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CÓDIGO DE CONDUCTA2017

ÍNDICE

01 Un mensaje de John F. Malloy

02 Principios generales

03 Sobre el código

05 Higiene y Seguridad en el Trabajo y Protección Ambiental

07 Leyes anticorrupción

08 Pagos improcedentes

09 Conflicto de intereses

11 Competencia justa y abierta/antimonopolio

12 Sanciones comerciales y boicoteo

13 Uso de agentes, asesores o terceros

15 Prevención del lavado de dinero

16 Relaciones entre vendedor y proveedor

17 Prácticas de empleo justo

19 Libros y registros exactos

20 Propiedad intelectualy

21 protección de los activos de la empresa

22 Actividad política

23 Comunicación Externa

24 En todo el mundo

Código de conducta

http://www.victaulic.com

UN MENSAJE DE JOHN F. MALLOYDurante más de 90 años, Victaulic ha sido y sigue comprometido con la realización de negocios de forma legal y ética en todos los países y lugares en los que operamos. La integridad es la base sobre la que se construyó Victaulic y es uno de nuestros activos más importantes. Es una razón importante para nuestra historia de éxito y un requisito para un futuro exitoso. Un error de juicio de cualquiera de nosotros puede tener enormes consecuencias para toda la empresa.

Como condición de empleo, los empleados tienen la obligación de actuar con justicia y honestidad. Cada empleado debe comprometerse personalmente a seguir el Código de Conducta Victaulic. Este Código nos guiará para sostener nuestro compromiso ético. No basta solo con cumplir con el contenido del Código, uno debe apoyar su espíritu. Familiarícese con el Código de conducta de Victaulic.

Victaulic se compromete a tener una ética y un programa de cumplimiento eficaz con alcance global. Todos los empleados están obligados a reconocer que han leído y entendido el código, además de cumplir con este a través de una certificación electrónica. El proceso de certificación se repetirá cada año, en el que se espera que los empleados revelen posibles conflictos de intereses. Además, es necesario que todos los empleados participen periódicamente en programas de formación electrónicos sobre áreas específicas del Código. Se designarán autoridades de cumplimiento en cada región geográfica para dar seguimiento a la certificación y el cumplimiento del progreso del entrenamiento.

Su función comienza, pero no termina con la comprensión del Código. Pido a cada uno de ustedes que permanezcan vigilantes y hagan preguntas si tienen alguna duda acerca de cualquier práctica comercial, transacción o conducta observada en Victaulic. Si usted ve algo que le molesta, que le hace sentir incómodo o que no entiende, entonces tiene la obligación de plantear el problema. Hable con su supervisor, el departamento de Recursos Humanos, director de cumplimiento, el equipo de auditoría interna o con cualquier miembro de la dirección ejecutiva. Si se siente más cómodo al permanecer en el anonimato, comuníquese con la línea de sensibilización sin cargo al 1.866.842.2927 o visite www.victaulic.com/awarenessline. No hay excusa para esperar y permitir que la reputación de nuestra empresa se vea comprometida.

Realizar negocios de manera legal y ética, y contar con empleados que actúen de manera justa y honesta, son la esencia de los valores y comportamientos de nuestra organización. En ningún momento se debe comprometer su integridad u obligación de hacer lo correcto. No hay motivo (cerrar una gran venta, cumplir con nuestros objetivos o “hacer lo que el jefe le ha mandado hacer”) que justifique la violación del Código.

La reputación de integridad de Victaulic se basa en el esfuerzo y la conducta ética de cada empleado. Agradezco sinceramente sus contribuciones y compromiso con nuestra reputación.

Director, Presidente y Consejero delegado

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Código de conducta

PRINCIPIOS GENERALESRespete siempre las leyes y la normativa que gobiernan sus operaciones comerciales.

Demuestre una conducta ética en todas sus operaciones.

Trate a los empleados de manera justa y ejerza prácticas de empleo basadas en la igualdad de oportunidades para todos los empleados. Estamos comprometidos a ofrecer condiciones de trabajo seguras y saludables, además de un ambiente de comunicación abierto.

Negocie de manera justa con los proveedores, vendedores y clientes al tratarlos con respeto y dignidad.

Proteja los activos de Victaulic, tanto tangibles como intangibles, y asegúrese de que se utilizan para beneficiar a los intereses de la empresa.

Al establecer una comunicación con otros, tanto dentro como fuera de Victaulic, utilice el buen juicio y piense cómo afectan a Victaulic sus acciones.

Hacer lo correcto Nadie puede decirle qué es lo correcto y qué no lo es en cada situación.

Si tiene dudas, pregúntese a sí mismo:

• ¿Esto es legal? ¿Sé realmente si es legal o debo preguntar a mi supervisor o al departamento legal?

• ¿Entra en conflicto con los valores esenciales de Victaulic?

• ¿Estoy implicando a todas las personas adecuadas?

• ¿Cómo me sentiría si tuviera que informar a mi familia sobre mi situación?

• Si actúo, ¿será justo?

• ¿Cómo me sentiría leyendo mi elección en un periódico o explicándolo ante un Tribunal?

Y recuerde…

• Si sabe que es erróneo, no lo haga.

• Si tiene alguna duda, pregunte.

• Siga preguntando hasta que obtenga una respuesta.

• No pase por alto lo que crea que puede ser o es ilegal o una conducta poco ética, infórmelo.

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SOBRE EL CÓDIGO¿A quién va destinado el Código?Todos los directores, funcionarios y empleados de Victaulic, sus afiliados y filiales en todo el mundo deben cumplir con el Código. Las entidades en las que Victaulic obtenga más del 50 % de los votos o de cuya gestión tenga el control, deberán adoptar y seguir este Código.

Los empleados de Victaulic que trabajan con terceros, como los asesores, agentes, representantes de ventas, distribuidores y contratistas independientes, deberán:

• Exigir a las partes que se comprometan a cumplir los aspectos relevantes del Código

• Informar y entrenar a las partes sobre el requisito de la política de cumplimiento

• Tomar acción hasta e incluyendo la terminación de un contrato, tras apercibirse de que un tercero no hubiere cumplido con las políticas de cumplimiento de Victaulic

Responsabilidades Responsabilidades de la compañía

• Hacer negocios en todo el mundo de modo ético y legal.

• Proporcionar a todos los empleados directrices claras sobre la conducta empresarial.

• Implantar el Código.

• Asegurarse mediante la comunicación y la formación de que todos los empleados conozcan y entiendan el Código.

• Hacer cumplir el Código mediante incentivos adecuados y medidas disciplinarias.

• Implantar la detección temprana y sistemas de información ante cualquier sospecha de conducta criminal o delitos graves.

• Garantizar que no se tomarán represalias por informar de presuntas violaciones del Código.

• Exigir a todos los empleados que cumplan el Código.

• Modificar el Código si fuera necesario.

Responsabilidades del supervisor

• Ser un ejemplo de conducta y gestionar los departamentos de acuerdo con el Código.

• Revisar periódicamente el Código con los empleados.

• Dirigir todas las preguntas sobre el Código a un director regional de cumplimiento o al departamento jurídico y comprobar que se aborden los problemas.

• Hacer cumplir los requisitos del Código.

• Mantener un ambiente de trabajo que fomente la comunicación abierta, sin temor a represalias por cumplir el Código.

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SOBRE EL CÓDIGOResponsabilidades de los empleados

• Entender las leyes y reglamentos que se aplican en su lugar de trabajo y respetarlos.

• Leer, entender y cumplir el Código.• Buscar orientación de su supervisor,

director regional de cumplimiento o del departamento legal en cuanto a la forma correcta de actuar en nombre de Victaulic.

• Participar en los programas de formación sobre cumplimiento.

• Informar inmediatamente de cualquier sospecha de infracción de la ley o del Código a su supervisor, al director regional de cumplimiento, al departamento legal o a la línea de sensibilización de Victaulic.

• Si el problema planteado no se ha resuelto, siga insistiendo y diríjase a otro canal.

• Cooperar en las investigaciones relacionadas con el Código.

