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7/21/2019 Comunicaciones.ing. Anicama

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Gestión de lasComunicaciones

• La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesosrequeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación,

distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control,

monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean

oportunos y adecuados.

• Los Directores del proyecto emplean la mayor parte de su tiempo

comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados del

proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la

organización) como externos a la misma.



Gestión de lasComunicaciones

• Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes interesadosque pueden tener diferentes antecedentes culturales y

organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes

perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecución o

resultado del proyecto.



Planificar la Gestión de lasComunicaciones

• Plan de gestión de las comunicaciones es el proceso de

desarrollar un enfoque y un plan apropiado para las

comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades

y requerimientos de información de los interesados, y activos

de la organización disponibles

• El beneficio clave de este proceso es que identifica y

documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los

interesados de la manera más eficaz y eficiente



Entradas

• Plan para la Dirección del Proyecto.

• Registro de Interesados.

• Factores Ambientales de la Empresa.

• Activos de los Procesos de la Organización.




• Plan de Dirección del ProyectoEl plan de dirección del proyecto proporciona información

sobre cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el

proyecto.

• Registro de InteresadosEl registro de interesados proporciona la información

necesaria para planificar la comunicación con los

interesados en el proyecto.




• Factores Ambientales de la empresaPlanificar las Gestión de las comunicaciones está

estrechamente vinculado con los factores ambientales de la

empresa, ya que la estructura de la organización tendrá un

efecto considerable sobre los requisitos de comunicaciones

del proyecto, por eso todos los factores ambientales se

utilizan como entradas en ese proceso

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones



• Activos de los procesos de la organizaciónTodos los activos de los procesos de la organización se utilizan

como entradas del proceso Planificar las Comunicaciones.

Entre ellas, las lecciones aprendidas y la informaciónhistórica son de particular importancia puesto que pueden

aportar conocimientos tanto en cuanto a las decisiones

tomadas relativas a incidentes de comunicación como a los

resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos

similares anteriores.


Comunicaciones



Herramientas y Técnicas

• Análisis de Requisitos de Comunicación

• Tecnología de la Comunicación

• Modelos de Comunicación• Métodos de Comunicación

• Reuniones




• Análisis de Requisitos de ComunicaciónEl análisis de los requisitos de comunicación determina las

necesidades de información de los interesados en el proyecto.

Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la

información necesaria con un análisis del valor de dicha

información.

El director del proyecto debe considerar la cantidad de canales o

vías de comunicación . El número total de canales de comunicación

potenciales es igual a n(n-1)/2, por ejemplo para un proyecto de 10

interesados, se tiene 10(10-1)/2= 45 canales de comunicación.




Las fuentes de información normalmente son utilizadas para identificary definir los requisitos de comunicación del proyecto incluyen, pero no

se limitan a:

– Organigramas.

– Organización del proyecto y la relación de responsabilidad losinteresados.

– Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el

proyecto.




– Logística de cuántas personas estarán involucradas en elproyecto y en qué lugares.

– Necesidades de información interna y externa

– Requisitos de información y comunicación de los interesados

provenientes del registro de interesados.




• Tecnología de la ComunicaciónLos métodos utilizados para transferir información entre los

interesados en el proyecto pueden variar considerablemente., por

ejemplo un equipo de proyecto puede utilizar como métodos de

comunicación técnicas que vayan desde conversaciones breves hasta

reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hastamateriales extensos como cronogramas, bases de datos y sitios web

a los que se pueden acceder en línea.





Los factores que influyen en la selección de la tecnología son: – La urgencia de la necesidad de información

– La disponibilidad de la tecnología

– Facilidad de uso

– Entorno del proyecto

– Sensibilidad y confidencialidad de la información



• Modelos de ComunicaciónLos modelos de comunicación utilizados para facilitar las

comunicaciones y el intercambio de información pueden

variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes

etapas de un proyecto.El modelo básico de comunicación incluyen los pasos

siguientes:

– Codificar.

– Transmitir el Mensaje. – Decodificador.

– Confirmar.

– Retroalimentación / Respuesta.





Comunicaciones




• El emisor es responsable de la transmisión del mensaje,

asegurando que la información que está comunicando es

clara y completa y confirmando que la comunicación es

comprendida correctamente

• El receptor es responsable de cerciorarse de que la

información sea recibida en su totalidad, comprendida

correctamente y confirmada o respondida adecuadamente



• Métodos de ComunicaciónExisten varios métodos de comunicación que se emplean para

compartir la información entre los interesados en el proyecto.

