[company name] - unjsipeg.unj.ac.id/pelatihan/files/10/10-manual book apples... · web view1. cara...
TRANSCRIPT
1. CARA LOGINAPPLES-UNJ adalah aplikasi berbasis web, untuk
menggunakan aplikasi ini harus melalui aplikasi web
browser Mozilla Firefox.
1. Aktifkan Mozilla Firefox yang terdapat di desktop
dengan melakukan double klik icon atau klik
START, All Programs, Mozilla Firefox kemudian pilih
Mozilla Firefox.
2. Setelah muncul Mozilla Firefox, pada bagian alamat url
ketikkan alamat yang diberikan oleh administrator.
1
MANUAL BOOK APPLES-UNJ
KETIKKAN ALAMAT
3. Selanjutnya akan muncul form login ke aplikasi.
Masukkan Nama Pengguna dan Password yang telah
diberikan oleh administrator.
4. Apabila anda memasukkan Nama Pengguna dan
Password dengan benar, maka akan muncul halaman
utama aplikasi APPLES-UNJ.
Keterangan ada di halaman berikutnya.
2 3
2. MENU DAN SUB-MENU2.1 FUNGSI TOMBOL MENU DAN SUB-MENU
= Logo APlikasi
= Halaman Utama Apples-UNJ
= Menu Surat yang terdiri dari sub-menu :
= Daftar keseluruhan surat masuk dan keluar
= Daftar surat yang diterima
= Daftar surat yang dikirim
= Menu Disposisi dan Nota Dinas
= Daftar keseluruhan Disposisi
= Daftar Disposisi yang diterima
= Daftar Disposisi yang dikirim= Daftar keseluruhan Nota Dinas
= Nota Dinas yang diterima
= Nota Dinas yang dikirim
= Menu buku agenda
= Daftar rekapitulasi surat masuk
= Daftar rekapitulasi surat keluar
= Menu Galeri File
= Berisi file unggahan berasal dari surat masuk
= Berisi file unggahan berasal dari surat keluar
= Berisi keterangan kode klasifikasi
= Nama lengkap pengguna
= Jika ingin mengubah Password
= Keluar sebagai pengguna
2.1 FUNGSI PADA BERANDA
= Nama unit user
= Nama lengkap pengguna
= Kategori grup pengguna
= Kotak notifikasi surat masuk
= Kotak notifikasi disposisi masuk
= Kotak notifikasi nota dinas
4 5
3. SURAT
3.1 SURAT KELUAR (KIRIM SURAT)
Proses kirim surat, yaitu :
1. Scan surat (surat harus dalam 1 file, bisa dalam format *.JPG, *.PNG, *.DOC, *.DOCX, *.PDF)
2. Mengisi form surat. Caranya :
Akan muncul FORM surat. Isi berdasarkan surat yang akan dikirim.
Berikut adalah contoh surat yang akan dikirim
Form wajib diisi berdasarkan surat yang akan dikirim.
6 7
PILIH MENU SURAT
ATAU PILIH SURAT KELUAR
KLIK
KLIK
Isi sesuai nomor di buku agenda
Unit pengguna
Isi berdasarkan inti dari isi surat.
Surat bersifat biasa atau rahasia
Keterangan surat
Pilih tujuan suratKode bisa dilihat di menu referensi
3.2 SURAT MASUK
3.2.1 Melihat Surat
Prosesnya :
Akan muncul kotak surat masuk seperti berikut,
Keterangan:
Klik untuk MELIHAT SURAT
Klik untuk MELIHAT DISPOSISI SURAT (warna hijau muda)
Klik untuk MELIHAT NOTA DINAS (warna hijau toska)
8 9
Pilih jika tembusan untuk unit pusat
Pilih jika tembusan untuk Fakultas
Pilih jika tembusan untuk UPT dan Lembaga
Digunakan untuk UNGGAH surat
Klik
PILIH MENU SURAT
PILIH SURAT MASUK
3.2.2 Membuat Disposisi Surat
Pada arsip SURAT MASUK, klik ikon untuk melihat
dan melakukan disposisi. Lalu akan muncul kotak disposisi
surat. Pilih dan isi form berikut untuk
mendisposisi surat.
= Unit/fak yang melakukan disposisi
= Wajib diisi
= Pilih tujuan disposisi
= Keterangan tambahan
= Tentukan batas waktu
= Pilih sifat disposisi
= Unggah file pendukung
= Pilih kirim untuk mendisposisi
Disposisi yang telah dikirim bisa dicek di sub-menu DISPOSISI KELUAR.
4. DISPOSISI DAN NOTA DINAS
4.1 Disposisi Masuk
Proses melihat disposisi masuk adalah pilih menu dan sub menu akan
muncul kotak ARSIP DISPOSISI MASUK. Bentuknya seperti
berikut.
Pilih tindakan :
= Untuk melihat disposisi dan membuat disposisi atas disposisi.
= Untuk melihat surat yang didisposisi.
10 11
4.2 Membuat Disposisi atas Disposisi
Pada kotak ARSIP DISPOSISI MASUK, pilih tindakan
untuk membuat disposisi atas disposisi. Akan
muncul kotak DISPOSISI SURAT seperti berikut,
4.3 Membuat Nota Dinas
Nota dinas dipergunakan untuk melakukan balasan dalam bentuk nota dinas. Pada arsip SURAT MASUK, klik ikon untuk melihat dan membuat nota dinas. Lalu akan muncul kotak nota dinas. Pilih ikon dan isi form berikut,
= Unit/Fak yg mengirim nota dinas
= Diisi oleh pejabat unit/fak
= Pilih tujuan nota dinas yg akan dikirim
=
= Tentukan batas waktu
= Pilih sifat nota dinas (biasa, penting, segera, rahasia)
= Unggah file jika ada
= Pilih kirim untuk mengirim nota dinas
12 13
Klik untuk menambah disposisi (Prosesnya ada di hal. 10)
Contoh disposisi yang dikirim dari WR II ke Kepala BUK, dan akan didisposisi lagi ke pejabat di bawahnya