Marzo 2020

Cómo ejecutar reuniones

Virtuales globales efectivas

Directrices recomendadas para reuniones virtuales organizadas globalmente

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Como resultado de nuestras directrices de viaje modificadas, existe una necesidad urgente de organizar reuniones virtuales efectivas.

Consideremos esto como una oportunidad para expandirnos digitalmente y crear nuevos hábitos de trabajo en torno a reuniones virtuales.

Para ayudarlo a organizarlos de manera profesional y consistente, hemos creado esta pequeña guía práctica para el uso de Microsoft Teams (con video y aplicaciones interactivas): la herramienta recomendada para todas las reuniones virtuales organizadas a nivel mundial en el futuro.

AndersHeede, GlobalCOO

¿Por qué Microsoft team?Es la herramienta perfecta para que nuestra gente trabaje de forma remota, pero colabore de manera central y segura a través de las fronteras.

También nos permite involucrarnos de manera segura con participantes externos, para no perder impulso en el trabajo que tenemos sobre la marcha.No solo puede realizar una reunión virtual productiva, sino que también puede fomentar conversaciones a más largo plazo a través de la funcionalidad de chat (que ayuda a limitar la sobrecarga de correo electrónico), compartir y trabajar simultáneamente en documentos, y hacer uso de una variedad de aplicaciones adicionales para enriquecer su experiencia. Una conexión segura y un ancho de banda estable son una necesidad.

¿Cuál es el mejor lugar para realizar una reunión virtual?

InternetSegura

Casa Oficina

AccesoSeguro

Comunicarse& Colaborar

Ancho de Banda Estable

¿Qué es una reunión virtual?

Con el uso de tecnología y redes modernas, podemos organizar reuniones con personas de numerosas ubicaciones, lo que les permite colaborar "virtualmente" a través de su computadora o dispositivo móvil.

Plataforma Tecnológica

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Microsoft Teams es la plataforma de reunión en línea de BDO elegida para toda actividad global

Si no hay una cámara web y / o micrófono integrado en su dispositivo, comuníquese con su servicio local de TI

Cámara web: garantice una iluminación adecuada y un fondo limpio desenfocando fácilmente el fondo

Necesita asistencia global? Por favor contactar a:

Asegure una conexión rápida con suficiente ancho de banda

Por favor utilice una conexión de escritorio siempre que sea posible. Si no está disponible, utilice el móvil, pero evalúe el entorno y la seguridad de su conexión a Internet

ITServices@bdo.global

Use audífonos o auriculares, o un teléfono con altavoz externo

Si la conexión a Internet es intermitente, llame a través del número de acceso telefónico proporcionado en la invitación a la reunión

Las firmas u otras partes externas que no están conectadas a Microsoft Teams pueden acceder siguiendo el enlace incrustado en la invitación

Microsoft Teams proporciona funcionalidades interesantes y extensiones de aplicaciones (como transmisión, herramientas de sondeo,...) Póngase en contacto con su servicio local de TI

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Directrices de reuniones virtuales de BDO

Las distracciones pueden ser difíciles de ignorar en una reunión virtual. Manténgase enfocado al permanecer alejado de su bandeja de entrada de correo electrónico y elegir un espacio tranquilo. Para ayudarlo a organizar una reunión virtual eficiente, hemos compilado 10 consejos para el di y 10 consejos para los participantes

En términos generales , hay dos tipos de reuniones: reuniones virtuales pequeñas y grandes, cada una con sus propias directrices

Reuniones Pequeñas Reuniones grandes y conferencias

Node participantes 3-10 10-200Tipo de reunión Debate y resolución de problemas Información unidireccional con P/R limitadas

Conducta Video y voz habilitado

Material para compartir Compartir pantalla

Votación No relevanteDuración 1-2 hrs(max.)

Preparación de reuniones Aporte de participantes

Todos los participantes permanecen en silencio – se plantean preguntas a través de una funcionalidad de chat

PowerPoint o compartir pantalla solo por organizador. Utilice la funcionalidad de transmisión para eventos grandes

Si1 hora(max.)

Sin aporte de los participantes

Antes de la reunión • Emitir una agenda clara

• Hacer disponible la lectura previa

• Establecer expectativas claras

• Comunicar los resultados / expectativas deseados a los participantes

• Emitir una agenda clara• Establecer expectativas claras

Después de la reunión

• Circular lista de acciones detallada• Esquema de seguimiento de actividad

• Pedir retroalimentación y actuar sobre ella

Recursos adicionales Por favor consulte con BDO Global:LINK

5Consejos para el que preside

Como efectuar una reunión virual – Top 10 consejos para el quepreside

Si la tecnología es nueva para sus participantes -envíeles un manual práctico de usuario o directrices, e informe a sus participantes qué tipo de participación se espera (cámara web, audio,...) Podrá encontrar más información AQUÍ

Pruebe su tecnologíacon anticipación (compartiendo pantallas, audio, herramientas de votación, auriculares...)

