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nacional f1nanc1era Banca de Desa rrollo

COMITÉ DE TRANSPARENCIA OFICIO No. CT-194/2017

Ciudad de México, 14 de marzo 2017

"Año efe/ Centenario de la Promulgación de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos."

Acuerdo Comité de Transparencia Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) 2017

En sesión celebrada el 8 de marzo de 2017, el Comité de Transparencia de Nacional Financiera S.N.C. , l.B.D., con fundamento en los artículos 64 y 65 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública; 43 y 44 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, adopta el acuerdo CT-030817-06 en los siguientes términos: APRUEBA el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, emitido por la Coordinación General de Archivos acorde a lo dispuesto por el artículo 12 fracciones 1 y VI de la Ley Federal de Archivos, cuyo objetivo general es establecer el Plan Anual de Desarrollo Archivístico a través del marco normativo y operativo Institucional de organización de archivos y gestión de documentos, que permita alcanzar niveles óptimos de eficiencia, eficacia, transparencia y seguridad estableciendo una filosofía de modernización, orden , control , optimización de recursos, así como un cambio de cultura en la transición hacia los medios digitales, la aplicación de tecnologías para mejorar la capacidad de operación y la eliminación gradual de papel, considerando su medi 'ón a través de indicadores específicos.

Así lo acuerdan los integrantes del Comité de Transparencia de Nacional Financi Nacional de Crédito Institución Banca de Desarrollo.

Lic. Cynthia Medina Chapa. Lic. Angélic Directora de Normatividad Gubernamental y

Suplente del Lic. Luis Dantón Martínez Corres, Presidente del Comité de Transparencia .

Titular del Área e Responsabilidades y Suplente del Mtro. Luis Bartolini Esparza ,

Titular del Órgano Interno de Control.

C. Osear Córdova López. Coordinador General de Archivos.

1Qd on1l Fln1nd111, 5.N.C., lanu de Desarrollo lMu~ntts Sur 1971, Coloni1 Guid1lupe lnn. ~oci6n Álv1ro Obr~6n , C.P. 01020. Ciudld de Mblco

Ttltfono (conmUUdor) (SS)S32S 6000 / 01800 NAFINSA / n1ñns1.eom

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nacional f1nanc1era Banca de Desarrollo

Plan Anual de Desarrollo Archivístico

de Nacional Financiera, S.N.C.

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS

COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVOS

Febrero 2017

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nacional financiera Banca de Desarrollo Plan Anual de Desarrollo Archivístico

PADA -2017

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN.... ................... ..... .... ......... ..... ... .... .. ........... 3 l. ELEMENTOS DEL PLAN.................... .. .... ... ..... .. ................. . 3

1. Marco de Referencia ...... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 2. Objetivo General ......... .. .. .. .................... .. ............... .. .. 4

2.1 Objetivos Específicos................. ............ .. .............. 4 3. Planeación... ... ... .. . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . ... .. . . .. . 5

3.1 Apoyos. ...................... .. .... ............................. ... ... 6 3.2 Alcance.................................... .. ............... ...... .. ... 9 3.3 Entregables (Normativos) .... .... .. ....... .. ..................... 1 O 3.4 Actividades.. . ....... ......... ................... ........ ...... .... ... 1 O 3.5 Recursos............ ............. .... .. ... .... ........ ....... ......... 14

3.5.1 Recursos Humanos.......... .. .... .. ........................ 14 3.5.2 Recursos Materiales........................ ...... .... ...... 14

3.6 Tiempo de Implementación.... .......... .. ...................... 15 3.6.1 Cronograma de Actividades........ .... ...... .. ........... 15

4. Indicadores.. .. ........ ........................... ...... ....... ....... ..... 15 11. ADMINISTRACIÓN DEL PLAN............. ........... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1. Planificar las comunicaciones........... .. ............... ............. 18 1.1 Reporte de Avances ................... ................. .. .............. 18 1.2 Control de Cambios.... .... ......... .. ... ............................... 19 2. Planificar la gestión de riesgos......................................... 19

111. CONSIDERACIONES......... .. ...... .......................................... 19

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nacional financiera Banca de Desarrollo Plan Anual de Desarrollo Archivistico

PADA-2017

INTRODUCCIÓN

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) para el ejercicio 2017, es la continuidad de la línea de acción que se fijó Nacional Financiera en el reconocimiento del compromiso que tiene en materia de organización de archivos y gestión de documentos, siendo éste el eje principal de la transparencia, el acceso a la información, la rendición de cuentas y por ende el combate a la corrupción, el cual pretende llevar a la Institución a ser modelo en la Administración Pública Federal.

