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TEMA IX

CONTROL

OBJETIVOS

1.Definir el concepto de control

2.Conocer los elementos de un sistema de control administrativo

3.Analizar el enfoque sistémico del proceso de control administrativo y los elementos básicos

4. Identificar los diferentes tipos de control

5.Analizar el diseño de sistemas de control

6. Identificar las características de los sistemas eficaces de control

7.Analizar los diferentes métodos de control.

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Organizaciones/Empresa

Herramientas deAdministración

Administración yOrganizaciones

EnfoquesDe la

Administración

Proceso Administrativo

Administración de áreas

Funcionales

El Papel del

Adminis-trador

Ambiente de los

negocios

Responsa-bilidad Social

Evolución, escuelas y enfoques

Herramientasde la

Administración

PlaneaciónOrganizaciónDirecciónControl

MKT. Producción Finanzas RH y ventas

Concepto de Administración

y organizaciones

MODELO DEL CURSO

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CONTROL

El control administrativo es el proceso para garantizar que las actividades reales o resultados se ajustan a las actividades planeadas y corregir cualquier desviación significativa.

¿Qué es lo que controlan los administradores? GenteFinanzasOperacionesInformaciónDesempeño de la organización en forma global

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LOS ENFOQUES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El enfoque de metas organizacionales

El enfoque estratégico de los grupos de interés

El enfoque de sistemas.

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ENFOQUE SISTEMICO DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El control administrativo es un esfuerzo sistemático y esfuerzo sistemático y dinámico que establece niveles de desempeño a través dinámico que establece niveles de desempeño a través del establecimiento de objetivos de la planeacióndel establecimiento de objetivos de la planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación, para comparar el desempeño real con esos niveles predeterminados y establecer si hay desviaciones entre lo planeado y lo ejecutado.

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El proceso básico de control implica tres pasos

1)Establecimiento de estándares;

2) Medición del desempeño y comparación con los estándares para determinar el error o variación; y

3) Corrección de las variaciones (error) respecto de normas y planes.

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ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

SISTEMA: Es una combinación de componentes que interactúan conjuntamente entre sí y con el medio externo y cumplen determinado objetivo. El concepto de sistemas puede ser aplicado a fenómenos abstractos y dinámicos, como los de la economía. Por lo tanto, hay que interpretar el término “sistemas” como referido a sistemas físicos, biológicos, económicos, administrativos, etc.

PROCESOS: Es una operación progresivamente continua que consiste en una serie de acciones controladas o movimientos dirigidos sistemáticamente hacia un determinado resultado u objetivo.

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PERTURBACIONES: Una perturbación es una señal que tiende a afectar adversamente o positivamente el valor de la salida o variable de un sistema. Si la perturbación se genera dentro del sistema, se lo denomina interna, mientras que una perturbación externa se genera fuera del sistema.

CONTROL DE REALIMENTACIÓN: Es una operación que en presencia de perturbaciones, tiende a reducir la diferencia entre la salida y la entrada de referencia de un sistema y que lo hace sobre la base de esta diferencia.

SISTEMA DE CONTROL REALIMENTADO: Es aquel que tiende a mantener una relación preestablecida entre la salida y la entrada de referencia, comparando ambas y utilizando la diferencia como parámetro de control.

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ESTABLECER OBJETIVOS, ESTÁNDARES Y METODOS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO. (“INPUT”)

Las metas y los objetivos establecidos en el proceso de planeación estarán definidos en términos claros y medibles que incluyen plazos específicos. Por ejemplo “mejorar las habilidades de los empleados” es una meta vagamente formulada. Las metas deben definirse con exactitud, el ejemplo anterior debería decir: “mejorar las habilidades de los empleados, realizando seminarios semanales durante los meses de poca actividad, como octubre y marzo”. Esta capacidad para comunicar metas y objetivos definidos con exactitud es muy importante para el control y evaluación de los planes de la organización.

MEDIR LOS RESULTADOS OBTENIDOS “OUT PUT”

De las acciones y actividades desarrolladas para lograr los objetivos, metas o estándares establecidos en la planificación de la organización.

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DETERMINAR (COMPARAR) SI EL RESULTADO CONCUERDA CON EL ESTANDAR

Se trata de comparar los resultados medidos con las metas, objetivos, o estándares establecidos con anterioridad en la planificación. Esta acción es conocida como realimentación del sistema.