Certificación anual electrónica del Código de conducta

Cada año los empleados deben reconocer que han leído, entendido y cumplido con el Código, así como reconocer sus obligaciones continuas, que incluyen la obligación de informar sobre violaciones o sospecha de violaciones al completar una certificación electrónica anual. Los empleados deben entender sus obligaciones de conformidad con el Código y reconocer que han cumplido sus requisitos. Como parte de este proceso de certificación, los empleados tienen la oportunidad de solicitar una capacitación o aclaración o divulgación de una situación potencial. Los empleados debe incluir cualquier actividad que de alguna manera pueda considerarse que constituya un conflicto, y las dudas deben resolverse en favor de la divulgación para así poder formarse un criterio con conocimiento de causa.

Obtención de ayuda e informe de un posible problemaLos empleados siempre deben tratar de resolver o remediar la situación de una manera congruente con el Código. Si es posible, hable sobre su pregunta o inquietud directamente con la persona involucrada y luego, comuníquese con su supervisor. Si cree que la respuesta de su supervisor es inadecuada, comuníquese con una de las siguientes alternativas:

• Su supervisor

• El supervisor de Recursos Humanos

• Joe Savage, director de cumplimiento, +1 610 559 3494

• Mark Van De Voorde, director legal y administrativo, +1 610 923 3190

• Su director de cumplimiento regional:

Asia Pacífico: Gordon Lu, [email protected], +86 21 6021 9433

Canadá: Stephanie Hill, [email protected], +1 905 780 5461

Europa, Oriente Medio, África y la India: Karen Dumery, [email protected], +329 3818889

EE. UU.: Robert Thompson, [email protected], +1 610 923 3059

México, el Caribe, América del Sur: Pedro Garcia Estrello, [email protected], +52 614 429 1702

• La línea de sensibilización de Victaulic (victaulic.com/awarenessline) es un servicio plurilingüe gratuito disponible las 24 horas al día, los siete días a la semana. Como la mayoría de las empresas, Victaulic utiliza un tercero para responder a las llamadas y transcribir la información reportada. Los números gratuitos y opciones de informes web están disponibles en el sitio web de Victaulic en la pestaña ‘Nuestra Empresa’.

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HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

Línea de sensibilización de Victaulic Consulte la sección ‘Nuestra Empresa’ en Victaulic.com para obtener información de contacto específica.

Victaulic cumple con todas las leyes y regulaciones locales, federales y estatales que se aplican a sus operaciones, incluidas las relativas a la salud, seguridad y medio ambiente en todo el mundo. Los empleados harán todos los esfuerzos razonables para asegurar que los productos Victaulic y los lugares de trabajo sean seguros para el público y sus empleados. Un ambiente y lugar de trabajo seguros y saludables no solo son responsabilidad de la empresa o gerencia, sino también exigen la atención de todos los empleados. Estándares globales y políticas locales

Las normas de seguridad varían en diferentes países y estados. Victaulic ha establecido estándares mundiales para promover la seguridad, que a su vez, se utilizan para crear políticas y procedimientos locales de seguridad que sean congruentes con las regulaciones locales y el enfoque global de la empresa. Victaulic cuenta con políticas de seguridad detalladas en todos los lugares, las cuales varían dependiendo de los requisitos del trabajo y las regulaciones locales. Cada uno de los empleados tiene la responsabilidad de conocer y seguir las políticas locales de seguridad. Consumo de fármacos y alcohol en el trabajo

Si muchos empleados trabajan bajo el consumo o posesión de alcohol o fármacos o se presentan al trabajo bajo la influencia del alcohol o los fármacos, pondrían en peligro su propia seguridad y la de los demás empleados. Por ejemplo, si en una planta de fabricación un empleado está operando maquinaria pesada luego de haber tomado analgésicos narcóticos, incluso si los fármacos son prescritos legalmente, este consumo podría interferir con su capacidad de operar la maquinaria de forma segura. Victaulic tiene políticas específicas que establecen reglas sobre el consumo de fármacos y alcohol en el lugar de trabajo.

El consumo de drogas ilegales no está permitido en ninguna de las instalaciones de Victaulic ni en el lugar del proyecto en ningún momento. Solo puede servirse alcohol en eventos de la empresa, como en una fiesta de fin de año o picnic, de acuerdo con las prácticas locales de su oficina y solo después de haber obtenido las autorizaciones necesarias. Además, se puede servir alcohol como parte de una práctica empresarial de rutina como una cena de negocios en un restaurante con los supervisores y clientes de Victaulic.

P: Mi equipo constantemente ha estado logrando sus objetivos de seguridad, pero cada vez se va haciendo más difícil alcanzar estos objetivos, a medida que seguimos mejorando nuestra actitud sobre seguridad. Un miembro de mi equipo sugirió un incentivo monetario para ayudar a mantener la motivación del equipo para alcanzar estos objetivos y continuar mejorando. ¿Puedo utilizar incentivos para ayudar a alcanzar los objetivos?

R: Los incentivos pueden tentar indebidamente a los empleados a ocultar lesiones de trabajo y no informarlas. No informar sobre incidentes de trabajo constituye una grave violación de las normas de Victaulic y es una justificación para una medida disciplinaria. No informar sobre lesiones significa que no podemos eliminar un peligro potencial en el lugar de trabajo ni compartir con otras actividades de Victaulic con la esperanza de evitar que se produzca un tipo similar de lesiones. Queremos que los empleados se sientan seguros cuando estén en el trabajo y reportar todos los incidentes de trabajo es la mejor manera de eliminar o mitigar los peligros laborales.

Informe:

• Todas las heridas en el trabajo

• Cualquier riesgo para la seguridad o la salud

• Cualquier presunción de consumo de drogas y alcohol en el trabajo

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PREGUNTAS Y RESPUESTAS

HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Y PROTECCIÓN AMBIENTAL


P: En un proyecto de mantenimiento que gestiono, nos encontramos con amianto que hay que retirar, pero me preocupa que esto afecte a nuestro calendario y a nuestro presupuesto si esperamos a que nuestro departamento de mantenimiento o de salud, seguridad y medio ambiente traiga a un contratista certificado para realizar esta tarea. Sería más eficiente para nosotros si dejamos que un trabajador de Victaulic elimine el amianto utilizando un equipo de seguridad adecuado. ¿Esto es aceptable?

R: No. Bajo ningún concepto debe eliminar una sustancia peligrosa, aunque afecte negativamente al presupuesto o al calendario de un proyecto. Debido a los riesgos legales y a los costos asociados a la manipulación de contaminantes medioambientales, Victaulic ha tomado la decisión estratégica de contratar a un contratista certificado para que se encargue de trabajos como este.

Violencia en el lugar de trabajo

Victaulic se compromete a proporcionar y mantener un lugar de trabajo seguro y saludable para todos nuestros empleados, clientes y visitantes que cumplen con los requisitos legales. Nuestra responsabilidad se extiende a asegurar que los empleados, clientes y visitantes no queden expuestos a riesgos de violencia o daños. La violencia, las amenazas de violencia, el acoso, los comentarios o gestos amenazadores o cualquier otro comportamiento disruptivo en el lugar de trabajo son inaceptables en todo momento.


Ejemplos de infracciones en materia de salud y seguridad:

Jim, electricista de mantenimiento, estaba trabajando en los equipos eléctricos sin seguir los protocolos de seguridad de bloqueo y etiquetado.

Evelyn, maquinista, decidió que resultaba más fácil trabajar desactivando los controles de seguridad y quitando la protección del centro de mecanizado que estaba operando.

Peter decidió no usar el casco protector durante la operación de acabado porque ese día hacía mucho calor en la fábrica, exponiéndose a posibles lesiones oculares.

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LEYES ANTICORRUPCIÓN

P: P: ¿Qué significa “cualquier cosa de valor”?

R: R: Aquí se incluye el dinero en efectivo o su equivalente, bienes tangibles o intangibles, información útil, la promesa de un empleo futuro, pagos por campañas o a grupos de presión, becas universitarias, equipamientos deportivos o vehículos de recreo, servicios a un precio excesivo o pago por entretenimiento con claro contenido sexual.

Como una empresa estadounidense con afiliados y filiales a nivel internacional, Victaulic está sujeta a distintas leyes específicas que regulan los pagos indebidos:

La Ley de prácticas corruptas en el extranjero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) de 1977: prohíbe pagos de corrupción a funcionarios de gobiernos extranjeros para obtener o mantener negocios. Exige a las empresas mantener libros y registros precisos y garantizar la existencia de controles financieros y contables adecuados. Por otra parte, las acciones de terceras personas que actúen como agentes, distribuidores o asesores de Victaulic pueden suponer la responsabilidad de la empresa bajo la ley FCPA.