Este Plan constituye un eje fundamental para la organización, operación y consolidación del Sistema Institucional de Archivos de Nacional Financiera, que permite dar continuidad a la mejora de los procesos archivísticos y la correcta administración de los documentos a lo largo de su ciclo vital; además de dar cumplimiento a las disposiciones normativas en la materia, propicia el ejercicio del derecho a la información pública y asegura la adecuada rendición de cuentas y transparencia de las funciones y atribuciones de la Institución.

l. ELEMENTOS DEL PLAN

1. Marco de Referencia

En la Ley Federal de Archivos (LFA) en su artículo 12, fracciones 1 y VI , define las funciones del responsable del Área Coordinadora de Archivos y en su Reglamento artículos. 7, 8, 9, y 1 O las facultades del responsable del Área Coordinadora de Archivos y de los responsables de los Archivos; para llevar a cabo estas funciones, se han desarrollado una serie de acciones en Nacional Financiera, como parte de las obligaciones normativas en materia archivística, facilitando el establecimiento de la Coordinación General de Archivos, coordinando a los enlaces designados por las Unidades Administrativas, así como del Encargado del Archivo de Concentración, a la elaboración y creación, de manera escalonada, de los instrumentos normativos de control y consulta archivística, basados en la alineación de la estructura archivística con los procesos establecidos que soportan las atribuciones y funciones de la Institución, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

La LFA en su artículo 19, precisa que se deberá contar con los instrumentos de control y consulta archivística que apoyen la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, éstos deben de ser:

• • • •

El Cuadro General de Clasificación Archivística El Catálogo de Disposición Documental Los Inventarios Documentales (general , de transferencia y de baja) La Guía Simple de Archivos

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PADA- 2017

El Sistema Institucional de Archivos se ha consolidado como una plataforma que permite controlar y administrar todo el ciclo vital de la documentación, dando seguridad y respaldo a los diferentes procesos, sirviendo de base para el cumplimiento normativo e Institucional. Su sistema informático denominado Sistema Integral de Archivos (SIARCH) administra los Instrumentos de Control y Consulta Archivística y el Inventario General por Expedientes, siendo la base de datos más confiable para la Institución y la única herramienta para la generación, actualización y administración de los expedientes de archivo generados por las diferentes Unidades Administrativas.

La implementación de Programas de Organización, Conservación y Depuración de Archivos, Digitalización y Medios de Respaldo, Transferencia Primaria, Valoración y Baja Documental, apuntalan el perfeccionamiento de los instrumentos archivísticos obteniendo beneficios como la automatización de procesos, respaldo de documentos e información, flujos de trabajo más dinámicos, reducción de papel, liberación de espacios físicos, reducción de peso en los inmuebles, agilización en la consulta de información y baja definitiva apegada a normatividad, entre otros.

2. Objetivo General

Establecer y llevar a cabo el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, que en apego al marco normativo y operativo Institucional de organización de archivos y gestión de documentos, que permita alcanzar niveles óptimos de eficiencia, eficacia, transparencia y seguridad con una filosofía de modernización, orden, control y optimización de recursos; así como, un cambio de cultura en los nuevos esquemas archivísticos y la transición hacia los medios digitales, la aplicación de tecnología para mejorar la capacidad de operación y la eliminación gradual de papel, considerando su medición a través de indicadores específicos.

2. 1 Objetivos Específicos

a) Fortalecer el Sistema Institucional de Archivos implementado por la Institución a través de la Coordinación General de Archivos, manteniendo una red de enlaces sustentable para la adecuada gestión del ciclo vital de los archivos documentales.

b) Orientar a los servidores públicos titulares de las Unidades Administrativas, a través de la difusión acerca de las obligaciones y responsabilidades establecidas en la Ley Federal de Archivos (LFA); la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP), la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LFTAIP), así como, sus Reglamentos y demás disposiciones.

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PADA - 2017

c) Contar con normas y procedimientos homogéneos y actualizados en materia de

archivos, que ayuden al personal en general a la conformación de los instrumentos y expedientes generados, identificando de forma precisa los documentos de archivo

y los papeles de trabajo, con el propósito de simplificar los procesos de valoración

y destino final, para evitar incurrir en gastos innecesarios de almacenaje y

acumulación de papel en áreas de trabajo y Archivo de Concentración.

d) Administrar y apoyar a través de empresas prestadoras de servicios de archivo y

digitalización, para el cumplimiento a los diversos programas establecidos, así

como, coordinar actividades para el cumplimiento de los indicadores de archivo del

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno.

e) Actualizar los instrumentos de control y consulta archivística conforme lo establece

el Archivo General de la Nación (AGN), órgano rector en la materia.

