1 Introdução ...................................................................................................................................................... 32 Cinco passos para dobrar a produtividade da minha equipe .................................................. 43 Gerenciamento de tarefas: como estimar prazos? ......................................................................... 124 Como designar tarefas de maneira eficiente ................................................................................... 185 Como fazer gestão de equipe e pessoas com o Project Builder? ........................................... 216 Melhores práticas para uso do timesheet com o Project Builder ........................................... 257 Conclusão....................................................................................................................................................... 318 Sobre a Project Builder ............................................................................................................................ 32

SUMÁRIO

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Introdução

Técnicas e ferramentas de gerenciamento são fundamentais para o sucesso de um projeto, mas o fator humano deve ser levado em conta. Gerir pessoas requer muito dialogo e transparência e o gerente de projetos deve estar atento à motivação de sua equipe a fim de otimizar cada vez mais a produtividade desta.

Claro que ferramentas e metodologias tem muito a auxiliar na gestão de pessoas, seja na avaliação continuada do desempenho de um membro da equipe, estipular prazos ou mesmo designar tarefas dentro de um time. O gestor deve conhecer bem sua equipe e assim poder casar não apenas o funcionário melhor preparado para desempenhar uma atividade como aquele que mais se identifica com essa ação.

Cada colaborador tem um perfil diferente e o gestor de projetos precisa não só conhecer cada uma dessas nuances como saber atuar quando algo não vai bem. Pense no projeto como uma sinfonia, o gerente como o maestro da orquestra e os colaboradores são os músicos.

A empresa pode ter os melhores objetivos possíveis, mas se a equipe não estiver afinada tudo vai por água abaixo. Neste e-book trazemos dicas para adoção de metodologias ágeis, indicadores de produtividade, além de como estipular prazos, gerenciar capacidades e administrar imprevistos para a conclusão de um projeto.Espero que esse e-book seja útil para o seu dia a dia e te ajude a alcançar seus objetivos. Boa leitura!

Thiago ReisDiretor de Sucesso do Cliente da Project Builder

1.INTRODUÇÃO

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2- Cinco passos para dobrar a produtividade da minha equipe

Realizar mais em menos tempo e garantir que o trabalho seja feito com a maior agilidade possível sem perder nada no quesito qualidade: que gerente de projetos em sã consciência não sonha com isso? Isso não só é possível, como vamos ver agora cinco Passos fundamentais para dobrar a produtividade da sua equipe de desenvolvimento:

1º passo: conheça bem sua equipe

Por mais que o currículo de cada profissional diga muita coisa, é no momento de realmente fazer acontecer que percebemos quais são as competências de cada pessoa, as habilidades e atitudes que as fazem especiais em determinada atividade.

CINCO PASSOS PARA DOBRAR A PRODUTIVIDADE DA MINHA EQUIPE2.

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É o famoso CHA — Conhecimento, Habilidade e Atitude — que torna cada profissional único. E conhecer esse triângulo comportamental de cada colaborador ajuda a distribuir as tarefas de modo estratégico, colocando a pessoa certa na atividade certa, garantindo assim uma maior produtividade.

O conhecimento pode ser adquirido por meio de treinamentos, capacitações, graduações, pós-graduações, MBAs e diversas outras formas de educação continuada. Já a habilidade consiste em saber colocar o conhecimento em prática, não ficando limitado apenas à teoria, afinal, o conhecimento tácito só é válido quando pode ser efetivamente explicitado em ações. Por fim, a atitude diz respeito à vontade de fazer, usando o conhecimento em parceria com a habilidade para transformar o ambiente e fazer de cada atividade e projeto um verdadeiro sucesso.

Se você conhece bem sua equipe, automaticamente consegue identificar o nível de desenvolvimento de cada uma dessas vertentes, proporcionando os meios para que o time se desenvolva até que se torne altamente competente. Um membro da equipe que acaba de se formar, por exemplo, tem o conhecimento da academia, pode ter alguma habilidade, mas não possui experiência de mercado. Mas se ele tiver atitude certamente desenvolverá bem suas atividades. Por outro lado, se não tiver motivação para ir atrás do que precisa por si mesmo, ficará dependente dos outros, podendo, assim, tornar-se um problema para a produtividade da equipe de desenvolvimento.

