cncc_table ronde_le contrôle interne dans le cadre de l'audit des

Le contrôle interne dans le cadre de l’audit des universitésColloque Universités

Ordre du jour

� Introduction

� Rappel des NEP

� Environnement du contrôle interne

� Process par cyclea) Achats

b) Paie

c) Suivi des actifs (mobiliers et immobiliers)

d) Contrats pluriannuels

� Process de clôture

� Conclusion

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Introduction

Rappel des NEP

Le contrôle interne

� Comment définit-on le contrôle interne ?

� Contrôle interne relatif à l’élaboration de l’information comptable et financière

� Multiplicité des NEP pouvant concerner le contrôle interne

• Mission légale de certification du CAC

• Diligences directement liées

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� Les grandes notions du contrôle interne

Le contrôle interne

Contrôle interne

Impulsé par la Direction

Adapté à la structure de l’entreprise

Processus englobant actions, moyens,

procédures

Fournit une assurance

raisonnable à la Direction

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Cadre normatif du CAC

� Obligations du CAC en matière de contrôle interne

� Interventions complémentaires directement liées à la mission du CAC, à la demande de l’entité

� Situations interdites

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Cadre normatif du CAC

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� Les éléments fondamentaux des NEP 315 et 330 : objectifs

Obligations du CAC en matière de CI

Prise de connaissance de l’entité et de son environnement

Identification et évaluation du

risque d’anomalies significatives dans

les comptes

Conception et mise en œuvre des

procédures d’audit

Opinion sur les comptes

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� NEP 315 : le CAC prend connaissance des éléments du contrôle interne pertinents pour l’audit

� Le CAC prend connaissance :

• De l’environnement de contrôle

• Des moyens d’identification des risques

• Des procédures de contrôle interne

• Du contrôle du fonctionnement du contrôle interne

• Des systèmes d’information et de la communication en interne en matière d’information financière


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� NEP 330 : mise en œuvre de l‘approche

� Elle doit être adaptée

� Tests de procédures et

contrôles de substance

� Tests de procédures lorsque

• Il a retenu dans son évaluation du risque l’hypothèse que les contrôles fonctionnent efficacement,

• Les seuls contrôles de substance sont insuffisants


Approche d’audit adaptée

Tests de procédures

Contrôles de substance

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Obligations du CAC en matière de CI� NEP 265 - Communication des faiblesses du contrôle interne

Faiblesses du CIFaiblesses du CI

Faiblesses significatives du CI

Rapport du président

Direction

Personnes visées à l’art. L.823-16 (organes d’administration, direction, surveillance, comité d’audit)

Suffisamment importante pour mériter l’attention des organes d’administration ou de direction

Absence d’un contrôleIncapacité d’un contrôle

Faiblesse significative qui peut conduire à une anomalie significative dans l’information comptable et financière dont la connaissance par le marché est susceptible d’avoir une incidence sensible sur le cours des instruments financiers émis par la société

Déficiences majeures

de CI

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Interventions complémentaires du CAC à la demande de l’entité

NEP 9030-9040

• Attestation sur informations chiffrées ou qualitatives établies par la direction

• Rapport sous forme de constats résultant de procédures convenues

• => Pouvant porter sur des éléments du contrôle interne de l’entité relatifs à l’élaboration et au traitement de l’information comptable et financière

NEP 9080

• Avis de conformité d’un référentiel de contrôle interne à un référentiel cible

• Support de formation sur textes / pratiques sur le contrôle interne

• Analyse des conséquences générales ou des difficultésd’application d’un référentiel

• Avis sur les forces et faiblesses du contrôle interne en place

• Avis sur les forces et faiblesses du contrôle interne en projet

• => pouvant être assortis de recommandations

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� Situations pouvant conduire le CAC à ne pas accepter une mission du type DDL :

• Art 822-11 II du code de commerce en l'absence de NEP/DDL relative à l'intervention