MargenAceptable de variación

Límite superior aceptable

Límite Inferior Aceptable

Estándar

t t+1 t+2 t+3 t+4 t+5

DEFINICION DEL GRADO DE VARIACION ACEPTABLE

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TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS

Si el desempeño o resultado no cumple con los niveles establecidos (objetivos, metas, estándares) es decir; existe un error entre la entrada (input) y la salida (output) del sistema, entonces, deberá existir una acción de control correctiva para eliminar o disminuir el error que existe entre la entrada y la salida del sistema.

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Establecer objetivo, meta o

estándares y métodos para

medir el desempeño

Comparar la entrada con

la salida

Efectuar acción de

control correctivo

Sistema o

proceso

Medir los resultados obtenidos

Retroalimentación

(*FEEDBACK")

+

-

MEDIO EXTERNO PERTURBACIONES

SALIDA O RESULTADOS

"output"

ENTRADA"INPUT"

ERROR

DIAGRAMA DE BLOQUES DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

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Objetivos MetasStándares

ComparaciónControl Guía

oSelectivo

Sistemao

Proceso

ControlCorrectivo

Mediciónde

Resultados

RETROALIMENTACION

+

-Error

Acción decontrol

Medio Externo

Resultados

DIAGRAMA DE BLOQUES DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO CON CONTROL GUIA O CON CONTROL SELECTIVO Y CONTROL CORRECTIVO

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DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTROL

En la práctica, los administradores enfrentan una serie de desafíos cuando diseñan sistemas de control deben ofrecer retroalimentación adecuada en términos de exactitud, que sea oportuno y barato, es decir; que sea eficiente y efectivo para la organización.

LAS AREAS CLAVES DE RENDIMIENTO O LAS DE RESULTADOS

son aquellos aspectos de la unidad o la organización que deben funcionar con eficacia para que la unidad o la organización tenga éxito.

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AMBIENTE EXTERNO

MISIÓN CORPORATIVA Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS

PRESUPUESTO SISTEMAS DE RECOMPENSA

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

REPORTES ESTADISTICOS

ASIGNACIÓN DE RECURSOS

Procesos de produccióny

Actividades de tarea

RESULTADOS DEPARTAMENTALES

TECNOLOGÍA DE LOS SUBSISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

CUATRO SUBSISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

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PRODUCCION MERCADOTECNIA ADMINISTRACION DE PERSONAL

FINANZAS Y CONTABILIDAD

CALIDAD CANTIDAD COSTO RENDIMIENTO

LABORAL INDIVIDUAL

ADQUISICION Y USO DE MATERIALES

VOLUMEN DE VENTAS

GASTOS DE VENTAS GASTOS DE

PUBLICIDAD RENDIMIENTO DEL

VENDEDOR INDIVIDUAL

POSICION DE LA EMPRESA EN EL MEDIO

RESPONSABILIDAD PUBLICA

RELACIONES LABORALES

ROTACION DE TRABAJADORES

AUSENTIMOS DE TRABAJADORES

DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS

EGRESOS DE CAPITAL

INVENTARIOS FLUJO DE CAPITAL RENTABILIDAD CAPITAL O

RECURSOS FINANCIEROS

PRODUCTIVIDAD RECURSOS FISICOS

PARAMETROS USADOS EN AREAS FUNCIONALES PARA EVALUAR EL RENDIMIENTO

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CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA EFECTIVO DE CONTROL

Precisión

Oportuno

Económico

Flexible

Simple

Estándares razonables

Centrado en puntos estratégicos de control

Acción correctiva.

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METODOS DE CONTROL FINANCIERO

Los estados financieros principales usados por organizaciones grandes y pequeñas son:

Balance

Estado de resultados

Flujo Efectivo

ANALISIS DE RAZONES FINANCIERAS:

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RAZONES FINANCIERAS MÁS POPULARES

OBJETIVO RAZON CALCULO SIGNIFICADO

Liquidez

Apalancamiento

Operaciones

Rentabilidad

Rendimiento sobre la inversión

Capital de Trabajo

Prueba ácida

Deudas--activos

Rotación de inventarios

Rotación de activos totales

Margen de utilidasSobre Ventas

Utilidad sobre activos

Activo circulantePasivo circulante

Activo circulante-InventariosPasivo Circulante

Endeudamiento totalActivos totales

Ventas Inventarios

Ventas Activos totales

Utilidades netas después de Impuestos________

Ventas totales

Utilidades netas después de Impuestos________

Activos totales

Prueba la capacidad de la organización para pagar deuda a corto plazo.Prueba la liquidez con mayor precisión cuando los inventarios rotan lentamente o son difíciles de vender.Mientras más alta sea la razón, más apalancamiento tiene la organización.

