conformación del manual
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Conformación del manual
a) Identificación• Este documento debe incorporar la siguiente información:• Logotipo de la organización.• Nombre oficial de la organización.• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.• Lugar y fecha de elaboración.• Nmero de re!isión "en su caso).• #nidades responsables de su elaboración$ re!isión y%o autorización.• &la!e de la forma. En primer t'rmino$ las siglas de la organización$ en
segundo lugar las siglas de la unidad administrati!a donde se utiliza la
forma y$ por ltimo$ el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guion o diagonal.
b) (ndice o contenido
elación de los cap*tulos y p+ginas correspondientes ,ue forman parte
del documento.
c) -rologo y%o Introducción.
Exposición sobre el documento$ su contenido$ obeto$ +reas de
aplicación e importancia de su re!isión y actualización. -uede incluir un mensae
de la m+xima autoridad de las +reas comprendidas en el manual.
d) /beti!os de los procedimientos.
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Explicación del propósito ,ue se pretende cumplir con los
procedimientos.
Los obeti!os son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabao y
e!itar su alteración arbitraria0 simplificar la responsabilidad por fallas o errores0
facilitar las labores de auditoria0 facilitar las labores de auditoria$ la e!aluación del
control interno y su !igilancia0 ,ue tanto los empleados como sus efes conozcan si
el trabao se est+ realizando adecuadamente0 reducir los costos al aumentar la
eficiencia general$ adem+s de otras !entaas adicionales.
e) 1reas de aplicación y%o alcance de los procedimientos.
Esfera de acción ,ue cubren los procedimientos.Dentro de la administración pblica federal los procedimientos han sido
clasificados$ atendiendo al +mbito de aplicación y a sus alcances$ en:
procedimientos macroadministrati!os y procedimientos mesoadministrati!os
o
sectoriales.
2) E3-/N345LE3
#nidades administrati!as y%o puestos ,ue inter!ienen en los procedimientos en
cual,uiera de sus fases
6) -/L(7I&43 / N/843 DE /-E4&I9N
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción ,ue
se determinan en forma expl*cita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias ,ue participaban en los procedimientos.
4dem+s deber+n contemplarse todas las normas de operación ,ue precisan las
situaciones alterati!as ,ue pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos. 4 continuación se mencionan algunos lineamientos ,ue deben
considerarse en su planteamiento:
3e definir+n perfectamente las pol*ticas y%o normas ,ue circunscriben el
marco general de actuación del personal$ a efecto de ,ue est' no incurra en
fallas.
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Los lineamientos se elaboran clara y concisamente$ a fin de ,ue
sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrati!os o con el procedimiento mismo.
Deber+n ser lo suficientemente expl*citas para e!itar la continua consulta
a
los ni!eles er+r,uicos superiores.
;) &/N&E-7/ "3)
-alabras o t'rminos de car+cter t'cnico ,ue se emplean en el procedimiento$ las
cuales$ por su significado o grado de especialización re,uieren de
mayor
información o ampliación de su significado$ para hacer m+s accesible al usuario la
consulta del manual.
I) -/&EDI8IEN7/
"descripción de las operaciones). -resentación por escrito$ en forma narrati!a y
secuencial$ de cada una de las operaciones ,ue se realizan en un procedimiento$
explicando en ,u' consisten$ cu+ndo$ cómo$ dónde$ con ,u'$ y cu+nto tiempo se
hacen$ se<alando los responsables de lle!arlas a cabo. &uando la descripción delprocedimiento es general$ y por lo mismo comprende !arias +reas$ debe anotarse
la unidad administrati!a ,ue tiene a su cargo cada operación. 3i se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrati!a$ tiene ,ue indicarse el
puesto responsable de cada operación. Es con!eniente codificar las operaciones
para simplificar su comprensión e identificación$ aun en los casos de
!arias
opciones en una misma operación.
=) 2/8#L4I/ DE I8-E3/3.
2ormas impresas ,ue se utilizan en un procedimiento$ las cuales se intercalan
dentro del mismo o se aduntan como ap'ndices. En la descripción
de las
operaciones ,ue impli,uen su uso$ debe hacerse referencia espec*fica de 'stas$
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empleando para ello nmeros indicadores ,ue permitan asociarlas en
forma
concreta. 7ambi'n se pueden adicionar instructi!os para su llenado.
>) DI464843 DE 2L#=/.
epresentación gr+fica de la sucesión en ,ue se realizan las operaciones de un
procedimiento y%o el recorrido de formas o materiales$ en donde se muestran las
unidades administrati!as "procedimiento general)$ o los puestos ,ue inter!ienen
"procedimiento detallado)$ en cada operación descrita. 4dem+s$ suelen
hacer
mención del e,uipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual$ brinda una descripción
clara de las operaciones$ lo ,ue facilita su comprensión. -ara este efecto$ esaconseable el empleo de s*mbolos y%o gr+ficos simplificados.
