondon Pacheco, Ministro Extraordinrio para os Assuntos do Gabinete Civil. (DOU de 11-10-1968, p. 8.920) DECLARAO Como vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declarao de concluso do Curso de Administrao de Empresas. Tal declarao, alm de servir-lhe como documento provisrio, tambm facilitar o andamento do processo para expedio de seu diploma. Voc alguma vez precisou apresentar uma declarao? Conhece esse documento? Inmeras so as situaes em que nos solicitado ou recomendado que apresentemos uma declarao. Por vezes, em lugar de declarao usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo valor. So declaraes de boa conduta, prestao de servios, concluso de curso, etc. A declarao (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idnea que nele assume a responsabilidade sobre uma situao ou a ocorrncia de um fato. Portanto, uma comprovao escrita com carter de documento. A declarao pode ser manuscrita em papel almao simples (tamanho ofcio) ou digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes:
  • 8. O nosso objetivo a sua Aprovao Timbre - impresso como cabealho, contendo o nome do rgo ou empresa. Atualmente a maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declaraes particulares usa-se papel sem timbre. Ttulo - deve-se coloc-lo no centro da folha, em caixa alta. Texto - deve-se inici-lo a cerca de quatro linhas do ttulo. Dele deve constar: - Identificao do emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel escrever, para facilitar: os abaixo assinados. - O verbo atestarldeciarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural. - Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas tambm pode-se especificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", etc. - Nome e dados de identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para facilitar a visualizao. - Citao do fato a ser atestado. Local e data - deve-se escrev-los a cerca de trs linhas do texto. Assinatura - assina-se a cerca de trs linhas abaixo do local e data. Observe o trecho que encerra essa declarao: "... quando se efetivou a sua cesso para o Setor de Almoxarfado. " Voc sentiria dificuldade para escrever a palavra cesso? Ficaria na dvida entre: sesso, seo ou cesso? Isso comum. Trata-se, no caso, do que chamamos homnimos. So palavras de pronncia idntica, mas com grafias e significados diferentes. Vejamos as diferenas: cesso - doao; ato de ceder. sesso - reunio; espetculo de teatro, cinema, etc. apresentado vrias vezes. seo - corte; diviso; parte de um todo; segmento; numa publicao, local reservado a determinado assunto: seo literria, seo de esportes. INFORMAO Informao n DCCCE/394/73 Processo n R/25.726-73
  • 9. O nosso objetivo a sua Aprovao Senhor Diretor do Departamento de Pessoal: Encaminha a Direo do Instituto de Geocincias o pedido de dispensa, a partir de 3 de outubro de 1973, da funo gratificada, smbolo 2-F, de Secretrio do referido Instituto, formulado pelo funcionrio Fulano de Tal. 2. O requerente agregado ao smbolo 5-F, do Quadro nico de Pessoal - Parte Permanente, desta Universidade, sendo aproveitado pela Portaria n 677, de 27 de agosto de 1968, para exercer a funo gratificada, smbolo 2-F, de Secretrio do Instituto de Geocincias, desenvolvendo suas atividades em regime de tempo integral e dedicao exclusiva, conforme aplicao determinada pela Portaria n 459, de 15 de julho de 1969. 3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da Lei n 1.711, de 28 de outubro de 1952, nada obsta a que seja atendida a solicitao, motivo por que remetemos, em anexo, os atos necessrios efetivao da medida. considerao de Vossa Senhoria. DCCE, em 16 de outubro de 1973. No Esquivel, Diretor. (Dos arquivos da UFRGS) OFCIO E OFCIO-CIRCULAR I - CONCEITO "Ofcios so comunicaes escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administrao e particulares, em carter oficial." (Meirelles, Hely Lopes apud "Redao Oficial", de Adalberto Kaspary). A luz desse conceito, deduzimos que: 1) Somente autoridades (de rgos oficiais) produzem ofcios, e isso para tratar de assuntos oficiais. 2) O ofcio pode ser dirigido a: a - outras autoridades; b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro tipo de entidade).
  • 10. O nosso objetivo a sua Aprovao 3) Entidades particulares (clubes, associaes, partidos, congregaes, etc.) no devem usar esse tipo de correspondncia. 4) No universo administrativo, o ofcio tem sentido horizontal e ver tical ascendente, isto , vai de um rgo publico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo rgo, no deve ser usado pelo escalo superior para se comunicar com o escalo inferior (sentido vertical descendente). 5) O papel utilizado especfico e da melhor qualidade. 6) O ofcio esta submetido a certas normas estruturais, que so de consenso geral. 1 - Margens a) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade esquerda do papel. b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita do papel. Nada pode ultrapass-la, nem a data, nem o nome do remetente. Para ser perfeitamente alinhada, no e permitido: * Usar grafismo (tapa-margem); * afastar sinal de pontuao da palavra; * deixar espao de mais de dois toques entre a ltima e a penltima palavra; * espaar as letras de uma palavra. 2 - Timbre Braso (da Republica, estado ou municpio), em geral centralizado, a 1 cm da extremidade superior da folha, seguido da designao do rgo. 3 - Numerao A dois espaos-padro da designao do rgo. O espao-padro interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina. Consiste em: Of. N ..., ou Of. Circ. N .... seguido do numero e, se for conveniente, sigla(s) do rgo expedidor. No caso dos ofcios-circulares que no tenham uma numerao especifica, a palavra "circular" deve ser posta entre parnteses depois do nmero.