De manera general, estos métodos pueden clasificarse en:

– Comunicación interactiva – Comunicación de tipo push (empujar).

– Comunicación de tipo pull (jalar).




Métodos de Comunicación segúnel PMI

• Comunicación Interactiva

– Llamadas Telefónicas

– Mensajería Instantánea

– Videoconferencia – Reuniones




• Comunicación PUSH

– Cartas

– Correos electrónicos

– Faxes – Correos de voz




• Comunicación PULL

– Base de datos de lecciones aprendidas

– Intranet de la empresa

– Aprendizaje virtual (e-learning)



Vida Real

• Empresa Privada (interactiva, push, pull) – Reuniones

– Correos electrónicos, videoconferencias

– Llamadas Telefónicas

– Intranet – Modelo de Gestión• Empresa Pública (push, interactiva, pull)

– Memoramdum, descuento por tardanza

– Generación Babyboom vs. Videoconferencias

– Plataforma de Resoluciones, Compras al estado

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• ReunionesSe necesita del debate y del diálogo con el equipo del

proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de

actualizar y comunicar la información del proyecto y de

responder a las solicitudes de dicha información por parte delos interesados. Dichos debates y diálogos se facilitan en

reuniones presenciales o en línea


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Pueden realizarse en las instalaciones del cliente o en las

instalaciones que se desarrolla el proyecto.

La mayoría de las reuniones tiene carácter formal, con hora

lugar y agenda acordada previamente, acompañada de una

acta, la cual después es distribuida a los interesados según

sea necesario


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Salidas

• Plan de Gestión de las Comunicaciones

• Actualizaciones a los Documentos de proyecto


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• Plan de Gestión de las ComunicacionesEl plan de gestión de las comunicaciones es un plan subsidiario del

plan para la dirección del proyecto. Dependiendo de las

necesidades del proyecto, el plan de gestión de las comunicaciones

puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera

general.

El plan debe contemplar la siguiente información:

– Requisitos de la comunicación de los interesados.

– La información debe comunicarse.

– Razón por la distribución de la información.

– Los plazos y la frecuencia de la distribución de la información

requerida.


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– La persona responsable para comunicar la información. – La persona responsable de autorizar la divulgación de

información confidencial.

– La persona o los grupos que recibirán la información.

– Los métodos y las tecnologías utilizadas para transmitir lainformación.

– Los recursos asignados a las actividades de comunicación

incluidos el tiempo y el presupuesto.


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– El proceso de escalamiento identificando los plazos y lacadena de mando para el escalamiento de aquellos

incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.

– El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las

comunicaciones. – El glosario de terminología común.

– Los diagramas de flujo de información en el proyecto.

– Las restricciones de comunicación.


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• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse,

se incluyen:

– El Cronograma del Proyecto

– El Registro de Interesados


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Gestionar las Comunicacionesdel Proyecto

• Es el proceso de creación, recopilación, distribución,almacenamiento, recuperación y disposición final de lainformación del proyecto de conformidad con el plan degestión de las comunicaciones.

• El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo decomunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del

proyecto.• Este proceso va más alla de la distribución de la información,

sino que procura asegurar que la información que se comunicaa los interesados del proyecto haya sido generadaadecuadamente, recibida y comprendida

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• Las técnicas y consideraciones para conseguir una gestión

eficaz de las comunicaciones incluyen entre otras:

– Modelos emisor-receptor: ciclos de retroalimentación

para interacción/participación y eliminar barreras de

comunicación

– Elección del Medio: escrita u oral, formal o informal, por

email o reunión

– Estilo de redacción: estructura de oraciones y selección e

palabras


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– Técnicas de gestión de reuniones: preparar agenda y abordar

conflictos

– Técnicas de presentación: lenguaje corporal y diseño de ayudas

visuales

– Técnicas de facilitación: construir el consenso y superar

obstáculos

– Técnicas de escucha: escucha activa (captar, aclarar y confirmar

comprensión) y eliminación de barreras que afectan

negativamente a la comprensión


Gestionar las Com nicaciones



Entradas

• Plan para la Gestión de las Comunicaciones

• Informes de Desempeño del Trabajo

• Factores Ambientales de la Empresa• Activos de los Procesos de la Organización


Gestionar las Comunicaciones



• Plan de Gestión de las ComunicacionesDescribe la forma en que se planificarán, estructurarán,

monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

• Informes de Desempeño del Trabajo

Son una recopilación de información sobre el desempeño y elestado del proyecto que puede utilizarse para facilitar la discusión y

crear comunicaciones. Para optimizar este proceso es importante

que los informes sean completos y exactos y que estén disponibles

de manera oportuna





• Factores Ambientales de la EmpresaLos factores ambientales de la empresa que pueden influir en

el proceso de gestión de comunicaciones incluyen, pero no se

limitan a:

