UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS ESPE

COMPUTACION AVANZADAMICROSOFT ACCESS

CHELSEA SALDAÑANRC: 4216

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE ACCESS QUE SE

NECESITA PARA ELABORAR TABLAS,

CONSULTAS E INFORMES 

QUE ES ACCESS?

MICROSOFT ACCESS ES UNA DE LAS APLICACIONES QUE VIENEN INCLUIDAS EN LA SUITE OFIMÁTICA MICROSOFT OFFICE EN SU VERSIÓN PROFESIONAL. Y ES UNA DE ESAS APLICACIONES QUE POR DESCONOCIMIENTO LA MAYORÍA DE LAS VECES NUNCA ABRIMOS.

PARA QUE SIRVE?ES UN GESTOR DE DATOS QUE RECOPILA INFORMACIÓN RELATIVA A UN ASUNTO O PROPÓSITO PARTICULAR, COMO EL SEGUIMIENTO DE PEDIDOS DE CLIENTES O EL MANTENIMIENTO DE UNA COLECCIÓN DE MÚSICA, ETC.

CARACTERISTICAS

• ACCESS ES GRÁFICO, POR LO QUE APROVECHA AL MÁXIMO LA POTENCIA GRÁFICA DE WINDOWS, OFRECIENDO MÉTODOS USUALES DE ACCESO A LOS DATOS Y PROPORCIONANDO MÉTODOS SIMPLES Y DIRECTOS DE TRABAJAR CON LA INFORMACIÓN.

• ACCESS FACILITA LA ADMINISTRACIÓN DE DATOS, YA QUE SUS POSIBILIDADES DE CONSULTA Y CONEXIÓN LE AYUDAN A ENCONTRAR RÁPIDAMENTE LA INFORMACIÓN DESEADA, CUALQUIERA QUE SEA SU FORMATO O LUGAR DE ALMACENAMIENTO.

• CON ACCESS ES POSIBLE PRODUCIR FORMULARIOS E INFORMES SOFISTICADOS Y EFECTIVOS, ASÍ COMO GRÁFICOS Y COMBINACIONES DE INFORMES EN UN SOLO DOCUMENTO.

• ACCESS PERMITE LOGRAR UN CONSIDERABLE AUMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD MEDIANTE EL USO DE LOS ASISTENTES Y LAS MACROS. ESTOS PERMITEN AUTOMATIZAR FÁCILMENTE MUCHAS TAREAS SIN NECESIDAD DE PROGRAMAR.

EJEMPLOS:El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.

Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.

En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.

Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.

En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.

LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN UNA BASE DE

DATOS EN ACCESS SON:

1. TABLAS: COLECCIÓN DE DATOS2. CONSULTAS: ACCIONES CON LOS DATOS3. FORMULARIOS: PRESENTACIÓN DE LOS DATOS4. REPORTES O INFORMES: IMPRESIÓN DE LOS DATOS5. MACROS: RUTINAS CORTAS PARA EJECUTAR

EVENTOS O ACCIONES.6. MÓDULOS O PROCEDIMIENTOS: DEFINICIÓN DE

PROCEDIMIENTOS COMUNES, VARIABLES PÚBLICAS.

TABLAS EN ACCESSUNA TABLA DE BASE DE DATOS ES SIMILAR EN APARIENCIA A UNA HOJA DE CÁLCULO EN CUANTO A QUE LOS DATOS SE ALMACENAN EN FILAS Y COLUMNAS. POR ENDE, ES BASTANTE FÁCIL IMPORTAR UNA HOJA DE CÁLCULO EN UNA TABLA DE BASE DE DATOS. LA PRINCIPAL DIFERENCIA ENTRE ALMACENAR LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Y ALMACENARLOS EN UNA BASE DE DATOS ES LA FORMA EN LA QUE ESTÁN ORGANIZADOS LOS DATOS.

• UNA TABLA ES UN OBJETO DE BASE DE DATOS QUE USA PARA ALMACENAR DATOS SOBRE UN TEMA EN CONCRETO, COMO EMPLEADOS O PRODUCTOS. UNA TABLA CONSTA DE REGISTROS Y CAMPOS.

• CADA REGISTRO CONTIENE DATOS SOBRE UNA INSTANCIA DEL ASUNTO DE LA TABLA, COMO UN EMPLEADO EN PARTICULAR. UN REGISTRO TAMBIÉN SE DENOMINA NORMALMENTE UNA FILA O UNA INSTANCIA.

