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CODIGO: FAR-05-05

VERSION: 1

FECHA: Febrero de

2014

PAGINAS: 4

RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MÉDICOS

1. OBJETIVO

3. DEFINICIONES

Garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos que ingresan a la Clínica La Colina cumplan con los requerimientos

establecidos para su uso, tales como especificaciones técnicas y administrativas, evidenciándolo en las actividades propias de la

recepción de estos productos.

Servicio Farmacéutico Institucional - Servicio de vacunación Consulta Externa

Gestión del servicio farmacéutico. Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y

administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos

presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar las

stituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas,

respecto al o los procesos autorizados en la estación del servicio farmacéutico. Es característica fundamental del modelo de

gestión el servicio farmacéutico la efectividad, el principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo, y su

contenido será básicamente el determinado en el modelo de gestión del servicio farmacéutico, donde se desarrollarán los

criterios y requisitos establecidos en este decreto.

Establecimiento farmacéutico. Es el establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución,

comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las

materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en dicho

establecimiento.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1. RECEPCIÓN SISTEMATIZADA DE HOJA DE REQUERIMIENTOS Y GENERACIÓN DE ORDENES DE PRODUCCIÓN

PARA NUTRICIONES PARENTERALES (NPTs), ADECUACIONES Y UNIDOSIS

* La recepción técnica y administrativa de medicamentos y dispositivos médicos será manejada por el operador logístico, de

acuerdo al procedimiento establecido.

* La recepción de preparaciones de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis será realizada por el Servicio Farmacéutico

Institucional, previa generación y envío de la orden de producción (OP) de las mismas.

* La recepción de hojas de requerimientos de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis se realiza por medio del sistema,

para posterior generación de la OP y solicitud de su preparación al tercero; lo cual es competencia del Servicio Farmacéutico

Institucional.

* Las preparaciones recibidas con algún tipo de inconsistencia deben ser informadas de inmediato a la Central de Preparacies

con la finalidad de solicitar corrección de la información o nueva preparación. Aquellas preparaciones con inconsistencias, deben

ser recepcionadas nuevamente el mismo día para entrega a servicios y posterior administración. *La recepción técnica de

vacunas se realizará en el servicio de vacunación ubicado en consulta externa, cada vez que se haya solicitado a compras y a

su vez al proveedor con quien se tenga pactado el envió.

*En el momento en el que ingresen las vacunas a la Institución será de vital importancia la realización de una correcta recepción

técnica, que se registra en el formato de acta de recepción técnica de vacunas en donde se hará verificación de sus

caracteristicas de calidad contra el fisico del medicamento.

*Las vacunas recibidas con algún tipo de inconsistencias en cuanto a sus caracteristicas, sus condiciones de almacenamiento o

respecto a defectos de calidad, deben ser relacionados completamente en el formato de Inconsistencias en la recepción

Técnica destinado para tal fin.

* Los datos del Indicador porcentaje de inconsistencias técnicas en recepción de medicamentos e insumos serán recopilados y

enviados por el Servicio Farmacéutico del operador logístico mensualmente durante los cinco (5) primeros días al Servicio

Farmacéutico Institucional.

4. LINEAMIENTOS GENERALES

2. RESPONSABLE(S)

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Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional / Central de

preparaciones

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional / Central de

mezclas

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional / Central de

mezclas

3. Generar Órdenes de Producción (OP). Diariamente se genera la OP

para NPTs de adultos / pediatría, unidosis / magistrales en la hoja de

cálculo establecida con la Central de preparaciones, y enviar por correo

electrónico a la misma para su preparación.

Hora límite de envío de OP a la Central de Mezclas: 2:30 pm.

3. Informar a la Central de preparaciones las inconsistencias generadas

en los productos recepcionados por vía telefónica y correo electrónico

para solicitud de su aclaración o corrección inmediata.

4. Solucionar dudas al personal responsable en la Central de

preparaciones. El Químico Farmacéutico de la Central se pondrá en

contacto vía telefónica y por correo electrónico con el Químico

Farmacéutico Institucional para validar los datos que crean duda o

presentan posibles inconsistencias, con el fin de realizar las correcciones

respectivas. Es indispensable dicha comunicación para evitar subjetividad

y ocurrencia de posibles errores, por lo cual debe darse respuesta

oportuna por las dos vías.

ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE(S) DOCUMENTOS RELACIONADOS

1. Recibir las Hojas de Requerimientos de adultos y pediatría por medio

del sistema en el Servicio Farmacéutico Institucional, previa valoración de

los pacientes.

Hora diaria límite de recepción de formulación sistematizada:

* Magistrales: 12:00 m

* Unidosis: 12:30 pm

* NPTs: 1:00 pm

Instructivo Manejo Intrainstitucional de

Nutriciones Parenterales, Magistrales y

Unidosis

Acta de Recepción Técnica de

Nutriciones Parenterales, Magistrales y

Unidosis

5.2 RECEPCIÓN TÉCNICA DE NUTRICIONES PARENTERALES, ADECUACIONES Y UNIDOSIS

2. Verificar los requerimientos prescritos por paciente. En caso de

inconsistencias o dudas se debe solicitar aclaración vía telefónica al

médico prescriptor o a la nutricionista del grupo de Soporte Nutricional

(según el caso) de los datos.

Hora límite para recepción de correcciones en hojas de requerimientos:

1:30 pm.

Formato Inconsistencias en la

Recepción Técnica y/o Facturación de

Nutriciones Parenterales, Magistrales y

Unidosis

5.3. RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS FARMASANITAS

4. Retornar aquellos productos que presentan inconsistencias en su

apariencia física o en el contenido de su etiqueta a la Central de

preparaciones donde fueron adecuados, para su arreglo o nueva

preparación. Estos productos deben ser entregados nuevamente en la

Institución para administración el mismo día en que ocurre la devolución.

Instructivo manejo intrainstitucional de

NPTs, Magistrales y Unidosis

ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTOS RELACIONADOS

1. Realizar recepción técnica diaria de las adecuaciones solicitadas en

las órdenes de producción. La revisión de apariencia física y contenido de

las etiquetas se realizará en cada uno de los productos recepcionados

(Ver Instructivo manejo intrainstitucional de NPTs, Magistrales y

Unidosis). Dicha recepción se realiza previa comparación con las hojas

de requerimientos, orden de producción generada e información

etiquetada.

Hora límite de recepción de preparaciones: 5:00 pm.

Instructivo manejo intrainstitucional de

NPTs, Magistrales y Unidosis

2. Diligenciar la hoja de recepción técnica de Nutriciones Parenterales,

Magistrales y Unidosis en cada ítem. Es necesario tener en cuenta las

condiciones de almacenamiento de las preparaciones durante el

transporte, así como la apariencia de la nevera.

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Jefe del Servicio

Farmacéutico operador

logístico

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional

Auxiliar de Enfermería-

Vacunación

Auxiliar de Enfermería-

Vacunación

Químico(a)

Farmacéutico(a)

Institucional

RESPONSABLE

Jefe Servicio

Farmacéutico Operador

Logístico

Jefe Servicio

Farmacéutico Operador

Logístico / Jefe Servicio

Farmacéutico

Institucional

Jefe Servicio

Farmacéutico Operador

Logístico

Ficha técnica Indicador Porcentaje de

Inconsistencias Técnicas en Recepción

de Medicamentos e Insumos.

5.5.2. Enviar mensualmente los datos del Indicador al Servicio

Farmacéutico Institucional, junto con su análisis y toma de medidas (en

caso de que aplique) durante los cinco (5) primeros días calendario.

5.5.1. Generar los datos del Indicador Porcentaje de Inconsistencias

Técnicas en Recepción técnica de Medicamentos e Insumos.

Tabla de recepción técnica de

medicamentos e insumos médico-

quirúrgicos

5.4. RECEPCIÓN TÉCNICA DE VACUNAS

2. Revisión de las actas generadas. Se debe permitir la revisión de la

documentación de Recepción Técnica de medicamentos y dispositivos

médicos, así como acompañamiento en el proceso cuando el personal

Químico Farmacéutico de la Institución lo considere pertinente.

