codigo: far-05-05 recepciÓn tÉcnica de...
TRANSCRIPT
CODIGO: FAR-05-05
VERSION: 1
FECHA: Febrero de
2014
PAGINAS: 4
RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS MÉDICOS
1. OBJETIVO
3. DEFINICIONES
Garantizar que los medicamentos y dispositivos médicos que ingresan a la Clínica La Colina cumplan con los requerimientos
establecidos para su uso, tales como especificaciones técnicas y administrativas, evidenciándolo en las actividades propias de la
recepción de estos productos.
Servicio Farmacéutico Institucional - Servicio de vacunación Consulta Externa
Gestión del servicio farmacéutico. Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y
administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos
presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar las
stituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas,
respecto al o los procesos autorizados en la estación del servicio farmacéutico. Es característica fundamental del modelo de
gestión el servicio farmacéutico la efectividad, el principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo, y su
contenido será básicamente el determinado en el modelo de gestión del servicio farmacéutico, donde se desarrollarán los
criterios y requisitos establecidos en este decreto.
Establecimiento farmacéutico. Es el establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución,
comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las
materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en dicho
establecimiento.
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1. RECEPCIÓN SISTEMATIZADA DE HOJA DE REQUERIMIENTOS Y GENERACIÓN DE ORDENES DE PRODUCCIÓN
PARA NUTRICIONES PARENTERALES (NPTs), ADECUACIONES Y UNIDOSIS
* La recepción técnica y administrativa de medicamentos y dispositivos médicos será manejada por el operador logístico, de
acuerdo al procedimiento establecido.
* La recepción de preparaciones de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis será realizada por el Servicio Farmacéutico
Institucional, previa generación y envío de la orden de producción (OP) de las mismas.
* La recepción de hojas de requerimientos de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis se realiza por medio del sistema,
para posterior generación de la OP y solicitud de su preparación al tercero; lo cual es competencia del Servicio Farmacéutico
Institucional.
* Las preparaciones recibidas con algún tipo de inconsistencia deben ser informadas de inmediato a la Central de Preparacies
con la finalidad de solicitar corrección de la información o nueva preparación. Aquellas preparaciones con inconsistencias, deben
ser recepcionadas nuevamente el mismo día para entrega a servicios y posterior administración. *La recepción técnica de
vacunas se realizará en el servicio de vacunación ubicado en consulta externa, cada vez que se haya solicitado a compras y a
su vez al proveedor con quien se tenga pactado el envió.
*En el momento en el que ingresen las vacunas a la Institución será de vital importancia la realización de una correcta recepción
técnica, que se registra en el formato de acta de recepción técnica de vacunas en donde se hará verificación de sus
caracteristicas de calidad contra el fisico del medicamento.
*Las vacunas recibidas con algún tipo de inconsistencias en cuanto a sus caracteristicas, sus condiciones de almacenamiento o
respecto a defectos de calidad, deben ser relacionados completamente en el formato de Inconsistencias en la recepción
Técnica destinado para tal fin.
* Los datos del Indicador porcentaje de inconsistencias técnicas en recepción de medicamentos e insumos serán recopilados y
enviados por el Servicio Farmacéutico del operador logístico mensualmente durante los cinco (5) primeros días al Servicio
Farmacéutico Institucional.
4. LINEAMIENTOS GENERALES
2. RESPONSABLE(S)
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional / Central de
preparaciones
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional / Central de
mezclas
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional / Central de
mezclas
3. Generar Órdenes de Producción (OP). Diariamente se genera la OP
para NPTs de adultos / pediatría, unidosis / magistrales en la hoja de
cálculo establecida con la Central de preparaciones, y enviar por correo
electrónico a la misma para su preparación.
Hora límite de envío de OP a la Central de Mezclas: 2:30 pm.
3. Informar a la Central de preparaciones las inconsistencias generadas
en los productos recepcionados por vía telefónica y correo electrónico
para solicitud de su aclaración o corrección inmediata.
4. Solucionar dudas al personal responsable en la Central de
preparaciones. El Químico Farmacéutico de la Central se pondrá en
contacto vía telefónica y por correo electrónico con el Químico
Farmacéutico Institucional para validar los datos que crean duda o
presentan posibles inconsistencias, con el fin de realizar las correcciones
respectivas. Es indispensable dicha comunicación para evitar subjetividad
y ocurrencia de posibles errores, por lo cual debe darse respuesta
oportuna por las dos vías.