L) 6L/34I/ DE 7?8IN/3.
Lista de conceptos de car+cter t'cnico relacionados con el contenido y t'cnicas de
elaboración de los manuales de procedimientos$ ,ue sir!en de apoyo para su uso
o consulta. -rocedimiento general para la elaboración de manuales
administrati!os
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
meoramiento administrati!o "en caso de contar con este mecanismo). 4simismo$
puede contratar los ser!icios de consultores externos.
Diseño del Proyecto
La tarea de preparar manuales administrati!os re,uiere de mucha precisión$ toda
!ez ,ue los datos tienen ,ue asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de ,uien los
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consulta. Es por ello ,ue se debe poner mucha atención en todas y cada una de
sus etapas de integración$ delineando un proyecto en el ,ue se consiguen todos
los re,uerimientos$ fases y procedimientos ,ue fundamentan la
eecución del trabao.
4) E3-/N345LE3
-ara iniciar los trabaos ,ue conducen a la integración de un manual$
es
indispensable pre!er ,ue no ,ueda diluida la responsabilidad de la conducción de
las acciones en di!ersas personas$ sino ,ue debe designarse a un coordinador$
auxiliado por un e,uipo t'cnico$ al ,ue se le debe encomendar la conducción del
proyecto en sus fases de dise<o$ implantación y actualización. De esta manera selogra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
-or lo ,ue respecta a las caracter*sticas del e,uipo t'cnico$ es con!eniente ,ue
sea personal con un buen maneo de las relaciones humanas y ,ue conozca a la
organización en lo ,ue concierne a sus obeti!os$ estructura$ funciones y personal.
-ara este tipo de trabao$ una organización puede nombrar a la persona ,ue tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para lle!arlo a cabo.
-or la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
meoramiento administrati!o "en caso de contar con este mecanismo). 4simismo$
puede contratar los ser!icios de consultores externos.
5) DELI8I74&I9N DEL #NI@E3/ DE E37#DI/
Los responsables de efectuar los manuales administrati!os de una organización
tienen ,ue definir y delimitar su uni!erso de trabao para estar en posibilidad de
actuar en 'l0 para ello$ deben realizar:
Estudio preliminar
Este paso es indispensable para conocer en forma global las
funciones y acti!idades ,ue se realizan en el +rea o +reas donde se !a a actuar.
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&on base en 'l se puede definir la estrategia global para el
le!antamiento de información$ identificando las fuentes de la misma$
acti!idades por realizar$ magnitud y alcances del proyecto$ instrumentos
re,ueridos para el trabao y en general$ pre!er las acciones y estimar los recursos
necesarios para efectuar el estudio.
Fuentes De Información
eferencia de las instituciones$ +reas de trabao$ documentos$ personas
y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la
in!estigación. Entre las m+s representati!as se pueden mencionar:
AInstituciones:
B/rganizaciones ,ue trabaan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o
sector de la ,ue es obeto de estudio.
B/rganizaciones l*deres en el mismo campo de trabao.
B/rganizaciones normati!as ,ue dictan lineamientos de car+cter obligatorio.
B/rganizaciones ,ue prestan ser!icios o suministran insumos necesarios para el
funcionamiento de la organización ,ue se estudia.
A4rchi!os de la organización:B6eneral.
BDe las +reas de estudio.
ADirecti!os y empleados:
B-ersonal del ni!el directi!o ,ue manea información !aliosa$ ya ,ue conocen si el
conunto de archi!os responde a la realidad.
B-ersonal operati!o cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda$ puesto ,ue
ellos tienen a su cargo las acti!idades rutinarias$ por lo ,ue pueden detectar
limitaciones o di!ergencias en relación con otros puntos de !ista o contenido de
documentos.
A1reas de trabao:
BNi!eles de la organización ,ue reflean las condiciones reales de funcionamiento$
medios y personal.
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A&lientes y% o usuarios: eceptores de los productos y% o ser!icios ,ue genera la
organización.
A8ecanismos de información: ecursos computacionales ,ue permiten el acceso
a información interna o externa a la organización ,ue sir!en como soporte al
estudio.
Preparación Del Proyecto
ecabados los elementos preliminares para lle!ar a cabo el manual$ se debe
preparar el documento de partida para concretarlo$ el cual debe ,uedar integrado
por:
A-ropuesta t'cnica$ ",ue debe de incluir):B4ntecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos an+logos preparados
con anterioridad.
