conducció de reunions

Download Conducció de reunions

Post on 13-Jul-2015

380 views

Category:

Business

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Lineament de la reuniPARTICIPACI EFICA TIPUS DE PREGUNTA I LA SEVA UTILITAT

  • Lineament de la reuniPARTICIPACI EFICACom contestar preguntes?

    SITUACIRESPOSTA DEL MODERADORConeix la respostaContestar o redirigir al grupNecessito temps per pensarRe formular la preguntaVol animar a uns altresRedirigir al grupDesconeix la respostaReconixer-hoPregunta confusaSollicitar clarificaciPregunta inadequadaRecordar objectiusPregunta prematuraIndicar que ser contestada desprs

  • Lineament de la reunirPARTICIPACI EFICACom respondre davant la resposta del participant?

    TIPUS DE RESPOSTAREACCI DEL MODERADORCorrectaAssentir, valorarAproximadaAnimar a continuar ConfusaPermetre aclarirIncorrectaAgrair lintent, preguntar si te opcions o animar a la resta.SilenciReformular la pregunta

  • Lineament de la reuniPARTICIPACI EFICAACTITUDS INDIVIDUALS QUE DIFICULTEN L'EFICCIA DE LES REUNIONSNO PARLAMONOPOLITZALA DISCUSSIPot ser per timidesa, falta de seguretat o no coneix el temaVol lluir-se o considera que la seva opini s la mes important Estimular la seva participaci, formular preguntes que no el posin en destrets. Donar crdit i agrair la seva intervenci.No enfrontar-se. Resumir i tallar les seves intervencions amb cortesia, per de forma ferma. Limitar ls del temps. No donar opci: passar a un altre participant la paraula. Recollir la seva intervenci en sntesi.

  • Lineament de la reuniPARTICIPACI EFICACOM AFRONTAR EL BLOQUEIG DEL GRUP DE LA REUNI

    Aix pot provenir de tres causes:

    1. Hi ha tensions psicolgiques en el si del grup2. La manera dabordar el problema o els mtodes utiitzats per tractar-ho no son adequats.3. El conductor s incapa de dominar la situaci.

    Portar al grup a dilucidar les raons daquestes tensionsIncitar-ho a definir els mitjans apropiats per sortir daquesta situaci descoratjadora: Aclariment de les tensions Definici dun altre mtode de treball Qestionari del conductor (manera de conduir, falta de neutralitat, enfront del problema....)

    Mantenir-se sempre a lescolta del grup i no deixar-se portar mai per raons passionals

    El grup dona voltes

  • Lineament de la reuniPARTICIPACI EFICACOM AFRONTAR EL BLOQUEIG DEL GRUP DE LA REUNI

    Modificar lestil de conducci.Provocar al grup per fer-li reaccionarRe definir el temaAnalitzar amb el grup les raons daquesta apatia.

    Si es tracta duna minoria de participants, intentar aillar-los fent prendre conscincia a la resta del grup que aquests dficulten el bon funcionamentProcedir a una regulaci, a fi que els participants agressius sexpliquin sobre el seu comportament.Si es tracta de la totalitat del grup, procedir a una regulaci demanant als participants analitzar la situaciSi el grup es nega a aix, detenir la reuniNo perdre la calma, ni el sentit de lhumor.El grup es mante silencis i apaticEl grup esMostra agressiu

  • Lineament de la reuniGESTI DEL CONFLICTEReplantejar:Canviar el joc: reformulaciTendir ponts dor:Fer que sembli una victria per a ell.Si tots opinen i pensen digual forma:Plantejar preguntes que provoqui una defensa de les idees per part del grup.Si hi ha do grups enfrontats:Busquem els elements positius i de benefici per a ambdues parts i insistim en els objectius que es persegueixen.

  • Lineament de la reuniGESTI DEL CONFLICTESi un participant soposa a la resta:Si pren una actitud passiva: fer preguntes que lobliguin a parlar i valorar les seves aportacions reorientant la idea al benefici del grup.Si adopta una actitud denfrontament: reconduir prenent com a punt de partida els objectius que perseguim i valorar les diferents aportacions.No enfrontar-se directament, ni oferir-li protagonisme. Traspassar al grup els seus criteris i ser pacient: el grup acabar desautoritzant-lo i ignorant les seves constants objeccions. Reconegui-li el seu coneixement i experincia (si es oport)

  • Lineament de la reuniGESTI DEL CONFLICTESi tots els components senfronten a un:Ajudar a la persona atacada reorientant els seus arguments duna altra manera i sempre des de posicions neutres i de benefici general.Si dos dels components estan enfrontatsTraslladar les qestions de tots dos a tot el grup amb preguntes redirigides i traspassades. Lobjectiu s traslladar el debat a tot el grup.

