clase 05 el edt y wbs chart pro

UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICAESCUELA DE POST GRADO

MAESTRIA GESTION Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCION

DOCENTE:

Mag. Ingº Martin Hamilton Wilson Huamanchumo

Abril - 2015

Docente: MAG. ING. M. HAMILTON WILSON HUAMANCHUMOEmail: [email protected] visite el Blog: htpp:/inghamiltonwilson.blogspot .comEmail: [email protected] Teléf.. (051) - 956697073 1



DOCENTE: MSC ING. M. HAMILTON WILSON HUAMANCHUMO

SESION Nº 05

LA ESTRUCTURA DEL EDT - WBS EN EL PROYECTO

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DOCENTE: MAG. ING. M. HAMILTON WILSON HUAMANCHUMO

ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO, EDT o WBS

Es una estructura jerárquica ydescendente de las partidas detrabajo que se deberán realizardurante la implementación delproyecto para lograr su propósito.

La EDT divide un proyecto en piezaso paquetes para ayudar a asegurarque se identifiquen todos loselementos que se necesiten paracompletar su alcance

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Es una descomposición jerárquicaorientada al entregable relativa al trabajoque será ejecutado por el equipo delproyecto para lograr los objetivos y crearlos entregables requeridos, organiza y elalcance total del proyecto, define laEstructuración del Alcance del Proyectode Manera Jerárquica

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DOCENTE: MAG. ING. M. HAMILTON WILSON HUAMANCHUMO5




Planificación Ejecución Cierre Consolidar los requerimientos

del cliente; Mejora el dimensionamiento del

proyecto Evitar que se omitan tareas

claves y de apoyo para la obtención de los entregables

Facilita la asignación de roles y responsabilidades

Base para la obtención del cronograma, presupuesto y flujo de caja

Representar de manera gráfica el trabajo a ser realizado;

Asegurar que no se dupliquen tareas;

Mapa de control para el logro del alcance.

Facilita la comunicación entre involucrados;

Insumo para el control de cambios

Representa de manera gráfica el trabajo realizado

Facilita el análisis de impacto en el alcance

Permite el cálculo del valor ganado a nivel de paquetes de trabajo.

Herramienta útil para la negociaciones de cambio de alcance

Mapa guía para realizar las actividades de cierre de contratos y del proyecto.

Ayuda en los procesos de evaluación de desempeño

Insumo para retroalimentar los procesos de mejora continua (Estadísticas, estandarización, etc)

Ayuda a documentar las lecciones aprendidas.

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Lo que se licitóLo que el cliente solicito

Lo que se monitoreo

Lo que el cliente recibió

Lo que se gasto en el proyecto

Lo que el cliente en verdad quería

Las lecciones que se documentaron

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Estructura de la EDT Diccionario de la EDT

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Paquete de Trabajo

Entregables

Etapas/ Divisiones funcionales

Producto Final(Objetivo Especifico)

Proyecto A

Contratación

Pliego de Contratación

Elaboración de BT´ y

BAEsActividad de

Apoyo

Arquitectura y Civil

Remodelación Interior Sala

A

Actividad A

Remodelación exterior Sala

A

Actividad B

Tarea A

1

2

3

4

Es una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables delproyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo delproyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina condetalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.

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Estructura EDT

Diccionario EDT

1• Producto Principal

2 • Etapas/Div. Func.

3• Entregables

4 • Paquetes de trabajo

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PRODUCTO FINAL(Objetivo Especifico)

ETAPAS/ Divisiones funcionales

ENTREGABLES

PAQUETE DE TRABAJO(Actividades)

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Etapas / División Funcional

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V 1.0<si/no> <si/no>

Id: EDT #:

Trabajo

Duración: <Dias, mes, etc>

Fecha Inicio:

Fecha Término:

<dd/mm/aaaa> <dd/mm/aaaa>

Paquete de Trabajo:Nivel del Diccionario Entregable:<Número del esquema>

Estimación de costos: <Incluir el resumen de las estimaciones realizadas>

Personal requerido <Indicar la tipologia y la cantidad del personal requeridoSub-contrataciones: <indicar si existe alguna subcontratacion>

