PASOS: COMO COMBINAR CORRESPONDENCIA EN WORD

2010

YENNI CAMACHOSAMIR SALGADO

Facultad de Ciencias AgrícolasMontería - Córdoba

1. Para desarrollar estas combinaciones es necesario crear un documento en Excel con la información tabulada y una carta en Word (usándolo como documento base, no importando cual sea su contenido).

2. Vamos a decirle a Word que cree varios documentos, luego nos dirigimos a nuestra base de datos, en este caso en particular se ha realizado una tabla en Excel, Sin embargo se puede utilizar otra herramienta en la cual tengamos nuestros datos i.e: Una taba en Access, en el directorio de Outlook , etc. Teniendo guardado el documento con cualquier nombre no es de mucha importancia, para el presente caso se guardará en el escritorio para mayor facilidad.

3. Ahora nos vamos a iniciar combinación de correspondencia y seleccionamos la última poción (paso a paso por el asistente)

Quedando de la siguiente forma y escogemos la opción carta para que nos genere documentos y posteriormente en la parte inferior derecha damos click a la opción siguiente

Seguidamente en el paso dos escogemos utilizar documento actual y en la parte inferior derecha escogemos la opción siguiente: seleccionando destinatarios.

Luego le damos la opción examinar (que es la opción que aparece al ser la primera vez) y le damos click a la opción examinar.

Como resultado de la opción anterior nos generará una ventana donde seleccionaremos la ubicación de la base de datos

Word nos reconoce el documento de Excel que habíamos creado con anterioridad y seleccionamos la hoja 1, que es el sitio en donde tenemos la información y le damos aceptar

Luego nos aparecerá una ventana con la información de la base de datos y le damos la opción aceptar

Luego de eso damos click en la parte inferior derecha en escribir carta y posteriormente en más

Luego colocamos el cursor en el documento frente del escrito NOMBRE y damos click en la opción más elementos y nos generará una ventana

Luego en nombre voy a seleccionar nombre y le damos click en insertar y cierro, lo que indica que le estamos diciendo a Word que nos ingrese los datos de la columna nombre

De la misma forma coloco el cursor frente de la palabra DIRECCIÓN y repetimos el paso anterior quedando así, lo podemos realizar con el número de datos cualquiera

Luego pasamos al siguiente paso y le damos la opción siguiente: vista previa

Quedándonos de la siguiente forma y luego le damos click en la opción siguiente y seguidamente cilck en la opción editar cartas individuales.

Luego nos aparecerá un recuadro que nos pide combinar en un nuevo documento la cantidad que deseemos y click en aceptar

Y finalmente tenemos realizadas las cinco cartas con nombre, dirección y correo distinto