Como Fazer Um Plano de Ação « Gestão de Projetos Na Prática

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Plano de Ao

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<ul><li><p>30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica</p><p>http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 1/5</p><p>Como fazer um Plano de AoBy Eli Rodrigues / 2013/06/03 / 15 Comments</p><p>Este post faz parte da srie Como gerenciar a comunicao de um projeto (http://www.elirodrigues.com/serie-como-gerenciar-a-comunicacao-de-um-projeto/) </p><p>Se voc busca ferramentas online acesse: Como fazer um Plano de Ao Online (http://www.elirodrigues.com/2014/04/21/como-fazer-um-plano-de-acao-online/) </p><p>O Plano de Ao uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenao das equipes, pois</p><p>explicita quem responsvel por cada atividade, as datas de entrega e anotaes /comentrios sobre o progresso.</p><p>Com um Plano de Ao em mos possvel apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as tticas utilizadas, quem executou, quando, enfim,</p><p>todo o histrico das aes executadas ou previstas no mbito aplicado.</p><p>Aplicao</p><p>O Plano de Ao pode ser aplicado em vrios mbitos, por exemplo:</p><p>Planejamento Estratgico - Registra as aes estratgicas e permite o acompanhamento nas reunies mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se</p><p>podem adicionar indicadores estratgicos e manter o histrico de seu progresso.</p><p>Fora-tarefa - Em casos de emergncias, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenao consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de</p><p>Ao. Neste caso</p><p>Atividades de um grupo / departamento - Atividades no-rotineiras como iniciativas, melhorias, correes, problemas, podem ser gerenciados pelo</p><p>Plano de Ao. Para atividades rotineiras melhor usar apenas um calendrio.</p><p>Atividades de um Projeto - Projetos simples e com caracterstica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a prxima) podem ser suportados</p><p>pela ferramenta.</p><p>Status</p><p>Antes de comear a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, importante que voc defina os Status ,que representam os possveis ESTADOS que uma</p><p>tarefa pode tomar. A lista que uso :</p><p>Pendente - No foi iniciada</p><p>Em andamento - A tarefa est sendo trabalhada</p><p>Finalizada - A atividade foi totalmente concluda</p><p>Em alguns casos preciso adicionar estados intermedirios como:</p><p>Atrasada - A tarefa no foi concluda na data planejada e voc precisa explicitar isto.</p><p>Parada - Mostra que foi necessrio paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorizao do cliente ou depender da resoluo de outra</p></li><li><p>30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica</p><p>http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 2/5</p><p>atividade.</p><p>Postergada / Replanejada - A tarefa teve sua data de concluso renegociada com o cliente.</p><p>Comentrios</p><p>Independente do modelo a ser utilizado, preciso registrar o andamento e a evoluo da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o</p><p>histrico desde o incio da execuo at a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.</p><p>Recomendo a utilizao do padro: [DATA] Fato Ocorrido / Atualizao [(Responsvel)]</p><p>Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] Tutorial de Plano de ao publicado (Eli Rodrigues).</p><p>Modelos de Plano de Ao</p><p>Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ao e seus templates para download.</p><p>1. Modelo Simples</p><p> (http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-</p><p>content/uploads/2013/04/plano-de-acao-simples.png)</p><p>Este modelo simplifcado apresenta apenas as informaes mais bsicas, que so as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsvel, Status e</p><p>Comentrios.</p><p>Aplicao: Livre</p><p>Vantagens:</p><p>Simplicidade</p><p>Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa</p><p>Desvantagens:</p><p>Possui poucas informaes</p><p>Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-simples.xlsx)</p><p>2. Plano de Ao com tabela RACI </p><p> (http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-</p><p>content/uploads/2013/04/plano-de-acao-com-raci.png)</p><p>Este modelo combina a lista de tarefas clssica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que alm do Responsvel sejam identificados todos os demais</p><p>envolvidos em cada tarefa.</p><p>Aplicao: Situaes em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.