Estimaciones de la actividad< Dias / Hombre>

Costo Final: <Escribir en dólares,>

Salidas: <Indicar cuales son los productos al terminar>Puntos de control: <Indicar como verificara el avance>Responsable (s): <Nombre(s) apellido (s) 1 apellido (s) 2>

Descripción: <Indicar en que consiste la actividad>Computos Metricos: <Incluir el resumen de los computos metricos realizados>

Entradas: <Indicar cuales son los productos requeridos para iniciar>

Información General <número>Nombre: <Escribir el nombre del paquete de trabajo/Entregable>

Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

Es un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance oenunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de hitos.Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursosrequeridos, una estimación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.

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Por Etapas del Proyecto

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Por Distribución Funcional

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Mixtos

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En el Sistema de Gestión de Proyectos

En los Proyectos

Estándar PMI

Establecer el proceso de elaboración del EDT

Estandarizar las fases/distribuciones funcionales

Asignar Dueños/Responsables

Acoplar/desarrollar herramientas planificación /gestión de entregables paquetes de trabajo

En el Sistema de Gestión de Proyectos

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Organización funcional Contratista / Adm. Proyecto

TDR

Análisis de Necesidades

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Producto

A B C

Asignar Dueños de Etapas/ distribuciones funcionales

Estandarizar Etapas /Distribución Funcional

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Producto

A

E1 E2

B

E3

C

E4

Identificar los Entregables

específicos del proyecto

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Producto

A

E1 E2

B

E3

C

E4Identificar

actividades claves y de apoyo

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V 1.0<si/no> <si/no>

Id: EDT #:

Trabajo

Duración: <Dias, mes, etc>

Fecha Inicio:

Fecha Término:

<dd/mm/aaaa> <dd/mm/aaaa>

Paquete de Trabajo:Nivel del Diccionario Entregable:<Número del esquema>

Estimación de costos: <Incluir el resumen de las estimaciones realizadas>

Personal requerido <Indicar la tipologia y la cantidad del personal requeridoSub-contrataciones: <indicar si existe alguna subcontratacion>

Estimaciones de la actividad< Dias / Hombre>

Costo Final: <Escribir en dólares,>

Salidas: <Indicar cuales son los productos al terminar>Puntos de control: <Indicar como verificara el avance>Responsable (s): <Nombre(s) apellido (s) 1 apellido (s) 2>

Descripción: <Indicar en que consiste la actividad>Computos Metricos: <Incluir el resumen de los computos metricos realizados>

Entradas: <Indicar cuales son los productos requeridos para iniciar>

Información General <número>Nombre: <Escribir el nombre del paquete de trabajo/Entregable>

Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)

Llenar el diccionario de la

EDT

Un documentoque describe cadacomponente en laEDT

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Id #2.2.2.1

Cuenta de control #2.2

Úl;ma actualización15/07/14

ResponsableIng. Ángel Águeda

Descripción: Realizar una Evaluación de la Estructura

Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar la información del proceso de diseño y comprobación del daño de la estructura evaluadaEntregables: Presentación reportes e informe escrito encuadernadoSupuestos: El Cliente entrega las evidencias de Planos y otros documentos …Recursos asignados: 2 Especialistas, 1 jefe de Cuadrilla y 3 TécnicosDuración: 25 días hábiles

Hitos: dd/mm/aa -- Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa – Presentación de la evaluación a los interesados dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente

Costo: $ 2,500.00Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1

Firma del Director del Proyecto:

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Definir el Equipo básico del proyecto

Crear el Diccionario de

la EDT

No incluir requerimientos en la estructura

del EDT

WBS

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Utilizar el EDT como un check list

Organizar el EDT según la estructura organizacional

Organizar el EDT sólo, según las fases del proyecto

Falta de trazabilidad de la EDT

No prever acciones de soporte

No actualizar el EDT a lo largo de la implementación del proyecto

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Utilizar el EDT como un Check List

Una lista de tareas no tiene los niveles de descomposición y de detalle que se requiere para gestionar el alcance del proyecto.

