Control interno sobre las transacciones de efectivo

La mayora de las funciones relacionadas con el manejo del efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas, bajo la direccin del tesorero.

Estas funciones incluyen el manejo y depsito de las entradas de efectivo; la firma de cheque; la inversin de dinero ocioso; y el manejo de la custodia del efectivo, de los ttulos-valores negociables y de otros activos negociables.

Adicionalmente, el departamento de finanzas debe pronosticar los requerimientos de efectivo y hacer planes de financiacin a corto y a largo plazo.

Idealmente, las funciones del departamento de finanzas y el departamento de contabilidad deben estar integradas en una forma que proporcione seguridad sobre:

Todo el efectivo que deba haber sido recibido efectivamente se recibi, se registro en forma en precisa y se deposit inmediatamente.

Se han hecho desembolsos de efectivo solamente para fines autorizados y estos han sido registrados apropiadamente.

Los saldos de efectivo se manejan a niveles adecuados, pero no excesivos, al pronosticar los ingresos y pagos de efectivo esperados relacionados con las operaciones normales. Por tanto, la necesidad de obtener prstamos a la oportunidad de invertir el exceso de efectivo se hace saber en forma oportuna.

Al desarrollar los procedimientos de control ms eficientes es necesario un estudio detallado de las rutinas de operacin del negocio individual pero, en todos tipos de negocios, hay algunos lineamientos generales para las prcticas adecuadas del manejo de efectivo. Estos se resumen de la siguiente manera:

No permita que ningn empleado maneje una transaccin de principio a fin.

Separe el manejo del efectivo de su contabilizacin o registro.

Descentralice la entradas de efectivo en la medida que sea prctica.

Contabilice las entradas de efectivo en forma oportuna.

Estimule a los clientes a obtener recibos y a observar los totales de la caja registradora.

Deposite diariamente las entradas del efectivo.

Efecte todos los desembolsos mediante cheque o mediante transferencia electrnica de fondos, con la excepcin de pequeos gastos de caja menor

Haga que sea preparadas conciliaciones bancarias mensuales por empleados que no son responsables de la emisin de cheques o de la custodia del efectivo. La conciliacin terminada debe ser revisada rpidamente por un funcionario apropiado.

Proyecte entradas y desembolsos de efectivo esperados e investigue las variaciones de las sumas proyectadas.

Control interno sobre las entradas de efectivoVentas de efectivoEl control sobre las ventas de efectivo es mayor cuando dos o mas empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada transaccin con un cliente.

Con frecuencia los restaurantes y cafeteras utilizan un cajero centralmente ubicado, quien recibe el efectivo del cliente junto a un tiquete de ventas preparado por otro tipo de empleado.

Los teatros generalmente tienen un cajero centralmente ubicado, quien recibe el efectivo del cliente junto con un tiquete prenumerados, los cuales son recolectados por un empleado en la puerta cuando el cliente ingresa.

Si los tiquetes o los comprobantes de ventas estn enumerados seriamente y todos aparecen en el conteo o verificacin, esta separacin de responsabilidades en la transaccin es un medio efectivo de evitar el fraude.

En muchos establecimientos de ventas al detal, la naturaleza del negocio es tal que un empleado debe efectuar ventas en el mostrados, entregar la mercanca, recibir el efectivo y registrar la transaccin. En esta situacin, la deshonestidad puede desestimularse haciendo uso apropiado de las cajas registradoras de efectivo o de los sistemas electrnicos en el punto de venta.

Las caractersticas de proteccin de las cajas registradoras incluyen:

1) Una pantalla visible al cliente de la cantidad de la venta 2)Un recibo impreso, del cual se recomienda al cliente que lo lleve con la mercanca 3) La acumulacin bajo llave del total de las ventas del da.

Sistema electrnicos de punto de venta (Electronic Point os Sale System, POS)Las tiendas detallistas utilizan diversos tipos de cajas registradoras electrnicas, incluidos los terminales de computador en lnea. Con algunos de estos mecanismos, un escner electrnico lee el cdigo universal del producto impreso en el producto. El vendedor solamente necesita escanear el cdigo para que la registradora grabe la venta al precio del producto, el cual est almacenado en el computador

Por tanto el riesgo de que una persona registre las ventas a precios errneos se reduce sustancialmente. Adems de proporcionar un mayor control las ventas de efectivo, las registradoras electrnicas con frecuencia pueden ser programadas para realizar diversas funciones de control adicionales.