3. Planeación

Nafin a través de la Coordinación General de Archivos, atenderá los siguientes programas

durante el ejercicio 2017:

a) Foliado b) Etiquetado c) Digitalización y medios de respaldo

d) Transferencias Primarias e) Organización, Conservación y Depuración

f) Archivo de Concentración

g) Capacitación

h) Valoración y Baja Documental

i) Acervo Histórico j) Plan de Contingencia k) Fortalecimiento de los Archivos de la Administración Pública Federal

En relación a las instalaciones que albergan el Archivo de Concentración, se encuentra en proceso el estudio-proyecto para determinar la conveniencia de la construcción de nu~vos depósitos para la guarda y custodia del acervo documental institucional o, en su caso, la

administración, guarda y custodia a través de un prestador de servicio especializado en la materia.

Para la ejecución del proyecto que se defina ya sea la construcción de nuevos depósitos o

la contratación del servicio de administración, guarda y custodia externa, se gestionará el esquema y la autorización del proyecto, así como el presupuesto correspondiente.

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nacional flnancíera Banca de Desarrollo Plan Anual de Desarrollo Archivístico

PADA-2017

3.1 Apoyos

El Sistema Institucional de Archivos de Nacional Financiera está conformado de la siguiente manera:

Normativos y de Supervisión:

• Comité de Transparencia • Coordinación General de Archivos

Ejecución y Operación:

• Archivos de Trámite • Archivo Central Institucional • Archivo de Concentración • Acervo Histórico • Centro de Digitalización

Enlace y Representación:

• Responsables de Archivo de Trámite

Control y de Apoyo:

• Instrumentos de control y consulta archivística • Sistemas informáticos (SIARCH y SIGO) • Criterios Específicos para la Organización, Custodia, y Baja de los Archivos de

Nacional Financiera, S.N.C. • Manual Operativo de Calidad del Sistema Institucional de Archivos.

Para llevar a cabo los programas, la Coordinación General de Archivos se apoyará en dos empresas especializadas en la materia que prestan servicios de:

);;>- Servicios Archivisticos:

• Servicios archivísticos y gestión de documentos para el cumplimiento normativo. • Servicios de administración del Archivo de Concentración • Servicios de administración del Archivo Histórico. • Servicios de organización y administración del Archivo Central institucional.

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PADA • 2017

);;;>- Servicios de Digitalización:

• Depuración • Digital ización de documentos • Indexación • Actualización • Migración al Sistema • Oficialía de partes • Autoservicio

Esquema de Contexto

Proceso de Calidad ISO

Red de Enlaces - - ......

Convencional - ------ -

Alto Volumen "

~---"""'

Archivos de Trámite

- ·-· - -............

Archivo Central

' . --

- - -

Sistemas Integral de Archivos (SIARCH) e Institucional de Gestión de Documentos (SIGO)

Instrumentos de control y consulta archivisticos Cuaoro Gene.ni de Cla.•focaCIOnAtchM.iic. Catalogo áe OispostetOn Doc:umental. lnventar10 0..-al y Guia Simple

-

Coordinación General de Archivos ----- - --- - ---- -

Convencional: Todos los archivos ubicados en las Unidades Administrativas

Alto Volumen: Los archivos ubicados en las Direcciones de Recursos Humanos y Calidad, Contabilidad y Presupuesto, Fiduciaria, Canales Alternos, Jurídica Contenciosa y de Crédito, Administración Crediticia y Venta de Títulos en Directo al Público.

Clasificados: Los archivos que contengan documentación que le aplique la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

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PADA - 2017

Infraestructura

Nacional Financiera cuenta con dos inmuebles para el resguardo y la custodia de archivo, en uno se resguarda el archivo semi activo denominado Archivo de Concentración y el otro destinado al archivo activo, el cual se denomina Archivo Central Institucional.

