Comunicare Comerciala

Download Comunicare Comerciala

Post on 06-Jul-2015

281 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<p>COSTEL NISTOR</p> <p>1</p> <p>CAPITOLUL 1 INTRODUCERE N CORESPONDENA DE AFACERIEste un lucru bine cunoscut c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan n cazul corespondenei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant ai societii / firmei care-l trimite, un mesager interesat n a crea climatul favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aadar un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul deceniilor devenind - dup unii autori - aproape o tiin. Totui nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit dezvoltrii tehnicilor de comunicare pe de o parte, ct i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor; dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile comerciale continu s-i pstreze locul i funcia lor. n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor de comunicare modeme, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei de afaceri n forma sa clasic. Pentru a considera o scrisoare de acest tip bine realizat din punct de vedere tehnic, aceasta trebuie s corespund regulilor de claritate, concizie i curtoazie, circumscrise modalitii comune de gndire care se concretizeaz n ceea ce literatura de specialitate numete stil comercial. Pentru a capta atenia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel conceput nct s poat fi citit cu uurin, frazele s fie precise, clare, exprimate ntr-o succesiune logic, pentru a exclude posibilitatea unei nelegeri eronate a mesajului. Ceea ce trebuie deci evitat sunt frazele lungi, exprimrile ntortocheate sau exagerate, repetrile ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac dect s lungeasc i s ngreuneze lectura i nelegerea mesajului pe care vrem s-l transmitem. Concizia se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe. Totui, dei concis, o scrisoare trebuie s includ formulele necesare de politee i respect fa de destinatar. Un alt aspect ce trebuie reinut la redactarea unei scrisori este concordana dintre tonul acesteia i coninut, n funcie de mesajul pe care dorim s-l transmitem; acesta poate2</p> <p>fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc. Corectitudinea constituie de asemenea o cerin important n redactarea corespondenei de afaceri, deoarece scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n relaiile dintre parteneri. Cnd ne referim Ia corectitudine, avem n vedere att aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.), ct i de aspectele legate de corectitudinea gramatical a exprimrii sau de lexicul selectat pentru transmiterea mesajului. Astfel redactarea scrisorii se realizeaz prin folosirea unei terminologii specifice i printr-o larg selecie de fraze mai mult sau mai puin stereotipe. Este de asemenea necesara nsuirea unei anumite modaliti de exprimare, influenat de obicei de o tendin stilistic sau de alta, fiecare dintre ele subordonat scopului de abordare pozitiv a mesajului de ctre destinatar. 1.1. Forma de prezentare a scrisorii (Lay Out of the Letter) Subordonat obiectivului avut n vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului - forma de prezentare a scrisorii contribuie la rndul su la obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzaciei. Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesit i o form de prezentare atrgtoare, realizat prin folosirea unui material de scris corespunztor - hrtie de calitate superioar, o panglic bun, dar i o dactilografiere corect i estetic. Pentru corespondena oficial (de afaceri, tehnic etc.) se folosesc de obicei coli de hrtie cu dimensiuni standardizate; este posibil i folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesiti tehnice sau de eficien, n cazul operaiunilor repetabile care au n vedere obiecte de serie sau de mic valoare, se pot folosi - pentru anumite etape ale tranzaciei i formulare tipizate. Acestea includ cererea de ofert, oferta, specificaiile tehnice, lista de colisaj, factura, instruciunile de transport etc. Pentru a obine un aspect estetic al scrisorii trebuie s se respecte cteva cerine: plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie, n funcie de lungimea acestuia; lsarea unei margini de 2,5-3 cm n partea stng a colii de hrtie; alinierea capetelor de rnd n partea dreapt a colii de hrtie ct mai uniform posibil, lsnd un spaiu de minimum 1 cm.; evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului; dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text; continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri (la fila de continuare se fac n colul din dreapta jos al primei file urmtoarele3</p> <p>meniuni: -/ 2; sau - over); menionarea pe a doua fil a antetului de report (constnd din denumirea expeditorului i a destinatarului), a datei scrisorii i a numrului de pagini.