como gerenciar stakeholders externos em projetos multiempresas

Como gerenciar contratos e expectativas dos membros externos a favor do sucesso do projeto!

PM Vale Day16.mai.2015

Marcel Fleming Santos, PMP, MBA, ciclista

Maioria dos projetos envolve 2 ou mais empresas...

GP Contratante

GP Contratada

... que leva a várias possibilidades de arranjos organizacionais do projeto

Comitê do Projeto

Maioria dos projetos envolve 2 ou mais empresas...

GP Contratante

... que leva a várias possibilidades de arranjos organizacionais do projeto

Equipe da Contratada

PMO Contratada

Maioria dos projetos envolvem 2 ou mais empresas...

• Ampliação da diversidade de – Conceitos e terminologia– Arranjos organizacionais–Métodos e práticas– Cultura organizacional– Expectativas– Comprometimento com a organização– Linha de comando e controle fracionada,

“em rede”, tênue...

Uhm... Muita brecha para desalinhamentos...

Anatomia de um contrato

• [Definições]• Objeto (escopo)• Partes• Obrigações e direitos das partes, penalidades• Condições comerciais: preços, condições de

pagamentos.• [Condições de execução]• [Cronograma]• [Definição das entregas]• [Definição de equipes e papeis]• [Procedimentos operacionais e disposições

gerais]• Condições de encerramento

Avaliação da “qualidade” do contrato

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1. Leitura atenta do contrato / discussão com pares ou equipe

2. Avaliação utilizando checklist

3. Ações de Mitigação: Incorporação ao planejamento Revisão de cláusulas contratuais Inserção na análise de riscos do projeto

Mas e o dia-a-dia ???

• Na prática, o GP e (supõe-se) os demais stakeholders querem entregar o projeto

• O GP sempre precisará de ações de atores externos à sua empresa/organização para que o trabalho seja entregue dentro dos objetivos do projeto

Gestão de expectativas de stakeholders externos

Conhecer a outra organização

Conhecer o “sponsor” dentro da

outra organização

Quais são os benefícios para esse “sponsor”?

Como os riscos contratuais podem

impactar o atingimento desses benefícios

Conhecer a equipe da outra organização

Essa equipe já trabalhou junta?

Quem são os líderes?

Qual a dinâmica dessa equipe?

Conhecer os membros da equipe da outra organização

Estrutura Organizacional

Características do projeto Fraca Balanceada Forte

Autoridade do GP Pouca ou nenhuma Baixa Baixa a moderada Moderada a alta Alta a quase total

Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma Baixa Baixa a moderada Moderada a alta Alta a quase total

Resp. pelo orçamento do projeto Gerente funcional Gerente funcional Compartilhada Gerente de projeto Gerente do projeto

Papel do GP Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral Tempo integral

Equipe gestão do projeto Tempo parcial Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral

MatricialFuncional Projetizada


- Foco: Gerente(s) funcional(is) da outra organização - É provável que o GP “desta” organização terá que “ajudar” seu par (GP da outra organização) a

mobilizar e manter recursos, mas buscando um equilíbrio entre fazer o projeto andar e manter os limites de responsabilidade entre as organizações, reportando o que não está sendo cumprido pela outra organização

- Eventualmente, aproximar-se mais dos membros da equipe do projeto da outra organização

Adaptado de PMBoK® 5. ed. Pg 22










- Foco: Gerente(s) funcional(is) da outra organização e o GP da outra organização- Monitorar a qualidade do relacionamento entre o GP-par e o gerente funcional- Eventualmente, aproximar-se mais dos membros da equipe do projeto da outra organização











- Foco: Gerente de projeto/PMO da outra organização - Situação praticamente ideal, em que o GP “desta” organização irá interagir quase que integralmente com sua equipe e com o GP da “outra”


Gestão das expectativas de stakeholders externos


Qualidade do Contrato Fraca Balanceada Forte

Ótima

Boa

Média

Insuficiente

FuncionalMatricial

Projetizada

Conforme a combinação entre Qualidade do contrato e tipo de estrutura da empresa parceira no projeto, o GP deverá mudar seu foco de atenção durante o planejamento, especialmente no mapeamento dos riscos do projeto, e durante a execução.

Quanto mais à esquerda e abaixo estiver a combinação dessas duas avaliações mais o GP: - Mais tempo deverá o GP dedicar para estabelecer fortes laços de confiança dentro da outra organização- Deverá executar microgestão das atividades, especialmente de responsabilidade da outra organização- Mais formal e estável deverá ser a definição de papeis e responsabilidades- Estabelecer relacionamentos com gerentes da organização parceira, além do GP desta, se houver um- Definir uma estrutura do projeto, com a presença de stakeholders realmente influentes na empresa parceira em um comitê de projetos, e buscar incessantemente a atenção desse comitê- Ser mais criterioso com a preparação e convocação de reuniões e com a programação de atividades, garantido incessantemente que as atribuições esperadas de cada membro da equipe estejam bem claras - Maior grau de formalismo nas comunicações

Como gerenciar contratos e expectativas dos membros externos a favor do sucesso do projeto!

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Leadership & Management