8 ,

COMO PLAN EAR Y ESTABLECER EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO ,

DE CONSULTORIA

En todos los proyectos de consultoria, salvo quizas los mas senci­

llos, es de crucial importancia plan ear y establecer un cronograma.

Esto no s610 es necesario para preparar la propuesta, sino que, una vez

firma do el contrato, tener un cronograma estricto y bien planeado Ie

ahorrara tiempo y dinero, y mejorara la cali dad de su trabajo como

consultor. Todas las empresas con las cuales he trabajado y que han

tenido problemas con la administraci6n de proyectos tienen un rasgo

comun sobresaliente : la incapacidad de planear sus proyectos y fijarles

cronogramas validos antes de iniciar el trabajo. No es dificil establecer

cronogramas adecuados. En este breve capitulo, Ie enseiiare una f6r­

mula especial que Ie ayudara a hacerlo.

EL CRONOGRAMA DE DESARROllO DE PROYECTO

Observe el cronograma de desarrollo de proyecto que aparece en la

figura 8-1. Empiece por la columna titulada "Tarea". Lo primero que

debe hacer es escribir todas las tareas relacionadas con el proyecto de

consultoria que piensa realizar. En seguida, defina cuanto tiempo se

requerira para completar cada tarea, en dias, seman as 0 meses (en la

figura 8-1, los numeros en la parte superior de las columnas represen­

tan el periodo de tiempo que escogi6). Las horas que toma cada tarea

se incluiran despues numericamente. La medici6n de la duraci6n de

cada tarea (dias, semanas 0 meses) y el tiempo de la tarea (horas) no son

s u ., >­CI ~

0.. ., ... CI -e ~ .. ., ., ... ., ... .. e .. ~

g' c:: CI ~

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LO QUE USTEO DEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE CONSULTORiA 131

10 mismo. Es posible que una encuesta para invesrigacion de mercado

requiera ochenta horas de trabajo, que equivaldria ados semanas de was

de ocho horas cada uno, 0 cuatro semanas si s610 se emplean cuatro

horas diarias en eI proyecto. Una auditoria de una empresa para la cual es

preciso entrevistarse con veinte ejecurivos de la compaiiia podria reque­

rir cuatto semanas calendario (debido a la dificultad de concertar las

citas con los ejecutivos), pero solo de cuarenta horas de su tiempo.

Tambien tiene que decidir quien estari a cargo de cada tarea. Si

piensa hacer to do eI trabajo usted mismo, esto es facil. Sin embargo, en

algunos casos tendra que subcontratar a otros consultores 0 incluso a

otras orgaruzaclOnes.

En la figura 8-2 se aprecia un cronograma de desarrollo de pro­

yecto en el cual ya se han determinado las tareas por realizar. Despues

de escribir cada tarea en eI cronograma, trace hacia la derecha una

linea horizontal doble, desde ellugar donde comienza la tarea y hasta

que esta se complete. Cada fila horizontal corresponde a los was, se­

manas 0 meses despues de que se de la autorizacion de proceder. (Ob­

serve que en eI ejemplo de la figura 8-2, eI periodo de tiempo que se

utiliza son meses.) Despues, cuando Ie adjudiquen el contrato, podri

escribir los dias, semanas 0 meses reales y utilizar este cronograma para

administrar eI proyecto. Convierta las horas a gastos en d61ares para

cada periodo y sume las horas y los costos. Use una figura de diamante

como esta 0 para indicar las fechas y los momentos criticos, es decir

cuando debe ocurrir algo muy importante en el proyecto, por ejemplo

si hay que presentar un informe. (Mas tarde, cuando ya se haya com­

pletado la tarea cririca, se colorea eI diamante.)

Cuando ya Ie hayan asignado el contrato y este autorizado para

proceder, puede utilizar eI cronograma como aparece en la figura 8-3.

