cómo bajar los costos ocultos
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Clarin.com iEco AfterWork 20/02/15
Dinero
Cmo bajar los costos ocultosEstn en todas las actividades, afectan a todas la reas e impactan sobre la
competitividad y rentabilidad. Cmo detectarlos y reducirlos.
Cmo bajar o reducir los costos ocultos de una organizacin
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Nino Fernndez
Publicado enRevista Pymes
Conlacadadelarentabilidadcomoprincipalpreocupacin,lamayoradelaspymesbuscarecortaraquellosgastosconsideradosprescindibles,comoelcafenlasoficinas,eltaxiparalostrmitesolosalmuerzosdecortesa.Sinembargo,pocassonlasfirmasypocossonlosesfuerzosdestinadosareducirloscostosocultos,unasuertedermorapresenteenlamayoradelasactividades,quepuedellegaratenerincidenciarelevanteenlacolumnadegastostotales.
Seentiendeporcostosocultosaquellosgastosquenosonproductivosoestrictamentenecesariosparaelfuncionamientodelaempresayquesuelenpasardesapercibidosparalossistemascontablesylacuentaderesultados.Losejemplos,quesondiversosyafectanatodaslasreas,reconocendiferentesorgenes.
Lafaltadeconocimientoodecompromisodeempleadosquedejanlascomputadorasprendidas,odeoperariosquenoavisandelmalfuncionamientodesusmquinas,conelconsiguientemayorconsumodeelectricidadygeneracindedesperdiciosolafaltadeunsistemaquealertesobreelvencimientodeinsumosenlosdepsitos,sonsloalgunosdelosmsconocidos.Aunquedemayorcomplejidad,tambinsuelenintegrarestalistaloscostosdeoportunidad,aquellosquederivanenprdidasdemercadoporinsatisfaccindelosproductososerviciosvendidosalgunosdecarcterfinancierooelpagodesobrepreciosnonsanctos,paraalcanzardeterminadospropsitos.
Desdelapticadelosexpertos,nosloesclavedetectarestosfactoresquegeneranimproductividades,sinotambintratardeneutralizarlosoreducirlos,atravsdelagestinprofesional.
Noseven,peropesan
ElingenieroJorgeOnzari,gerentedeMantenimientoyServiciosdeIngredionArgentina,firmaespecializadaenelprocesamientodelmaz,aseguraqueloscostosocultosimpactanenlarentabilidadycompetitividaddelasempresas,enunamplioespectrodeactividades.
"Puedensermuyvariados,tenerdistintoorigenyrequerirdiferentessoluciones.Anivelproductivo,lanodisponibilidaddeequiposensupuntoptimodefuncionamiento,olaausenciadeplanificacin,
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generantiemposimproductivosmuyaltos.Lomismopuedepasarconlafaltadeidoneidaddelosoperadoresparaejecutarunatarea,larotacindepersonal,losaccidenteslaborales,lascondicionesdetrabajoquegenerenincomodidadesergonmicasolasprdidasenlosdepsitos",afirmaOnzari.
ParaAnbalCofone,docentedelaFacultaddeIngenieradelaUBAyconsultordepymesenMejoraContinua,"enlosrubrosindustriales,ysolamenteenmateriademanodeobra,losdiferentescostosocultospuedensignificarsobrecostosdemsdel30%,medidosaestndaresrelativamentetolerantes".Haceunosmesesrelata,enunaempresafabricantedeplsticos,aljubilarseeloperariodeunainyectora,descubrieronqueconciertosmoldescrticos,lamquinahabatrabajadolosltimosveinteaosalamitaddelavelocidadposible."Nadiequisohacerlacuentadeldineroquehabanperdidoycmoestohabaimpactadonegativamenteenelclimayelritmodetodoelequipo",diceCofone.
Elejemplohablaalasclarasdeunacarenciadeplaneamientoydeadministracindelosrecursoshumanos,reaenlaqueefectivamenteestoscostosocultospuedensersignificativos.
OscarBanegas,gerentedelServiciodeCompensacionesdeHayGroup,consultorainternacionalespecializadaengestinderecursoshumanos,aseguraquemuchaspymestienenbajoniveldeprofesionalizacinensugestinyesotieneefectosnegativossobrelaempresa.
"Hayempresasquenodedicantiempoalasfuncionesdeentrenamientoycapacitacin,nigeneranestrategiasdeatraccinyretencindesusrecursoshumanos,quetienenunavisindecortoo,alosumo,medianoplazoyvivenencrisisdesupervivencia.Generalmente,tienenunapersonaqueseocupadeliquidarsalariosygestionarladocumentacinlaboral,peronointervienenenlaadministracindelosconflictos,nieneldesarrolloyelalineamientodelospuestosdetrabajoconlasnecesidadesdelafirma.Tambincarecendeunaestrategiadecapacitacinpermanenteysistematizada,loqueenfatizaelincrementoencostosocultos",diceBanegas.