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE(S) DOCUMENTOS RELACIONADOS
1. Recibir las Hojas de Requerimientos de adultos y pediatría por medio
del sistema en el Servicio Farmacéutico Institucional, previa valoración de
los pacientes.
Hora diaria límite de recepción de formulación sistematizada:
* Magistrales: 12:00 m
* Unidosis: 12:30 pm
* NPTs: 1:00 pm
Instructivo Manejo Intrainstitucional de
Nutriciones Parenterales, Magistrales y
Unidosis
Acta de Recepción Técnica de
Nutriciones Parenterales, Magistrales y
Unidosis
5.2 RECEPCIÓN TÉCNICA DE NUTRICIONES PARENTERALES, ADECUACIONES Y UNIDOSIS
2. Verificar los requerimientos prescritos por paciente. En caso de
inconsistencias o dudas se debe solicitar aclaración vía telefónica al
médico prescriptor o a la nutricionista del grupo de Soporte Nutricional
(según el caso) de los datos.
Hora límite para recepción de correcciones en hojas de requerimientos:
1:30 pm.
Formato Inconsistencias en la
Recepción Técnica y/o Facturación de
Nutriciones Parenterales, Magistrales y
Unidosis
5.3. RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS FARMASANITAS
4. Retornar aquellos productos que presentan inconsistencias en su
apariencia física o en el contenido de su etiqueta a la Central de
preparaciones donde fueron adecuados, para su arreglo o nueva
preparación. Estos productos deben ser entregados nuevamente en la
Institución para administración el mismo día en que ocurre la devolución.
Instructivo manejo intrainstitucional de
NPTs, Magistrales y Unidosis
ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTOS RELACIONADOS
1. Realizar recepción técnica diaria de las adecuaciones solicitadas en
las órdenes de producción. La revisión de apariencia física y contenido de
las etiquetas se realizará en cada uno de los productos recepcionados
(Ver Instructivo manejo intrainstitucional de NPTs, Magistrales y
Unidosis). Dicha recepción se realiza previa comparación con las hojas
de requerimientos, orden de producción generada e información
etiquetada.
Hora límite de recepción de preparaciones: 5:00 pm.
Instructivo manejo intrainstitucional de
NPTs, Magistrales y Unidosis
2. Diligenciar la hoja de recepción técnica de Nutriciones Parenterales,
Magistrales y Unidosis en cada ítem. Es necesario tener en cuenta las
condiciones de almacenamiento de las preparaciones durante el
transporte, así como la apariencia de la nevera.
Jefe del Servicio
Farmacéutico operador
logístico
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional
Auxiliar de Enfermería-
Vacunación
Auxiliar de Enfermería-
Vacunación
Químico(a)
Farmacéutico(a)
Institucional
RESPONSABLE
Jefe Servicio
Farmacéutico Operador
Logístico
Jefe Servicio
Farmacéutico Operador
Logístico / Jefe Servicio
Farmacéutico
Institucional
Jefe Servicio
Farmacéutico Operador
Logístico
Ficha técnica Indicador Porcentaje de
Inconsistencias Técnicas en Recepción
de Medicamentos e Insumos.
5.5.2. Enviar mensualmente los datos del Indicador al Servicio
Farmacéutico Institucional, junto con su análisis y toma de medidas (en
caso de que aplique) durante los cinco (5) primeros días calendario.
5.5.1. Generar los datos del Indicador Porcentaje de Inconsistencias
Técnicas en Recepción técnica de Medicamentos e Insumos.
Tabla de recepción técnica de
medicamentos e insumos médico-
quirúrgicos
5.4. RECEPCIÓN TÉCNICA DE VACUNAS
2. Revisión de las actas generadas. Se debe permitir la revisión de la
documentación de Recepción Técnica de medicamentos y dispositivos
médicos, así como acompañamiento en el proceso cuando el personal
Químico Farmacéutico de la Institución lo considere pertinente.