En un nuevo formato, sustituya las fechas reales por periodos de tiem­

po estimados. (En la figura 8-3, observe que, por ejemplo, eI mes 1 se

reemplaz6 por junio, eI mes 2 por julio.) Copie en el nuevo formato

las lineas horizon tales dobles que indican cuando debe comenzar y

terminar cada tarea.A medida que va ejecutando eI proyecto, sombree

Figura 8-2. Crenograma de ~esarrollo de proyecto propuesto, indicando las tareas y las estimaciones de horas y costos

MESES UNA VEl ADJUDICADO EL CONTRATO

$50/hr 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

TAREA 1 Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/S Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/$ Hrs/S Hrs/S Hrs/$ Hrs/$

Desarrollo de la I I herramienta de • investigaci6n 20/1 000

Recolecci6n de Q datos secundarios

10/500

Entrevistas . I

20/1000 20/1 000 20/1 000 20/1 000 20/1000 20/1000

Registro de I I

datos 2/ 100 5/250 5/250 5/250 5/250 5/250 3/ 150

Ana lisis y . 1 ca lculos de

datos 5/250 5/250 5/250 5/250 5/250 10/500

Entrevistas de Ir . I seguimiento

2/100 3/150 2/ 100 1/50 1/50 5/250

Preparaci6n del ~ Presentar informe al final del

informe final 40/2000

noveno mes a partir de la adjudicaci6n del contrato

TOTALES

269/$13,450 3011500 22/11 00 32/1600 33/1650 32/1600 31/1550 31/1550 181900 4012000 j ~ -----..... ~-- ~ ~~~ - . - - ... - -. - , •. ~ ....... -.....- ".,_. .- . - . .

Figura 8-3. Cronograma de desarrollo de proyecto despues de iniciado el proyecto

Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas

TAREA P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' P/R' Junio Julio Agosto Sept. Octubre Nvbre. Dcbre. Enero Febrero Marzo Abril Mayo

Desarrollo de la --herramienta de investigaci6n 20/18 Nueva fecha Recolecc i6n de - I estimada datos secundarios para terminacion

10/13

Entrevistas 1- ~~ 20/16 20/21 20/16 20/ 20/ 20/

Registro de ........ _I datos

213 5/6 5/5 5/ 5/ 5/ 3/ Aniilisis y 1---calculos de datos 5/4 5/4 5/ 5/ 5/ 10/

Entrevistas de 1-seguimiento 2!3 3/3 2/ 1/ 1/ 5/

Preparaci6n del ./ r> Presentaci6n del

i nforme fi na I informe el l Ode marzo

TOTALES 30/33 22119 32/34 33/28 321 31/ 31/ 18/ 40/

-

• ?royeul6n/cjcclIc ion

134 COMO SER UN CONSULTOR EXITOSO

porciones del bloque rectangular formado por la linea doble para indi­

car eI porcentaj e de la tarea que ya se ha completado. A1 finalizar cada

mes, Ilene las horas reales que se trabajo en cada tarea y compare con

las horas proyectadas. Si sabe que es preciso posponer una tarea por

a1guna razon, ajuste eI cronograma utilizando un triangulo y una serie

de Iineas punteadas, como se indica en eI area horizontal hacia la dere­

cha de la figura, en "Entrevistas".

DIAGRAMAS PERT

LaT ecnica de Evaluacion y R evision de Program as (Program Eva"~a tion

and R eview Technique, PERT) fu e desarrollada por la O fi cina de Pro­

yectos Especiales de la M arina de los Estados Unidos durante un tra­

bajo realizado con la firma de consultoria gerencial Booz, Allen, and

Hamilton en 1958.

Como seguramente penso cuando mencione la marina estado­

unidense, eI PERT se diseno para ser utilizado en grandes contratos y

proyectos. Sin embargo, eso no quiere decir que no se pueda utilizar

en pequenos proyectos de consultoria. N o solo Ie ayudari cuando

implemente eI proyecto, sino qu e impresionari a su cl iente potencial si

10 incluye como parte de su propuesta, pues demuestra que ha analiza­

do muy bien eI asunto.

El uso del diagrama PERT reporta muchos benefi cios. Minimiza

las demoras, las interrupciones y los conflictos en eI desarrollo, la coor­

dinacion y la sincronizacion de las diversas partes del proyec to global,

y permite completarlo mas ripidamente.

