REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE PODER POPULAR PARA LA EDUCAION SUPERIOR

I.U.P “SANTIAGO MARIÑO” EXTENCION: PUERTO ORDAZ

CATEDRA: GERENCIA INDUSTRIAL

PROCESOS PRODUCTIVO DE LA EMPRESA

“CHOCOLATES LA CASONA, C.A”

Profesor

Alcides J. Cádiz

Integrante: Joa

n Muñoz C.I: 16.615.712

Puerto Ordaz, julio de 2014

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… 1

CAPÍTULO I (Descripción de la empresa)…………………………………...2

Estructura Organizativa de la empresa……………………………………….3

CAPITULO II

Diagrama de procesos de los departamentos de la empresa

Dirección general………………………………………………………………….4

Encargado de administración y finanzas……………………………………..5

Encargado de producción, Encargado de mercadotecnia…………………6

CAPITULO III

Políticas de la empresa, Políticas de los departamentos……………….7, 8

CAPITULO IV

Auditoria empleados a los departamentos de la empresa…………….9, 10, 11

CAPITULO V

Propuesta de control a los departamentos de la empresa………………12

COCLUSION………………………………………………………………………13

INTRODUCCION

El cacao es un cultivo íntimamente ligado a la cultura venezolana, tanto por su

origen como por su gran importancia en el desarrollo económico y social del país desde

que se estableció su comercialización hace ya más de trescientos cincuenta años.

Venezuela llegó a ser el primer productor mundial de cacao, y este producto supuso la

fuente principal de ingresos durante un largo período de la época colonial.

El grano de cacao procede del árbol Theobroma cacao L., que se puede clasificar

en tres grupos: criollo, forastero y trinitario. El cacao originario de Venezuela procede del

árbol de tipo criollo, que tiene unas excelentes cualidades aromáticas pero que sin

embargo es muy sensible a plagas y enfermedades, siendo su rendimiento por hectárea

cultivada inferior al de los otros tipos. Tradicionalmente, Venezuela ha sido considerada

como un productor de cacaos finos y de aroma de alta calidad. Sin embargo, en 1993 fue

rebajado a la condición de productor parcial de cacaos finos y de aroma debido a la

proliferación de otras variedades de árboles de cacao a lo largo del último siglo y medio

(forastero principalmente, que se introdujo en el país en un afán de los técnicos por

aumentar la productividad del árbol y lograr una mayor resistencia a plagas y

enfermedades). A pesar de ello, el país sigue siendo capaz de producir el cacao fino de

alta calidad que le ha otorgado fama mundial.

CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Antecedentes de la Investigación

En el año 1996, después de una serie de investigaciones en el mercado

chocolatero nacional y gracias a la experiencia de un grupo de personas se nos dio la

oportunidad de formar nuestra empresa. Siendo en el año 1997 cuando iniciamos las

actividades en la ciudad de Cagua Edo. Aragua, como una microempresa, comenzando

con la elaboración del chocolate de manera artesanal, siendo en octubre del año 2002

cuando se dio inicio a la compra de equipos y maquinarias a nivel industrial. De esta

manera se fueron incorporando nuevas líneas de producción y aumentando la capacidad

productiva a niveles mucho más elevados, impulsándonos a seguir en la búsqueda de la

expansión atreves de los años.

Actualmente somos un equipo dedicado a fabricar uno de los mejores chocolates

venezolanos para satisfacer las exigencias del mercado nacional con proyección

Internacional.

Misión

Ser la empresa número uno en todo el territorio nacional y con proyección

internacional, contando siempre con un recurso humano calificado en un ambiente de

trabajo atractivo y confiable.

Visión

Nuestra visión es comercializar materias primas para panaderías en todo el

territorio nacional, garantizando a cada uno de nuestros clientes la satisfacción de sus

necesidades atreves de productos adquiridos con proveedores confiables y

comprometidos con nuestra organización y procesos de las más alta calidad;

construyendo al desarrollo del país y ofrecer el mejor chocolate de Venezuela.

Objetivo General

Producir chocolate que satisfagan las necesidades del consumidor, y mejorar la

distribución y comercialización del chocolate en Venezuela.

