chiller management sop (final).pptx
TRANSCRIPT
Chiller Plan 2012
Perusahaan telah melakukan investasi sebanyak +/- 3,000 Chiller (s/d tahun 2011) Data Asset dari Accounting
Jumlah Chiller yang diakui oleh Area hanya +/- 2,000 Chiller (tidak semuanya ada list outlet)
Sulit memastikan produktivitas chiller, Kurangnya kontrol terhadap eksekusi Chiller di Outlet
Situasi Saat ini….
Request & Alokasi Chiller dari beberapa pintu Belum ada PIC yang khusus mengelola Asset Chiller Belum ada SOP yang seragam untuk pendataan Chiller (Posisi terakhir,
perpindahan, dll) Database Chiller belum terintegrasi Belum ada standard baku eksekusi Chiller di Outlet dan kurangnya
SDM untuk kontrol & eksekusi Chiller SOP perbaikan chiller belum seragam dan terkontrol
Strategi Chiller Management
No Strategi PIC Timeline
1 Request & pembelian chiller baru akan dikoordinir oleh Sales Dept, bekerjasama dengan Area, Marketing & Purchasing
Distribution Development
Mulai 2012
2 Membuat Chiller Database & menjalankan Chiller SOP yang terintegrasi
Distribution Development
Mulai Feb 2012
3 Menjalankan Sensus Chiller untuk mendata ulang dan menempel ID Plate Aset Chiller
Distribution Development
Feb – Mar 2012
4 Sosialisasi Standard Aktivasi Chiller NSM Feb 2012
5 Penambahan SDM untuk kontrol dan eksekusi Chiller di market
Area Feb 2012
6 Menjalankan SOP dan penunjukan Supplier untuk Perbaikan Chiller
Dist Development & Purchasing
Mulai April 2012
7 Analisa produktivitas Chiller Distribution Development
Mulai April 2012
1. Sarana mendinginkan & mendisplay produk minuman ABCPI2. Sarana branding & komunikasi kepada konsumen3. Sarana support & goodwil untuk Distributor dan Outlet retail4. Sarana untuk menunjukan kebesaran & harga diri Perusahaan
dan Team Sales ABCPI
Fungsi Chiller
• CHILLER PRODUKTIF : Produk ABCPI dibeli lebih banyak oleh konsumen dan Outlet (Standard minimal 16 karton / Bulan)
• Merek Produk ABCPI lebih dikenal dan dipilih oleh konsumen• Distributor & Outlet Retail merasa mendapat support penjualan
sehingga lebih loyal dan kooperatif
Tujuan
Foto Eksekusi
Foto Eksekusi
Bagaimana Memastikan Chiller Produktif ?
CHILLER PRODUKTIF : Minimal Sales 16 karton / Bulan
Caranya :
Kriteria Outlet
• High Traffic • High Potential Off Take• High Commitment
• Traffic per bulan = 4,800 orang• Potential Off Take rate = 10%• Est Off Take = 480 botol / bulan = 20 carton / bulan
Standard Eksekusi
• Prospek : Type Chiller yang Sesuai & Surat Perjanjian
• Posisi : Harus dapat dilihat langsung oleh konsumen, lebih baik jika dapat diakses langsung
• Planogram : Harus sesuai dengan Standard Planogram
Standard Type Chiller by Channel
Channel/Type Outlet Contoh Standard Type
Chiller Kondisi Chiller
MT di non CoC Area Chiller dari Principal (Diamond)
SD 5 Rack New / max 2 tahun – Good visual
MT di CoC Dekat Kasir (Tip Top, Farmer market)
SD 3 Rack / OFC New / max 2 tahun - Good Visual
OP Strategic / High volume/ dengan contract
Ichiban Crepes, MOI Food Court, Kolam renang
SD 5 Rack New / Max 2 tahun - Good Visual
OP Non Strategic & tanpa contract
Sekolah, Rumah Makan, Rumah sakit
SD 3 Rack (SD 4- 5 Rack hanya jika Jual JUV & TEAZ)
Old Chiller – Good/Medium Visual
GT – High Volume & Strategic