• Code de déontologie de la profession de commissaire aux comptes

• Interdictions figurant dans les NEP

Situations interdites

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Environnement du contrôle interne

Le contrôle interne et ses composantes

� Les 5 composantes du contrôle interne

• L’environnement de contrôle

• L’évaluation des risques

• Les activités de contrôle

• L’information et la communication

• Le suivi (supervision, contrôle continu, évaluations spécifiques)

16AACU 7 juin 2012

Environnement de contrôle

Évaluation des risques

Activités de contrôle

Information et communication

Suivi

FO

NC

TIO

NS

UN

ITE

S

Contrôle interne : Définition 1/2

� Le contrôle interne se définit comme :

• Un dispositif mis en œuvre par le Conseil d’administ ration, la direction ou les membres du personnel d’une entité, pour apporte r l’assurance raisonnable de l’atteinte des objectifs suivants :

� Fiabilité des informations et de la communication financière (notamment les publications à caractère légal)

� Efficacité et efficience des opérations (réalisation des objectifs de performance et de résultat de l’organisation, protection des actifs) et de l’application des instructions et des orientations fixées par la Direction

� Respect des lois et des réglementations en vigueur

• Ainsi il contribue à la maîtrise des activités, à l ’efficacité des opérations et à l’utilisation efficiente des ressources

17AACU 7 juin 2012

Contrôle interne : Définition 2/2

� Le contrôle interne se caractérise par certains principes :

• Le contrôle interne est un ensemble de moyens mis en place dans une structure et fait partie intégrante de son organisation ;

• L’ensemble des directions et services de l’entité e st responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la supervision de ces moyens pour atteindre les objectifs du contrôle interne ;

• Le contrôle interne est l’affaire de tous, et en tout premier lieu des opérationnels eux-mêmes, et ce dans tous les processus (Exemple: budget, RH …)

18AACU 7 juin 2012

Environnement de contrôle 1/4

� Prérequis indispensable

19AACU 7 juin 2012

L’environnement de contrôle est

la « culture » du contrôle interne

au sein d’une organisation ;

il constitue le fondement de tous les

autres éléments du contrôle interne.


� L’environnement de contrôle : l’environnement de contrôle constitue le cadre et la structure nécessaire à la réalisation des objectifs clés du système de contrôle interne (il inclut notamment l’attitude et les actions du Conseil et de la direction vis-à-vis de la promotion du contrôle dans l’organisation)

L’environnement de contrôle s’évalue notamment au r egard des éléments suivants :

• Intégrité et valeurs éthiques

• Philosophie et style de direction

• Structure organisationnelle

• Attribution des pouvoirs et responsabilités

• Politiques et pratiques relatives aux ressources humaines

• Compétences du personnel

• Systèmes d’information

20AACU 7 juin 2012


� Les composantes de l’environnement de contrôle

• Intégrité et éthique : la façon dont les valeurs d’intégrité et d’éthique sont présentes et diffusées au sein de l’organisation

• Participation du Conseil d’administration ou du comité d’audit : le rôle du Conseil d’Administration et du Comité d’Audit (la « gouvernance»), son information

• Style de management/direction : exemplarité, implication

• Structure organisationnelle : organigramme, fonctions, responsabilités

• Délégation de l’autorité et de la responsabilité : délégations de pouvoir, de signature….

• Politiques et pratiques relatives aux ressources humaines

• Compétences : l’adéquation des compétences aux tâches à effectuer

• Adéquation des systèmes d’information aux besoins

21AACU 7 juin 2012


� Les facteurs d’attention liés à l’évaluation des ri sques

• Les changements dans l’environnement opérationnel

• Les nouveaux arrivants

• Les nouveaux systèmes d’information ou leur reconfiguration

• Les situations de développement

• Les restructurations de l’organisation

22AACU 7 juin 2012

Application

Controls

Application

ControlsApplication

Controls

Environnement de contrôle IT

Business Processes / Classes of TransactionsProcessus métier / Classes de Transactions

Processus A Processus B Processus C

Applications informatiques

IT Infrastructure ServicesProcess informatiques transversaux

Sécurité physique et logique

Gestion du changement

Exploitation, sauvegardes, secours IT

Significant Accounts in Financial StatementsEtats financiers

Contrôles généraux

informatiques(« ITGC »)

ContrôlesApplicatifs

automatiques (« ITAC »)

Application A Application B Application C

Comment le système d’information impacte les états financiers?

