cierre del proyecto -...

ANDRÉS VÁSQUEZIngeniero de Sistemas y ComputaciónEspecialista en Gerencia de Proyectos

CIERRE DEL PROYECTO

CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN

• QUE ES EL CIERRE?

• POR QUÉ SE DEBE CERRAR UN PROYECTO?

• CUÁNDO SE CIERRA UN PROYECTO?

• QUIÉNES SON RESPONSABLES DEL CIERRE DELPROYECTO?

• CÓMO SE CIERRA?

• COMO SE DOCUMENTA?

CIERRE DEL PROYECTO1. Generalidades


• CIERRE ADMINISTRATIVO• CIERRE DEL CONTRATO• CIERRE TÉCNICO• CIERRE LEGAL• CIERRE AMBIENTAL Y SOCIAL• CIERRE FINANCIERO• LECCIONES APRENDIDAS

CIERRE DEL PROYECTO2.Etapas a documentar en el cierre de un

proyecto


• Informe del Cierre del Proyecto.• Conclusiones.• Aprendizaje.• Glosario técnico.

CIERRE DEL PROYECTO3.Informe Final


• QUE ES EL CIERRE?

• POR QUÉ SE DEBE CERRAR UN PROYECTO?

• CUÁNDO SE CIERRA UN PROYECTO?

• QUIÉNES SON RESPONSABLES DEL CIERRE DELPROYECTO?

• CÓMO SE CIERRA?

• COMO SE DOCUMENTA?

CIERRE DEL PROYECTO1. Generalidades


“El proceso de cierre del proyecto establece losprocedimientos para coordinar las actividadesnecesarias para verificar y documentar los entregablesdel proyecto, para coordinar e interactuar en laformalización de estos entregables por el cliente einvestigar y documentar las acciones tomadas si elproyecto es cerrado antes de su completamiento”[PMBOK].

PROCESO DE CIERRE


Entradas: Plan del proyecto, Documentos Contractuales y losproductos finales que deben ser entregados al cliente.

Salidas: los procedimientos para llevar a cabo las actividades decierre necesarias, además por supuesto, de los productosdefinidos inicialmente.

PROCESO DE CIERRE


CONTRATISTA (PROVEEDOR DEL PRODUCTO FINAL)

GERENTE DEL PROYECTO EQUIPO DE APOYO

INTERVENTOR

PERSONA NATURAL PERSONA JURÍDICA

CONTRATANTE O DUEÑO DEL PROYECTO

PROYECTO PÚBLICO PROYECTO PRIVADO

ACTORES DEL PROYECTO


Persona natural o jurídica que actúa vigilando, supervisando y controlando la ejecución de un contrato o proyecto para su dueño.

Dos paradigmas: 1.los resultados dependen de los logros esenciales.2. nadie se auto controla correctamente.

Desde la Planeación hasta el cierre: Clave la gestión del interventor.

Persona natural (proyectos pequeños en tamaño, recursos, objetivos y duración)

Persona jurídica(proyectos de mediana y gran magnitud, recursos, objetivos varios y duración).

EL PAPEL DEL INTERVENTOR EN EL CIERRE DEL PROYECTO

PERFIL DEL INTERVENTOR

1. Planear con el contratista la ejecución del proyecto.2. Firmar el acta de autorización anticipos pactados.

3. Autorización de inicio de obras y firma acta de iniciación.4. Revisión y aprobación de planos, estudios técnicos y procedimientos.

5. Vigilancia técnica, administrativa y financiera del proyecto.6. Firmar actas de avance de obras y pagos parciales.

7. Revisión y aprobación de memorias de cálculos de ingeniería, modificación de obras o adiciones.

8. Participar de los protocolos de pruebas, puesta apunto y entrega final al cliente del proyecto.

9. Protocolizar el acta de entrega de obras.10. Participar en el proceso de cierre del proyecto.

EL PAPEL DEL INTERVENTOR EN EL CIERRE DEL PROYECTO

FUNCIONES DEL INTERVENTOR

El Gerente, Líder o director de proyectos, es responsable de administrar los distintos proyectos desde que éstos se inician hasta que se completan y/o cierran.

GERENTE DEL PROYECTO


1. El desarrollo del plan del proyecto. 2. La identificación de los requerimientos y el alcance del proyecto.3. La comunicación.4. La administración de los recursos humanos y materiales. 5. El control de tiempos. 6. Identificación y control de riesgos. 7. Administración de los costos y presupuestos.8. El aseguramiento de la calidad.9. El reporte y evaluación del desempeño del proyecto.

