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COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE
CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES
DES NTIC ?
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Philippe BARRE :
Consultant
Rémi FERRIER :
Directeur Général 21S
Frédéric BOURGAULT :
Expert-Comptable, Commissaire aux Comptes
COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ?
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LE CONTEXTE DU 21ème Siècle
Évolution du métier Les clients veulent un service plus rapide et plus efficace
Développement de la concurrence Évolution des offres d'externalisation Nouveaux entrants à fort potentiel
Difficultés de gestion du personnel Recrutement Turn over 35 heures Développement des temps partiels …
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LES NOUVEAUX ENJEUX
Accroître la fidélité des clients
Gagner du temps pour modifier la nature des missions
Conquérir de nouvelles parts de marché sur ses clients
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LES NOUVELLES PRIORITES
Aujourd'hui, ces deux aspects sontles priorités des cabinets
Tous les investissements ont été réalisés sur les outilsde production ("back office")
L'organisation interne du cabinet et la gestionde la relation clients ont été négligées.
Mais …
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LES NOUVELLES SOLUTIONS : LES NTIC
Aujourd'hui les NTIC sont devenues incontournables
Les NTIC ont plusieurs fonctions Communication Échanges Stockage Partage
Les NTIC réduisent Les délais Les distances Les pertes de temps
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LA NOUVELLE ORGANISATION INTERNE DU CABINET
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LES NTIC, FACTEUR DE PRODUCTIVITE INTERNE
La messagerie sécurisée
L'Intranet
Le Knowledge Management
Pourquoi choisir le mode ASP?
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LA MESSAGERIE SECURISEE
Aussi propre qu'un courrier
Aussi rapide que le fax avec en plus :Confidentialité renforcéeTraçabilité complète
Et de nouvelles possibilités …
Échange de fichiers (Excel, Word, Acrobat…)
Outil de base de travail collaboratif
Aujourd'hui, aussi indispensable que notre téléphone mobile !
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L'INTRANET DU CABINET
Partager l'information à toute heure, sans dérangerles autres membres du groupe, où que vous soyez
Plus d'oubli, toujours à jour, disponible immédiatement
Renforcer l'efficacité individuelle, la réactivité de l'entité "cabinet"
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L'INTRANET DU CABINET
Échanger des messages
Joindre des fichiers (Excel, Word, 1 dossier comptable…)
Consulter un agenda personnel, celui des collaborateurs
Valider des documents
Participer aux forums : partage d’expériences
Accéder aux bases documentaires
Et enfin… naviguer en toute sécurité
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LE KNOWLEDGE MANAGEMENTOU LES CONNAISSANCES DU CABINET DANS L'INTRANET
Normaliser les méthodes de travail
Utiliser les mêmes outils
Avoir le même référent
Se doter d'une assurance qualité
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EXEMPLE D'UN INTRANETLE CABINET PERFORMER
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POURQUOI CHOISIR LE MODE ASP (ou FAH) ?
Moins de contraintes logiciels à gérer
Sécurité maximale des données sur serveur professionnel
Mise à niveau des applications sans intervention du cabinet
Accès disponible 7 jours sur 7, à toute heure
Accès depuis n'importe quel poste Internet avec vos clés personnelles
Accès simultané et partagé des collaborateurs aux serveurs
Pas d'exploitation dans le cabinet : sauvegarde, gestionde l'espace disque, des droits …
Et ouverture… sans autre investissement à vos clients (=Extranet)
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Je suis un « cyber cabinet » avec 21S
Frédéric BOURGAULTExpert-Comptable et Commissaire aux Comptes
CIF Mantes La Jolie
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CIF EN QUELQUES CHIFFRES
1 site à Mantes-La-Jolie
3 Experts-Comptables associés
Réseau Ethernet Bureautique / GroupwareAS 400 Production
Routeur ADSL
36 collaborateurs dont 34 PC et 2 terminaux AS 400
600 clients environ
+ 2 000 payes / mois
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COMMENT DEVENIR UN « CYBER CABINET » ?