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Définition et impact des contrôles généraux de technologie de l’information sur le dispositif de contrôle interne

� Les contrôles généraux de technologie de l’informat ion (ITGC) , utilisés afin de gérer et de contrôler les activités de technologie de l’information et le milieu informatisé, se subdivisent en quatre domaines :

Développement et mise en place

Assurer que les systèmes soient déployés, configurés et mis en place de sorte à satisfaire les objectifs de l’établissement

Maintenance Assurer que les systèmes modifiés continuent à satisfaire les objectifs de l’établissement

Opérations de technologie de l’information et traitement de production

Assurer que les systèmes en production soient traités comme ils ont été approuvés; que les problèmes soient corrigés et les systèmes relancés, de sorte à éviter l’introduction d’erreurs.

Sécurité Assurer que l’accès aux ressources et aux données des systèmes soit authentifié et autorisé selon les objectifs de l’établissement

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Des ITGC forts permettent de réduire le nombre de contrôles d’application

Contrôles de technologie del’information faibles

Contrôles de technologie del’information forts

Contrôles d’application et révisions de la performance de l’activité

Contrôles d’application et révisions de la performance de l’activité

Contrôles généraux informatiques Contrôles généraux informatiques

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Process par cycle

a) Achats

Les risques majeurs du cycle Achats

Non exhaustivité des dettes et achats enregistrés

Rattachement des dettes et achats sur une période

comptable incorrecte

Inexistence des dettes et achats enregistrés

Présentation incorrecte des dettes et achats

enregistrés

Enregistrement d’opérations non autorisées

Tous les achats et dettes de l’exercice ont-ils été

comptabilisés?

Toutes les transactions post clôture ont-elles bien été

exclues?

Tous les achats et dettes de l’exercice ont-ils été

comptabilisés sur l’exercice?

L’Université est-elle redevable de tous les achats et

dettes enregistrés?

Est-ce que les achats et dettes enregistrés existent

réellement?

Est-ce que les procédures de passation des marchés

ont été respectées?

Est-ce que la séparation des tâches est respectée?

Est-ce que les dettes et achats sont correctement

évalués ?

Inexactitude des dettes et achats enregistrés

Est-ce que les achats et dettes enregistrés sont

correctement classés ?

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Principales faiblesses de contrôle interne rencontrées (1/4)

Nature Description Risque Recommandations

Séparation des tâches

Les commandes sont régulièrement approuvées par la personne qui les a initiées

Existenced’opérations non autorisées

Rédiger une procédure permettant de s’assurer que la personne qui initie la commande est différente de celle qui l’approuve

Séparation des tâches

Des agents de l’Université peuvent être habilités à réaliser des opérations de commandes d’achat ainsi que des transactions sur les comptes fournisseurs (commande, facturation, paiement, modification des données de base comme le RIB…)

Existenced’opérations non autorisées

Réaliser une matrice des incompatibilités sur les rôles attribués aux agents de l’Université dans le système d’information afin de corriger les droits d’accès qui seraient par nature incompatibles

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Validation du service fait

Les tests d’audit conduits ont démontré que la validation du service fait enregistrée dans le système d’information était souvent erronée et postérieure à la date réelle de réalisation de la prestation