CarlosAnino,presidentedeSynthesis,firmaespecializadaensolucionesinformticasparaelretail,connfasisenautomatizacincomercial,dicequeenestesectorlarotacindeempleadossueletraducirseenunbachedifcildecubrir.
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"Aladificultaddeobtenerenelmercadoundesarrolladorparatecnologasdeobjetos,seagregalaposteriornecesidaddedotarlodelconocimientodenuestraplataforma.As,lascurvasdeinduccindependenmuchodelaaptitudylaactituddelprofesionalingresante.Paragraficarlo:ladiferenciaentreundesarrolladorseniorJavayunoVTOLnuestroproductodesarrolladoenJava,puedeoscilarentretresydiezmesesdeinduccininterna.Puedenaparecerbachesimproductivosenlagestindeequiposdetrabajo:uncolaboradorasignadoadiferentesproyectos,precedenciadetareas,osimplementefaltadeuncontrolmsexhaustivodelaproduccin.Segnlacalidaddelseguimiento,losbolsonesimproductivospuedentransformarseencostosocultosdifcilesdeabsorber",destacaAnino.
Contodo,enlaindustriadelsoftwaresereconocenotroscostosocultosqueexcedenlagestinderecursoshumanosypuedenabarcarunaporcinimportantedelpresupuestototaldeproduccin."Enelcasodedesarrollosamedida,elcambiodealcancedelproyectogeneracostosmuchasvecesincobrablesparaelsector,porejemplopormodificacionespedidasporlosclientesqueellosconsiderannimias,oporladilacindeltiempodecobro,oporerroresdeanlisisdelasaplicaciones.Yhayuncostoocultomuyimportanteenlabrechaentreelpresupuestoylaaceptacindeltrabajo,quepuededemorarmsdedosmesesenunescenarioconinflacin,implicaresignarrentabilidad",cuentaCarolinaBandoli,CEOdelaconsultoraespecializadaMarkeTIC.
"Eltiempoquepuedetardarelreacomodamientodepreciossueleresultaroneroso,msenlosproyectosdebajomargen,generalmenteporqueelcontratodeserviciosnocontemplaeltrasladoapreciodeloscambiosqueincidenenloscostos,comolossalariosolavariacinenlosndicesdereferencia",acotaAnino.
Porcierto,tambinsondediversandoleloscostosocultosenlaindustriamanufacturera,dondesereconocentresgrandesgrupos:losvinculadosamaquinariasyequipos,losquetienenqueverconlosrecursoshumanosylosasociadosalosprocesosproductivos."Estcomprobadoqueentrelasposiblescausasdelasprdidasenlosequipos,figuraeldeterioroqueimplicalafaltadeunbuenprogramademantenimientoo,simplemente,porquelosencargadosdeobservarycorregirestasfallasaceptanestasprdidascomonormales",diceOsvaldoMartnezPereyra,docentedelactedradeIngenierayMantenimiento,delInstitutoTecnolgicodeBuenosAires(ITBA).
Elexpertotambinserefierealosfactoresimproductivosquegeneran
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lasdeficienciasenlalogstica.Porejemplo,lostiemposqueinsumeeldesplazamientodemateriaprimadeundepsitohastaelcentroproductivo,oladecisindecomprarpalletsdemaderadebajacalidadofueradelestndar,queluegosetraduceenroturasdemercaderas,bloqueosdemquinasoaccidentes.
Sobreestepunto,JosLuisLosada,directordeTecnologsticaConsultores,dicequelalistadecostosocultosenlogsticaesenorme,aunenlasempresasmseficientes."Laincidenciadeestoscostoscrececuandolasfirmascarecendeindicadoresdegestin,quepermitenmonitorearlosprocesosymanteneromejorarlosnivelesdeeficienciaonosesiguenbuenasprcticasencadaunadelasactividadeslogsticas",afirmaLosada.
IgnacioHerrou,jefedeLogsticayDistribucindelfabricantedelevadurasCalsa,aseguraque,ensumomento,loscostosocultostenanimpactodirectosobrelaproductividaddeestafirma,quemanejamsde200SKU(StockKeepingUnit),osea,lostemsqueparticipanenelinventario.Yrelata:"Nosafectabantantoenlalneadeproduccincomoenlapreparacindelospedidosenelcentrodedistribucin,porlacantidaddeSKUyporlaaltafrecuenciadevisitasquerequeracadapedido,conelconsiguientemayortiempodepreparacin".
Soluciones
"Lareduccindeloscostosocultosenlogsticaesunprocesoquenotienefinyqueaportabeneficiossignificativos,conmnimasinversiones",defineLosada.
