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CMSA_BHPB_Workbook_SIPC_Contratistas.doc Commercial In Confidence

© 2010 BHP Billiton Página 1 Date of Issue: 11/02/2010

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Derecho Copia© 2008 BHP Billiton Ltda Este documento no puede circular fuera de BHP Billiton sin su aprobación. Página 2

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Comunicándose con BHP Billiton es posible obtener copias adicionales de esta información.

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Información del Documento

ID Documento BHPB-WB-SIPC-001

Título del Documento Workbook SIPC Contratista

Tema del Documento Manual de Entrenamiento

Breve Descripción Versión 1.0

Tipo de Documento Manual de Participante

Palabras Claves SIPC, Contratista, Manual de Entrenamiento

Fecha de creación 16/06/2008 2-38-00 PM

Autor Samir Vergara

Audiencia Roles: Contratista Administrador y Contratista Auxiliar

Nombre Departamento Informática - Materiales

Nombre del Proyecto SIPC

Versión vigente 1.0

Historial de Revisiones

Fecha Versión Autor Notas

16-Jun-2008 1.0 Samir Vergara

03-Dec-2008 2.0 William Cerón QRGs más específicas y gráficas con más detalles.

06-Jun-2009 2.1 William Cerón QRGs Actualizadas con las mejoras del SIPC

11-02-2010 2.2 William Cerón QRGs Actualizadas, incluye Consulta Básica


Historial de Aprobación/Firma

Nota a los signatarios- Su firma en este documento indica que acepta el contenido y está de acuerdo con la

implementación de los procesos documentados.

Fecha Nombre de quién aprueba Rol Firma

Sandra Montiel Key User

William Cerón Key User

Jairo Silva Gerente del Proyecto

Lista de Distribución

Las siguientes personas han expresado interés en el documento y se les debe informar acerca de cualquier

cambio significativo en su contenido.

Nombre Rol Firma

Empresas Contratistas Contratista Administrador

Empresas Contratistas Contratista Auxiliar


Tabla de Contenidos

Manual de Entrenamiento para empresas Contratistas 6

VISIÓN GENERAL ................................................................................ 6

CONCEPTOS CLAVES ............................................................................ 7 1. CONCEPTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA..............................................................7

ESTADO DE LAS PERSONAS.......................................................................7

ESTADO DE LOS PEDIDOS.........................................................................8

OTROS CONCEPTOS IMPORTANTES DEL SISTEMA: .............................................9

2. PASOS GENERALES PARA CARNETIZAR UNA PERSONA POR SIPC ................................ 10

3. ROLES ................................................................................................ 11

4. MACROPROCESOS DEL SISTEMA ................................................................... 12

Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas SIPC 16

RESPONSABILIDADES: Contratista Administrador y Contratista Auxiliar 17

CONTRATISTA Administrador .................................................................17

CONTRATISTA Auxiliar .........................................................................18

Guías de Referencia Rápida Aplicables (QRGS) 19

Procesos Administrativos del Usuario SIPC...................................................19

QRG: Consulta de Usuario y Cambio de Contraseña ..........................21

QRG: Consulta Básica de Personal ..................................................25

QRG: Consultar Personal................................................................29

QRG: Consultar Pedidos.................................................................34

QRG: Activar Persona....................................................................42

QRG: Inactivar Persona .................................................................46

QRG: Adicionar Nivel Académico.....................................................49

QRG: Actualizar Personal ...............................................................53

QRG: Adicionar Nivel Académico.....................................................60

QRG: Cargue Masivo Niveles Académicos.........................................65

QRG: Adicionar Experiencia Externa ................................................70

QRG: Cargue Masivo Experiencia Externa ........................................75

QRG: Adicionar Capacitación y Entrenamiento ..................................80

QRG: Cargue Masivo Capacitación y Entrenamiento ..........................85

QRG: Adicionar Aptitud Medica .......................................................89

QRG: Consultar Aptitud Medica.......................................................94

QRG: Cargue de Afiliaciones...........................................................99

QRG: Cargue de Pagos de Seguridad Social ...................................104

QRG: Crear Labores ....................................................................108

QRG: Actualizar Labores ..............................................................114

QRG: Eliminar Labor ...................................................................120

QRG: Asignar recursos a Labores (Asignar Personal) .......................125

QRG: Confirmar Personal Rechazado .............................................131


QRG: Desasignar recursos (personal) a Labores .............................139

QRG: Terminar Labor ..................................................................145

QRG: Confirmar/Terminar Labor Asignada .....................................151

QRG: Solicitar Extensión de Fecha Fin de Labores ...........................155

QRG: Consultar Autorizaciones .....................................................160

QRG: Consultar Niveles de Competencia ........................................165


Manual de Entrenamiento para empresas Contratistas

VISIÓN GENERAL

Introducción

SIPC es un sistema para registrar y consultar información del personal contratista de interés

para Cerro Matoso S.A. y las firmas contratistas, integrado en una sola base de datos.

El sistema agrupa de forma ordenada todas las actividades necesarias dentro del marco del

manejo del personal contratista en Cerro Matoso S.A, soporta el proceso de carnetización,

integrándose con el sistema WinPak y al mismo tiempo soporta el pago de seguridad social por

medio de las planillas integradas.

En este documento se da claridad sobre el objetivo de la información que se diligencia en este

sistema y su gestión.

Código del Curso

CMSA_SIPC_01

Propósito

El propósito de este curso es entrenar al personal del contratista encargado de actualizar la

información en SIPC de las personas que laboran o laborarán en Cerro Matoso mediante una

relación contractual. Esta actualización se realiza mediante los procesos de solicitud y

vinculación de personal en el sistema SIPC.

Prerrequisitos

Internet Básico:

- Manejo de Formularios para el ingreso de información.

- Navegación en aplicaciones Web

Objetivos del Entrenamiento

Al final de este curso, usted será capaz de:

- En SOLICITUD DE PERSONAL:

� Activar e Inactivar personal.

� Actualizar Datos Básicos.

� Registrar Nivel Académico.

� Registrar Capacitaciones y Entrenamiento externos.


� Registrar Experiencia Externa.

� Realizar Cargues Masivos de la información correspondiente a los paquetes

funcionales de este módulo.

- En la VINCULACIÓN DE PERSONAL:

� Registrar la información de pagos o afiliaciones de Seguridad Social.

� Registrar Labor.

� Asignar personal a la labor

� Revisión de Vinculación de recursos a Labores.

� Revisión de rechazos por Carnetización.

� Terminar Labor.

Duración

Este curso tiene como duración estimada 8 horas.

CONCEPTOS CLAVES

1. CONCEPTOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA

ESTADO DE LAS PERSONAS

Cada persona contratista tiene asignado un estado que define la situación en la que se

encuentra en los procesos del sistema.

Activo

Estado en el cual la persona se encuentra vinculada en el sistema con alguna empresa

contratista. No es necesario que posea una labor asignada, en este caso no podrá ser

activada por otras empresas contratistas. Este estado representa que existe una relación

laboral entre el empleado y la empresa contratista.

Inactivo

Estado en el cual la persona no se encuentra vinculada en el sistema con alguna empresa

contratista. En este caso podrá ser activada por cualquier empresa contratista para

desempeñar alguna labor en Cerro Matoso S.A.

Pendiente por confirmar labor

Estado en el cual queda una persona una vez la empresa contratista le asigna una labor. La confirmación de la labor la debe realizar el Administrador de Trabajo.


Pendiente por carnetizar

Estado en el que queda una persona cuando es confirmada por parte del Administrador de Trabajo. La carnetización la realiza la Unidad de Negocios Protección y Servicios.

Contratado

Estado en el cual queda la persona una vez la persona es carnetizada por parte de la Unidad de Negocios Protección y Servicios.

En revisión por confirmar labor

Estado que toma la persona cuando ha sido asignado a una labor por parte de la empresa contratista y, por algún motivo, es rechazado por el Administrador de Trabajo.

Motivos de rechazo para asignación de labor

El motivo de rechazo para NO vincular a una persona a una labor se podría presentar por el no cumplimiento de:

- Nivel de Competencia requerido para desempeñar la labor.

- Autorizaciones requeridas para ejecutar la labor.

- Experiencia deficiente para desempeñar la labor.

En revisión por carnetizar

Estado en el cual queda una persona si, por algún motivo, Protección y Servicios rechaza la solicitud de carné luego de haber sido confirmada por parte del Administrador de Trabajo.

Motivos de rechazo de Carnetización

El motivo de rechazo para NO carnetizar a una persona se podría presentar por el no cumplimiento de:

- Inducción de Seguridad (HSEQ).

- Examen de Aptitud Médica vencido.

- Pagos de Seguridad Social sin tramitar en el sistema o sin el respaldo adjunto.

ESTADO DE LOS PEDIDOS

Por completar

Estado en el cual se encuentra el pedido luego de la carga automática que se hace desde GSAP a SIPC. El Ingeniero de Contratos debe completar alguna información adicional en el sistema antes de estar disponible para asignación de labores

Completado

El pedido se encuentra en estado Completado cuando el Ingeniero de Contratos ha complementado la información requerida en el sistema. En estos momentos


la empresa contratista podrá asignar recursos a alguna labor vinculados a dicho pedido.

OTROS CONCEPTOS IMPORTANTES DEL SISTEMA:

Nivel de Competencia

Es la certificación de un oficio otorgada por una entidad certificadora avalada por Cerro Matoso S.A. en SIPC, la cual debe ser notificada a Recursos Humanos para su registro en el sistema.

Labor

Existe en el sistema un catalogo de labores, organizado en 10 Grupos funcionales de acuerdo al tipo de actividad del contratista y abreviado de la siguiente manera:

� SP - Suministro de Personal

� OC - Obra Civil

� MM - Montaje Metalmecánico

� SOL - Soldadura

� MTO - Mantenimiento

� MEL - Montaje Eléctrico

� OEM - Operación de Equipos Móviles

� ALO - Apoyo Logístico

� EXP – Exploración

� DIS – Diseño

� ASE - Asesorías

Ejemplo de labores:

� SP Reemplazo por Incapacidad

� EXP Operación de Perforación

Empresa Contratista

Empresa que es contratada por Cerro Matoso S.A. para la ejecución de una obra o servicio.


2. PASOS GENERALES PARA CARNETIZAR UNA PERSONA POR SIPC

Para poder expedirle el carné de ingreso a una persona contrista que requiere hacer un trabajo

en las instalaciones de Cerro Matoso, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

1. La empresa contratista debe consultar en SIPC si la persona a carnetizar esta asignada a su empresa (Véase QRG: Consultar Personal), en caso negativo, utilice la consulta básica (Véase QRG: Consulta Básica de Personal), la cual le permite saber si una persona esta creada en SIPC, en qué estado se encuentra o si no existe. Si la persona esta en estado Inactiva debe Activarla antes de continuar (Véase QRG: Activar Persona). Si no existe en SIPC, debe solicitar su creación a la persona de Carnetización (Correo: [email protected]).

2. La empresa contratista le actualizará la Seguridad social en SIPC de la siguiente manera:

• Si la persona fue afiliada a la seguridad social durante el mes en curso, le deben cargar las correspondientes Afiliaciones a la ARP, AFP y EPS (Véase QRG: Cargue Afiliaciones);

• Si la persona ya viene afilada a seguridad social por más de un mes, la empresa debe realizar el cargue del pago de la seguridad social adjuntando el archivo de soporte de la ARP (archivo .pdf) donde aparezca el nombre de la(s) persona(s) a quien se le(s) hizo el Pago (Véase QRG: Cargue Pagos) .

3. La empresa contratista le actualizará la Aptitud médica al personal que va a laborar en CMSA indicando el pedido (orden de compra) con el cual van a realizar el trabajo (Véase

QRG: Adicionar Aptitud Medica).

4. La empresa contratista crea las Labores en el pedido correspondiente (Véase QRG: Crear labores) y le asigna las personas que desempeñan dichas labores (Véase QRG: Asignar Recursos a Labores). Cualquier duda sobre el pedido, lo pueden consultar con la persona de contacto en Cerro Matoso (Administrador de trabajo) con quien van a coordinar el trabajo. NOTA: Cuando ya haya asignado todas las personas a las labores correspondientes debe informarle al Administrador de trabajo para su aprobación.

5. El Administrador de Trabajo (Persona de Cerromatoso) aprueba o rechaza el personal propuesto por la empresa contratista.

6. El personal aprobado por el administrador de trabajo pasa automáticamente al encargado de carnetización quien aprueba o rechaza el personal teniendo en cuenta la información ingresada en SIPC y verificando que estas personas tengan su Seguridad social al día (Afiliaciones o Pagos)

7. El personal rechazado debe ser actualizado y confirmado por el contratista o retirado de la labor en caso que no se acepte su ingreso (Véase QRG: Confirmar Personal rechazado).