Green Zone Outlet SD 3 Rack (SD 4 -5 Rack hanya jika Jual JUV & TEAZ)
Old Chiller – Good/Medium Visual
GT – Non Strategic No Chiller
MT & OP bisa melakukan request untuk special Type Chiller (mis : Double Door, CoC chiller, Counter top chiller, dll)
Chiller Planogram (GT & OP)
Juv (4 SKU)
Teaz (2 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
Dark Rack
Juv (4 SKU)
Teaz (2 SKU)
Nu Green Tea
(2 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
Dark Rack
Juv (4 SKU)
Teaz (2 SKU)
Juv (4 SKU)
Teaz (2 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
Dark Rack
3 Rack 4 Rack 5 Rack
Chiller Planogram (MT)
Juv (4 SKU)
Teaz (2 SKU)
Nu Green Tea
Nu Green Tea (4 SKU)
Juv (4 SKU)
Teaz (2 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
3 Rack 4 Rack 5 Rack
Juv (4 SKU)
Juv (4 SKU)
Teaz (2 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
Nu Green Tea (4 SKU)
Program Chiller Tahun 2012
1. Sensus & Pemasangan Plat Aset untuk seluruh Chiller ABCPI (Feb-Mar 2012)
2. Evaluasi & Optimalisasi Produktivitas Chiller lama (existing chiller)• Peningkatan Standard Eksekusi Chiller (3P : Prospek, Posisi dan
Planogram)• Penarikan Chiller yang tidak sesuai Standard Eksekusi Chiller (Outlet
tidak bersedia mengikuti Standard ABCPI)• Penempatan Chiller sesuai kriteria Outlet (3H)
3. Investasi Chiller baru di 2012 :• Akan melihat hasil sensus dan eksekusi Chiller s/d Maret 2012• Prioritas Chiller baru Type Single Door 5 Rack untuk MT (Non CoC)
Termasuk mengganti chiller 3 rack yg sudah ada di Outlet MT• GT & OP mengoptimalkan Chiller lama
Chiller ManagementStandard Operating Procedure
Setiap Chiller harus memiliki Nomor Aset dengan Plat yang tertempel di Chiller (Rak Atas di bagian kabin dalam )
Setiap Chiller harus memiliki DATA ASET & DATA POSISI Posisi Chiller hanya ada 4 :
1. Di Pabrik Chiller2. Di Warehouse (Sales Office ABCPI atau Gudang Distributor)3. Di Outlet4. Di Lokasi Service Center (sedang diperbaiki diluar warehouse)
Setiap pergerakan chiller harus dilaporkan (dengan ‘Form Registrasi Chiller’ yg dikirimkan ke HO)
Disiplin Administrasi unttuk pengisian dan pengiriman Form registrasi Chiller adalah kunci utama keberhasilan dalam mengelola Chiller. RSM & ASM bertanggung jawab penuh untuk memastikan hal ini
Prinsip Dasar
Registrasi & Pemasangan Chiller Baru• Chiller baru siap di supplier• Serah terima kepada ABCPI
• Pemasangan Asset Tag ABCPI• Pencatatan DATA ASET (Merek, Type,
Tahun, Nomor seri dan Nomor asset )
• Pengiriman Chiller ke Area / Distributor (Warehouse)• Pencatatan DATA ASET & POSISI
chiller (Area, Zona & Distributor)
• Pemasangan Chiller di Outlet• Pencatatan DATA ASET & POSISI chiller
(Nama, Alamat , No telpon & Type Outlet)
Dokumen :• Tanda Terima Pembelian Chiller• Invoice
Dokumen :• Form Registrasi Chiller
Dokumen :• Delivery Order (Pabrik Chiller)• Form Registrasi Chiller
Dokumen :• Surat Perjanjian Peminjaman Chiller• Form Registrasi Chiller
Penarikan & Pemasangan Chiller Lama
• Penarikan Chiller dari outlet
• Pemasangan Chiller di Outlet• Pencatatan DATA ASET & POSISI
chiller (Nama, Alamat, No Telpon & Type Outlet)
Dokumen :• Surat Perjanjian Peminjaman Chiller• Form Registrasi Chiller
• Penyimpanan Chiller di Warehouse• Pencatatan DATA ASET & POSISI chiller