El EDT debe permitir dar respuesta a las interrogantes:• ¿Qué hay que hacer?, • ¿Quién es responsable?, • ¿Cómo o con qué recursos?,• ¿Cuándo hay que entregarlo?, • ¿Cuánto costará?,• ¿Cuáles son los criterios de aceptación?

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Organizar el EDT según la EstructuraOrganizacional

Dentro la estructura de un EDT, esmuy posible que el Gerente deproyecto, tenga bajo suresponsabilidad directa paquetesde trabajo, que seconstituyan en inputs para eltrabajo de otros técnicosasignados.

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El alcance del proyecto, responde a jerarquías lógicas,

no a jerarquías funcionales.

Organizar el EDT según la EstructuraOrganizacional

Dentro la estructura de un EDT, es muy posibleque el Gerente de proyecto, tenga bajo suresponsabilidad directa paquetes de trabajo,

que se constituyan en inputs para eltrabajo de otros técnicos asignados.

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Organizar la EDT según las fases del proyecto

EL EDT documenta el Alcancedel Proyecto no su plan deejecución.

Utilizar las fases del proyectocomo plantilla para el EDTpuede llevarnos a obviarpaquetes de trabajo o a forzarlos mismos.

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Falta de Trazabilidad de la EDT

Al suscitare cambios en el alcance de algunatarea o paquete de trabajo, éste debe reflejarseen todos los elementos vinculados Diccionario de EDT Programación temporal Presupuestos, etc.

Todas las tareas deben ser rastreables yencontrar su origen o la actividad (Paquete deTrabajo) que provoco su realización.

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No prever acciones de soporte

Incluir solamente los elementosdirectamente relacionados con resultadostangibles de un proyecto ignorandoactividades de apoyo suele ser un granerror que repercute en situaciones deriesgo para alcanzar los objetivos de losproyectos.

Cualquier cosa fuera del EDT no es parte del proyecto, y punto.

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No actualizar la EDT

Al suscitare cambios en el alcance dealguna tarea o paquete de trabajo, éstedebe reflejarse en: Diccionario de EDT Programación temporal Presupuestos, etc.

La EDT es una herramienta dinámica,cuya utilidad mas allá de la planificación,durante la ejecución facilita la evaluacióny control de cambios en el alcance,presupuesto y calidad de los entregablesdel proyecto.

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La EDT organiza el trabajo en agrupacioneslógicas, clarificando el alcance del proyecto.

La EDT y su respectivo diccionario permitecontar con un lenguaje común

La EDT permite que todos los elementos secorrelaciones sobre una base común.

La interrelación del costo del programa y dela productividad sobre una base consistentees esencial para la medida exacta del avancey para el control del proyecto.

Los códigos de la EDT facilitan las accionesde comunicación entre los involucrados.

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UTILIZACIÓN DEL WBS CHART PRO EN EL PROYECTO

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WBS Chart Pro crea y muestra los proyectos Mediante un diagrama WBS usando elenfoque Top-Down. Muestra información como: Duración, Fecha de Inicio, Fecha deFin, Costo, Trabajo, Recursos, etc.Un Diagrama Work Breakdown Structure (WBS) es la organización de un proyecto endiferentes niveles de detalle utilizando un esquema jerárquico para representar losentregables del proyecto.Recordemos que el WBS o EDT se utiliza para definir el alcance del proyecto de trabajo entérminos de entregables y para descomponer aún más estos entregables en componentesDependiendo del método de descomposición utilizado, el WBS también puede definir el ciclodel proyecto de vida, así como las prestaciones adecuadas al proyecto, programa oportafolio.Esta descomposición de alcance del proyecto es necesaria para el control con representaciónde un nivel adecuado de detalle en la WBS.

WBS CHART PRO COMO HERRAMIENTAS DEL EDT

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VENTANA DEL WBS CHART PRO

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Se crea con el Nombre del Proyecto como la estructura principal de un WBS en el cual setendrá en el nivel 1 el Título del proyecto.

