Estudos sobre planejamento Por Almir F. Rivas Jr

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Índice Índice ................................................................................................................................ 2 Antes de começar a ler...................................................................................................... 3 Sobre este documento....................................................................................................... 3 Como fazer um plano de ação 5W2H............................................................................... 3

Apresentando o plano de ação 5W2H .......................................................................... 4 Como e porque fazer um plano de ação ....................................................................... 4 Veja um exemplo de plano de ação 5W2H .................................................................. 5

Fontes ............................................................................................................................... 6

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Antes de começar a ler Estes texto foi retirado, em grande parte do site Doce Blog, e de outras fontes na internet as quais procurei registrar todas no item Fontes. Este trabalho é apenas um rascunho de estudos feitos por mim para entender melhor os conceitos de plano de ação 5W2H. Sou gerente de projetos de uma empresa em Uberlândia/MG e também trabalho prestando consultorias em informática para empresas apresentando soluções de baixo custos e alta qualidade como Google, Zoho e outras. Se precisar entrar em contato comigo acesse http://meadiciona.com/rivasalmir.

Sobre este documento Ação Autor Data

Criação Almir F. Rivas Jr 20/10/2010

Como fazer um plano de ação1 5W2H2 Se seus projetos não andam, suas reuniões e brainstorms

3 são ótimas mas nada de real

acontece, então você precisa aprender como fazer um plano de ação 5W2H.

Uma boa solução para resolver impasses, situações difíceis ou conseguir ideias inovadoras é usar técnicas para pedir ajuda. Essas técnicas geralmente vêm disfarçadas por nomes bonitos, como reunião da diretoria ou brainstorm. É surpreendente como ideias simples e efetivas podem surgir da pessoa que não se espera. Quando uma reunião é bem feita, com um objetivo definido, pauta previamente publicada e hora para começar e acabar ela passa a ser interessante e principalmente a atingir o seu alvo.

1 O plano de ação é composto por uma série de providências / tarefas a serem efetuadas a partir de um planejamento. Num plano de ação as providências são devidamente priorizadas e listadas por ordem cronológica. Deve constar também no plano de ação: Quem é o responsável pela execução, qual o prazo e/ou data limite para a sua conclusão e quais os recursos necessários. 2 O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo. 3 Brainstorm é ao pé da letra, o mesmo que "tempestade cerebral". O termo é usado para designar uma reunião onde todos falam suas idéias, mesmo que estas não estejam ainda bem estruturadas

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Porém, é comum permitir que as reuniões terminem sem um plano de ação. Nos brainstorms não é recomendado ficar se prendendo aos ’comos’ e ‘quandos’ para deixar as ideias fluírem, mas nada impede que se faça um plano de ação logo após o término da reunião.

Apresentando o plano de ação 5W2H

5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos. Recebeu esse nome devido a primeira letra das palavras em inglês:

• 1 – What (o que será feito), • 2 – Who (quem fará), • 3 – When (quando será feito), • 4 – Where (onde será feito), • 5 – Why (por que será feito) • 1 – How (como será feito) • 2 – How Much (quanto custará)

Existe também uma variação do plano de ação que nada mais é do que o 5W2H, mas sem o How Much (quanto custará) formando a sigla (adivinhe) 5W1H.

Como e porque fazer um plano de ação

O plano de ação é acima de tudo um conceito. Conheço um quitandeiro que entende esse conceito e o faz intuitivamente de cabeça. Ele cria vários planos de ação durante o dia e com isso toma decisões rápidas e eficazes. Apesar de ser simples, é um empreendedor de sucesso. Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras pessoas envolvidas. Não é o caso do quitandeiro. Este documento também servirá para você coordenar, manter e controlar as ações que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de ação. O plano de ação começa com o planejamento estratégico4 para a solução de determinado problema ou meta que se deseja alcançar. O planejamento estratégico inicia-se com o levantamento de dados que você pode fazer sozinho com ajuda de fluxogramas ou em reuniões. Com as idéias, dados e o objetivo em mãos basta desenvolver uma planilha com os 5W e 2H para preenchimento e impressão.

4 Planejamento estratégico - Processo contínuo de: Tomar decisões atuais que envolvem riscos, organizar sistematicamente as atividades necessárias à execuão dessas decisões e medir o resultadodessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas.

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Para facilitar o Roberto Machado do blog Doce Blog criou uma planilha que eu disponibilizei para download no endereço http://bit.ly/660I2t. Gostei muito de diversos exemplos que encontrei durante meus estudos e buscas pela Web. Mas o que achei mais simples e eficaz foi o que disponibilizei em http://bit.ly/8cDb9U.5

Veja um exemplo de plano de ação 5W2H

Vamos pintar o seguinte cenário: Você quer tornar a empresa 15% mais lucrativa, o que é diferente de simplesmente aumentar o faturamento em 15% certo? Então vamos precisar:

• Pesquisar revistas especializadas • Procurar ideias de marketing na Internet • Inventar uma promocão para público alvo • Selecionar os produtos para promoção • Fazer panfletagem e propaganda no rádio

Mas só isso não parece ser suficiente, então solicitamos a ajuda de nossa usina de idéias. Nossos sócios, parceiros, funcionários, colegas importantes e nos reunimos. Por uma hora discute-se como aumentar a lucratividade em 15% e outras ideias surgiram, principalmente a de redução de custo sem diminuir qualidade, apenas aumentando a eficiência. Essa reunião trouxe à tona mais ideias para:

• Reduzir custos com eletricidade • Reduzir custos com telefonia • Analisar os custos fixos mais altos • Aumentar a margem dos produtos em promoção • Marketing de baixo custo e alto alcance

Agora que levantamos os dados necessários com planejamento estratégico, vamos ao plano de ação. Quando se entende o conceito básico é fácil formular o documento, porque durante a reunião podemos direcionar a conversa para que flutue pelos 5W2H. Eis o exemplo de plano de ação:

5 Esta é uma nota minha de acordo com análise durante o processo de estudo.

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Fontes • Doce Blog em 20/01/2010 - http://bit.ly/78GRIk • Sobre administração em 20/01/2010 - http://bit.ly/7p3Nyz • Portal Sebrae-SP em 20/10/2010 - http://bit.ly/6rLwpI • MSN Mulher em 20/10/2010 - http://bit.ly/8zy7gR • Portal da justiça federal em 20/10/2010 - http://bit.ly/8gQbES