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Cómo la nube puede mejorar el proceso de emisión de tarjetas de identificación de los campus.

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CÓMO PUEDE MEJORAR LA NUBE EL PROCESO DE EMISIÓN DE TARJETAS DE IDENTIFICACIÓN EN LOS CAMPUS

Estas son solo algunas de las formas en que la computación en la nube puede ayudar a las universidades a crear tarjetas de identificación (ID) de manera más eficiente y efectiva y mejorar el servicio al cliente.

Emitir tarjetas de identificación (ID) de estudiante al comienzo del año escolar, semestre o trimestre es un desafío para muchas instituciones de educación superior. Con la mayoría de las identificaciones de los estudiantes impresas durante el registro o la orientación de los estudiantes durante el verano, los campus a menudo experimentan largas filas de estudiantes inundando sus pequeñas oficinas de emisión de tarjetas.

Para los campus que utilizan los sistemas de emisión tradicionales en el lugar, este problema suele ser causado o agravado por las computadoras que utilizan las oficinas de tarjetas, dice Nils Wahlander, gerente senior de marketing de HID Global. “Las universidades que tienen sistemas convencionales de emisión

La informática en la nube mejora la eficiencia y el servicio al cliente porque supera muchos de los desafíos asociados con los sistemas basados en PC locales.


de identificaciones tienen que instalar en sus computadores la aplicación de emisión y los controladores de las impresoras de tarjetas”, afirma. “Por lo general, esta labor también requiere la participación de la división de informática, la cual se asegura de que se logre cargar la aplicación en el computador y enviarla de nuevo a la base de datos de la universidad”.

Sin embargo, incluso después de instalar la aplicación, la oficina de emisión del campus puede experimentar un sinnúmero de problemas con los PC. Por ejemplo, Windows publica regularmente actualizaciones de su sistema operativo, lo cual puede causar un mal funcionamiento del sistema de emisión.

“Si bien esto podría no afectar la ejecución de la aplicación principal del software, un sistema convencional de emisión tiene impresoras de tarjetas, cámaras, digitalizadores de firmas, lectores de tarjetas y otros dispositivos periféricos que también están vinculados a la aplicación de software o al sistema operativo Windows”, advierte Wahlander. “Si alguno de esos periféricos no ha realizado los ajustes correspondientes para funcionar con la última actualización de Windows, algo puede salir mal”.

Por consiguiente, las oficinas de emisión de los campus suelen tener una gran cantidad de computadores, por si alguno causa problemas. Por ejemplo, durante el período de inducción a estudiantes nuevos, al comienzo del año escolar, es posible que solo usen dos o tres estaciones de trabajo, pero que tengan dos más instaladas y disponibles para que, si una falla, se pueda reemplazar rápidamente. Sin embargo, durante el resto del año, cuando hay una demanda mucho menor de identificaciones, la mayoría de esas estaciones de trabajo permanecen inactivas en la oficina de emisión, lo cual constituye un uso ineficiente y costoso de los recursos.

La informática en la nube al rescate Afortunadamente, la informática en la nube puede ayudar a superar estos y muchos otros desafíos que plantea el proceso convencional de emisión de identificaciones, haciéndolo más eficiente y eficaz.

La informática en la nube retira el software y las aplicaciones de los computadores y los ubica en un servidor remoto que puede ser mantenido por un tercero. Esto significa que las actualizaciones del software y el firmware se realizan automáticamente y ya no son responsabilidad del departamento de informática del campus. Los empleados de la oficina de emisión reciben derechos de acceso (un nombre de usuario y una contraseña) y, posteriormente, pueden conectarse al sistema a través de un navegador web utilizando su computador portátil, iPad, teléfono móvil o cualquier otro dispositivo móvil. Ya no tienen que preocuparse por que sus dispositivos no sirvan porque no tienen instalado el software correcto o no lo tienen actualizado.


“Así se logra mucha más flexibilidad y no es necesario configurar tantas estaciones de trabajo redundantes”, señala Wahlander. “Se pueden tener dos estaciones de trabajo de forma permanente en la oficina de emisión. Luego, para el período de inducción, se traen algunos computadores portátiles, tabletas o iPads adicionales solo para esa época”.

La carga de trabajo distribuida hace más eficiente la emisión de identificaciones. Otra práctica que ayuda a acelerar la emisión de tarjetas de identificación, y a reducir las largas filas, es llevar el proceso de emisión al lugar donde están ubicados los estudiantes a fin de distribuir la carga de trabajo.