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Garantir que todos entendam detalhada e completamente seus papéis e suas responsabilidades também contribui para que você conheça melhor cada membro da equipe e possa definir tarefas e prazos com uma maior assertividade, agilizando a execução do projeto.

2º passo: adote um software de gestão de projetos

Quanto mais informações precisam ser gerenciadas em um projeto, igualmente maior se torna a complexidade para manter tudo sob controle. Se for um programa ou portfólio então, a dificuldade aumenta exponencialmente! Por isso, a adoção de um software de gestão de projetos se torna a melhor forma de colocar o planejamento em execução sem medo de falhas, riscos, atrasos ou qualquer outro tipo de problema.

Com um software de gestão de projetos você passa a ter a capacidade de planejar com cuidado cada fase dos trabalhos, controlando o que vem sendo realizado e monitorando os resultados para que não existam divergência entre o previsto e o realizado. Com a ajuda dessa ferramenta você pode ainda manter a equipe focada em suas respectivas atividades, de forma a prever a alocação de recursos com mais precisão, sem eventualmente precisar lidar com contratações emergenciais.

Ao acompanhar de perto o desempenho da equipe, é possível determinar o tempo médio gasto em cada atividade, para que não aconteçam atrasos durante sua execução. Com essa tática, se houver qualquer tipo de problema com um membro da equipe — como uma ausência

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temporária, uma falta injustificada ou até mesmo um desligamento —, você pode rapidamente rever o planejamento de atividades a fim de priorizar aquilo que realmente é importante.

Com os relatórios emitidos pelo software de gestão de projetos você passa a ter todos os aspectos mais relevantes do trabalho monitorados e controlados em tempo real, podendo tomar decisões a qualquer momento para ajustar não só o planejamento como sua própria execução, de modo a não perder a produtividade que a equipe vem tendo.

Além disso, com a implementação desse recurso você pode identificar muito mais facilmente riscos que possam vir a impactar o projeto, além de reconhecer falhas que não foram tratadas, padronizar as fichas de controle de horas trabalhadas (timesheets) para que não ocorram discordâncias e ainda avaliar os processos utilizados até o momento para otimizá-los e, assim, garantir uma maior produtividade para a equipe.

3º passo: defina uma metodologia de trabalho

Definir uma metodologia de trabalho ajuda a criar um bom alinhamento entre os membros da equipe, colocando todos nos mesmos objetivos. Padronizar processos, documentos e fluxos de comunicação confere mais agilidade à execução das atividades, uma vez que todos passam a estar devidamente familiarizados com a rotina, deixando de gastar tempo na tentativa de desvendar o que deve ou não deve ser feito.

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Adotar uma metodologia ágil — como o Scrum, por exemplo — pode ser uma boa ideia para colocar sua equipe trabalhando com foco em melhores práticas de gerenciamento de projetos. Acredite: quando todos estiverem afinados com os preceitos da metodologia ágil adotada, poderão compartilhar aprendizados, trocar percepções e, assim, construir uma maneira única de desenvolver projetos com mais agilidade.

Mas atenção: para que a metodologia de trabalho adotada funcione perfeitamente, é preciso que os fluxos de comunicação estejam bem estabelecidos e em pleno funcionamento, além de ser necessário que as pessoas saibam onde e como buscar as informações de que necessitam, podendo consultar rapidamente outros membros da equipe para sanar dúvidas e trocar ideias sempre que necessário.

Também nesse sentido um bom software de gestão de projetos pode ajudar — e muito! —, pois o recurso auxilia o compartilhamento do conhecimentos adquiridos ao longo do projeto e permite que se crie diferentes níveis de acesso para cada membro, garantindo assim a segurança da informação sem comprometer a produtividade da equipe de desenvolvimento.