– Cultura y estructura organizacional – Estándares y normativas gubernamentales o industriales

– Sistema de información para la dirección de proyectos





•

Activos de los Procesos de la OrganizaciónPueden influir en el proceso de gestión de comunicaciones

incluyen, pero no se limitan a:

– Políticas, procedimientos, procesos y directrices para la

gestión de las comunicaciones. – Plantillas

– Información histórica y lecciones aprendidas.







• Modelos de Comunicación

• Métodos de Comunicación• Sistemas de Gestión de la Información

• Informar el Desempeño






La selección de la tecnología de la comunicación es un factor

importante en el proceso de Gestionar las Comunicaciones,

dado que esto puede variar considerablemente de un

proyecto a otro, y también a lo largo de la vida de un

proyecto, se debe asegurar que la elección sea adecuada para

la información que está siendo comunicada





• Modelos de Comunicaciones

La elección de los modelos de comunicación es una

consideración importante en este proceso y se centra en

asegurar que el modelo de comunicación elegido es el

adecuado para el proyecto que se está llevando a cabo y que

se identifiquen y gestionen todas las barreras





• Métodos de ComunicaciónPueden existir muchas barreras y desafíos potenciales

durante este proceso, el objetivo es garantizar que la

información que ha sido creada y distribuida haya sido

recibida y entendida para permitir una respuesta y

retroalimentación





• Sistemas de Gestión de la Información

La información del proyecto se gestiona y distribuye utilizando una

variedad de herramientas, incluyendo:

– Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes

y comunicados de prensa.

– Gestión de comunicaciones electrónicas: email, correo de voz,teléfono, videoconferencia, conferencias web

– Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos:

interfaces web con software de programación de gestión de

proyectos, software de soporte para reuniones y oficinasvirtuales, portales y herramientas de gestión de trabajo

colaborativo





• Informar el Desempeño

Es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño,

incluyendo los informes de estado, mediciones de avance y

pronósticos.

También implica recopilar y analizar de manera periódica

datos reales y compararlos con la línea base a fin de

comprender y comunicar el avance y el desempeño del

proyecto, asi como pronosticar los resultados del mismo

Se debe proporcionar información a un nivel adecuado para

cada audiencia





• Los informes de desempeño más elaborados pueden incluir: – Análisis del desempeño pasado

– Análisis de las proyecciones del proyecto

– Estado actual de los riesgos e incidentes

– Trabajo completado durante el periodo

– Trabajo a completar durante el siguiente periodo

– Resumen de cambios aprobados en el periodo

– Otra información relevante que debe ser revisada y

analizada





Salidas

• Comunicaciones del Proyecto

• Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• Actualizaciones a los Documentos del proyecto• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la

Organización





• Comunicaciones del ProyectoEl proceso de gestionar las comunicaciones incluye las

actividades para crear, distribuir, recibir, confirmar y

comprender la información

Las comunicaciones del proyecto incluyen entre otras: – Informes de desempeño

– Estado de entregables

– Avance del cronograma

– Costos incurridos

Las comunicaciones del proyecto pueden variar por factores

como urgencia e impacto del mensaje, método de entrega,

nivel de confidencialidad, entre otros.





• Actualizaciones al Plan para la Dirección del ProyectoSobre la base del desempeño actual frente a la línea base

para la medición del desempeño , se pueden actualizar:

– Líneas base del proyecto

– Gestión de las Comunicaciones – Gestión de Interesados

La línea base para la medición del desempeño integra

parámetros relativos al alcance, cronograma, costos del

proyecto y también parámetros técnicos y de calidad.





• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se

incluyen, pero no están limitados a:

– Registro de incidentes

– Cronograma del proyecto

– Requisitos de financiamiento del proyecto





• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de laOrganización

Los activos de los procesos de organización, que pueden ser

actualizados incluyen, pero no están limitados a:

– Notificación a los interesados.

– Informes de proyectos.

– Presentaciones de proyectos.

– Registros de proyectos. – Retroalimentación de interesados.

– Documentación de Lecciones Aprendidas.




Controlar las Comunicaciones

• Controlar las Comunicaciones es el proceso de seguimiento y

control de las comunicaciones a través de todo el ciclo de vida

del proyecto para asegurar que se cumplan las necesidades

de información de los interesados del proyecto.