Notas importantes

• La persona ya se encontrará carnetizada o autorizada su carnetización cuando en SIPC aparezca con el estado “Contratado” (Véase QRG: Consultar Personal)

• Cuando la persona termine contrato con la firma Contratista, ésta última debe Inactivar la persona en SIPC como señal de Finalización del contrato laboral (Véase QRG: Inactivar Personal).


3. ROLES

Un rol se define como la serie de funciones o responsabilidades atribuidas a quien ocupa una

posición dada en el sistema de información SIPC.

Contratista Administrador

Representante de negocio de la empresa contratista para Cerro Matoso S.A. Se encarga de

Activar/Inactivar personas y asignación de labores.

Contratista Auxiliar

Rol transaccional que se encarga del registro y actualización de la Información Básica,

Seguridad Social, Capacitaciones y Entrenamientos externos, Niveles académicos, Aptitud

médica y Experiencia externa. Se entiende por externo todo aquello relacionado con

entidades fuera de Cerro Matoso S.A.

Administrador de Trabajo

Es el interventor por parte de CerroMatoso S.A. ante la empresa contratista para la

operación y ejecución de un contrato. Se encarga de revisar el personal propuesto por el

contratista para ejecutar una labor, asegurando que sea el idóneo y verificar las

condiciones (Técnicas: Experiencia y Competencias, Disciplinarias y de Seguridad:

Autorizaciones y Novedades), para confirmar la asignación de labor propuesta y finalmente

aprobar su carnetización.

Ingeniero de Contratos

Representante comercial de Cerro Matoso S.A. encargado de analizar y ejecutar los

procesos de Compra de Servicios a través de la negociación, creación y desarrollo de los

contratos. En el sistema es responsable de la carga de pedidos, y su complemento

(Asignación de Administradores de Trabajo, Área de Ejecución del Contrato, entre otros).

Es el contacto para el contratista en temas relacionados con el contrato tales como tarifas,

tiempo de vigencia del contrato e información básica de la empresa contratista.

Carnetización

Es la persona de la Unidad de Negocios Protección y Servicios encargada de verificar los

requisitos, autorizar y generar la carnetización del personal contratista que ingresará a la

planta. Dentro de los requisitos validados están la aptitud médica y pagos de seguridad

social, entre otros.

Supervisor Protección y Servicios

Es el responsable de la creación de nuevas personas que no se encuentren en el sistema

SIPC.


Líder Funcional HSE

Es la persona de la Unidad de Negocios HSE, encargada de registrar los diferentes tipos de

autorizaciones al personal contratista que ingresará a la planta a realizar determinado tipos

de trabajo que así lo requieran. La asignación de algunas autorizaciones se hace de acuerdo

a Entrenamientos y Capacitaciones internas que registra el Líder Funcional de Recursos

Humanos, por ejemplo, Inducción CO, Tarjeta y Candados, entre otros.

Líder Funcional de Recursos Humanos

Es la persona de la Unidad de Negocios Recursos Humanos, encargada de registrar los

Niveles de Competencia al personal contratista que ingresará a la planta a realizar

determinado tipo de trabajo que así lo requiera. Así mismo esta persona registrará en el

sistema las Capacitaciones y Entrenamientos que brinda Cerro Matoso S.A. al personal

contratista, y será el contacto para solicitar modificaciones por parte del contratista, a

información de nivel académico, experiencia externa y capacitaciones y entrenamiento de

su personal.

Key User del Sistema (Usuario Clave del Sistema)

Es la persona líder del sistema la cual pertenece a la Unidad de Negocios Materiales, se

encarga de regular el buen uso del sistema, entre sus funciones se destacan modificación

y/o eliminación de información de pedidos y la actualización de la información en casos de

emergencia.

Es la persona encargada de Inactivar el personal contratista cuando por algún motivo la

empresa contratista no haya realizado esta labor.

Soporte Técnico

Usuario de la Unidad de Negocios Informática que soporta aspectos técnicos del aplicativo

relacionados con desarrollos y soporte relacionado con el buen funcionamiento de la

aplicación.

4. MACROPROCESOS DEL SISTEMA

Un macroproceso se define como la interacción de diferentes procesos ya sean ejecutados por

un mismo rol o por diferentes roles para un fin específico. A continuación se detalla cada uno

de los macroprocesos, su funcionalidad e interacción con cada uno de los roles en el sistema.

Solicitud de Personal

Es el proceso en el cual se prepara el sistema ingresando la información necesaria para

poder vincular personas a labores en Cerro Matoso S.A. Dicha información está constituida

por sus Datos Básicos, Nivel Académico, Experiencia Externa y Capacitaciones y

Entrenamiento, entre otros. La empresa contratista debe garantizar y actualizar la

información de las personas activas con dicha empresa. Además podrán activar personas


realizando consultas en la base de datos del sistema del personal que se encuentre

Inactivo. En este módulo los ingenieros de contratos se encargan de la Gestión de pedidos,

la cual consiste en completar la información de los pedidos que se encuentran vigentes en

GSAP para que las empresas contratistas puedan asignar una labor a su personal activo,

ligado a un pedido. Al mismo tiempo los administradores de trabajo podrán realizar

consultas sobre las personas que propone el contratista para la ejecución de labores y

poder tomar la decisión sobre la autorización para carnetización.

Ingreso a Planta

Personal contratista que no tenga asignada una labor con un pedido vigente no se

podrá carnetizar.

Vinculación de Personal

En este módulo se registran las labores al personal contratista, los pagos de Seguridad

Social y la documentación requerida para su asignación y carnetización. Una vez asignadas

las personas, el Administrador de trabajo debe ratificar que estas cumplen con las

condiciones requeridas para confirmar la labor; luego de esta confirmación, el Líder

Funcional de Protección y Servicios se encargará de verificar que se cumple con todos los

requisitos para expedir el carné. Finalmente el contratista administrador debe revisar la

vinculación de su personal para verificar la aceptación o rechazo por parte de CMSA. En

caso que haya sido rechazada, debe tomar acción y luego confirmar nuevamente para que

sea reprocesado por Protección y Servicios. Este proceso está soportado en el sistema bajo

un esquema de workflow y notificaciones vía e-mail.

Autorización de Personal

Es el proceso mediante el cual se asignan las autorizaciones requeridas para desempeñar

determinadas labores. Las autorizaciones pueden ser:

� Niveles de Competencia, corresponden a certificaciones de oficios otorgadas por una entidad certificadora avalada por Cerro Matoso S.A. y cargadas en el sistema por Recursos Humanos.

� Autorizaciones de Seguridad y protocolos, en cuyo caso interviene el líder funcional

de HSE. Este puede utilizar la información del sistema para la asignación de

autorizaciones, las capacitaciones y entrenamientos ingresada por Recursos

Humanos, y criterios de orden médico basados en el examen de aptitud médica.

Contingencia

Este proceso está diseñado para atender los eventos imprevistos que ocurren en la operación que requieren atención inmediata, y que no pueden esperar el flujo normal del proceso. Participan el Administrador de Trabajo (Responsable de la Emergencia), el Ingeniero de Contratos, la empresa contratista y Protección y Servicios. Este proceso se realizará con los mismos requisitos que se hace

Aptitud Médica

Esta información debe ser actualizada en los casos requeridos por la empresa

contratista según la labor a desempeñar por el trabajador.


actualmente, incluyendo el formato para carnetización y la generación de carné directamente en WinPak. Para poder atender la Emergencia con personal contratista que no está en la planta se debe realizar el siguiente proceso:

1. El Administrador de Trabajo responsable de la emergencia debe diligenciar el formato de Solicitud Expedición y/o Renovación de Carné para Contratistas incluyendo las personas que ingresarán a atender la emergencia aún cuando tenga vigente el carné

2. Protección y Servicios debe realizar la verificación pertinente de las personas que componen el listado suministrado para asegurar el cumplimiento de requisitos para ingreso a la planta.

3. Protección y Servicios realiza la carnetización de las personas que cumplen con todos los requisitos. Debe también actualizar la vigencia de los carné existente según la solicitud del Administrador de Trabajo, esto para evitar la expiración antes de finalizada la emergencia.

� Una vez se atiende la emergencia el responsable de ésta tiene 10 días para legalizar las labores realizadas en el sistema. Aquí se ejecutan en paralelo los siguientes procesos:

4. El Administrador de Trabajo debe realizar la Solicitud de Pedido (SOLP) en GSAP para la labor realizada en la emergencia.

5. La empresa contratista debe diligenciar la Plantilla de Cargue para Contingencia diseñada para este fin.

6. El Ingeniero de Contratos debe realizar la gestión del pedido.

7. El Administrador de Trabajo verifica que la información registrada en la plantilla de Contingencia por el contratista sea veraz.

8. El administrador de trabajo debe enviar el archivo definitivo al KEY USER del sistema, quien realiza el cargue en el sistema, y de este modo se legaliza la labor ejecutada en Cerro Matoso S.A., actualizando la experiencia interna de las personas que laboraron durante la emergencia.

Estado final de la persona al actualizar la emergencia

Una vez finalizado el proceso de cargue de la plantilla con la información de las labores ejecutadas, el estado de la persona será el mismo en el que se encuentre en el momento que se carga esta plantilla, independiente del estado en que se encontraba antes de iniciar la emergencia.


Diagrama del Proceso de Contingencia


Diagrama de Flujo de Funciones Cruzadas SIPC

Generalidades: Este diagrama permite conocer el proceso completo del sistema y la participación y responsabilidad de la Empresa Contratista


RESPONSABILIDADES: Contratista Administrador y Contratista Auxiliar

La empresa contratista tiene la potestad de solicitar dos usuarios: uno con rol de Administrador y otro de Auxiliar o un solo usuario que contenga los dos roles.

CONTRATISTA Administrador

Es responsabilidad del rol en referencia realizar las siguientes actividades en el sistema:


1. Activar las personas que van a ingresar a realizar alguna labor en CerroMatoso S.A. Esta activación representa una relación laboral entre el trabajador y la empresa contratista.

2. Inactivar las personas desvinculado con la empresa.


� La persona es creada en el sistema SIPC por el Supervisor de Protección y Servicios y queda en estado “Activo” para la empresa contratista que solicitó la creación. En la creación puede utilizar la plantilla de Cargue Masivo.

� Una empresa contratista puede activar a una persona siempre y cuando esta se encuentre en estado “Inactivo”.

� El contratista puede inactivar a una persona siempre y cuando ésta no se encuentre desempeñando una labor vigente para Cerro Matoso S.A, en caso contrario se le debe terminar la labor previamente.


3. Registrar y asignar una labor a las personas que se encuentran activas.

4. Terminar la labor.

Actualizar la vinculación del personal a la labor.



� La empresa contratista puede terminar la labor de una persona que se encuentre en estado “Contratado” y una vez terminada la labor queda en “Activo”.

� El sistema realiza la notificación al Administrador de Trabajo sobre la terminación de la labor de una persona.

�

.

CONTRATISTA Auxiliar

Es responsabilidad del rol en referencia realizar las siguientes actividades en el sistema:


Ingresar la información básica del personal contratista:

1. Registrar el Nivel Académico.

2. Registrar Capacitaciones y Entrenamiento

3. Registrar o Adicionar Experiencia Externa.

Contratista (Auxiliar)

� Este usuario sólo puede introducir la información básica a las personas que se encuentre activas con la empresa contratista.

� Toda la información que registra este usuario es histórica y no puede realizar modificaciones ni eliminaciones.

� Cualquier modificación relacionada con los datos capacitación... debe ser solicitada al Líder funcional de Recursos Humanos con los documentos de soporte correspondientes.


4. Registrar Aptitud Médica

Contratista (Auxiliar)

� Este usuario sólo puede introducir la información básica a las personas que se encuentre activas con la empresa contratista.

� Toda la información que registra este usuario es histórica y no puede realizar modificaciones ni eliminaciones.


Guías de Referencia Rápida Aplicables (QRGS)

Procesos Administrativos del Usuario SIPC

CONTRATISTA (Administrador y Auxiliar)

- QRG: Ingresar al Sistema

- QRG: Cambiar contraseña de Ingreso al sistema.