El inmueble destinado al Archivo de Concentración cuenta con:

Áreas y equipo de trabajo

• Estaciones de trabajo con computadoras y multifuncionales conectadas a red

• Extensiones telefónicas

• Estantería, racks de carga pesada • Plataforma elevable • Montacargas

• Escaleras móviles • Diablos y ranas

Seguridad

• Control del sistema CCTV, control de sistemas de alarmas

• Equipo de protección civil

• Equipo contra incendios • Instrumentos de medición de temperatura y humedad

• Sensores de movimiento • Botiquín de primeros auxilios

• Sistemas contra incendio • Iluminación LEOS • Vigilancia 24 hrs. del día, los 365 días del año

El inmueble destinado al Archivo Central Institucional cuenta con:

Áreas y equipo de trabajo

• Estación de trabajo con computadoras

• Extensión telefónica • Archiveros

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nacional hnanc1era Banca de Desarrollo Plan Anual de Desarrollo Archivístico

PADA - 2017

Seguridad

• Control del sistema CCTV, control de sistemas de alarmas • Equipo de protección civil • Equipo contra incendios • Botiquín de primeros auxilios • Iluminación LEOS • Vigilancia 24 hrs. del día, los 365 días del año

Sistemas Informáticos

Actualmente Nafin cuenta con una plataforma tecnológica, que considera dos sistemas denominados Sistema Integral de Archivos (SIARCH) y Sistema Institucional de Gestión de Documentos (SIGO), ambos interactúan con los instrumentos de control y consulta archivística, mismos que optimizan la administración integral de los documentos y expedientes, desde su recepción, gestión, clasificación, organización, conservación, resguardo, valoración, destino final y difusión.

-------

3.2 Alcance

--Receopcton f~g1alro,

claa1f1cact0n, y \u.tnado de \o.,

~aun1os

- - ~--

., ••• involucradas en '' at•nctOn CS.l aaunto

(con&ulUI cambio•. autor1uc1onas, ele ,

conforme a pn'Y1leg1oa)

01911nhzaci6n , WF, manejo d o :1rch1vos electrónicos y f1 sicos

--~--

ln1c10 d• proceso defm1do

-----

Atención de .lreas Involucradas en el

Ou¡o

Diagrama de Contexto

Soslema de lnal1tuclonal d• Geallón Documental (SIGO)

Sistema lnlegrel do Archivos (SIARCH) - --- -- -------

El presente Plan es aplicable a todas las Unidades Administrativas de la Institución (Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área, Direcciones Regionales y Oficina en Londres) y contará con áreas de soporte para su cumplimiento como la Dirección de Adquisiciones y Servicios, Dirección de Informática, Dirección de Contabilidad y Presupuesto, Dirección de Recursos Humanos y Calidad, Dirección de Comunicación Social y Unidad de Transparencia.

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PADA-2017

3.3 Entregables (Normativos)

• Cuadro General de Clasificación Archivística • Catálogo de Disposición Documental • Guía Simple • Dictamen de destino final • Acta de baja documental • Inventarios Generales • Inventario de expedientes desclasificados bajo el artículo 13, fracciones 1 al

IV de la LFTAIPG • Cédula de no adeudo de expedientes

3.4 Actividades

a) Programa de foliado

Considera el foliado electrónico o manual de todos y cada uno de los expedientes susceptibles de Transferencia Primaria, por ello es permanente y atiende las solicitudes recibidas de las Unidades Administrativas.

b) Programa de Etiquetado

Consiste en generar y colocar etiquetas y carátulas archivísticas a los expedientes que representen un cambio y alta en el inventario general por expedientes.

e) Programa de Digitalización y medios de respaldo

Tiene como final idad la conversión de información de soporte físico a digital, logrando integrar expedientes digitales y optimizar un flujo de trabajo en procesos específicos, el cual estriba en preparar, depurar, digitalizar, indexar, foliar electrónicamente expedientes de archivo y actualizar expedientes de archivo de forma digital en el SIARCH.

Adicionalmente, atiende la atención de documentos recibidos en Oficialía de Partes y que son migrados al SIGO, así como la atención inmediata de expedientes de negocio; todas las actividades son permanentes.

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PADA- 2017

d) Programa de Transferencias Primarias

Considera los traslados controlados de expedientes que han cumplido con su vigencia documental en Archivo de Trámite y son trasferidos al Archivo de Concentración.

UNIDAD ADMINISTRATIVA 1a. 111 - -m

Dirección Genera\

Dirección General Adjunta de Crédito

Dirección General Adjunta de Banca de Inversión

Dirección General Adjunta Financiera

Dirección General Adjunta Jurk!ica y Fiduciaria

Dirección General Adjunta de Fomento

Dirección General Adjunta de Administración v Finanzas Dirección General Adjunta de Promoción Reoional v Relaciones Institucionales Dirección General Adjunta de Banca Emnrendedora

e) Programa de Organización, Conservación y Depuración

Tiene como objetivo asegurar, a través de la verificación y la debida conservación y organización de los acervos institucionales, dando seguridad a los titulares de las Unidades Administrativas y a la propia Institución en el cumplimiento normativo, adicional a alcanzar niveles óptimos de eficiencia, eficacia, transparencia y seguridad de los archivos registrados en el SIARCH; estableciendo una filosofía de modernización, orden, control y optimización de recursos para mejorar la capacidad de operación y la eliminación de guarda excesiva de documentos de papel de trabajo, llevando a cabo las siguientes acciones:

