clase viii - papeles de trabajo

Objetivos:

Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas

Ayudar a los miembros del equipo de trabajo a adoptar una estructura ordenada y uniforme de su tarea

Facilitar la supervisión y revisión de las tareas efectuadas y proporcionar evidencia de dichas funciones

Documentar la información que puede ser utilizada en exámenes futuros

Registrar la información útil para la preparación de declaraciones impositivas e informes especiales

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Deben ser claros, completos y concisos

Deben suministrar un testimonio inequívoco del trabajo que fue realizado y las razones que fundamentan las decisiones adoptadas sobre aspectos controvertidos

El auditor debe concentrarse entonces en la calidad de los papeles de trabajo e intentar limitar su cantidad

Se debe trabajar directamente con las copias de los registros o bien incluir en los papeles de trabajo sólo planillas resumen, detalles de trabajo realizado, una clara identificación de las partidas seleccionadas y de las excepciones detectadas con evaluación de su efecto, y las conclusiones alcanzadas

CONTENIDO GENERALDeben incluir:

La descripción de la tarea realizada Los datos y antecedentes obtenidos durante la auditoría

Información relevante sobre la actividad del ente (descripción de los métodos y normas contables más importantes)

Antecedentes del ambiente de control y los sistemas de información (debilidades significativas)

Análisis particular de los montos incluidos en los estados financieros

Las conclusiones sobre el examen practicado

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN Identificación de los registros: Los PT deben ser referenciados e

identificados para permitir relacionar con facilidad la información contenida en los mismos

Información requerida: Nombre del ente Título y/o propósito de la planilla Referencia de la planilla Fecha del examen Referencia al paso del programa de auditoría correspondiente y/o

explicación del objetivo de la planilla. Descripción concisa del trabajo realizado y de sus resultados. Fuente de la información (registro desde el cual fue preparada la

planilla o nombre o cargo del empleado que proporciona la información).

Base de la selección, si correspondiera.

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN Información requerida:

Referencias cruzadas apropiadas con otras planillas pertinentes. Conclusión si correspondiera. Iniciales de la persona que prepara la planilla y la fecha en la cual se

preparó. En planillas preparadas por personal del ente debemos señalar “preparadas por el ente”, la fecha de recepción y las iniciales de la persona que trabajó con ella o quién la utilizó.

Evidencia de revisión.

Legajos Planificación Información Permanente Información Corriente Resumen de auditoría

LEGAJO DE PLANIFICACIÓNObjetivo: es utilizado para documentar todo lo atinente al proceso de planificación, la información básica obtenida sobre la cual se sustenta la planificación y el plan de auditoría.

Contenido:

Información de relevancia permanenteAntecedentes sobre el negocio del ente, naturaleza, historia, situación económica,

estructuras administrativas y financieras.

Sistemas de información, ambiente de control, políticas contables, naturaleza y volumen de transacciones y saldos, cursogramas o narrativos de los principales circuitos, detalle de los controles claves.

Auditoría interna, plan de auditoría, equipo de trabajo.

LEGAJO DE PLANIFICACIÓNContenido: Información del examen del año en curso

Registro de actividades de planificación, reuniones internas y con personal del ente, instrucciones de auditoría, decisiones sobre el enfoque y alcance de los procedimientos de auditoría, actualización de los sistemas de información

Registro de información sobre actividades del ente, presupuestos, informes de control

Registro de información administrativa, composición del equipo de trabajo, presupuesto de tiempo y cronograma de trabajo.

Memorandum de PlanificaciónEs el resultado del proceso de planificación en el cual se resumen los factores,

consideraciones y decisiones significativas pertinentes al enfoque y el alcance de auditoría. Registra lo que debe hacerse, la razón por la cual se hace, dónde, cuándo y quién lo debe hacer.

LEGAJO DE INFORMACIÓN PERMANENTE

Objetivo: Teniendo en cuenta que durante la auditoría se obtienen evidencias relacionadas principalmente con aspectos legales, societarios y financieros que constituyen la base de la información para la planificación del examen y serán utilizadas en años sucesivos, sería conveniente archivarlas en un legajo que puede denominarse de información permanente.

Contenido:

Aspectos legales y societarios Acta constitutiva del ente Estatutos Títulos de propiedad Contratos de alquiler importantes Acuerdos de remuneraciones Principales contratos comerciales

LEGAJO DE INFORMACIÓN PERMANENTEContenido Aspectos financieros

Información general sobre el ente Acuerdos de préstamos a largo plazo Líneas de crédito

Otros Correspondencia importante con el ente y memorandos de interés permanente Actas de reuniones de accionistas, directorio, comité de auditoría, etc., de

interés permanente Disposiciones impositivas importantes Copias de informes especiales

Parte de la documentación archivada en este legajo está relacionada con información estrictamente confidencial. Si los resúmenes o copias se realizan de documentos importantes, deberán ser comparados con los originales, para verificar que no se haya tergiversado u ocultado información.

LEGAJO DE INFORMACIÓN CORRIENTE

Objetivo: Durante la etapa de ejecución de la auditoría se llevarán a cabo los procedimientos programados. Es fundamental que estas pruebas, juntamente con las evidencias obtenidas y las respectivas conclusiones, sean documentadas. En general, este legajo estará dividido en secciones basadas fundamentalmente en los componentes de los EF del ente.

Contenido General:

Análisis de los EF en su conjunto, consiste en la preparación de comparativos y la correspondiente justificación de las principales variaciones observadas.

Balance de saldos, balance entregado por la Sociedad para ser auditado. Dicho balance deberá ser relacionado mediante las referencias que correspondan con cada uno de los componentes analizados en la sección específica.