4º passo: meça a produtividade sempre

Para saber como anda a produtividade da sua equipe não basta simplesmente sair perguntando por aí se está tudo dentro do planejado. É preciso mensurar indicadores de produtividade diários, semanais e mensais para saber se a equipe está realmente desempenhando suas

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atividades dentro do esperado ou se é preciso melhorar para que o projeto não seja impactado. Mas como fazer isso?

A primeira etapa a ser cumprida consiste em desmembrar os objetivos da equipe em metas e indicadores de produtividade. Quando cada pessoa sabe exatamente o que é esperado dela, natural e automaticamente desenvolve um maior senso de comprometimento com suas obrigações, pois sabe direitinho das consequências de qualquer deslize de sua parte.

Os indicadores de produtividade devem dar uma visão geral não só sobre a performance de cada membro da equipe como do time como um todo, pois só assim o gerente de projetos terá condições de avaliar como anda a execução dos trabalhos. Para facilitar esse controle, é possível investir em um sistema de gestão de projetos que tenha um módulo para o monitoramento e o controle da produtividade da equipe. Assim, por meio de relatórios analíticos fica mais simples saber como cada pessoa está desempenhando suas atividades, se os objetivos serão atingidos ou se é preciso ter uma conversa com a equipe para que haja maior comprometimento.

Com essa ferramenta você ainda terá condições de saber como o tempo de cada membro da equipe vem sendo empregado, quantas horas são gastas em cada atividade e como classificar as atividades para que as mais importantes sejam executadas sempre em primeiro lugar. Assim, o gerente de projetos tem praticamente a produtividade da equipe em suas mãos, podendo agir rapidamente para corrigir desvios e garantir a entrega do projeto dentro do

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prazo previsto. Conheça o caso da Tree Tools, que conseguiu otimizar o uso dos recursos, diminuir o pagamento de horas extra e ainda melhorar suas métricas.

5º passo: converse com seus funcionários

A gestão de pessoas é um dos grandes desafios do gerente de projetos. Saber lidar com motivações, objetivos, dificuldades, conceitos previamente concebidos, conflitos e perfis distintos é de extrema importância para garantir a produtividade da equipe de desenvolvimento sempre em alta. Lembre-se de que quando não há harmonia entre os colaboradores fica difícil cobrar resultados, fazer com que as pessoas trabalhem em conjunto e ajudem umas às outras. Por tudo isso e muito mais, manter um diálogo constante é fundamental.

E essa dica vale não apenas para as reuniões de alinhamento sobre os projetos, mas também para momentos distintos, a fim de dar feedback sobre o trabalho de cada profissional, pedir feedback sobre seu próprio trabalho, perguntar como anda o relacionamento com os demais membros da equipe e o que pode ser melhorado. Se as pessoas percebem que têm abertura para dialogar, para levar seus problemas e dificuldades para as lideranças, sentem-se mais confiantes em desenvolver um bom trabalho, ficam mais comprometidas com suas atividades e melhoram sua produtividade sem a necessidade de cobranças constantes por resultados.

Então guarde o seguinte: conversar ainda é a melhor forma de obter a confiança das pessoas, de motivá-las a darem o melhor de si mesmas pelo projeto e estimulá-las a aprimorarem suas

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competências constantemente, contribuindo para a execução de trabalhos cada vez mais bem-sucedidos.

E aqui fica ainda uma dica extra super valiosa: estabelecer uma política de bônus ou comissões por produtividade também pode motivar bastante sua equipe a trabalhar com afinco pelos resultados desejados. Só não se esqueça de deixar os parâmetros para a cessão dos benefícios bem claros para todos, ok? Quando a comunicação flui em duas vias é muito mais fácil conquistar o comprometimento da equipe.

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3- Gerenciamento de tarefas: como estimar prazos?

Uma das atividades mais importantes da gestão de projetos é também uma das aparentemente mais simples: o dimensionamento do tempo. Afinal de contas, depois que a duração das tarefas é devidamente calculada, o planejamento passa a tomar forma. E isso se alinha ao sequenciamento dos trabalhos e, consequentemente, permite a elaboração do cronograma completo do projeto.