• Validar físicamente los expedientes declarados en el SIARCH. • Cotejar que todo expediente de archivo cuente con carátula y etiqueta

archivística; en el caso de los expedientes Reservados o Confidenciales cuenten con la firma del Titular de la Unidad Administrativa desde la colocación de la carátula.

• Verificar la vigencia en el papel de trabajo y validar el inventario de archiveros.

• Atender solicitudes de digitalización, en su caso, y retiro de papel de trabajo susceptible de destrucción y mobiliario liberado.

• Generar cédula de revisión por usuario de los archiveros asignados.

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PADA • 2017

• Generar cédula de Hallazgos por Unidad Administrativa. • Asesorar en el seguimiento de acciones a realizar y capacitar en los

sistemas de Archivo. • Validar y actualizar los mapas topográficos de archiveros y zonas de

archivo.

UNIDAD ADMINISTRATIVA 1

Dirección General .Adjunta Financiera

Dirección General .Adjunta de Banca de Inversión Dirección General .Adjunta Jurídica y Fiduciaria Dirección General .Adjunta de Promoción Reoional v Relaciones Institucionales

Dirección General .Adjunta de Crédito

Dirección General .Adjunta de .Administración v Finanzas

Dirección General .Adjunta de Fomento ,

Dirección General

Dirección General .Adjunta de Banca Emorendedora

Archivo de Concentración

Se programa un conjunto de actividades encaminadas a la administración, guarda y custodia de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas y que permanecen en el Archivo de Concentración hasta su valoración y destino final.

ACTIVIDAD ll1ff:Hf:i.!¡lliillllmiiillllllll Actualización de Instrumentos de Control y Consulta Archivfsticos

Atención Programa de Transferencias Pnmanas

Actuahzaci6n Calendario de CaducKlades y Mapa Topográfico

Valoraci6n Documental

Gestión de solicitudes de Baja Doc:uméntal ante el Archivo General de la Naci6n

Atención al préstamo y consulta de expedientes

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nacional financiera Banca de Desarrollo

f) Programa de Capacitación

Plan Anual de Desarrollo Archivístico PADA -2017

Se proporcionará capacitación al personal de las Unidades Administrativas, de acuerdo con el siguiente calendario.

ACTIVIDAD D'ii''Hº;'PRll•f.li·'liiilllllm Sistema Institucional de ArchlllOS

Sistema lnsbtucional de Gestión de OocumentOS (SIGO) y Sistema Integral de Atciwos (SIARCH)

Organización. ConseMlción y Depuraci6n de Atciwos a Resposables deArclwode Trám~e y Suplentes; así como al personal en general

Asesoria en Organización, Conservación y Depuración de Archvios

g) Programa de Valoración y Baja Documental

La valoración documental es una actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. La valoración de series documentales y de expedientes se lleva a cabo de forma permanente durante todo el año.

En cumplimiento al oficio circular DG/0122/2015 de fecha 26 de mayo de 2015, emitido por el Archivo General de la Nación, esta Institución ingresará bajas documentales para dictamen del Órgano Rector únicamente en los meses de marzo y septiembre de cada año.

h) Acervo Histórico

Se llevarán a cabo las siguientes actividades encaminadas a administrar, organizar, describir, conservar y difundir la memoria documental institucional.

A::tualizactón de Instrumentos de Control y Consulta Archivísticos

A::tuahzación de lnventano General

Elaboración de informes. estadísticas y/o reportes

Transferencias Secundanas

A::tualizac16n Mapa Topográfico

MAY 1 JUN JUL AGO lll1·Hi!i1·1P

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i) Plan de Contingencia

Plan Anual de Desarrollo Archivístico PADA -2017

Una vez autorizado el Plan de Contingencia, se llevará a cabo su implementación, la cual estará enfocada en la conservación y preservación de los documentos e información.

j) Fortalecimiento de los Archivos de la Administración Pública Federal

En cumplimiento al Programa de Gobierno Cercano y Moderno la Institución se adhiere al Programa de Fortalecimiento de los Archivos de la Administración Pública Federal que lleva a cabo el Archivo General de la Nación; abarca la restructuración del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental, implementando la alineación de procesos con la estructura archivística, por lo que considera para ello el árbol de procesos institucional que fue validado por la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública de la Secretaría de la Función Pública.