• CADA CAMPO CONTIENE DATOS SOBRE UN ASPECTO DEL ASUNTO DE LA TABLA, COMO EL NOMBRE O LA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO. UN CAMPO TAMBIÉN SE DENOMINA NORMALMENTE UNA COLUMNA O UN ATRIBUTO.

• UN REGISTRO SE COMPONE DE VALORES DE CAMPO, COMO CONTOSO, LTD. O ALGUIEN@EXAMPLE.COM. UN VALOR DE CAMPO TAMBIÉN SE DENOMINA NORMALMENTE UN HECHO.

1. UN REGISTRO2. UN CAMPO3. UN VALOR DE CAMPOUNA BASE DE DATOS PUEDE CONTENER MUCHAS TABLAS, CADA UNA ALMACENA INFORMACIÓN SOBRE UN TEMA DIFERENTE. CADA TABLA PUEDE CONTENER MUCHOS CAMPOS DE DIFERENTES TIPOS DE DATOS, COMO TEXTO, NÚMEROS, FECHAS E HIPERVÍNCULOS.

PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO

LAS TABLAS Y LOS CAMPOS TAMBIÉN TIENEN PROPIEDADES QUE PUEDE ESTABLECER PARA CONTROLAR SUS CARACTERÍSTICAS O SU COMPORTAMIENTO.

1. PROPIEDADES DE TABLA2. PROPIEDADES DE CAMPO• EN UNA BASE DE DATOS DE ACCESS, LAS PROPIEDADES DE TABLA SON ATRIBUTOS

DE UNA TABLA QUE AFECTAN A LA APARIENCIA O AL COMPORTAMIENTO DE LA TABLA COMO UN TODO. LAS PROPIEDADES DE LA TABLA SE ESTABLECEN EN LA HOJA DE PROPIEDADES DE TABLA, EN LA VISTA DISEÑO. POR EJEMPLO, PUEDE ESTABLECER UNA PROPIEDAD DE TABLA DE VISTA PREDETERMINADA PARA ESPECIFICAR EL MODO EN QUE SE VA A MOSTRAR LA TABLA DE MANERA PREDETERMINADA.

• UNA PROPIEDAD DE CAMPO SE APLICA A UN CAMPO DETERMINADO EN UNA TABLA Y DEFINE UNA DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL CAMPO O UN ASPECTO DEL COMPORTAMIENTO DEL CAMPO. PUEDE ESTABLECER ALGUNAS PROPIEDADES DE CAMPO EN VISTA DE HOJA DE DATOS. LAS PROPIEDADES DE CAMPO TAMBIÉN SE PUEDEN ESTABLECER EN LA VISTA DISEÑO POR MEDIO DEL PANEL PROPIEDADES DEL CAMPO.

RELACIONES DE TABLA

AUNQUE CADA TABLA ALMACENA DATOS SOBRE UN TEMA DIFERENTE, LAS TABLAS DE UNA BASE DE DATOS SUELEN ALMACENAR DATOS SOBRE ASUNTOS QUE ESTÁN RELACIONADOS ENTRE SÍ. POR EJEMPLO, PUEDE QUE UNA BASE DE DATOS CONTENGA:• UNA TABLA DE CLIENTES CON LOS CLIENTES DE SU EMPRESA Y SUS DIRECCIONES.• UNA TABLA DE PRODUCTOS CON LOS PRODUCTOS A LA VENTA, INCLUIDOS LOS PRECIOS E IMÁGENES DE CADA

ARTÍCULO.• UNA TABLA DE PEDIDOS EN LA QUE SE REALICE UN SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS DE LOS CLIENTES.DADO QUE ALMACENA DATOS SOBRE DIFERENTES TEMAS EN TABLAS INDEPENDIENTES, NECESITA ALGUNA MANERA DE VINCULAR LOS DATOS PARA QUE PUEDA COMBINAR FÁCILMENTE DATOS RELACIONADOS DE ESAS TABLAS INDEPENDIENTES. PARA CONECTAR LOS DATOS ALMACENADOS EN TABLAS DIFERENTES, CREE RELACIONES. UNA RELACIÓN ES UNA CONEXIÓN LÓGICA ENTRE DOS TABLAS QUE ESPECIFICA LOS CAMPOS QUE LAS TABLAS TIENEN EN COMÚN.