Para reuniones más pequeñas - insista en el uso de la cámara web. Esto trae a todos los participantes a la reunión (mayor compromiso)

Sea un anfitrión respetuoso. Empiece y terminela reunión a tiempo. Incluya un descanso de 5-10 minutos para cualquier reunión de más de una hora de duración. Evite utilizar el teclado para tomar notas, ya que el ruido puede distraer a los participantes.

Reúna a un grupo de personas que le apoyen en la gestión de la reunión. Consiga a alguien que proporcione apoyo técnico para una reunión más grande, alguien que esté al tanto de las preguntas en línea/discusión en el chat, alguien que grabe la reunión/tome las minutas.

Minimice la duración de su presentación, en lugar de centrarse en fomentar la discusión.

Fomente las preguntas y comentarios durantetoda la reunión, no sólo al final. Considere laposibilidad de una "vuelta a la mesa" virtual parareuniones más pequeñas.

Obtenga retroalimentación en tiempo real y resuma las conclusiones, las medidas y los pasos siguientes

Proporcione fundamentos claros de la reunión: una agenda clara, lecturas previas, resultados esperados, próximos pasos, responsabilidad. Creando un espacio para los equipos de Microsoft donde los participantes puedan enriquecer la experiencia y mejorar el compromiso. Pida a los participantes registrarse/resumir lo que quieren conseguir

Establezca reglas básicas claras para la participación. Conside cosas como video versus sólo audio, silenciar teléfonos durante la reunión, el uso de la función de chat (cómo y cuando)

6Consejos para los participantes

Participando en una reunión virtual – Top 10 consejos paraparticipantes

Pruebe su tecnología con antelación. ¿Puede iniciar una reunión virtual de equipos de Microsoft? ¿Tiene Webcam? ¿Funciona bien su cámara web?

Si requiere una cámara web, asegúrese de estar en un entorno que no lo distraiga(visualmente y por el ruido)

Si se encuentra en una sala de reuniones con más personas asistiendo a la misma reunión: respete a los que marcan (y cierre su computadora portátil y herramientas personales) para evitar distracciones

Venga preparado para participar en la reunión. Familiarícese con la agenda, lea las lecturas previas, entienda los resultados deseados.

Utilice activamente el espacio de Microsoft Teams para informar al que preside lo que quiere de la reunión (y dar comentarios sobre cualquier lectura previa, etc.)

Respete las reglas básicas de la reunión establecidas por el que preside. Entre ensilencio, permanezca en silencio cuando no esté hablando, utilice la función de chat en la forma solicitada, evite escribir cuandoestá en modo silencio

Participe en la reunión.Utilice la función de chat para hacerpreguntas y reaccionar a las contribuciones de otros participantes

No permanezca en silencio - usted es un participante - como participante su opinióny sus puntos de vista son importantes

Recuerde que el resultado de una reunión virtual es tan importante como una reunión cara a cara - su responsabilidad sigue siendo la misma

Utilice el espacio de Microsoft Teams para mantenerse actualziado con toda la información relevante

Consejos para los participantes

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Privacidad y lineamientos de seguridad

Como en cada reunión, use su sentido común cuando inicie una reunión virtual. Consulte también las siguientes directrices de privacidad y seguridad. En caso de duda, consulte a su representante de privacidad y seguridad.

En caso de duda, siga o actualicececon curso de sensibilizaciónsobre seguridad de la información yteletrabajo

Utilice el dispositivo de su empresa para trabajar a distancia

Esté atento a lo que le rodea. Evite que los demás le escuchen sus conversaciones por encima de su hombro. Cuandouse la cámara web, debe borrar el fondo

Informe siempre a los participantes con anticipación que las reuniones se grabarán, todos los participantes deben ser notificados cuando se inicia una grabación

Use sólo las aplicaciones de Microsoft. Aunque algunas plataformas de Office365 permiten conexiones a aplicaciones de terceros, consulte a los Servicios de TI antes de usarlas.

La presente publicación ha sido cuidadosamente preparada por Brussels Worldwide Services BV paraorientar a sus propios empleados, personal y contratistas o a cualquiera de los empleados, personal ycontratistas de sus filiales. Esta publicación es estrictamente confidencial y sólo para uso interno.Siempre debe consultar las directrices de su empresa local antes de confiar en cualquier declaracióncontenida en estas directrices.

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