La Convención para Combatir el Cohecho de la OCDE: los 38 países firmantes han promulgado leyes que prohíben sobornos en las transacciones comerciales internacionales y exigen cambios contables para detectar actividades de corrupción. Victaulic cumple con los más altos estándares de las leyes anticorrupción locales y estadounidenses.

U.S. Travel Act (Ley de viajes): dispone el procesamiento federal de infractores por sobornos comerciales y sobornos de funcionarios públicos. Estas leyes son aplicables a todas las sucursales de Victaulic. Obsequios y atenciones: Victaulic apoya dar regalos y atenciones adecuados como un curso normal de un negocio.

En general, los regalos y atenciones aceptables son los siguientes:

• Los no monetarios

• Los habituales en el comercio o la industria

• Los de valor nominal

• Los que se ofrecen o aceptan sin que se entienda ninguna obligación expresa ni implícita por parte del receptor

• Los registrados y comunicados debidamente.

Debe describir claramente cualquier regalo, quién lo recibió y su relación actual con Victaulic al momento de solicitar el reembolso en su informe de gastos. Si hay alguna duda sobre si un regalo o atención es aceptable o apropiado, debe preguntarle a su supervisor antes de entregarlo y, si es necesario, póngase en contacto con nuestro departamento jurídico para asegurarse de que no viole la política de la empresa.


Las leyes anticorrupción prohíben pagos de corrupción u ofrecerse a pagar:Cualquier cosa de valor• A un funcionario público

extranjero, partido político, miembro o candidato de un partido

• Para influir en cualquier acto con el fin de asegurar una ventaja indebida

• Para obtener, mantener o gestionar un negocio

Estas leyes prohíben cualquier pago corrupto a sabiendas de que los fondos irán a un funcionario extranjero, aunque se hayan desviado a través de un agente o un asesor.

Entre los funcionarios extranjeros se incluyen los empleados de negocios comerciales en los que existe control o participación del gobierno. También se incluye a cualquier empleado del gobierno, organización internacional, agencia de departamento o cualquier persona que actúe en calidad oficial. Esto corresponde a cualquier funcionario público, independientemente de su rango.

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PAGOS IMPROCEDENTES

Victaulic competirá sobre la base de los méritos de sus productos y servicios en el mercado mundial. Venderemos nuestros productos con honestidad y no acometeremos ninguna venta que nos obligue a actuar de manera ilegal o a violar esta norma.

Es una infracción al Código dar o recibir

• Sobornos

• Comisiones ilícitas

• Favores

• Servicios personales

• Obsequios o atenciones superiores a un valor modesto

No podemos actuar ni parecer estar actuando de forma incorrecta en cualquiera de nuestras relaciones comerciales. Nuestras relaciones con los proveedores, distribuidores, clientes directos y otras partes, incluidas las empresas de ingeniería y contratistas, así como las autoridades regulatorias y en materia de licencias deben basarse en prácticas comerciales legales, eficientes y justas. Es una violación del Código si se acepta un regalo o un favor de un proveedor, subcontratista, consultor o agente que lo beneficia personalmente como empleado de Victaulic o un miembro de la familia.

En muchas partes del mundo, se espera y se practica el soborno de funcionarios públicos y personas de negocios. Sin embargo, obsequiar cualquier cosa de valor a funcionarios extranjeros (públicos o privados) va en contra de la ley y constituye una amenaza para la competencia leal.

Cualquier empleado de Victaulic que pague o facilite un pago o regalo improcedente será sancionado o incluso despedido. Además, el empleado puede estar sujeto a responsabilidad civil y posible encarcelamiento, según lo dispuesto por las leyes aplicables.

Ejemplos de infracción por pago indebido:

Un proveedor que realiza una licitación sobre una nueva línea de productos ofrece a Rita una cantidad para que le proporcione información sobre la cantidad de la oferta más baja.

Peter, un ingeniero de ventas, debate sobre cuánto se debe pagar a nuestro agente. Nuestro agente planea usar estos fondos para pagar al funcionario de adquisiciones de una empresa minera controlada por el estado para convencer a su equipo directivo de comprar productos Victaulic.

P: ¿Es cierto que no podemos pagar el costo de una visita a la sede central de Victaulic al jefe de una agencia de calificación gubernamental que controla nuestro producto?

R: Es totalmente apropiado pagar el transporte, el hotel y los gastos razonables de comida para el empleado de una agencia de calificación estatal o del gobierno o el cliente, a fin de hacerles conocer nuestros productos y servicios. Debemos limitarnos a cubrir el costo razonable de viajar hacia y desde Victaulic, del hotel y comidas durante los días que viajan hacia y desde las instalaciones de Victaulic y los sitios de trabajo. No debemos pagar nada más allá de esto, incluidos viajes y alojamiento para visitas adicionales en su regreso a casa. No se debe pagar en efectivo ni con nada de valor a estos funcionarios. P: En mi país es una práctica común facilitar pagos para acelerar trámites. ¿Supone esto una infracción al Código?

R: Sí. Está prohibido facilitar pagos para agilizar trámites administrativos de manera oportuna. Ejemplos de estos trámites administrativos son los permisos, las licencias y demás documentos oficiales, como conseguir visados, permisos de carga y descarga o inspecciones programadas.


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CONFLICTO DE INTERESESNuestros directores, funcionarios, empleados y representantes deben ser leales a Victaulic. Se produce un conflicto de intereses cuando sus intereses privados interfieren de manera indebida, o incluso parecen interferir de manera indebida, con los intereses de Victaulic.

Un conflicto de intereses no termina al salir de la oficina. Debe gestionar todas las relaciones comerciales que pueda tener pensando en sus responsabilidades con Victaulic. Fuera de la oficina, trate de evitar cualquier situación que pueda llevar a un conflicto (o la apariencia de un conflicto) entre usted y su trabajo en Victaulic.

Lo más importante, si usted conscientemente tiene un conflicto de intereses o cree que existe un riesgo de que algo pueda representar un conflicto de intereses, su obligación es informarlo. Puede notificar a su supervisor, comunicarse con Recursos Humanos, el director regional de cumplimiento o el departamento legal y revelarlo en nuestra certificación anual de conflicto de intereses.

Ejemplos de un conflicto de intereses:

Un alto ejecutivo también está en la junta directiva de una corporación que suministra servicios a su compañía. El ejecutivo no ha dado a conocer a la empresa que se encuentra en la junta directiva de la otra compañía.

Frank es un empleado cuyo hermano dirige una empresa de máquinas expendedoras. Se entera de que su planta elegirá pronto un nuevo servicio de máquinas expendedoras. Frank le da a su hermano los términos de la mejor propuesta que ha recibido hasta el momento. Luego, este presenta una propuesta mejor en nombre de su empresa.

Sofía, una supervisora, es responsable de cubrir una vacante abierta en su departamento, el primo de Sofía está bien calificado y está buscando un trabajo. En lugar de que la decisión de la contratación recaiga en su director, Sofía contrata su primo como su subordinado directo.

P: Mi cónyuge y yo tenemos un negocio secundario que no está relacionado con mi trabajo en Victaulic. Nuestro negocio secundario puede ofrecerle a Victaulic un producto superior y a un menor costo. ¿Puedo ser proveedor de Victaulic?

R: Esta situación crea un potencial conflicto de intereses. A veces, estas situaciones no se pueden evitar, pero posiblemente se pueden manejar con la divulgación completa de los posibles conflictos. Se deberá informar y contar con la aprobación de su gerente/supervisor.

P: Estoy pensando en buscar un segundo trabajo. ¿Tengo que informar u obtener permiso de alguien?

R: Victaulic no le prohíbe conseguir un segundo trabajo; sin embargo, su obligación principal de trabajo es con Victaulic. Cualquier empleo secundario no debe interferir con su trabajo en Victaulic. No puede utilizar horas de trabajo, equipos, suministros ni equipos de la empresa para llevar a cabo un trabajo secundario. También debe asegurarse de que el trabajo secundario no cause un conflicto de intereses con Victaulic. Los trabajadores de Victaulic simultáneamente no pueden ser empleados en la venta, el marketing ni la representación de otros productos relacionados con tuberías.