Paraelconsultor,esteobjetivoimplicalaincorporacindesistemasdegestinqueordenenelprocesooperativo,mejoresprcticasencadafuncin(diseoeficientededepsitos,calidadcertificadaenlapreparacindepedidos,facturacinculatacamin,etc.),desarrollodeunprocesodemejoracontinuaqueobligueaunarevisinpermanentedelacalidaddelagestinporejemplo,lacertificacindeunanormadecalidadespartedeeseproceso.Pero,porsobretodo,LosadarecomiendatenerIndicadoresdeGestin(KPI)quepermitanmedirdndeseencuentraparadalaempresayhaciadndesedirige.Paratodoello,agrega,esclavelacapacitacindelagente,teniendoencuentaquelasnecesidadesvaransegnelperfildelospuestos:"Debehaberuntipodecapacitacinparalosoperariosyotraparalossupervisoresoanalistaslogsticos".
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EnCalsa,diceHerrou,loscostosocultosenlaactividadlogsticasesuperarongraciasaunaestrategiadegestinllamadaProyectoMsque,entreotrasacciones,habilitunindicadordeeficienciadenominadoOEE(OverallEquipmentEfficiency),incorporunsistemadegestin,queincluyeaccionesdecapacitacindelpersonalylaadopcindemedidasdeseguridad,higieneymedioambiente.Yagrega:"Loscambiossecentraronenlamodificacindellayoutdelcentrodedistribucin,paraacortarlasdistanciasquerecorranlospreparadoresdepedidosysereclasificaronlasubicacionesdelosSKU,haciendomseficientetodoelproceso.Secompletaconunmanualdeprocedimientosconlasmejoresprcticasdetrabajo,alqueaccedetodoelpersonal".
Cofone,porsuparte,aseguraqueenlaidentificacinyposteriorreduccindecostosocultoshayunapalabraclave:medir."Lasecuenciaserahacerprimeroelestudiopreviodetodoloqueconsumeorequiereproducirelproducto,luegoimplementarconcuidadoyprofesionalismoelproceso,ydespusmedirenformapermanente,paraqueconlamejoracontinua,sepuedairajustando"
EnlamismalneaopinaMartnezPereyra:"Silaempresamidelaentradademateriaprimaalaplanta,puededescubrirsitraselprocesodeproduccinseconsumemsdelodebido,silaprdidaestenlafaltadecuidadodelosoperarios,enposiblesrobosoenelvencimientodeproductos.Osea,enlamedidaquesemidaenformasistemtica,estasituacinobligaatodoslosqueintervienenenelprocesoproductivoasermsresponsablesensusfunciones".
Precisamente,larecomendacindelconsultorBanegashaceejeenlaspersonas."Lafrmulanoesmgica,hayquetrabajarenla'profesionalizacin',paramedirpermanentementeelimpactorelativoquetienecadacargo,puestodetrabajo,trabajador,sistemas,maquinariasyculturadelaempresa.Yenestecamino,loprimeroquesedebehaceresformalizarla'educacin'delospropietariosyconductoresdelaspymes,enaspectosdedireccindenegocios,conduccindepersonas,competenciaseincumbenciasdeltrabajo".Laaplicacindeestaestrategiapermitir,asuvez,adoptardecisionesorientadasalograrunamayoreficienciaproductiva,porunmayorcontroldegastos.
EnMannHummel,fabricantedefiltrosparalaindustriaautomotriz,detectaronque,amedidaquecrecalaempresa,aparecanmuchosgastosnuevos,comoelservicedeacondicionadoresdeaire,almuerzosdeejecutivosocartuchosdetintasnopresupuestados."Decidimosque
Caso HSBC: las empresasiniciaron sus descargosEmpezaron a exponer directivos de empresaslocales que tuvieron cuentas en el banco.
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tepuedeinteresar
todaslascompras,aunmnimas,debenseraprobadasyregistradasyluegoemitidascomosolicitudesdecomprapornuestrosistema",diceGerhartOsman,gerentegeneraldeMannHummel.
Deigualmodo,enIngredionArgentinalaestrategiaseorienthaciavariosfrentes.Porunlado,conlacertificacindelasnormasISO9000,18000y22000,msindicadoresdegestinparapodermedirlasdiferentesvariablesdelaactividad.Y,porelotro,implementaronLeanSixSigma,unametodologaparamejorarlosprocesosdeproduccin,minimizandolacantidaddefallasoerrores.
"Nuestrafabricacinesdeprocesocontinuo,porlotanto,formamosunequipointerdisciplinarioysubdividimoslaplantaenreas.Luego,describimoselprocesodecadaunadeellas,consuscorrespondientesetapas,susinputsyoutputs.Encadaetapa,enumeramoslosproblemasdemayorimpactoquesedetectabany,finalmente,trabajandoenequipo,seanalizaronyejecutaronlasideaspropuestasporlosparticipantes",afirmaOnzari.
Otroejemplodelasventajasdeprofesionalizarlasdiferentesreasdelaempresa,eseldelingenieroacargodelaplantadeproduccinylapromocindelmantenimientopreventivoenlasmquinas,paraevitarfuturasaveras.
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