Chuyên đề 4

Quy trình Đàm phán

Ñaây laø moät yeâu caàu khoâng theå thieáu tröôùc khi baét ñaàu ñaøm

phaùn

OÂ Chöõ goàm 7 chöõ caùi.

Quy trình đàm phán

TIEÁN HAØNH

TIEÁN HAØNH

TIEÁN HAØNH

TIEÁN HAØNH

KEÁT THUÙCKEÁT THUÙCKEÁT THUÙCKEÁT THUÙC

CH

UA

ÅN

BÒ

CH

UA

ÅN

BÒ

CH

UA

ÅN

BÒ

CH

UA

ÅN

BÒ

Thảo luận chung

• Anh chò chuaån bò nhöõng gì cho cuoäc ñaøm phaùn?

Nội dung

1. Vì sao ñaøm phaùn chöa thaønh coâng

2. Xaùc ñònh tieâu chí ñaøm phaùn3. Xaùc ñònh muïc tieâu4. Xaùc ñònh BATNA5. Tìm hieåu ñoái taùc ñaøm phaùn6. Xaùc ñònh chieán löôïc ñaøm phaùn7. Moät soá chuaån bò khaùc

Vì sao đàm phán chưa thành công

1. Ñaët muïc tieâu khoâng khaû thi2. Xaùc ñònh sai muïc tieâu- Quy tắc smart- Specific- measure- Attainble- Realistic- time1. Maát ñònh höôùng trong quaù trình ñaøm

phaùn2. Thieáu thoâng tin 3. Thieáu chuaån bò

Xác định tiêu chí khách quan đàm phán

Tiêu chí khách quan đàm phán hay còn gọi là cơ sở đàm phán:

- Là nội dung đưa ra cả 2 bên cùng đồng ý và lấy đó làm tiêu chuẩn đàm phán

- Là cách chia sẻ lợi ích của 2 bên

1. Phaùt trieån nhöõng tieâu chí khaùch quan nhö theá naøo?

2. Söû duïng nhöõng tieâu chí khaùch quan naøy trong ñaøm phaùn nhö theá naøo?

Xác định mục tiêu

1.Xaùc ñònh nhu caàu

1.Xaùc ñònh möùc ñoä nhu caàu

Xác định nhu cầu

1. Nhu caàu cuûa toâi laø gì?

2. Toâi PHAÛI coù caùi gì?

3. Toâi MUOÁN coù caùi gì?

4. Ñieàu gì Coù Thì Toát ñoái vôùi toâi?

5. Ñaây coù phaûi laø nhöõng nhu caàu hôïp

lyù khoâng?

6. Ñieåm maïnh & yeáu cuûa toâi

Xác định BATNA(Best Alternative To a Negotiated Agreement)

Giaûi phaùp thay theá toát nhaát cho moät thoûa thuaän ñöôïc

thöông löôïng

• Xaùc ñònh BATNA cuûa mình vaø ñoái taùc • Traùnh coù BATNA yeáu cải thiện batna• Bieát ñöôïc khi naøo neân chaám döùt

thöông löôïng

Tìm hiểu đối tác đàm phán

1. Tình hình kinh doanh cuûa ñoái taùc2. Muïc tieâu ñaøm phaùn cuûa ñoái taùc3. Caùc thaønh vieân tham gia ñaøm

phaùn cuûa ñoái taùc- Ai laø ngöôøi Ra quyeát ñònh.

Xác định chiến lược đàm phán

1. Thaønh laäp ban ñaøm phaùn2. Chuaån bò chöông trình ñaøm

phaùn3. Chieán löôïc ñaøm phaùn

Thành lập ban đàm phán

1. Tuaân thuû qui trình mua haøng (5W + H)

2. Nhieäm vuï vaø quyeàn haïn cuûa töøng thaønh vieân

3. Vai troø cuûa töøng thaønh vieân khi cuøng nhau ñaøm phaùn (nếu phaùi ñoaøn ñaøm phaùn).

Vai troø töøng thaønh vieân trong phaùi ñoaøn ñaøm

phaùn• Vai troø laõnh ñaïo Ñieàu khieån cuoäc thaûo luaän Ñöa ra troïn goùi Ñeà nghò trao ñoåi caùc ñieàu kieän Ñeà nghò taïm döøng ñaøm phaùn

• Vai troø toång keát Ñaët caâu hoûi Giaûi thích nhöõng thaéc maéc Toùm taét noäi dung Ñaûm baûo cuoäc ñaøm phaùn ñi

ñuùng höôùng Baûo veä muïc tieâu

• Vai troø quan saùt Theo doõi cuoäc thaûo luaän Laéng nghe Ghi cheùp Phaùn ñoaùn yù ñònh cuûa ñoái taùc Giöõ yeân laëng.

7 nguyeân taéc noäi boä khi ñaøm phaùn

1. Mỗi lần chỉ 1 người phát biểu2. Các thành viên hiểu biết về vai trò của mình3. Không thể hiện sự bất đồng trong nội bộ

trước mặt đối tác4. Khi có do dự, dừng đàm phán5. Trao đổi bằng thông tin phi ngôn ngữ giữa

các thành viên6. Thông điệp phải được thống nhất giữa lời nói

và ngôn ngữ hình thể7. Dù đối tác hành động như thế nào vẫn luôn

tỉnh táo

Chuẩn bị chương trình đàm phán

1. Ñòa ñieåm, thôøi gian ñaøm

phaùn

2. Noäi dung ñaøm phaùn

3. Thôøi löôïng cho moãi noäi dung

4. Thaønh phaàn tham döï cuûa caû

hai beân.