</p><p>Vantagens:</p><p>Mostra o envolvimento das partes interessadas</p><p>Desvantagens:</p><p>Se os stakeholders no forem listados, no h sentido em usar</p><p>No se aplica a situaes em que h apenas o executor (responsvel) da tarefa</p></li><li><p>30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica</p><p>http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 3/5</p><p>Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-com-raci.xlsx) (verso portugus) (http://www.elirodrigues.com/wp-</p><p>content/uploads/2013/06/plano-de-acao-com-raci-ingles.xlsx) (verso ingls)</p><p>3. Plano de Ao com data efetiva</p><p> (http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-</p><p>content/uploads/2013/04/plano-de-acao-data-efetiva.png)</p><p>Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,</p><p>Vantagens:</p><p>Permite a criao de frmulas e formatao automtica que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.</p><p>Tambm se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos prximos 3 dias etc.</p><p>Com boa formatao pode mostrar profissionalismo</p><p>Desvantagens:</p><p>No tolera muito bem excees como replanejamentos e criao de novos status.</p><p>Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/plano-de-acao-data-efetiva.xlsx)</p><p>4. Plano de Ao com tabela dinmica</p><p> (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/PLANO-DE-</p><p>ACAO-TAREFAS.png)</p><p>Um modelo de Plano de Ao que gosto muito este com tabela dinmica associada. Ele permite que se faa um acompanhamento estatstico das tarefas por</p><p>categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que voc prefira. O formato de relatrio exemplificado na figura abaixo.</p><p> (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/PLANO-DE-ACAO-</p><p>TABELA-DINAMICA.png)</p><p>Aplicao: Controle individual de atividades com acompanhamento estatstico.</p><p>Vantagens:</p></li><li><p>30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica</p><p>http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 4/5</p><p>Permite a coleta completa de informaes das tarefas</p><p>Acompanhamento dos status via tabela dinmica do Excel</p><p>Permite a gerao de relatrios de status com grficos</p><p>Desvantagens:</p><p>No funciona bem para mltiplos usurios</p><p>Exige preenchimento de todos os campos</p><p>Exige atualizao da tabela dinmica sempre que se desejar ver os dados (boto direito na tabela dinmica -&gt; Atualizar)</p><p>Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/PLANILHA-PLANO-DE-ACAO-COM-TABELA-DINAMICA.xlsx)</p><p>5. Kanban simples</p><p> (http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-</p><p>content/uploads/2013/04/kanban_simples.png)</p><p>O Kanban simples uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas trs colunas (Pendente, Em Andamento e Concluda), pode-se</p><p>adicionar colunas a vontade.</p><p>Aplicao: Aes contnuas ou com timebox definido, pois no possui campo de data.</p><p>Vantagens:</p><p>Simples e prtico</p><p>Pode ser feito fora do computador com post-its</p><p>D visibilidade em tempo real do andamento das aes</p><p>Desvantagens:</p><p>No controla datas</p><p> preciso construir fichas com descrio das atividades e nomes dos responsveis (tambm se pode usar post-its de cores diferentes)</p><p>No permite estatsticas</p><p>Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/kanban_simples.xlsx)</p><p>5. Kanban para mltiplos projetos</p><p> (http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-</p><p>content/uploads/2013/04/kanban_variosprojetos.png) </p></li><li><p>30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica</p><p>http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 5/5</p><p> 2014 Gesto de Projetos na prtica.</p><p>(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-data-efetiva.png) uma variao matricial do Kanban, que permite o</p><p>acompanhamento de mltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).</p><p>(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-com-raci.png) </p><p>(http://www.dinamusgp.com/elirodriguesblog/wp-content/uploads/2013/04/plano-de-acao-simples.png)</p><p>Aplicao: Quando se tem mltiplas filas</p><p>Vantagens:</p><p>Simplicidade e praticidade</p><p>Na rea de concludas se tem o histrico da fila</p><p>Desvantagens:</p><p>Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, no possui indicadores, nem dependncias</p><p>No permite estatsticas</p><p>Download: (http://www.elirodrigues.com/wp-content/uploads/2013/06/kanban_variosprojetos.xlsx)</p><p>Em breve mais modelos sero disponibilizados, acompanhe pelo twitter @elirodrigues.</p><p>Posts relacionados:</p><p>Como fazer relatrios de status (http://elirodrigues.com/2011/03/30/statusreports/)</p><p>Como fazer cronogramas (http://elirodrigues.com/gestao-de-projetos/serie-como-fazer-um-cronograma/)</p><p>Eli Rodrigues</p></li></ul>