  • 11. O nosso objetivo a sua Aprovao 4 - localidade e Data Coloca-se na mesma linha do nmero, desde que haja espao suficiente, procurando fazer coincidir o seu fim com a margem da direita. Cuidados especiais com a data: No se devem abreviar partes do nome da localidade que tambm no deve ser seguida da sigla do estado. * O nome do ms no se grafa com letra maiscula. * Entre o milhar e a centena do ano no vai ponto nem espao. * Pe-se o ponto aps o ano. ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985 CERTO - Porto Alegre, 18 de junho de 1985. 5 - Vocativo Inicia a trs espaos-padro abaixo da data e a 2,5cm da margem esquerda. Consiste simplesmente da expresso "Senhor(es)" seguido de cargo ou funo do destinatario: Senhor Governador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor Diretor-Geral, Senhor Chefe, etc. No ha unanimidade quanto pontuao do vocativo; pode-se usar virgula, ponto ou dois pontos. 6 - Introduo Praticamente inexiste. "Encaminhamos..." etc. Vai-se direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...", 7 - Texto Consiste na exposio, de forma objetiva e polida, do assunto, fazendo-se os pargrafos necessrios. Estes podem ser numerados a partir do segundo. 8 - Fecho Modernamente, usam-se apenas "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vrgula. O alinhamento e o do pargrafo, ou coloca-se acima da assinatura. No se numera. 9 - Signatrio Nome e cargo do remetente, encimados pela assinatura, sem trao, a direita do papel.
  • 12. O nosso objetivo a sua Aprovao 10 - Destinatrio Ocupando 2, 3 ou 4 linhas, seu final deve coincidir com a extremidade inferior do papel. Ex.: A Sua Excelncia o Senhor Dr. Fulano de Tal, DD. Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS) Nos ofcios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatrio. Ex.: Ao Senhor Diretor do Colgio X PORTO ALEGRE (RS) Importante: Caso o ofcio ocupe mais de uma folha, o que acontece quando, em media, no cabe em 17 linhas, o destinatrio permanece na primeira folha, indo para a ultima apenas o signatrio. Observao: Podem ainda constar no oficio o numero de anexos e as iniciais do redator e datilgrafo. (Veja-se o esquema.) ORDEM DE SERVIO MODELOS ORDEM DE SERVIO N 2-72 O SECRETRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuies, em aditamento Ordem de Servio n 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria, determina que tero expediente externo tambm na parte da manh, no horrio das oito s onze horas, os seguintes rgos do Tesouro do Estado, sediados na Capital: a) Subordinados Coordenadoria-Geral do ICM: Diviso de Fiscalizao da Grande Porto Alegre (DCP); Diviso de Fiscalizao do Trnsito de Mercadorias (DIM); Diviso do Recenseamento e Programao Fiscais (RP). b) Subordinado Inspetoria-Geral da Fazenda: Exatoria Estadual de Porto Alegre. Porto Alegre, 13 de janeiro de 1972. Jos H. M. de Campos, Secretrio da Fazenda.
  • 13. O nosso objetivo a sua Aprovao ORDEM DE SERVIO N GG/2-73 O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuies e em continuidade ao plano de centralizao, na Capital, do pagamento de despesas do Interior, objetivando o melhor aproveitamento dos interesses oramentrios do Estado, de modo a permitir a elaborao da programao financeira de desembolso ajustada efetiva disponibilidade do Tesouro, determina: I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973, todas as despesas realizadas no Interior, pelos rgos da Administrao Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas reparties e encaminhadas para o Tesouro do Estado, que efetuar o pagamento, atravs da rede bancria, nas correspondentes localidades; II - o uso de distribuio de tabelas de crdito s Exatorias Estaduais, atravs da Contadoria Setorial junto Fazenda, fica reservado, to-somente, para as despesas que, necessariamente, devam ser atendidas no local de sua realizao e referentes s seguintes rubricas: a) SERVIOS DE TERCEIROS Comunicaes. b) ENCARGOS DIVERSOS Ajudas de custo e dirias de viagem; Custas e emolumentos; Despesas pequenas de pronto pagamento. Palcio Piratini, em Porto Alegre, ... de..... de..... Edmar Fetter, Vice-Governador do Estado, em exerccio. PORTARIA MODELOS PORTARIA N 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971. O MINISTRO DO TRABALHO E PREVIDNCIA SOCIAL, usando de suas atribuies e considerando o nmero insuficiente de Agentes de Inspeo na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranho;
  • 14. O nosso objetivo a sua Aprovao considerando que a situao peculiar daquele Estado, em relao s condies de produo e trabalho, exige, da parte deste Ministrio, providncias especiais e imediatas; considerando, ainda, o que consta no Processo n..................... MTPS/319.974-70, RESOLVE: Fica elevado para cinqenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranho, o percentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de 2 de maro de 1970. Jlio Barata (DOU de 20-4-1971, p. 2.928) PORTARIA N 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972. O MINISTRIO DE ESTADO DO PLANEJAMENTO E COORDENAO GERAL, usando de suas atribuies legais e de acordo com a alnea b do inciso 11 do artigo 1 do Decreto n 66.622, de 22 de maio de 1970, resolve: Art. 1 Alterar o Anexo A - Plano de Busca - do Plano Setorial de Informaes do Ministrio do Planejamento e Coordenao Geral, aprovado pela Portaria n 131, de 24 de novembro de 1970. Art. 2 A presente Portaria entrar em vigor na data de sua publicao. Joo Paulo dos Reis Velloso (DOU de 7-3-1972, p. 1.948) RELATRIO Senhor Diretor Geral Encaminhamos a esta Diretoria Geral o presente relatrio das averiguaes efetuadas em nosso departamento com a finalidade de verificar irregularidades ocorridas no perodo de 01 de janeiro 31 de dezembro de 2000. Comunicamos a Vossa Senhoria que aps as averiguaes efetuadas constatamos o seguinte:
  • 15. O nosso objetivo a sua Aprovao 1) As compras efetuadas atravs de terceiros no apresentavam valores a maior; 2) As notas recebidas de fornecedores no conferem com as faturas pagas; 3) As mercadorias constantes nas notas foram entregues regularmente ; 4) Os pagamentos foram efetuados de acordo com as faturas apresentadas; 5) Aps comparao entre as notas e as faturas verificou-se uma diferena de R$ 5.000,00; 6) Questionamos junto ao fornecedor para repor mercadorias referente a diferena apresentada. Junto a este relatrio encaminhamos a Vossa Senhoria cpia de toda a documentao necessria a sua apreciao. Sem mais no momento. Aguardamos seu despacho. Fulano de Tal, Chefe de Servio. REQUERIMENTO I - CONCEITO a correspondncia atravs da qual um particular requer a uma autoridade pblica algo a que tem ou julga ter direito. Portanto, no utiliza papel oficial e no tolera bajulao. 1 - Margens As mesmas do ofcio. 2 - Vocativo Coloca-se ao alto da folha, a partir da margem esquerda, no podendo ultrapassar os 2/3 da linha, caso em que deve ser harmoniosamente dividido. A localidade s deve constar, se a autoridade destinatria no estiver na da origem. Jamais se pe o nome da autoridade.