(isi data outlet dengan ‘Warehouse’)
Dokumen :• Form Registrasi Chiller
Dokumen :• Surat / Instruksi Penarikan Chiller
Pemusnahan (Write Off) Chiller
• Chiller dinyatakan siap dimusnahkan• Posisi harus di Warehouse
• Pemotretan Chiller & Nomor Aset / Nomor Seri• Pencopotan Asset Tag ABCPI• Pencatatan DATA ASET (Merek, Type,
Tahun, Nomor seri dan Nomor asset )• Pengisian ‘Form Pemberitahuan Aset’
untuk Accounting
• Penjualan Chiller yang dikoordinasi oleh purchasing
Dokumen :• Surat Perintah pemusnahan (write off)
Chiller dari HO
Dokumen :• Form Registrasi Chiller• Form Pemberitahuan Asset (Accounting)
Dokumen :• Kwitansi Jual Beli
Perbaikan Chiller di Warehouse (Jumlah besar)
• Chiller Rusak Berada di Warehouse atau Outlet• Area mengajukan Surat perbaikan Chiller• Vendor mengajukan Biaya perbaikan
• Registrasi KONDISI chiller (dari RUSAK menjadi BAIK)• Chiller siap ditempatkan di Outlet
Dokumen :• Form Registrasi Chiller
• Purchasing menerbitkan PO ke Vendor• Vendor melakukan perbaikan Chiller• Team Sales memeriksa kondisi Chiller
yang sudah diperbaiki
Dokumen :• PO dari Purchasing• Tanda Terima dari Vendor & Team Sales
Dokumen :• Surat pengajuan perbaikan chiller (ke Mkt)• Quotation dari Vendor (ke Purchasing)
Perbaikan Chiller di Warehouse (Jumlah besar)
• Chiller Rusak Berada di Warehouse atau Outlet• Area mengajukan Surat perbaikan Chiller• Vendor mengajukan Biaya perbaikan
• Registrasi KONDISI chiller (dari RUSAK menjadi BAIK)• Chiller siap ditempatkan di Outlet
Dokumen :• Form Registrasi Chiller
• Purchasing menerbitkan PO ke Vendor• Vendor melakukan perbaikan Chiller• Team Sales memeriksa kondisi Chiller
yang sudah diperbaiki
Dokumen :• PO dari Purchasing• Tanda Terima dari Vendor & Team Sales
Dokumen :• Surat pengajuan perbaikan chiller (ke Mkt)• Quotation dari Vendor (ke Purchasing)
Sensus (Physical Count) & Registrasi Chiller Lama
• Mencari & menemukan Chiller di outlet• Memasang Asset Tag ABCPI• Pencatatan Posisi Chiller di Outlet
Dokumen :• Form Registrasi Chiller
• Mencari & menemukan Chiller di Warehouse• Memasang Asset Tag ABCPI• Pencatatan Posisi Chiller di warehouse
Dokumen :• Form Registrasi Chiller
Di Outlet
Di Warehouse
Sensus Chiller lama dilakukan SETIAP TAHUN (Tahun 2012 bulan Feb-Mar) Sensus Chiller dilakukan untuk SEMUA Chiller (di Outlet dan Warehouse) Sensus Chiller dipimpin oleh Team Sales & Asset Information ASSpv / KAE bertanggung jawab langsung terhadap hasil sensus Sensus Chiller dilakukan oleh Team ABCPI (bisa dibantu Distributor dan Outsource)
Setiap chiller harus memiliki informasi berikut :
1. Nomor Aset (dari ABCPI) 002 7130 10012. Nomor Seri (dari pabrik chiller) SVC-150210-0607-000390 3. Merek Sanden4. Type Chiller SD-25. Tahun Pembelian 2011 (diisi oleh HO)6. Kode/Nama Area ABCPI JBR/Jawa Barat7. Kode/Nama Distributor 41127/M3 Bandung8. Kode/Nama Warehouse (Sales Office)WA02/SO Jabar Kode/Nama Warehouse (Distributor) 41127/M3 Bandung
9. Nama Outlet RM Saung Juragan10. Alamat outlet Jl. Papandayan 2511.Nomor Telepon Outlet 0251 – 24545512. Contact Person Ibu Maria13. Kode / Type Outlet D1 / Rumah Makan14. Agen / Toko yang Melayani Agen Sejahtera
DATA ASET :Tidak
berubah
POSISI : Berubah
bila chiller berpindah
Form Registrasi Chiller