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CONFLICTO DE INTERESES

Son ejemplos típicos de conflicto de intereses:

• Porcentaje de participación o inversión (más del 5% de las acciones de la compañía) en cualquier producto o proveedor de servicios, cliente, distribuidor o competidor.

• Relaciones de consultoría o laborales con algún cliente, proveedor o competidor.

• Actividades comerciales externas (relaciones de participación, empleo o proveedor/asesor), que compitan o pudieran competir con alguno de los negocios de la compañía.

• Cualquier actividad externa que pueda interferir con la capacidad de un asociado de dedicar tiempo y atención a las responsabilidades de la compañía.

• Compra o venta de transacciones con la compañía (excepto cualquier programa normal de cesión de bienes inmobiliarios que se ofrece generalmente a los empleados).

• Un servicio en cualquier junta directiva de un cliente, proveedor o competidor, a menos que tal servicio haya sido informado a la compañía.

• Supervisar, revisar o influir en la evaluación del trabajo, pagar o beneficiar a algún miembro de su familia más próxima (incluidos cónyuge, padres, abuelos, hijos, nietos, hermanos, suegros, yernos, nueras y cuñados) o amigos personales cercanos.

• La obtención de un préstamo de un cliente, proveedor o competidor de la compañía que no sea un banco; y si es usted un funcionario de la compañía, de cualquier banco con el que la empresa hace negocios, a menos que el banco ofrezca en términos similares un préstamo a sus clientes del que haya sido informado el director de conformidad de la empresa.

P: Soy director de ventas de Victaulic y mi hijo trabaja para un distribuidor que compite con Victaulic. ¿Es este caso un conflicto de intereses?

R: Este caso crea la posibilidad y la apariencia de un conflicto de intereses y debe informarlo a la compañía.

Certificación electrónica anualCada año, se le pedirá a los empleados garantizar que han leído, entendido y cumplido el código, incluida la obligación de informar sobre infracciones o sospechas de infracciones.

El empleado debe revelar cualquier actividad que de alguna manera pueda considerarse como constitutiva de un conflicto, y las dudas deben resolverse en favor de la divulgación para así poder formarse un criterio con conocimiento de causa.



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COMPETENCIA JUSTA Y ABIERTA/ANTIMONOPOLIOVictaulic tiene éxito en el mercado al ofrecer productos de calidad superior a nuestros clientes y competir de forma independiente en el sistema de libre mercado. Creemos que la calidad, el precio y otros factores objetivos determinan el éxito competitivo. Las leyes contra la competencia desleal, también conocidas como leyes de comercio justo o antimonopolio, están diseñadas para proteger el mercado competitivo. Los empleados de Victaulic nunca deben actuar en coordinación con un competidor o de una manera que restrinja la competencia justa y abierta. En Estados Unidos y en muchos países del mundo, estas leyes antimonopolio y de comercio justo prohíben acordar precios, dividir zonas, acordar términos contractuales y demás actividades similares con competidores que afecten negativamente al consumidor y sean contrarios a los principios del libre mercado. Estas leyes varían dependiendo de la parte del mundo donde realice sus actividades empresariales. Si usted tiene alguna pregunta sobre una acción que podría violar las leyes de comercio justo, comuníquese con su supervisor, director regional de cumplimiento o con el departamento legal.

Si llega a sus manos alguna información sobre competidores que esté marcada como confidencial o privada o que pueda ser interpretada como una práctica anticompetitiva, consulte de inmediato con su supervisor o con el departamento legal para que le aconseje qué hacer.

Ejemplos de comportamiento antimonopolio inadecuado:

John, un representante de ventas, se encuentra en un cóctel de una feria comercial del sector. Un representante de ventas de un competidor directo se acerca a John e intenta mantener una conversación sobre precios competitivos para una próxima oferta. John no detiene inmediatamente la conversación sino que continúa compartiendo información acerca de la estrategia de oferta y fijación de precios de Victaulic. Incluso si John sigue escuchando, pero no comparte la información de Victaulic, se trata de una violación. Un nuevo distribuidor establece un negocio en el mismo mercado que dos distribuidores existentes. Los dos distribuidores le piden a usted que no comercialice con el nuevo competidor para “ejercer presión” sobre él y también le piden que le diga a los contratistas que eviten hacer negocios con el nuevo competidor. Se trata de una violación antimonopolio. Nunca conspire ni coopere con otros para limitar la competencia o tratar de controlar un mercado.


Reglas para cuando trate con los competidores:• Nunca trate sobre términos

contractuales/de proyectos o de precios formal o informalmente

• Nunca trate sobre la división de zonas o de mercados, ni fije márgenes ni términos contractuales

• Nunca trate sobre producción, capacidad o volumen de ventas

• Nunca trate sobre costos o márgenes

• Nunca trate sobre cuotas de mercado

• Rechace de manera clara y abierta participar en cualquier debate que pueda ser interpretado como prácticas anticompetitivas

• Nunca intente hacer indirectamente algo que no puede hacer directamente. Incluso explicar un asunto de forma despreocupada con comentarios indirectos o preguntas sobre los términos contractuales/de proyectos o de precios resulta problemático y debe evitarlo.

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SANCIONES COMERCIALES Y BOICOTEO

Sanciones comercialesEl gobierno de Estados Unidos y la Unión Europea mantienen listas de países y personas con las que las empresas no pueden hacer negocios debido a las sanciones comerciales, embargos o terceros que figuran como rechazados en listas específicas. Victaulic utiliza estas listas, así como servicios de terceros para examinar todos los clientes potenciales antes del envío. Para obtener una lista actualizada de estos países y personas, póngase en contacto con el departamento jurídico o el departamento de conformidad para el comercio mundial. BoicoteoLa ley estadounidense prohíbe a las compañías de Estados Unidos participar en prácticas comerciales restrictivas o boicots contra países considerados como “aliados” para Estados Unidos y en contra de las empresas que están en la “lista negra” de otros países o empresas. Algunas compañías de Oriente Medio pueden tratar de incluir contenido en los contratos que prohíba a Victaulic hacer obras en Israel. La ley estadounidense no permitirá que este contenido se incluya o se ejecute en un contrato. Controles de la exportaciónLas normas de exportación imponen restricciones a la transferencia de determinados artículos y tecnología a personas o destinos extranjeros. Algunos productos y tecnologías de Victaulic pueden estar sujetos a controles a la exportación. Exportaciones consideradasLas transferencias no solo incluyen los envíos físicos, sino también la publicación de los datos técnicos (por ejemplo, mediante la inspección visual de los equipos e instalaciones, los intercambios verbales o la aplicación a situaciones en el extranjero, de conocimientos personales o experiencia técnica), la transmisión electrónica de datos técnicos y software y transportar en mano datos técnicos, software, muestras, piezas y equipos profesionales. Si tiene alguna pregunta sobre si la venta, envío o transferencia de un producto o tecnología puedan estar restringidos, comuníquese con su director regional de cumplimiento o con el departamento legal. Reglamentación aduaneraLa importación de mercancías a los países está regulada por los servicios de aduanas de esos países. En prácticamente todos los países se incluyen regulaciones complejas con relación a la clasificación, valoración, país de origen y marcado de las mercancías importadas. C-TPAT: Asociación de Aduanas-Comercio contra el TerrorismoVictaulic se ha asociado con el gobierno de Estados Unidos en su programa C-TPAT. C-TPAT es una iniciativa conjunta entre las empresas y el gobierno diseñada para establecer relaciones cooperativas que fortalezcan la seguridad fronteriza y la cadena de suministro en general.

Sobre la conformidad con el comercio internacional:• Se espera que los empleados de

Victaulic lleven a cabo operaciones comerciales internacionales cumpliendo las normas y respetando todas las leyes de cumplimiento comercial y de exportación e importación correspondientes en todos los países donde Victaulic hace negocios.

• Las leyes de comercio internacional controlan el movimiento de productos en todo el mundo. Es política de Victaulic cumplir con todas las leyes y regulaciones de control de exportación correspondientes.

Sobre controles de exportación:• Tenga en cuenta que la exportación

de productos a ciertos países está restringida o prohibida.

• Al exportar productos, tenga en cuenta los arreglos financieros o de transporte complejos.

• Solicite una asesoría acerca de cualquier sanción comercial o restricción de exportación.

