Como fazer um Plano de Ao

O Plano de Ao uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenao das equipes, pois explicita quem responsvel por cada atividade, as datas de entrega e anotaes /comentrios sobre o progresso.

Com um Plano de Ao em mos possvel apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as tticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histrico das aes executadas ou previstas no mbito aplicado.

Aplicao

O Plano de Ao pode ser aplicado em vrios mbitos, por exemplo:

Planejamento Estratgico Registra as aes estratgicas e permite o acompanhamento nas reunies mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se podem adicionar indicadores estratgicos e manter o histrico de seu progresso.

Fora-tarefa Em casos de emergncias, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenao consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de Ao. Neste caso

Atividades de um grupo / departamento Atividades no-rotineiras como iniciativas, melhorias, correes, problemas, podem ser gerenciados pelo Plano de Ao. Para atividades rotineiras melhor usar apenas um calendrio.

Atividades de um Projeto Projetos simples e com caracterstica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a prxima) podem ser suportados pela ferramenta.

Status

Antes de comear a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, importante que voc defina os Status ,que representam os possveis ESTADOS que uma tarefa pode tomar. A lista que uso :

Pendente No foi iniciada

Em andamento A tarefa est sendo trabalhada

Finalizada A atividade foi totalmente concluda

Em alguns casos preciso adicionar estados intermedirios como:

Atrasada A tarefa no foi concluda na data planejada e voc precisa explicitar isto.

Parada Mostra que foi necessrio paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorizao do cliente ou depender da resoluo de outra atividade.

Postergada/Replanejada A tarefa teve sua data de concluso renegociada com o cliente.

Comentrios

Independente do modelo a ser utilizado, preciso registrar o andamento e a evoluo da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o histrico desde o incio da execuo at a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.

Recomendo a utilizao do padro:[DATA] Fato Ocorrido / Atualizao [(Responsvel)]

Um exemplo aplicado seria:[04/04/13] Tutorial de Plano de ao publicado (Eli Rodrigues).

Modelos de Plano de Ao

Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ao e seus templates para download.

1. Modelo Simples

Este modelo simplifcado apresenta apenas as informaes mais bsicas, que so as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsvel, Status e Comentrios.

Aplicao:Livre

Vantagens:

Simplicidade

Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa

Desvantagens:

Possui poucas informaes

Download:

2. Plano de Ao com tabela RACI

Este modelo combina a lista de tarefas clssica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que alm do Responsvel sejam identificados todos os demais envolvidos em cada tarefa.

Aplicao:Situaes em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.

Vantagens:

Mostra o envolvimento das partes interessadas

Desvantagens:

Se os stakeholders no forem listados, no h sentido em usar

No se aplica a situaes em que h apenas o executor (responsvel) da tarefa

Download:(verso portugus)(verso ingls)

3. Plano de Ao com data efetiva

Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,

Vantagens:

Permite a criao de frmulas e formatao automtica que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.

Tambm se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos prximos 3 dias etc.

Com boa formatao pode mostrar profissionalismo

Desvantagens:

No tolera muito bem excees como replanejamentos e criao de novos status.

Download:

4. Plano de Ao com tabela dinmica

Um modelo de Plano de Ao que gosto muito este com tabela dinmica associada. Ele permite que se faa um acompanhamento estatstico das tarefas por categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que voc prefira. O formato de relatrio exemplificado na figura abaixo.

Aplicao: Controle individual de atividades com acompanhamento estatstico.

Vantagens:

Permite a coleta completa de informaes das tarefas

Acompanhamento dos status via tabela dinmica do Excel

Permite a gerao de relatrios de status com grficos

Desvantagens:

No funciona bem para mltiplos usurios

Exige preenchimento de todos os campos

Exige atualizao da tabela dinmica sempre que se desejar ver os dados (boto direito na tabela dinmica -> Atualizar)

Download:

5. Kanban simples

O Kanban simples uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas trs colunas (Pendente, Em Andamento e Concluda), pode-se adicionar colunas a vontade.

Aplicao:Aes contnuas ou com timebox definido, pois no possui campo de data.

Vantagens:

Simples e prtico

Pode ser feito fora do computador com post-its

D visibilidade em tempo real do andamento das aes

Desvantagens:

No controla datas

preciso construir fichas com descrio das atividades e nomes dos responsveis (tambm se pode usar post-its de cores diferentes)

No permite estatsticas

Download:

5. Kanban para mltiplos projetos

uma variao matricial do Kanban, que permite o acompanhamento de mltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).

Aplicao:Quando se tem mltiplas filas

Vantagens:

Simplicidade e praticidade

Na rea de concludas se tem o histrico da fila

Desvantagens:

Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, no possui indicadores, nem dependncias

No permite estatsticas

Download:

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