Citrix ShareFile Die ShareFile Web App

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung ................................................................................................................................................. 2

Was ist ShareFile? ................................................................................................................................ 2

1. Die Anmeldung .................................................................................................................................... 3

2. Die Benutzeroberfläche ....................................................................................................................... 4

2.1 Eigene Dateien & Ordner ........................................................................................................ 4

2.2 Freigegebene Ordner .............................................................................................................. 4

2.3 Favoritenordner....................................................................................................................... 5

2.4 Posteingang ............................................................................................................................. 5

2.5 Papierkorb ............................................................................................................................... 5

2.6 Dateibox .................................................................................................................................. 6

2.7 Dateiversionen und Notizen .................................................................................................... 6

2.8 Online-Preview und Miniaturansicht ...................................................................................... 8

2.9 Online-Dokumentenansicht .................................................................................................... 8

3. Datei- und Ordneroperationen ........................................................................................................... 9

3.1 Upload von Dateien ................................................................................................................. 9

3.2 Freigabe von Dateien und Ordnern ....................................................................................... 10

3.3 Anfordern von Dateien .......................................................................................................... 13

3.4 Berechtigungen vergeben ..................................................................................................... 16

4. Benutzerverwaltung .......................................................................................................................... 17

4.1 Clients verwalten ................................................................................................................... 17

4.2 Freigegebenes Adressbuch .................................................................................................... 19

4.3 Persönliches Adressbuch ....................................................................................................... 19

4.4 Verteilergruppen ................................................................................................................... 20

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Einleitung

Was ist ShareFile?

ShareFile by Citrix ist ein sicherer Dateisynchronisierungs- und -freigabeservice für

Unternehmen, der die Anforderungen der Anwender an mobiles Arbeiten und

Zusammenarbeit und die Datensicherheitsanforderungen des Unternehmens gleichermaßen

erfüllt.

Mit Hilfe von ShareFile können Dateien einfach und sicher auf unserem firmeneigenen

Cloudspeicher abgelegt, von verschiedenen Geräten und Plattformen abgerufen und mit

Kollegen der Mediengruppe RTL sowie externen Personen ausgetauscht werden.

Der Service besteht aus verschiedenen Clients und Apps:

Web App

Sync Client for Mac und Windows

Desktop App for Windows

Outlook Plug-In

iOS und Android Apps

Diese Dokumentation soll die Funktionen und die Bedienung der Web App erklären und den

Einstieg in die Anwendung erleichtern.

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1. Die Anmeldung

Die ShareFile Web App wird im Web Browser über folgende URL aufgerufen:

https://mediengruppe-rtl.sharefile.eu

Die Anmeldung für Mitarbeiter der Mediengruppe RTL erfolgt über das „Employee Login“.

Externe Kunden nutzen das „Client Login“.

Mitarbeiter der Mediengruppe mit einem gültigen Benutzerkonto wählen das „Employee

Login“ und loggen sich dann mit ihrem Benutzernamen (plus angefügtem „@netrtl.com“) und

ihrem Kennwort ein.

Alle anderen Personen (z.B. externe Kunden) nutzen das „Client Login“ mit den an sie per

E-Mail zugesandten Anmeldeinformationen.

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2. Die Benutzeroberfläche

Die Web App ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt, deren Funktionen wir euch hier kurz

vorstellen wollen.

Die Seite „Home“ beinhaltet eine Übersicht über die verschiedenen Bereiche in denen Daten

abgelegt, heruntergeladen und Dritten zur Verfügung gestellt werden können.

2.1 Eigene Dateien & Ordner

Hier sind alle Dateien und Ordner zu sehen, die im eigenen Cloud-Speicher abgelegt sind.

2.2 Freigegebene Ordner

Neben den für einen Anwender freigegebenen Ordnern findet man hier die Projektordner.

Projektordner ermöglichen die gemeinsame Bereitstellung von Dateien und Unterordnern

für Mitarbeiter der Mediengruppe RTL sowie Externe.

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2.3 Favoritenordner

Bei besonders häufig genutzten Ordnern und Dateien bietet es sich an, diese als Favorit zu

markieren. Die gekennzeichneten Elemente finden sich dann hier wieder.

2.4 Posteingang

Hier gehen die Benachrichtigungen über die Freigabe von Ordnern sowie über den Up- und

Download von Dateien ein.

2.5 Papierkorb

Der Papierkorb ermöglicht das Wiederherstellen kürzlich gelöschter Elemente.

Die gelöschten Objekte werden automatisch nach 45 Tagen gelöscht. Nach diesem

Zeitraum ist eine Wiederherstellung der Daten nicht mehr möglich.