Nesse contexto, é extremamente importante manter em mente que os esforços de gestão não são nada independentes. Assim, ao calcular a conclusão de uma demanda em 10 dias em vez de 5, por exemplo, é possível aumentar a força de trabalho em tempo hábil. Ou seja, os

GERENCIAMENTODE TAREFAS: COMO ESTIMAR PRAZOS3.

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recursos humanos e a organização da equipe como um todo estão intimamente ligados ao gerenciamento do tempo.

Mas uma gestão de projeto realmente eficiente tem como premissa estimar valores realistas. Lembre-se: é o nível de precisão dessas estimativas que determina a confiabilidade do planejamento.

Regra geral da divisão das tarefas

Antes que qualquer empenho seja empreendido no sentido de estimar tempo, o gestor deve estar seguro de que a atividade foi dimensionada adequadamente. É preciso ter bastante cuidado para que uma tarefa macro seja quebrada em atividades menores, porque só isso já contribui para a organização geral, tornando o trabalho melhor gerenciável. Caso contrário, os esforços envolvidos tanto na elaboração do plano como em sua execução se tornam desnecessariamente maiores.

Imagine, por exemplo, que no projeto de construção de uma casa a fase do acabamento não seja dividida em unidades menores. Nesse caso, a atribuição de recursos humanos ficaria comprometida por requerer diferentes disciplinas de mão de obra. Nesse caos, o monitoramento sofreria prejuízos por ter que medir diferentes trabalhos em uma única unidade. O ideal seria criar, então, subdivisões, tais como: “reboco”, “massa corrida” e “azulejos”. Percebe a diferença?

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Essa diluição contribui para a redução do nível de complexidade da demanda, assim como dos riscos envolvidos. É como lidar com um problema complexo, mas em partes menores. Dessa forma, o que era grande acaba se tornando pequeno e totalmente sob controle.

Estimativa análoga ou top-down

A técnica em questão se baseia no exame de documentos, registros, lições aprendidas de projetos passados, dados de concorrentes ou de demais organizações que desempenharam trabalhos parecidos. Com base nesse levantamento histórico é possível estabelecer uma estimativa mais confiável. E por ser um método que tem como suporte apenas a consulta de informações, apresenta como vantagem uma dupla economia: de tempo e de pessoal envolvido.

Essa estimativa pode tanto ser aplicada a um projeto como um todo como somente a uma tarefa. Assim, no caso do panorama mais amplo, se os últimos 3 projetos similares foram concluídos em 14 meses, por exemplo, é provável que esse próximo projeto também se estenda por esse prazo. E no caso mais restrito, aplicado apenas a uma tarefa, a lógica é a mesma: se nas ocasiões em que essa atividade foi desempenhada foram consumidos 5 dias, logo, essa deverá ser a duração considerada.

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Consulta a opiniões especializadas

Caso não exista domínio por parte do gerente de projetos ou mesmo se houver qualquer tipo de insegurança sobre o assunto, convém considerar a intervenção de especialistas — que podem ser os próprios membros da equipe, pessoas alocadas em outros projetos ou terceiros contratados. Pense bem: se não há conhecimento suficiente, arriscar com base em suspeitas ou presunções não é nada prudente, além de não ser essa a postura esperada de um gestor responsável.

Guarde desde já o seguinte: é necessário, antes de mais nada, ter cautela e reconhecer as próprias limitações. Dessa forma, quando não há consenso ou não se tem a noção adequada da complexidade da demanda, a avaliação especializada de consultores pode sim ser a melhor alternativa, buscando identificar as variáveis envolvidas e prever a duração do trabalho.

Estimativa de três pontos ou técnica PERT

A técnica de PERT (Program Evaluation and Review Technique) leva em consideração três cenários possíveis para determinar o tempo de uma atividade: duração pessimista (P), duração otimista (O) e duração mais provável (MP). Esse método também pode contar com o suporte de opiniões especializadas citado acima e, inclusive, ser usada também para as estimativas de custo. É dada pela fórmula (P + 4 x MP + O) / 6 e o resultado fornece a duração esperada.