  • 16. O nosso objetivo a sua Aprovao Exemplo: Ilustrssimo Senhor Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PORTO ALEGRE (RS) 3 - Texto Inicia com o nome completo do requerente (sem o pronome "eu"), a 2,5cm da margem, em destaque. Quanto aos demais dados de identificao, que se pem em continuao ao nome, tais como nacionalidade, estado civil, filiao, lotao, endereo, nmeros de documentos etc. , somente cabem aqueles que sejam estritamente necessrios ao processamento do pedido. Dependendo da circunstancia, e importante enumerar os motivos, dar a fundamentao legal e/ou prestar esclarecimentos oportunos. Redige-se na terceira pessoa. 4 - Fecho Pe-se abaixo do texto, no alinhamento do pargrafo. Consiste numa destas expresses: Nestes termos, pede deferimento. ............... Pede deferimento. .............. Espera deferimento. ................ Aguarda deferimento. ................ Termos em que pede deferimento.
  • 17. O nosso objetivo a sua Aprovao Qualquer uma pode ser abreviada com as iniciais maisculas, seguidas de ponto: P. D., A. D. etc. 5 - Local e data Tambm no alinhamento do pargrafo. (Ver observaes no ofcio.) 6 - Assinatura A direita da folha, sem trao e sem nome, se este for o mesmo do inicio. III - MODELOS (Extrados do livro "Redao Oficial", de Adalberto J. Kaspary) Senhor Diretor do Colgio Estadual Machado de Assis: FULANO DE TAL, aluno deste colgio, cursando a primeira srie do segundo grau, turma D, turno da manh, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua matrcula, visto que far um estgio profissional de trs meses no Estado de So Paulo, a partir do dia 22 do corrente. Termos em que pede deferimento. Porto Alegre, 12 de maio de 1974. Fulano de Tal Senhor Diretor de Pessoal da Superintendncia dos Transportes do Estado do RS: FULANO DE TAL, funcionrio pblico estadual, ocupante do cargo de Auxiliar de Administrao, lotado e em exerccio no Gabinete de .Oramento e Finanas, da Secretaria da Fazenda, matricula n 110.287, no Tesouro do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja expedida certido de seu tempo de servio nessa Superintendncia, a fim de anex-la ao seu processo de Iicena-prmio, j em andamento na Secretaria da Administrao. Espera deferimento. Porto Alegre, 14 de maro de 1975. Fulano de Tal Excelentssimo Senhor Secretario da Administrao do Governo do Estado do Rio Grande do Sul:
  • 18. O nosso objetivo a sua Aprovao FULANO DE TAL, brasileiro, solteiro, com 26 anos, filho de.................... e de................ natural, de Gramado, neste Estado, residente e domiciliado nesta Capital, na Avenida Joo Pessoa, 582 - ap. 209, requer a Vossa Excelncia inscrio no Concurso Pblico para o Cargo de Oficial Administrativo a ser realizado por essa Secretaria, conforme edita] divulgado no Dirio Oficial de 14 do corrente, para o que anexa os documentos exigidos na citada publicao. Nestes termos, pede deferimento. Porto Alegre, 24 de maio de 1974. Fulano de Tal NOES DE RELAES HUMANAS CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES SOCIAIS Eu mesmo, Se transponho o umbral enigmtico, Fico outro ser, De mim desconhecido. C. Drummond de Andrade Os diferentes contextos dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a aprendizagem de desempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem de um repertrio de habilidades sociais. A decodificao dos sinais sociais, explcitos ou sutis, para determinados desempenhos, a capacidade de selecion-los e aperfeio-los e a deciso de emiti-los ou no so alguns dos exemplos de habilidades aprendidas para lidar com as diferentes demandas das situaes sociais' a que somos cotidianamente expostos. O termo demanda pode ser compreendido como ocasio ou oportunidade diante da qual se espera um determinado desempenho social em relao a uma ou mais pessoas. As demandas,so produtos da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos. Quando algumas pessoas no conseguem adequar-se a elas (principalmente as mais importantes) so consideradas desadaptadas provocando reaes de vrios tipos. O exemplo mais extremo o do fbico social que no consegue responder s demandas interpessoais de vrios contextos, isolando-se no grupo familiar e, mesmo neste, mantendo um contato social bastante empobrecido. Quando, por alguma razo, um contexto prov aprendizagem de determinadas habilidades sociais, mas no cria oportunidade para que sejam exercidas, as necessidades afetivas a elas associadas podem no ser satisfeitas. Em nossos programas de desenvolvimento de relaes interpessoais com universitrios, os estudantes freqentemente apresentam dificuldade de expressar carinho (apesar do desejo de faz-lo) porque, em suas famlias, seus pais no incentivam e nem mesmo permitem "essas liberdades".