  • Actituds idnies que permetin aconseguir lobjectiu proposatACTITUDS POSSIBLES DEL MODERADOR:

  • Actituds idnies que permetin aconseguir lobjectiu proposatTIPUS DACTITUDS I COMPORTAMENTS DELS PARTICIPANTS:

    ASSOLIMENTLOPODERPOAFILIACI O AMISTATAF

  • Actituds idnies que permetin aconseguir lobjectiu proposat1. ASSOLIMENTLa persona que es mou per assoliment/xit actua dacord amb la necessitat destar a lalada, de fer-ho b i de tenir xit:

    Desenvolupa iniciativesEscolta als altresConvida als seus companys a participar i donar opinionsValora el feedback dels altres en la seva forma dactuar per no acostuma a gastar energia en preocupar-se sobre el que els altres pensen dell.Recull i subministra informaciLa seva forma de parlar es meditada, precisa i clara.Esta atent per progressar cap a un objectiu concret.Controla i valora el temps.Busca entaular sistemes de cooperaci i collaboraciLinteressa una informaci clara i precisaLi agrada analitzar el treballEs fixa metes, etapes, objectius i ell mateix els controla.Bon comunicador, en la seva justa mesuraAutnom, responsable, no crea problemesCompleix i planifica el treball.

  • Actituds idnies que permetin aconseguir lobjectiu proposat2. PODERLa persona considera el poder com una necessitat dalta prioritat i gaudeix dominant als altres. Per tant actua de manera que:

    Exigeix respecte i lleialtat.Imposa ideesOrdena, mana, diu als altres el que han de ferNo est interessat en les idees del seus companysEs fixa en els errors dels altres, els quals fa ressaltar frequentmentNo vol perdre la discussio. Es pot mostrar temperamental i agressiu.Parla en to alt, taxatiu i doctorat.Vol demostrar que sap mes que els altresImposa els seus criteris, amenaa i pressiona als seus companysAcuta en forma burleta i crtica.Desconfia, pensa que els companys el volen enganyarEsta a la defensivaVol ser mes, guanyar i no accepta perdre o que uns altres demostrin saber mes.

  • Actituds idnies que permetin aconseguir lobjectiu proposat3. AFILIACI O RECONEIXMENTLa persona es sent impulsada per una necessitat dafirmaci, respecte i valoraci dels altres. Per tant actua de manera que:

    Estar interessada a fer amistat i quedar b.Valora molt el feed-back o reconeixement personalNo es amiga de discussions, les evitaDifcilment senfronta als criteris duns altres, es mes, canvia amb facilitat els propis per no contrariar.La seva atenci es centra mes en els detalls protocollaris que en la reuni en si.La finalitat de la reuni i els objectius queden relegats enfront duna gran despesa de temps en moviments improductiusNo contraria, diu si per desprs fa el que pot.Servicial, amic, bon relacions pbliquesTracta de complir, per no de complicar-se la vida.Espera que el treball ho facin uns altres.Sol ser el xafarder del grup quan esta be.Sol sentir-se vctima si esta malament.

  • El tractament dels participants problemticsSEPARAR PERSONES DE PROBLEMESEscoltar activamentNo reaccionar. RespondreReconixer, comprendre i controlar les emocions (intelligncia emocional)Posar-se en les sabates de laltre (empatia)Ser tou amb les persones i dur amb els problemes.Utilitzar lassertivitat

  • El tractament dels participants problemticsESCOLTA ACTIVA

    Preguntes obertes on es mostri linteresParafrasejarRealitzar preguntes de precisiComunicaci no-verbalPrendre nota

  • El tractament dels participants problemticsASSERTIVITAT

    Escoltar activament a laltreExpressar sentiments, Pensaments i desitjosDir el que desitjaque succeeixiENTENC EL QUEEM DIUS...PER TANT, JOPENSO...PER TANT, JOPROPOSO...

  • El tractament dels participants problemticsDISTINGUIR INTERESSOS DE POSICIONS (DESBLOQUEJOS)Identificar els interessos de les parts implicades.Preguntar (Per qu? Per qu no?)Desbloquejar la comunicaci, mes enll de posicionaments rgids

  • El tractament dels participants problemticsUtilitzar criteris objectius

    Fets/=opinions

  • El tractament dels participants problemticsDEMANAR COMENTARISNing ha de considerar que els punts de vista dels participants sn intils abans dhoraTota visi del problema te moltes possibilitats de ser parcial. Nomes lintercanvi de punts de vista permet aconseguir una visi global.Iniciar una ronda de preguntes per veure el que cada participant pensa de determinat tema.Estratgia per afavorir la participaci dels assistents ms silenciosos.

  • El tractament dels participants problemticsRECOLZARExpressar obertament acord i comprensi pot ser molt motivador per als participants ms silenciosos.Generalment, una frase amable els dna nims per comenar a parlar.

  • Mdul 4: tractament de reunions

  • Procediments per a concloure1) Encaminar al tancament:Sintetitzar idees. Resumir.Detectar oportunitats de consens

    2) Tancar la reuni.Resumir acords i conclusionsConcretar tasques, responsablesTimming i indicadors de controlVerificar el consens i el compromsRegistrar (ACTA)Predefinir els objectius de la propera reuniAgrair la participaciReforar al grup

  • Procediments per a concloureFer la sintesi dels conceptes expressats en una reuni.

    SER BREUMxim: deu minuts

    SER CONCSLa sntesi consisteix a ordenar les idees emeses. Per tant es necessariorganitzar-se segons un pla

    SER CLAR I NEUTRELa sntesi no es un comentari, ni una avaluaci, sin un reflex fidel deltreball del grup

    NO ENDOLCIREl contingut dels debats, tampoc intentar dissimular les oposicions

    VERIFICARQue el grup est dacord amb els termes de la sntesi.