CONTRATISTA (Administrador)

- QRG’s Personal Contratista

- QRG: Consultar Personal

- QRG: Activar Personal

- QRG: Inactivar Personal

- QRG’s Pedidos

- QRG: Consultar Pedidos

CONTRATISTA (Auxiliar)

- QRG’s Personal Contratista

- QRG: Actualizar Persona

- QRG: Consultar Personal

- QRG’s Nivel Académico

- QRG: Adicionar Nivel Académico

- QRG: Cargue Masivo Niveles Académicos

- QRG’s Experiencia Externa

- QRG: Adicionar Experiencia Externa

- QRG: Cargue Masivo Experiencia Externa

- QRG’s Capacitación y Entrenamiento

- QRG: Adicionar Capacitación y Entrenamiento

- QRG: Cargue Masivo Capacitación y Entrenamiento

- QRG’s Pedidos

- QRG: Consultar Pedidos


CONTRATISTA (Administrador)

- QRG’s Labores

- QRG: Administrar Labores


� QRG: Crear Labores

� QRG: Actualizar Labores

� QRG: Eliminar Labores

� QRG: Confirmar Labor Asignada

� QRG: Asignar Recursos a Labor

� QRG: Desasignar Recursos a Labor

� QRG: Terminar Labor

- QRG’s Aptitud Médica

� QRG: Consultar Aptitud Médica <

CONTRATISTA (Auxiliar)

- QRG’s Aptitud Médica

� QRG: Adicionar Aptitud Médica

� QRG: Consultar Aptitud Médica

- QRG’s Seguridad Médica

� QRG: Cargue Afiliaciones

� QRG: Cargue Pagos

� QRG: Consultar Personas sin Pago

Autorización de Personal


- QRG’s Gestión de Autorizaciones

- QRG: Consultar Autorización

- QRG’s Niveles de Competencia

- QRG: Consultar Niveles de Competencia

Cargue por Contingencia


- QRG: Consultar Cargues por Contingencia <

Reportes

- QRG: Reportes


QRG: Consulta de Usuario y Cambio de Contraseña

Prerrequisitos: Tener un usuario registrado en SIPC y haber ingresado a la aplicación

Generalidades: Cualquier usuario definido en SIPC puede hacer la consulta de la información de su usuario y su cambio de contraseña en cualquier momento.

ADVERTENCIA Tenga presente que los usuarios que tienen acceso integrado al directorio activo si hacen este procedimiento de cambio de contraseña, esto no quiere decir que será modificada su contraseña de la red sino que solo será actualizada su clave de ingreso al sistema desde fuera de la red de Cerro Matoso.

1. Usted puede consultar la información de su usuario haciendo clic sobre el nombre de usuario que se encuentra en el lado derecho del menú.


Se abre la pantalla Información del Usuario

La información que muestra la pantalla del usuario es la siguiente:

• Cedula: Numero de cedula del usuario

• Login: Nombre que identifica al usuario dentro del sistema.

• Tipo de usuario: Interno o Externo

• Cargo: Según el catalogo de Cargos en Cerro Matoso

• Roles: Detalle de los roles definidos para el usuario

• Nombre: Nombres y Apellidos completos

• Empresa Contratista: Nombre de la empresa contratista

• Email: Correo electrónico registrado para el usuario

• Fecha: Fecha del ultimo ingreso al sistema.

2. Para cambiar la contraseña del usuario haga clic sobre el botón

A continuación se extiende la pantalla en la que usted debe completar los siguientes campos:


3. Ingrese en los siguientes cambios la información que se requiere para el cambio de la contraseña.

� Contraseña Actual: Digite la contraseña dada por el equipo SIPC.

� Contraseña Nueva: Digite la nueva contraseña.

� Confirmar Contraseña Nueva: Digite nuevamente la nueva contraseña.

4. Haga clic sobre el botón para cambiar la contraseña.

ADVERTENCIA Tenga presente los siguientes parámetros de seguridad para la contraseña:

� Contraseña de mínimo 8 caracteres.

� 1 letra mayúscula en la contraseña.

� 1 numero en la contraseña.

� 9 veces no se puede repetir la contraseña.

� 4 letras iniciales del nombre no se pueden repetir en la contraseña.


5. Si la contraseña anterior corresponde y la contraseña nueva ha sido bien digitada las 2 veces, aparece en pantalla la notificación de cambio de contraseña así: El usuario ha cambiado de contraseña

Pasos Finales:

6. Haga clic sobre el botón para volver al inicio.


QRG: Consulta Básica de Personal

Prerrequisitos: La persona debe existir en la base de datos de SIPC.

Generalidades: Esta transacción permite consultar cualquier persona que se encuentre en el sistema SIPC sin importar su estado o la empresa contratista con la cual se encuentre asignado.

Esta consulta es muy importante cuando no se tiene la certeza si la persona esta creada en SIPC o si se encuentra asignada a otra empresa contratista.

1. En el Menú Principal de acceso al sistema, seleccionamos la ruta:

� Solicitud de Personal

� Personal Contratista

� Consulta básica

Menú Principal

2. Se abre la pantalla de búsqueda CONSULTA BÁSICA PERSONAL CONTRATISTA que permite la consulta del personal contratista existente en el sistema SIPC, bajo diferentes parámetros.


3. Ingrese la información que conoce de la persona a consultar en los campos de selección correspondiente, por ejemplo, el número de cédula o parte del nombre como se muestra a continuación.

3.1 Número de Cedula

Para buscar un número de cedula en particular, ingresar el número en el campo de texto Numero Cedula y haga clic en botón Consultar.

Comodín (*) para la búsqueda de personas

� Puede usarse el * como comodín para indicar características especificas en Número de Cedula. Por Ejemplo:

- Para buscar las cedulas que comienzan por 4:

3.2 Nombres y Apellidos

Para buscar una persona por su Nombre o Apellidos debe ingresar el nombre o apellido en el campo de texto Nombres y Apellidos:


� Puede usarse el * como comodín para indicar características especificas en Nombres y Apellidos. Por Ejemplo:

- Para buscar las personas cuyo nombre comienza por M:

- Para buscar las personas cuyo nombre es Jorge:

- Para buscar las personas cuyo nombre es Dominquez:

2.3 Contratista

La empresa contratista viene seleccionada por defecto. Solamente se pueden consultar las personas asociadas a la empresa contratista o que estén en estado Inactivas, seleccionando el estado Inactivo en campo correspondiente.


2.4 Género

Para buscar una persona por género, debe seleccionar de la lista desplegable Genero:

3.8 Estado

Para buscar una persona por su estado, debe seleccionar uno de la lista desplegable Estado:

DEFINICIÓN DE LOS ESTADOS Las personas en el sistema poseen un estado el cual define la situación en la cual se encuentra la

persona en el proceso del sistema.

� Inactivo: Estado en la cual la persona no se encuentra vinculada en el sistema con alguna

empresa contratista, en este caso podrá ser activada por otras empresas contratistas para


� Activo: Es cuando una persona se encuentra vinculada en el sistema con alguna empresa

contratista, no es necesario que posea una labor asignada, en este caso no podrá ser activada

por otras empresas contratistas.

� Pendiente por confirmar labor: Una vez la empresa contratista asigna una labor a la

persona, ésta queda pendiente por confirmar por parte del Administrador de Trabajo, en te caso

decimos su estado es Pendiente por confirmar labor.

� Pendiente por carnetizar: Cuando es confirmada la labor por parte del Administrador de

Trabajo, ésta queda pendiente por carnetizar por parte de la Unidad de Negocios Protección y

Servicios.

� Contratado: Una vez la persona es carnetizada por parte de la Unidad de Negocios Protección y

Servicios el estado de la persona escala a Contratado.

� En revisión por confirmar labor: Una vez la empresa contratista asigna una labor a la

persona, y si por algún motivo es rechazado por el Administrador de Trabajo, el estado de esta

persona queda en revisión por confirmar labor.

� En revisión por Carnetizar: Una vez el Administrador de trabajo aprueba una labor y si por

algún motivo es rechazado por Carnetizacion, el estado de esta persona queda en revisión por

carnetizar.


4. Para obtener las personas que cumplen con el(los) criterio(s) de búsqueda seleccionados en los pasos anteriores, haga clic en:

Consulta Personal creado en SIPC

• Esta consulta le permite saber si una persona esta creada en SIPC y en caso afirmativo permite conocer su estado y empresa asignada.

• Usted puede seleccionar uno o varios criterios a la vez pero mínimo debe indicar uno.

.

Borrar todos los criterios de selección

• Si se quiere hacer una consulta nueva después de diligenciar varios criterios de selección

se aconseja hacer clic en el botón “Limpiar Filtros”

5. En la parte inferior de la pantalla CONSULTA BÁSICA PERSONAL CONTRATISTA, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.

CONSULTA BÁSICA PERSONAL CONTRATISTA

Consultar Personal

� Haga clic sobre el botón y seleccione el número de registros que desee visualizar en la pantalla. Las opciones que ofrece el filtro son 10, 20, 50,100 o todos los registros.

� Haga clic sobre el botón para exportar la lista en pantalla a Excel.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar con nuevas búsquedas, siguiendo el procedimiento que se indica en este documento.


QRG: Consultar Personal

Prerrequisitos: La persona debe existir en la base de datos de SIPC .

Generalidades: Esta transacción permite consultar toda la información del personal de contratista, información como:

- Información Básica

- Capacitación y Entrenamiento.

- Nivel Académico

- Experiencias




� Consultar Personal

Menú Principal

7. Se abre la pantalla de búsqueda CONSULTAR PERSONAL que permite la consulta del personal bajo diferentes parámetros.


8. Ingrese la información que conoce de la persona a consultar en los campos de selección correspondiente, por ejemplo, el número de cédula o parte del nombre. También puede usar los criterios de la búsqueda de las otras pestañas (búsqueda avanzada si así lo requiere). Sugerimos consultar en lo posible por Número de Cédula. A continuación se muestra como diligenciar algunos de los campos de selección:


Para buscar un número de cedula en particular, ingresar el número en el campo de texto Numero Cedula:












3.8 Estado

Para buscar una persona por su estado, debe seleccionar uno de la lista desplegable Estado:

Como buscar personas Inactivas

• Como el campo empresa aparece seleccionado, la única forma de visualizar las personas inactivas es seleccionando el estado Inactivo.

DEFINICIÓN DE LOS ESTADOS Las personas en el sistema poseen un estado el cual define la situación en la cual se encuentra la

persona en el proceso del sistema.

� Inactivo: Estado en la cual la persona no se encuentra vinculada en el sistema con alguna

empresa contratista, en este caso podrá ser activada por otras empresas contratistas para


� Activo: Es cuando una persona se encuentra vinculada en el sistema con alguna empresa

contratista, no es necesario que posea una labor asignada, en este caso no podrá ser activada

por otras empresas contratistas.

� Pendiente por confirmar labor: Una vez la empresa contratista asigna una labor a la

persona, ésta queda pendiente por confirmar por parte del Administrador de Trabajo, en te caso

decimos su estado es Pendiente por confirmar labor.

� Pendiente por carnetizar: Cuando es confirmada la labor por parte del Administrador de

Trabajo, ésta queda pendiente por carnetizar por parte de la Unidad de Negocios Protección y

Servicios.

� Contratado: Una vez la persona es carnetizada por parte de la Unidad de Negocios Protección y

Servicios el estado de la persona escala a Contratado.

� En revisión por confirmar labor: Una vez la empresa contratista asigna una labor a la

persona, y si por algún motivo es rechazado por el Administrador de Trabajo, el estado de esta

persona queda en revisión por confirmar labor.

� En revisión por Carnetizar: Una vez el Administrador de trabajo aprueba una labor y si por

algún motivo es rechazado por Carnetizacion, el estado de esta persona queda en revisión por

carnetizar.


Como buscar personas Inactivas

• Como el campo empresa aparece seleccionado, la única forma de visualizar las personas inactivas es seleccionando el estado Inactivo.


Borrar todos los criterios de selección

• Si se quiere hacer una consulta nueva después de diligenciar varios criterios de selección

se aconseja hacer clic en el botón “Limpiar Filtros”

10. En la parte inferior de la pantalla de Consultar Personal, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.

Consultar Personal

11. Para ver el detalle de la información básica de la persona consultada se debe hacer clic sobre el link Ver Detalle al lado de la cedula de la persona.


12. El sistema muestra la información detallada relacionada con el empleado.

Consultar Información Básica

� Puede consultar toda la información personal desplazándose por las pestañas.

Pasos Siguientes:



QRG: Consultar Pedidos

Prerrequisitos: El pedido debe haber sido creado en GSAP y completado por el Ingeniero de Contratos, para poder ser consultado en SIPC.

Generalidades: Esta transacción permite a los usuarios consultar un pedido y todas las labores que tiene vinculadas con el.



� Pedidos

� Consultar Pedidos

Menú Principal

Se abre la pantalla de búsqueda CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS

Consulta General de Pedidos – Datos Básicos

En esta pantalla puede realizar la consulta de pedidos bajo diferentes parámetros. A continuación se explica como realizar la búsqueda por cada uno de los filtros.