La révolution culturelle NTIC
Prise de conscience du management les NTIC sont incontournables
Motiver les collaborateurs vecteur de notre image
Organiser le travail interne autrement réunion de présentation avant changement basculement brutal et volontariste
Intégrer les NTIC dans toutes nos missions gagner en productivité : une panoplie d’outils
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LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Internet
Internet : outil personnel
L’Internet à tous les collaborateurs développer le savoir-faire
Accéder à une information "up to date" sites Internet
Exemple de la DGI EFI: une nouvelle relation avec le contribuable
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LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Intranet
Intranet : outil communautaire
Optimiser la circulation des informations au seindu Cabinet outil fiable et sécurisé messagerie et agendas pour tous
Centraliser et organiser les connaissances du Cabinet bases documentaires : dossiers, méthodes workflow : coordination passage euro/client
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LA RELATION AVEC LES CLIENTS
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PRES DES YEUX, PRES DU CŒUR !
Ils attendent :
Le Portail du Cabinet apporteun sentiment de présence etc …
… de nouveaux services !
Les clients sont de plus en plus exigeants
Un service de proximité
Une disponibilité croissante
Un accès à leurs informations
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L'EXTRANET DU CABINET …POUR COMMUNIQUER AVEC SES CLIENTS
Exploiter la richesse que le cabinet détient en interne :
l'information de l'entreprise
Développer une relation personnalisée
back office – front office
Il faut :
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LES E-SERVICES DU CABINET
Les premiers services NTIC pour les besoins propres de l'entreprise :
site Web, Intranet …
Les services de base en fonction de l'organisation attendue :Paie et SocialGestion et ComptabilitéPublication du dossier permanent
Les opportunités d'externalisation :Gestion clientsTrésorerie court terme …
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LE PORTAIL EXPERT DIRECT
Les servicesde navigation
sécuriséesur Internet
La messagerie directe client-
cabinet
La carte d'identité de l'entreprise La messagerie
externe sécurisée
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EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line
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EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line
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EXEMPLE GESTION & COMPTA On Line
Mais comment ça marche ?
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CÔTÉ CABINET
LE « BACK-OFFICE »
Serveur de productionsans Lotus Domino
Poste(s) avec Lotus Notesou Internet Explorer
Réseau local Ethernet
Routeur
LiaisonNUMERIS ou ADSL
LE « FRONT-OFFICE »Serveur
d’intermédiation 21S
ENTREPRISES
INTERNET
BANQUES
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CÔTÉ CLIENT : LE PORTAIL
INTERNET
IMPRIMANTE
SCANNER
RÉP
NUMERIS
Serveurd’intermédiation 21S
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Clients Finaux
UN RÉSEAU PRIVÉ ET SÉCURISÉ CABINET - CLIENTSIN
TE
RN
ET
Cabinets
SERVEURSPROXY
PARE-FEUX
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L'ORGANISATION BACK OFFICE – FRONT OFFICE
Une nouvelle source de productivité
Efficacité personnelle
Organisation de la production partagée
Récupération de l'information numérisée
Travailler autrement pour traiter l'informationau jour le jour
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LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Extranet
L'Extranet : le cheval de Troie
Assurer la relation client au quotidien
réactivité du cabinet aux questions des clients
dématérialiser la plaquette
communication internationale du reporting
alerte ciblée
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LE « CYBER CABINET » : notre outil Extranet
Le Portail EXPERT DIRECT
Synthèse des technologies de l'Intranet, Extranetet Internet en mode sécurisé
Exemple : évolution de la mission paie
Proposer des missions de formation / conseil sur les NTIC une entité dédiée
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COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ?
Renouveler l’image du Cabinet
Être reconnu comme
UN CABINET PERFORMER
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COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ?
TOP
DOWN
Affirmation de cette stratégie par les dirigeants
Former les collaborateurs à de nouvelles compétences
Faire évoluer le comportemental des collaborateurs
Le faire savoir aux clients
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LES CONSEILS DU « CYBER CABINET »
Évoluer en terme de comportemental
Louer l'ensemble des prestations Internet / Intranet / Extranet
Maîtriser votre relation client en toute indépendance
" Ne surfez pas, travaillez !"
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Prenez l'initiative !
Faites vôtre le slogan :
SOYEZ On Line
AVEC
VOTRE EXPERT-COMPTABLE