  • 19. O nosso objetivo a sua Aprovao Ao nos depararmos com as diferentes demandas sociais, precisamos inicialmente identific-las (decodific-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou no, avaliando nossa competncia para isso. A identificao ou decodificao das demandas para um desempenho interpessoal depende, criticamente, da leitura do ambiente social, o que envolve, entre outros aspectos: a) ateno aos sinais sociais do ambiente (observao e escuta); b) controle da emoo nas situaes de maior complexidade; c) controle da impulsividade para responder de imediato; d) anlise da relao entre os desempenhos (prprios e de outros) e as conseqncias que eles acarretam. No muito fcil identificar os sinais que, a cada momento, indicam demandas para desempenhos excessivamente elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social extremamente ameaador, pode provocar ansiedade, requerendo respostas de enfrentamento ou fuga que variam na adequao s demandas. Em outras palavras, como se o indivduo dissesse a si mesmo: Aqui esperado que eu... (leitura do ambiente social ou das demandas); No posso concordar com isso, eu preciso dizer que... (anlise da prpria necessidade de reagir a uma demanda); Acho melhor no dizer nada agora... (deciso quanto a apresentar ou no um desempenho em determinado momento). Diferentes tipos de demandas interpessoais podem aparecer sob combinaes variadas. Algumas combinaes, no entanto, parecem tpicas de contextos especficos e requerem conjuntos de habilidades sociais que podem ser cruciais para a qualidade dos relacionamentos a desenvolvidos. O contexto mais significativo da vida da maioria das pessoas o familiar. Alm deste, podem-se destacar, como inerente vida social na maior parte das culturas, a escola, o trabalho, o lazer, a religio e o espao geral de cotidianidade (ruas, praas, lojas etc.). Segue-se uma anlise dos contextos familiar, escolar e de trabalho que, no obstante suas especificidades, contemplam tambm muitas das habilidades sociais requeridas nos demais. 1. o contexto familiar A vida familiar se estrutura sobre vrios tipos de relaes (marido-mulher, pais-filhos, entre irmos e parentes) com uma ampla diversidade de demandas interpessoais. O desempenho das habilidades sociais para lidar com elas pode ser uma fonte de satisfao ou de conflitos no ambiente familiar. Dada a inevitabilidade de conflitos o carter saudvel de muitos deles depende da forma de abord-los e resolv-los o que remete, em ltima instncia, competncia social dos envolvidos.
  • 20. O nosso objetivo a sua Aprovao Relaes conjugais Embora, na sociedade atual, as pessoas j possuam um razovel conhecimento de seu parceiro antes de optarem por uma vida em comum, mesmo assim, com o passar do tempo, pode ocorrer a deteriorao de alguns comportamentos mutuamente prazerosos (reforadores) e o aparecimento ou maximizao de outros de carter aversivo. Em um relacionamento novo, cada pessoa procura exibir ao outro o melhor de si mesma, mas, ao longo do tempo, o cotidiano domstico pode alterar drasticamente esse repertrio. Alm disso, a maioria das pessoas, ao se casarem, possuem algumas idias romnticas sobre o amor que, alm de no se concretizarem, dificultam a identificao e o enfrentamento das dificuldades conjugais. Considerando o conceito de compromisso (referido no Captulo 2), crucial. para o caso das relaes conjugais, a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quanto os cnJuges investem na sua continuidade e otimizao. O auto-aperfeioamento de ambos em habilidades sociais conjugais garante, em parte, esse compromisso. No entanto, quando apenas um dos parceiros alcana um desenvolvimento scio-afetivo rpido, diferenciando-se excessivamente do outro, ele pode reavaliar os prprios ganhos na relao como insatisfatrios e dispor-se busca de relacionamentos alternativos, provocando a sua ruptura. Uma fonte de ruptura ocorre, portanto, quando h uma ausncia de compromisso com a prpria relao e/ou com o desenvolvimento do outro. Em uma reviso da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e Ruschel identificaram algumas habilidades essenciais para a qualidade do relacionamento conjugal, destacando aquelas associadas aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que desencadeiam conflitos e reduzem a capacidade de processamento de informaes. Tais habilidades incluem: acalmar-se e identificar estados de descontrole emocional em si e no cnjuge, ouvir de forma no defensiva e com ateno, validar o sentimento do outro, reorganizar o esquema de interao do casal de modo a romper o ciclo queixa-crtica-defensividade-desdm. Acrescentam, tambm, a este conjunto, a habilidade de persuadir o cnjuge a no tomar nenhuma deciso enquanto o estado de excitao psicofsiolgica estiver sem autocontrole adequado. Freqentemente, um dos cnjuges expressa pensamentos e sentimentos de forma explosiva, extrapolando nas queixas e crticas. Se a reao do outro seguir na mesma direo, gera descontrole de ambos e uma alta probabilidade de manuteno do ciclo descrito acima, o que tende a piorar ainda mais a situao. Da a importncia da habilidade de acalmar o outro. Ouvir no defensivamente permite que o cnjuge exponha por completo o seu pensamento e pode servir para validar seu sentimento (empatia). Adicionalmente, a fala calma facilita a organizao do contedo da mensagem, aumenta a probabilidade de clareza e, conseqentemente, de compreenso, tendo o efeito provvel de acalmar. As situaes de conflito geralmente exigem outras habilidades como as de admitir o erro, desculpar-se ou pedir mudanas de comportamento. Existem casais que so bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e pessoas que lhes prestam servio e, no entanto, deixam de dar essa mesma quantidade de ateno ao cnjuge. A maioria que age assim parece no ter a inteno de colocar o cnjuge em segundo plano, porm acaba por negligenciar um elemento importante do relacionamento, ignorando situaes e oportunidades para exercer a habilidade de dar ateno.