Por la condicin crediticia de los clientes a los cuales se carga la cuenta, actualizar las cuentas por cobrar y proporcionar listados especiales que acumulan informacin de ventas por lnea de producto, vendedor, departamento y tipo de venta.

Cobros a clientes con crdito

En muchas compaas manufactureras y de ventas al por mayor, las entradas al efectivo consisten principalmente en cheques recibidos por correo. Esta situacin representa poca amenaza de desfalco, a menos que se permita que un empleado reciba y deposite estos cheques y registren tambin los crditos en las cuentas de los clientes.

A continuacin se describe un control interno tpico sobre el efectivo recibido por correo. El correo que ingresa qeneralmente es abierto en el la sala o rea destinada para el correo, donde un empleado endosa los cheques con la frase en la cuenta de la compaa, y prepara un listado de control de las entradas de efectivo que ingresan. Este listado muestra la cantidad recibida de cada cliente e identifica al cliente por nombre o por nmero de cuenta.

Una copia del listado de control se enva al contralor. Otra copia del listado de control y las entradas de efectivo se envan a l cajero. Las notas de remisin y una copia del listado de control de envan al empleado responsable de las cuentas de los clientes.

Cules controles tienden evite que el empleado encargado del correo tome el dinero recibido de diversos clientes, destruya las notas de remisin y omita estas entradas del listado del control? Primero, los recibos de las entradas de efectivo consisten principalmente en cheques pagaderos a la compaa.

Segundo, si las cuentas de los clientes de quejaran a la compaa. Si estos clientes pueden producir cheques pagados que apoyan sus reclamos de pago y estos cheques no aparecen en los listados de control del encargado del correo, la responsabilidad de la sustraccin se enfoca rpidamente en este empleado.

El cajero utiliza el listado de control para registrar el efectivo recibido en el diario de entradas de efectivo. Luego el cajero deposita en el banco las entradas intactas al da. El control se ejerce sobre el cajero mediante una conciliacin peridica de las copias que tiene el contralor de los listados de control provenientes del rea de correo con el diario de entradas de efectivo y los detalles de los volantes de depsitos validados recibidos del banco.

El empleado responsable del mayor de cuentas de los clientes concilia las notas de remisin con las cuentas del listado de control y, una vez satisfecho de que todas las notas estn contabilizadas, trasladas los crditos a las cuentas de los clientes. Un control interno exigente requiere que el empleado de cuentas por cobrar no tenga acceso a las entradas de efectivo y que las cuentas de los clientes sean conciliadas peridicamente con el mayor general. Cuando la naturaleza de las operaciones lo permite, debe asignarse responsabilidad a diferentes empleados en :

1) La preparacin de las facturas de ventas

2) El manejo de las cuentas de los clientes

3) La conciliacin de los mayores de los clientes con las cuentas de control

4) El listado inicial de las entradas de efectivo

5) La custodia y depsito de las entradas de efectivo

6) La actividad de cobros y de cuentas vencidas.

Control en caja fuerte o de seguridad sobre las entradas de efectivo

Los negocios que reciben un volumen grande de efectivo por correo utilizan con frecuencia un sistema de caja fuerte para fortalecer el control interno y apresuran el depsito de entrada de efectivo.

Caja de seguridad

Los negocios que reciben un volumen grande de efectivo por correo utilizan con frecuencia un sistema de caja fuerte para fortalecer el control interno y apresuran el depsito de entrada de efectivo.

El banco recoge el correo en el apartado del correo varias veces en el da, acredita a la cuenta corriente de la compaa por el efectivo recibido y enva las notas de remisin a la compaa. El control interno se fortalece por el hecho de que el banco no tiene acceso a los registros de contabilidad de la compaa.

Transferencia electrnica de fondosLas instituciones financieras han desarrollados sistemas de transferencia electrnica de fondos, que procesan transacciones relacionadas con fondos para los clientes como una alternativa al pago con cheques. Cada vez con mayor frecuencia, los sistemas de intercambio electrnico de informacin que permiten el intercambio de informacin por computador de una compaa a otra trasfieren fondos electrnicamente entre las cuentas bancarias de las compaas.

Estos sistemas tienen ventajas sobre los sistemas de chequeras, en el sentido en que reducen el flujo de papel y pueden reducir los costos de procedimientos y los retrasos. Sin embargo, stos requieren un extenso conjunto de controles de red de computador relacionado con el acceso al sistema y el ingreso de datos, lo mismo que controles de copias de seguridad para situaciones en las cuales ocurra una cada del sistema.