Non exhaustivité des dettes enregistrées à la date de clôture

Rédiger une procédure à destination des composantes afin de s’assurer que le service fait est enregistré à la date réelle de réalisation de la prestation (sans attendre la facture) : cette procédure doit également prévoir la documentation nécessaire permettant d’attester de la réalisation de la prestation (bordereau de livraison…)Un des contrôles compensatoire pouvant être réalisé par l’agence comptable pourrait consister à effectuer une revue des commandes ouvertes à la clôture de l’exercice afin de s’assurer de l’absence de réalisation des prestations concernées

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Prestations d’achats s’étalant sur deux exercices comptables

Certaines prestations achetées voient leur réalisation s’étaler sur deux exercices alors que la facture d’achat a souvent été reçue à la clôture et enregistrée pour la totalité de la prestation

Inexactitude des dettes fournisseursenregistrées à la date de clôture

Mettre en place un tableau de suivi des prestations s’étalant sur deux exercices . Ces prestations ne font que rarement l’objet d’une commande dans le système d’information (type gaz, électricité, abonnements à des revues…). Utiliser ce tableau de suivi pour enregistrer la correcte charge liée à l’exercice en cours (la partie de la prestation réalisée sur l’exercice suivant devant être comptabilisée en charge constatée d’avance si la facture globale a déjà été comptabilisée)

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Respect des règles du Code des marchés publics

Les groupes de marchandises définis dans le système d’information sont parfois mal utilisés et conduisent à déroger aux règles de la mise en concurrence des appels d’offres

Non respect des règles de mise en concurrence dans le cadre du lancement d’appels d’offres

Fiabiliser les groupes demarchandises créés dans le système afin de s’assurer que les seuils de mise en concurrence définis par l’Université seront respectés

Analyse du solde de factures non parvenues

A la clôture annuelle, le solde de factures non parvenues comporte parfois des éléments anciens toujours comptabilisésen dette alors que la facture correspondante a déjà été réglée

Inexactitude des dettes fournisseursenregistrées à la date de clôture

Réaliser une revue du solde de factures non parvenues de manière régulière afin de s’assurer que tous les éléments sont justifiés

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Nos axes de recommandationsS’appuyer sur le système d’information en :

• Définissant des rôles appropriés : réalisation d’une matrice des incompatibilités permettant de mettre en avant les anomalies d’accès et de les corriger

• S’assurant que les droits d’accès sont régulièrement revus et mis à jour

• Utilisant toutes les possibilités de contrôle automatique proposées par le SI :

• Enregistrement automatique de la charge dès la validation du service fait

• Autorisation de la commande dès la validation de la demande d’achat

• Mise en place d’un seuil d’écart tolérable dans les opérations de rapprochement commande / facture

• Mise en place d’un système de signatures électroniques (envoi automatique de mails pour approbation des achats)

• Requêtes de modifications des données de base…

Produire et mettre à jour un manuel de procédures en :

• Décrivant les opérations contenues dans les différents sous-processus constituant le cycle Achats

• Identifiant les contrôles clefs à réaliser sur l’ensemble de ces opérations

• Ciblant les opérationnels en charge de la réalisation des contrôles clefs

Faire vivre le contrôle interne sur le cycle Achats en :

• Mettant en place un système de contrôle des procédures (Rôle de l’Audit Interne)

• Formant et sensibilisant l’ensemble des opérationnels à l’importance des contrôles et de leur documentation dans l’organisation

AACU 7 juin 2012 33

b) Paie

Environnement de contrôle� Après passage à l’autonomie, les établissements sont responsables de l’ensemble des dépenses

de personnel qu’ils emploient => la masse salariale représente plus de 80% des dépenses defonctionnement,

� Dans le cadre d’une convention de paie à façon, les établissements ont confié l’ensemble de leurspaies à la DRFiP :

• Le contrôle de payeur est exercé a priori par l’agent comptable de l’établissement,

• La DRFIP est autorisée à prélever, sur le compte bancaire de l’Université, les rémunérations verséesmensuellement aux agents ainsi que l’ensemble des cotisations sociales,

• Le calendrier de paie est fixé par la DRFIP et s’impose donc au service RH.