  • 21. O nosso objetivo a sua Aprovao Muitas vezes, a imagem idealizada, ou real no comeo do relacionamento, de uma pessoa bem-humorada, amvel, carinhosa etc. vai se desvanecendo, gerando insatisfao e desinteresse. Bom humor, gentileza mtua, carinho e ateno precisam ser cultivados no cotidiano da relao. Para isso, muito importante a habilidade de prover conseqncias positivas quando o cnjuge apresenta esses comportamentos. A sinceridade, no entanto, fundamental, caso contrrio poder parecer que h pretenso de manipulao. H um velho adgro popular que cai bem nesta situao: amor com amor se paga. Em muitas situaes em que o comportamento do outro caminha na direo de desempenhos favorveis qualidade do relacionamento, pode ser importante que os cnjuges explicitem claramente esses aspectos, por meio da habilidade de dar feedback positivo. Da mesma maneira, pedir feedback uma habilidade que favorece uma avaliao conjunta. So muitos os problemas resolvidos diariamente por apenas um dos membros da dade conjugal em assuntos que afetam a ambos. Esses problemas, ou so corriqueiros, ou possuem tal urgncia que demandam aes imediatas. O partilhar decises pelo casal produz, no entanto, um equilbrio nas relaes de poder, na medida que ambos decidem e so, igualmente, responsveis pelo xito ou fracasso de todo empreendimento. Um subgrupo particularmente relevante de habilidades sociais conjugais representado pelas de relacionamento ntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais possuem caractersticas singulares, com o padro no verbal tendo um peso considervel na interao. O contedo (o que se diz), a forma (como se diz) e a ocasio (quando se diz) so componentes importantes e precisam ser bem dosados e ajustados s preferncias das pessoas envolvidas. Isso significa que requisitos no fundamentais em outros contextos ganham, aqui, um estatuto especial como, por exemplo, as discriminaes sutis das mensagens enviadas em cdigos e elaboradas no processo de interao. Relaes pais-filhos As relaes pais-filhos possuem um carter afetivo, educativo e de cuidado que cria muitas e variadas demandas de habilidades sociais. O exerccio dessas habilidades , em geral, orientado para o equilbrio entre os objetivos afetivos imediatos e os objetivos a mdio e longo prazo de promover o desenvolvimento integral dos filhos e prepar-los para a vida. Argyle identifica trs estratgias bsicas pelas quais os pais educam seus filhos: a) por meio das conseqncias (recompensas e punies), b) pelo estabelecimento de normas, explicaes, exortaes e estmulos e c) por modelao. Cada uma dessas estratgias baseia-se em aes educativas que supem um repertrio elaborado e diversificado de habilidades sociais dos pais. medida que crescem, os filhos desenvolvem interesses, idias e hbitos que podem gerar conflitos familiares. Nem sempre fcil para os pais a identificao dos sinais que apontam para a iminncia de um conflito entre eles e os filhos ou para os estgios iniciais de um comportamento reprovado no contexto dos valores familiares. Inversamente, tambm difcil identificar os estgios iniciais de um comportamento desejvel que pode estar sendo mascarado pela predominncia de outros indesejveis. Na maioria das vezes, presta-se mais ateno aos comportamentos que perturbam ou quebram normas estabelecidas. Com freqncia os pais buscam interromper ' esses comportamentos com medidas punitivas ou corretivas que produzem resultados pouco efetivos porque os suprimem apenas momentaneamente e, ainda, podem gerar vrios sentimentos negativos, como a raiva, o abatimento, a revolta etc.
  • 22. O nosso objetivo a sua Aprovao Essas situaes constituem ocasio para o exerccio de um conjunto de aes educativas que podem alterar drasticamente a qualidade da relao e promover comportamentos mais adequados dos filhos. A literatura enfatiza a importncia de apresentar feedback positivo para os desempenhos considerados adequados to logo eles ocorram. Elogiar e fornecer conseqncias positivas incentivam e fortalecem desempenhos incipientes que, em etapas posteriores, sero mantidos por suas conseqncias naturais. A maioria dos pais faz isso quando est ensinando os filhos a andar, falar ou ler, mas costuma negligenciar a apresentao de conseqncias positivas quando se trata de comportamentos que consideram "obrigao" como estudar, organizar-se, demonstrar gentileza, apresentar iniciativa na soluo de pequenos problemas pessoais etc. Muitos pais queixam-se de que, especialmente na adolescncia, os filhos se tornam esquivos, buscando maior contato com os companheiros do que com eles. A adolescncia , sem dvida, um perodo de grandes conquistas e descobertas por parte dos jovens, podendo produzir inquietao aos pais. E o momento de experimentar as novas possibilidades cognitivas e o despertar sexual, mas tambm um perodo de grande labilidade emocional, dadas suas alteraes hormonais. Em qualquer etapa, mas particularmente nesta, so importantes vrias outras aes educativas como as de combinar normas e regras de convivncia coerentes com os valores familiares e estabelecer consenso sobre padres de conduta a serem assumidos por todos. Em outras palavras, decidir com os filhos como traduzir valores em comportamentos, o que implica em dilogo e nas habilidades a ele inerentes. Assim como muitas situaes requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se agravar conflitos potenciais, outras podem requerer sua expresso. Em tais casos, embora a demanda aparea sem se anunciar, a expresso de raiva ou desagrado requer controle emocional se o objetivo for educativo mais do que meramente de descarga emocional. A habilidade dos pais de expressar adequadamente raiva e desagrado fornece modelo de autocontrole. Quando esses sentimentos so gerados por comportamentos dos filhos que violam os acordos e as normas combinados, a situao pode requerer a habilidade de defender os prprios direitos em uma viso de reciprocidade. Em muitos momentos da relao pais-filhos, ocorrem crticas de ambos os lados. A maioria de ns tem facilidade em fazer crticas que apenas humilham as pessoas, mas dificuldade em apresentar as construtivas. Alm disso, a habilidade de desculpar-se pode ser importante para diminuir ressentimentos e induzir atitudes construtivas em relao dificuldade vivida. 2. O contexto escolar A Educao uma prtica eminentemente social que amplia a insero do indivduo no mundo dos processos e dos produtos culturais da civilizao. A escola um espao privilegiado, onde se d um conjunto de interaes sociais que se pretendem educativas. Logo, a qualidade das interaes sociais presentes na educao escolar constitui um componente importante na consecuo de seus objetivos e no aperfeioamento do processo educacional. O discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituio escolar, preconizado e continuamente reafirmado em termos de formao para a vida e para a cidadania, j inclui, naturalmente, a articulao entre aprendizagem e desenvolvimento. O desenvolvimento scioemocional no pode ser excludo desse conjunto, especialmente quando se observa, nos dias atuais, uma escalada de violncia atingindo crianas e jovens e manifestando-se, inclusive, no contexto escolar. H, portanto, uma concordncia quase unnime sobre a necessidade de