Hechos posteriores, Estos hechos posteriores surgierán del análisis que se practique sobre las actas de Asamblea y Directorio, los EF mensuales más recientes, las cartas de los asesores legales y las revisiones y pruebas efectuadas sobre las distintas áreas de auditoría.


Contenido General:

Contingencias, surgen de la revisión de actas, averiguaciones con los niveles gerenciales, temas incluidos en carta de representación de la Gerencia y del Asesor Legal, exámenes de contratos especiales, etc.

Resúmenes de actas, registros legales y estatutos, el resumen de los aspectos legales del ejercicio a los efectos de que pueda evaluarse el impacto sobre los componentes individuales de los EF.

Cobertura de seguros, . Se realiza una planilla comparativa del valor según libros de los distintos conceptos y del monto asegurado indicando si parece adecuada la cobertura, comprobando además el pago de las primas respectivas.

Contenido Específico por Componente:Planilla llave, debe estar referenciada a los estados incluidos en el legajo

resumen de auditoría y a cualquier planilla de detalle del legajo.Conclusiones, resumir los resultados del trabajo de auditoría y decidir si se han

alcanzado los objetivos relativos a cada componente específico de los EF.


Contenido Específico por Componente:Notas, Los PT deben resumir los temas significativos relacionados con aspectos

contables, de auditoría y de control relativos al componente, puede comprender:

Debilidades de control, su efecto en el enfoque y referencia al informe de control en el cual la debilidad ha sido o será informada a la gerencia

Cambios en las normas y métodos contables y el impacto sobre los EF y el informe de auditoría.

Incertidumbres significativas, limitaciones al alcance y sus efectos sobre las conclusionesComentarios sobre partidas dudosas o cuestionablesResumen de errores ajustados y no ajustados

Programas de auditoría, En cada sección se debe incluir una copia del programa de auditoría, que comprende:

Los pasos detallados que han sido programados Referencia a los PT La firma o iniciales de la persona que realiza el trabajo y la fecha de finalización


Contenido Específico por Componente:Planillas de detalle, Constituyen los rastros claros y completos de las pruebas de auditoría

efectuadas.

LEGAJO RESUMEN DE AUDITORÍA

Objetivo: Los principales temas relacionados con la auditoría practicada deben documentarse durante la etapa de finalización. Para ello dicha documentación puede agruparse en un legajo o memorando resumen de auditoría. Esto permite que los temas claves sean debidamente tomados en cuenta al preparar los informes, para:

Brindar una visión global de la ejecución y finalización de la auditoría. Resumir las conclusiones y decisiones significativas alcanzadas durante el examen. Acumular y resumir las evidencias de auditoría para evaluar su efecto, individual o

globalmente, sobre los EF en su conjunto.


Contenido:Estados financieros y el informe del auditor, Copia de los EF referenciada a

las planillas llaves.Resumen de temas relevantes, es el compendio claro y conciso de los temas

significativos que han surgido de la labor de auditoría. Modificaciones significativas en el negocio del ente. Cambios en las normas contables y sus efectos Apartamento de las normas contables y las conclusiones sobre el impacto de tales

situaciones. Incertidumbres significativas, incluyendo litigios pendientes. Limitaciones al alcance. Partidas dudosas. Hechos posteriores.

Carta de la GerenciaInforme de Control Interno, cada recomendación debe referenciarse a las notas

del legajo corriente.Resumen de errores no ajustados, incorpora los ajustes propuestos en cada

componente y que no fueron realizados por el ente. Incidencia sobre A, P, PN, Rdos.Carta de asesores legales


Contenido:Planilla de tiempo, Es útil a los fines de la comparación y el adecuado análisis de

tiempos y recursos. Indica la cantidad de horas efectivamente empleadas en el proceso de auditoría con la identificación de los individuos que han realizado el trabajo y la asignación del tiempo por componente y/o tarea efectuada según corresponda.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Acceso a los legajos de auditoríaEn distintas ocasiones puede ocurrir que los papeles de trabajo sean requeridos para

su exhibición a terceros. Situaciones:Cuando otro auditor, en su condición de auditor de una empresa controlante,

auditor conjunto o síndico, requiera información para poder confiar en el trabajo realizado sobre la controlada.

Cuando existe un nuevo auditor.


Acceso a los legajos de auditoría Cuando existen litigios. Cuando organismos de contralor societario o impositivos requieren información

sobre temas contables o para limitar sus propios requerimientos de auditoría. Cuando el personal del ente tiene una necesidad genuina del análisis de cierta

información contables. Cuando los auditores internos del ente desean coordinar sus actividades con las de

auditoría externa.

Los PT son de propiedad del auditor, y por lo tanto cuando se permite algún tipo de acceso a los mismos, se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:

Los pedidos de acceso deben ser comunicados sin excepción a los funcionarios del ente y los legajos no deben ser entregados sin la obtención previa de su autorización escrita.


Los PT son de propiedad del auditor, y por lo tanto cuando se permite algún tipo de acceso a los mismos, se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:

Dada la calidad de la información contenida en los PT, el auditor debe asegurarse de que no contienen temas o comentarios confidenciales que podrían ser interpretados incorrectamente por quienes puedan requerirlos.

Los PT deben permanecer bajo el control del auditor. No debe aceptarse que los legajos sean copiados irrestrictamente sino que

se deberá solicitar a quien los requiera que especifique el área de su interés a la cual se deberá limitar el acceso.

Las copias de registros de tiempos, presupuestos de trabajo y honorarios, deben ser retiradas de los legajos antes de que los mismos sean examinados.

Se deberá conservar los PT así como también la copia de los informes emitidos y de los EF objeto de examen por el tiempo que requieran las normas profesionales y legales aplicables.

clase viii - papeles de trabajo

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