En el nivel siguiente pondremos dos Bloques más para los componentes Gerencia delProyecto y de Desarrollo del Proyecto.

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En el WBSChart Pro sólose ingresa losentregables

Creación del WBS

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Bajo el marco metodológico del PMI se recomienda tener dos estos dos componentes en todo WBS yposteriormente reflejarlo en el cronograma, ya que luego la ejecución y el control de las tareas de cadacomponente se tornan más viables en los aspectos de alcance, tiempo y costos.

A continuación se inserta los subcomponentes del componente GERENCIA DEL PROYECTOS: Inicio,Planificación, Ejecución y Control y Cierre

Nivel 3 del componente Gerencia del Proyecto

Nivel 3 del componente Desarrollo del Proyecto

Luego vamos a proceder a insertar lossubcomponentes del componente Desarrollo delProyecto: Fase de Diseño, Fase de Programación yFase de Testing, teniendo en cuenta que eldesarrollo del proyecto cumple con el ciclo de vidadel Proyecto.

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Concluida la tarea de descomposición de los componentes del WBS que requieran un mayordetalle vamos a utilizar la función “Goto Project” para exportar el WBS a MS Project Professional(previamente se debe haber activado el macro en MS Project al momento de instalar el WBS ChartPro). Antes de realizar la exportación configuramos algunos parámetros del proyecto a través de laopción Tools > Options. La Figura muestra el cronograma generado a partir del WBS que hemosconstruido.

El uso del WB Chart Pro ayuda en la fase de inicio yalcance preliminar del proyecto, realizar un diagrama ydescomponerlo en partes se asemeja a la forma de pensary analizar un problema al igual que un proyecto.También se utiliza el WBS para presentarlo en propuestas,planes de proyecto y presentaciones de kick-off o decomité de seguimiento.Para los sponsors o gerentes esta forma de presentacióndel alcance del proyecto es más digerible que ponerlo enun Excel o Project. Luego, una vez aprobado el WBS yexportado a MS Project se puede realizar todas lasmodificaciones que se deban tener en cuenta porquerecuerden que el WBS es solo el esqueleto pero en elcronograma deben estar todas las actividades que senecesita para cumplir el proyecto de manera satisfactoria.

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Una de las preguntas típicas relacionadas con la preparación del WBS es: ¿Cuál es el nivel dedetalle apropiado para el WBS? Se debe recordar que al construir un WBS se debe realizar ladescomposición hacia abajo hasta que el componente esté claro para el gerente oresponsable del proyecto.

En nuestro ejemplo vamos a descomponer hacia abajo los componentes del nivel 3 deDesarrollo del Proyecto.

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Visualizando el WBS Chart Pro

Barras de Herramientas

Área deTrabajo

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Barra de Herramienta: Menús

Barra deMenús

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Barra de Herramientas: Menús

Crea un nuevo Diagrama WBS Abre un archivo WBS Cierra el archivo del Diagrama actual

Guarda el Diagrama WBS actual Guardar el archivo con un nombre diferente Guarda el Diagrama actual en un archivo de imagen

Guarda el Diagrama en una página web

Organiza el Diagrama WBS para una página de impresión Configura y diseña la página a imprimir

Muestra opciones de impresión antes de imprimir el Diagrama

Vista previa antes de la impresión Desvincula información con otro programa(MS Project, Pert Chart)

Permite ingresar información general del proyecto

OPCIÓN “FILE” (ARCHIVO)

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Barra de Herramientas : MenúsOPCIÓN “EDIT” (EDITAR)

Opciones para deshacer los cambios

Opciones de edición

Opciones de insertar Tareas

Sirve para eliminar Tareas

Muestra la caja de Información de una Tarea

Encuentra una Tarea de acuerdo al ID ingresado

Permite la selección de las Tareas

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Barra de Herramientas: MenúsOPCIÓN “VIEW” (VISTA)

Sirve para modificar el área de trabajo del WBSChart Pro

Muestra las barras de herramientas del WBS Chart Pro

Permite crear, copiar, renombrar, eliminar, importar,exportar una Vista

Sirve para mostrar, ocultar las Tareas del Diagrama

Indica el progreso de las Tareas o Tareas Resumen.