BNaturaleza: tipo de manual ,ue se pretende realizar.
B=ustificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las
!entaas ,ue ello reportar+ a la organización.
/beti!os: logros ,ue se pretenden alcanzar.
4cciones: iniciati!as o acti!idades necesarias para su consecución.
Besultados: beneficios ,ue se esperan obtener en cuanto a meorar el
funcionamiento de la organización$ sus productos y% o ser!icios$ clima
organizacional y relaciones con el entorno.
B4lcance: +rea de aplicación ,ue cubre el estudio en t'rminos de ubicación en la
estructura org+nica y% o territorial.Becursos: re,uerimientos humanos$ materiales y tecnológicos necesarios para
desarrollarlo.
B&osto: estimación global y espec*fica de recursos financieros ,ue demanda su
eecución.
BEstrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y
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asignación de recursos.
BInformación complementaria: material e in!estigaciones ,ue pueden ser!ir como
elementos de apoyo.
c) -/6484 DE 7454=/
BIdentificación: nombre del manual.
Besponsable"s): unidad o grupo ,ue tendr+ a su cargo la implantación del
manual.
B1rea"s): uni!erso bao estudio.
B&la!e: nmero progresi!o de las acti!idades estimadas.
B4cti!idades: pasos espec*ficos ,ue tienen ,ue darse para captar la información.
B2ases: definición del orden secuencial para realizar las acti!idades.
B&alendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.Bepresentación gr+fica: descripción del programa en cuadros e im+genes.
B2ormato: presentación y resguardo del programa de trabao.
Beportes de a!ance: seguimiento de las acciones.
B-eriodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar a!ances.
5) -E3EN74&I9N DEL -/CE&7/ 4 L43 4#7/ID4DE3 &/8-E7EN7E3
a) -47I&I-4N7E3
-ara depurar el contenido del proyecto$ afinar sus par+metros y determinar su
!iabilidad operati!a$ es recomendable presentarlo a:
A1rea "s) ,ue inter!endr+ directamente en su aplicación$ por lo cual tienen la
obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
A1reas afectadas por la implantación del proyecto$ ya ,ue tendr+n ,ue cambiar o
adecuarse.
A1rea responsable del maneo de los recursos económicos$ para cuantificar el
costo del proyecto en forma m+s espec*fica.
b) E3-/N345LE DE 3# 4#7/I4&I9N
4simismo$ el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad
administrati!a responsable de su eecución$ para su aprobación.
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#na !ez autorizado$ el responsable debe hacer del conocimiento de todos los
ni!eles er+r,uicos la intención ,ue tiene la organización de elaborar el manual$
resaltando los beneficios ,ue de este esfuerzo se obtendr+n$ a fin de ,ue todos
brinden su apoyo durante el desarrollo del trabao. 3in este re,uisito$ la labor deintegración del manual se !er*a seriamente dificultada.
&) &4-74&I9N DE L4 IN2/84&I9N
&omo primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal ,ue !a a
participar en el le!antamiento de la misma$ considerando la magnitud y
especificaciones del trabao.
a) &apacitación del personal
#na !ez integrado el grupo de trabao$ se debe capacitarlo$ no sólo en lo ,ue
respecta al maneo de medios de in!estigación ,ue se utilizar+n para
el
le!antamiento de la información$ sino tambi'n en todo el proceso ,ue se seguir+
para preparar el manual.
-or ello$ se debe dar a conocer a los participantes el obeti!o ,ue se persigue$ as*
como los m'todos de trabao adoptados$ calendarización de acti!idades$
documentos ,ue se emplear+n."cuestionarios$ formatos$ etc'tera)$ responsablesdel proyecto$ unidades administrati!as in!olucradas$ in!entario de información a
captar y distribución del trabao a cada persona.
&uando el grupo de trabao sea numeroso$ puede resultar con!eniente formar
subgrupos$ coordinados cada uno por un responsable$ ,uien debe encargarse de
re!isar y homogeneizar la información.
Es recomendable efectuar un estudio en un +rea piloto$ para luego comparar y
e!aluar los resultados obtenidos.
b) Le!antamiento de la información
Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos
,ue
permitan conocer y analizar información espec*fica y !erdaderamente til para el
manual$ pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas$ lo cual
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genera retraso y desperdicio de recursos. 4simismo$ debe aplicarse un criterio de
discriminación$ basado en el obeti!o del estudio$ y proceder continuamente a su
re!isión y e!aluación para mantener una l*nea de acción uniforme.
Esta acti!idad exige mantener una relación constante con las fuentes internas
emisoras de la información$ as* como con las +reas u organizaciones con otra
ubicación f*sica.