El PERT depende de so lo dos elementos: eventos y actividades.

Un evento es el logro de una tarea especifi ca qu e ocurre en un mo­

mento reconocible de tiempo. Una actividad es eI trabajo que se re­

qui ere para completar un evento.

,Quiere un ejemplo? La publicacion de un anuncio publicitario

es un evento. Escribir el texto, hacer las artes , preparar el diseno y Ilevar

el aviso para que 10 publiquen son todas ac tividades. Como vera, los

LO QUE USTEO DEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE CONSULTORiA 135

eventos no requieren tiempo por sl mismos. Sin embargo, marcan los

inicios y los finales de las actividades que es preciso desarrollar para

completar los eventos.

Observe la descripci6n grafica de un diagrama PERT que se ilus­

tra en la figura 8-4. Los eventos estan representados mediante circulos,

y las actividades mediante flechas que unen los circulos. Recuerde,

cada evento representa un instante especifico en el tiempo, y la flecha

o la actividad que conecta los eventos representa 10 que se tiene que

hacer y el tiempo que se requiere para planear y realizar el trabajo.

Con el PERT, el tiempo por 10 general se calcula en semanas

calendario. Una semana calendario es el numero de dias habiles que se

requieren, dividido por el numero de d1as habiles por semana. EI tiem­

po anticipado para cualquier actividad, que tambien se denomina tiem­

po esperado, se calcula mediante la siguiente ecuaci6n:

T = a+4b+c 6

en donde T = tiempo esperado, a = tiempo optimista, b = tiempo mas

probable, y c = tiempo pesimista.

Si a = 1 semana, b = 2 semanas, y c = 3 semanas, entonces:

1 + (4)2 + 3 12 T - ---2 - --

6 6

Figura 8-4. Diagrama PERT sencillo con cualro evenlos y cualro aClividades

Evento Actividad

1 1-2

2 1-3

3 3-4

4 2-4

136 COMO SER UN CONSULTOR EXITOSO

Fecha mas temprana esperada

La fecha mas temprana esperada esta representada por las letras TE* . Es

la fecha mas temprana posible en la cual se puede completar una tarea

en particular. En la figura 8-5, vera que existen dos caminos en la red:

uno de los caminos esta representado par los numeros 1, 2,4; el segun­

do, par los numeros 1, 3, 4. El camino 1, 2, 4 toma ocho semanas

(2 + 6); el camino 1,3,4 exige dace semanas. Como todos los eventos

tienen que ocurrir antes de que se complete el proyecto, tendra que

aguardar cuatro semanas adicionales despues de completar el camino

1,2,4 antes de poder completar el evento 4. Por consiguiente, la fecha

mas temprana esperada para el diagrama que se aprecia en la figura

8-5 son dace semanas.

Fecha mas tardia permitida

La fecha mas tarclia permitida esta representada par las letras TL; es la

ultima fecha en la cual puede tener lugar un evento sin que interfiera

can la fecha programada del ruagrama completo.

Observe la figura 8-6. En este diagrama, la TE del evento 6 son

rueciseis semanas. Esto seria a traves del camino 1, 3, 5, 6, que es el

Figura 8-5. Diagrama PERT sencillo que indica la importancia de la TE

TE = 12 semanas

* Se utiliz.an las siglas en ingles. tal como se acostumbran a usar en los diagramas PERT (nota del editor).

LO QUE USTEO DEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE CONSULTORiA 137

camino m;is largo de los tres del diagrama. Por consiguiente, el camino

1,3, 5, 6 es el camino cntico. Por consiguiente, si se quiere reducir el

tiempo necesario para completar este proyecto, es preciso reducir las

ac tividades en este canuno. No reviste importancia alguna reducir 0

no el tiempo de la actividad en el camino 1, 2; el canuno 1, 2 no es

cntico en este senti do. Incluso si reduce la actividad en el canun o 1,2

acero, la TE sigue siendo dieciseis semanas. Para reducir la TE del

evento 6, debe reducir las actividades en el camino 1,3, 5, 6.