RESPONSABILIDADES


1. Proactivo. El líder de proyecto debe mantener su enfoque en asegurar que el proyecto se termine en el tiempo y presupuesto planeado, y muy frecuentemente con tiempos limitados.2. Ser organizado y metódico.3. Facilidad para relacionarse con la gente. 4. Buena comunicación oral y escrita .5. Liderazgo. 6.Conocimientos técnicos básicos.

CUALIDADES DEL GERENTE LÍDER DEL PROYECTO


Registro y almacenamiento de información


El gerente del proyecto debe crear un expediente (archivo) enel cual almacene toda la información para entregar al cliente ypara que sea accesible a otros proyectos o directivos. Algunascategorías a tener en cuenta podrían ser:

BITÁCORA DEL PROYECTO(REGISTROS ENTREGABLES)

1. Documentos de la planificación del proyecto, cronogramas, reportes y controles de estado de avance y gastos.

2. Documentos y especificaciones técnicas, de análisis y/o diseño, protocolos de pruebas y resultados de las mismas, solicitudes de cambios.


3. Documentación de los riesgos y resolución de conflictos.

4. Presentaciones realizadas, actas de reuniones, comunicaciones importantes, ya sea enviadas o recibidas.

5. Contratos, facturas y otros documentos legales y/o contables.

6. Documentos de entrenamientos recibidos y/o realizados.



Idealmente el expediente (historia del proyecto) va siendo almacenado desde el inicio del proyecto, los miembros del

equipo van añadiendo los documentos según se van creando.

Durante el cierre solo sería necesario revisar los contenidos y actualizarlos de ser necesario, en caso contrario, se requiere una

ardua labor de recopilación y ordenamiento.



1. Disponibilidad presupuestal asignada al proyecto.2. Términos de referencia para licitación.3. Propuesta económica del proponente.4. Aprobación de propuesta y adjudicación.5. Contrato para ejecución de obra firmado por las partes.

CONTENIDOS DE LA BITÁCORA DE ENTREGABLES DEL PROYECTO


6. Planeación de actividades del proyecto.7. Pólizas de manejo de anticipos y cumplimiento.8. Acta de iniciación y asignación de anticipos.9. Actas de avance de obras.10. Diseños finales y memorias de cálculo aprobadas por la interventoría del proyecto.



11. Actas de cambios de obra.12. Actas de aprobación y finalización de obras.13. Póliza de estabilidad de obra.14. Actas de recibo de obras (parciales).15. Acta de cierre del proyecto, pendientes y fecha de cumplimiento de faltantes.



• CIERRE ADMINISTRATIVO• CIERRE DEL CONTRATO• CIERRE TÉCNICO• CIERRE LEGAL• CIERRE AMBIENTAL Y SOCIAL• CIERRE FINANCIERO• LECCIONES APRENDIDAS

CIERRE DEL PROYECTO2.ETAPAS A DOCUMENTAR EN EL CIERRE DE UN

PROYECTO


1. Realizar los cierres administrativo y contractual, dando solución a cualquier problema que pueda existir.

2. Liberar todos los recursos, ya sean materiales o humanos y reubicarlos en nuevas tareas.

3. Concluir, recolectar y archivar todos los documentos generados a lo largo del desarrollo del proyecto.

ACTIVIDADES DURANTE EL CIERRE DEL PROYECTO


4. Documentar todos los problemas enfrentados y suresolución.

5. Obtener las lecciones aprendidas por cada miembro delproyecto, discutirlas y archivarlas.

6. Celebrar el fin del proyecto.

ACTIVIDADES DURANTE EL CIERRE DEL PROYECTO


Detalla todas las actividades, interacciones, roles yresponsabilidades de los miembros del equipo de proyecto, asícomo el resto de las personas involucradas en la ejecución de esteprocedimiento de cierre del proyecto.

Los procedimientos y procesos diseñados y adecuados paratransferir los productos o servicios a la producción u operación sondesarrollados y establecidos, generalmente bajo normas de calidady/o buenas prácticas de manufactura.

PROCEDIMIENTO DE CIERRE ADMINISTRATIVO


- Definir la aprobación de los entregables en cualquier nivel por parte de todos los involucrados.- Confirmar que el proyecto ha cumplido con los requerimientos de clientes, patrocinadores, entre otros.- Verificar que todos los entregables han sido entregados y aceptados.- Validar que los criterios para el momento de conclusión han sido alcanzados.- Satisfacer los criterios de conclusión para el proyecto.

