comprimido archiformativo iso 30300
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8/16/2019 Comprimido Archiformativo Iso 30300
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ComprimidoARCHIformativo
ISO 30300
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El éxito de una organización depende dela pueta en marc!a " mantenimientode un itema de getión #ue lepermita una mejora continua, quecontribuya a la toma de decisiones
y al logro de los objetivos$
Comprimido ARCHIformativo% &orma ISO 30300
'a getión de documento de(eituare en el corazón de laorganización$
Las normas 30300 pretenden consolidarla gestión de los documentos en lasorganizaciones como un área
estratégica
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Ete tipo de norma 30300 tienen unaconideración epecial) on Normasde Sistemas de estión*+anagement S"tem Standard) +SS," permiten auditar " certi-car lo
itema pueto en marc!a$
Comprimido ARCHIformativo% &orma ISO 30300
Las Normas !S" 30300 ayudarán a laimplementación, operación y mejora deun sistema de gestión para losdocumentos #S$%&
.Conoce otra norma +SS/or e1emplo la ISO 2000 o(re calidad " getióncontinua) la ISO 4000 o(re getión dela eguridad de la información) etc$
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'a erie de norma ISO 30300 et6 formada por lo iguiente producto%
Comprimido ARCHIformativo% &orma ISO 30300
Normas de sistema de gestión para los documentos'arco de gobernanza para los documentos
7undamento "terminolog8a
!S" 30300+anagement S"tem for record
7undamental an voca(ular"
Re#uiito !S" 3030(+anagement S"tem for recordRe#ueriment
!S" 30303+anagement S"tem for record
Re#ueriment for (odie providing auditand certi-cation
9irectriceSoporte a lo elementode la etructura de alto
nivel
!S" 3030)+anagement "tem for record
:uideline for implementation
!S" 3030*+anagement "tem for record
Aement guide
0 ;
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+N-!S" 3030( !n.ormación y documentación& Sistemas de gestión para losdocumentos& /equisitos
ISO 30300 " 3030> "a cuentan con u e#uivalente norma ;&E
Comprimido ARCHIformativo% &orma ISO 30300
7undamento "terminolog8a
!S" 30300+anagement S"tem for
record7undamental an voca(ular"
Re#uiito !S" 3030(+anagement S"tem for
recordRe#ueriment
+N-!S" 30300!n.ormación ydocumentación&Sistemas de gestiónpara los
documentos&undamentos yvocabulario
+N-!S" 3030(!n.ormación ydocumentación&
Sistemas de gestiónpara losdocumentos&/equisitos
El reto de norma tam(ién tendr6n progreivamente u e#uivalente nacional
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!S" 303001 speci2ca la terminologa para toda la seriede normas, los objetivos y los bene2cios de un S$
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!S" 30300
O(1eto " campo deaplicación de la norma
7undamento de un
Sitema de :etión paralo 9ocumento
?érmino " de-nicione
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stablece los objetivos de usarun S$&
4roporciona los principios paraun S$& $escribe el en.oque por
procesos&
speci2ca los roles de la altadirección&
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s aplicable a cualquier tipo de organizaciónque desee1o stablecer, implementar, mantener omejorar un S$o 5segurarse o demostrar la con.ormidad de
su poltica de gestión de documentos
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l S$ determina los requisitos de gestión documental y lase6pectativas de las partes interesadas y, mediante los procesos necesarios, produce como resultado documentos que cumplen con losrequisitos y las e6pectativas
9eciione degetióncorrectapara alcanzar
la pol8tica " loo(1etivo
Cliente "parteintereada
Cliente
" parteintereada
Re#uiito "expectativade la getión
de documento
Entrada
7onte6to de laorganización
Liderazgo
4lani2cación
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidad Salida
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La norma !S" 30300 presenta términos y de2nicionesaplicables a las normas S$&
Sistema de gestión para los documentos1Sitema de getión para dirigir " controlar una organización enlo relativo a lo documento
E @ E + 0
' O S
4oltica de gestión documental1Intención " dirección generale de una organización en relación
con el itema de getión para lo documento) formalmenteexpreada por la alta dirección
videncia19ocumentación de una actividad
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!S" 3030(1 speci2ca los requisitos paraimplantar un S$
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!S" 3030(
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9eciione degetión correctapara alcanzar lapol8tica " loo(1etivo
Cliente "parteintereada
Cliente" parteintereada
Re#uiito "expectativade la getiónde documento
Entra
da
7onte6to de la
organización
Liderazgo
4lani2cació
n
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidadSalida
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7uando una organización establece y revisa su S$ debetener en cuenta todos los .actores e6ternos e internos quesean pertinentes
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La organización debe de2nir y documentar elalcance de su S$
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9eciione degetión correctapara alcanzar lapol8tica " loo(1etivo
Cliente "parteintereada
Cliente" parteintereada
Re#uiito "expectativade la getiónde documento
Entra
da
7onte6to de la
organización
Liderazgo
4lani2cació
n
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidadSalida
