COMUNICACIÓN SECRETARIAL

Herramienta esencial atraves de la cual se organizan la acciones de las personas en una organización.

FUNDAMENTOS DE LA

COMUNICACIÓN•Proceso

• Flujos de la comunicación1. Ascendente

2. Descendente3. lateral

BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN EN SU OFICIO Desaparecen los rumores y la radio de

pasillo. Se comprenden mejor los problemas. Se moviliza la capacidad colectiva de

solución de problemas. Favorece la identificacion personal

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN SE CLASIFICAN EN: Barreras en el emisor: hablar vulgar. Barreras en la transmisión: tímida. Barreras en el receptor: terquedad. Barreras físicas. Barreras semánticas. Barreras psicológicas.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

• Escrita• Verbal

• corporal

MECANISMOS DE LA

COMUNICACIÓNPalabras

ImágenesAcciones

GestosContextos

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Simplificación y precisión en mensajes escritos. Saber redactar.

Capacidad de escucha. Coherencia entre el mensaje y la accion.

3 “Q”Que comunicar.

Quien da la información.A quien se le va ha comunicar.

3 “C”Cuando comunicar.

Cómo comunicar.Cuánto comunicar.

1 PASOS PARA UNA COMUNICACIÓN ORAL: MAPA DE RUTA: enunciar el punto central en la primera

oración. Establecer a donde queremos llegar. Enumerar los puntos a tratar. UNA IDEA POR VEZ: Expresarnos al nivel del conocimiento

del oyente. Sintetizar y reformular. Obtener retroalimentacion.

SER ESPECIFICO: Cantidad que, como,cuando, cuanto. Utilizar analogias y ejemplos Establecer la importancia de los puntos

que estamos tratando. PALABRAS VOZ Y CUERPO: Sincronizar lo que estoy diciendo, con el

tono de voz que uso y el lenguje del cuerpo que utilizo.

AJUSTARNOS A LA REALIDAD DEL OYENTE:

Ponernos en el lugar del otro.

ELEMENTOS DE SECRETARIADO

7 PASOS PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ.

CONTROLAR:

lo que realmente nos están diciendo. lo que expresan los gestos. Controlar si hay señales emocionales o de

cansancio. Controlar si existen antecedentes.

NO MANEJARSE CON SUPOSICIONES:

Siplemente preguntar.

ATENDER A LAS EMOCIONES DEL OTRO:

Evitar los calificativos y las ironías.

Hablar de los errores no de la personalidad que los comete.

Escuchar, serenar al que esta enojado antes de hablar lo importante.

Saludar y despedirnos de los demás.

Interesarnos por el otro.

CREAR UN CLIMA DE CONFIANZA:

Demostrar que tenemos interés en la comunicación.

Evitar interrupciones a los demás.

Esforzarse por comprender.

NO IRSE POR LAS RAMAS:

Explicar lo que queremos decir. Contestar lo que se pregunta. Aceptar las expresiones ( no empezar a hablar con la

palabra NO)

SER FLEXIBLE:

Recordar que nosotros también podemos equivocarnos.

Pensar si vale la pena la discusión.

REFORZAR Y CONTROLAR EL MENSAJE:

Averiguar si entendieron el mensaje.

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