2. Ingrese los parámetros en el filtro de Datos Básicos del pedido que desea consultar (uno o varios). Si no indica ningún campo, el sistema muestra todos los pedidos asociados a la empresa contratista. Los posibles campos que usted pude diligenciar son:

2.1 Número de Pedido

Para buscar un pedido en particular, ingresar el número en el campo de texto Pedido:

2.2 Contrato Marco

Para buscar un pedido por su contrato marco, ingrese su número en el campo de texto Contrato marco:

2.3 Grafo o Centro de Costo

Para buscar un pedido por un Grafo y/o Centro de costo, ingrese el número en el campo de texto Grafo / Centro costo:

Tipo de Datos de los Filtros

� El campo de texto de los filtros anteriores solo aceptan caracteres numéricos

o Número de Pedido o Contrato Marco o Grafo/Centro costo

2.4 Fechas

Para buscar un pedido en un rango de fechas deseado, ingrese la Fecha Inicial y Final en los campos Desde y Hasta:

2.7 Ingeniero de Contratos

Para buscar un pedido por Ingeniero de Contratos, debe seleccionar uno de la lista desplegable Ingeniero de contratos:


2.8 Administrador de Trabajos

Para buscar un pedido por Administrador de Trabajos, debe seleccionar uno de la lista desplegable Administrador de trabajo:

Consulta General de Pedidos – Búsqueda Avanzada

� Si lo desea puede hacer consulta de pedidos utilizando los criterios de la búsqueda avanzada con cualquiera de los siguientes criterios de selección:

o Clasificación del pedido, Tipo de contrato, Clase de Servicio, División, Unidad e Negocios o Área de trabajo.

3. Para obtener el(los) pedido(s) que cumplen con el criterio de búsqueda seleccionado en los pasos anteriores (Pasos 3 y 4) o combinación de criterios, haga clic en:

Limpiar Filtros

� Si la consulta no le trae la información que necesita, haga Clic en Limpiar Filtros para recuperar la consulta inicial. Esto le permitirá hacer una consulta limpia.


Se despliega el resultado de la consulta en la parte inferior de la pantalla, en la pantalla de LISTA DE PEDIDOS.

La información que se muestra de cada pedido es:

� Numero del Pedido � Numero del contrato Marco al que se asocia el pedido � Grafo/Centro de Costos � Contratista � Fecha de inicio del Pedido � Fecha de entrega del Pedido � Objeto del contrato o pedido � Tipo de contrato � Clase de Servicio � División � Unidad de Negocio � Área de Trabajo � Estado � Ingeniero de Contrato � Administrador de Trabajo � Ver Labores

� Detalle Pedido

Lista de pedidos

� Para visualizar todas las columnas de la lista de pedidos haga clic sobre la barra

dejando presiona el botón izquierdo del ratón.


4. Para consultar las labores de un pedido, haga clic en Ver Labores

Consultar labores

� Haga clic sobre el botón y seleccione el número de registros que desee visualizar en la pantalla. Las opciones son 10, 20, 50,100 o todos los registros.

� Haga clic sobre el botón para exportar la lista en pantalla a Excel.

Se abre la pantalla de CONSULTAR LABORES.


En la parte superior se muestra la información del pedido.

En la parte inferior se muestra la información de labores asociadas al pedido con la siguiente información:

� Numero del pedido � Nombre de la labor � Tipo de Labor � Fecha de inicio de la labor � Fecha de finalización de la labor � División � Área de Trabajo � Unidad de negocio � Ubicación � Jornada � Clase de Servicio � Tipo de riesgo asociado

Ordenación y navegación entre paginas

� La consulta por defecto trae los pedidos ordenados por número de pedido, estos se pueden ordenar haciendo clic en la columna deseada.

� Para la navegación por las páginas utilizamos el listado que se ubica en la parte inferior del sistema hasta ubicar el pedido requerido.

5. Para consultar los recursos asignados a la labor, haga clic en el control que antecede al pedido que se desea consultar.


Aparecen los recursos asignados a la labor debajo del pedido seleccionado.

La información que se muestra de cada recurso asignado a la labor es la siguiente:

� Cedula � Nombres y Apellidos de la persona � Oficio � Fecha de inicio de la labor � Fecha fin de la labor (Cuando la labor ha terminado) � Motivo de retiro � Estado actual del recurso.

Información de Labores

� Para ocultar nuevamente los recursos, haga clic en el control .

� Para terminar la consulta de Labores del pedido, haga clic en .


6. Para consultar la información detallada del pedido, haga clic en Detalle Pedido.(Ver figura del paso 4 y 5)

Se abre la pantalla de CONSULTAR PEDIDO.

Consultar Pedido

En esta pantalla se visualiza toda la información básica del pedido y toda la información de la clasificación del pedido.Pasos Siguientes:

Pasos siguientes:

• Haga clic sobre le botón para finalizar la consulta.



© 2010 BHP Billiton Página 42 Date of Issue- 11/02/2010

QRG: Activar Persona

Prerrequisitos: La persona debe existir en la base de datos de SIPC y debe encontrarse en estado inactivo.

El rol del Contratista Administrador debe estar autenticado en el sistema.

Generalidades: Esta funcionalidad permite activar una persona en el sistema.


� Solicitud de Personal.

� Personal Contratista.

� Activar Persona.

Menú Principal


Se abre la pantalla de búsqueda ACTIVAR PERSONA

En esta pantalla puede realizar la búsqueda del personal que desea activar bajo diferentes parámetros.


2. Ingrese los datos de la persona que desea activar en los filtros prediseñados para la búsqueda. (Existen filtros avanzados de búsqueda con criterios predeterminados de selección de la información personal).


� Puede usarse el * como comodín para indicar características especificas en Número de Cedula o Nombres. Por Ejemplo:



�

Como realizar la búsqueda de las personas deseadas

� Para saber en detalle como consultar la persona o personas deseadas favor remítase a la QRG: Consultar Personal

3. Para obtener las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados en el paso anterior, haga clic en:

4. En la parte inferior de la pantalla, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados dentro del grupo de personas que se encuentran en estado “inactivo”.

Activar Persona


5. Para activar a una persona se debe hacer clic sobre el link Activar al lado de la cedula de la persona.

6. Aparece el mensaje de confirmación de la operación.

7. Haga clic en para finalizar y retornar a la pantalla de consulta.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar Activando personal de la consulta hasta que haya terminado con su proceso de activación.


QRG: Inactivar Persona

Prerrequisitos: La persona debe existir en la base de datos de SIPC y debe encontrarse en estado activo.

El rol del Contratista Administrador debe estar autenticado en el sistema.

Generalidades: Esta funcionalidad permite inactivar una persona en el sistema.


� Solicitud de Personal.

� Personal Contratista.

� Inactivar Persona.

Menú Principal

Se abre la pantalla de búsqueda INACTIVAR PERSONA

En esta pantalla puede realizar la búsqueda del personal que desea inactivar bajo diferentes parámetros.


2. Ingrese los datos de la persona que desea inactivar en los filtros prediseñados para la búsqueda. (Existen filtros avanzados de búsqueda con criterios predeterminados de selección de la información personal).


� Puede usarse el * como comodín para indicar características especificas en Número de Cedula o Nombres. Por Ejemplo:



�

3. Para obtener las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados en el paso anterior, haga clic en:

4. En la parte inferior de la pantalla, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados dentro del grupo de personas que se encuentran en estado “activo”.

Inactivar Persona




5. Para inactivar a una persona se debe hacer clic sobre el link Inactivar al lado de la cedula de la persona.

6. Aparece el mensaje de confirmación de la operación:

7. Haga clic en para finalizar y retornar a la pantalla de consulta.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar Inactivando personal de la consulta hasta que haya terminado con su proceso de inactivaciones.


QRG: Adicionar Nivel Académico

Prerrequisitos: La persona debe existir en la base de datos de SIPC y no debe estar bloqueada en el sistema.

Generalidades: Esta transacción permite Adicionar Nivel Académico a todo el personal de contratista.



� Nivel Académico

� Adicionar Nivel Académico

Menú Principal

2. Se abre la pantalla Adicionar Nivel Académico


3. Ingrese los datos de la persona de la que desea consultar su información en los filtros prediseñados para la búsqueda. (También puede usar los filtros avanzados de búsqueda si lo desea).






�








�



5. En la parte inferior de la pantalla de Actualizar Personal, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados para la posterior actualización de información.

ADICIONAR NIVEL ACADEMICO

6. Para actualizar la información de la persona consultada se debe hacer clic sobre el link Adicionar NA al lado del link Ver Detalle.

Se abre la pestaña Adicionar Nivel Académico

7. A partir de Estudio realizado, ingrese la información académica de la persona en cada uno de los respectivos campos.


8. Al finalizar el ingreso de datos de la persona, haga clic en el botón guardar para almacenar la información.

Se abre el cuadro de diálogo indicando El registro ha sido creado correctamente

9. Haga clic en aceptar para continuar.

Pasos Finales:

10. Cuando termine de adicionar nivel académico, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de Adicionar Nivel Académico

Pasos Siguientes:

• Usted puede seguir adicionando niveles académicos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Actualizar Personal


Generalidades: Esta transacción permite actualizar toda la información del personal de contratista, información como:

- Información Básica.

- Profesiones.

- Información Militar.

- Información judicial.

- Experiencias




� Actualizar Persona

Menú Principal


Se abre la pantalla ACTUALIZAR PERSONA

2. Ingrese los datos que usted conoce de la persona que desea consultar su información en los filtros prediseñados para la búsqueda. Puede hacerlo por numero de cedula o parte del nombre como se muestra a continuación (puntos 2.1 y 2.2) o por otros criterios que desee.








�









�




5. En la parte inferior de la pantalla de Actualizar Personal, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados para la posterior actualización de información.

Actualizar Personal


6. Para actualizar la información de la persona consultada se debe hacer clic sobre el link Actualizar al lado del link Ver Detalle.

Se abre la pestaña Actualizar Persona.

7. En la pestaña Información Básica, ingrese, modifique y actualice los datos de la persona en cada uno de los respectivos campos.


8. En la pestaña profesiones seleccione de la lista desplegable la profesión que corresponde a la persona.

9. En la pestaña Información Militar, ingrese, modifique y actualice los datos de la persona en cada uno de los respectivos campos.


10. En la pestaña Información Judicial, ingrese, modifique y actualice los datos de la persona en cada uno de los respectivos campos.

11. Al finalizar el ingreso y selección de datos de la persona haga clic en el botón guardar para actualizar la información.

Se abre el cuadro de diálogo indicando El registro ha sido modificado correctamente

12. Haga clic sobre el botón para continuar.


Pasos Finales:

13. Cuando finalice la actualización de personal, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de ACTUALIZAR PERSONA

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar procesando actualizaciones de personal, siguiendo el procedimiento que se indica en este documento.


QRG: Adicionar Nivel Académico


Generalidades: Esta transacción permite Adicionar Nivel Académico a todo el personal de contratista.




� Adicionar Nivel Académico

Menú Principal

Se abre la pantalla Adicionar Nivel Académico

2. Ingrese los datos de la persona a la que desea adicionarle nivel académico en los filtros prediseñados para la búsqueda. A continuación se explica como realizar la búsqueda por cédula o nombre.







�









3. Si desea seleccionar una persona por los estudios realizados, haga clic en la pestaña Niveles Académicos y seleccione la información en cada uno de los filtros que desee para realizar la consulta.




5. En la parte inferior de la pantalla de Actualizar Personal, se muestran las personas que

cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados para la posterior adición de nivel académico.

ADICIONAR NIVEL ACADEMICO

6. Para actualizar la información de la persona consultada se debe hacer clic sobre el link Adicionar NA al lado del link Ver Detalle.


Se abre la pestaña Adicionar Nivel Académico

7. A partir de Estudio realizado, ingrese o seleccione la información académica de la persona en los siguientes campos:

� Estudios Realizados

� Institución

� Titulo o grado obtenido

� Periodicidad

� Numero de periodos

� País

� Ciudad

� Fecha obtención del titulo

Adicionar Nivel Académico

� El ingreso y selección de la información es obligatorio en cada uno de los campos. 8. Al finalizar el ingreso de datos de la persona, haga clic en el botón guardar para almacenar

la información.




Pasos Finales:

10. Cuando termine de adicionar nivel académico a una perosna, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de Adicionar Nivel Académico

Pasos Siguientes:

• Usted puede seguir adicionando niveles académicos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Cargue Masivo Niveles Académicos

Prerrequisitos: Usted necesitara disponer de la plantilla oficial gestionada por el contratista con la información del personal al que desea adicionar sus niveles académicos.

Generalidades: Esta transacción permite incorporar de una manera ágil, la información académica de las personas que se encuentran en la base de datos de SIPC.

La plantilla debe gestionarse de acuerdo a las normas sobre tipos de datos y distribución en la plantilla original por parte del contratista.

El sistema validara la plantilla y cada uno de los registros o filas de la plantilla Excel. Los datos que cumplan los requisitos quedaran registrados en el sistema siempre y cuando la persona ya exista en la Base de Datos de SIPC.