-ara recabar la información en forma +gil y ordenada se puede utilizar alguna o
una combinación de las siguientes t'cnicas de recopilación:
In!estigación documental:
Esta t'cnica permite la selección y an+lisis de a,uellos escritos ,ue contienendatos de inter's relacionados con el manual. -ara ello se estudian documentos
tales como bases ur*dicoBadministrati!as$ diarios oficiales$ actas de reuniones$
circulares$ oficios y todos a,uellos ,ue contengan información rele!ante para el
estudio.
&onsulta a sistemas de información
4cceso a sistemas computacionales ,ue contienen información y recursos
de
apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información
interna y%o de sistemas externos a la organización enlazados a tra!'s de redes.
Encuesta:
Este m'todo implica la realización de entre!istas personales con base en una gu*a
de preguntas elaborada con anticipación. 7ambi'n se puede utilizar un
cuestionario$ a fin de ,ue las entre!istas tengan un contenido homog'neo.
Esta t'cnica se considera de gran utilidad para reunir información preliminar al
an+lisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual
de la información. La encuesta puede realizarse en forma indi!idual o reuniendo a
directi!os y empleados de una misma +rea o ,ue inter!ienen en la misma clase de
tareas.
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7ambi'n se puede recabar información de clientes y%o usuarios$ prestadores de
ser!icios y pro!eedores ,ue interactan con la organización.
Los cuestionarios ,ue se utilizan en la encuesta$ y ,ue sir!en para obtener la
información deseada$ est+n constituidos por series de preguntas escritas$
predefinidas$ secuenciadas y separadas por cap*tulos o tem+tica
espec*ficos.
Este medio permite ahorrar recursos y tiempo0 sin embargo$ la calidad
de la
información ,ue se obtiene depende de su
estructuración y forma de presentación.
En t'rminos generales$ todo cuestionario debe expresar el moti!o de su
preparación$ procurar ,ue las preguntas sean claras y concisas$ con un ordenlógico$ redacción comprensible$ facilidad de respuesta y e!itar
demasiadas
preguntas. 4simismo$ se puede incluir un instructi!o de llenado para indicar cómo
contestarlo.
La entre!ista consiste b+sicamente en celebrar reuniones indi!iduales o grupales
en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para
obtener
información. Este medio es posiblemente el m+s usado y el ,ue puede brindar
información m+s completa y precisa$ puesto ,ue el entre!istador$ al tener contacto
con el entre!istado$ adem+s de obtener respuestas$ puede percibir actitudes y
recibir comentarios.
-ara ,ue una entre!ista se desarrolle positi!amente$ es con!eniente obser!ar
estos aspectos:
7ener claro el obeti!o: para cubrir este aspecto$ se recomienda
preparar
pre!iamente un cuestionario o gu*a de entre!ista ,ue contenga los principales
puntos ,ue se desea captar. Esta gu*a puede operar a manera de marco de
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trabao para ,ue$ al t'rmino de la misma$ se pueda !erificar si se ha obtenido la
información re,uerida.
Establecer anticipadamente la distribución del trabao: esta etapa
consiste en
asignar responsabilidades y determinar las +reas a in!estigar.
&oncretar pre!iamente la cita: es importante ,ue el entre!istado est' preparado
para proporcionar la información con el tiempo y tran,uilidad necesarios para
disminuir el margen de error y e!itar interrupciones.
&lasificar la información ,ue se obtenga: esta fase implica diferenciar la situación
real de la relati!a a sugerencias para meorarla$ procurando no confundir ambos
aspectos.
-ara apoyar y%o agilizar la captura de información se puede emplear el muestreo$,ue es una t'cnica estad*stica auxiliar ,ue sir!e para inferir información acerca del
uni!erso ,ue se in!estiga$ a partir del estudio parcial del mismo.
&uando el uni!erso de estudio es de gran magnitud$ pero la información sea
homog'nea en !irtud de normas de operación y re,uisitos uniformes$ se establece
la posibilidad de conocer sus caracter*sticas sin necesidad de
encuestar o
in!estigar a todas las unidades$ ni de entre!istar a cada uno de los empleados.
Existen tablas de muestreo ,ue$ de acuerdo con las caracter*sticas y !olumen de
la información$ establecen cu+l es la m*nima cantidad de información
representati!a del todo BmuestraB ,ue es necesario recabar para ,ue
los
resultados ,ue se obtengan a partir de 'sta tengan !alidez.
/bser!ación directa
Este recurso puede ser empleado por los t'cnicos o analistas en el +rea f*sica
donde se desarrolla el trabao de la organización. 4 partir del an+lisis
de la
información recabada se deben sostener pl+ticas con algunas de las personas ,ue
prestan sus ser!icios en estas +reas para complementarla o afinarla.