Mide cuanto puede declinar las utilidades antes de que la organización no tenga capacidad para cubrir sus pagos por intereses.Mientras más alta la razón, con mayor eficiencia se utilizan los activos de inventarios.Mientras menos activos se usen para alcanzar un nivel determinado de ventas, con mayor eficiencia la administración utiliza los activos totales

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PRESUPUESTOSSon los estados cuantitativos formales de los recursos reservados para realizar las actividades planeadas durante el período de ejecución.

INFORMES DE CONTROLProducciónVentasOperación de fábricaPersonal

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AUDITORIAAuditoria FinancieraAuditoria OperativaAuditoria AdministrativaProcesal: (Auditoria del proceso administrativo)Funcional: Producción, Ventas, Relaciones HumanasAnalítica: Análisis de costos, procedimientos.Auditoria ContableAuditoria AmbientalAuditoria Tecnológica

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CONTROL DE CALIDAD

Conocer si el producto cumple con los estándares considerados como óptimo

Inspección

Control estadístico de calidad

CONTROL DE CANTIDADEstándaresLote óptimo de compra y producciónInventarios mínimos

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CONTROL DE INVENTARIOS

Encontrar y mantener el nivel óptimo de inversión en inventarios

Minimizar costos de almacenamiento

Procurar el máximo de ventas

Asegurar la continuidad de las operaciones

CONTROL Y USO DEL TIEMPO

Asumir la responsabilidad del propio tiempo

Establecer prioridades

Planear el tiempo personal

Usar la técnica PERT.

Gráfica de GANTT.

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Grandes verdades

sobre el desarrollo

de sistemas de

gerenciamiento

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No establezca plazos muy audaces

Plazo es plazo !

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No toda presentación será un éxito

27

La estructura jerárquica tradicional

sólo perjudica

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Preste atención a las señales del mercado

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Escoja atributossignificativos para su cliente

Cual es el mio?

30

Lo que sirve para un cliente puede no servir para el próximo

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Nada puede parar la automatización

EDAD DE PIEDRA EDAD DE BRONCE EDAD DE HIERRO

EDAD MEDIA EDAD MODERNA EDAD INFORMÁTICA

32

Busque soluciones eficientes

YÁ ME BAÑE

MM...FUISTE

RÁPIDO.

33

Sea innovador;aproveche las oportunidades

34

Escoja la herramienta mas adecuada para cada situación

Atrasado

Borracho

Perfume barato

35

Las soluciones técnicas no siempre pueden ser

implantadasMas yo sigo sin entender

a las mujeres.

36

La ayuda on-line puede ser útil

Enfermera, entre a internet, vaya a www.cirurgia.com y cliquee en el ícono

“Que hacer cuando usted está totalmente perdido”.

37

Pero no crea en todo lo que ve por Internet

Lo bueno de Internet es que ningun sabe que eres un

cachorro...

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Experiencia en simulaciones puede ser de utilidad

Alguien aqui sabe jugar Flight Simulator de Microsoft?

39

Previsión y realización no siempre salen como lo planeado

Come on! It can‘t go

wrong every time...

Vamos, no podemos fallar en todas...

40

El uso de soluciones

tecnológicas es

inevitable...

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Pero se debe considerar las dificultades de las

personas

Pucha, Windows se colgo de nuevo

y que están esperando?

Vayan a ayudarlo a dar Ctrl Alt Del

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Y no reniegue delentrenamiento de los usuarios

Accesso

negado

OK ... ahora vas a hacer exactamente lo que yo te

digo, si no?

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Acostumbrese a trabajar bajo presión

44

Crea en usted

mismo. Tenga

confianza.

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Vaya hasta el fin

LUCHE !LUCHE !

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