Objetivos Específicos

1. Ofrecer productos económicos a los clientes y rentables a la empresa.2. Innovar mínimo cada trimestre en la creación de nuevos productos.

3. Capacitar al personal mínimo cada tres meses y así determinar el buen funcionamiento de la empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA

CHOCOLATES LA COLONIA, C.A

DIRECTOR GENERAL

ENCARGADO DE ADMINISTRACION

Y FINANZAS

ENCARGADO DE MERCADOTECNIA

ENCARGADO DE

PRODUCCION

CAPITULO II

Diagrama de procesos de los departamentos de la empresa

Chocolates la colonia, C.A

Director General

Encargado de administración y finanzas

Dirección Administración y

finanzas

Operación Tesorería Recursos humanos

Jurídico

Tecnología de investigación

Soporte técnico

Administración Contabilidad

Ejecutivo contable

Auxiliar Intendencia Mensajería

Encargado de producción

Encargado de Mercadotecnia

CAPITULO III

POLITICAS DE CONTROL DE LA EMPRESA

Entre las políticas más resaltantes de la empresa:

1. Reducción de los costos 2. Mejora de imagen y publicidad3. Ofrecer un servicio que asegure la preferencia de los clientes4. Deleitar a los clientes con nuestros productos.

POLITICA DE CONTROL DE LOS DEPARTAMENTOS

Departamento de dirección general

El departamento de dirección general es el encargado de la gerencia, se encarga

de dirigir a las personas para ejecutar planes para desarrollar la estrategia y controlar

actividades que se ajusten a los planes trazados.

Entre las políticas del departamento de dirección general están:

1. Establecer visión2. Representar a la empresa 3. Servicio de Atención al Desarrollo e Inclusión de las Personas.4. Actuar siempre para impedir violencias a la ley.5. Garantizar que las personas que supervise comprendas sus responsabilidades

dentro de la empresa.6. Crear un ambiente donde los empleados se sientan a gusto a presentar

inquietudes sin temor a replicas.

Departamento de administración y Finanzas

Está función es de vital importancia, ya que toda la empresa trabaja en constantes

movimientos de dinero. Está área se encarga de la obtención de fondos y del suministro

del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los

medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que

puedan funcionar debidamente.

El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y

administración de los recursos financieros.

Entre las políticas del departamento de administración y Finanzas están:

1. Las Políticas Generales y Procedimientos que se establecen son de observancia obligatoria para todo el personal que labora en la Dirección de Administración y Finanzas.

2. La Dirección de Administración y Finanzas deberá mantener un seguimiento constante del ejercicio del gasto programado, con el fin de evitar sobregiros y, en su caso, estar en posibilidad de tramitar las transferencias o ampliaciones presupuestales requeridas.

3. Todo trámite de pago referente a contratos, convenios y otros instrumentos de naturaleza administrativa, deberá sustentarse con la documentación comprobatoria del compromiso, previa autorización del gasto por el Director de Área o Coordinador que está recibiendo el servicio y la autorización presupuestal del Director de Administración y Finanzas.

Departamento deproducción

Éste se ocupa de la realización del producto, los costes y de otros factores que

intervienen en la elaboración del mismo. Es el corazón de una empresa.

Entre las políticas del departamento de producción están:

1. análisis y control de lo que fabricamos.2. Medición del trabajo.3. Formas de trabajar.4. Higiene y seguridad industrial.5. Control de la producción y de los inventarios.6. Control de Calidad.

Departamento de Mercadotecnia

Aunque se supone que los vicepresidentes de ventas y mercadotecnia trabajan

armoniosamente, sus relaciones frecuentemente se caracterizan por rivalidad y

desconfianza. El vicepresidente de ventas se resiste a permitir que la fuerza de ventas se

vuelva menos importante en la mezcla de la mercadotecnia, el vicepresidente de

mercadotecnia busca más poder para las funciones que no son de la fuerza de ventas. El

de ventas tiende a una organización u orientación a corto plazo y a preocuparse por lograr

las ventas al presente. El de mercadotecnia tiende a mostrar orientación a largo plazo y a

preocuparse por la planeación de los productos adecuados y la estrategia correcta a la

mercadotecnia para satisfacer las necesidades de los comunicadores a largo plazo.