� Cargue Masivo Niveles Académicos

Menú Principal

Se abre la pantalla Cargue Masivo de Información Inicial

2. Diligencie la información de los siguientes campos:

� Contratista: Aparece por defecto la empresa a la cual pertenece el contratista auxiliar.

� Archivo a cargar: Haga clic en el botón Examinar para buscar, seleccionar y cargar la plantilla de Excel que debe tener la siguiente información.


� Cedula: En formato numérico distinto de nulo. Un valor nulo marcara el final de los datos de carga. La persona ya debe estar en SIPC.

� Estudio realizado Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Titulo o grado: Obligatorio

� Tipo de Periodo: Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� No de Periodos: Valor numérico obligatorio correspondiente al numero de periodos del estudio informado.

� Institución: Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Ciudad: Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Fecha obtención titulo: Campo obligatorio En formato DD/MM/AAAA (Día/mes/año)


La plantilla suministrada por Cerro Matoso a los contratistas Se compone de 3 Hojas:

� Instructivo: Contiene un instructivo para el diligenciamiento de la plantilla

� Upload: Contiene la información que usted ingresó en las plantillas inicialmente y que se mantiene una vez realizada la homologación.


� Data: Contiene la información homologada que se va a cargar en el sistema:

3. Si desiste de la carga, haga clic sobre el botón Cancelar.

4. Para proceder a la carga, haga clic sobre el botón Cargar Archivo.

Pasos Finales:

5. Cuando la carga haya finalizado la validación y carga de registros, el sistema le desplegará un reporte del resultado del proceso:

La información que muestra el reporte es la siguiente:

� Numero del registro

� Resultado de la operación

� Cedula de la persona

� Código del estudio realizado

� Excepcionalmente, la descripción del error que presentó el registro (en caso de que haya sido RECHAZADO).

� Numero de registros leídos en la hoja Excel, numero de registros APROBADOS y RECHAZADOS.

Campos Obligatorios � Si desea conservar este Log (reporte de la carga), podrá copiarlo y pegarlo en

otro documento para conservar el registro. El sistema no conserva copia de este.


Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar cargando plantillas hasta que haya terminado con el proceso.

• Cuando termine de cargar planillas de niveles académicos de contratistas, haga clic en sobre el botón Cerrar para regresar al Home.


QRG: Adicionar Experiencia Externa

Prerrequisitos: Usted necesitará tener en SIPC creada la persona a la cual le registrará la información de Experiencia Externa.

Generalidades: Esta transacción permite registrar la información relacionada con la experiencia laboral que tiene la persona con empresas distintas a Cerro Matoso.



� Experiencia Externa

� Adicionar Experiencia Externa

Menú Principal

Se abre la pantalla Adicionar Experiencia Externa


14. Ingrese los datos de la persona de la que desea consultar su información en los filtros prediseñados para la búsqueda. (Existen filtros avanzados de búsqueda con criterios predeterminados de selección de la información personal).






�








�





16. En la parte inferior de la pantalla de Adicionar Experiencia Externa, se muestran las

personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados para la posterior adición de experiencia.

ADICIONAR EXPERIENCIA EXTERNA

17. Para Adicionar la Experiencia Externa la información de la persona consultada se debe hacer clic sobre el link Adicionar EE al lado del link Ver Detalle.


Se abre la pestaña Adicionar Experiencia Externa

18. A partir de Experiencia Laboral, ingrese la información de laboral externa de la persona en cada uno de los campos requeridos por el sistema.

Campos Obligatorios

Recuerde que los campos que tienen un asterisco (*); son campos en los cuales es obligatorio ingresar y seleccionar la información de la experiencia externa que se quiera adicionar.


19. Al finalizar el ingreso de datos de la persona, haga clic en el botón guardar para almacenar la información.



Pasos Finales:

21. Cuando termine de adicionar experiencia externa, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de Adicionar Experiencia Externa

Pasos Siguientes:

• Usted puede seguir adicionando experiencia externa siguiendo el procedimiento de este documento.


QRG: Cargue Masivo Experiencia Externa

Prerrequisitos: Usted necesitara disponer de la plantilla oficial gestionada con la experiencia externa del personal que ya se encuentra (ha sido previamente creado) en la Base de Datos de SIPC.

Generalidades: Esta transacción permite incorporar de una manera ágil, la información relativa a la experiencia externa de una persona que ya se encuentra en la base de datos de SIPC.

La plantilla debe gestionarse de acuerdo con las normas reglamentarias a nivel de tipos de datos y distribución en la plantilla original por parte del contratista.

El sistema validara la plantilla y cada uno de los registros o filas de la plantilla Excel. Los datos que cumplan los requisitos quedaran registrados en el sistema siempre y cuando la persona ya exista en la Base de Datos de SIPC.



� Experiencia Externa

� Cargue Masivo Experiencia Externa

Menú Principal

Se abre la pantalla Cargue Masivo Experiencia Externa




� Archivo a cargar: Haga clic en el botón Examinar para buscar, seleccionar y abrir la plantilla de Excel que debe tener la siguiente información.


� Empresa: Donde la persona trabajó. Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Oficio o Cargo: Desempeñado por la persona. Obligatorio.

� Funciones Realizadas: Obligatorio.

� Fecha Vinculación Campo obligatorio en formato DD/MM/AAAA (Día/mes/año).

� Fecha Retiro: Campo opcional en formato DD/MM/AAAA (Día/mes/año).

� Ciudad: Donde trabajó. Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Motivo Retiro: Valor numérico opcional. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.




� Upload: Contiene la información que usted ingreso en las plantillas inicialmente y que se mantiene una vez realizada la homologación.


� Data: Contiene la información a cargar que debe diligenciar el contratista:



Pasos Finales:



La información que muestra el reporte es la siguiente:




� Código de la empresa externa

� Oficio o Cargo

� Opcionalmente, la descripción del error que presentó el registro (en caso de que haya sido RECHAZADO).




Pasos Siguientes:


• Cuando termine de cargar planillas de experiencia externa del personal, haga clic en

para regresar a Home.



QRG: Adicionar Capacitación y Entrenamiento

Prerrequisitos: Tener en SIPC creada la persona a la cual le registrará la información de Capacitación y Entrenamiento.

Generalidades: Esta transacción permite registrar la información relacionada con la capacitación y entrenamiento que ha tenido (tiene) la persona dentro o fuera de Cerro Matoso.



� Capacitación y Entrenamiento

� Adicionar Capacitación y entrenamiento

Menú Principal

Se abre la pantalla Adicionar Capacitación y Entrenamiento Externa

7. Ingrese los datos de la persona a la que desea adicionarle capacitación y entrenamiento, en los filtros prediseñados para la búsqueda. A continuación se explica como realizar la búsqueda por cada uno de los filtros.







�








�

8. En la pestaña Capacitación y Entrenamiento, ingrese y seleccione la información en cada uno de los campos filtros para realizar la consulta.





10. En la parte inferior de la pantalla de Adicionar Capacitación y entrenamiento, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados para la posterior adición de capacitación y entrenamiento.

ADICIONAR CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO

11. Para Adicionar capacitación y entrenamiento a una persona se debe hacer clic sobre el link Adicionar CE al lado del link Ver Detalle.


Se abre la pestaña Adicionar Capacitación y Entrenamiento

12. A partir de Estudio realizado, ingrese y seleccione la información de capacitación y entrenamiento de la persona en los siguientes campos:

Capacitaciones y Entrenamientos

El ingreso y selección de la información es obligatorio en cada uno de los campos.

13. Al finalizar la adición de capacitación y entrenamientos, haga clic en el botón guardar para almacenar la información.

Se abre el cuadro de diálogo indicando Entrenamiento Actualizado exitosamente…!



Pasos Finales:

15. Cuando termine de adicionar capacitación y entrenamiento a una persona, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de Adicionar Capacitación y Entrenamiento

Pasos Siguientes:

• Usted puede seguir adicionando capacitación y entrenamiento siguiendo el procedimiento de este documento.


QRG: Cargue Masivo Capacitación y Entrenamiento

Prerrequisitos: Usted necesitara disponer de la plantilla oficial gestionada por el contratista con la información del personal al que desea adicionar la capacitación y entrenamiento.

Generalidades: Esta transacción permite incorporar de una manera ágil, la información de capacitaciones y entrenamientos de las personas que se encuentran en la base de datos de SIPC.

La plantilla debe gestionarse de acuerdo a las normas sobre tipos de datos y distribución en la plantilla original por parte del contratista.

El sistema validará la plantilla y cada uno de los registros o filas de la plantilla Excel. Los datos que cumplan los requisitos quedaran registrados en el sistema siempre y cuando la persona exista en la Base de Datos de SIPC.



� Capacitación y Entrenamiento

� Cargue Masivo Capacitación y Entrenamiento

Menú Principal

Se abre la pantalla Cargue Masivo Capacitación y Entrenamiento




� Archivo a cargar: Haga clic en el botón Examinar para buscar, seleccionar y abrir la plantilla de Excel que debe tener la siguiente información.


� Capacitación CMSA: Numero entero que indica si la capacitación fue dictada por Cerro Matoso o no.

� Nombre del curso: Obligatorio.

� Fecha Inicio: Campo obligatorio en formato DD/MM/AAAA (Día/mes/año) posterior a la fecha del sistema

� Fecha Finalización: Campo obligatorio en formato DD/MM/AAAA (Día/mes/año) posterior a la fecha de inicio del curso y anterior a la fecha del sistema.

� Nro_Horas: Obligatorio.

� Institución: Donde estudió. Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Ciudad: Donde trabajó. Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Tipo de capacitacion/Entrenamiento: Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

� Aprobo Valor numérico obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.




� Upload: Contiene la información que usted ingreso en las plantillas inicialmente y que se mantiene una vez realizada la homologación.

� Data: Contiene la información a cargar que debe diligenciar el contratista:




Pasos Finales:


6. La información que muestra el reporte es la siguiente:




� Código de la capacitación en CMSA

� Excepcionalmente, la descripción del error que presentó el registro (en caso de que haya sido RECHAZADO).




Pasos Siguientes:


• Cuando termine de cargar planillas de capacitación y entrenamiento, haga clic en sobre el botón Cerrar para regresar al Home.


QRG: Adicionar Aptitud Medica Prerrequisitos: Usted necesitara tener en SIPC creada la persona a la cual le agregará la calificación de aptitud médica. La persona tiene que estar en cualquiera de los siguientes estados:

• Pendiente por confirmar labor

• Pendiente por carnetizar

• Contratado

• En revisión por confirmar labor

• En revisión por carnetizar.

Generalidades: Esta transacción permite registrar la información relacionada con la calificación de aptitud médica a las personas que se encuentren vinculadas a una labor.


� Vinculación de Personal

� Aptitud Médica

� Adicionar Aptitud Médica

Menú Principal

Se abre la pantalla Adicionar Aptitud Médica


2. Ingrese los datos de la persona a la que le desea adicionar aptitud médica (ejemplo la Cédula), en los filtros prediseñados para la búsqueda y haga clic en el botón Consultar:

3. También puede filtrar por los campos de la pestaña de Aptitud médica

Filtro de APTITUD MÉDICA

Se puede buscar una o varias personas con el Filtro de APTIRUD MEDICA. Ingresando la información de los campos:

� Fecha inicial del examen

� Fecha fin del examen

� oficio

� Empresa Contratista

� Aptitudes Especificas

� Restricciones

� Tiene Calificación


Limpiar Filtros

� Haga Clic en Limpiar Filtros para recuperar la consulta inicial.


5. En la parte inferior de la pantalla de Adicionar Aptitud Médica, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.

ADICIONAR APTITUD MEDICA

6. Para Adicionar aptitud médica a una persona se debe hacer clic sobre el link Adicionar AM al lado del link Ver Detalle.

Se abre la pestaña Adicionar Aptitud Médica


7. Ingrese la información de aptitud médica de la persona en cada uno de los siguientes campos:

� Fecha del examen � Cargo/Habilidad/Oficio a Desempeñar: Dentro de los que se encuentran homologados

por Cerro Matoso. � Empresa Contratista: Bloqueada para ingreso porque solo el contratista que tiene

asociada a persona puede adicionarle aptitudes medicas � Numero de Pedido: Aparece la lista de pedidos en los que participa la persona. � Calificación de aptitud – Debe seleccionar una de las tres opciones, de acuerdo al

informe médico. � Aptitud Específica Según Protocolos de Control de Riesgos – Puede seleccionar uno,

varios o ninguno (según el informe del médico). � Restricciones – Puede seleccionar uno, varios o ninguno (según el informe del médico). � País � Ciudad donde se realiza el examen � Nombres y Apellidos del Medico de Salud Ocupacional � Licencia Salud Ocupacional No (numero) � Año Licencia Salud Ocupacional � Lugar de Expedición Licencia de Salud Ocupacional � Formato de Calificación Aptitud Médica – A través del botón Examinar deberá buscar y

adjuntar la imagen del formato expedido por el médico de Salud.