PROCEDIMIENTO DE CIERRE ADMINISTRATIVO


Incluye todas las actividades necesarias para establecer y cerrarcualquier acuerdo contractual establecido por el proyecto, asícomo definir aquellas actividades que apoyan el cierreadministrativo formal del proyecto.

Este procedimiento incluye el verificar que todo el trabajo ha sidocompletado correcta y satisfactoriamente: el cierre administrativo,la actualización de los documentos contractuales que reflejen losresultados finales, así como el proceso de archivar toda lainformación para un uso futuro.

(Organismos de Control).

PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTRACTUAL


La conclusión temprana de un proyecto es un caso especial decierre de contrato que podría involucrar por ejemplo, laincapacidad de entrega del producto, Sobrecostos o laausencia de recursos necesarios.

PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTRACTUAL


1. Documentar y entregar al cliente la información del estudio deviabilidad económica del proyecto: cálculos de costos, gastos, precios ypuntos de equilibrio para productos y servicios del proyecto. Paz ysalvos de pagos y obligaciones, deudas pendientes.

2 . Inclusión de soportes de cancelación de facturas de compra deequipos, servicios o contratos que se hayan requerido durante laejecución del proyecto.

3. Entrega de software financieros, seguimiento a proyectos, softwareadministrativos. Equipos de informática, entre otras posibilidadescomprometidas en el contrato.

CIERRE ECONÓMICO Y FINANCIERO


1. Documentar y entregar al cliente la información de los realizados del estudio de viabilidad técnica del proyecto: escrituras y certificados de adquisición de bienes inmuebles y bienes muebles para el proyecto, maquinaria y equipos,

contratos de montaje y puesta en operación, procesos y procedimientos para mantenimiento, adquisición de repuestos e insumos, garantías de estabilidad de obra, compromisos pendientes y realizables en el corto y mediano plazo.

2. Protocolos de capacitación del recurso humano en operación de maquinaria y equipos, procesos y procedimientos administrativos, operativos, producción,

logística.

3. Manuales de operación, servicio al cliente, información técnica, memorias de cálculos de ingeniería civil, mecánica, eléctrica y electrónica, entre otros.

EL CIERRE TÉCNICO


1. Licencias ambientales, acuerdos y protocolos con entidades decontrol ambiental.

2. Acuerdos de mitigación del impacto ambiental: ejecutados ypendientes por ejecutar.

3. Estudios ambientales e implementación de soluciones yacuerdos con la interventoría durante la ejecución del proyecto.4. Manuales de operación ambiental y de buenas prácticas de

manufactura.5. Normas de certificación ambiental : protocolos de cumplimiento

y seguimientos.6. Documentar las intervenciones ambientales, decisiones,acuerdos y mitigación del impacto sobre: flora, fauna, aire, agua,tierra, ser humano (comunidad impactada por el proyecto).

CIERRE AMBIENTAL Y DE SALUD


1. Cancelación de derechos notariales, cámara de comercio,administración de impuestos, industria y comercio, cuotas ambientales,

impuestos municipales, usos de suelos y aguas.2. Paz y salvos de contratistas, subcontratistas, empleados y personal

operativo del proyecto.3. Pagos en planeación municipal, curadurías, entidades de control,

ente otros.4. Cancelación de multas, indemnizaciones, demandas y daños a

terceros durante la ejecución del proyecto.5. Aprobación de permisos de operación y licencias, patentes,franquicias, alianzas estratégicas legalizadas.

CIERRE LEGAL


• Informe del Cierre del Proyecto.• Conclusiones.• Aprendizaje.• Glosario técnico.

CIERRE DEL PROYECTO3.Informe Final


El Informe de cierre de proyecto es un documento final producidoen el proyecto y usado por las directivas de la organización paraevitar que persistan aún faltas y de esa manera concluirlo

formalmente.

Debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas comocierre formal y definir los problemas, riesgos, y recomendacionesfundamentales que deben seguirse a partir de ese momento.

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO


Debe listar las actividades de cierre.

Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sidocompletado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando sedecida cerrar el proyecto por alguna razón.

Se recomienda siempre hacer un Informe de chequeo de cada fase quese vaya terminando en el caso que el proyecto sea grande o complejo,de manera tal que luego sea mucho más simple.