  • 23. O nosso objetivo a sua Aprovao aprimoramento das competncias sociais de alunos, professores e demais segmentos da escola. Mas necessrio destacar a importncia de uma clara compreenso sobre que tipo de habilidades efetivamente contribui para essa preparao para a vida. Em um de nossos estudos, uma amostra significativa de professores da rede pblica valorizou as habilidades pr-sociais em nveis significativamente superiores valorizao atribuda s habilidades assertivas e de enfrentamento. Como so complementares, importante que todos esses conjuntos sejam, igualmente, desenvolvidos na escola. Habilidades como liderar, convencer, discordar, pedir, mudana de comportamento, expressar sentimentos negativos, lidar com crticas, questionar, negociar decises, resolver problemas etc. precisam tambm ser promovidas pela escola. A emisso competente de tais habilidades pode constituir um antdoto importante aos comportamentos violentos, especialmente se desenvolvidos paralelamente s habilidades de expressar sentimentos positivos, valorizar o outro, elogiar, expressar empatia e solidariedade e demonstrar boas maneiras. Os estudantes excessivamente tmidos ou muito agressivos enfrentam maiores dificuldades na escola, pois em geral apresentam dficits nas chamadas habilidades de sobrevivncia em classe: prestar ateno, seguir instrues, fazer e responder perguntas, oferecer e pedir ajuda, agradecer, expor opinies, discordar, controlar a prpria raiva ou tdio, defender-se de acusaes injustas e pedir mudana de comportamento de colegas, no caso de chacotas e provocaes. Alm das conseqncias sobre a aprendizagem, tais dificuldades podem se reverter em problemas de auto-estima no desenvolvimento scio-emocional. Alm disso, uma ampla literatura vem mostrando correlao entre dficits no repertrio de habilidades sociais dos alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento escolar. Embora a funcionalidade dessa relao ainda esteja sob investigao, no difcil imaginar a importncia de habilidades como as de perguntar, pedir ajuda, responder perguntas, dar opinio, expressar dificuldade etc. sobre a aprendizagem nesse contexto e, em particular, como forma de obter ateno e cuidado por parte da professora. 3. o contexto de trabalho Qualquer atuao profissional envolve interaes com outras pessoas onde so requeridas muitas e variadas habilidades sociais, componentes da competncia tcnica e interpessoal necessria para o envolvimento em vrias etapas de um processo produtivo. A competncia tcnica usualmente faz parte dos objetivos educacionais dos cursos profissionalizantes de segundo e terceiro graus e dos treinamentos que ocorrem no mbito das organizaes. No entanto, a competncia interpessoal raramente relacionada como objetivo de formao profissional ocorrendo, de forma assistemtica, como um subproduto desejvel do processo educativo, por vezes referido como currculo oculto. Embora existam ocupaes em que grande parte das atividades realizada quase que isoladamente, como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte, do copista de obras antigas ou do arquivista em um escritrio, ainda assim h um processo complementar que depende da interao social. Tal processo pode ser de recepo de itens de tarefa, negociao de contrato, reunies, superviso de atividades, aperfeioamento por meio de cursos etc. Pode-se dizer que praticamente nenhum trabalho ocorre no isolamento social total. Por outro
  • 24. O nosso objetivo a sua Aprovao lado, existem outras atividades em que a realizao da tarefa se d quase que totalmente na relao com o outro, ou seja, elas so mediadas por interaes sociais. So as ocupaes de vendedor, recepcionista, telefonista, professor, mdico, assistente social, terapeuta etc. Os novos paradigmas organizacionais que orientam a reestruturao produtiva tm priorizado processos de trabalho que remetem diretamente natureza e qualidade das relaes interpessoais. Entre tais aspectos, pode-se citar a nfase na multiespecializao associada valorizao do trabalho em equipe, intuio, criatividade e autonomia na tomada de decises, ao estabelecimento de canais no formais de comunicao como complemento aos formais, ao reconhecimento da importncia da qualidade de vida e preocupao com a auto -estima e com o ambiente e cultura organizacionais. Essas mudanas imprimem demandas para habilidades como as de coordenao de grupo, liderana de equipes, manejo de estresse e de conflitos interpessoais e intergrupais, organizao de tarefas, resoluo de problemas e tomada de decises, promoo da criatividade do grupo etc. As inovaes constantes e o desenvolvimento organizacional no mundo do trabalho requerem, ainda, competncia para falar em pblico, argumentar e convencer na exposio de idias, planos e estratgias. O trabalho em pequenos grupos mostra a necessidade de habilidades de superviso e monitoramento de tarefas e interaes relacionadas ao processo produtivo que, para ocorrerem adequadamente, exigem competncia em requisitos como os de observar, ouvir, dar feedback, descrever, pedir mudana de comportamento, perguntar e responder perguntas entre outras. NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS TCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAO O que significa a palavra arquivo para voc? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situaes. - DOUTORA, A SENHORA J USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARD-LOS? - PERGUNTOU A SECRETRIA. - ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI ESQUERDA VOC DEIXA SOBRE MINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. J ESSAS PASTAS, PODE GUARD-LAS NO ARQUIVO L DA MINHA SALA. - MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDO No BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! - VAMOS ENTO Ao ARQUIVO NACIONAL? L, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE!