Las fechas mas tempranas esperadas para los seis diversos eventos

se indican en la figura 8-6. Podna esperar completar el evento 4 nueve

semanas despues de su inicio debido al camino cntico 1, 3, 4. Si la

actividad comienza inmediatamente a partir de am, podna esperar com­

pletar el evento 6 en un total de catorce semanas despues de ini ciado

el proyecto.

Sin embargo, un examen mas atento Ie dira que el tiempo en

realidad es de dieciseis semanas debido a que existen otras ac tividades

requeridas. Esto tambien Ie debe indicar que el evento 4 en realidad

Figura 8-6. Diagrama PERT sencillo que indica las fechas mas tempranas posibles

en cada evento

TE = 2 semanas TE = 9 semanas

TE = 0 TE = 16 semanas

TE = 8 semanas TE = 10 semanas

Adaptado de Richard I. Levin y Charles A. Ki rkpatrick, Quantitative Approaches to Management, 3' ed. (Nueva York : McGraw-Hili , 1975).

138 COMO SER UN CONSULTOR EXITOSO

no tiene que completarse en nueve semanas; de hechci, se podria com­

pletar en once semanas (11 + 5 = 16) despues de iniciado el proyecto,

sin que interfiera con el tiempo programado en el diagrama, que es de

dieciseis semanas en el evento 6.

Ese es el significado de la fecha mas tarrua perrnitida. Para el even­

to 4, es once semanas despues de iniciado el proyecto. Esto se debe a

que en ese momento aun tiene cinco semanas de trabajo para comple­

tar la actividad 4,6 Y exactamente cinco semanas para hacerlo.

Holgura

La holgura es la diferencia entre la fecha mas tarrua permitida y la fecha

mas temprana esperada, y se representa con la letra S. En el even to 4 de

la figura 8-7, el tiempo de holgura es once semanas menos nueve se­

manas, es decir, dos semanas.

Figura 8-7. Diagrama PERT sencillo con las fechas mas tardias permitidas y

el tiempo de holgura agregado

TE = 2 sema nas TL = 7 semanas

5 = 5 semanas

TE = 9 semanas TL = 11 semanas

5 = 2 semanas

TE = 0 TL = 0

TE = 16 semanas TL = 16 semanas semanas

TE = 8 semanas TL = 8 semanas

5 = 0

TE = 10 semanas TL = 10 semanas 5=0

5 = 0

Adaptado de Richard I. Levin y C harles Kirkpatr ick. QlI(mlitatillt' Approaches to Matlagemetlt , 3a. cd. (Nueva Yo rk : McGraw- Hili , 1975).

LO QUE USTEO OEBE SABER SOBRE LOS CONTRATOS OE CONSULTORiA 139

Como vera, un proyecto de consultona complejo se puede con­

trolar con relativa faci lidad utilizando diagramas PERT. Este metodo

indica en donde es posible ahorrar tiempo y en don de se puede dejar

que el cronograma se atrase, y en donde es cntico completar un even­

to en particu lar exactamente a tiempo. Muestra en don de se debe

concentrar 0 en donde puede trasladar recursos de caminos no cnticos

a caminos cnticos para ahorrar tiempo. EI PERT tambien Ie indica

como ahorrar dinero al no invertir recursos en donde tendran menos

impacto sobre las fechas cnticas.

EI cronograma de desarrollo de proyectos, 0 diagrama PERT, Ie

indicar:i a su cl iente potencial que usted sabe 10 que hace y que ha

reflexionado profundamente sobre el proyecto de consultona en su

conjunto. Esto aumentar:i las oportunidades de que Ie acepten su pro­

puesta. Una vez 10 hayan contratado, estas herramientas de gestion Ie

ayudaran a controlar el proyecto y evitar retrasos y sobrecostos. Tendr:i

clientes mas satisfechos y menos preocupaciones y 6iceras.

Ahora ya esta listo para negociar todo 10 que ha preparado con su

cliente. Le enseiiare como hacerlo en el capitulo 9.