cómo gerenciar un mega- proyecto

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Presentacion de la Conferencia desarrollada en el CIP-CN.

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  • 1. Ms de 10 aos Gerenciando Proyectos enArgentina, Chile, Bolivia, Ecuador y Per. CONFERENCIA:Cmo gerenciar un Mega- ProyectoIng. Eduardo Bazo Safra, PMPeduardobazo@yahoo.com / eduardo.bazo@pucp.edu.peMiraflores, 6 de Febrero del 2013.

2. Eduardo Bazo Safra, PMP Ing. Civil colegiado en el CIP. Certificado PMP desde el ao 2005. Egresado de la Maestra en Direccin de EmpresasConstructoras de la Universidad Politcnica de Madrid y PUCP. Estudios de Mega-Proyectos en Independent Project Analysisde USA, Liderazgo y Control de Proyectos en Metier Institutede Alemania, Gestin de Riesgos en ESI International. Auditoren normas ISO9001, ISO14001 y OHSAS18001. Fundador de Scopes International, una empresa RegisteredEducation Provider (REP) del PMI. Actualmente, Gerente General en EDUBA ProjectManagement Consulting.2 3. Agenda Objetivos, introduccin y motivacin. Qu es un Mega Proyecto? El carcter Bipolar de los Mega Proyectos Por qu fallan los Mega Proyectos? Cmo reconocer si un Mega Proyecto est enproblemas y cmo recuperarlo? La Metodologa FEL o Stage-Gate ProjectManagement Process para gestionar Mega Proyectos Reflexin final: Deben tener los Mega Proyectos un trato especial?3 4. Objetivos de la Conferencia Mostrar las caractersticas especiales de unMega-Proyecto. Brindar una visin general del estado del arte,as como las herramientas y tcnicas para ladireccin de Mega-Proyectos. Identificar las competencias mnimas para elgerente de un Mega-Proyecto.4 5. 5 6. Introduccin y motivacin 65 a 75% de los Mega-Proyectosejecutados en el ao 2010 fallaron*. La mayora de los proyectos que fallaronno produjeron ganancias. *Adaptado del libro: Industrial Megaprojects, Edward Merrow, 2011. Published by John Wiley & Sons, New Jersey.6 7. LAT-AM y Mega-Proyectos Amrica Latina tiene la mayor tasa de crecimiento en Mega-Proyectos del mundo. No quiere decir que sea el lugar donde hay ms Mega-Proyectos. 7 8. Es realmente indispensable elProject Management?El Project Management era considerado algobueno de tenerlo ahora es reconocido como unanecesidad de sobrevivencia para las empresas.Adaptado del libro Project Management,A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Seventh Edition, Harold Kerzner, Ph.D.8 9. Autor: Desconocido, Fuente: Internet 10. Agenda Objetivos, introduccin y motivacin. Qu es un Mega Proyecto? El carcter Bipolar de los Mega Proyectos Por qu fallan los Mega Proyectos? Cmo reconocer si un Mega Proyecto est enproblemas y cmo recuperarlo? La Metodologa FEL o Stage-Gate ProjectManagement Process para gestionar Mega Proyectos Reflexin final: Deben tener los Mega Proyectos un trato especial?11 11. Definicin de Proyecto Fuente: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute, USA. 2008.12 12. Proyectos Pequeos,Medianos y Grandes Se considera un Proyecto Pequeo a aquel conmenos de US$10 millones de inversin*. Proyecto Mediano: Entre 10 y US$ 25 millones. Gran Proyecto: Sobrepasan los US$ 25 millonesde inversin .*Tomando como referencia la industria del petrleo y del gas 13 13. Definicin de Mega-Proyecto Es un proyecto de inversin a escala muygrande. Generalmente, costo mayor US$ 1,000 millones. Atraen la atencin del pblico por los impactos encomunidades, medio ambiente y economa. 14 14. Caractersticas de losMega-Proyectos Exigen grandes recursos fsicos y financieros. Generalmente en climas hostiles. Infraestructura bsica inadecuada. Matrices de comunicacin complicadas. Diversas reas funcionales. 15 15. Caractersticas de losMega-Proyectos Varios contratistas. Elevados riesgos. Alta frecuenciade cambio de personal(competencia por personal con experiencia). Difcil clima regulatorio (licencias). 16 16. Agenda Objetivos, introduccin y motivacin. Qu es un Mega Proyecto? El carcter Bipolar de los Mega Proyectos Por qu fallan los Mega Proyectos? Cmo reconocer si un Mega Proyecto est enproblemas y cmo recuperarlo? La Metodologa FEL o Stage-Gate ProjectManagement Process para gestionar Mega Proyectos Reflexin final: Deben tener los Mega Proyectos un trato especial?17 17. El carcter Bipolar de losMega ProyectosLos Mega-Proyectostienen personalidadesBipolares:O son muy buenos oson muy malos (sonpocos los Mega-Proyectosdedesempeo regular) 18 18. Comportamiento de losMega ProyectosSe comportan con los mismos modales que unelefante pasando a travs de una tienda de cristales.19http://animals.nationalgeographic.com/animals/mammals/african-elephant/ 19. Los Mega Proyectosson frgiles En un Mega-Proyecto,cuando las cosasempiezan a ir mal, se desmoronan como una fallafrgil (no fallan de manera dctil). Todo gerente de un Mega-Proyecto deberaentender el concepto de Fragilidad de un Mega-Proyecto para poder gestionarlo con xito. 20 20. Agenda Objetivos, introduccin y motivacin. Qu es un Mega Proyecto? El carcter Bipolar de los Mega Proyectos Por qu fallan los Mega Proyectos? Cmo reconocer si un Mega Proyecto est enproblemas y cmo recuperarlo? La Metodologa FEL o Stage-Gate ProjectManagement Process para gestionar Mega Proyectos Reflexin final: Deben tener los Mega Proyectos un trato especial?21 21. Por qu fallan los Mega-Proyectos.1. Plazo: Lo quiero ahora.2. No te preocupes por los datos bsicos, seguramente son correctos3. No te preocupes por detalles, los veremos luego.4. Por qu gastar tanto tiempo planificando.5. Necesitamos rebajar el presupuesto en 10%.6. Los contratistas deben correr con el riesgo, ellos hacen el proyecto.7. Despide a quien diga que no vamos a terminar a tiempo o que tendremos sobrecostos!22 22. Por qu fallan los Mega-Proyectos1.