El Archivo General de la Nación, supervisara, vigilara y coordinara este Programa.

3.5 Recursos

Nacional Financiera cuenta con recursos presupuestales para la contratación de empresas externas para el apoyo a los Servicios Archivísticos y Digitalización.

3.5.1 Recursos Humanos

Nacional Financiera cuenta con personal para llevar a cabo la atención de los programas establecidos, quienes cumplen con el perfil y tienen las responsabilidades para ello, laborando el tiempo de su jornada establecido.

3.5.2 Recursos Materiales

Nacional Financiera destinará los recursos materiales necesarios para el cumplimiento y atención de su Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

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3.6 Tiempo de Implementación

Plan Anual de Desarrollo Archivistico PADA- 2017

El Plan abarca 12 meses, después de este tiempo se sujetará a revisión para evaluar el cumplimiento de los objetivos.

3.6.1 Cronograma de Actividades

El tiempo estimado para llevar a cabo las actividades y los objetivos del Plan se detallan, en los cronogramas arriba presentados.

4. Indicadores

Con el propósito de medir la atención, seguimiento, aplicación y conclusión de los compromisos plasmados en este Plan, se establecen los siguientes indicadores los cuales medirán el cumplimiento y atención a los diferentes compromisos normativos:

• Programa para un Gobierno Cercano y Moderno. • Plan Estratégico de la Dirección de Adquisiciones y Servicios.

El Plan Nacional de Desarrollo 2012-2018 del Gobierno Federal, establece los principales ejes del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno; éste considera dos importantes indicadores que medirán las bajas documentales que lleven a cabo anualmente las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con avances trimestrales y que buscan hacer más eficientes y rentables los acervos Institucionales y por otro lado la generación de expedientes anuales, medibles de igual forma y que buscan observar el cumplimiento en materia de organización y conservación de los archivos que se generan en la Institución.

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nacional f1nanc1era Banca de Desarrollo Plan Anual de Desarrollo Archivístico

PADA -2017

Indicadores del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno

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U""d:.ct~a:

P r<>s ra ma para un Gobierno Cercano y Modemo Ficha Descrip·t iva de Indicadores lnrtitucionales

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l.. 7.4 v1ncvtaf" I011o pr-oce!Mn de las dependencias v enUcbides cor'I la eJtn.1et:\H'a arcNWllc.a ... tabfeclda en la leV Fedlt-,.,1 de Archlv01>

Cu.adro senet.i de cfMlfl~ón arctilvíUIQ. C...t~oeo de dlspcnlaón documef\lill,

lnV'eMat'fCK document al e ....

aener.-1, de transf'!•e•od•. de 1;1.,¡., au• simple dr archivos

lrnplemenl.r I• e ... r rate•la de c.otnunluclór'I elata y M"ndll•, sobre I• ~n!s•d.-d de """ntenerel r~urol del

'-lUC"n'\1111 \m;,\\\udan• de •rchl- aorno prU4eba de I•

1. 7 .5 t=ortalecer una cult uril au:hlvfJl lca en los servtdo..e" oüblico. de l a A P F.

o ·an,.p¡,r·endiill de sut. .-a::Jonv•. mediante he difusión de buenau. Pf"KllcM ard\lvk.tkas en l;a dependf!nda o entidad.•-'' CQfnO l• lmpanlción de c;onf erencla• aird'llvktlcas lni.tlt udonjffea v c..pltdtitelón a lo:i.

lnd -

lnd

Pof"<entaje de •rcNvo de concentr.ación liberado

--Cflc.acla

-Paf'Ol!!nt.~41: u~ ~ll~d\en\es

a(tuall1ados del arch'vo de

trlln'llte

c.........n-.. danat.a

S@rvldore~ p!lbl'<Os p,..-.1. profe,,¡:CN'lall1eclón de 'u s•i.t lón en nwlerta de •rcfllvcn.

Conocer la prolJll>f"Oón de archiv o deo conOl'?noadón (~trOf lintHthts Oot e111pediente1

liben.do con base en el semla.ct lvo• llbrr.M:lm / roi.1 de

catál090 de d h.pos.lclón n'H!tros lineales de ••~dl•nte' document~ POt' me-dio de semle<.itvm co~erv.-dos en el

tram.ferend~ :i.ecundal1as y Archivo de Concentl"M:Jón)• 100

bajas documentales --Mevh;lón del AGN

....... ... __... AIN AllO<t ~ Ciillstell<tno" 0.r~aora Gle'neral Adjunta

5 l 139946 V S 1.l3990() [JO 19016

arnorac .... n.eob.m•

u. ~ta itnUal eu.abledda ea del ML

Conocer I• pr0p0rción de

c•PC!dtentC!s activo. at";1'1lonados st'!aUn el Cuadr·o

de Claslflcaddn Al'Chlv1s1k:a

11\Stltucional.