ANTES DE EMPEZAR

• ANTES DE EMPEZAR A CREAR TABLAS EN MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007, HAY ALGUNAS DIFERENCIAS DE VERSIONES ANTERIORES DE ACCESS QUE DEBERÍA TENER EN CUENTA.

• TABLA Y PLANTILLAS DE CAMPO HAN REEMPLAZADO AL ASISTENTE PARA TABLAS    EN VERSIONES ANTERIORES DE ACCESS, USABA EL ASISTENTE PARA TABLAS PARA CREAR UNA TABLA RÁPIDAMENTE AL RESPONDER A ALGUNAS PREGUNTAS. EN OFFICE ACCESS 2007, EL ASISTENTE PARA TABLAS SE HA REEMPLAZADO POR PLANTILLAS DE TABLA Y DE CAMPO.

• CREAR HOJAS DE DATOS    EN OFFICE ACCESS 2007, PUEDE CREAR Y MODIFICAR TABLAS Y CAMPOS MIENTRAS TRABAJA EN LA VISTA HOJA DE DATOS.

CREAR UNA NUEVA TABLA

• UNA SIMPLE BASE DE DATOS, POR EJEMPLO, UNA LISTA DE CONTACTOS, PUEDE USAR UNA SOLA TABLA. PERO MUCHAS BASES DE DATOS USAN VARIAS TABLAS. AL CREAR UNA BASE DE DATOS, CREA UN ARCHIVO EN SU EQUIPO QUE ACTÚA COMO UN CONTENEDOR DE TODOS LOS OBJETOS DE LA BASE DE DATOS, INCLUIDAS LAS TABLAS.

• PUEDE CREAR UNA TABLA AL CREAR UNA BASE DE DATOS, INSERTAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE O IMPORTAR O ESTABLECER UN VÍNCULO A UNA TABLA DE OTRO ORIGEN DE DATOS (COMO UN LIBRO DE MICROSOFT OFFICE EXCEL, UN DOCUMENTO DE MICROSOFT OFFICE WORD, UN ARCHIVO DE TEXTO, UN SERVICIO WEB U OTRA BASE DE DATOS). CUANDO CREA UNA BASE DE DATOS EN BLANCO, SE INSERTA AUTOMÁTICAMENTE UNA NUEVA TABLA VACÍA. POSTERIORMENTE PUEDE INTRODUCIR DATOS EN LA TABLA PARA EMPEZAR A DEFINIR LOS CAMPOS.

CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS

• HAGA CLIC EN EL BOTÓN MICROSOFT OFFICE IMAGEN DEL BOTÓN DE MICROSOFT OFFICE Y LUEGO EN NUEVO.

• EN EL CUADRO NOMBRE DE ARCHIVO, ESCRIBA UN NOMBRE DE ARCHIVO PARA LA NUEVA BASE DE DATOS.

• PARA IR A UNA UBICACIÓN DIFERENTE PARA GUARDAR LA BASE DE DATOS, HAGA CLIC EN EL ICONO DE CARPETA.

• HAGA CLIC EN CREAR.

• SE ABRE LA NUEVA BASE DE DATOS, SE CREA UNA TABLA CON EL NOMBRE TABLA1 Y SE ABRE EN LA VISTA HOJA DE DATOS.

CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

• HAGA CLIC EN EL BOTÓN MICROSOFT OFFICE IMAGEN DEL BOTÓN DE MICROSOFT OFFICE Y LUEGO EN ABRIR.

• EN EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR, SELECCIONE LA BASE DE DATOS QUE DESEA ABRIR Y LUEGO HAGA CLIC EN ABRIR.

• EN LA PESTAÑA CREAR, EN EL GRUPO TABLAS, HAGA CLIC EN TABLA.• SE INSERTA UNA TABLA NUEVA EN LA BASE DE DATOS Y SE ABRE LA TABLA EN LA VISTA

HOJA DE DATOS.

COMO CREAR UNA CONSULTA?UNA CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA RECUPERA DATOS DE UNA O VARIAS TABLAS Y, A CONTINUACIÓN, CARGA EL CONJUNTO DE RESULTADOS EN UNA NUEVA TABLA. ESA NUEVA TABLA PUEDE RESIDIR EN LA BASE DE DATOS ABIERTA O PUEDE CREARSE EN OTRA BASE DE DATOS.

