che cos’e’ il caf external feedback?

a cura di Daniela Nieri e Vincenzo Tedesco in preparazione della visita on site

relativa al PEF (Procedura External Feedback) del 22 dicembre 2011

Sintesi estratta dai documenti del CAF-Formez

CAF EXTERNAL FEEDBACKE’ una procedura comune europea implementata nei

diversi Stati Membri su base volontaria.Promuove una valutazione delle modalità con cui

viene realizzato il processo di autovalutazione CAF (Common Assessmen t Framework – griglia comune di autovalutazione) e dei suoi effetti sull’organizzazione.

La valutazione è condotta con la tecnica dei pari in logica di peer evaluation.

Conduce al riconoscimento europeo “Effective CAF User” (ECU) con validità due anni

Si basa su tre Pilastri 1. il processo di autovalutazione 2. il processo di miglioramento 3. il livello di maturità dell’organizzazione rispetto ai principi

del TQM

Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

Obiettivo del PEF (Procedura External Feedback)analizzare il processo di autovalutazione e di

miglioramento intrapreso dall’organizzazione sulla base del modello CAF

valutare la maturità dell’organizzazione nel suo complesso secondo l’applicazione dei principi fondamentali del TQM (Total Quality Management)

fornire feedback e suggerimenti sul processo di autovalutazione e di miglioramento basato sul modello CAF

contribuire a rinnovare e sostenere l’entusiasmo dell’organizzazione verso l’autovalutazione ed il miglioramento continuo


Chi può partecipare alla procedura ?Possono accedere alla procedura le amministrazioni che hanno

concluso un processo di autovalutazione basato sul modello CAF (noi abbiamo partecipato al laboratorio CAF CRUI).

L’autovalutazione deve essere stata conclusa non prima di 6 mesi e non dopo 1 anno (il tempo è calcolato considerando il periodo compreso fra il mese di conclusione/approvazione del rapporto di autovalutazione e l’iscrizione alla procedura).

Condizione è che l’organizzazione sia registrata (o provveda alla registrazione) come Utente CAF nel database online gestito dal CENTRO RISORSE EUROPEO CAF

Le amministrazioni che si candidano a partecipare devono aver elaborato un Piano di Miglioramento formalmente condiviso con il management di riferimento. Piano che deve esser stato avviato a realizzazione. (non avendo uno specifico piano abbiamo utilizzato alcuni progetti contenuti nel piano delle performance 2011-2013 come piano di riferimento per la procedura) Incontro autoformazione 20 dicembre

2011

Quando è utile partecipare?Si è acquisita una conoscenza approfondita del modello CAF

(cultura dell’autovalutazione ed esperienze di autovalutazioneL’autovalutazione viene realizzata nel rispetto dell’applicazione

corretta del modello e riesce a lasciar traccia dei ragionamenti fatti e delle scelte effettuate (cultura della documentazione)

Si è completato il percorso dall’autovalutazione all’elaborazione e implementazione di un piano di miglioramento (gestione del piano di miglioramento)

Si è acquisita la consapevolezza che gli obiettivi dell’autovalutazione e del miglioramento vanno perseguiti con costanza e metodicità

La Dirigenza ha acquisito la consapevolezza che la politica del cambiamento richiede uno sforzo e un atteggiamento positivo e la piena e dedita collaborazione di tutto il Personale


I principi fondamentali della procedura CAF PRIMA FASE: INIZIO

Step 1 Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione Step 2 Comunicare il Progetto di Autovalutazione

SECONDA FASE: PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONE Step 3 Formare uno o più gruppi di autovalutazione Step 4 Organizzare la Formazione Step 5 Condurre l’autovalutazione Step 6 Stendere un report descrittivo dei risultati dell’autovalutazione

TERZA FASE: IL PIANO DI MIGLIORAMENTO Step 7 Delineare un Piano di Miglioramento Step 8 Comunicare il Piano di Miglioramento Step 9 Attuare il Piano di Miglioramento Step 10 Pianificare la successiva Autovalutazione


PRIMA FASE: INIZIODecidere come organizzare e pianificare l’autovalutazioneFare in modo che la decisione della dirigenza dell’ente sia

consapevole e basata su una adeguata consultazione dei portatori d’interesse

Definire un ambito preciso in cui effettuare l’autovalutazione e nel contempo decidere l’approccio da utilizzare