</p> <p>Exemplu:ELECTRONUM S.A.": KINSLEY &amp; KREE, LTD LONDON;... Febr. 2nd 199... -2-.</p> <p>eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente denumite anexe" (liste de preuri, cataloage, brouri, facturi, conosamente etc.) cu menionarea lor n finalul scrisorii, n partea din stnga la nivelul semnturii sau mai jos (n limba englez se folosesc pentru anexe" abrevierile Encl./ En,/ Enc/ Enclos).</p> <p>Exemplu: Enc, Invoice... Yours faithfully, John Smith.</p> <p>evitarea post-scriptumului (PS), care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului scrisorii. n uzana internaional exist dou forme principale de aranjare a textului n pagin: forma dantelat, folosit n special de firmele din Marea Britanie i forma bloc, preferat de firmele americane. Aceasta din urm este considerat i ca form modern de aezare n pagin, fiind folosit ntr-o msur tot mai mare. Ca variante ale lor se ntlnesc forma semi-bloc i forma bloc modificat. Fiecare dintre acestea prezint urmtoarele caracteristici distinctive:</p> <p>1. Forma dantelat Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng. Rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.</p> <p>4</p> <p>_________________________________ ________________________ ______________ _______________ _________ _________ _________ _____ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ _______________________________ ___________________________________ ___________________________________ ____________ ___________ __________</p> <p>________ ________ ________</p> <p>2. Forma bloc Toate elementele scrisorii (adresa interioar, formula de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia marginal stng. ntre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri._________________________________ ________________________ ______________ ________________ _________ _________ _____________ ________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ____ _______________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ______________ ____________ ________ ________ _______</p> <p>3. Forma semi-bioc Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n forma dantelat. Rndurile constituind adresa interioar, plasate n stnga i rndurile constituind formula de ncheiere i semntura, deplasate la dreapta, se dactilografiaz n forma bloc._________________________________ ________________________ ______________ _______________ ________ __________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ _______________________________ ___________________________________ ___________________________________ _______________________________ ___________________________________ ________ ______ _____ ____________ ___________ __________</p> <p>5</p> <p>4. Forma bloc modificat Textul se dactilografiaz integral n forma bloc. Data i rndurile constituind formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta.______________ ___________ __________________ ___________ _______ _____ ____________</p> <p>___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ____ _______________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ________ ________ ________ ____________ __________ _________</p> <p>1.2. Elementele componente ale scrisorii (Contents of the Letter) S-a stabilit prin uzanele internaionale ca o scrisoare cu caracter oficial s cuprind urmtoarele elemente: antet; dat; referine; adresa destinatarului/ interioar; formula de salut/ adresare; obiectul scrisorii; coninutul scrisorii; formulele de ncheiere i salut; semntur; referiri la anexe. n cele ce urmeaz vom prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al coninutului lor i al plasrii n pagin. 