Chiến lược đàm phán

1. Thoáng nhaát caùc nguyeân taéc, tieâu chí ñaøm phaùn

2. Thaûo luaän quan ñieåm cuûa moãi beân 3. Taäp trung vaøo lôïi ích, khoâng taäp trung vaøo

laäp tröôøng4. Chia seû lôïi ích (Win/ Win) 5. Cöùng raén ñoái vôùi vaán ñeà (problems), meàm

moûng ñoái vôùi con ngöôøi 6. Chuyeån sang vaán ñeà môùi sau khi thoûa thuaän

xong moät vaán ñeà 7. Ñöøng bao giôø nhöôïng boä maø khoâng ñöôïc

ñaùp traû moät ñieàu gì ñoù.

Danh muïc kieåm tra tröôùc khi ñaøm phaùn

Stt

Danh mục cần thiết Trả lời

1 Đàm phán với ai

2 Mục tiêu dài hạn là gì

3 Mục tiêu ngắn hạn là gì

4 Điều kiện lý tưởng là gì

5 Điều kiện thực tế là gì

6 Thay đổi nào có thể chấp nhận được

7 Điều kiện nào có thể đối tác đưa ra

8 Những phản biện nào có thể từ đối tác

9 Chiến lược dự kiến là gì

Bước 2

Tiến hành đàm phán

Nội dung

1. Môû ñaàu2. Khai thaùc nhu caàu caùc beân3. Ñöa ñeà xuaát 4. Ñaøm phaùn.

Mở đầu

1. Chaøo hoûi 2. Tìm tieáng noùi chung3. Thoáng nhaát chöông

trình ñaøm phaùn

Chaøo hoûi30 giaây aán töôïng ñaàu tieân

Nhöõng cöû chæ ñaàu tieânNhöõng lôøi noùi ñaàu tieân

Nhöõng böôùc ñi ñaàu tieân

Giao tieáp baèng lôøi vaø khoâng lôøi

10 cöû chæ neân laøm

laø gì?

10 cöû chæ khoâng neân

laøm laø gì?

Ngoân ngöõ giao tieáp

baèng lôøi ?

• Nhìn thẳng vào đối tác• Hơi mỉm cười• Có tư thế thỏai mái• Giữ giọng rõ và bình tĩnh• Trang phục phù hợp• Đứng và đi tư thế thẳng• Ngồi hơi chồm về phía trước• Nhấn giọng thích hợp• Gật đầu biểu hiện thái độ lắng nghe, quan tâm• Di chuyển

10 cử chỉ nên làm

10 cử chỉ không nên làm

• Gãi• Đùa với viết• Bỏ tay vào quần• Cướp lời• Nhìn bâng quơ• Giữ giọng đều• Đi khom lưng• Tay/chân run• Chỉ ngón tay vào đối tác• Rung đùi

OÂ chöõ goàm 5 chöõ caùi.

Đây là yếu tố rất quan trọng khi đàm phán

Thaùi ñoä trong ñaøm phaùn

1. Töï tin2. Vui veû3. Quyeát

ñoaùn4. Thaân thieän5. Hôïp taùc6. Toân troïng

Nguyên tắc đàm phán với mâu thuẫn

Nghe + Hỏi > NóiQuyết định

Hãy nói bằng thái độ, đừng nói bằng ngôn từ

OÂ Chöõ goàm 8 chöõ caùi.

Đây là tố chất rất quan trọng khi diễn ra cạnh tranh trong đàm phán

11 chiến thuật đàm phán

1. Chia nhoû2. Ñöa ñeà xuaát môùi3. Thaêm doø4. Laûng traùnh5. Taïo thieän chí hôïp taùc6. Trao ñoåi nhöôïng boä7. Noã löïc vaø quyeát taâm8. Toång keát töøng giai ñoaïn9. Giöõ theå dieän cho ñoái taùc10. Phaùt hieän tín hieäu thôøi ñieåm ñöa ñeà xuaát 11. Taïo söùc eùp thôøi gian.

Khi đàm phán rơi vào thế bế tắc

1. Tóm tắt lập trường của đối tác/của mình

2. Xác nhận “Chúng ta đang rơi vào bế tắc”

3. Tách bạch giữa cảm xúc / thực tế

4. Thay đổi người đàm phán

5. Ngưng đàm phán trên cơ sở những gì đã được thống nhất và đề nghị thảo luận sau

6. Sử dụng BATNA ngay tại chỗ hoặc sau đó

Rút lui khỏi đàm phán

1. Trình baøy laäp tröôøng cuûa mình2. Trình baøy hieåu bieát cuûa mình

veà laäp tröôøng ñoái taùc3. Thoáng nhaát lyù do hai beân

khoâng ñaït ñöôïc thoûa thuaän.

Những rào cản trong đàm phán

1. Chuaån bò keùm2. Khoâng hieåu ñoái phöông3. Khoâng coù phöông phaùp4. Khoâng coù nguyeân taéc,

tieâu chí ñaøm phaùn5. Khoâng bieát laéng nghe6. Khoâng bieát hoûi7. Nhaàm laãn ñaøm phaùn

vaø tranh luaän8. Nhu nhöôïc9. Hieáu thaéng10. Sôï bò löøa.