Individuare le risorse necessarie e renderle disponibili, nonché nominare un Responsabile

Comunicare il Progetto di AutovalutazioneDefinire ed avviare un Piano di ComunicazioneStimolare il coinvolgimento del personale nell’AutovalutazioneComunicare con i portatori d’interesse durante tutte le fasi

della procedura


SECONDA FASE: PROCESSO DI AUTOVALUTAZIONECostituire il gruppo/i di autovalutazione stabilendone il numero

di composizione e le caratteristiche dei soggetti che lo/li andranno a comporre

Realizzare interventi formativi/informativi per la dirigenza e per il gruppo/i di autovalutazione

Fornire un elenco di tutte le informazioni, di tutti i documenti ritenuti significativi

Condurre l’autovalutazione individuale e di gruppo con raggiungimento del relativo consenso ed attribuzione del punteggio

Preparare il rapporto finale con i risultati dell’autovalutazione. I risultati vanno presentati ed approvati dalla dirigenza, e

successivamente anche all’organizzazione nel suo complesso ed ai principali portatori d’interesseIncontro autoformazione 20 dicembre

2011

TERZA FASE: IL MIGLIORAMENTO Identificare le priorità d’azioneCollocare le azioni da realizzare secondo un piano di sviluppo

temporale realistico e che abbia obiettivi e fasi di controllo Integrare il piano nel normale processo di pianificazione

strategica dell’enteDefinire un piano di comunicazione per il progetto di

miglioramento (singole azioni)Comunicare il piano alle tutte le parti interessateDefinire un approccio coerente di monitoraggio e valutazione

delle azioni di miglioramento basato sul ciclo PDCANominare un responsabile per ciascuna azione previstaPianificare le successive attività di valutazione. Valutare l’esito

delle azioni di miglioramento attraverso una nuova autovalutazione


ALCUNE CONSIDERAZIONINella nostra prima applicazione del CAF abbiamo incontrato

alcune difficoltà per la mancanza di misurazioniQuesta mancanza è stata comune a molte amministrazioni che,

spesso, fra le prime azioni di miglioramento conseguenti all’autovalutazione hanno proprio avviato SISTEMI DI MISURAZIONE

La procedura di autovalutazione dovrebbe andare oltre la stesura del rapporto di autovalutazione. Essa dovrebbe condurre direttamente alla definizione di azioni volte a migliorare la performance dell’organizzazione e a sviluppare un sistema di valutazione.

Il piano d’azione è uno dei principali scopi dell’autovalutazione condotta con il CAF e anche il mezzo per apportare informazioni fondamentali al sistema di programmazione strategica dell’organizzazione


LOGICA PORTANTE DEL PIANO DI MIGLIORAMENTOAzione di pianificazione sistematica ed integrata che

riguarda il funzionamento complessivo dell’organizzazioneFondato sui risultati dell’attività di autovalutazione ed è

pertanto basato su evidenze e dati forniti dall’organizzazione stessa e – cosa assolutamente fondamentale – sul punto di vista del personale dell’organizzazione

Prende spunto dai punti di forza focalizzandosi nel contempo sull’eliminazione dei punti deboli dell’organizzazione associando a ciascuno di essi appropriate azioni di miglioramento


INDIVIDUARE LE PRIORITA’ DA SEGUIRE NELLE AZIONI DI MIGLIORAMENTONel preparare il piano di miglioramento, la

dirigenza potrebbe considerare l’uso di un approccio strutturato che comprenda le seguenti domande:Tenuto conto della visione e della strategia

dell’organizzazione, dove vogliamo essere fra due anni? (Logica del piano delle performance)

Quali azioni devono essere intraprese per raggiungere questi obiettivi? (strategia/compiti)? (Gli obiettivi ritenuti necessari)


STRUTTURAZIONE DEL PROCESSO PER DEFINIRE UN PIANO DI MIGLIORAMENTORaccolta delle idee per il miglioramento contenute nel report

di autovalutazione e aggregazione per temiAnalisi delle aree di miglioramento e delle idee emerse

dall’autovalutazione per formulare azioni di miglioramento coerenti con gli obiettivi strategici dell’organizzazione