Campos Obligatorios

Recuerde que los campos que tienen un asterisco (*); son campos en los cuales es obligatorio ingresar y seleccionar la información de aptitud medica que se quiera adicionar.

8. Al finalizar la adición de aptitud medica, haga clic en el botón guardar para almacenar la información de lo contrario haga clic en el botón Guardar.


9. Haga clic en Aceptar para continuar.


Pasos Finales:

10. Cuando termine de adicionar aptitud medica, haga clic en el botón Cerrar.

Regresa a la pantalla de Adicionar Aptitud Médica.

Pasos Siguientes:

• Usted puede seguir adicionando aptitudes médicas siguiendo el procedimiento de este documento.


QRG: Consultar Aptitud Medica

Prerrequisitos: Usted necesitara tener en SIPC registradas calificaciones de aptitud médica para la persona de la cual realizará la consulta.

Generalidades: Esta transacción permite consultar los registros de aptitud médica para una persona del personal de contratista.



� Aptitud Medica

� Consultar Aptitud Medica

Menú Principal

Se abre la pantalla Consultar Aptitud Medica


2. Ingrese los datos de la persona de la que desea consultar su información en los filtros prediseñados para la búsqueda.






�








�

3. Para obtener las personas que cumplen con el(los) criterio(s) de búsqueda indicados en la pantalla anterior (pestaña de datos básicos), haga clic en:


� Para saber con más detalle como consultar la persona o personas deseadas favor remítase a la QRG: Consultar Personal


4. También se puede buscar una persona que tenga aptitud médica con el Filtro de Búsqueda Avanzada. Ingresando la información de cualquiera de los campos:

� Fecha inicial del examen

� Fecha fin del examen

� oficio

� Empresa Contratista

� Aptitudes Especificas

� Restricciones

� Tiene Calificación


Limpiar Filtros

� Haga Clic en Limpiar Filtros para recuperar la consulta inicial.

6. En la parte inferior de la pantalla de Aptitud Medica, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.

Consultar Aptitud Medica



Se abre la pantalla Información Personal


9. Haga clic en la pestaña Aptitud Medica para que pueda visualizar el detalle de aptitudes médicas de la persona seleccionada.

Información Personal


10. Aquí se muestra en forma detallada la información de aptitudes médicas. Los campos que se detallan son:

o Ciudad

o Fecha

o Oficio

o Empresa Contratista

o Numero de Contrato

o Aptitud

o Nombres apellidos del medico de salud ocupacional

o Licencia Salud Ocupacional No (Numero)

o Año licencia salud ocupacional

o Lugar de expedición licencia de salud ocupacional

o Formato

11. Para ver o descargar el formato de aptitud médica asignado a la persona, haga clic en Formato

Se abre una ventana donde aparece la imagen del Formato

12. Haga clic en el botón volver para regresar a la consulta



Pasos Finales:

13. Haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de Consultar Aptitud Medica

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar consultando la información básica (incluida la aptitud médica) de esta u otras personas hasta que finalice su proceso, siguiendo el procedimiento que indica este documento.


QRG: Cargue de Afiliaciones

Prerrequisitos: Debe construir una hoja de cálculo Excel de acuerdo con las especificaciones exigidas por SIPC y digitalizar la imagen de la afiliación a la Seguridad Social para incorporarla al sistema.

Generalidades: Esta transacción permite registrar en SIPC, las afiliaciones de los empleados a las diversas entidades de Seguridad Social para el personal que se encuentra registrado en la Base de Datos.



� Seguridad Social

� Cargue Afiliaciones

Menú Principal

Se abre la pantalla Cargar Afiliaciones

Descargar plantilla de afiliaciones � Señor contratista puede descargar la plantilla de afiliaciones haciendo clic sobre

Descargar Plantilla.

� Debe leer cuidadosamente las instrucciones que aparecen en la hoja “Instructivo” de la plantilla para su correcto diligenciamiento.


2. Diligencie la información solicitada por el sistema:

� Contratista: Muestra el contratista asociado al usuario que accede a la funcionalidad.

� Archivo a cargar: Seleccione mediante la plantilla de Excel que contiene la siguiente información:

� Cedula: Obligatorio. En formato numérico distinto de nulo. Un valor nulo marcará el final de los datos de carga.

� Fecha_Novedad: Obligatorio. En formato DD/MM/AAAA (Día/mes/año)

� Tipo_Entidad: Obligatorio. Valor numérico entero con los siguientes valores:

♦ 1 para EPS (Entidad promotora de Salud)

♦ 2 para AFP (Administradora de Fondo de Pensiones)

♦ 3 para ARP (Administradora de Riesgos profesionales)

♦ 4 para CCF (Caja de compensación familiar)

� Codigo_entidad: Obligatorio. Sus valores posibles están dados por el catalogo suministrado por Cerro Matoso.

3. La información a cargar se debe encontrar en una hoja con el nombre de Afiliaciones :


Problemas al homologar las plantillas de Excel (Cat álogos por ID)

Si al intentar realizar el proceso de homologación en las plantillas de Excel de SIPC el sistema no se lo permite, remítase al documento de preguntas y respuestas frecuentes, ahí encontrara los posibles casos y su solución. El archivo lo puede descargar desde el sistema siguiendo la ruta:

Ayuda de la aplicación�Ayuda SIPC�Guía de preguntas frecuentes� preguntas frecuentes SIPC (sección 5.) o puedes ir al final de este documento donde se explica como corregir el problema en la sección: “Solución de Inconvenientes al Homologar Plantillas de cargue masivo SIPC”

4. Para proceder a la carga, haga clic en el botón Cargar Archivo


5. Cuando el proceso de validación y carga de registros haya finalizado, el sistema mostrará una ventana indicando que el proceso ha finalizado:

Presione clic en el botón aceptar para ver el resultado del proceso.

6. En la primera parte mostrará el resultado de la validación de los registros:

7. En la segunda parte, a los registros aprobados se les permite el ingreso de las imágenes que soportan cada una de las afiliaciones:


Desplácese hacia la derecha para adjuntar los archivos de Afiliaciones de soporte realizadas

La información que se muestra para adjuntar la plantilla es la siguiente:

� Cedula

� Fecha de Novedad

� Tipo Novedad

� Entidad

8. Por cada registro aprobado, deberá adjuntar la imagen de cada afiliación con el botón

, la cual debe tener un formato adecuado (Formato: Tipo imagen) y el nombre con la siguiente estructura:

� EPS_<Número de cedula>; Ejemplo: EPS_71386464.jpg

� AFP_<Número de cedula>; Ejemplo: AFP_71386464.jpg

� ARP_<Número de cedula>; Ejemplo: ARP_71386464.jpg

� CCF_<Número de cedula>; Ejemplo: CCF_71386464.jpg

Pasos Finales:

9. Cuando haya terminado de adjuntar las imágenes, haga clic en el botón guardar.

Eliminación de registros sin imagen adjunta

� IMPORTANTE: Sólo aquellos registros que tengan una imagen adjunta serán conservados,

si no adjunta ninguna imagen, el registro será desechado por SIPC puesto que no tiene

soporte.

Pasos Siguientes:

� Usted puede continuar cargando plantillas hasta que haya terminado con el proceso


QRG: Cargue de Pagos de Seguridad Social

Prerrequisitos: Debe construir una hoja de cálculo Excel de acuerdo con las especificaciones exigidas por SIPC y digitalizar la imagen del pago de la Seguridad Social donde aparezca el nombre y cedula de las personas para incorporarla al sistema.

Generalidades: Esta transacción permite registrar en SIPC, los pagos de los empleados a las entidades de Seguridad Social para el personal que se encuentra laborando en Cerro matoso o que necesita ser carnetizado para su ingreso.



� Seguridad Social

� Cargue Pagos

Menú Principal

Se abre la pantalla Cargue de Pagos Seguridad Social

2. Diligencie la información solicitada por el sistema:

� Seleccione el tipo de archivo que va a cargar, tiene dos opciones:

o Si va a cargar el archivo pila seleccione el botón .

o Si va a cargar el archivo de Excel que corresponde a la plantilla elaborada por el equipo SIPC para los cargues de pagos de

seguridad, seleccione el botón .

� Contratista: Muestra la empresa contratista asociada al usuario que accede a la funcionalidad.


� Archivo a cargar: Seleccione mediante la plantilla única de liquidación (si eligió Archivo *.txt) usada para el pago de seguridad social de las personas (Previamente existentes y registrada su afiliación en SIPC). Esta plantilla se basa en el formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes reglamentada por la Resolución Numero 000634 de 2006 del Ministerio de Protección Social del estado Colombiano.

Si eligió archivo Excel (*.xls) puede bajar la plantilla desde el link: Descargar Archivo Excel y una vez diligenciado selecciónelo con el botón Examinar.

Descargar Plantilla de Pagos en Archivo Excel � Señor contratista puede descargar la plantilla de pagos haciendo clic sobre el link

Descargar Archivo Excel

� Debe leer cuidadosamente las instrucciones que aparecen en la hoja “Instructivo” de la plantilla para su correcto diligenciamiento.

Problemas al homologar las plantillas de Excel (Cat álogos por ID)

Si al intentar realizar el proceso de homologación en las plantillas de Excel de SIPC el sistema no se lo permite, remítase al documento de preguntas y respuestas frecuentes, ahí encontrara los posibles casos y su solución. El archivo lo puede descargar desde el sistema siguiendo la ruta:

Ayuda de la aplicación�Ayuda SIPC�Guía de preguntas frecuentes� preguntas frecuentes SIPC (sección 5.) o puedes ir al final de este documento donde se explica como corregir el problema en la sección: “Solución de Inconvenientes al Homologar Plantillas de cargue masivo SIPC”

� Documento de Soporte: Seleccione mediante el archivo PDF que se recibe como respuesta o soporte al pago de seguridad social.


3. Para proceder a la carga, haga clic en el botón Cargar Archivo

4. Cuando el proceso de validación y carga de registros haya finalizado, el sistema mostrará una ventana indicando que el proceso ha finalizado:

Presione clic en el botón aceptar para ver el resultado del proceso.

5. En la primera parte mostrará el resultado de la validación de los registros:

6. En la segunda parte, los registros aprobados con la siguiente información:

� Numero del registro procesado � Cedula del afiliado � Entidad de Pensiones � Entidad de Salud � ARP � Caja de compensación


Pasos Siguientes:

� Usted puede continuar cargando plantillas de pagos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Crear Labores

Prerrequisitos: Usted necesitará tener asignado un contrato soportado por un pedido creado en el sistema y en estado completado.

Generalidades: El contratista podrá crear o adicionar nuevas labores a los pedidos asignados a la empresa.



� Labores

� Administrar

Menú Principal

Se abre la pantalla CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS- Administrar Labores.

En la parte superior aparece un filtro por datos básicos y una búsqueda avanzada y en la parte inferior aparece la lista de pedidos que se encuentran en estado “Completado” y que pertenecen al contratista, ordenados por el número del pedido.


CONSULTA GENERALDE PEDIDOS- Asignar Labores

Por cada pedido, se muestra la siguiente información:

� Acción: Administrar

� Numero del Pedido.

� Numero del contrato Marco al que se asocia el pedido.

� Centro de Costo.

� Empresa Contratista a quien se le asignó el pedido.

� Fecha de inicio del pedido.

� Fecha de entrega del pedido.

� Objeto del contrato o pedido.

� Tipo de contrato.

� Clase de Servicio.

� División.

� Unidad de Negocios.

� Estado.

� Área de Trabajo.

� Ingeniero de Contrato.

� Administrador de Trabajo.

2. Para consultar un pedido en particular favor remitirse al QRG: Consultar Pedidos donde se detalla como buscar por cualquiera de los criterios de selección.

3. Seleccione el pedido al que desea gestionar labores haciendo clic en el link Administrar

Se abre la pantalla de ADMINISTRAR LABORES.


En la parte superior aparece la información del pedido seleccionado para el proceso y en la parte inferior muestra la información de labores que tiene registradas el pedido con los siguientes campos:

� Identificador de la labor (asignado por el sistema).

� Labor.

� Tipo de Labor.

� Fecha de Inicio de la labor.

� Fecha Final de la labor.

� División.



� Ubicación.

� Jornada.


� Tipo de Riesgo Asociado.

� Actualizar

� Eliminar

� Terminar

� Asignar Persona




Funciones habilitadas

� Estas funciones (Actualizar, eliminar, terminar y asignar persona) aparecen habilitadas cuando se puede efectuar la acción sobre la labor o inhabilitados cuando la acción no se puede realizar debido al estado actual de la labor.