• El beneficio clave de este proceso es que asegura en cualquiermomento, un flujo óptimo de información entre todos los

participantes de la comunicación



Entradas• Plan para la Dirección del proyecto

• Comunicaciones del Proyecto

• Registro de Problemas

• Datos de Desempeño del Trabajo• Activos de los Procesos de la Organización




• Plan para la Dirección del Proyecto

Describe cómo el proyecto se ejecutará, supervisará, controlará y

cerrará. Proporciona información de gestión para el proceso de

control de comunicaciones tales como, pero no limitado a:

– Requisitos de comunicación interesados

– Razón de la distribución de la información

– Plazo y frecuencia para la distribución de información requerida

– Persona o grupo responsable de la comunicación de la

información

– Persona o grupo que recibe la información




• Comunicaciones del ProyectoLas comunicaciones del proyecto provienen de múltiples

fuentes y puede variar significativamente en su formato, nivel

de detalle, el grado de formalidad y la confidencialidad.

Las comunicaciones del proyecto pueden incluir entre otras: – Estado de Entregables

– Avance del Cronograma

– Costos Incurridos




• Registro de Incidentes

Un registro de incidentes se usa para:

– Documentar y monitorear la resolución de incidentes.

– Facilitar la comunicación

– Asegurar comprensión comúnEs importante ya que proporciona tanto un repositorio de lo

que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma para

la entrega de comunicaciones subsiguientes




• Datos de Desempeño del trabajo

Los datos de desempeño del trabajo pueden incluir:

– Detalles sobre las comunicaciones que han sido

efectivamente distribuidas.

– Retroalimentación de las comunicaciones. – Resultados de encuestas sobre eficacia de comunicación.

– otras observaciones identificadas durante las actividades

de comunicación.


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• Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de organización que pueden influir

en el proceso de comunicación de control incluyen, pero no

están limitados a:

– Plantillas de informes.

– Políticas, normas y procedimientos que definen las

comunicaciones.

– Tecnologías específicas de comunicación disponibles.

– Medios de comunicación permitidos – Políticas de conservación de registros.

– Requisitos de seguridad.


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• Sistema de Gestión de Información

• Juicio de Expertos

• Reuniones


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• Sistema de Gestión de Información

Algunos paquetes de software permiten al director del

proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas

y facilitan la distribución de informes a los interesados del

proyecto obteniendo herramientas gráficas para visualizar eldesempeño del proyecto (tablas, análisis en hojas de cálculo)


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• Juicio de Expertos

Es invocada por el equipo del proyecto para evaluar el

impacto de las comunicaciones del proyecto, la necesidad de

acción o intervención, las acciones que se deben tomar, la

responsabilidad de toma de tales medidas y sus plazos.


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• Reuniones

El proceso de controlar las comunicaciones requiere de

reuniones para debates y diálogos con el equipo de proyecto,

proveedores y otros interesados para determinar la forma

más adecuada para actualizar y comunicar los resultados de

los proyectos y para responder a las peticiones de las partesinteresadas para obtener información


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Salidas• Información de Desempeño del Trabajo

• Solicitud de Cambio


• Actualizaciones a los Documento del Proyecto• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la

Organización


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• Información del Desempeño del TrabajoLa información de desempeño del trabajo organiza y resume

los datos de rendimiento recopilados.

Estos datos de desempeño normalmente proporcionan

información sobre el estado y el avance del proyecto con elnivel de detalle requerido por los diferentes interesados


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• Solicitud de Cambios

El proceso Controlar las comunicaciones a menudo conduce a la

necesidad de ajuste, de acción y de intervenciones.

Como resultado, se generan solicitudes de cambio como salidas,

estas solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar

el Control Integrado de Cambios y pueden dan lugar a:

– Estimaciones de costos nuevas o revisadas

– Ajustes al plan para la dirección del proyecto


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– Recomendación de acciones correctivas: ajusta eldesempeño futuro alineándolo al plan para la Dirección

del Proyecto

– Recomendaciones de acciones preventivas: reducir la

probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futurodel proyecto


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El plan para la dirección del proyecto puede ser actualizado

como resultado del proceso de control de comunicaciones,

por ejemplo plan de recursos humanos, plan de gestión de

interesados • Actualizaciones a los Documento del Proyecto

Los documentos que se pueden actualizar son:

– Pronósticos

– Informes de desempeño

– Registro de Incidentes


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• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de laOrganización

Los activos de los procesos de la organización susceptibles a

ser actualizados son:

– Lecciones aprendidas

– Formatos de informes


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