C-TPAT:• Ofrece a las empresas la oportunidad

de jugar un papel importante en la guerra contra el terrorismo y garantizar una cadena de suministro más segura para los empleados, proveedores y clientes. El incumplimiento de las leyes de cumplimiento comercial, de exportación e importación podría dar lugar a sanciones penales y civiles para Victaulic o para los empleados individuales, además de interrupciones comerciales importantes y perjuicios a la reputación de Victaulic.

La conciencia internacional de cumplimiento comercial es responsabilidad de todos. Si encuentra alguna situación de posible violación de las políticas de cumplimiento comercial, comuníquese con su director regional de cumplimiento, el departamento legal o el equipo de cumplimiento comercial internacional en [email protected].

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USO DE AGENTES, ASESORES O TERCEROSEn muchos países es una práctica común contar con agentes, asesores, representantes, distribuidores o demás terceros para que sean intermediarios o arreglen tratos con el gobierno u oficinas gubernamentales (es decir, empresas mineras estatales) y privadas. Estos tipos de relaciones tienen el potencial de ser problemáticos.

En consecuencia, Victaulic ha emitido una política de Distribución Global y de Acuerdos con Agentes. Esta política define el proceso de revisión y aprobación de los acuerdos propuestos y los requisitos necesarios.

También establece cuándo hace falta un acuerdo escrito con el Distribuidor para apoyar nuestra estrategia de distribución unilateral no exclusiva. La política establece el procedimiento de contratación del Distribuidor, de las ventas a cuentas directas y vela por que todas las relaciones comerciales prohíban los pagos indebidos, en cumplimiento con la política de la empresa.

Agentes

Antes de entrar en discusiones sustanciales con un candidato a agente, el supervisor nacional, regional o de división y el profesional en finanzas deben notificar la situación al director financiero y al departamento legal de Victaulic y conseguir la aprobación para seguir adelante. El departamento legal realizará las diligencias pertinentes.

Los directores generales, nacionales o regionales de Victaulic y sus respectivos profesionales en finanzas deben elaborar un informe escrito completo que asegure que la empresa está tratando con gente que cumple las leyes que prohíben pagos inadecuados, de intachable reputación y sin antecedentes de comportamiento ilegal, personas que además tengan la experiencia y la calificación técnica necesarias. El informe se entregará al director financiero o al departamento jurídico y director ejecutivo para su aprobación previa a la celebración de un contrato de agencia.

Los agentes deben aceptar y cumplir por contrato los requisitos de la política de pagos indebidos de Victaulic, las leyes FCPA y el convenio de la OCDE.

P: ¿Es verdad que Victaulic exige en sus contratos que todos los agentes cumplan las leyes anticorrupción?

R: Sí. La política de Victaulic exige cumplir la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA), la convención de la OCDE y todas las leyes anticorrupción aplicables y esto debe ser aceptado por el agente en su contrato.

P: ¿Cuáles son los pasos clave para la aprobación de un nuevo distribuidor de la red Victaulic?

R: Vea la política de Distribución Global y de Acuerdos con Agentes. El proceso incluye lo siguiente:

• Revisión/aprobación de crédito

• Cómo comunicarse con el director regional de cumplimiento

• Revisión de antecedentes

• Certificado de conformidad



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USO DE AGENTES, ASESORES O TERCEROS


P: ¿Cómo sabré si una relación determinada es de un distribuidor independiente o de un agente?

R: La respuesta es "depende".

Habrá que responder a las siguientes preguntas claves:

• ¿Venden otros productos además de los de Victaulic?

• ¿Venden otros productos o productos de otros clientes?

• ¿Inventarían productos?

• ¿Tienen derecho de propiedad y riesgo de pérdida del producto?

Si la respuesta es “No” a cualquiera de estas preguntas, es posible que se trate de una relación de agencia. Comuníquese con nuestro departamento jurídico para recibir ayuda.

Los pagos a agentes deben ser sometidos a la aprobación del director financiero de Victaulic.

Aunque un tercero se diga asesor o representante, puede que en realidad esté actuando como agente de Victaulic. Todos los acuerdos propuestos con asesores y representantes deberán ser revisados por el departamento jurídico.

Distribuidores

Trabajar cerca de los distribuidores es una parte importante del negocio global de Victaulic. Como parte de su programa de cumplimiento y gestión de riesgos, Victaulic busca verificar el cumplimiento de las leyes anticorrupción y de lavado de dinero en países clasificados como de alto riesgo.

Cuando sea necesario y apropiado, Victaulic llevará a cabo investigaciones de terceros en aquellos distribuidores considerados de alto riesgo. Las investigaciones se actualizarán de forma periódica, a discreción de la gerencia de Victaulic. El director de cumplimiento y el departamento legal deben revisar todas las investigaciones. Además, Victaulic requiere que todos los distribuidores en países de alto riesgo certifiquen su cumplimiento permanente con la FCPA y con las leyes anticorrupción locales aplicables de su país cada dos años.

Victaulic puede exigir al distribuidor un acuerdo escrito para proteger a Victaulic, su propriedad intellectual, activos y empleados de riesgos jurídicos o comerciales.

Uso de la marca por un tercero

De vez en cuando, los terceros pueden solicitar el uso de marcas, logotipos u otros materiales de marca registrada/derechos de autor de Victaulic. Estas solicitudes se deben dirigir al departamento legal o de marketing.


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PREVENCIÓN DEL LAVADO DE DINEROLas personas involucradas en actividades criminales (p. ej., fraude, soborno, terrorismo y narcóticos) pueden tratar de “lavar” el dinero que obtienen de sus delitos para ocultarlos o legitimarlos. Actualmente, más de 100 países tienen leyes contra el lavado de dinero que prohíben transacciones que involucran ingresos de actividades delictivas. Otro escenario de preocupación es el uso de fondos legítimos para financiar actividades terroristas (a veces conocida como lavado de dinero ‘inverso’).

Victaulic cumplirá todas las leyes contra lavado de dinero y terrorismo en todo el mundo y hará negocios solo con clientes de buena reputación que estén involucrados en negocios legítimos y con fondos procedentes de fuentes legítimas. Si no se detectan relaciones y transacciones con clientes que ponen en riesgo a Victaulic, se puede dañar gravemente la integridad y la reputación de Victaulic.

Esté atento a las siguientes actividades:

• Solicitudes de transferencia de fondos a terceros, al propietario o a un empleado del cliente o en una cuenta desconocida o no reconocida. Verifique el propietario de la cuenta antes de efectuar cualquier transferencia.

• Pagos que no parecen guardar conexión con el cliente o que no estén acreditados por una factura válida.

• Un cliente, distribuidor o agente reacio a proporcionar información completa, que proporciona información falsa o sospechosa o intenta evitar la presentación de informes o de requisitos para el mantenimiento de registros.

• Ofrecimientos de pago en efectivo.

• Pedidos, compras o pagos inusuales o que no guardan relación con el negocio del cliente.

• Formas de pago inusualmente complejas que no tienen un fin comercial real o condiciones de pago inusualmente favorables.

• Operaciones relativas a lugares identificados como paraísos fiscales o zonas de actividad terrorista conocida, tráfico de estupefacientes o actividades de lavado de dinero.

• Operaciones con bancos fantasma extranjeros, bancos offshore o intermediarios financieros no bancarios.

P: El dueño de nuestro distribuidor extranjero sugiere poner su cuenta al día abonando una factura dos veces y pidiendo que una parte del segundo pago le sea devuelto en su cuenta personal en otro país. ¿Qué debo hacer con esta petición?

R: Esta propuesta es sospechosa y debe ser comunicada a su supervisor y al departamento jurídico. Nuestros proveedores y contratistas deben cumplir las leyes aplicables que prohíben el lavado de dinero y requieren el registro de efectivo y demás transacciones sospechosas.

SI DETECTA UNA SEÑAL DE ALERTA de actividad sospechosa, plantee su preocupación al departamento jurídico de Victaulic y asegúrese de resolver el problema lo antes posible antes de seguir adelante con la operación. Asegúrese de que la resolución esté bien documentada.



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RELACIONES ENTRE VENDEDOR Y PROVEEDOR

P: Desde hace mucho tiempo, mantengo una relación personal con nuestro proveedor de motores de repuesto. Socializamos el fin de semana y a menudo nos invita a mi esposa y a mí a cenar. ¿Estoy haciendo algo mal?