Muchos campus ya han adoptado esta estrategia con sus programas tradicionales de emisión de tarjetas mediante PC, ubicando tanto sus computadores como otros dispositivos periféricos (impresoras, cámaras, etc.) en carros que se pueden desplazar de un punto a otro. Aunque esta estrategia ha ayudado a acelerar un poco el proceso, aún queda la posibilidad de experimentar los problemas antes descritos, ya que se realiza a través de un PC.

Sin embargo, con una solución en la nube, los problemas de mantenimiento de los computadores y de actualización del software son cosa del pasado. Además, las tabletas y otros dispositivos móviles se pueden usar para tomar fotografías, lo que ayuda a distribuir la carga de trabajo y agiliza el proceso.

“Después de tomar la fotografía, las universidades pueden enviar la identificación para que se imprima nuevamente en una ubicación central, fuera

Kent State ahora utiliza la solución de impresión de tarjetas de identificación en la nube FARGO® Connect ™ de HID® Global. Dos de los principales beneficios son la producción en la web y la captura de imágenes e impresión móviles.



del campus, o pueden traer una impresora, conectarla a la red y luego imprimir la identificación en las instalaciones de la universidad”, afirma Wahlander.

La universidad Kent State optó por este método, utilizando la solución de impresión de tarjetas de identificación en la nube FARGO® Connect ™ de HID® Global.

“Los principales beneficios de esta solución son la captura de imágenes e impresión móviles, así como la aplicación web para la producción de identificaciones”, afirma Michael O’Karma, director de operaciones de FLASHcard, la oficina de emisión de la institución. “La interfaz gráfica de usuario ya no es necesaria en todas las estaciones de impresión que ponemos en servicio en el campus. Al ser un sistema de varios campus que están geográficamente dispersos, ahora tenemos la oportunidad de reducir el soporte técnico en nuestras ubicaciones regionales y al mismo tiempo ofrecer una solución para la emisión de identificaciones. La reducción en los tiempos de espera y las positivas experiencias de los usuarios que se obtuvieron durante nuestras induccione,s gracias a la captura de imágenes y la impresión móvil, también tuvieron un impacto muy positivo”

Los sistemas en la nube mejoran la experiencia del cliente Como demuestra la experiencia de Kent State, no solo los campus están aprovechando la eficiencia y el ahorro en costos que ofrecen las soluciones de emisión de tarjetas de identificación en la nube, sino también los estudiantes y el cuerpo docente. Para las instituciones de educación superior que desean mantener o mejorar la reputación de su marca, un proceso de emisión de identificaciones a principios del ciclo escolar, que sea rápido y fácil para los estudiantes, causa una excelente primera impresión.

Los administradores de una prestigiosa universidad en el noreste de Estados Unidos así lo entendieron y descubrieron que su método para imprimir las identificaciones en sus instalaciones no estaba a la altura de su comunidad ni de su reputación. En vista de ello, crearon un nuevo centro de servicios donde se utiliza la solución de emisión de identificaciones en la nube de FARGO Connect, que les ayuda a concentrarse en la experiencia de sus usuarios.

“No podíamos tener al personal en sus escritorios o mostradores esperando a que los clientes se acercaran”, explicó a Campus Safety un representante de la universidad. “Necesitábamos recibir e interactuar activamente con cada persona a la entrada y ayudar a encaminarlos hacia los servicios que necesitaran. Era evidente que las estaciones de impresión de tarjetas que teníamos no encajaban en esta visión. Cuando exploramos nuestras alternativas, nos dimos cuenta de que las características de FARGO Connect permitirían a nuestro personal llevar las funciones del servicio hasta los clientes y no al revés. Nuestro personal utiliza



tabletas para tomar las fotografías, ingresar los datos y enviar los trabajos de impresión desde cualquier punto del centro de servicio”.

La nube también permite a las universidades ofrecer quioscos de autoservicio para las personas que han extraviado sus documentos de identificación. Esto hace que el proceso de reemisión de identificaciones sea más práctico tanto para el campus como para sus diferentes públicos.

“Ahora los estudiantes pueden imprimir una identificación en el momento del día que más les convenga, el cual es por lo general a medianoche, autenticándola en un quiosco donde pueden iniciar el proceso de emisión por fuera de la oficina de emisión”, dice Wahlander.