Disponer de información para toma de decisiones posteriores:TÉCNICAS, GARANTÍAS LEGALES, INVESTIGACIONES POSTERIORES ORECLAMACIONES.

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO


Desarrollar un cierre de proyecto correcto asegura el haber cumplidolos objetivos, dejar satisfecho el cliente, obtenido las experiencias yreconocido el esfuerzo realizado por los participantes.

El definir correctamente procesos y procedimientos y documentarlos,le garantiza a la organización el aprovechar las lecciones aprendidas, asícomo validar su información histórica a través de la incorporación de losresultados cuantitativos obtenidos durante el ciclo de vida yfundamentalmente en el cierre final.

CONCLUSIONES SOBRE EL CIERRE DE UN PROYECTO


La evaluación de cierre de proyecto debe resumir el desempeño del proyecto terminado. Dentro de la misma pueden recogerse las respuestas a preguntas

como:

¿Alcanzó el producto o solución propuesta los objetivos y requerimientos establecidos?

¿Se cumplieron los planes del proyecto, dentro del presupuesto establecido? ¿Se lograron identificar todos los riesgos, y se mitigaron?

¿Qué se pudo hacer mejor?¿Qué se puede hacer para mejorar el proceso?

APRENDIZAJEINFORME DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO



Comparación de Resultados con Similares (Perspectiva de Desempeño)

¿El proyecto fue relativamente lento o rápido en las etapas de Inicio, Planeación, Ejecución y Control?

¿Qué tan bien se preparó y estimó con respecto a los promedios de la industria y a los mejores proyectos en la industria?



¿Qué prácticas se siguieron y cómo se comparan éstas con las MejoresPrácticas? ¿De qué manera las prácticas del proyecto provocaron susresultados? ¿Qué experiencias pueden ser aplicados en proyectosfuturos?

Entre más profunda y detallada sea esta evaluación mejores elementospodrán brindarse para futuros proyectos, o para la definición demejoras en su organización.


El comité de gerencia del proyecto debe capitalizar las experienciasvividas por el equipo humano del proyecto.

1. Obtenga la valoración de cada uno de los miembros del equipoacerca del trabajo realizado y del cumplimiento de sus expectativas.

2. Revise qué se hizo, qué no se hizo y qué pudo ser mejor.

3. Obtenga retroalimentación de sus clientes, de los directivos,asesores, consultores, vendedores, tanto acerca de la ejecución delproyecto como de su organización.

LECCIONES APRENDIDAS


LECCIONES APRENDIDAS

4. Realice una presentación formal final, tanto con el equipocomo con los directivos y clientes

5. Reconozca los resultados individuales y evalúe el rendimientodel equipo. Identifique y actualice las habilidades de cadamiembro del proyecto, recomiende nuevos roles yresponsabilidades para los cuales se encuentran capacitados.

6. Realice el cierre e inventario de los recursos materiales.

7. Anuncie y celebre la conclusión exitosa del proyecto.


GLOSARIO TÉCNICO EMPLEADO EN EL CIERRE DE PROYECTOS

Descripción del proyecto: Resumen con la descripción general del proyecto, que brinde una visión global acerca de sus objetivos.

Razones de ejecución del cierre: Definir por qué está cerrándose el proyecto, ya sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado, o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podría ser cerrado por otras razones, como cambios en las políticas y prioridades de la organización. Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razón mencionada anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el tomar las decisiones correspondientes.

Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos que fueron tenidos en cuenta, así como su comportamiento a lo largo del ciclo de vida.



Gestión de conflictos: Identifica los problemas que aún perduran o que puedenaparecer, y cómo se procederá a partir del cierre.

Gestión de riesgos: Identifica los riesgos que serán transferidos con el productoen operación y cómo se debe proceder para su monitoreo.

Gestión financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondosexcedentes, y define o propone cómo serán manejados.

Gestión de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por elproyecto y qué uso posterior se les dará.

Gestión documental: Identifica cada elemento de la documentación aalmacenar, indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, además dedónde serán ubicadas sus copias, ya sean duras o electrónicas, definir alresponsable de esta actividad.


Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades queaún se tienen con el proyecto, qué acciones se requieren y quién es elresponsable a partir de ese momento. Aquí pueden incluirse salidas queno han sido entregadas, o que no poseen el rendimiento adecuado ydeben seguir trabajándose, cómo se realizará el mantenimiento ysoporte de los productos en operación, entre otras actividades.



Gracias!


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