Amplia o reduce el Diagrama WBS

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Barra de Herramientas : Menús

OPCIÓN “FORMAT” (FORMATO)

Permite dar formato a los campos de las Tareas

Permite seleccionar el estilo del borde de la

Tarea Permite configurar el Diagrama

Permite definir el estilo, forma y color de laslíneas conectoras

Configura la caja de Tarea Permite alinear el

Diagrama

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Barra de Menús del WBS Chart ProOPCIÓN “TOOLS” (HERRAMIENTAS)

Permite configurar el Diagrama Permite definir el calendario del proyecto (horas, días, etc.)Permite agregar, eliminar recursos del proyecto

Permite resumir los datos a cada nivel del gráfico Permite cambiar el nombre del campo

Permite definir títulos personalizados para laruta crítica, las banderasTransfiere los datos a PERT Chart EXPERTOpciones para usar con Microsoft Project Permite especificar la ubicación predeterminada para

guardar los documentos, y la vista por defecto deldiagrama

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Barra de Herramientas: Menús

Muestra los archivos WBS uno tras otro

Permite visualizar en la misma pantalla todos losarchivos WBS abiertos

Organiza los íconos de los archivosWBS abiertos

OPCIÓN “WINDOWS” (VENTANAS)

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Barra de Herramientas : Standard (Estándar)

Opciones generales

MuestraInformaciónde la Tarea

Contiene los siguientes botones: Cambia el modode arrastre

Gradúa eltamaño delDiagrama

Inserta Tareas endiferentes

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Barra de Herramientas : MS Project (Microsoft Project)

Transfiere el Diagrama a Microsoft Project

Transfiere el Diagrama a PERT

Chart Expert

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Barra de Herramientas : Arrange (Organizar)

Organiza diferentesVistas del Diagrama

Tipos deAlineación de

Tareas

AlineaTareas

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Barra de Herramientas : Edit (Editar)

Edita el nombre de laTarea seleccionada

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Barra de Herramientas : Outline (Presentación)

Muestra y oculta Tareas

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Muestraactividades del cuadro de tarea

seleccionado

Muestra actividades delcuadro de tarea seleccionada

Oculta actividades sólode la Tarea Resumen

seleccionada

Muestra sólo lasactividades de la TareaResumen seleccionada

Oculta todaslas actividades

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Barra de Herramientas : Views (Vistas)

Muestra tipos de Vistas Avanza oretrocede eltipo de Vista

Ubica laVista

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Crear un WBS Hacer click en el

botón “Insert Task Below” paraagregar cuadrosde tareas.

Elaborar un WBS en Chart Pro

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USANDO EL WBS CHART PROCrear un nuevo Diagrama WBS:

Se crea el primer nivel del

Diagrama

Nota : Al iniciar el WBS no se muestran

habilitados algunos botones en la

barra Standard .

Hacer click en el botón “Insert Task Below” para agregar cuadros de tareas.

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Agregar nuevas Tareas:

Después de crear el primernivel del Diagrama sehabilitarán los demásbotones de la BarraStandard que permite crearTareas

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Inserta una tarea a la derecha de latarea seleccionada

Inserta una tarea arriba de la tarea

seleccionada

Inserta una tarea a la izquierda de la tarea seleccionada Inserta una tarea

debajo de la tarea seleccionada

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TAREA: Crear un WBSUtilizando los botones anteriormente explicados, se mostrará elWBS ya creado.

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Ingresar Información:

Para ingresar información en la Tarea seleccionamos la Tarea,

y damos clic en el botón Task

Information.

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Ingresar Información:

Ingresar el nombre de laTarea

Duración de la Tarea

Ingresar Horas de trabajo

Fecha de Inicio de la tarea

Tipo de Restricción

Numeración correlativa de las cajas de tareas% Completado Ingresa el Costo de la TareaFecha de Fin de latarea

Fecha de restricción

Lista de recursos disponibles

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Transfiriendo un Diagrama WBS a Pert Chart Expert:

Ir a la barra de herramientas del WBS Chart Pro y seleccionamos el botón Go to PERT Chart EXPERT.