-Ascendente

'NUm«1ro de tncpedlt'!ntes .alvos re.ist ntd o1 wi•un el C:uadro de

CJasJUcaocl ón Al't-ht,,.tst 1c.a I N Utnero

de ewpedlel\tes activos 1ot•l es)•100

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Porcent.a1e Aevl 5lón del AGN

Alba Atld• f\Aont C.stella,,os O.rectora ~neral Adjunt a

Sl3:19946ySUl9900ht 19016

amor8C ... n.cob.m•

Se t"eall;rar' un ptlmfH D!n.$.0 l)a1ao conr;,l)¡ll1a' la ~11d8dde ewpedlente5 totah~s act l\f'Os v .Clne.ados al CUOKlt o de Claslfl~on

ArcN,,.fntca l n51i1udon11I

...

La s lnspea:lone1 se realizan de manera perl0d10. v •le•toria.. c.on bine"'" un prosrama de uaba,o estableddo por el AGN y el Q.IC.

Indicadores del Plan Estratégico de la Dirección de Adquisiciones y Servicios

Se considera dentro del Plan Estratégico de la Dirección de Adquisiciones y Servicios los siguientes indicadores, los cuales tienen como objetivo la modernización y eficiencia operativa en materia de archivo, considerando dos lineas de acción que son: Atención y Ejecución del Programa Transversal de Mejora de la Gestión Pública Gubernamental en materia de Archivo y la Reestructuración del Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.

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e a mGllACIOfl QINllW. DI A1tCt1VW

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1 20%

- Atend6n y ttec:ución d• Pt0gr1ma Tranav.,... de ti MejOr• de ll Gestión PübHca Gu~amental .n materia de Archlvot.

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""' .. .,..,,.,. Klu.llludo .. contenido (catífogo, lnfbnn.::16n ylo Ka•). ff In piglnas ln1ti1Udon•n (ndn.com, gob.nu 'I

5"' pona&et) en len tiamn que correspondan a la OOA 'I su• Olrecc:ktn9, y que ... oon1l1\ln"9 con la obHg-=fonn d• trw11pannda y norrMtivldad apllceble.

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Plan Anual de Desarrollo Archivístico PADA • 2017

IETA ANUAL 211117 INDICADOR -..... IATll. -.t.

PO!'centa¡e de Expecltentea acau1ttzaaot d~ ArehfYO de TrAmrte .. • 8

NUmefo M Pf~4e b~OOOJC'l'M\tal. ~""'°''~ • Ñtl'INO Geneta6 de \a 20

"""""' • 411

Numero de capaatadoS y asesolias pt"oporaonad• .wo - 500

Porcenta¡e de atenCXIO al Progr..,. oe Fortaleamento 90% "" I~

1

Numero de F<ll• T.,,,.._deV,.Of""°" de S.O..OocumenOrl .. gon--:1 P•• la creaaón del Cvaclro Genf:f'lll de Claedlcaclon Arc1'1Hfg.t1eo y Cdogo de 25 ao 35 o..o-...0ocu-u1

1 5lo 011 hib~ c.-....... seo <U l'labi 111tes

Ola limite p•a la entrega de la& actualizaaonts de 1t1f'ot'mación en lOI too. desputfóellinde

.... _ del frl del '1meltre tnme:scrt posteoor _. ...

instituoonafes a las •eaa C01Tespondlfrltes 1 a 11 fecha - pOll#IOf a la fecha

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Indicadores del Manual Operativo de Calidad del Sistema Institucional de Archivos.

Los indicadores que se tienen considerados en el Manual Operativo de Calidad del Sistema Institucional de Archivos, permiten medir la satisfacción del cliente en el otorgamiento de servicios y la medición de indicadores de eficiencia operativa establecidos en el Programa de Gobierno Cercano y Moderno.