4. Adicione una nueva labor al pedido haciendo clic en el botón Nuevo

Se abre la pantalla de ASIGNAR NUEVA LABOR.

Asignar Nueva Labor

5. Ingrese la información habilitada para la labor:

� Labor/Tarea (Dentro de las tareas estándar definidas por CMSA)

� Fecha inicio de la labor : Por defecto toma la fecha del día actual

� Fecha fin de la labor: Por defecto toma la fecha de finalización del pedido.

� Tipo de Labor

� Jornada

� Tipo de Riesgo asociado a la Labor

� Clase de Servicio

� Ubicación

� División

� Unidad Negocios

� Área de trabajo

� Observación o comentario.


6. En caso que no quiera guardar ningún cambio, haga clic en Cerrar:

7. Presione el botón guardar para salvar los cambios realizados

Se abre el cuadro de dialogo Labor creada exitosamente..!

Asignar Nueva Labor

1. Si la labor o tarea a realizar no esta dentro de la lista, haga clic sobre el enlace Solicitar nueva labor.

Se abre notificación SOLICITUD DE CREACIÓN DE LABOR

En esta pantalla ingrese la nueva labor y luego haga clic sobre el botón en acepta

2. Si la labor o tarea que esta realizando se prolonga más tiempo, haga clic sobre el enlace Solicitar nueva fecha fin.

Solicitud de creación de labor

Después de realizar la solicitud, esta llega a recursos humanos en donde se verifica y se le notificara por correo la creación o no de la labor.

Solicitar nueva fecha fin

� Esta opción solo estará habilitada para labores que tienen personas en estado Contratado y requieren tiempo adicional. El sistema automáticamente le informa al administrador de trabajo para que apruebe o rechace esta solicitud.

� Esta solicitud no debe ser mayor a la fecha fin del pedido.


8. Haga clic en para regresar a la pantalla de ADMINISTRAR LABORES.

Fecha de Finalización de la Labor debe ser menor o igual a la del pedido.

� Hay que tener en cuenta que el sistema valida que la fecha de finalización de la labor no debe ser mayor a la de finalización del pedido.

9. Cuando termine de adicionar labores al pedido en la pantalla de ADMINISTRAR LABORES, haga clic en el botón Cerrar.

Regresa a la pantalla de CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS- Administrar Labores.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar creando labores a sus pedidos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Actualizar Labores

Prerrequisitos: Usted necesitará modificar una o varias labores ya definidas en sus pedidos.

Generalidades: Los contratistas requieren complementar los pedidos con la información de labores que lo conforman y gestionar a cada labor del pedido los recursos que ejecutaran la labor. Los pedidos deben haber sido completados por el Ingeniero de Contratos.

En el Menú Principal de acceso al sistema, seleccionamos la ruta:


� Labores

� Administrar

Menú Principal

Se abre la pantalla CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS- Administrar Labores.















� División.


� Estado.




Consultar otro pedido

� Para consultar un pedido en particular favor remitirse al QRG: Consultar Pedidos donde se detalla como buscar por cualquiera de los criterios de selección.


Se abre la pantalla ADMINISTRAR LABORES.


En la parte superior aparece la información del pedido seleccionado para el proceso y en la parte inferior muestra la información de las labores que tiene registradas el pedido con los siguientes campos:


� Numero del pedido.

� Labor.Tipo de Labor.



� División.



� Ubicación.

� Jornada.



� Actualizar

� Eliminar

� Terminar

� Asignar Persona







11. Haga clic sobre Actualizar correspondiente a la labor que desea actualizar.

Se abre la pantalla de ACTUALIZAR LABOR ASIGNADA.

Actualizar Labor Asignada

12. Ingrese la información que desea modificar para la labor:

� Labor/Tarea (Dentro de las tareas estándar definidas por CMSA)

� Fecha inicio de la labor

� Fecha fin de la labor

� Tipo de Labor

� Jornada

� Tipo de Riesgo asociado a la Labor


� Ubicación

� División

� Unidad Negocios

� Área de trabajo

� Observación o comentario.


Asignar Nueva Labor

3. Si la labor o tarea a realizar no esta dentro de la lista, haga clic sobre el enlace Solicitar nueva labor.

Se abre notificación SOLICITUD DE CREACIÓN DE LABOR

En esta pantalla ingrese la nueva labor y luego haga clic sobre el botón en aceptar.

En caso que no quiera guardar ningún cambio, haga clic en Cancelar:

13. Presione el botón guardar para salvar los cambios realizados

Se abre el cuadro de dialogo Labor actualizada exitosamente..!

14. Haga clic en para regresar a la pantalla de ACTUALIZAR LABOR ASIGNADA.


Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar actualizando labores de sus pedidos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Eliminar Labor

Prerrequisitos: Para eliminar una labor, esta ya debe estar creada en el sistema y vinculada a un pedido, siempre y cuando no tenga un recurso asignado.

Generalidades: En caso de que una labor tenga recursos asignados se deben desasignar y posteriormente eliminar cualesquiera sea el motivo.



� Labores

� Administrar

Menú Principal

Se abre la pantalla CONSULTA GENERALDE PEDIDOS- Asignar Labores



Consulta General de Pedidos- Asignar Labores


� Acción: Administrar � Numero del Pedido. � Numero del contrato Marco al que se asocia el pedido. � Centro de Costo. � Empresa Contratista a quien se le asignó el pedido. � Fecha de inicio del pedido. � Fecha de entrega del pedido. � Objeto del contrato o pedido. � Tipo de contrato. � Clase de Servicio. � División. � Unidad de Negocios. � Estado. � Área de Trabajo. � Ingeniero de Contrato. � Administrador de Trabajo.






Información de las Labores asignadas al pedido

En la parte inferior muestra la información de las labores que tiene registradas el pedido con los siguientes campos:

� Identificador de la labor (asignado por el sistema). � Numero del pedido. � Labor. � Tipo de Labor. � Fecha de Inicio de la labor. � Fecha Final de la labor. � División. � Unidad de Negocios. � Área de Trabajo. � Ubicación. � Jornada. � Clase de Servicio. � Tipo de Riesgo Asociado. � Actualizar

� Eliminar

� Terminar

� Asignar Persona

Administrar labores

Señor Contratista usted puede:

� Eliminar la labor solamente cuando esta no tiene ninguna persona asignada a la labor � Si existe alguna persona asignada en la labor, des-asígnela primero antes de intentar

eliminarla. Para más detalles remítase a la QRG: Desasignar Recursos a Labores




Ubíquese a la derecha de la pantalla ADMINISTRAR LABORES usando el clic sostenido.

Al arrastrar la barra de desplazamiento horizontal totalmente hacia la derecha.

3. Haga clic sobre Eliminar para completar la operación de borrado.

Se abre el cuadro de diálogo de Advertencia en el cual usted debe confirmar eliminar la labor..!

En caso afirmativo se muestra el mensaje Labor Eliminada exitosamente..!



Pasos Finales:

5. Cuando termine de eliminar labor, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS- ADMINISTRAR LABORES.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar eliminando labores a sus pedidos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Asignar recursos a Labores (Asignar Personal)

Prerrequisitos: Usted necesitará tener creado en el sistema las labores a las cuales asignará el recurso humano.

Generalidades: Los contratistas requieren gestionar las labores del pedido, y con él, los recursos que ejecutarán la labor. Los pedidos deben haber sido completados por el Ingeniero de Contratos.



� Labores

� Administrar

Menú Principal

2. Se abre la pantalla CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS- Administrar Labores.








3. Seleccione el pedido al que desea actualizarle labores haciendo clic en el link Administrar






� Labor.

� Tipo de Labor.



� División.



� Ubicación.

� Jornada.



� Actualizar

� Eliminar

� Terminar

� Asignar Personal



4. Adicione un recurso a la labor del pedido haciendo clic en Asignar Persona


Se abre la pantalla de ASIGNAR PERSONAL.

Asignar Personal

En la parte superior aparece la información de la labor a la cual se le va a asignar el(los) recurso(s) humano(s), la información está compuesta por los siguientes campos:

� Numero de Pedido.

� Tipo de Labor.

� Labor.

� Fecha inicio de la labor.

� Fecha fin de la labor.

� División.

� Área de trabajo.

� Unidad Negocios.

� Ubicación.

� Jornada.


� Tipo de Riesgo asociado a la labor.


En la parte inferior se encuentra la sección para la asignación de los recursos a la labor. Los recursos disponibles, esto es, el recurso humanos de la empresa contratista que se encuentra en estado activo; la información suministrada es la siguiente:

� Cedula

� Apellidos

� Nombres

� Oficio

� Fecha Inicial

� Asignación

5. Identifique el(los) recurso(s) que van a asignarle a la labor.

6. Por cada recurso identificado:

� Seleccione el Oficio que este va a desempeñar en el catálogo de Oficios del sistema:

Solicitud de Nuevo Oficio. � Si el oficio a desempeñar no se encuentra en el catálogo del sistema, debe ser solicitado al líder

funcional de Recursos Humanos para su análisis y posterior creación en SIPC.

� Marque la caja de chequeo del recurso con un clic en la columna de asignación, con lo que quedara chequeado .

7. Proceda con la asignación de los recursos marcados haciendo clic en el botón asignar

Se abre el cuadro de dialogo con el número de persona asignadas a la labor..!


8. Se regresará a la pantalla de ASIGNAR PERSONAL en la cual los recursos asignados habrán desaparecido de la lista de disponibles, lo cual indica que ya esos recursos quedaron asociados (asignados) a la labor. En la parte inferior el sistema muestra la lista de recursos con los que queda la labor.

Pasos Finales:

9. Cuando termine de asignar recursos a la labor, haga clic en el botón cerrar.


En esta pantalla se le indica la labor en la que estaba trabajando marcada con fondo azul.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar asignando recursos a labores de sus pedidos hasta que haya terminado con el proceso y hacer clic en el botón Cerrar para salir de esta funcionalidad


QRG: Confirmar Personal Rechazado

Prerrequisitos: Previamente el administrador de trabajo o carnetización rechaza el recurso asignado a la labor por algún motivo.

Generalidades: En caso que el administrador de trabajo o carnetización rechace al personal por algún motivo, es necesario reconfirmar el rechazo, una vez se haya corregido la situación.



� Labores

� Administrar

Menú Principal

Se abre la pantalla Consulta General de Pedidos- Asignar Labores


En la parte superior aparece un filtro por datos básicos y una búsqueda avanzada y en la parte inferior aparece la lista de pedidos que se encuentran en estado “Completado” y que pertenecen al contratista al que pertenece el usuario, ordenados por el número del pedido.

Pedidos seleccionados por Defecto

� Con solo ingresar a la funcionalidad de Labores -> Administrar, el sistema muestra automáticamente los pedidos vigentes que estén en estado completado.













� División.


� Estado.





28. Para ubicar el pedido en la consulta se dispone de las siguientes opciones:

Filtro de Datos Básicos

29. Para buscar un pedido del cual se tiene alguna información, diligencie cualquiera de los campos (o combinación de ellos) del Filtro de Datos Básicos.

� Numero del pedido

� Numero del contrato Marco

� Grafo o Centro de Costos

� Ingeniero de Contratos

� Administrador de Trabajo

Filtro de Búsqueda Avanzada

30. También se puede buscar un pedido con el Filtro de Búsqueda Avanzada. Ingresando la información de los campos:

� Clasificación del contrato

� Tipo de Contrato


� División

� Unidad de Negocio


31. Haga Clic en Consultar para actualizar la consulta de sus Pedidos completados para el con los criterios de búsqueda seleccionados.

32. Haga Clic en Limpiar Filtros para recuperar la consulta inicial.

33. Ordenación y navegación entre páginas.

La consulta por defecto trae los pedidos ordenados por número de pedido, estos se pueden ordenar haciendo clic en la columna deseada, para la navegación por las páginas utilizamos el listado que se ubica en la parte inferior del sistema hasta ubicar el pedido requerido.



Ver imagen paso numero 2.





� Labor.

� Tipo de Labor.



� División.



� Ubicación.

� Jornada.



� Actualizar

� Eliminar

� Terminar

� Asignar Persona


� Estas funciones aparecen habilitadas cuando se puede efectuar la acción sobre la labor o inhabilitados cuando la acción no se puede realizar debido al estado actual de la labor.


35. Para desplegar los recursos que tiene asignado una labor, haga clic en . Se despliegan los recursos asignados a la labor seleccionada.

36. Para saber el motivo del rechazo, ubíquese en la columna observación.

Estado

Cuando el recurso ha sido rechazado por el administrador de trabajo el estado es En revisión por confirmar labor y cuando el recurso ha sido rechazado por carnetización el estado es en revisión por carnetizar.