• UNA CONSULTA EN ACCESS NO ES MÁS QUE UNA PREGUNTA QUE PODEMOS HACER A LA BASE DE DATOS SOBRE LA INFORMACIÓN QUE CONTIENE. PARA CREAR UNA CONSULTA EN ACCESS PODEMOS UTILIZAR EL ASISTENTE PARA CONSULTAS EL CUAL NOS GUIARÁ PASO A PASO POR TODO EL PROCESO.

• EL PRIMER PASO PARA CREAR UNA CONSULTA EN ACCESS ES SABER LA PREGUNTA QUE DESEAMOS HACER A LA BASE DE DATOS, ASÍ QUE ANTES DE INICIAR CON EL ASISTENTE PARA CONSULTAS DEBEMOS TENER UNA IDEA DEL TIPO DE INFORMACIÓN QUE DESEAMOS OBTENER. POR EJEMPLO: ME GUSTARÍA TENER UNA LISTA DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.

PARA INICIAR CON LA CREACIÓN DE UNA CONSULTA EN ACCESS DEBEMOS IR A LA FICHA CREAR Y PULSAR EL BOTÓN ASISTENTE PARA CONSULTAS QUE SE ENCUENTRA DENTRO DEL GRUPO CONSULTAS.

SE MOSTRARÁ EL PRIMER PASO DEL PROCESO EL CUAL NOS PERMITE ELEGIR EL TIPO DE CONSULTA QUE DESEAMOS CREAR. EN ESTE EJEMPLO CREARÉ UNA CONSULTA SENCILLA.

EN EL SEGUNDO PASO DEL PROCESO PODREMOS ELEGIR LA TABLA QUE CONTIENE LA INFORMACIÓN QUE NECESITAMOS. ADEMÁS PODREMOS ELEGIR TODAS O ALGUNAS DE LAS COLUMNAS DE LA TABLA SELECCIONADA, SOLAMENTE SERÁ NECESARIO PASARLAS DEL RECUADRO DE LA IZQUIERDA AL RECUADRO DE LA DERECHA.

Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

COMO SE HACEN INFORMES?

CON ACCESS 2010 PUEDES CREAR INFORMES FÁCILMENTE Y PERSONALIZARLOS A PARTIR DE DE CUALQUIER CONSULTA O TABLAS EN TU BASE DE DATOS. EN ESTA LECCIÓN, APRENDERÁS A  CREAR, MODIFICAR E IMPRIMIR INFORMES.

Si necesitas compartir información de tu base de datos con alguien pero no quieres que trabajen en ella, tienes la opción de crear un informe porque ellos te permiten organizar y presentar los datos en un formato de fácil lectura y atractivo a la vista.

PASO 1:ABRE LA TABLA O CONSULTA QUE DESEAS UTILIZAR PARA EL INFORME. EN ESTE CASO, ABRIREMOS LA TABLA DE NUESTROS CLIENTES.

Paso 2:Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.

PASO 3:ACCESS CREARÁ UN NUEVO INFORME BASADO EN EL OBJETO. ES PROBABLE QUE ALGUNOS DE TUS DATOS SE ENCUENTREN SALTANDO DE PÁGINA. PARA SOLUCIONAR ESTE PROBLEMA, CAMBIA EL TAMAÑO DE TUS CAMPOS. SÓLO TIENES QUE SELECCIONARLO Y, A CONTINUACIÓN, HACER CLIC Y ARRASTRAR EL BORDE HASTA QUE EL CAMPO TENGA EL TAMAÑO DESEADO. REPITE EL MISMO PROCEDIMIENTO HASTA QUE TE QUEDE AJUSTADA.

PASO 4:PARA GUARDAR EL INFORME, HAZ CLIC EN EL COMANDO GUARDAR  DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO. CUANDO SE LE INDIQUE, ESCRIBE UN NOMBRE PARA EL INFORME Y PULSA EL BOTÓN ACEPTAR.

Ten en cuenta que...Al igual que las tablas y consultas, los informes pueden ser ordenados  y  filtrados. Simplemente haz clic en el campo que desees ordenar o filtrar. A continuación, selecciona la opción de ordenación o filtrado que quieras.

GRACIAS!