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Note que a fórmula atribui peso 1 para os contextos pessimista e otimista, enquanto atribui peso 4 ao cenário mais provável. E ainda assim o peso pode ser alterado, desde que a soma não ultrapasse 6, conforme a realidade do projeto ou a tolerância a riscos do gestor. A fórmula do desvio padrão — dada por P - O / 6 — também pode ser aliada a essa técnica com o objetivo de chegar ao intervalo da estimativa. Digamos, por exemplo, que com a técnica de PERT tenham sido calculados 9,5 dias para a tarefa X. Nesse caso, sendo a duração otimista igual a 10 e a pessimista igual 15, o desvio seria de 0,8. Assim, a tarefa levaria 9,5 + 0,8 ou 9,5 - 0,8 dias, que é igual ao intervalo entre 8,6 a 10,3 dias.

Estimativa paramétrica

Para a utilização dessa técnica surge a necessidade de se trabalhar com dados muito bem consolidados, sob o prejuízo de o método se tornar impreciso. Afinal de contas, essa metodologia observa os relacionamentos entre as variáveis e uma determinada atividade para calcular as estimativas. Dessa forma, se o desenvolvedor João escreve 50 linhas de código por dia, por exemplo, naturalmente se conclui que ele desenvolverá 500 linhas de código em 10 dias, certo?

O segredo está em, sempre que possível, calcular a duração das atividades com o apoio do time envolvido. Isso gerará maior credibilidade e engajamento dos integrantes. Claro que sabemos que é impossível definir com extrema exatidão a data em que um projeto será

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terminado, mas é plenamente factível alcançar valores bastante próximos. E esse deve ser o foco do gerente de projetos. Se não for dessa forma, o planejamento se torna figurativo, desacreditado e sem valor para a organização.

É importante ainda ressaltar que o cronograma, o gráfico ou qualquer outro documento que contenha a duração das atividades requer a publicidade necessária, não devendo ser um arquivo ou uma ferramenta de uso exclusivo do gerente de projetos. Os prazos a serem atendidos devem ser facilmente visíveis por todos, permitindo o acompanhamento da produtividade esperada por parte da equipe, assim como suas responsabilidades. Dessa forma, os colaboradores adquirem um maior senso de urgência e de priorização, que poupam a necessidade de intervenção contínua para o gerenciamento de tarefas por parte do gerente de projetos.

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4 - Como designar tarefas de maneira eficiente

Ao se iniciar ou conduzir projetos, talvez o grande desafio seja o de designar tarefas para os membros das equipes envolvidas. Nesse momento, caberá ao gerente do projeto identificar e avaliar em cada um desses profissionais, as qualificações para que todas as atividades e etapas do projeto sejam cumpridas dentro do prazo estipulado no cronograma e com a qualidade necessária.

Aperfeiçoe métodos e processos constantemente

Procure aperfeiçoar constantemente a metodologia aplicada, sistemas utilizados, processos desenvolvidos e estruturas associadas aos projetos. É extremamente importante

COMO DESIGNARTAREFAS DEMANEIRA EFICIENTE4.

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que esses aperfeiçoamentos sejam em todas as áreas de atuação. Porém, isso requer treinamento para que os integrantes da equipe possam assimilar melhor suas tarefas.

Investir em recursos tecnológicos e funcionais, como softwares de gestão de projetos, é fundamental. Reunir sempre o time para acompanhar o desenvolvimento e também estipular prazos fará com que tudo ocorra dentro do planejado. Somente com uma equipe treinada e ferramentas eficazes será possível o sucesso do projeto!

Planeje atividades e recursos que serão designados

O planejamento das atividades é fundamental, assim como reservar recursos e direcioná-los para onde for necessário, incorporando contingência quando necessário. Ela pode ser de recursos humanos ou financeiros. Nesse contexto, é preciso perceber as áreas que demandam esses investimentos para que o trabalho não seja comprometido.