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4ara la implantación de un S$ esimprescindible el liderazgo de la alta dirección
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9eciione degetión correctapara alcanzar lapol8tica " loo(1etivo
Cliente "parteintereada
Cliente" parteintereada
Re#uiito "expectativade la getiónde documento
Entra
da
7onte6to de la
organización
Liderazgo
4lani2cació
n
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidadSalida
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• 'a organización de(e determinar lo riego "oportunidade #ue neceitan tratamiento%• de forma #ue el S:9 alcance lo o(1etivo trazado•
ean previto lo efecto indeeado• e perci(an la opcione de me1ora
"bjetivos de gestión documental y planes paraalcanzarlos
• 9e(en derivare del an6lii de la actividade de laorganización) la naturaleza de u actividade) producto "ervicio) localización) condicione) itema
1ur8dicoadminitrativo " entorno cultural
• Ha(r6 #ue determinar% #uién er6 el repona(le) #ué e!ar6 ué recuro er6n neceario cu6ndo e com letar6n
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5cciones para el tratamiento de riesgos yoportunidades
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9eciione degetión correctapara alcanzar lapol8tica " loo(1etivo
Cliente "parteintereada
Cliente" parteintereada
Re#uiito "expectativade la getiónde documento
Entra
da
7onte6to de la
organización
Liderazgo
4lani2cació
n
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidadSalida
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/ecursos'a alta dirección de(e aignar " mantener lo recuro #ue neceita elS:9
7apacitación
9eterminar la capacitación necearia de la perona para eldeempeBo de lo proceo " aplicacione de getión documental
7oncienciación y ormaciónEta(lecer un programa de formación continua en la creación "control de documento
7omunicaciónEta(lecer) implementar) documentar " mantener lo procedimientopara la comunicación o(re el S:9
$ocumentación'a organización de(e documentar u S:9
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9eciione degetión correctapara alcanzar lapol8tica " loo(1etivo
Cliente "parteintereada
Cliente" parteintereada
Re#uiito "expectativade la getiónde documento
Entra
da
7onte6to de la
organización
Liderazgo
4lani2cació
n
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidadSalida
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4lani2cación y control de operaciones• 'a organización de(e determinar) plani-car) implementar "
controlar lo proceo de getión documental
$ise8o de los procesos de gestión documental• 'o proceo de getión documental de(en dieBareiguiendo eto pao%
!mplementación de las aplicaciones de gestióndocumental• Implementar lo proceo en la aplicacione) uperviión
periódica de la aplicacione " getión del funcionamiento
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9eciione degetión correctapara alcanzar lapol8tica " loo(1etivo
Cliente "parteintereada
Cliente" parteintereada
Re#uiito "expectativade la getiónde documento
Entra
da
7onte6to de la
organización
Liderazgo
4lani2cació
n
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidadSalida
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• 'a organizaciónde(e evaluar eldeempeBo de
lo proceo "aplicacione degetióndocumental " laefectividad delS:9
Supervisión,medición,análisis yevaluación
• Realizarauditor8ainterna
•lani-car)implementar "mantener unprograma deauditor8a
Sistema deauditorainterna
• 'a direcciónde(e reviar elS:9 a intervalo
plani-cado• 'o reultadoincluir6ndeciione o(reme1ora continua
/evisiónpor ladirección
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9eciione degetión correctapara alcanzar lapol8tica " loo(1etivo
Cliente "parte
intereada
Cliente" parteintereada
Re#uiito "expectativa
de la getiónde documento
Entra
da
7onte6to de la
organización
Liderazgo
4lani2cació
n
Soporte
"peración
valuación
'ejora
$ocumentos de
calidadSalida
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9 : u é
e s u n a
n o
c o n . o r m i
d a d ;
) e s e l
i n c u m
p l i m i
e n t o
d e
u n r e q u i s i
t o$
Control de la noconformidade " accione
correctivaIdenti-car la noconformidade)
" reaccionar
Evaluar la neceidad deeliminar la caua de la no
conformidade
+e1oracontinua
+e1orar de manera continua la
efectividad del S:9
'a accione de me1ora de(enpriorizare egn lo
reultado del an6lii deriego
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roceo " controle de getión documental #ue e de(en implementapara crear " controlar documento
5 N , <
" 5
d e l a &
o r m a
7/57!=N 7"N>/"L
• 9eterminar #ué documento)cu6ndo " cómo de(er ercreado " capturado en cada
proceo de negocio• 9eterminar la información o(reel contenido) contexto " control*metadato, #ue de(e incluireen lo documento
• 9ecidir en #ué forma "etructura e de(en crear "capturar lo documento
• 9eterminar tecnolog8aapropiada para crear " capturardocumento
• 9eterminar #ué información decontrol *metadato, de(e creareen lo proceo de getión de
documento " cómo e vincular6con lo documento " egetionar6 a la largo del tiempo• Eta(lecer la regla "condicione para el uo de lodocumento a lo largo del tiempo
• +antener la ua(ilidad de lodocumento a lo largo del tiempo
• Eta(lecer ladipoicióneliminación autorizadade lo documento• Eta(lecer la condicione deadminitración " mantenimientode la aplicacione de getión dedocumento
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