RESPONSABLEACTIVIDADES DOCUMENTOS RELACIONADOS
5.5.GENERACIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN DE FARMASANITAS
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
1. Se realiza recepción técnica y administrativa de los medicamentos y
dispositivos médicos solicitados mediante el pedido realizado,
diligenciando el Acta conforme a lo establecido en el Procedimiento
Recepción Técnica de medicamentos e insumos manejado por el
Operador Logístico en cada uno de sus ítems, basando las cantidades
revisadas como refiere la Tabla Military Standard.
Posterior a la recepción de los productos, el Operador almacenará las
Actas diligenciadas con copia de la factura generada por orden
cronológico, ubicando el Acta nueva o reciente en la parte superior del
archivador.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Lista de verificación proceso de
recepción técnica
5.5.GENERACIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN DEL PROCESO DE VACUNAS
5.5.3. Enviar mensualmente la tabla de recepción técnica de
medicamentos e insumos médico-quirúrgicos del mes inmediatamente
anterior completamente diligenciada al Jefe del Servicio Farmcéutico de
la Clinica durante los cinco (5) primeros días calendario.
Tabla de recepción técnica de
medicamentos e insumos médico-
quirúrgicos
RESPONSABLE DOCUMENTOS RELACIONADOS
1. Se realiza recepción técnica y administrativa de las vacunas con
respecto a lo solicitado por el departamento de compras y se diligencia el
Acta de recepción Técnica de vacunas conforme a lo establecido en el
Instructivo de recepción Técnica de medicamentos y Dispositivos
médicos.
Realizar la revisión completa al 100% y tener presente las condiciones de
almacenamiento según proveedor (refrigeración , congelación , o
temperatura ambiente) de las vacunas que lleguen a la Institución.
4. Seguimiento cada entrega de pedido por parte del Químico
Farmacéutico Institucional del proceso de recepción técnica y del
correcto diligenciamiento tanto del acta de recepción técnica como del
formato de Inconsistencia de recepción técnica de Vacunas.
Acta de recepción técnica de vacunas.
2. En caso de presentarse una Inconsistencia en alguna vacuna, ya sea
por almacenamiento o por defecto de calidad se debe diligenciar el
formato de Inconsistencia en la recepción técnica de vacunas y no se
reciben las unidades de vacunas que vengan defectuosas; se devuelven
inmediatamente al proveedor o transportador. Dicha inconsistencia debe
ser reportada de manera inmediata al Jefe de Compras y al Jefe de
Farmacia via correo electrónico, personalmente o por llamada telefónica
Formato de Inconsistencia recepción
técnica de vacunas.
RESPONSABLE
Auxiliar de Enfermería
Vacunas.
Auxiliar de Enfermería
Vacunas.
Auxiliar de Enfermería
Vacunas.
ELABORÓ
Nombre: Aura Chaparro/ Edna Rios
Cargo: Químicas Farmacéuticas
Fecha: Febrero 2014
6. LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA
7. ANEXOS
Anexo 1.Instructivo Manejo Intrainstitucional de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis.
Anexo 2. Acta de Recepción Técnica de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis.
Anexo 3. Formato Inconsistencias en la recepción técnica y/o facturación de nutriciones parenterales, magistrales y unidosis.
Anexo 4. Acta de Recepción técnica de Vacunas.
Anexo 5. Formato de Inconsistencias en la recepción técnica de vacunas.
Decreto 2200 / 2005.
Resolución 1043 / 2006
Resolución 1403 / 2007
Cargo: Químicas Farmacéuticas Cargo: Director Médico
REVISÓ APROBÓ
5.5.2. Enviar mensualmente los datos del Indicador al Servicio
Farmacéutico Institucional durante los (5) primeros días calendario.
Nombre: Aura Chaparro/ Edna Rios Nombre: Dr Tomas Romero
Fecha: Febrero 2014
5.5.3. Enviar mensualmente el Acta de recepción técnica de Vacunas del
mes inmediatamente anterior completamente diligenciada al Jefe del
Servicio Farmcéutico de la Clinica durante los cinco (5) primeros días
calendario.
Acta de Recepción Técnica de Vacunas
digitalizada.
Fecha: Febrero 2014
ACTIVIDADES DOCUMENTOS RELACIONADOS
5.5.1. Generar los datos del Indicador Porcentaje de Inconsistencias
Técnicas en Recepción técnica de vacunas.