Levante prioridades e desvios de recursos aceitáveis

Também é necessário definir quais são as prioridades da empresa, de cada projeto, bem como os desvios aceitáveis com relação aos recursos no que se refere ao trabalho a ser feito. Além disso, é preciso integrar as tecnologias necessárias, levando em conta os custos que envolvem o projeto como um todo.

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Conte com recursos tecnológicos para auxiliá-lo

Com o auxílio da tecnologia, pode-se obter ganhos significativos. Para tanto, existem disponíveis no mercado vários softwares que auxiliam o gestor em todos as fases do projeto, inclusive na designação das tarefas de maneira eficiente – como já citado.

É importante também que se tenha disponíveis ferramentas, processos e infraestrutura para auxiliá-lo à delegar as tarefas, bem como a controlar a execução delas a fim de que o projeto seja um sucesso.

Para isso, deve-se trabalhar com um plano de projeto, que precisa conter também um escopo bem definido, cronograma de execução e estimativa dos custos envolvidos. Tudo isso de forma detalhada, para todas as atividades. Isso aumentará a possibilidade de superar as expectativas de patrocinadores, cliente e outros envolvidos. Contudo, é importante que a eficiência seja parte da cultura empresarial, que precisa ser focada em entregas, do gerente de projeto às equipes envolvidas.

O aperfeiçoamento desta eficiência produtiva deve ser constante. Para isso, invista no treinamento das equipes. Outra maneira eficaz para melhorar sempre o trabalho, é a otimização constante dos processos. Isso ajudará, inclusive, a eliminar a ociosidade, o desperdício e os gargalos operacionais.

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5 - Como fazer gestão de equipe e pessoas com o Project Builder?

Atualmente, o modelo organizacional de departamentalização está cada vez mais diversificado e complexo. Uma microempresa, por exemplo, pode contar com apenas cinco funcionários internos, mas ter o suporte de incontáveis freelancers para a execução de determinados projetos. Por outro lado, as médias e grandes empresas ainda enfrentam o desafio de gerir uma série de profissionais em diferentes setores, de maneira verticalizada e especializada. Em qualquer um dos casos, a gestão de equipes é uma tarefa indispensável para a manutenção da produtividade.

Acontece que quanto mais complexa for a estrutura de uma organização — seja pelo estabelecimento

COMO FAZER GESTÃO DE EQUIPE E POSSOAS COM O PROJECT BUILDER5.

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de redes externas, seja por conta de uma verticalização exacerbada —, mais difícil será o monitoramento e, consequentemente, mais tempo será destinado para esse controle. A saída para tornar a gestão desses processos mais eficaz está na automatização. Vamos falar pouco sobre a utilização do Project Builder na gestão de equipes.

Níveis e perfis de acesso

Evidentemente, o software leva em questão que existem pessoas com diferentes níveis hierárquicos dentro de uma organização e, por conta disso, necessitam de poderes e ferramentas diversificadas. Um gerente de projetos, por exemplo, deve ter acesso à informações e ferramentas específicas, que não necessariamente podem ou devem ser disponibilizadas para um supervisor da área ou um funcionário de execução. O controle é garantido, uma vez que é possível diferenciar níveis de acessos.

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Controle individualizado

Você sabe quanto tempo os seus funcionários estão destinando aos projetos da empresa ou às suas atividades cotidianas? Qual é a disponibilidade dos seus colaboradores para uma determinada tarefa? A produtividade individual média? Com o Project Builder, o gestor poderá acompanhar cada um desses aspectos dos funcionários antes mesmo de delegar qualquer tipo de atividade. Dessa forma, ele saberá exatamente como e quando alocar seus recursos humanos, ou seja, será possível realizar uma gestão racional.

Alocação de recursos humanos

A interface do Project Builder é extremamente intuitiva, o que favorece a alocação de recursos humanos para projetos. Com base nas informações preenchidas no sistema, o gestor pode procurar por profissionais de maneira rápida e montar sua equipe. A ferramenta possibilita a criação de listas variadas, podendo classificar os profissionais por setor, produtividade, hierarquia, conhecimentos específicos, dentre outros. Quer um especialista em Java? Com alguns cliques, todos os colaboradores qualificados aparecerão para você, com gráficos mostrando sua disponibilidade.