Otro beneficio de un sistema en la nube es la posibilidad de hacer seguimiento remoto de la actividad, el mantenimiento y el diagnóstico de las impresoras, lo que permite a las oficinas de emisión ser proactivas en tareas de gestión de las impresoras, como la limpieza y la reposición de insumos. Estos sistemas deben protegerse utilizando certificados encriptados reconocidos en la industria, adquiridos con proveedores como Identrust®, para que los datos que procesan siempre se transmitan de forma segura.

Involucrar en el proceso de transición a las partes interesadas En vista de las ventajas expuestas hasta ahora, es razonable que las universidades evalúen si los sistemas de emisión en la nube de identificaciones son adecuados para ellas. Este tipo de solución se puede implementar de manera eficaz en una amplia variedad de campus, sean grandes o pequeños.

Obviamente, las instituciones grandes, con varias sedes y miles de estudiantes, docentes y empleados, se benefician enormemente de un sistema en la nube. No obstante, las instituciones más pequeñas, que no cuentan con tantos recursos para gestionar los PC y sus dispositivos periféricos, también podrían lograr, gracias a la nube, más ahorros en costos, mayor eficiencia y un mejor servicio al cliente.

Sin embargo, antes de tomar una decisión, es importante involucrar a todas las partes interesadas, para que todos estén de acuerdo con una solución y así identificar y corregir las fallas existentes. Los funcionarios de la división de informática deben participar también. Otras partes interesadas que deberían participar son, entre otros, los encargados de la seguridad pública en el campus, del servicio de alimentos y de las residencias estudiantiles.

Otra medida útil es visitar otros campus que ya estén utilizando sistemas de emisión en la nube de tarjetas. Así, la institución que está considerando adquirir esta solución podrá apreciar de primera mano el proceso de emisión y discutir con la otra institución las fortalezas y debilidades de este tipo de solución.

Adoptar un enfoque híbrido podría ser un buen primer paso para muchas instituciones. En un sistema híbrido se podrían implementar ciertos aspectos del proceso en la nube (como las impresoras y la captura de fotografías), mientras que



otras partes podrían gestionarse de forma local (como soluciones de una tarjeta única de compañías como CBORD). Además, la solución web no tiene que estar en servidores de terceros. Podría ser una solución en la nube en las instalaciones del campus que se ejecuta desde los propios servidores de la institución si los administradores prefieren mantener el control de sus actualizaciones de los servidores de emisión de tarjetas.

Haga las preguntas correctas y encuentre la mejor soluciónLa decisión de cambiar a un sistema de emisión en la nube de tarjetas de identificación no debe tomarse a la ligera. Las siguientes preguntas le servirán para encaminar el campus en la dirección correcta:

■ ¿La solución que estamos considerando adquirir va a utilizar más eficazmente nuestros recursos?

■ ¿Va a satisfacer nuestras necesidades operativas?■ ¿Nos ayudará a ofrecer una mejor experiencia a los estudiantes y reducirá el

tiempo que deben esperar para obtener las identificaciones?■ ¿Queremos tener la flexibilidad de capturar fotografías por fuera de la oficina

de emisión?■ ¿Queremos reducir el número de computadores que tenemos?■ ¿Nuestro campus está utilizando informática en la nube en otras áreas? Si es

así, ¿se pueden lograr economías a mayor escala? ¿Podemos aprovechar la experiencia y los servidores de otras partes interesadas?

■ ¿Queremos utilizar los datos de nuestro sistema de emisión de identificaciones para ayudar a predecir las necesidades de mantenimiento en lugar de ser reactivos?

■ ¿Queremos que las actualizaciones del software se realicen sin problemas?■ ¿Qué tan seguro es mi sistema actual?■ ¿Queremos reforzar la seguridad utilizando un software premium y las

protecciones para servidores de la nube? ¿Cuál es el rendimiento real del tiempo de funcionamiento?

■ ¿Qué tecnologías de tarjeta se pueden codificar/leer dentro de la impresora vs después de la impresión?

■ ¿La garantía de soporte técnico del proveedor se ajusta a mis necesidades? ¿Cuál ha sido el desempeño real del soporte técnico en los lugares de funcionamiento?

■ ¿Qué puede hacer el nuevo sistema que el sistema actual no puede y viceversa?

■ Si la planificación sobre las tarjetas de identificación del campus contempla, a la larga, la credencialización electrónica, ¿migrará esta solución fácilmente para implementarla en todo el campus?

Responder a todas estas preguntas ayudará a garantizar que su institución elija la solución adecuada. En muchos casos, al menos una parte de esa solución estará en la nube.

Si desea obtener más información, visite www.HIDGlobal.com/FARGO-Connect.


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