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Transfiriendo un Diagrama WBS a Pert Chart Expert:

Al exportar de WBS Chart Expert a PERT Chart EXPERT se presenta la siguiente vista :

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Transfiriendo un Diagrama WBS a MS Project:

Con el comando GO TO PROJECT se pasa la información al MS Project

Para exportar elWBS es necesariohacer click en elbotón Go to Project

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Aparecerá la siguiente ventana donde haremos click en Aceptar para laexportación de los datos.

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Seguidamente aparecerá la ventana para seleccionar la ubicación dondese va a guardar el archivo.

-Ingresar el nombre delarchivo.-Dar clic en Guardar.-En el campo Tipo dejar por defecto Microsoft Project.

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Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project:

Si tengo un archivo en Microsoft Project se puede crear un Diagrama WBS con el comandoGO TO WBS Chart Pro

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Creando Diagramas WBS desde archivos MS Project:

Se obtiene

el siguiente resultado

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Copiar, Mover y Reposicionar Tareas:

- Seleccionar la Tarea.

- Click derecho y elegir la opción Cut (Cortar).

- Selecciona la ubicación de la Tarea y click derecho y elegir la opción Copy (Copiar).

- Luego Mostrar el Resultado.

Copiar Tarea:

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Para mover una Tarea de una Fase a otra debemos hacer lo

siguiente:- Seleccionar la Tarea

3.2 Tarea 2 yarrastrarla a la Tarea

4.2 Tarea 2 .

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Como vemosen el

Diagrama WBS, la Tarea

3.2 Tarea 2 fue movida a

la Fase 4.

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Reposicionamientoimplica mover una

Tarea o unconjunto de Tareas

sin cambiar la estructura del

Diagrama WBS. Para reposicionar

la Tarea o conjuntode Tareas se

selecciona la Tarea y sólo se arrastra

con el mouse hacia la nueva ubicación.

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Para ver las distintas Vistas

que tiene el WBS Chart Pro

hacemos clic en la flecha de la

barra deherramientas

deVistas.

Explorando Vistas:

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Explorando Vistas:

VISTA: CRITICAL PATH VIEW

Estas Tareaspertenecen a laRuta Crítica

Esta vista muestrala Ruta Crítica delproyecto que estásombreada encolor rojo.

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VISTA: CRITICAL PATH VIEW 2

Esta Vistamuestra:-Ruta Crítica delProyecto en rojo.-Nombre de la Tarea-Duración.-Fecha de Inicio y Fecha de Fin.-% Completado.-Numeración Correlativa.

Explorando Vistas:

Esta Vistamuestra:-Ruta Crítica delProyecto en rojo.-Nombre de la Tarea-Duración.-Fecha de Inicio y Fecha de Fin.-% Completado.-Numeración Correlativa.

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VISTA: FLAGS VIEW

Explorando Vistas:

Esta Vista nosmuestra:-Nombre de cadaTarea-Numeración-Duración-La fecha de Inicio y Fin de cada Tarea.

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VISTA: HOURS AND COST VIEW

Esta Fase nopertenece a la Ruta Crítica

Explorando Vistas:

Esta vista nosmuestra:-Nombre de cada Tarea-Ruta Crítica-El tiempo enhoras-El costo de cada tarea

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VISTA: PLANNING VIEW

Esta Vista nosmuestra:-Nombres decada Tarea

Explorando Vistas:

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VISTA: PLANNING VIEW 2

Esta Vista nosmuestra:-Nombre de la tarea-Numeración correlativa de cada Tarea-Duración-Fecha de Inicio y Fin de cada Tareaa

Explorando Vistas:

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VISTA: PROGRESS VIEW

Explorando Vistas:

Esta Vista Muestra:-Nombre de cada Tarea-Numeración correlativade cada Tabla (Id)-% completado-Sombreado:Verde: Pendiente Azul: Terminado Amarillo: en Progreso

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! GRACIAS POR SU ATENCION !

!Continuamos la Próxima Clase!

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