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2.6 Dateibox

Die Dateibox ist ein temporärer Speicher der von den ShareFile-Funktionen „Freigeben“ und

„Anfordern“ genutzt wird. Alle Dateien, die in der Dateibox liegen, haben eine Lebensdauer

von 30 Tagen und werden dann automatisch gelöscht. Wenn sie Dateien länger vorhalten

möchten, müssen diese in permanente Ordner verschoben werden.

2.7 Dateiversionen und Notizen

Wird eine Datei ein zweites Mal in einen ShareFile-Ordner geladen, so wird die bereits

vorhandene Datei überschrieben. Die Vorversion bleibt dabei allerdings bestehen, was durch

dieses Symbol gekennzeichnet wird.

Ein Klick auf das Symbol öffnet eine Übersicht der gespeicherten Dateiversionen. Diese

können hier erneut herunterladen oder gar gelöscht werden.

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Hinweis: Es werden die jeweils letzten 5 Versionen einer Datei gespeichert! Dies ist zu

beachten, wenn die Funktionalität gezielt eingesetzt wird, um eine Historie der Datei zu

erstellen. Ebenfalls ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung des Sync Clients Vorsicht

geboten, da dieser automatisch die Dateien synchronisiert und somit auch eine neue Version

abgelegt wird. Weitere Informationen zu diesem Thema erhält man in der Dokumentation des

Sync Clients.

ShareFile bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Notizen an gespeicherten Dateien und

Ordner zu heften. Fährt man beispielsweise mit dem Mauszeiger über eine Datei, so erscheint

am rechten Rand das Notiz-Symbol .

Ein Klick auf das Symbol öffnet den Notizeditor:

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2.8 Online-Preview und Miniaturansicht

Im Dateibrowser sind nun die Miniaturansicht für Microsoft Word und -PowerPoint-Dateien,

PDF-Dokumente sowie für die gängigsten Bilddateien verfügbar. Miniaturansichten werden

dabei immer in Echtzeit anhand der letzten Version eines Dokumentes generiert.

2.9 Online-Dokumentenansicht

Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) Dokumente und Adobe PDF Dokumente können

zur Ansicht im Web Browser geöffnet werden.

Im Internet Explorer ermöglicht die Präsentationsfunktion

sogar eine Vollbildansicht.

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3. Datei- und Ordneroperationen

3.1 Upload von Dateien

Über die Schaltfläche „Dateien hochladen“ kann man Dateien und Ordner in einen ShareFile-

Ordner hochladen. Dazu markiert man im Windows-Explorer die Dateien bzw. Ordner und

zieht sie in den grauen Bereich. Alternativ lässt sich über den eingeblendeten Link „Dateien

suchen“ ein Dialog öffnen, in welchem die gewünschten Dateien/Ordner ausgewählt wird.

Um eine Datei im gewünschten Ordner des Cloudspeichers abzulegen, bestätigt man die

zusammengestellte Auswahl mit „Upload“.

Nach der Bestätigung wird man über den Fortschritt des Speichervorgangs informiert.

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3.2 Freigabe von Dateien und Ordnern

Die Bereitstellung von Daten an Dritte erfolgt über den Menüpunkt „Freigeben“.

Hier stehen zwei Optionen zur Verfügung: „E-Mail mit ShareFile“ und „Link anfordern“

E-Mail mit ShareFile:

In den „Nachrichtenoptionen“ lassen sich Einstellungen für Benachrichtigungen und Sicherheit

festlegen.

Aktiviert man die Option „Empfänger müssen sich anmelden“ und versendet die E-Mail an eine

zu diesem Zeitpunkt noch nicht im System vorhandene externe Person, so wird für diese

Person eine Clientregistrierung durchgeführt (mehr dazu in Kapitel 4).

Sollen Daten nur zur Ansicht zur Verfügung gestellt werden, so lassen sich die Berechtigungen

des Empfängers anpassen. Ändert man die Auswahl von ‚volle Kontrolle‘ auf ‚nur Online-

Ansicht‘, so kann der Empfänger die bereitgestellten Dokumente nur im Web Browser

betrachten und diese nicht speichern oder gar ausdrucken.

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Unterstützt werden hier Microsoft Office Dokumente (Excel, PowerPoint, Word), sowie Adobe

PDF und die gängigsten Bildformate.

Die weiteren Sicherheitseinstellungen ermöglichen es, die Dauer bzw. die Anzahl möglicher

Downloads zu beschränken.

Änderungen in den Optionen werden für zukünftige Nachrichten gespeichert.

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Link anfordern

Genügt die durch ShareFile generierte E-Mail nicht den Ansprüchen, so kann man auch einen

Link anfordern und diesen anschließend über den gewünschten Weg Dritten zur Verfügung

stellen.

Die Einstellmöglichkeiten in den Linkoptionen entsprechen den bereits oben erörterten

Nachrichtenoptionen. Das Ergebnis einer solchen Anforderung sieht dann folgendermaßen

aus:

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3.3 Anfordern von Dateien

Um Dritten einen Austauschordner freizugeben, wird die Funktion „Anfordern“ genutzt.