Individuazione priorità delle azioni di miglioramento usando criteri condivisi per calcolare il loro impatto (basso, medio, alto) sulle aree di miglioramento, come:

Peso strategico dell’azione (una combinazione di impatto sui portatori di interesse, impatto sui risultati dell’organizzazione, visibilità interna/esterna);

Facilità di implementazione delle azioni (considerando il livello di difficoltà, le risorse necessarie e la velocità di realizzazione)

Assegnare la responsabilità di ciascuna azione definendo le scadenze temporali, i risultati intermedi attesi e le risorse necessarie


ESEMPIO DI SCHEDA PER LE AZIONI DI MIGLIORAMENTO: Programma Azione 1 : (es. Leadership) Azione 1.1 : descrizione dell’azione Sponsor: la massima autorità responsabile dell’ambito che vuole sostenere una specifica azione;

potrebbe essere considerata come l’utilizzatore finale Responsabile: la persona o il servizio responsabile dell’azione Team operativo: le persone identificate per realizzare l’azione: possono essere sia interne che

esterne all’organizzazione Contatti: Ambito: Portatori di interesse: Punti di forza definiti nell’autovalutazione: Contesto e aree di miglioramento: Opzioni alternative da esplorare: Vincoli: Risorse umane necessarie (in giorni/uomo): Budget: Risultato atteso: Data inizio: Data di conclusione prevista


MONITORARE I PROGRESSI E RIPETERE L’AUTOVALUTAZIONEUna volta formulato il piano di miglioramento e

avviati i cambiamenti, è importante assicurarsi che questi producano un effetto positivo, e non l’opposto, sulle attività che in precedenza l’organizzazione realizzava con successo. Alcune organizzazioni hanno regolarmente inserito l’autovalutazione nel proprio processo di pianificazione organizzativa: le attività di valutazione sono pianificate temporalmente al fine di orientare la definizione annuale degli obiettivi e la richiesta di risorse finanziarie


Il PUNTO DI VISTA DELLE AMMINISTRAZIONI “Effective CAF User”


Chiara Morandini – Dirigente responsabile Area Risorse Umane, finanziarie e strumentali, Comunicazione e rete civica, Qualità Totale del Comune di Trento Il Comune di Trento ha introdotto principi, strumenti e tecniche della

“Qualità” a partire dal 2001 e questo ha permesso una riduzione dei tempi dei procedimenti, una semplificazione, la riduzione degli errori, per mezzo di una forte condivisione a livello politico e con un forte coinvolgimento della dirigenza

Successivamente è stato adottato come modello di riferimento il CAF ed è stato individuato un numeroso gruppo di VALUTATORI fra i collaboratori nelle varie articolazioni organizzative

Hanno alternato con successo autovalutazione e valutazione esterna La valutazione PEF (Procedura External Feedback) può risultare

particolarmente utile ed efficace per organizzazioni che sono state impegnate nella prima applicazione del modello (come Unipi), così da poter correggere fin da subito eventuali carenze nell’impostazione del processo.

Il sistema di pianificazione dell’ente è strettamente in raccordo con i risultati dell’autovalutazione e alla conseguente pianificazione del miglioramento.


Grazia Castelli – Dirigente Scolastico III Circolo Didattico San Giovanni Bosco di Massafra (TA)

Hanno iniziato con la certificazione UNI EN ISO 9001 dall’a.s. 2001/2002 e la prima applicazione CAF nel 2007/2008

Si è realizzato nella scuola un clima particolare, generato da una cultura della trasparenza e della condivisione che incide sui comportamenti, sulla motivazione e sulla comunicazione

L’autovalutazione è diventata un esame critico e una diagnosi delle attività e dei risultati dell’organizzazione

Il punteggio con la griglia di valutazione PDCA permette all’organizzazione anche la misura, non solo della situazione presente, ma del progresso conseguito su base periodica

La diffusione del CAF ha favorito e incentivato azioni di benchlearning e benchmarking

La valutazione esterna è “un terzo occhio” che, non facendo parte del corpo che opera, ha una visione più nitida e meno contaminata ed è capace di guardare oltre il consueto e già noto


E LE UNIVERSITA’ ?


