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Como fazer um Plano de AçãoBy Eli Rodrigues / 2013/06/03 / 12 Comments

Este post faz parte da série “Como gerenciar a comunicação de um projeto (http://www.elirodrigues.com/serie-como-gerenciar-a-comunicacao-de-um-projeto/) ”

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O Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois

explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.

Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim,

todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.

Aplicação

O Plano de Ação pode ser aplicado em vários âmbitos, por exemplo:

Planejamento Estratégico - Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se

podem adicionar indicadores estratégicos e manter o histórico de seu progresso.

Força-tarefa - Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de

Ação. Neste caso

Atividades de um grupo / departamento - Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo

Plano de Ação. Para atividades rotineiras é melhor usar apenas um calendário.

Atividades de um Projeto - Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a próxima) podem ser suportados

pela ferramenta.

Status

Antes de começar a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, é importante que você defina os Status ,que representam os possíveis ESTADOS que uma

tarefa pode tomar. A lista que uso é:

Pendente - Não foi iniciada

Em andamento - A tarefa está sendo trabalhada

Finalizada - A atividade foi totalmente concluída

Em alguns casos é preciso adicionar estados intermediários como:

Atrasada - A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto.

Parada - Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização do cliente ou depender da resolução de outra

atividade.

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Postergada / Replanejada - A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente.

Comentários

Independente do modelo a ser utilizado, é preciso registrar o andamento e a evolução da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o

histórico desde o início da execução até a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.

Recomendo a utilização do padrão: [DATA] – Fato Ocorrido / Atualização [(Responsável)]

Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] – Tutorial de Plano de ação publicado (Eli Rodrigues).

Modelos de Plano de Ação

Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.

1. Modelo Simples

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-

content/uploads/2013/04/plano-de-acao-simples.png)

Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e

Comentários.

Aplicação: Livre

Vantagens:

Simplicidade

Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa

Desvantagens:

Possui poucas informações

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-simples.xlsx)

2. Plano de Ação com tabela RACI

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-

content/uploads/2013/04/plano-de-acao-com-raci.png)

Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais

envolvidos em cada tarefa.

Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.

Vantagens:

Mostra o envolvimento das partes interessadas

Desvantagens:

Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usar

Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefa

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-com-raci.xlsx) (versão português) (http://www.elirodrigues.com/wp-

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content/uploads/2013/06/plano-de-acao-com-raci-ingles.xlsx) (versão inglês)

3. Plano de Ação com data efetiva

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-

content/uploads/2013/04/plano-de-acao-data-efetiva.png)

Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,

Vantagens:

Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.

Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.

Com boa formatação pode mostrar profissionalismo

Desvantagens:

Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-data-efetiva.xlsx)

4. Kanban simples

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-

content/uploads/2013/04/kanban_simples.png)

O Kanban simples é uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas três colunas (Pendente, Em Andamento e Concluída), pode-se

adicionar colunas a vontade.

Aplicação: Ações contínuas ou com timebox definido, pois não possui campo de data.

Vantagens:

Simples e prático

Pode ser feito fora do computador com post-its

Dá visibilidade em tempo real do andamento das ações

Desvantagens:

Não controla datas

É preciso construir “fichas” com descrição das atividades e nomes dos responsáveis (também se pode usar post-its de cores diferentes)

Não permite estatísticas

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/kanban_simples.xlsx)

4. Kanban para múltiplos projetos

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(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-

content/uploads/2013/04/kanban_variosprojetos.png)

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-data-efetiva.png) É uma variação “matricial” do Kanban, que permite o

acompanhamento de múltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-com-raci.png)

(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-simples.png)

Aplicação: Quando se tem múltiplas filas

Vantagens:

Simplicidade e praticidade

Na área de “concluídas” se tem o histórico da fila

Desvantagens:

Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, não possui indicadores, nem dependências

Não permite estatísticas

Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/kanban_variosprojetos.xlsx)

Em breve mais modelos serão disponibilizados, acompanhe pelo twitter @elirodrigues.

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