RESPONSABLEACTIVIDADES DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.5.GENERACIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN DE FARMASANITAS

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

1. Se realiza recepción técnica y administrativa de los medicamentos y

dispositivos médicos solicitados mediante el pedido realizado,

diligenciando el Acta conforme a lo establecido en el Procedimiento

Recepción Técnica de medicamentos e insumos manejado por el

Operador Logístico en cada uno de sus ítems, basando las cantidades

revisadas como refiere la Tabla Military Standard.

Posterior a la recepción de los productos, el Operador almacenará las

Actas diligenciadas con copia de la factura generada por orden

cronológico, ubicando el Acta nueva o reciente en la parte superior del

archivador.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

Lista de verificación proceso de

recepción técnica

5.5.GENERACIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN DEL PROCESO DE VACUNAS

5.5.3. Enviar mensualmente la tabla de recepción técnica de

medicamentos e insumos médico-quirúrgicos del mes inmediatamente

anterior completamente diligenciada al Jefe del Servicio Farmcéutico de

la Clinica durante los cinco (5) primeros días calendario.

Tabla de recepción técnica de

medicamentos e insumos médico-

quirúrgicos

RESPONSABLE DOCUMENTOS RELACIONADOS

1. Se realiza recepción técnica y administrativa de las vacunas con

respecto a lo solicitado por el departamento de compras y se diligencia el

Acta de recepción Técnica de vacunas conforme a lo establecido en el

Instructivo de recepción Técnica de medicamentos y Dispositivos

médicos.

Realizar la revisión completa al 100% y tener presente las condiciones de

almacenamiento según proveedor (refrigeración , congelación , o

temperatura ambiente) de las vacunas que lleguen a la Institución.

4. Seguimiento cada entrega de pedido por parte del Químico

Farmacéutico Institucional del proceso de recepción técnica y del

correcto diligenciamiento tanto del acta de recepción técnica como del

formato de Inconsistencia de recepción técnica de Vacunas.

Acta de recepción técnica de vacunas.

2. En caso de presentarse una Inconsistencia en alguna vacuna, ya sea

por almacenamiento o por defecto de calidad se debe diligenciar el

formato de Inconsistencia en la recepción técnica de vacunas y no se

reciben las unidades de vacunas que vengan defectuosas; se devuelven

inmediatamente al proveedor o transportador. Dicha inconsistencia debe

ser reportada de manera inmediata al Jefe de Compras y al Jefe de

Farmacia via correo electrónico, personalmente o por llamada telefónica

Formato de Inconsistencia recepción

técnica de vacunas.

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RESPONSABLE

Auxiliar de Enfermería

Vacunas.

Auxiliar de Enfermería

Vacunas.

Auxiliar de Enfermería

Vacunas.

ELABORÓ

Nombre: Aura Chaparro/ Edna Rios

Cargo: Químicas Farmacéuticas

Fecha: Febrero 2014

6. LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA

7. ANEXOS

Anexo 1.Instructivo Manejo Intrainstitucional de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis.

Anexo 2. Acta de Recepción Técnica de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis.

Anexo 3. Formato Inconsistencias en la recepción técnica y/o facturación de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis.

Anexo 4. Acta de Recepción técnica de Vacunas.

Anexo 5. Formato de Inconsistencias en la recepción técnica de vacunas.

Decreto 2200 / 2005.

Resolución 1043 / 2006

Resolución 1403 / 2007

Cargo: Químicas Farmacéuticas Cargo: Director Médico

REVISÓ APROBÓ

5.5.2. Enviar mensualmente los datos del Indicador al Servicio

Farmacéutico Institucional durante los (5) primeros días calendario.

Nombre: Aura Chaparro/ Edna Rios Nombre: Dr Tomas Romero

Fecha: Febrero 2014

5.5.3. Enviar mensualmente el Acta de recepción técnica de Vacunas del

mes inmediatamente anterior completamente diligenciada al Jefe del

Servicio Farmcéutico de la Clinica durante los cinco (5) primeros días

calendario.

Acta de Recepción Técnica de Vacunas

digitalizada.

Fecha: Febrero 2014

ACTIVIDADES DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.5.1. Generar los datos del Indicador Porcentaje de Inconsistencias

Técnicas en Recepción técnica de vacunas.