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Conhecimentos aprofundados

Por fim, outra característica importante do ProjectBuilder é o fato de que as informações referentes a todos os profissionais podem ser facilmente acessadas por gerentes e diretores. É claro que, dependendo do tamanho da empresa, é muito difícil — ou impossível — conhecer cada um dos seus profissionais ou, ainda, detalhes específicos sobre as suas habilidades, perfis pessoais, dentre outros. Utilizar esse tipo de software permite que qualquer gestor conheça profundamente os seus colaboradores, facilitando o comando de todas as equipes.

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6 - Melhores práticas para uso do timesheet com o Project Builder

MELHORES PRÁTICAS PARA USO DO TIMESHEETCOM O PROJECT BUILDER6.

A busca pelo equilíbrio entre escopo, tempo e custos é constante no gerenciamento de projetos, sendo que escopo e custos acabam sempre levando vantagem quando o assunto é monitoramento e controle, pois seus impactos em relação ao todo são bem mais visíveis. É por essa razão que muitos projetos não são entregues no prazo adequado, uma vez que não existe o entendimento de que tempo também é um recurso extremamente valioso, devendo ser monitorado com o mesmo afinco que os demais pontos do chamado triângulo de ferro do gerenciamento de projetos.

Além do mais, quando não existe equilíbrio entre esses vértices, a qualidade do projeto inevitavelmente é comprometida, como a satisfação do cliente.

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Assim, a perda se dá em muitos pontos, além do tempo propriamente dito.

Mas o que queremos dizer com tudo isso? Simplesmente que as empresas ainda não reconhecem a importância do rastreamento do uso de tempo — ou timesheeting — de suas equipes nos projetos desenvolvidos. Achando que essa é uma fiscalização desnecessária, acaba-se trazendo implicações negativas na condução das atividades. Melhor evitar esse desdobramento, certo?

Aumento de eficiência e produtividade

Uma das maiores dificuldades encontradas ao se usar o timesheeting é o tempo despendido no preenchimento de planilhas e na validação das informações. A verdade é que como essa atividade não contribui diretamente para o alcance dos objetivos dos projetos em andamento, acaba relegada a segundo plano.

Mas se você faz um correto acompanhamento do tempo gasto com cada tarefa por meio de uma ferramenta eficaz de gestão de projetos, fica infinitamente mais fácil identificar possíveis gargalos que comprometam a produtividade da sua equipe, definindo assim caminhos mais fluidos para que as atividades aconteçam. Dessa forma a eficiência do projeto como um todo é beneficiada.

Ao identificar exatamente por onde seu tempo está escoando, é possível agir com rapidez e tapar os buracos, evitando que todo o esforço da equipe seja comprometido simplesmente pela falta de um acompanhamento mais de perto.

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Otimização da distribuição de tarefas

Se você tem no timesheet todos os membros da equipe, as atividades sendo realizadas e o tempo necessário para concluí-las, passa a ser possível identificar com maior precisão quem está livre para assumir novas responsabilidades e quem não pode se desviar do seu foco para manter o ritmo do projeto e garantir a entrega no tempo previsto.

Além de tudo isso, com esse recurso você ainda pode identificar a necessidade de contratações ou dispensas de pessoal com segurança, visualizando todo o cronograma do projeto em uma linha do tempo que revela mais que o período restante para a conclusão dos trabalhos. Já imaginou visualizar facilmente todo o fluxo de atividades ao longo do tempo, distribuído pessoa a pessoa?

Flexibilidade nas aprovações

O tempo despendido com as aprovações do quadro de horários onera muito o gerente de projetos. E a verdade é que nem sempre ele é a pessoa mais indicada para fazer essas aprovações, tendo-se em vista as interdependências de atividades do projeto. Isso significa que fazer esse controle um a um e planilha a planilha se torna praticamente inviável.

