Utilisation du menu publipostage – Microsoft

Office Word

C’est quoi le publipostage?Technique permettant de produire, à partir d’un document de base plusieurs copies avec desinformations spécifiques?

Je veux adresser une lettre à des contacts, au lieu decopier – coller le même document autant de fois qu’il y a de contacts, ensuitele modifier pour le contact suivant, je peux utiliser le menu publipostage de Word.

Exemple:

Fichiers nécessairesDeux fichiers sont requis pour la réalisation d’un publipostage :

C’est le document qui sera publié. Il peut être n’importe quel type de document: lettre, invitation, diplôme, etc

Document de base

Le fichier qui contient les informations spécifiques à chaque document. Il peut s’agir d’un fichier Word ou d’un classeur Excel. Ces informations sont contenues dans un tableau

Fichier source de données

Document de baseRédiger le document qu’on souhaite publier en réservant un espace pour les champs contenant les informations spécifiques. Il faut signifier ici qu’il estquestion d’un document Word

Il peut se présenter de la manière suivante:

ConvocationNom :Prénoms:Adresse:Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundiDont l’ordre du jour se présente comme suit: 1- Informations 2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure 3- Divers

NB: Ceci n’est qu’un exemple. Le document peut se présenter de toute autremanière.

Les espaces laissés devant Nom, Prénoms et Adresse sont réservés pourRecevoir les informations spécifiques à chaque contact.

Fichier source de données

(élaboration)Les étapes à suivre pour l’élaboration du fichier source de données sont les suivantes:

1• Créer un nouveau document (que ce soit un fichier word ou excel, à vous

d’appréciez)

2• Insérer un tableau dans ce fichier. Ce tableau doit avoir des entêtes (Ex:

Nom, Prénoms, Adresse pour l’édition de convocation ici dans nom cas).

3• Le fichier doit commencer par le tableau. Evitez donc d’avoir un

paragraphe vide avant le tableau. Il ne faut absolument rien saisir avant le tableau.

4• Renseigner ensuite les lignes du tableau. Chaque ligne correspondra à une

occurrence du document de base (bien sûr avec les informations spécifiques contenues dans la ligne)

5• Il ne doit pas y avoir de ligne entièrement vide ou de colonne entièrement

vide. On peut cependant y avoir des cellules vides.

Fichier source de données

(exemple de données)Nom Prénoms AdresseBamba Lacina Treichville, Av 18 Rue

12

Berthé Mariam Plateau, Imm Noguès 5ème étage porte 15

Coulibaly SékouSéri Niamblé Marcory, Rue des

brasseurs

NB: On remarque qu’on peut avoir une cellule vide.Mais attention, pas de ligne ni de colonne vide!!!

Démarrage du publipostageSuivez la procédure ci-dessous pour faire le publipostage:

Dans le document de base, allez dans le menu publipostageCliquez sur « Démarrer la fusion et le publipostage » pour choisir un type de document. Choisir « Document Word normal ». Pour pouvez suivant vos besoins choisir un autre type.

Cliquez sur « Sélection des destinataires » pour choisir la liste desdestinataires. Ensuite cliquez sur « Utiliser la liste existante ». Une boîte de dialogue s’ouvrira pour vous demander de sélectionner un fichier. On sélectionne donc notre fichier source de données. Allez le chercher à l’endroit où vous l’avez enregistré.

S’il s’agit d’un fichier excel, il vous sera demandé de choisirun classeur, dans ce cas cliquez sur nom du classeur qui contient vos données

Insertion des champs de fusion

1. Se placer à l’endroit où on veut insérer (saisir) une informations relative à un enregistrement.

2. Aller dans le menu publipostage.3. Cliquer sur « Insérer un champs de fusion» 4. Vous verrez apparaitre les titres qui se trouvent

en en-tête de votre tableau. Dans mon cas, ça sera : Nom, Prénoms, Adresse

5. On clique alors sur le titre d’en-tête qu’il convient d’insérer à l’endroit où on se trouve.

!!! Tout ceci se passe dans le fichier source de

données

ConvocationNom : « Nom »Prénoms: « Prénoms »Adresse: « Adresse »Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundiDont l’ordre du jour se présente comme suit: 1- Informations 2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure 3- Divers

Nom Prénoms Adresse

Bamba Lacina Treichville, Av 18 Rue 12

Berthé Mariam Plateau, Imm Noguès 5ème étage porte 15

Coulibaly Sékou

Séri Niamblé Marcory, Rue des brasseurs

Aperçu des résultatsOn peut voir le résultat de tout ce qu’on effectué en procédant comme suit:

- Toujours dans le menu publipostage, cliquez sur « Aperçu des résultats » - Vous verrez votre document afficher le première ligne de votre

tableau- On peut se proposer de voir les autres ligne d’enregistrement en

cliquant sur les bouton de navigation sur à côté « Aperçu des résultats »

- Pour finaliser le travail, vous pouvez enregistre le document, l’imprimer. Pour cela, on clique sur « Terminer & fusionner »

- Pour l’enregistrement, cliquez sur « Modifier les documents individuellement » . Vous aurez alors un nouveau fichier contenant toutes les lignes de votre tableau

- Pour l’impression, « Imprimer les documents» ; On peut soit imprimer tous les enregistrements, soit celui qui est en cours (juste devant vous) ou encore délimiter un intervalle d’enregistrement.

ConvocationNom : BambaPrénoms: LacinaAdresse: Treichville, Av18 Rue 12Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundiDont l’ordre du jour se présente comme suit: 1- Informations 2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure 3- Divers

Nom Prénoms AdresseBamba Lacina Treichville, Av 18 Rue 12

Berthé Mariam Plateau, Imm Noguès 5ème étage porte 15

Coulibaly

Sékou

Séri Niamblé Marcory, Rue des brasseurs

ConvocationNom : BerthéPrénoms: MariamAdresse: Plateau, Imm Noguès 5ème étage porte 15Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundiDont l’ordre du jour se présente comme suit: 1- Informations 2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure 3- Divers

ConvocationNom : CoulibalyPrénoms: SékouAdresse:Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundiDont l’ordre du jour se présente comme suit: 1- Informations 2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure 3- Divers

ConvocationNom : Prénoms: Adresse: Treichville, Av18 Rue 12Vous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundiDont l’ordre du jour se présente comme suit: 1- Informations 2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure 3- Divers

Fichier source

de donnéesDocument

de base

ConvocationNom : SériPrénoms: NiambléAdresse: Marcory, Rue des brasseursVous êtes prié de bien vouloir prendre par à la réunion de ce lundiDont l’ordre du jour se présente comme suit: 1- Informations 2- Bilan des activités du mois de Mars de notre structure 3- Divers

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