Antes de confirmar

36.1. Recuerde corregir el motivo de rechazo antes de dar clic en Confirmar


37. Identifique el recurso que quiere confirmar de la labor y haga clic en Confirmar.

Se abre el cuadro de diálogo indicando que la Reconfirmación fue exitosa..!


39. Se retorna a la pantalla de ADMINISTRAR LABORES. Allí se puede ver la nueva lista de recursos confirmados a la labor asignada.


Pasos Finales:

14. Cuando termine de confirmar los recursos a la labor, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS - ADMINISTRAR LABORES.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar procesando labores a sus pedidos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Desasignar recursos (personal) a Labores

Prerrequisitos: Para desasignar una persona de la labor debe haber sido previamente asignada a cualquier labor.

Generalidades: Los contratistas requieren gestionar las labores del pedido, y con él, los recursos que ejecutarán la labor, en ocasiones debemos cambiar a una o más personas de labor cualesquiera sea el motivo.



� Labores

� Administrar

Menú Principal
















� División.


� Estado.












� Labor.

� Tipo de Labor.



� División.



� Ubicación.

� Jornada.



� Actualizar

� Eliminar

� Terminar

� Asignar Persona




12. Para desplegar los recursos que tiene asignado una labor, haga clic en . Se despliegan los recursos asignados a la labor seleccionada.

La información que se muestra de cada recurso es la siguiente:

� Cedula

� Nombre

� Oficio

� Fecha de inicio de la labor

� Fecha fin de la labor (aparece cuando el recurso termina la labor)

� Motivo de retiro

� Estado (del recurso)

� Información de la persona

� Desasignar

� Confirmar

� Terminar


13. Identifique el recurso que quiere desasignar de la labor y haga clic en Desasignar.

Se abre el cuadro de diálogo de Advertencia en el cual usted debe Confirmar la Desasignación de la labor..!

En caso afirmativo se muestra el mensaje Persona desasignada exitosamente..!

14. Se retorna a la pantalla de ADMINISTRAR LABORES. Allí se puede ver la nueva lista de recursos asignados a la labor sin la persona que fue desasignada.


Pasos Finales:

15. Cuando termine de desasignar recursos a la labor, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de CONSULTA GENERALDE PEDIDOS- Asignar Labores.

Pasos Siguientes:



QRG: Terminar Labor

Prerrequisitos: La persona debe estar en estado contratado.

Generalidades: Usted necesitará registrar la finalización de una labor, bien sea porque la labor finalizo o porque alguno de los recursos debe retirarse de la labor: de esta manera los recursos quedan disponibles para un nuevo proceso.



� Labores

� Administrar

Menú Principal




Consulta General de Pedidos - Asignar Labores






2. Seleccione el pedido al que desea gestionar labores haciendo clic en el link Administrar.



� Identificador de la labor (asignado por el sistema). � Numero del pedido. � Labor. � Tipo de Labor. � Fecha de Inicio de la labor. � Fecha Final de la labor. � División. � Unidad de Negocios. � Área de Trabajo. � Ubicación. � Jornada. � Clase de Servicio. � Tipo de Riesgo Asociado. � Actualizar

� Eliminar

� Terminar

� Asignar Personal



3. Termine una labor del pedido haciendo clic en Terminar


Se abre la ventana Terminar Labor

4. En esta ventana para los campos:

� Motivo retiro: Seleccione de la lista desplegable la razón del motivo del retiro.

� Observación: Ingrese el comentario relacionado con la terminación de la labor.

5. Haga clic en el botón para continuar. Se abre notificación indicando Labor Terminada exitosamente…

6. Haga clic en para continuar. Se retorna a la pantalla de ADMINISTRAR LABORES. Allí se puede ver la nueva lista de labores

7. Cuando termine la labor, haga clic en el botón cerrar.

Regresa a la pantalla de CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS- ADMINISTRAR LABORES


TERMINAR LABOR A UNA PERSONA EN PARTICULAR Cuando se quiere terminar la labor a una o varias personas en particular (sólo algunas personas asignadas a la labor) se deben hacer seleccionando cada persona y haciendo clic en cerrar como se muestra a continuación.

La información que se muestra de cada recurso es la siguiente:

� Cedula � Nombre � Oficio � Fecha de inicio de la labor � Fecha fin de la labor (aparece cuando el recurso termina la labor) � Motivo de retiro � Estado (del recurso) � Observación � Información de la persona

� Desasignar

� Confirmar

� Terminar


8. Identifique el recurso de la labor que quiere finalizar y haga clic en Terminar.

9. Siga los pasos del los numerales 8-10 para terminar la labor al recurso.

10. Se retorna a la pantalla de ADMINISTRAR LABORES. Allí se puede ver la nueva lista de recursos asignados a la labor con la terminación de la labor.

Pasos Finales:

11. Cuando termine la labor, haga clic en el botón cerrar.


Pasos Siguientes:



QRG: Confirmar/Terminar Labor Asignada

Prerrequisitos: Los Recursos ya hayan sido asignados a la labor por parte del Contratista.

Generalidades: Este es un procedimiento de los administradores de trabajo para confirmar los recursos de una labor, para terminar una labor o para terminar el trabajo de un recurso en una labor.



� Labores

� Administrar

Menú Principal

Se abre la pantalla Consulta General de Pedidos- Administrar Labores.


En la parte superior aparece un filtro por datos básicos y una búsqueda avanzada y en la parte inferior aparece la lista de pedidos que se encuentran en estado “Completado” y que pertenecen al administrador de trabajo al que pertenece el usuario.



Consulta General de Pedidos - Administrar Labores


� Numero del Pedido. � Numero del contrato Marco al que se asocia el pedido. � Centro de Costo. � Empresa Contratista a quien se le asignó el pedido. � Fecha de inicio del pedido. � Fecha de entrega del pedido. � Objeto del contrato o pedido. � Tipo de contrato. � Clase de Servicio. � División. � Unidad de Negocios. � Área de Trabajo. � Estado. � Ingeniero de Contrato. � Administrador de Trabajo.



13. Seleccione el pedido al que desea actualizarle labores haciendo clic en el link Administrar

Se abre la pantalla Administrar Labores


14. La información que se muestra de cada recurso es la siguiente:

� Cedula � Nombre � Oficio � Fecha de inicio de la labor � Fecha fin de la labor (aparece cuando el recurso termina la labor) � Motivo de retiro � Estado (del recurso) � Observación � Información de la persona � Desasignar � Confirmar � Terminar

15. Identifique el recurso de la labor que quiere confirmar y haga clic en Confirmar.

Se abre notificación indicando Reconfirmación exitosa…!

5. Haga clic en para continuar.


Se retorna a la pantalla de ADMINISTRAR LABORES. Allí se puede ver la nueva lista de labores

con sus respectivos recursos.

16. Cuando de confirmar personal a la labor, haga clic en el botón cerrar.


Terminar una Labor

� Señor contratista para terminar una labor por favor consulte la QRG: Terminar Labor.

Pasos Siguientes:

Usted puede continuar procesando labores a sus pedidos hasta que haya terminado con el proceso.


QRG: Solicitar Extensión de Fecha Fin de Labores

Prerrequisitos: La labor debe tener recursos asignados con carné vigente.

Generalidades: Este documento le indicará como solicitar en SIPC la extensión de la fecha de finalización de una labor, para que automáticamente se actualice la vigencia del carné de las personas activas en dicha labor, es decir, en estado Contratado.



� Labores

� Administrar

Menú Principal

2. Se abre la pantalla CONSULTA GENERAL DE PEDIDOS- Administrar Labores.


En la parte superior aparece un filtro por datos básicos y una búsqueda avanzada y en la parte inferior aparece la lista de pedidos que se encuentran en estado “Completado” y que pertenecen al contratista al que pertenece el usuario, ordenados por el número del pedido.




3. Para buscar un pedido del cual se tiene alguna información, diligencie cualquiera de los campos (o combinación de ellos) del Filtro de Datos Básicos.

� Numero del pedido

� Numero del contrato Marco

� Grafo o Centro de Costos

� Ingeniero de Contratos

� Administrador de Trabajo

Consulta General de Pedidos – Datos Básicos


4. Haga Clic en el botón Consultar para actualizar la consulta de sus Pedidos completados para el con los criterios de búsqueda seleccionados.

Limpiar campos de selección

• Haga Clic en Limpiar Filtros para recuperar la consulta inicial.

5. Seleccione el pedido al que desea extenderle la labor haciendo clic en el link Administrar

Ver imagen paso número 2.


6. Para solicitar la nueva fecha, desplace la barra de desplazamiento horizontal hacia la derecha haga clic en Actualizar


Se abre la ventana de ACTUALIZAR LABOR ASIGNADA.

Función Solicitar Nueva Fecha Fin

� Esta función aparece deshabilitada cuando ya se ha solicitado la nueva fecha y esta pendiente por la aprobación del administrador de trabajo o cuando no hay personas en estado contratado asignadas a la labor.

7. Para escribir la nueva fecha fin de labor hacer clic en

Se abre la ventana de SOLICITUD DE MODIFICACIÓN FIN DE LABOR.

8. En esta ventana digite la nueva fecha fin de labor y la razón por la que fue modificada.


9. Al dar clic en Aceptar se regresará a la pantalla de ACTUALIZAR LABOR ASIGNADA en la cual se visualizará en letras naranjas el siguiente mensaje: Aceptación Pendiente Nueva Fecha Fin. Este mensaje aparecerá hasta que el administrador de trabajo apruebe la fecha.

Pasos Finales:

10. Para salir de la ventana ACTUALIZAR LABOR ASIGNADA, haga clic en el botón cerrar.


La labor en que se estaba trabajando aparece marcada con fondo azul.

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar extendiéndole la fecha a otras labores si así lo requiere.


QRG: Consultar Autorizaciones

Prerrequisitos: Usted necesitara tener en SIPC registradas autorizaciones para la persona de la cual realizará la consulta.

Generalidades: Esta transacción permite consultar todos los registros de autorizaciones para una persona del personal de contratista.


� Autorización de Personal

� Gestión de Autorizaciones

� Consultar Autorización

Menú Principal

Se abre la pantalla Consultar Autorización

2. Ingrese los datos de la persona de la que desea consultar su información en los filtros

prediseñados para la búsqueda. A continuación se explica como realizar la búsqueda por algunos filtros como cédula o nombre.







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4. También puede hacer consulta por las autorizaciones que tenga la persona. Para logra esto, haga clic en la pestaña AUTORIZACIÓNES, ingrese y seleccione la información en los filtros que desee para realizar la consulta.


6. En la parte inferior de la pantalla de Aptitud Medica, se muestran las personas que

cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.

Consultar Autorizaciones


7. Para ver el detalle de la información básica de la persona consultada se debe hacer clic

sobre el link Consultar Aut al lado de la cedula de la persona.

Se abre la pestaña INFORMACION PERSONAL


9. Haga clic en la pestaña Autorizaciones para que pueda visualizar el detalle de aptitudes médicas de la persona seleccionada.



10. Aquí podrá visualizar en forma detallada la información de las Autorizaciones. Los campos

que se detallan son:

o Clase Autorización

o Tipo Autorización

o Fecha Inicio

o Fecha Fin

o Estado

o Observaciones

o Autoriza



Pasos Finales:


Regresa a la pantalla de Consultar Aptitud Medica

Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar consultando autorizaciones de esta u otras personas hasta que finalice su proceso, siguiendo el procedimiento que indica este documento.



QRG: Consultar Niveles de Competencia

Prerrequisitos: Usted necesitara tener en SIPC registrados Niveles de Competencia para la persona de la cual realizará la consulta.

Generalidades: Esta transacción permite consultar los Niveles de Competencia para una persona del personal de contratista.


� Autorización de Personal

� Niveles de Competencia

� Consultar Niveles de Competencia

Menú Principal

Se abre la pantalla Consultar Niveles de Competencia

2. Esta pantalla le permite la consulta del personal bajo diferentes parámetros.


3. Ingrese los datos de la persona de la que desea consultar su información en los filtros prediseñados para la búsqueda. (Existen filtros avanzados de búsqueda con criterios predeterminados de selección de la información personal).






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5. En la parte inferior de la pantalla de Aptitud Medica, se muestran las personas que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados.

Consultar Niveles de Competencia



8. Para visualizar el detalle de los Niveles de Competencia de la persona seleccionada, haga clic en la pestaña Niveles de Competencia:



9. La información que muestra la consulta es la siguiente:

o Oficio

o Entidad Certificadora

o Fecha

o Estado

o Imagen

10. Para visualizar el formato de Niveles de competencia suministrado por el contratista, haga clic en Imagen

Se abre una ventana donde aparece la imagen.

Haga clic en para regresar a la consulta.

Pasos Finales:


Regresa a la pantalla de Consultar Niveles de Competencia



Pasos Siguientes:

• Usted puede continuar consultando Niveles de Competencias de esta u otras personas.

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