R: Considerando su relación a largo plazo con esta persona, debe informar este hecho como un conflicto de intereses con su supervisor. Sería en el mejor interés de todos que reasignara esta relación a otro comprador o gestor de recursos.

Victaulic mantiene tolerancia cero para el soborno y espera que nuestros proveedores y contratistas hagan lo mismo. Soborno significa dar o prometer directa o indirectamente cualquier cosa de valor para influir en las acciones de un tercero. Los sobornos pueden incluir dinero, regalos, gastos de viaje, hoteles, vacaciones, gastos o algún beneficio de consideración directo o indirecto.

Las relaciones con los proveedores, vendedores y subcontratistas de Victaulic se basarán en prácticas comerciales legales, competitivas y justas. Es política de Victaulic comprar todos los equipos, suministros y servicios basados en el mérito: la capacidad de cumplir con nuestros requisitos de calidad, precio y entrega. Todos los proveedores serán tratados con integridad, imparcialidad y sin discriminación.

Realizaremos negocios solo con aquellos proveedores que cumplan con las leyes locales y mantengan el cumplimiento con las regulaciones, la seguridad, la trazabilidad y otros requisitos legales aplicables. Victaulic se reserva el derecho de realizar auditorías de rutina a proveedores para asegurar el cumplimiento de las normas de la empresa.

Los asociados de Victaulic no deben obtener un provecho injusto a coste de otros mediante manipulación, ocultación, abuso de información privilegiada, tergiversación de hechos materiales o cualquier otra práctica de trato desleal.

Protegeremos la información confidencial y patentada de Victaulic con una cláusula de confidencialidad y también toda información proporcionada por los proveedores protegida con alguna cláusula de confidencialidad.

Como empresa mundial, Victaulic procura negociar los contratos formales de los servicios en curso y de las compras a gran escala. Se deben utilizar el departamento legal y el de proveedores y logística internacional, según sea necesario.

Comprobación de antecedentes: proveedores/contratistas/asesores

Debemos aplicar las mismas normas en la contratación de consultores y contratistas que las que usamos con nuestros empleados: competentes, profesionales, honestos y de buena reputación. Aquellos empleados que participen en las decisiones de compra y la contratación de contratistas o consultores también deben verificar los antecedentes pertinentes de los consultores y contratistas.


Ejemplos de abuso indebido en la relación con los proveedores:

Francine, una compradora, estableció contado con un proveedor propiedad de su primo sin realizar una comprobación de antecedentes apropiada y de cumplimiento.

Tim eligió a su nuevo proveedor de materiales de oficina porque le regaló material escolar gratuito para los próximos años.

John, gerente de una empresa de fundición, eligió a un chatarrero porque ofreció un 10 por ciento de comisión por cada libra de material de desecho procesado.


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PRÁCTICAS DE EMPLEO JUSTOLas leyes en muchos países que promueven el trato justo de los trabajadores, especialmente las mujeres y las minorías, varían considerablemente. Debido a esto, Victaulic establece estándares internacionales para asegurar que todos los empleados a nivel mundial sean tratados con respeto y justicia.

Las decisiones de empleo tales como la contratación, la promoción, la remuneración, el despido, las oportunidades de formación y la asignación de trabajos se realizan sobre la base de las cualificaciones, experiencia, competencia y rendimiento, y no por las características protegidas de una persona, como:

• Sexo

• Embarazo

• Edad

• Color/raza

• Discapacidad

• Estado civil

• País de origen

• Religión

• Estado de veterano

• Otras características protegidas por ley (afiliaciones, asociaciones, creencias y orientación sexual)

Victaulic está comprometido con los derechos humanos y la eliminación de la trata de personas y la esclavitud. Victaulic reconoce que la esclavitud y la trata de personas pueden ocurrir de muchas formas, como el trabajo forzado, el trabajo infantil, la servidumbre doméstica, el tráfico sexual y el maltrato en el lugar de trabajo. Como tal, Victaulic busca promover las conductas honestas y éticas, impedir las infracciones y apoyar el cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables en nuestro negocio a nivel mundial.

Acoso en el trabajo

Los empleados deben trabajar en un ambiente seguro y profesional donde el mérito, la competencia y la confianza sean fundamentales y la diversidad sea valorada. Nos esforzamos por crear un ambiente de trabajo donde no haya acoso por parte de compañeros de trabajo, supervisores, proveedores de bienes y servicios, contratistas y clientes. El acoso laboral puede ocurrir de muchas formas, ya sea verbal, física o visual. Todas las formas de acoso tienen una característica común: el comportamiento puede crear un ambiente intimidatorio, ofensivo o humillante.

Son ejemplos de acoso sexual potencial, pero no se limitan a estos: insinuaciones no deseadas, bromas sexuales inapropiadas, comentarios lascivos, contacto físico no deseado, proposiciones de favores sexuales y comentarios inapropiados sobre la apariencia.

P: En mi departamento, hay empleados de todas las edades y yo estoy en el grupo de los mayores. Oí a dos supervisores hablar sobre su necesidad de ascender a más personas “jóvenes” porque tienen más energía y empuje, y porque no van a jubilarse hasta dentro de mucho tiempo. Me preocupa que no me consideren en los ascensos a causa de mi edad. ¿Qué debo hacer?

R: Debe ponerse en contacto con su supervisor o su equipo local de Recursos Humanos para que la empresa pueda efectuar una investigación adecuada para determinar si la discriminación por edad ha ocurrido en la práctica, no solo en la conversación. Victaulic toma decisiones de ascensos basadas en las habilidades, conocimiento y capacidad de una persona. La empresa no permitirá represalias por denunciar problemas de buena fe.


Eventos de esparcimiento de claro contenido sexual

A veces los clientes, proveedores e incluso los empleados quieren que las comidas de negocios y los eventos de esparcimiento que se celebren incluyan un claro contenido sexual. Sea cual sea la costumbre local, Victaulic no consentirá ni pagará diversiones sexuales inapropiadas.

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PRÁCTICAS DE EMPLEO JUSTO

Ejemplos de infracciones por tratamiento desleal:

Vivian, representante del servicio al cliente, es despedida tras pedir un día libre porque tiene que cumplir con sus observaciones religiosas.

Raj es un analista de sistemas que abandona su puesto a mediodía para rezar en una sala de conferencias. Sus colegas se han quejado, y el supervisor de Raj le ha pedido que deje de hacerlo.


P: Soy amiga de un hombre que trabaja en mi departamento. A veces nos hacemos bromas que podrían considerarse ofensivas en mi oficina, pero tenemos cuidado de cerrar la puerta para que nadie escuche. También nos reenviamos chistes por correo electrónico. ¿Se podría considerar esto un comportamiento de acoso a pesar de que se hace entre dos amigos y no se comparte con nadie que se ofenda?

R: Aunque la Compañía no trata de regular la conducta privada de los trabajadores, la situación que describe se presenta en la propiedad de la empresa, en horas de trabajo y en un sistema de correo electrónico de la empresa. Este comportamiento es inadecuado en nuestro lugar de trabajo, incluso en la intimidad de su oficina.


Otros ejemplos de acoso incluyen: comentarios ofensivos, bromas o imágenes relacionadas con la raza, religión, etnia, sexo o edad. Incluso los materiales y comentarios enviados de manera privada mediante el correo electrónico o correo de voz de la empresa pueden ser considerados acoso. Los gestos, comentarios y comunicaciones ofensivos no tienen cabida en Victaulic. Protección de información confidencial de los trabajadores

Para personal, nómina y ciertas operaciones de rutina, Victaulic mantiene y utiliza información personal privada y delicada sobre los empleados (como las direcciones de casa, educación, currículos, números de seguridad social e información de compensación) para fines comerciales legítimos. Victaulic cumple con las diferentes leyes de privacidad de datos a nivel mundial que rigen el manejo de dicha información. Sin embargo, también confiamos en que los empleados respeten la privacidad de la información al solo acceder y compartir datos confidenciales de los empleados:

• Para fines comerciales legítimos

• Con las aprobaciones pertinentes y en función de su necesidad

• No repitiendo ni abordando información con personas no aprobadas para conocer dicha información

• No solicitando ni exigiendo información detallada sobre la salud de un empleado

Comprobación de antecedentes: empleados

Nos esforzamos por reclutar y contratar a trabajadores que además de profesionales y competentes sean de confianza y honestos. El departamento de recursos humanos verifica regularmente los antecedentes laborales antes de una nueva contratación, según corresponda.