/tra forma consiste en ,ue el efe del +rea de trabao realice la obser!ación
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directa$ comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente
los resultados de su an+lisis al in!estigador. La !entaa de este procedimiento
radica en ,ue debido a la familiaridad entre efe y subordinados$ la información
puede ser m+s completa$ pero habr+ ocasiones en ,ue los resultados no ser+n los
deseados$ debido a inhibiciones o problemas internos$ o ,ue pueda plantearse
una situación ,ue no corresponde a la realidad operati!o.
D) Integración de la información
#na !ez ,ue se cuenta con la información de las +reas in!olucradas en el estudio$
se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su an+lisis.
a) &ómo clasificar la información.
-ara facilitar la tarea de integración$ es recomendable ,ue la información obtenidase !aya accesando a e,uipos de cómputo para sal!aguardar*a y
facilitar su maneo. &on este propósito se pueden:
&rear directorios$ subdirectorios y archi!os para desagregarla en función
de
la di!isión del trabao.
&rear bases de datos o programas espec*ficos.
#tilizar pa,uetes acordes con las necesidades espec*ficas del proyecto.
&ombinar los puntos anteriores para optimizar resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados espec*ficos
con los
documentos fuente del estudio$ en las ,ue se debe compendiar la información por
+rea$ sistema$ procedimiento$ e,uipos$ pol*ticas$ etc'tera. Es con!eniente ,ue los
documentos ,ue se recaben contengan el !isto bueno de la persona
,ue
suministra la información.
7ambi'n es recomendable ,ue conforme se recaben datos sobre algn aspecto$
se concentren en un documento de trabao ,ue pueda ser!ir de memoria en el
dise<o posterior del proyecto.
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b) 1E43 -44 46#-4 L4 IN2/84&I9N
4ntecedentes.
3e debe tomar en cuenta la reglamentación ur*dicoBadministrati!a ,ue regula la
realización del trabao$ como se ha atendido por parte de las unidades
responsables de hacerlo y ,u' efecto ha tenido sobre otras unidades$
organizaciones$ clientes y%o usuarios.
7ambi'n es oportuno$ en su caso$ considerar la e!olución o desarrollo de las
estructuras organizacionales anteriores y los resultados ,ue se obtu!ieron$ lo cual
permite contar con un marco de referencia histórico para comprender meor la
situación actual.
3ituación actual.3e toma en cuenta los siguientes aspectos:
/beti!os
Estructura org+nica Normas y pol*ticas administrati!as
2unciones
-rocedimientos
Instrumentos ur*dicoBadministrati!os
E,uipo
&ondiciones de trabao
4mbiente laboral
E) 4N1LI3I3 DE L4 IN2/84&I9N
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen cr*tico de cada uno de los
elementos de información o grupos de datos ,ue se integraron con el propósito de
conocer su naturaleza$ caracter*sticas y comportamiento$ sin perder de !ista su
relación$ interdependencia o interacción interna y con el ambiente$ para obtener un
diagnóstico ,ue reflee la realidad operati!a.
Esta mec+nica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:
&onocer
Describir
Descomponer
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Examinar cr*ticamente
/rdenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento
#n enfo,ue muy eficaz en el momento del an+lisis de los datos consiste
en
adoptar una actitud interrogati!a y formular de manera sistem+tica seis
cuestionarios fundamentales:
Fu' trabao se haceG
-ara ,u' se haceG
Fui'n lo haceG
&ómo se haceG &on ,u' se haceG
&u+ndo se haceG
Despu's de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores$ las mismas deben someterse$ a su !ez$ a un nue!o
interrogatorio
planteando la pregunta por ,u'G. Las nue!as respuestas ,ue se obtengan dar+n
la pauta para formular el manual y las medidas de meoramiento administrati!o.
a) 7?&NI&43 DE 4-/C/ -44 EL 4N1LI3I3
En esta fase comprende los recursos t'cnicos ,ue se emplean para estudiar la
información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t
determinar
alternati!as de acción espec*ficas ,ue permitan deri!ar soluciones óptimas para
lograr los resultados deseados.
Las t'cnicas de an+lisis ,ue se pueden utilizar en esta fase est+n directamente
relacionadas con el origen del proyecto$ as* como con la información t'cnica del
l*der o responsable en función del tipo de manual$ factibilidad para su aplicación$
disponibilidad de tiempo$ asignación de recursos y ni!el t'cnico del grupo de
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trabao.
Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en
sentido in!erso$ a ra*z de la implantación de un proceso de cambio organizacional
,ue debe culminar con la edición de un manual administrati!o.