� Plusieurs outils non interfacés avec le système comptable :• Logiciel de paie (GIRAFE, WINPAIE, ASTRE..),

• Gestion administrative du personnel (HARPEGE),

• Pilotage de la masse salariale ( POEMS).

� Une réglementation en évolution et une multiplicité des statuts et des contrats.

�� Un risque inhérent potentiellement élevé sur le process paie.

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Evaluation de la procédure paie

� L’audit de la procédure Paie a pour objectif :

• d’apprécier le niveau de fiabilité du contrôle interne au sein de l’Établissement,

• de s’assurer de la validité et de l’efficacité des procédures,

• de s’assurer des correctes transmissions et traductions de toutes les informations dans leprocessus de traitement des données de toutes natures.

� L’audit de la procédure aborde :

• la collecte des informations générales (effectif, législation et conventions applicables…),

• les paies (préparation, établissement, acomptes, comptabilisation, règlement…),

• les autres charges de personnel (primes, rémunérations accessoires, congés (CP, CET)…),

• les charges sociales (calcul, déclaration, comptabilisation, règlement…),

• les travaux périodiques (justification des comptes, évaluation des provisions,…).

� Le périmètre de la procédure Paie s’étend donc sur :

• les aspects sociaux et législatifs,

• les aspects financiers et comptables.

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Les constats

� Des points forts identifiés :

• Des activités de contrôles élevées, de plusieurs niveaux :� Contrôles à priori, de niveau 1 et 2,� Contrôles à postériori.

• Une séparation des tâches la plus souvent efficace entre les services RH et l’agence comptable,

• Une bonne maîtrise des outils,

• Des compétences avérées en matière de paie et une veille réglementaire.

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Principales faiblesses de contrôle interne identifiées

� Des procédures en cours de finalisation :

• À rédiger / mettre à jour

• A diffuser à tous les intervenants

� Des contrôles parfois redondants entre lesgestionnaires et l’agence comptable, etinsuffisamment matérialisés

� Des contrôles souvent axés sur les données depaie qui font l’objet de modifications et peu sur lesdonnées permanentes

� Des décalages importants entre le calendrier desdonnées de gestion et leur intégration dans la paie.

� Des organisations plus ou moins centralisées, et/ouintégrées et des informations dépendantes descomposantes

� Absence d’interface entre les logiciels RH et leslogiciels comptables et budgétaires

� Des difficultés pour recenser, valoriser puisdocumenter les provisions pour passifs sociaux

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� Rattachement des charges au bon exercice

� Correcte valorisation des charges à payer etprovisions

� Exhaustivité des passifs sociaux

� Information financière incomplète

�� Les constats �� Les risques

Nos axes de recommandations

En matière de guide de procédures :

• Poursuivre la formalisation des procédures ou leur mise à jour,

• Veiller à la bonne diffusion de ces procédures auprès des acteurs.

En matière de contrôles :

• Mettre en place, périodiquement, des contrôles de cohérence thématiques,

• Formaliser un rapprochement DADS / comptabilité,

• Hiérarchiser et formaliser les contrôles.

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En matière de procédure de clôture :

• Fiabiliser la procédure de recensement et de valorisation des passifs sociaux,

• Estimer « à priori » ces passifs sociaux, et non à postériori,

• Sensibiliser les composantes sur l’importance du rattachement du service fait au bon exercice.