Form Registrasi ChillerFORM REGISTRASI CHILLER
AKTIVITASPendataan Chiller BaruPenarikan Chiller ke WarehousePemasangan Chiller di Outlet Tanggal Bulan Tahun
Penghapusan Data Chiller / /
DATA ASSET
1 Nomor Asset ABCPI (Plat Merah) - -
2 Nomor Seri (dari pabrik)
3 Merek Chiller mis : Sanden, Polytron
4 Type Chiller mis : SD 4 Rack
5 Tahun Pembelian Di Isi Oleh HO
POSISI
6 Kode / Nama Area ABCPI /
7 Kode / Nama Distributor /
8 Kode / Nama Warehouse (Jika Tidak di Outlet) /
9 Nama Outlet
10 Alamat Outlet
11 Nomor Telepon Outlet
12 Contact Person
13 Kode & Type Outlet / mis : B1 / Toko Kelontong
14 Nama Distributor / Agen yang Melayani
CATATAN
OutletPetugas
Warehouse/DistributorPetugas ABCPI
Nama & Kode Area
Nama Area Kode Area
Jabotabek MT JMT
Jabotabek JBB
Jawa Barat JBR
Jawa Tengah JTG
Jawa Timur JTM
Sumatra SMT
Kalimantan Balinusra KBN
Sulawesi Papua Maluku
SPM
Nama & Kode WarehouseLokasi Sales Office ABCPI
Nama Warehouse Kode Warehouse
SO Jakarta WA01
SO Bandung WA02
SO Semarang WA03
SO Surabaya WA04
SO Jogja WA05
SO Karawang WA 06
dst s/d WA10
Sales Office ABCPI (Jawa)Nama Warehouse Kode Warehouse
SO Medan WA11
SO Pekanbaru WA12
SO Padang WA13
SO Jambi WA14
SO Palembang WA 15
dst s/d WA 25
Sales Office ABCPI (Sumatra)
Nama Warehouse Kode Warehouse
SO Denpasar WA26
SO Lombok WA27
SO Kupang WA28
dst s/d WA30
Sales Office ABCPI (Balinusra)
Nama & Kode WarehouseLokasi Sales Office ABCPI
Nama Warehouse Kode Warehouse
SO Balikpapan WA31
SO Samarinda WA32
SO Banjarmasin WA33
SO Pontianak WA34
dst s/d WA40
Sales Office ABCPI (Kalimantan)
Sales Office ABCPI (Papua)
Nama Warehouse Kode Warehouse
SO Makassar WA41
SO Menado WA42
SO Kendari WA43
dst s/d WA47
Sales Office ABCPI (Sulawesi)
Nama Warehouse Kode Warehouse
SO Jayapura WA50
SO Merauke WA51
SO Sorong WA52
dst s/d WA60
Sales Office ABCPI (Maluku)Nama Warehouse Kode Warehouse
SO Ambon WA61
dst s/d WA65
Nama & Kode WarehouseLokasi Distributor
REGIONAL Customer Code Customer Name
JABOTABEK
21073 CV. ALAM MURNI RAYA21079 UD. RICKY JAYA21101 PT. PRIMA KEMAS CEMERLANG21102 PT. CIPTA MANDIRI PERKASA21107 PT. MANDALA DHARMA KRIDA21111 PT. BEJANA MAS INDONESIA21120 PT. RASA PRIMA SEJATI21134 PT. BINA SAN PRIMA - JAKTIM27087 PT.RUSINDO EKA RAYA27088 PD.FAJAR LESTARI41111 PT. MANOHARA ASRI41112 PT. ANEKA RASA CITRA SEJATI41114 PD. BILLY JAYA41136 PT.MULIA MULTI MANDIRI(PLGDNG)41138 PT.MULIA MULTI MANDIRI(JAKBAR)41139 PT.MULIA MULTI MANDIRI(CILEGON41140 PT.MULIA MULTI MANDIRI(BEKASI)41141 PT.MULIA MULTI MANDIRI(BOGOR)71119 PT. SELATAN JAYA PRIMA PERKASA
dst
Merek & Type Chiller Type Chiller Keterangan
SD-3 Single Door-3 Rack
SD-4 Single Door-4 Rack
SD-5 Single Door-5 Rack
SD-Mini Single Door-Mini
DD Double Door
OFC Open Front ChillerSD-3 SD-4 SD-5
SD-Mini DD OFC
Type OutletType Outlet Kode
Agen Besar A1
Agen/Grosir Retail Aktif A2
Agen/Grosir Retail Delivery A3
Agen/Grosir Retail Pasif A4
Toko / Warung Kelontong B1
Kios / Rombong B2
Koperasi B3
Hypermarket C1
Supermarket C2
Mini Market & Conv Store C3
Rumah Makan D1
Warung Makan D2
Kantin Sekolah/Pabrik/Kantor D3
Modern Resto / QSR D4
Food Court / Pujasera D5
Sport & Recreation Facility E1
Transportation Facility E2
Entertainment Facility E3
Accomodation Facility E4
Specialty Retail & Service E5