Entre las t'cnicas ,ue generalmente se utilizan para auxiliar el an+lisis
administrati!o en este campo$ se encuentran las siguientes:
/rganizacionales.
4dministración por obeti!os
4n+lisis de sistemas
4n+lisis de costoBbeneficio
4n+lisis de estructuras
1rbol de decisiones 4uditor*a administrati!a
4utoe!aluación
&ontrol total de calidad
Estudio de factibilidad
Estudio de !iabilidad
5enchmarHing
Desarrollo organizacional
eingenier*a organizacional
eorganización
&uantitati!as.
4n+lisis de series de tiempos
&orrelación
8odelos de in!entario
8odelos integrados de producción
8uestreo
Nmeros
Nmeros *ndices
-rogramación din+mica
-rogramación lineal
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3imulación
7eor*a de colas o de l*neas de espera
7eor*a de los grafos
7eor*a de las decisiones
2) PREPARACIÓN DEL PROEC!O DEL "AN#AL
#na !ez ,ue se cuenta con toda la información del manual se
proceder+ a integrarlo0 para tal acti!idad se re,uiere con!ocar a todos los
part*cipes de la presentación del manual$ para re!isión del contenido y
presentación de cada apartado.
a) @alidación
La información !erificada de cada +rea o unidad administrati!a deber+ presentarse
a la persona entre!istada para ,ue firme de conformidad en un espacio espec*ficopara este obeti!o0 debe !erificar ,ue la información est' completa y comprensible.
b) E37#&7#4&I9N
#na !ez ,ue se rene la información re!isada y firmada por cada
+rea$ los
in!olucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.
6) 2/8#L4&I9N DE E&/8END4&I/NE3
-ara seleccionar las recomendaciones m+s !iables$ se toma en cuenta su costo$
recursos necesarios para aplicarlas y sus !entaas y limitaciones.
a) 7I-/3 DE E&/8END4&I/NE3
De mantenimiento: preser!ación general de la misma estructura org+nica$
funciones$ sistemas$ procedimientos$ personal y formas.
De eliminación: supresión de sistemas$ reemplazo de formas$ registros e informes$
eliminación total o parcial de procedimientos$ baas de personal$ desaparición de
+reas o unidades administrati!as$ etc.
De adición: introducción de un nue!o sistema$ incremento del nmero
de a de personal$ e,uipo o instalaciones$ redistribución de cargas de trabao$
modificación de formas$ registros$ informes y programas$ etc.
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De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento$ introducción
de
meoras en los m'todos de trabao$ simplificación de formas$ reportes$ registros$
programas$ etc.
De intercambio: redireccionamiento de funciones$ procedimientos$ recursos$
personal o fluo del trabao entre +reas u organizaciones del mismo grupo o sector.
b) EL45/4&I9N DEL IN2/8E
-ara entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe$ en el
,ue adem+s de exponer las razones ,ue lle!aron a obtenerlos$
incorpore la
información estrat'gica del proyecto ,ue le permita a la alta dirección la toma de
decisiones oportuna y correcta.El informe consta de los siguientes elementos$ generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito$ enfo,ue$ limitaciones y el
plan de
trabao.
-arte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos$
argumentos y
ustificaciones.
&onclusiones y recomendaciones.
4p'ndices o anexos: inclusión de gr+ficas$ cuadros y dem+s instrumentos de
an+lisis administrati!o ,ue se consideren elementos auxiliares para
apoyar la
propuesta y recomendaciones.
;) -E3EN74&I9N DEL 84N#4L -44 3# 4-/54&I9N
#na !ez ,ue el manual ha ,uedado debidamente estructurado$ el encargado del
proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su
aprobación0
con!ocar+ a su grupo de trabao para la ltima re!isión de la documentación ,ue
se presentar+.
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a) 4 los ni!eles directi!os
Es recomendable ,ue esta presentación parta en un documento s*ntesis deri!ado
del informe$ cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas$ para ,ue en caso de
ser analizado$ re,uiera de un m*nimo de tiempo ,ue dee un lapso adicional para
explicaciones$ as* como para intercambio de opiniones.
3i el tiempo de ,ue se dispone es muy bre!e$ el documento s*ntesis puede ser
entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual
exclusi!amente con el apoyo de e,uipos de cómputo$ l+minas o audio!isuales$
donde se desta,uen los elementos m+s rele!antes para el proceso de toma de
decisiones.
El documento s*ntesis puede subdi!idirse en el siguiente capitulado:
Introducción: bre!e descripción de las causas ,ue generaron la necesidadde preparar el manual$ los mecanismos de coordinación y participación de
empleados para su desarrollo$ as* como los propósitos y explicación
general acerca de su contenido.