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LIBROS Y REGISTROS EXACTOS


Se necesita que en cada ubicación de Victaulic se mantengan libros y registros precisos. Los registros operativos o financieros exactos y oportunos, así como los controles de exportación exhaustivos, son el principal origen de la información básica necesaria para gestionar nuestro negocio.

Todos los pagos y transacciones de la compañía deben estar debidamente autorizados y registrados con exactitud en los informes financieros que deben elaborarse conforme a los principios contables generalmente aceptados en EE. UU. y a las políticas contables de Victaulic. Se deben hacer controles internos oportunos en cualquier ubicación para asegurar que la información financiera está completa y actualizada.

No se dedicarán a ningún fin fondos de la compañía no divulgados o no registrados, ni se destinarán fondos de la empresa a ninguna cuenta bancaria personal o no corporativa. Todos los activos de la compañía deberán estar debidamente asegurados y contrastados periódicamente con los registros financieros.

No se debe dañar intencionadamente los bienes y propiedades de la compañía, ni sacarlos o retirarlos de sus instalaciones sin autorización. Los activos de la compañía incluyen la información electrónica en cualquier formato.

No se debe proporcionar información financiera a ninguna persona fuera de la empresa sin la previa aprobación del presidente/director ejecutivo y del director financiero.

Ejemplos de registros financieros indebidos y controles insuficientes:

El supervisor de Silvia, una empleada del departamento de contabilidad, le pide que retenga unos gastos operativos ordinarios en una reserva contable especial. Cuando ella objeta diciendo que esto declarará falsamente los beneficios de la división, le dicen que esto repercutirá positivamente en la bonificación de desempeño anual de todos los trabajadores y si no está dispuesta a hacerlo “encontraremos a otra persona que lo haga”.

Fred, un director de ventas de la empresa, ordena a sus subordinados directos que compren un equipo de entrenamiento costoso y lo incluyan en sus informes de gastos. Esta práctica no pasa por el proceso de aprobación de artículos de capital.

No se debe presionar a ningún empleado para alterar información financiera ni otros datos a fin de “cuadrar cifras”.

Miedo a informar sobre “malas noticias”

Los retrasos en la notificación de las malas noticias solo empeoran los problemas y disminuyen la posibilidad de resolver o reducir el problema. Todas las malas noticias, financieras o de otra índole, deben llegar muy rápidamente hasta la línea de mando.

Ocultación de beneficios para incluirlos en períodos futuros

La ocultación de reservas, beneficios u otros imprevistos para proteger los beneficios futuros es algo inaceptable. Las reservas, los imprevistos y los beneficios deben ser analizados y presentados utilizando políticas contables internas y adecuadas prácticas contables generalmente aceptadas.

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PROPIEDAD INTELECTUALPATENTES, MARCAS COMERCIALES, DERECHOS DE AUTOR, SECRETOS INDUSTRIALES E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Victaulic es el líder mundial en el diseño, fabricación y distribución de productos mecánicos de tuberías y tiene un compromiso desde hace muchos años con el desarrollo de productos innovadores. Algunos de los activos más valiosos de Victaulic son su propiedad intelectual, incluidas patentes, marcas registradas, derechos de autor, secretos comerciales e información confidencial.

Victaulic tiene un programa internacional activo para el registro de nuevas patentes, marcas registradas y derechos de autor. Las preguntas o declaraciones relativas a las patentes, marcas registradas y derechos de autor, incluidas las preguntas o afirmaciones relacionadas al incumplimiento, deben dirigirse o realizarse por el departamento legal de Victaulic. Consulte con el departamento jurídico sobre las licencias de todas las patentes, marcas registradas, secretos comerciales o información confidencial antes de revisar conceptos de nuevos productos ajenos a Victaulic, antes de solicitar, aceptar o usar la propiedad intelectual de un tercero y antes de divulgar la propiedad intelectual de Victaulic a terceros.

Entre los secretos comerciales de Victaulic destacan los nuevos productos o servicios en desarrollo, los diseños de productos y planos, los procesos de fabricación y fórmulas, nombres y direcciones de clientes, listas de clientes, precios, márgenes de proyectos, presupuestos y estrategias de investigación y empresariales. La divulgación de esta información puede hacer que Victaulic pierda sus derechos sobre esos secretos. La divulgación está prohibida, a menos que esté controlada con un acuerdo de confidencialidad o contrato de licencia aprobados por el departamento jurídico de Victaulic.

Acuerdos de confidencialidad

Todos los empleados, asesores y contratistas están obligados a firmar un acuerdo de confidencialidad antes del inicio del período de empleo o de contratación. Si un cliente, distribuidor, vendedor o proveedor le pide formalizar un acuerdo confidencial, comuníquese con el departamento jurídico.

Uso de información de derechos de autor o de marca comercial

Los empleados deben respetar la información e imágenes relacionadas al derechos de autor o marca registrada al momento de elaborar comunicaciones, presentaciones y garantías escritas u orales, ya sea interna o externamente. Es importante entender y acatar las normas o leyes de derechos de autor que corresponden a la información, grabaciones, fotografías u otros trabajos creativos que se obtienen de un recurso externo.

NUNCA:• Acepte información

confidencial de terceros sin antes consultar con el departamento jurídico.

• Firme ningún documento relativo a información confidencial, incluidos los acuerdos de confidencialidad o cláusulas similares sin autorización previa.

• Aborde información confidencial con clientes, proveedores o competidores.

• Utilice a terceros para desarrollar nuevos productos sin el consentimiento previo y por escrito del departamento jurídico.

• Divulgue información relativa a un nuevo producto antes de presentar una solicitud de patente o de considerar otras medidas de protección.

• Cree ni utilice una nueva marca comercial antes de su aprobación por el departamento jurídico, de marketing y de comunicaciones.

• Contrate un nuevo profesional sin antes obtener un acuerdo de no competencia, de confidencialidad o de exclusividad según convenga a su jurisdicción.


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PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESALa protección de los activos de la compañía contra la pérdida, el robo o el uso indebido es responsabilidad de todos los empleados. Los activos de Victaulic consisten tanto en bienes tangibles como intangibles.

Bienes tangibles

• Instalaciones

• Equipos

• Dinero

• Sistemas de información

Bienes intangibles

• Propiedad intelectual

• Revelación de inventos

• Conocimientos técnicos de fabricación

• Secretos mercantiles

• Programas informáticos

Estos activos deben ser utilizados adecuadamente y conforme a lo autorizado por la dirección. Cualquier sospecha de robo, fraude o uso indebido de los activos de la compañía debe ser comunicada a un supervisor del empleado o a su director regional de cumplimiento.

Los activos no deben utilizarse para beneficio personal. Sin embargo, aceptamos actividades razonables y aceptables de nuestros empleados, como llamar a casa por un niño enfermo, mandar un correo al cónyuge para que vaya al banco camino a casa o imprimir una simple lista de compras en una impresora de la empresa. Estas acciones son razonables y aceptables, ya que se llevan a cabo dentro de los límites y los objetivos del trabajo todavía se pueden lograr.

Se convierte en un problema cuando los empleados usan inadecuadamente los activos de la empresa para su uso o beneficio personales. En un extremo, incluso puede considerarse robo o fraude.

Utilice su buen juicio y pregunte a su supervisor si no está seguro.

Seguridad del sistema informático y de los datosSolo los empleados de Victaulic pueden acceder a los sistemas de la empresa. Los terceros pueden acceder a los sistemas solo con la aprobación del área de TI de Victaulic.

Los equipos, teléfonos y dispositivos móviles suministrados por la empresa son propiedad de Victaulic. Todos los correos electrónicos, correos de voz y archivos almacenados en los sistemas de Victaulic pueden ser objeto de revisión.

Se deben limitar las expectativas de privacidad personal en relación con la información almacenada en los equipos y sistemas de la compañía.

La compañía se reserva el derecho, si lo permite la ley, de vigilar y examinar toda la información enviada o recibida utilizando los recursos de la empresa.

Está estrictamente prohibido el uso de equipos, redes, correos electrónicos o recursos de Internet de la empresa para acceder, ver, transmitir, archivar o distribuir contenido racista, sexista, amenazante o de alguna otra manera ofensivo o ilegal.