A melhor maneira de otimizar essas decisões é determinar quem pode validar o quadro de horários de quem com base nas tarefas e suas relações, descentralizando as aprovações e tornando o fluxo muito mais ágil e condizente com o uso de um software que entenda a dinâmica das atividades, permitindo

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um monitoramento constante de cada ação desencadeada.

Maior previsibilidade de ações

Rastrear o tempo utilizado em cada tarefa auxilia no planejamento de novas fases do projeto, com novos recursos, alocação de pessoal e custos envolvidos, já que é possível calcular até mesmo o custo de homem por hora para cada atividade. A assertividade nessas previsões impacta o orçamento total do projeto, bem como o planejamento estratégico como um todo, que pode a partir daí ser revisto a fim de que escopo, tempo e custos não deixem a desejar na qualidade final da entrega.

Da mesma forma, ao prever os acontecimentos com mais precisão, o gerente de projetos pode tomar decisões com muito mais propriedade e segurança, evitando quaisquer possíveis mudanças ao longo do desenvolvimento dos trabalhos.

Eficácia na gestão de conformidades

A pressa no preenchimento do timesheet, bem como a falta de planejamento podem levar a erros que impactam negativamente o projeto — como o simples esquecimento de uma atividade, por exemplo. Nesse sentido, fazer a gestão das conformidades contribui para que as falhas sejam minimizadas, o que se torna bem mais tranquilo com o uso de sistemas que disparem lembretes e notificações para que os membros do time concluam seus afazeres.

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Assim, se uma atividade deixa de ser listada mas precisa ser concluída e o tempo do profissional responsável já está comprometido com outras tarefas, é preciso buscar alternativas, realizar ajustes e garantir que nada deixe de ser feito. Esse pode se tornar um cenário de difícil resolução se não houver o apoio tecnológico necessário para identificar os gaps o mais rapidamente possível.

Clareza e transparência na comunicação

Outra das melhores práticas do timesheet com o Project Builder está relacionada à comunicação, que flui perfeitamente uma vez que a ferramenta facilita a verificação do comprometimento

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de tempo de cada membro da equipe, identificando cada atividade, seu respectivo prazo e sua devida conclusão.

Nesse contexto, como cada pessoa passa a saber exatamente o que é esperado dela, surge um maior sentimento de comprometimento com o trabalho e com os colegas, o que melhora o ambiente de trabalho e impacta diretamente na produtividade dos funcionários.

Aprendizado crescente e constante

Por fim, ao usar o timesheet como instrumento de análise após a conclusão de uma fase ou de um projeto inteiro, é possível detectar pontos de melhoria, verificar onde a equipe errou e onde acertou, de forma a buscar novas formas de otimizar o tempo para gerar ainda mais valor para os clientes.

Você ainda pode utilizar o timesheet como fonte de dados e informações para dar feedbacks para sua equipe em relação ao desempenho individual dos colaboradores, criando metas de desenvolvimento para cada um a partir de uma análise totalmente embasada em resultados concretos.

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CONCLUSÃO

Esperamos que esse material educativo te ajude a tirar o melhor da sua equipe de projetos, mantendo-os motivados, concluindo projetos nos prazos devidos e mantendo a empresa com bons números.

Ainda que, de uma maneira ou de outra, parte do que você aprendeu hoje seja utilizado na empresa, é importante criar mecanismos para que o trabalho e execução desses processos sejam formalizados e bem analisados.

Tão importante quanto adotar esse conjunto de prática é analisar — após sua implantação — os valores gerados para a empresa, os resultados positivos que foram conquistados. Para assim verificar se a produtividade da sua equipe dobrou, triplicou...

Se você ainda tiver dúvidas ou quiser conversar sobre o tema, entre em contato conosco. Nós teremos o maior prazer de bater um papo e entender como as estratégias podem se adequar a realidade da sua empresa.

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SOBRE A PROJECT BUILDER

Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais:

Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos.

Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu faturamento e reduzir custos.

Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e desenvolvimento de produto. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.

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