En matière d’organisation :

• Centraliser le recensement des informations,

• Améliorer le circuit de communication des données de paie entre les différents services.

c) Suivi des actifs (mobilier et immobilier)

Principes du contrôle interne applicable aux actifs

Maîtrise des opérations d’investissement :

• Analyse et autorisation préalable

• Respect des règles de la dépense publique (CMP)

• Destination des actifs

Maintien et protection des actifs :

• Traçabilité des actifs et inventaire physique périodique

• Entretien, maintenance, protection physique, assurance

Maîtrise des opérations de désinvestissement :

• Autorisation préalable

• Respect des règles de cession/rebut

• Correcte valorisation

Maîtrise de l’information individuelle permettant l e suivi comptable et la gestion :

• Exactitude et disponibilité de l’information, y compris sur le financement

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Les risques liés au contrôle interne comptable et financier

Existence des actifs

Exhaustivité des opérations et soldes

Droits et obligations

Mesure/exactitude-évaluation/séparation des

exercices/classification-imputation

Présentation/intelligiblité

Les actifs comptabilisés existent-ils ?

Ces opérations se rapportent-elles bien à

l’établissement ?

Toutes les opérations sont-elles bien enregistrées ?

Idem pour les soldes?

Les actifs comptabilisés sont-ils bien contrôlés par

l’établissement ?

Les opérations sont-elles correctement enregistrées, à

la bonne valeur, sur la bonne période, et dans les bons

comptes ?

La présentation d’ensemble des comptes est-elle

intelligible ?

Les informations en annexe sont-elles appropriées?

Les opérations sont-elles réelles ?

Réalité des opérations

(investissement/désinvestissement

Idem pour les actifs?

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Exemples dans le suivi des actifs immobiliers

Constat Risques Recommandations

Méconnaissance du patrimoine mis à disposition et des travaux y afférents

Non exhaustivité du patrimoine

Assurer le suivi de ce patrimoine, des travaux et des financements correspondants

Qualification erronée des opérations (fonctionnement/investissement) de dépenses et de recettes (subventions)

Non réalité des opérations, inexactitude

Mettre en place des procédures identifiant les critères de distinction et assurer la cohérence entre les informations renseignées dans les bases de données et la comptabilité

Mise en service tardive des immobilisations en cours

Inexactitude des amortissements

Mettre en cohérence la mise en service comptable et la première utilisation de l’actif (par exemple sans nécessairement attendre le DGD)

Adaptation insuffisante des durées et des plans d’amortissement aux plans d’investissement et de maintenance

Inexactitude des amortissements

Adapter les plans d’amortissement aux durées réelles d’utilisation des actifs et apporter un suivi rigoureux aux actifs décomposés

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Exemples dans le suivi des actifs mobiliers

Constat Risques Recommandations

Absence de rapprochement entre les fichiers et la comptabilité

Non exhaustivité du patrimoine, non réalité

Procéder périodiquement à ce rapprochement global qui participe à la justification des comptes

Manque de fiabilité des informations figurant dans les bases de données (mise en service, montant, durées, financement, sorties)

Non exhaustivité,Non réalité des opérations, inexactitude des amortissements

Fiabiliser les données historiques et mettre en place des procédures de contrôle par sondage des informations relatives aux opérations de l’exercice (les plus importantes notamment)

Absence de recensement physique

Non exhaustivité, non réalité

Mettre en œuvre un inventaire physique (points d’attention sur les actifs cofinancés dans les laboratoires, les ouvrages de collection, etc) au besoin en plusieurs phases, constater les corrections dans les comptes et mettre en place des procédures de suivi dans le temps

Sorties systématiques de certains actifs (amortis notamment)

Non exhaustivité Elaborer des procédures de mise au rebut périodique et respecter les règles de sortie/cession

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d) Contrats pluriannuels

Définition d’un contrat pluriannuel

� Opérations partiellement exécutées à la clôture de l’exercice,

� Plus précisément, il s’agit de toute prestation de service ou toute commande de bien dont l’exécution a commencé avant la clôture de l’exercice et qui s’achève contractuellement après …

� Notion d’autorisation contractuelle du financeur de continuer à dépenser sur l’exercice suivant.