Está prohibido usar los recursos de la empresa para infringir las leyes o la normativa de cualquier país. Los empleados deben velar por la protección de los sistemas y la información confidencial. La divulgación indebida, daño o pérdida de datos pueden ser costosos para Victaulic. Todos los incidentes de seguridad sospechosos deben ser reportados inmediatamente al supervisor del empleado o al equipo de seguridad de la información.

Ejemplos de uso indebido de activos de la empresa:

Ron, gerente de fabricación, pertenece a la junta de una organización benéfica que está llevando a cabo una campaña de recaudación de fondos. Le pide a su asistente administrativo que organice el evento y pida a las empresas en el área que hagan contribuciones para apoyar la organización. Sally imprime 500 copias a color de un folleto de cinco páginas para ayudar a su marido a promover su negocio en casa.

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ACTIVIDAD POLÍTICA

La actividad política y de grupos de presión son parte importante del proceso (político) democrático, pero existen reglas estrictas sobre lo que las corporaciones pueden y no pueden hacer en este campo. Victaulic establece activamente buenas relaciones con los funcionarios elegidos para mejorar el ambiente comercial de la empresa. Sin embargo, en casi todos los países donde trabaja Victaulic hay estrictas restricciones legales sobre lo que una empresa puede aportar, ofrecer, prometer o dar a un político elegido y a su equipo.

Los empleados no pueden (ni directa ni indirectamente) entregar, ofrecer o autorizar fondos u otros activos de la empresa para fines políticos sin consultar previamente con el departamento jurídico, que pedirá la aprobación del presidente y del director ejecutivo.

Una contribución política podría ser considerada un soborno si se hace, directa o indirectamente, a cambio de la acción de un funcionario del gobierno. Puede ser directa, como recomendar a Victaulic la selección de proveedores o algo similar o indirectamente, como prometer incluir a Victaulic en la lista de proveedores aprobados (o incluso posibles) para un proyecto futuro.

Actividad política personal

Victaulic anima a la actividad política de los empleados en apoyo de candidatos o partidos de su elección. Sin embargo, no puede usar el tiempo, las propiedades o los equipos de la empresa para sus propias actividades políticas. La participación personal en actividades políticas es elección de un empleado y debe ser totalmente voluntaria.

P: Acepté una invitación para asistir a un evento de recaudación de fondos para un congresista de mi ciudad natal. No puedo asistir, pero deseo enviar un cheque. ¿Puede mi asistente enviar en la noche un cheque personal para la campaña?

R: Sí, siempre que el costo de los gastos de envío sea reembolsado a la compañía.

Las contribuciones políticas pueden incluir lo siguiente:• Contribuir con un

candidato local, estatal o comunitario en nombre de la compañía.

• Adquirir boletos para un evento de recaudación de fondos para fines políticos con fondos de la empresa.

• Ofrecer algo de valor como comidas, bienes, servicios, alojamientos de viajes o entradas para eventos deportivos o de esparcimiento.

• Prestar personal u otros recursos de la compañía durante las horas laborales para actividades de recaudación de fondos para fines políticos.

• Pagar anuncios políticos u otros gastos de campaña.


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COMUNICACIONES EXTERNASMedios de comunicación especializados

Todas las comunicaciones y peticiones de los medios de comunicación y prensa especializados deben dirigirse al departamento de comunicaciones corporativas. Las solicitudes de los medios pueden incluir la visión que desean en los siguientes temas:

• Negociaciones de contratos con la plantilla, cambios de administración

• Fusiones, adquisiciones o eventos comerciales importantes

• Nuevos productos, políticas, procesos o estrategias comerciales

Redes sociales

El uso de redes sociales y empresariales por empleados de Victaulic es cada vez mayor, dado que estas herramientas se están convirtiendo en un método importante de comunicación, conexión e investigación a nivel profesional y personal. La participación en las redes sociales es aceptable siempre que se adhiera a las siguientes reglas:

• Los empleados no deben utilizar estos foros para divulgar información patentada.

• Los empleados de Victaulic son responsables personalmente del contenido que publican en esas formas de redes sociales.

• Si se identifica usted como empleado de Victaulic en un sitio determinado, se le exige que su aspecto y comportamiento sean tal y como Victaulic esperaría que se presentara usted ante colegas y clientes.

• En cualquier comentario o comunicado al respecto debe dejar claro que está hablando en su propio nombre y no en el de Victaulic.

• Recuerde que lo que publique será público durante mucho tiempo.

Cualquier comunicación o solicitud de blogueros y escritores debe dirigirse al departamento de comunicaciones corporativas.

Si detecta algún comentario o publicación preocupantes, le animamos a ponerlo en conocimiento del departamento jurídico y del departamento de comunicaciones corporativas.


Ejemplos de comunicaciones externas inadecuadas:Phyllis, gerente de marketing en China, lleva a cabo una entrevista con una revista especializada y describe un nuevo producto que todavía está en desarrollo y no ha sido lanzado oficialmente. Phyllis debería haberse puesto en contacto con el departamento de comunicaciones corporativas en relación con esta solicitud y centrarse en el mensaje del producto aprobado para los productos disponibles en el mercado.

Joe, líder de ventas en Europa, publica en su perfil de LinkedIn que es responsable de ventas en un mercado vertical de Victaulic, menciona los ingresos reales de las ventas de Victaulic en ese mercado o hace comentarios personales sobre los planes de la empresa para crecer en ese sector. Debería simplemente describir su función y responsabilidad en Victaulic. Él no debe revelar información financiera o privada.

Janet, una asistente administrativa en Forks Manufacturing, recibe una llamada telefónica de un periodista que consulta sobre el estado de los términos contractuales del sindicato. Ella responde: “Creo que es cierto, pero se lo haré saber”, en lugar de tomar nota de la información y compartirla con el departamento de comunicaciones corporativas.

Código de conducta

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ABARCANDO EL MUNDO CON INSTALACIONES Y SERVICIO DE VENTA EN MÁS DE 120 PAÍSES

PATILLA

Sede central

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25victaulic.com


América del Norte y del Sur

ESTADOS UNIDOS Y SEDE CENTRAL

4901 Kesslersville Road Easton, PA 18040 EE.UU.

1 800 PICK VIC 1 800 742 5842 (en Norteamérica) 1 610 559 3300

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CANADÁ

123 Newkirk Road Richmond Hill Ontario L4C 3G5 Canadá

1 905 884 7444

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MÉXICO

Calle Circuito del Marqués No 8 al 11 Parque Industrial El Marqués Municipio El Marqués Queretaro, México CP 76246

52 442 253 0066

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BRASIL

Av. Marquês de São Vicente 446 Cj 1303 Várzea da Barra Funda – São Paulo-SP CEP 01139-000 – Brazil

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Europa, Oriente Medio, África e India

BÉLGICA SEDE CENTRAL EUROPEA

Prijkelstraat 36 9810 Nazareth, Bélgica

32 9 381 15 00

49 6151 9573 0 (en Alemania)

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REINO UNIDO

Units B1 & B2, SG1 Industrial Park Cockerell Close, Gunnels Wood Road Stevenage, Hertfordshire, Reino Unido SG 1 2NB

44 1438 310 690

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EMIRATOS ÁRABES UNIDOS

FZ LIU10 AA01, AA02, AA03, AA04 and AA05 Al Munawala Street Jebel Ali Freezone – Southzone PO BOX 17683 Jebel Ali, Dubai UAE, Emiratos Árabes Unidos

971 4 883 88 70

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INDIA

Parque industrial Global Indialand Plot 4, Hinjewadi, Phase I, Mulshi Pune 411057 (India)

91 20 67 919 300

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Asia Pacífico

CHINA

Unit 808, Building B Hongwell International Plaza No.1602 West Zhongshan Road Shanghai, China 200235

86 21 6021 9400

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COREA

4F, Seoil Building, 1430-5, Seocho-Dong, Seocho-Gu Seúl, Corea 137-070

82 2 521 7235

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TAIWAN

No. 55, NanGong Rd, LuZhu District TaoYuan City 338, Taiwán

886 3222 3220

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1 300 PIC VIC 1 300 742 842 (en Australia)

0 508 PICK VIC 0 508 7425 842 (en Nueva Zelanda)

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