1.2.1. Antetul (The Letter-head/ Letter-heading/ Heading) n mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este prevzut cu antet tiprit sau gravat. Acesta se plaseaz n partea superioar a colii de hrtie, de regul n mijlocul acesteia; uneori apar completri ale antetului n partea stng sau chiar la subsol. n lipsa unei hrtii cu antet tiprit, acesta se va dactilografia n colul din dreapta sus al colii de hrtie. n uzana comercial actual, forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar6</p> <p>ele sunt n general simple, cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate. De obicei, antetul cuprinde: denumirea ntreprinderii, firmei, instituiei, bncii, societii, reprezentanei, sucursalei, fabricii etc.; domeniul de activitate; adresa i sediul central (se indic strada, bulevardul, piaa etc., numrul, corpul de cldire etc., ara, statul, codul potal); numerele de telefon; adresa telegrafic; numrul de telex; numrul csuei potale; codurile folosite la redactarea corespondenei telegrafice; bncile cu care firma, societatea etc. are legturi de afaceri. n cazul ntreprinderilor comerciale sau industriale din Marea Britanie, care n majoritatea lor sunt organizate ca societi pe aciuni cu rspundere limitat, la numele firmei se adaug cuvntul "Limited" sau abrevierea "Co.Ltd". Spre deosebire de acestea, firmele americane sunt ncorporate i abrevierea adugat este "Inc". Este de asemenea obligatoriu ca n antetul firmelor britanice nfiinate dup 1916 s se indice numele directorilor i al secretarului firmei. Asocierea numelui firmei cu litera R" sau semnul , indic numele respectiv, ca marc de fabricaie nregistrat la Camera de Comer sau alt organism oficial.Exemplu de antet: John Grady and Company Limited Heating Engineers 34 Rose Place \ Northampton NN5 24AA tel: 350490 337631 2</p> <p>1.2.2. Data (the date) Data emiterii corespondenei este plasat sub antet i poate fi scris sub urmtoarele forme:(EB) 2nd August 199... (EA) August 2nd 199...st</p> <p>(EB) 2nd Aug 199... (EA) Aug. 2 199...</p> <p>Deci dup cifra care indic ziua se scriu terminaiile numeralului respectiv: ex.: - st (1 ), - nd (2 nd), - rd (3 rd) de la 4-20 th (4 th; 15th); ntre 21-23 se reiau terminaiile cifrei respective (21st, 22nd, 23rd); pentru 24-30-th; pentru 31-st (31st) etc. n sistemul folosit de firmele americane, se obinuiete ca denumirea lunii s7</p> <p>precead cifra care indic ziua; de asemenea cifrele pot fi folosite i fr terminaii: August 2nd 199...sau August 2 199... naintea cifrei care indic anul nu se mai pune virgul. Denumirea lunilor anului se pot prescurta astfel: Jan., Febr., Mar., Apr., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec. Numele lunilor May, June, July nu se prescurteaz, nlocuirea denumirii lunilor anului cu cifre romane sau arabe nu este recomandabil i se indic evitarea folosirii acestora, nu numai pentru exprimarea datei, dar i n textul scrisorii. Adoptarea de ctre firme din diferite ri, care folosesc pentru corespondena lor limba englez, fie a variantei britanice fie a celei americane de exprimare a datei, poate duce la confuzii grave. Astfel, 5.10.199... ar putea fi neles 5 oct.199..." n variant britanic dar 10 mai 199..." n cea american. Uneori firmele britanice folosesc pentru luna curent abrevierea inst." (instan't).Exemplu: your letter of the 2n inst..."</p> <p>Abrevierile prox. (proximo) nsemnnd Juna viitoare" i ult. (ultimo) nsemnnd luna trecut" sunt considerate forme nvechite i nu se mai folosesc. n cazul anumitor corespondene sau documente, pe lng dat se indic locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz ntotdeauna naintea datei. Exemplu: Bucharest, 5th October 199... 1.2.3. Referinele (The Reference Line) Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie, sub dat n cazul formei bloc, sau pe aceeai linie cu data, care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei dantelate. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema respectiv, precum i pentru o facilitare a repartizrii corespondenei. Referinele se introduc prin abrevierea Ref." (reference) i includ iniialele numelui lucrtorului, a dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o diagonal, iar la firmele americane prin dou puncte) precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.Exemplu: (EB) Ref: NB/Oc545 LP (EA) Ref: -YS: MS7050XMD</p> <p>Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, introduse prin abrevierea Our Ref.", dar i a celor ale firmei destinatare, introduse prin abrevierea Your Ref." n scopul identificrii cu uurin de ctre aceasta din urm a corespondenei anterioare.Exemplu:8</p> <p>Our Ref: NS/ Mo 393 P - o Your Ref: IR/YB 39 M 45</p> <p>1.2.4. Adresa destinatarului/ interioar (The Inside Address) Adresa destinatarului se plaseaz n partea stng a colii de hrtie, sub linia de referin; scopul introducerii acestui element n scrisoare este identificarea corect a scrisorii de ctre serviciile potale, n special n cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent. Aceasta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituiei creia ne adresm, inclusiv ara de destinaie. Modul n care ne adresm destinatarului difer n funcie de scrisoare, care poate avea un caracter oficial, formal, social sau p...</p>