  • 25. O nosso objetivo a sua Aprovao Voc percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situaes com dois sentidos diferentes, no mesmo? Na primeira situao, a doutora se referiu a arquivo como um mvel prprio, geralmente de ao ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que um rgo pblico encarregado de guardar e conservar a documentao produzida ou recebida por instituies governamentais de mbito federal. E voc, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para comear, podemos analisar a origem da palavra, que ainda no est esclarecida. H estudiosos que defendem a idia de ela ter se originado do grego arch, que significa palcio dos registrados, tendo evoludo mais tarde para o termo archeion, que o local de guarda e depsito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra originria do latim archivum que significa, tambm no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: Arquivo O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, ento, a partir desse conceito, tirar algumas concluses sobre a finalidade e as funes de um arquivo. A primeira finalidade de um arquivo e servir administrao de uma instituio qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos comeam a funcionar para a histria e para a cultura. Temos a a outra finalidade, que surge em conseqncia da anterior: servir histria, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funes bsicas so as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vrios tipos de arquivo j passaram pela sua cabea at agora, no ?
  • 26. O nosso objetivo a sua Aprovao O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela famlia de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde voc trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam caractersticas bem variadas. Da serem classificados em quatro grupos, de acordo com: - a natureza da entidade que os criou; - os estgios de sua evoluo; - a extenso da sua ateno; - a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PBLICO - arquivo de instituies governamentais de mbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de sade ou da prefeitura de um municpio. INSTITUCIONAL - est relacionado, por exemplo, s instituies educacionais, igrejas, corporaes no-lucrativas, sociedades e associaes. Exemplos: o arquivo de um centro de educao experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporaes e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritrio de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certides de nascimento e casamento; declaraes de imposto de renda; documentos relativos a transaes de compra e venda de imveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De acordo com o estgio de evoluo Quando levamos em conta o tempo de existncia de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trs estgios:
  • 27. O nosso objetivo a sua Aprovao ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentao mais atual e freqentemente consultada. Pode ser mantido em local de fcil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionrios da instituio tm competncia sobre o seu trato, classificao e utilizao. O arquivo corrente tambm conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportao, contendo as requisies de material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqncia. Mas eles ainda podem ser consultados pelos rgos que os produziram e os receberam, se surgir uma situao idntica quela que os gerou. No h necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das reparties ou escritrios, e a sua permanncia no arquivo transitria, uma vez que esto apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez ltimos anos da documentao de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqente, espordico. Eles so conservados somente por causa de seu valor histrico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conhea como os fatos evoluram. Esse tipo de arquivo o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do incio do sculo. De acordo com a extenso da ateno Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo as funes de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente so centralizadas. Exemplo: o arquivo nico das diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das caractersticas dos documentos que compem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas fsicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado no apenas quanto ao armazenamento das peas, mas tambm quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservao.
  • 28. O nosso objetivo a sua Aprovao Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituio financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo especfico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. So chamados, inadequadamente, de arquivos tcnicos. Exemplo: o arquivo de peas como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Voc percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria estadual de sade foi exemplificado como um arquivo pblico, de mbito estadual porque estvamos considerando o tipo de instituio que o criou: um rgo do governo do estado. Mas ele tambm pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com freqncia pelos funcionrios. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? j falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo? CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vrios tipos de arquivo aqui apresentados e faa uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. Voc, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, j que eles so bem variados. S para exemplificar, apresentamos alguns para voc conferir com os seus e complementar a sua lista: - cadastros de funcionrios, de escolas, de clientes, de vendedores; - histrico escolar de alunos, avaliao de desempenho de funcionrios; - discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas, promissrias; - relatrios variados, atas de reunies, ofcios, cartas, memorandos; - fichas, tabelas e formulrios de qualquer natureza; - certides de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que voc conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se tambm chegou a esta concluso:
  • 29. O nosso objetivo a sua Aprovao Documento TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAO. ELE ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTNCIA. Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes. Da eles serem classificados em dois grupos: Quanto ao gnero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras. importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos fsicos ou espcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias. Quanto natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular. Ultra-secreto - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel). Secreto - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
  • 30. O nosso objetivo a sua Aprovao Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos (escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior. Confidencial - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos administrativos. Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes para a segurana nacional. Reservado - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. ORGANIZAO A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados; - anlise dos dados coletados; - planejamento; - implantao e acompanhamento. Levantamento de dados Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentao. O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao. Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as espcies de documentos mais freqentes
  • 31. O nosso objetivo a sua Aprovao (cartas, faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados); existncia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processes adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao); a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio). Anlise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a que pretende servir. Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo; escolha de mtodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio de arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros. Posio do arquivo na estrutura da instituio Embora no se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posio do rgo de arquivo na estrutura de uma instituio, recomenda-se que esta seja a mais elevada possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.