La última solución forma la base del departamento moderno de mercadotecnia, un

departamento encabezado por un vicepresidente de mercadotecnia con subordinados que

informan desde cada función.

Entre las políticas del departamento de mercadotecnia están:

1. Debe haber al menos dos partes.2. Cada parte debe tener algo que supone valor para la otra.

3. Cada parte debe ser capaz de comunicar y entregar.

4. Cada parte debe ser libre de aceptar o rechazar la oferta.

5. Cada parte debe creer que es apropiado.

CAPITULO IV

AUDITORIA EMPLEADOS A LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESACHOCOLATES “LA COLONIA C.A”

Inicialmente, la auditoria se limitó a las verificaciones de los registros contables,

dedicándose a observar si los mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo

acontecido y las respectivas referencias de los registros.

Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no

obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto

remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.

Auditoría Interna

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno

tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones

y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control

interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz.

Auditoria Administrativa

En la empresa “CHOCOLATES LA COLONIA C.A” La auditoría administrativa como el

examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de

desempeño y oportunidades de mejora.

Alcance, comprende el examen y evaluación del sistema de control interno de la

organización:

1. Revisar la confiabilidad y la integridad de la información financiera y de las operaciones y el medio utilizado para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.

2. Revisar los sistemas establecidos para garantizar el cumplimiento de esas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que podrían tener un impacto significativo sobre las operaciones y los informes y determinar si la organización los está cumpliendo.

3. Revisar los medios de protección de Activos y verificar la existencia de los mismos, cuando sea necesario.

4. Evaluar la economía y la eficiencia con la cual se emplean los recursos.

5. Evaluar operaciones o programas para asegurar si los resultados son consistentes con los objetivos y las metas establecidas, y si las operaciones o programas se están realizando en la forma planificada.

Evaluación de Control Interno

Técnicas a Utilizar.

Evidencia física. Examen físico. Ver la evidencia física de un Activo “Chocolates la colonia, C.A.”,

es decir realizar un examen físico de Planta y Equipo. Observación. Ver la actividad de un cliente, observación de los procedimientos de

realización de Inventarios de cliente. Representación de terceros. Confirmación. Obtener y evaluar una respuesta de un deudor, acreedor en

respuesta de una solicitud de información sobre una cuenta particular que afecta los Estados Financieros, realizando la confirmación de los Estados Financieros.

Evidencia Documentaria.

Rastreo o seguimiento. Establecer la totalidad del procesamiento de una transacción “Chocolates la colonia, C.A.”. Siguiendo el trayecto de una transacción

hasta el final, a través de los registros de Contabilidad (comparar información sobre informes de recibo con el Diario de Compras)

Comprobantes. Establecer la existencia u ocurrencia de transacciones registradas siguiendo una transacción hacia atrás con documentos de soporte a un siguiente paso de procesamiento, también conocido como seguimiento hacia atrás, (comparar transacciones de compras)

Inspección. Leer o revisar punto por punto un documento o registro los términos examinar, leer, revisar, y escáner se utilizan para describir la técnica de inspección,

Conciliación. Establecer un acuerdo entre dos registros (Libro Bancos, y el Estado de Cuenta) llevados independientemente, pero relacionados, conciliar la cuenta de Mayor General, efectivo en Bancos con el extracto Bancario.

Cálculos Re ejecución. Repetir la actividad de un cliente. Esto puede incluir operaciones

como sumas (comprobar el total de una columna vertical de cifras) y prolongar o extender, recalcular mediante multiplicación (recalcular el gasto de depreciación). Relaciones recíprocas de información.

Relaciones reciprocas de información Procedimientos analíticos. Evaluaciones de información financiera hechas por un

estudio de relaciones esperadas entre información financiera y no financiera, comparación de las razones financieras durante el año. Declaraciones del cliente.

Declaraciones del cliente Indagaciones. Preguntas dirigidas al personal apropiado del cliente. (Pregunta al

contador sobre la separación o división de funciones para las transacciones de recibo de efectivo). Registró de Contabilidad.