Das Anfordern von Dateien, bzw. die Freigabe eines Speicherorts, funktioniert ähnlich wie die

Bereitstellung von Dateien. Auch hier gibt es die beiden Auswahlmöglichkeiten „E-Mail mit

ShareFile“ und „Link anfordern“.

E-Mail mit ShareFile

Die angeforderten Dateien werden standardmäßig in der Dateibox (Achtung: automatische

Löschung!) abgelegt. Man kann aber auch einen anderen Uploadspeicherort wählen.

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Link anfordern

Auch hier ist standardmäßig die Dateibox als Uploadspeicherort hinterlegt, welcher jedoch

über „Bearbeiten“ angepasst werden kann.

Der angeforderte Link kann nun für den Upload bereitgestellt werden.

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Der Link, der über die beiden oben aufgeführten Wege erzeugt wird, führt den Endanwender

auf eine Webseite, die wie folgt aussieht:

Die hier hochgeladenen Dateien werden im zuvor festgelegten Speicherort abgelegt.

Hinweis: Der Upload von ganzen Ordnern ist nicht möglich. Muss allerdings eine vorgegebene

Ordnerstruktur beibehalten und weitergereicht werden, so kann man den gewünschten

Ordner in ein Zip-Archiv überführen und im Anschluss die Zip-Datei hochladen.

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3.4 Berechtigungen vergeben

Neben den bereits vorgestellten Wegen, Dritten Dateien bereitzustellen, bietet ShareFile die

Möglichkeit, den Zugriff auf „Eigene Ordner“ freizugeben.

Über den Konfigurationsbereich „ist freigegeben für…“ lassen sich die Berechtigungen für den

Zugriff anderer Personen und deren Berechtigungen hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Das

Thema „Benutzer hinzufügen“ wird in Kapitel 4 behandelt.

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4. Benutzerverwaltung

4.1 Clients verwalten

Um anonymen Datenaustausch zu verhindern, bietet ShareFile die Möglichkeit, Benutzer zu

verwalten. ShareFile unterscheidet hier zwischen Mitarbeitern des Unternehmens und

Externen. Die Mitarbeiter werden durch die Administratoren verwaltet. Die für Externe

vorgesehenen Benutzerkonten nennen sich Clients und können von jedem Mitarbeiter selbst

verwaltet werden.

Eine Übersicht über die Benutzerverwaltung erhält man über den Menüeintrag „Benutzer

verwalten“ in der oberen Navigationsleiste. Bereits angelegte Konten für Externe werden

unter „Clients durchsuchen“ in einer Liste dargestellt. In diesem Fall ist die Liste leer, da bisher

kein Konto angelegt wurde.

Wie die Erstellung eines Clients abläuft zeigt das Schaubild auf der nächsten Seite.

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Der erstellte Client wird Anschluss in der Übersicht dargestellt. Zu erwähnen bleibt noch, dass

in der Liste nur die Clients erscheinen, die man selbst erstellt hat.

4.2 Freigegebenes Adressbuch

Das „freigegebene Adressbuch“ beinhaltet alle für ShareFile freigeschalteten Mitarbeiter der

Mediengruppe und ist ebenso für alle sichtbar. In Ausnahmefällen können zusätzlich Clients

in das Adressbuch aufgenommen werden. Da die Ausführung dieser Funktion nur den

Administratoren vorbehalten ist, ist die Option bei der Erzeugung eines Clients zwar sichtbar

aber nicht auswählbar.

Sollte die Notwendigkeit bestehen, dass ein Client in das „freigegebene Adressbuch“

aufgenommen wird, so ist ein kurzer Anruf in der IT Services Hotline ausreichend, um dies in

die Wege zu leiten.

4.3 Persönliches Adressbuch

Neben dem „freigegebenen Adressbuch“ steht noch ein „persönliches Adressbuch“ zur

Verfügung. Dieses beinhaltet alle ShareFile Anwender mit denen man selbst Daten

ausgetauscht hat, egal ob Mitarbeiter der Mediengruppe oder externe Clients. Legt man einen

Client an, so wird dieser automatisch dem „persönlichen Adressbuch“ hinzugefügt.

Das Entfernen eines Benutzers aus dem „persönlichen Adressbuch“ führt nicht dazu, dass

dieser vollständig gelöscht wird. Wie bereits erwähnt, haben nur die Administratoren die

benötigten Berechtigungen, die Löschung eines Benutzers (Mitarbeiter und Client)

durchzuführen.

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4.4 Verteilergruppen

Zur Freigabe von Dateien und Ordnern für mehrere Personen, bietet sich in ShareFile die

Möglichkeit „Verteilergruppen“ anzulegen. Dies führt zu einer erheblich besseren Übersicht,

gerade wenn verschiedene Berechtigungen ins Spiel kommen.