  • 32. O nosso objetivo a sua Aprovao Se a instituio j contar com um rgo de documentao, este ser, em principio, o rgo mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendncia moderna reunir todos os rgos que tenham como matria-prima a informao. Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao - numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos. Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. Centralizao Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio - de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominado similar. Dentre as inmeras e inegveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais completes; reduo dos custos operacionais; economia de espao e equipamentos. A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em reas geogrficas diferentes - agncias, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho. Descentralizao Recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. . O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produo, Comercializao e Transportes, Alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade da descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada a nvel de
  • 33. O nosso objetivo a sua Aprovao Departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem.. Para completar o sistema dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios: - centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao dos arquivos; - descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle est-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos rgos.- de comunicaes, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes. a) Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao dos arquivos Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de comunicaes, e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operaes de arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossis, controle de emprstimo, preparo para transferncia etc. Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo central de comunicaes designe um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo de seu prprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos rgos em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados denomina-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. b) Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens rele vantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, Como as demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do registro, classificao, tramitao dos documentos etc. Neste caso, o rgo de comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona Como agente de recepo e de expedio, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuio da correspondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao administrativo da instituio.
  • 34. O nosso objetivo a sua Aprovao A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio A qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser adotada. Coordenao Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia imprescindvel a criao de uma COORDENAO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A Coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais; determinar normas especficas de operao, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a orga nizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficincia e a unidade de execuo de servio; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Esta Coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda instituio, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes,. dever contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, tambm chamado arquivo de terceira idade. Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuies, a fim de que os documentos ao Ihe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padres tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Escolha de mtodos de arquivamento A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e nmero. Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir-se qual o mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:
  • 35. O nosso objetivo a sua Aprovao PATRIMNIO Braslia Rio de Janeiro So Paulo PESSOAL ADMISSO Aguiar, Celso Bareta, Haydde Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Sllos, Zilda Silva, Ana Maria DEMISSO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 ao. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981
  • 36. O nosso objetivo a sua Aprovao PROMOO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio encontra-se um arranjo secundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um arranjo secundrio, em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica. Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos geogrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por exemplo, a documentao pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento ordenados e arquivados pelo nmero de controle que Ihe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir Ihe servir de referncia - e o grupo constitudo de todo o restante da documentao, ordenada por assuntos. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em seus diversos estgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com modelos e formulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da instituio. Recursos humanos Formao e regulamentao profissional O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organizao. Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificao dos papis. Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separao dos papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos inteis.
  • 37. O nosso objetivo a sua Aprovao Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da instituio, fonte e base de informaes; aproveita experincias anteriores, o que evita a repetio, simplifica e racionaliza o trabalho. Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessria a preparao de pessoal especializado nas tcnicas de arquivo. "Em questo de arquivo, a experincia no substitui a instruo, pois 10 anos de prtica podem significar 10 anos de arquivamento errado e intil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo. At recentemente a formao profissional dos arquivistas vinha sendo feita atravs de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundao Getlio Vargas e outras instituies. O valor e a importncia dos arquivos oficiais e empresariais, para a administrao e para o conhecimento de nossa Histria, passou a ser tambm objeto de interesse do Governo federal. Assim que, a de maro de 1972, o Conselho Federal de Educao aprovou a criao do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo ms aprovou o currculo do curso de arquivstica como habilitao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi institudo o Curso Superior de Arquivologia, com durao de trs anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei n 6.546, regulamentada pelo Decreto n 82.590, de de novembro do mesmo ano, que dispe sobre a regulamentao das profisses de arquivista e tcnico de arquivo. Atributos Para o bom desempenho das funes dos profissionais de arquivo, so necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organizao da instituio em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes caractersticas: sade, habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Escolha das instalaes e equipamentos De igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condies fsicas que apresente - iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura, quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras. Michel Duchein, especialista em instalaes de arquivos e inspetor-geral dos Arqui vos da Franga, tem vrios livros e artigos publicados sobre a matria, os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construo ou adaptao de locais destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicaes encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis A realizao do trabalho arquivstico.
  • 38. O nosso objetivo a sua Aprovao Material de consumo Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto ou mdio prazos. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros. Ficha - um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor. Guia divisria - um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funes, conforme veremos em seguida. Projeo - a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto, ou nele ser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal. A abertura na projeo que recebe a tira de insero chama-se janela. P - a salincia, na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilha. Por este orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. Notao - a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim. Posio - o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corres ponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio. Quanto sua funo, a guia pode ser ainda: - primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo; - secundria - indica uma subdiviso da primria; - subsidiria - indica uma subdiviso da secundria; - especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.
  • 39. O nosso objetivo a sua Aprovao O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias em segunda posio e assim por diante. Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escre vem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem em: - individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronolgica; - miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisites: - economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias); - convenincia do servio (arrumao racional); - capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades); - invulnerabilidade (segurana); - distino (condies estticas); - resistncia (conservao). Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de fabricao. As mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de ao etc. As mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem como as estantes deslizantes. Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes encadernados. Arquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimenses, onde so guardados os documentos.
  • 40. O nosso objetivo a sua Aprovao Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos - pombal (em forma de escaninhos); - sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha). Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes. Caixa de transferencia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas laterais. Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as outras - modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas. Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente visvel, deixando que da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes. Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras, geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econ mico. As gavetas ou bandejas comportam grande nmero de fichas. Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. Constituio de arquivos intermedirios e permanentes Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula atravs dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise, avaliao e seleo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas. Nenhum plano de arquivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.
  • 41. O nosso objetivo a sua Aprovao Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua descentralizao fsica. As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organ