Registro de contabilidad.

1. Comparaciones. Confrontar sumas de diferentes registros internos, comparación de total de la cuenta de control de cuentas por cobrar con el total del mayor auxiliar de cuentas por cobrar.

Presupuesto de tiempo. El tiempo para la ejecución de trabajo es de 12 meses. Papeles de trabajo de auditoria interna financiera. Balance general. Estado de resultado.

Programa de trabajo. Obtener un detalle de las cuentas. Comprobar los sistemas de control interno. En función de la cifra de importancia relativa determinada para la entidad y para

este área de los estados financieros.

Inventarios:

El inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

CAPITULO VPROPUESTA DE CONTROL A LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

“CHOCOLATES LA COLONIA, C.A”

Propuestas

incrementar las ventas, lograr el crecimiento deseado e incrementar las ganancias de la empresa. Estas son algunas de las alternativas propuestas:

Ingresar con mayor fuerza en el mercado nacional sin expandir la capacidad posicionando la marca tanto dentro como fuera del país.

Expandir la capacidad e ingresar en todos los departamentos. Enfocarse en un nicho de mercado cobrando precios más elevados.

Una vez que se ha hecho un análisis profundo es necesario que el gerente pase a

tomar una decisión en base a dicho análisis. Este es un punto clave en la administración

de empresas.

Después de analizar las diversas opciones con sus ventajas y desventajas y el

contexto industrial así como la empresa, algo muy importante en la administración de

empresas, la mejor opción en mi opinión sería que la empresa se enfoque primeramente

en el mercado nacional ingresando de manera más agresiva en éste y buscando

posicionar la marca por encima de las otras alcanzando una lealtad posterior hacia la

marca. La empresa sin embargo no debe expandir su capacidad para esto. Existe una

capacidad ociosa que no está siendo utilizada y debe aprovecharse antes de realizar

inversiones innecesarias en una capacidad mayor sin tener una demanda concreta. Con

el estudio de mercado realizado en el caso se ha visto que si existen oportunidades en el

mercado Boliviano y que el producto está llegando a tener una mayor participación en

este mercado.

Para implementar esto se requerirá invertir en publicidad bastante agresiva para

ingresar con la mayor oferta que se tendrá de chocolates. Se debe por otra parte mejorar

los canales de distribución para que el producto sea más llamativo mejorando el mercado,

para esto se tendrá que incrementar el costo de comercialización el cual se cubrirá con el

incremento de ventas posteriores. Se deberían abrir nuevamente las tiendas en

aeropuertos para los turistas que son clientes importantes y pueden servir de publicidad

en el exterior. La empresa también debería abrir tiendas propias en otras ciudades ya que

se ha visto en Sucre que estas son rentables. Se deben aprovechar ferias y otros eventos

para dar a conocer a esta ya que se ha visto que ésta es una importante forma de

publicidad y el producto ha sido aceptado en las degustaciones.

CONCLUSION

Toda empresa para desarrollar sus actividades debe contar con una

administración, con la finalidad de velar que todas las actividades laborales se realicen de

una forma eficiente y eficaz. Para ello se requiere de un control en cada departamento,

que permita verificar si se está cumpliendo con los planes o metas de la empresa y poder

corregir cualquier falla en el proceso.

El control interno administrativo señala las diferentes responsabilidades de cada uno

de los trabajadores y así de esta manera se puede obtener que los trabajos se realicen

de una forma correcta. Permite a la empresa obtener mejores utilidades, ya que se lleva

un control a detalle de cada uno de los gastos que se ocasionan en los diferentes

departamentos, provee perdidas mayores por malos manejos en las materias primas y

el mal desarrollo del personal laboral; permitirá desarrollar la estructura organizativa

con el fin de dar autoridad y responsabilidad a miembros del equipo de trabajo.

Se pretende dar una propuesta del plan de implementación del control interno

administrativo, que toda empresa debe de tener para poder lograr el éxito y alcanzar

así el cumplimiento de metas y objetivos trazados. Dando como resultado de esta

investigación la propuesta del plan a implementar.