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PADA - 2017

INDICADORES

CONC8'10

TIPO

NOlllRE

llETA O ESTÑD\R

FORllULADE cALcul.o

FRllCI IENCIA DE cALcul.o

RESPONSA8LE

FUENTE

2

Satisfaccl6n del cliente Creación de Valor

Encuesta de sat1stacc16n de Me¡ora conllnua servicios

3 .. Programa de Gobierno CerCMC Programe de G<Jb¡emc

y ModemO Cercano y Moderno

de Porcenta¡e de expedlellles

Porcenta¡e de archl'° actualizados del archt'° de concentracl6n liberado

Conocer la proporc10n de

Medir el glldo de satistacción arch110 de concentración Conocer la proporcl6n de

del 1 1 lmplernenlar act1"dades para liberado con base en el expedientes actl\OS

e iente respecto a os 1 del ál de d ,,_ t onados · 91 Cuadro ser..cios proporcionados po a me¡ora contnua cat ogo 1spos1c1~ ges 1 segun la CGA proceso documental por medio de de Clas1ficac16n Archlloistica

transferencias s9CU'ldarlas y onstrtucional

ba¡as d0Cumen1ales

5%

Aplicación del famato de Segu1m1ento de los planes dE de cahdad y de me¡ora continua Gestión de las bajas Registro de expedientes

encu;:a Ión directa 1

mediante cronograma de documentales ante el arclmc registrados en el SIARCH po satis e del chante a os act1"dades au1onzado por el general de la Nación las Unidades Acrn1nistratr.es usuanos COC

(Número de expedientes

Resuttado total de las Acll,.dades y planes ~!:t::a:.::~":'t: ~=~ reg~tr~1a:.=1;: encuestas entre el número de cumplidos corlomle a metros lineales de expedientes Archivlstica / Número de encuestas aplicadas cronograma establecido sem1acll"'5 conser.edos en el expedientes acir.os

arch1'° de concentración totales)"100

Semestral Planes presentados

Y Semestral Semestral autonzados

Coordinador General de Coordinador General de Responsable de Arch1'° de Coordinador General dE Archl"'5 Arch1"'5 ConcentraclÓn Arch1"'5

Formato de Encuestas Planes y Progamas de B91as docunentates

inwntano SIARCH me¡ora continua presentadas al AGN

11. ADMINISTRACIÓN DEL PLAN

1. Planificar las comunicaciones

Se llevarán a cabo reuniones de trabajo entre los responsables de Archivo de Trámite designados por cada Unidad Administrativa y la Coordinación General de Archivos, para revisar los avances y cumplimiento establecidos en este Plan.

1.1 Reporte de avances

El reporte de avances servirá para tener una visión clara del estatus del plan.

• La Coordinación General de Archivos integrará una bitácora de operación con las agendas, minutas, proyectos y seguimiento del Plan.

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nacional f1nanc1era Banca de Desarrollo

1.2 Control de Cambios

Plan Anual de Desarrollo Archivístico PADA-2017

En caso de que el PADA sufra cambios, la Coordinación General de Archivos los evaluará en forma trimestral, y en su caso, documentará el control de dicho cambio, mismo que considerará el impacto en tiempo, costo y actualización.

2. Planificar la gestión de riesgos

Identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a las amenazas que obstaculicen o impidan el cumplimiento de objetivos y metas como pueden ser:

• Autorización de Presupuesto

• Contratación de servicios

• Cambios que genere la Institución

• Cambio de política interna

111. CONSIDERACIONES

• El Comité de Transparencia autorizará el Plan Anual de Desarrollo Archivístico de Nacional Financiera elaborado por la Coordinación General de Archivos.

• En cumplimiento al Artículo 12, fracción VI de la Ley Federal de Archivos, el PADA se publicará en el portal de Internet de Nacional Financiera, así como su respectivo informe de resultados una vez concluido.

• Para la elaboración de este PADA se consideraron los Criterios emitidos por el Archivo General de la Nación.

• La Coordinación General de Archivos será la Instancia facultada para la interpretación del PADA.

• Los titulares de las Unidades Administrativas, a través de sus Responsables de Archivo de Trámite deberán proveer lo necesario en sus respectivas áreas para que se dé amplia difusión, facilidades y cumplimiento del Plan en el ámbito de sus competencias.

• Corresponde al Comité de Transparencia y a la Coordinación General de Archivos supervisar el cumplimiento del PADA.

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nacional financiera Banca de Desarrollo Plan Anual de Desarrollo Archivistico

PADA -2017

DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS

COORDINACIÓN GENERAL DE ARCHIVOS

..

irector Gen~I Adjunto

/

Director de Adquisiciones y Servicios

OSCAR CÓRDOVA LÓPEZ Coordinador General de Archivos

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comitÉ de transparencia oficio no. ct-194/2017 · banca de desarrollo plan anual de desarrollo...

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