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Contexte et constats

� Comptabilisation à l’encaissement :

– Les premières années de certification des comptes des établissementsont généralement relevé la comptabilisation de contrats pluriannuels (ycompris des contrats de recherche) au rythme des encaissements,sans application d’une comptabilité d’engagements,

– La gestion de ces contrats, hormis ceux gérés en ressources affectées,ne prenaient pas en compte le rythme des dépenses engagées,générant ainsi un décalage important entre constatation des recettes etdes dépenses.

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Modalités de traitement comptable

� La particularité de la comptabilisation en ressources affectées sous certainesconditions (méthode transitoire),

� L’application de la méthode l’avancement : constatation du résultat enappliquant au résultat à terminaison le pourcentage d’avancement,

� L’application de la méthode à l’achèvement : inscription à l’actif(stock/travaux en cours) des coûts encourus, dans l’attente decomptabilisation du chiffre d’affaires à la fin du contrat.

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Modalités de traitement comptable� Gestion des contrats à l’avancement, mais sans tenir compte d’un résultat à

« terminaison » (article 380-1-V du P.C.G. )

� Conditions :

• Incapacité à estimer de façon fiable le résultat à terminaison qui repose sur 3 critères :

� la possibilité d’identifier clairement le montant total des produits du contrat,

� la possibilité d’identifier clairement le montant total des coûts imputables au contrat,

� l’existence d’outils de gestion, de comptabilité analytique et de contrôle interne permettant de valider le pourcentage d’avancement et de réviser, au fur et à mesure de l’avancement, les estimations de charges, de produits et de résultat.

� Mesure de l’intensité de l’exécution de la prestation par le total des dépenses à la clôture de l’exercice,

� Prise en compte des recettes à la hauteur des dépenses puisqu’aucun résultat n’est dégagé avant la dernière année de vie du contrat.

AACU 7 juin 2012 49

Difficultés rencontrées

� Constats relatifs à des insuffisances du contrôle interne :

• Existence d’un état qui permette de disposer d’une vision exhaustive des contrats pluriannuels (dépenses / recettes) et présentant pour chaque contrat la situation comptable du contrat et sur l’exercice,

• Difficulté à tracer les flux relatifs à ces contrats dans la comptabilité,

• Difficulté de suivi des contrats (budget, avenants, … ) et de connaissance du degré d’avancement des projets (jalons),

• Erreur d’affectation des charges et produits au contrat concerné,

• Insuffisance des contrôles permettant d’identifier l’existence d’éventuels reliquats sur les contrats,

• Insuffisance des contrôles pour s’assurer de la recouvrabilité des produits comptabilisés et identifier le remboursement éventuel des fonds perçus.

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Process de clôture

Processus de clôture� Le process de clôture des universités s’est complexifié avec la certification

des comptes et la volonté de réduction des délais de clôture :

� Difficultés dans certains cas à maîtriser les délais : premier exercice de certification, mise en place d’un nouveau système d’information, …

� Formalisation perfectible des contrôles, des procédures et des modes opératoires. …

� Difficultés à communiquer certains états comptables justificatifs à la clôture :

» Absence de conservation d’historique

» Rupture de la piste d’audit / création d’états manuels à réconcilier avec les données comptables

� Absence de dossiers de clôture, insuffisance des documents de référence formalisant les process les plus significatifs

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Processus de clôture� Le process de clôture est un élément structurant du contrôle interne

comptable de l’université :

� Nécessité d’une bonne articulation ordonnateur/comptable

� Importance de la justification et de la documentation des soldes comptables à la clôture

� Certaines réserves des CAC lui sont directement liées (césure des exercices, provisions…)

� De bonnes pratiques identifiées au cours des audits montrent que le process de clôture peut être fiabilisé avec la mise en place d’outils :

� Une instruction de clôture qui soit un mode opératoire pour tous les acteurs du processus (définition des tâches, du calendrier, des intervenants, de la documentation....)

� Un dossier de révision comptable organisé par cycle (à objet de contrôle interne et du commissaire aux comptes)

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Conclusion

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