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Comment choisir et déployer des outils Open Source de travail collaboratif et de gestion de

contenu ?

Solution Linux 2009

1. Les raisons du changement

2. Mettre en place une structure projet

3. Identifier les besoins

4. Consulter et analyser les offres

5. Déployer la solution

6. Conduire le changement

Les attentes personnelles des collaborateurs

>> Usage des outils collaboratifs dans l’environnement personnel

>> Attentes des Digital Natives sur l’évolution des pratiques

Les raisons du changement

Les objectifs stratégiques et politiques

>> Besoin d’agilité locale pour les entreprises globalisées

>> Recherche accrue de synergies et de cohérence

>> Immersion dans la société du savoir


Les objectifs opérationnels

>> Favoriser la fluidité de circulation de l’information

>> Augmenter les échanges entre les collaborateurs

Ex :

Transmettre les savoirs-faire des meilleurs vendeurs

Transmettre les pratiques qualité des chefs produit


La maîtrise d’ouvrage

>> Appuyée par la direction

>> Capable d’avoir une vision transverse de tous les métiers de l’entreprise

>> Capable de mobiliser les intervenants métiers

>> Une AMOA externe ?

Mettre en place une structure projet

La maîtrise d’œuvre

>> Interne ou Externe ?

>> Quid de l’Open Source ?


Les directions métier

>> Impliquées dès le démarrage du projet : Enquêtes, questionnaires, ateliers pratique

>> Sollicitées pour la validation du prototype

>> Réunies en groupe pilote pour l’évaluation du projet


L’étude d’opportunité

>> L’exemple du réseau lorrain d’innovation :

• Faire interagir les entrepreneurs pour des partages d’expérience

• Les enjeux : une population peu familière des outils

• La démarche : l’enquête d’opinion sur les habitudes et les attentes

Opportunité et besoins

L’expression des besoins

L’exemple de Weldom dans un projet de gestion de la qualité

>> Rencontrer les responsables magasins

>> Proposer des ateliers de confrontation des pratiques entre les différents responsables


L’analyse de l’existant technique et fonctionnel

Exemple de l’extranet de la FMB de veille règlementaire>> Identifier les pratiques actuelles et leur transcription en

process dématérialisés>> Identifier les facteurs de réussite sous-jacents : moteur de

recherche pertinent et fonctions de tag


Construire un cahier des charges

L’offre de contenus et de fonctionnalités attendues

>> Réaliser une matrice fonctionnelle exhaustive en priorisant les fonctionnalités

>> Maquetter un prototype pour simuler les chemins de navigation

Exemple : L’Intranet documentaire d’Inoworkshop

Consulter et analyser les offres

Les exigences de réponse

>> Faut-il un appel d’offre ouvert ou restreint ?

>> Doit-on fournir une grille de réponse aux candidats ?

>> Expliquer la pondération des attentes (graphiques, fonctionnelles, …)


Le cas de l’Open Source

>> Taille et pérennité de la communauté

>> Support éditeur / Communautaire / SSLL ?

>> Type de licence

>> Fréquence des releases


Etablir les critères :

>> fonctionnel

>> Ergonomie

>> Démarche projet

>> Références

>> Solution proposée (OS / Propriétaire)

Grille d’analyse

La théorie du nénuphar pour le déploiement

• L’organisation est un système évolutif

• Il faut du temps pour toucher toutes les communautés d’intérêt

• La multiplication des pratiques doit être naturelle

Exemple : L’intranet de l’ARH

Déployer

Méthodologie

• Formalisation des référentiels et des procédures éditoriales

• Formalisation des procédures de déploiement et de contribution

• Mesures statistiques et qualitatives

• Perception des effets

Déployer

Les 10 principes d’implémentation

• Profiter d’une crise

• Le changement doit être un programme d’entreprise

• Communiquer pour capter l’attention

• S’aligner sur la stratégie d’entreprise

• Donner au programme un objectif opérationnel

• Intégrer le changement dans les processus opérationnels

• Obtenir le parrainage d’un dirigeant

• Confier le programme à des professionnels

• Donner la maîtrise du SI

• Mesurer les progrès accomplis

Conduire le changement

Lever les freins à l’utilisation du 2.0

• Les freins des utilisateurs

• « Je n’ai pas le temps »

• « Ce n’est pas mon rôle »

• « Je ne suis pas évalué dessus »

• Les freins « corporate »

• Quel ROI ?

• « Ca n’est pas fait pour nous. Ce n’est pas notre culture »

• « C’est trop compliqué. C’est du gadget »


Les barrières technologiques

• Comment être sûr que les infos ne sortent pas ?

• Comment je contrôle qui a accès à quoi ?

• Comment je protège l’intégrité de l’information

• Comment je contrôle que l’information est correctement taguée

• Comment former les salariés pour qu’ils fassent bon usage du 2.0 ?


Les barrières culturelles et sociales

• Comment contrôler le système pour qu’il reflète la politique de l’entreprise ?

• Quels sont les dangers légaux à partager et sauvegarder tant d’informations ?

• Comment distinguer l’utilisation “productive” de ces technologies d’un usage de divertissement ?

• Comment gérer la dissémination d’une information tellement destructurée ?

• Comment constater mon ROI sur les applications déployées ?


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