Stato dell’arte nelle Università italiane

Al laboratorio CAF-CRUI hanno aderito 38 Università Alcune Università hanno creato una pagina web relativa alla

sperimentazione del CAF , dopo aver aderito al laboratorio CAF-CRUI (Università di Catania, Università degli studi di Bari Aldo Moro, Università del Salento che ha istituito anche un servizio helpdesk, Università di Modena e Reggio Emilia, all’interno dell’ufficio organizzazione, Università di Macerata)

Alla procedura FEF per il 2011, fra le Università, si è candidata solo l’Università di Pisa

Per il 2012 si sono candidate l’Università di Firenze e l’Università degli Studi del Piemonte Orientale

L ’Università di Bari e di Cagliari sono coinvolte perché propri dipendenti sono diventati valutatori EFAC – External Feedback Actor nellambito della procedura europea CAF External Feedback (l’università di Bologna ha inviato propri dipendenti al corso EFAC, ma non sono diventati valutatori)


SINTESI DELLE AUTOVALUTAZIONI EFFETTUATE PER LA

PARTECIPAZIONE ALLA PROCEDURA EXTERNAL FEEDBACK


Griglia di valutazione sul metodo applicatoLa griglia di valutazione ha cinque livelli: 1 = Le attività sono state svolte in modo molto

limitato 2= Le attività sono state svolte in modo limitato3= Le attività sono state svolte in modo accettabile4= Le attività sono state svolte in modo

soddisfacente5= Le attività sono state svolte in modo eccellente(Sulla tabella seguente è stata effettuata la media

aritmetica delle autovalutazioni e arrotondata inferiormente)Incontro autoformazione 20 dicembre

2011

Autovalutazioni NOVEMBRE 2011

Tabella dei punteggi 1 2 3 4 5

Step 1 - Decidere come organizzare e pianificare l’autovalutazione

X

Step 2 - Comunicare il progetto di autovalutazione

X

Step 3 - Formare uno o più gruppi di autovalutazione

X

Step 4 - Organizzare la formazione X

Step 5 - Condurre l’autovalutazione X

Step 6 - Stendere un report descrittivo dei risultati dell’autovalutazione

X

Step 7 - Elaborare un Piano di Miglioramento, basato sull’ autovalutazione

X

Step 8 - Comunicare il Piano di miglioramento X

Step 9 - Implementare il Piano di miglioramento

X


Griglia di valutazione relativa ai concetti fondamentaliLa griglia di valutazione ha quattro livelli:0= Il livello iniziale non è stato raggiuntoI= Livello inizioR= Livello di realizzazione M= Livello di maturità


Autovalutazioni

Principi dell’eccellenza dell’EFQM O I R M

1. Leadership e fermezza dei propositi O

2. Orientamento ai risultati I

3. Focalizzazione sul cliente I

4. Gestione per processi e obiettivi I

5. Coinvolgimento e sviluppo del personale I

6. Miglioramento continuo e innovazione R

7. Sviluppo delle partnership R

8. Responsabilità sociale R


IL NOSTRO PRIMO OBIETTIVO DURANTE LA VISITA ON SITE E’

QUELLO DI DARE EVIDENZA (attraverso documenti ed esempi) CHE LE NOSTRE AUTOVALUTAZIONI SONO

SOTTO-STIMATE


UN OBIETTIVO ANCORA PIU’ AMBIZIOSO E’ QUELLO DI OTTENERE IL

RICONOSCIMENTO EUROPEO DI“Effective CAF User” (ECU)

con validità 2 anni(ricordare che la valutazione si basa

sull’esame di un modello di processo e non di un modello dell'essere bravi…)


Per il futuro ………………..

1) DEFINIZIONE SISTEMA DI VALUTAZIONE(EX DLGS 150/2009)2)AGGIORNAMENTO PIANO DELLE PERFORMANCE (2012-2014)3) ANALISI DEI RAPPORTI DI VALUTAZIONE CAF-CRUI E PREMIO QUALITA’4)PREMIO QUALITA’ – MAGGIO 2012?

ETC…..Incontro autoformazione 20 dicembre 2011

che cos’e’ il caf external feedback?

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