- Plazo: Lo quiero ahora La presin por el tiempo daa los Mega-Proyectos ms que cualquier otro factor. Ningn proyecto debe hacerse deliberadamentelento, pero tomar riesgos de cronograma en unMega-Proyecto puede ser un engao. Si los resultados econmicos indican que serequiere un cronograma acelerado, la conclusindebe ser que el proyecto es antieconmico.23 23. Por qu fallan los Mega-Proyectos1.- Plazo: Lo quiero ahora Las licencias son fuente de incertidumbre enplazo. El ambiente regulatorio para un gran proyectoser siempre poltico. Sera suicida continuar con un proyecto quetenga oposicin gubernamental. 24 24. Por qu fallan los Mega-Proyectos1.- Plazo: Lo quiero ahoraIt takes one woman nine months to have ababy.It cannot be done in one month byimpregnating nine women. Fuente: www.oliverlehmann.com 25 25. Por qu fallan los Mega-Proyectos2.- No te preocupes por los datosbsicos, seguramente son correctosPregunta del CEO: Si no tenemos seguridad en losdatos bsicos, entonces por qu no mejorhacemos un diseo conservador?Respuesta: Porque podramos tener un diseoconservador, pero igual un elefante blanco muerto.Datos bsicos: Tipo de suelo, caractersticas delagua, tamao del reservorio, santuarios o lugaresprotegidos por ley, etc. 26 26. Por qu fallan los Mega-Proyectos2.- No te preocupes por los datosbsicos, seguramente son correctosIf you can interpret data in several differentways, only the most painful interpretationwill be correct.Fuente: www.oliverlehmann.com27 27. Por qu fallan los Mega-Proyectos3.- No te preocupes por detalles,los veremos luego. Los detalles importantes deberan definirse desdeel inicio: por ejemplo asegurarse por donde seevacuar la produccin. No te preocupes por las personas, lascontrataremos una vez que se apruebe elproyectopero el Valor del proyecto se alcanzadurante la planificacin28 28. Por qu fallan los Mega-Proyectos3.- No te preocupes por detalles,los veremos luego.Too few people on a project and they cantsolve the problems - too many, and theycreate more problems than they solve.Fuente: www.oliverlehmann.com29 29. Por qu fallan los Mega-Proyectos4.- Por qu gastar tanto tiempoplanificando. En la fase de planificacin se gasta solo unporcentaje pequeo del presupuesto. Algunos CEO, que solo miden avance por costos,sienten como si el proyecto no avanzara. Tienden a iniciar trabajos para asegurar que elproyecto no ser cancelado. Ejemplo: comienzamovimiento de suelos sin planos terminados. Existe el temor de gastar recursos en planificar yque luego el proyecto sea cancelado. 30 30. Por qu fallan los Mega-Proyectos4.- Por qu gastar tanto tiempoplanificando.Projects happen in two ways:a) Planned and then executed orb) Executed, stopped, planned and thenexecuted.Fuente: www.oliverlehmann.com31 31. Por qu fallan los Mega-Proyectos5.- Necesitamos rebajar elpresupuesto en 10%. Llega la orden del Patrocinador: Reducirpresupuestos en 10%. Solo hay dos maneras: Modificar los estimadosde costo, rendimientos, etc. o disminuir alcance. Modificar estimados podra ser una forma deengaarse. Disminuir alcance implica nueva planificacin yporque perder tiempo planificando, ademsquiero el proyecto ahora y los detalles losveremos luego 32 32. Por qu fallan los Mega-Proyectos5.- Necesitamos rebajar elpresupuesto en 10%. For a project manager overruns are as certain as death and taxes.Fuente: www.oliverlehmann.com33 33. Por qu fallan los Mega-Proyectos6.- Los contratistas deben correr conel riesgo, ellos hacen el proyecto. La mayora de los grandes proyectos se realizana Suma Alzada (Lump-Sum). Los banqueros y directores de empresas creen,equivocadamente, que esa es una forma detransferir los riesgos a los contratistas. El presupuesto de un contrato a Suma Alzada noes el VALOR MXIMO que pagar el propietario,en realidad es el VALOR MNIMO mnimo apagar. 34 34. Por qu fallan los Mega-Proyectos6.- Los contratistas deben correr conel riesgo, ellos hacen el proyecto.A lump sum contract puts the buyer in thestrong position - until the first changerequest is made. Fuente: www.oliverlehmann.com 35 35. Por qu fallan los Mega-Proyectos7.- Despide a quien diga que no vamos aterminar a tiempo o que tendremos sobrecostos! Despedir a quien adviertaque no se terminar atiempo es una prcticaque viene desde laconstruccin de laspirmides. Es una forma de perderpersonal con experiencia. El gerente