4n+lisis de la estructura organizacional: exposición de la
g'nesis y
desarrollo de la organización$ es decir los cambios$ sucesos y !icisitudes de
mayor rele!ancia ,ue ha afrontado en forma total o parcial y ,ue influyeron
en la decisión de preparar el manual.
Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y%o problemas
,ue originaron el estudio y ,ue ustifican los cambios o modificaciones ,ue
se proponen en el manual.
-ropuestas de meoramiento: presentación de alternati!as de acción para
la
organización$ !entaas y des!entaas ,ue pueden deri!arse$ implicaciones
de los cambios$ as* como los resultados ,ue se espera obtener con el
manual.
Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesi!os o etapas
pre!istas para poner en pr+ctica el manual y las medidas de meoramiento
administrati!o deri!adas de 'l. 4simismo$ la forma en ,ue se efectuar*an los
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cambios pre!iendo los factores sobresalientes de actuación de las +reas$
unidades$ mecanismos y funcionarios in!olucrados en el esfuerzo.
3eguimiento$ control y e!aluación: precisión de los mecanismos de
información$ proceso de control y e!aluación$ as* como los criterios y
medidas ,ue podr*an tomarse en cada caso.
4l 9rgano De 6obierno
De acuerdo con la normati!idad !igente y%o a las pol*ticas dictadas por el titular de
la organización$ una !ez ,ue el manual propuesto ha sido re!isado y analizado por
los ni!eles superiores$ debe presentarse ante el conseo de administración o su
e,ui!alente para su aprobación definiti!a.
c) 4 /7/3 NI@ELE3 =E1F#I&/3La exposición a los ni!eles departamentales$ de oficina o de +rea tambi'n puede
basarse en el documento s*ntesis$ pero tratando siempre de hacerlo en la forma
m+s accesible posible para facilitar su comprensión. 4simismo$ ser!ir+
para
fortalecer el compromiso entre todas las partes in!olucradas$ elemento
fundamental para el posterior seguimiento y e!aluación de las acti!idades.
I) E-/D#&&I9N DEL 84N#4L
#na !ez ,ue el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e
integrado las obser!aciones surgidas en los diferentes ni!eles de decisión$ debe
coordinarse con la unidad o +rea ,ue manea los recursos económicos para ,ue
'ste sea reproducido para su distribución e implantación. -ara este efecto$ el l*der
del proyecto debe suministrar los par+metros t'cnicos para el dise<o
de la
impresión. 4un cuando existen !arias opciones para hacerlo$ pero las unidades de
medida m+s aceptadas para este tipo de documento son:
#tilizar formatos intercambiables$ a fin de facilitar su re!isión y
actualización.
Fue los formatos sean de JxK cm "tama<o carta).
Las gr+ficas o cuadros ,ue por necesidad sobrepasen el tama<o carta$
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ser+n dobladas hasta lograr esta dimensión.
#tilizar el m'todo de reproducción en una sola cara de las hoas.
-rocurar ,ue la di!isión en apartados$ cap*tulos$ +reas y%o
secciones
,ueden separados por di!isiones$ las cuales presenten impreso este
nombre.
Fue todo el documento ,uede integrado por car+tula$ portada$ *ndice o
contenido$ introducción y cuerpo.
&ar+tula
Es la cubierta o cara exterior del documento$ ,ue tiene como obeti!o
su
identificación a tra!'s de los siguientes elementos: Nombre oficial de la organización.
Logotipo oficial.
Nombre gen'rico del manual en relación con su contenido.
Nombre de la unidad administrati!a responsable de su
elaboración y%o
aplicación.
=) I8-L4N74&I9N DEL 84N#4L
La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma
tangible las propuestas y recomendaciones en acciones espec*ficas para ele!ar la
producti!idad$ meorar la coordinación$ agilizar el trabao y
homogeneizar el
conocimiento de la din+mica y componentes organizacionales.
a) 8?7/D/3 DE I8-L4N74&I9N
La selección de m'todo para implantar administrati!os est+ estrechadamente
relacionada con elementos de estructura tales como:
7ipo de manual
&obertura
ecursos asignados
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Ni!el t'cnico del personal
&lima organizacional
Entorno
En función de estas !ariables$ las alternati!as para implantarlos son:
8'todo instant+neo. 6eneralmente es el mas utilizado$ ya ,ue la decisión
de preparar manuales administrati!osBen la mayor*a de los casosB pro!iene
de los m+s altos ni!eles de la estructura de una organización$ lo cual les
confiere una naturaleza o !alidez casi obligatoria. 7ambi'n se adopta
cuando la organización es nue!a$ si no se in!olucra a un nmero amplio de
unidades administrati!as$ si es relati!amente sencillo$ si no implica un gran
!olumen de funciones$ sistemas u operaciones$ o si en la organización
existe una sólida infraestructura administrati!a. 8'todo del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el
contenido del manual en sólo una parte de la organización$ con la finalidad
de medir los resultados ,ue ello genera.
El beneficio ,ue pueda aportar radica en ,ue permite realizar cambios en una
escala reducida$ lle!ando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para
determinar la !iabilidad de la propuesta.
#na probable des!entaa de este m'todo es ,ue no siempre es posible asegurar
,ue lo ,ue es !alido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención
especial ,ue no puede a toda la organización.
B8'todo de implantación en paralelo. &uando se trata de manuales de amplia
cobertura$ ,ue implican el maneo de mucha información o de car+cter estrat'gico$
un !olumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un
sistema de trabao$ se emplea este m'todo ,ue implica la operación simultanea$
por un periodo determinado$ tanto del ambiente de trabao o
condiciones
tradicionales como las ,ue se !an a implantar. Esto permite efectuar cambios sin
crear problemas$ ya ,ue las nue!as condiciones accionan libremente antes de ,ue
se suspendan las anteriores.
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8'todo de implantación parcial o por aproximaciones sucesi!as.
Este
m'todo$ de gran utilidad para implantar manuales ,ue implican
modificaciones sustanciales a la operati!a normal$ consiste en seleccionar
parte de su contenido o de reas especMficas para introducir los cambios sin
causar grandes alteraciones$ y dar el siguiente paso slo cuando se haya
consolidado el anterior$ lo ,ue permite un cambio gradual y controlado.
&ombinación de m'todos. Es el empleo de ms de un
m'todo para
implantar un manual en función de los re,uerimientos t'cnicos de su
contenido.
b) 4&&I/NE3 DE I8-L4N74&I9N DEL 84N#4L-ara dar a conocer el manual es con!eniente definir un programa
para su
presentación y ,ue$ con base en las acciones ,ue para este efecto se
establezcan$ se proceda a celebrar platicas$ seminarios$ foros de
decisión y
cual,uier otro tipo de e!ento de esta naturaleza.
7ambi'n se pueden lle!ar a cabo reuniones de sensibilización $ por medio de las
cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal$ ya ,ue a
tra!'s de ellas se les comunican los obeti!os propuestos y las bondades ,ue de
ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campa<as de difusión mediante re!istas$
boletines$ folletos$ paneles y cual,uier otro recurso de información ,ue refuerce la
aceptación$ particularmente cuando las medidas de lo meoramiento
puedan
afectar a una organización en forma radical o a ni!el grupal o sectorial.
>) E@I3I9N C 4&7#4LI4&ION
La utilidad de los manuales administrati!os radica en la !eracidad de la
información ,ue contienen$ por lo ,ue se hace necesario mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de re!isiones periódicas. -ara
8/19/2019 Conformación Del Manual
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ello es con!eniente:
E!aluar en forma sistem+tica las medidas de meoramiento administrati!o
deri!adas de la implantación del manual$ as* como los cambios operati!os
,ue se realicen en la organización.
Establecer en calendario para la actualización del manual
Designar un responsable para la atención de esta función.
a) 8E&4NI38/3 DE IN2/84&I9N
3on a,uellos ,ue ponen en prctica con la finalidad de establecer
los fluos
adecuados par ,ue la información administrati!a$ tanto de implantación de meoras
como respuestas a des!iaciones$ pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y
ni!eles ,ue las necesiten.
-ara ese efecto$ se debe apro!echar la infraestructura instalada$
utilizando
ser!icios del grupo t'cnico responsable de la elaboración del manual.
#na !ez definidos los par+metros para e!aluar el comportamiento del manual$
operati!amente$ la organización debe efectuar el seguimiento de las acciones por
conducto de la"s) unidad"es) responsable"s) de su aplicación$ apoyadas por unacomisión$ grupo o subgrupo designado para ese propósito.
/64NI4&I9N DE E8-E343$ 4N1LI3I3 DI3EP/ C E37#&7#4
24N>LIN 2IN&/Q3>C ENIF#E 5EN=48(N 8?RI&/$ 2&4 B #N48
S84N#4LE3 4D8INI3747I@/3: 6#T4 -44 3# EL45/4&I9NS
24N>LIN 2IN&/Q3>C ENIF#E 5EN=48TN 8?RI&/$ 2&4 B #N48
3I37E843 4D8INI3747I@/3 6O8E &E=4$ 8?RI&/$ 8c 64Q ;ILL KUUV