1

Event CoordinationEvent CoordinationEvent CoordinationEvent Coordination(Logistic and Staging)(Logistic and Staging)(Logistic and Staging)(Logistic and Staging)

Chapter 8Chapter 8Chapter 8Chapter 8Chapter 8Chapter 8Chapter 8Chapter 8

อาจารยปวิธอาจารยปวิธอาจารยปวิธอาจารยปวิธ ตนัสกลุตนัสกลุตนัสกลุตนัสกลุสํานกัวชิาการจดัการสํานกัวชิาการจดัการสํานกัวชิาการจดัการสํานกัวชิาการจดัการ มหาวทิยาลัยวลยัลกัษณมหาวทิยาลัยวลยัลกัษณมหาวทิยาลัยวลยัลกัษณมหาวทิยาลัยวลยัลกัษณEEEE----mail: mail: mail: mail: tpavit@hotmail.comtpavit@hotmail.comtpavit@hotmail.comtpavit@hotmail.comโทรโทรโทรโทร.... 081081081081----082082082082----7273727372737273

2222

Objectives1. Define logistics management and describe its2. Understand the concept of logistics management

and its place in event management3. Use event logistics techniques

3333

Outlines1. The element of Event logistics2. Supply

Consumer / product / facilities3. Onsite4. Shutdown5. การจัดกิจกรรมและพิธีการของการประชมุ

4

LogisticsLogisticsLogisticsLogistics

5555

Logistics• LogisticsLogisticsLogisticsLogistics is the management of the flow of goods,

information and other resources in a repair cycle betweenthe point of origin and the point of consumption in order tomeet the requirements of customers. Logistics involves theintegration of information, transportation, inventory, warehousing, material handling, and packaging, andoccasionally security.

• Logistics is a channel of the supply chain which adds thevalue of time and place utility. Today the complexity ofproduction logistics can be modeled, analyzed, visualizedand optimized by plant simulation software.

6666

Logistics• Logistics to events is the management of event that

divided into supply, setting up, and running the event on site, and the shutdown process of the event.

• The planning, implementing and control of the flow and storage of products, and the related information from production to the point of consumption, according to consumer requirements.

7

The Elements of The Elements of The Elements of The Elements of Event LogisticsEvent LogisticsEvent LogisticsEvent Logistics

8888

The Elements of Event Logistics

• Whereas most logistics theory concerns the supply of products to customers, event logistics includes the efficient supply of the customer to the product, and the supply of facilities to and from the event site.

9999

The Elements of Event LogisticsSupply of Supply of Supply of Supply of CustomersCustomersCustomersCustomers• Marketing• Ticketing• Queuing• Transport

Supply of Supply of Supply of Supply of ProductProductProductProduct• Transport• Accommodation• Artist needs

Supply of Supply of Supply of Supply of FacilitiesFacilitiesFacilitiesFacilities• Security • Power• Water• Contractors etc.

EVENT Site LogisticsEVENT Site LogisticsEVENT Site LogisticsEVENT Site Logistics• Flow of audience, artists and equipment around the site

• Communication• Amenities• Consumables• VIP and Media requirements

• Emergency procedures

Event shutdown Event shutdown Event shutdown Event shutdown • Removal• Cleaning• Contract acquittal

10101010

The Elements of Event Logistics• The areas of importance to event logistics can be

categorized as follows:1.1.1.1. SupplySupplySupplySupply – can divided into 3 areas of Customer, Product and

facilities.2.2.2.2. TransportTransportTransportTransport – the transport of goods and services can be major

cost to an event and requires special consideration 3.3.3.3. LinkingLinkingLinkingLinking – logistics are part of overall planning of an event and

are linked to all other areas.4.4.4.4. Flow controlFlow controlFlow controlFlow control – refers to the flow of products, services and

customers during events.5.5.5.5. Information networksInformation networksInformation networksInformation networks – the efficient flow of communication is

generally a result of efficient planning of the information network.

11111111

The Elements of Event Logistics• All these areas need to be considered when creating

a logistic plan.• A logistic plan must be incorporated in the overall

event plan.• Given that the major elements of logistic are supply

and movement, logistic play large role in some type of event, including:

12121212

The Elements of Event Logistics• Event that have a large international component, such as

major conferences, sporting events, oversea incentive programs.

• Complex events in foreign countries, such as trade exhibition and conferences

• Events that occur in remote locations and need most of the supporting resources to the site

• Exhibitions of large or complex products, such as cars or agricultural exhibitions

13

Supply of CustomersSupply of CustomersSupply of CustomersSupply of Customers

14141414

Supply of Customers• The customer of an event are those who pay for it. • The customers have expectations, which include

logistical aspects, that have to be met for a successful outcome.

• The way in which the event is promoted will particularly influence their expectations

15151515

Supply of Customers1. Links with marketing and promotion2. Ticketing (Distribution, collection and security)3. Queuing (tickets, parking, entrance, seating, food

and toilets)4. Customer transports (timing of arrival, public or

private transport)

16

Supply of ProductSupply of ProductSupply of ProductSupply of Product

17171717

Supply of Product – Product portfolio• Most events have a variety of products and services

– a product portfolioa product portfolioa product portfolioa product portfolio – that help to create the event experience for the customer.

• The individual logistics requirements of the various products need to be integrated into a logistics plan.

• LARGE EVENTSLARGE EVENTSLARGE EVENTSLARGE EVENTS = >200 performing groups• SMALL EVENTSSMALL EVENTSSMALL EVENTSSMALL EVENTS = Speaker and Video material.

18181818

Supply of Product – Product portfolio1.1.1.1. Transport (carnet and customs clearance)Transport (carnet and customs clearance)Transport (carnet and customs clearance)Transport (carnet and customs clearance)

• Carnet is a license issued by Customs that allows the movement of goods across an international border.

2.2.2.2. AccommodationAccommodationAccommodationAccommodation• The accommodation requirement of the artists

(performers, key note speaker or competitors) must be treated separately from the accommodation of audience.

19191919

Supply of Product – Product portfolio3.3.3.3. ArtistsArtistsArtistsArtists’’’’ need on siteneed on siteneed on siteneed on site

• A range of artists’ need must be catered for, including transport on site, storage and movement of equipment, stage and backstage facilities, food and drink, sound and lights.

20

Supply of FacilitiesSupply of FacilitiesSupply of FacilitiesSupply of Facilities

21212121

Supply of Facilities• The supply of the infrastructure to an event site

introduces many of the concepts of business logistics.

• The storage of consumables (F&B) and equipment, and the maintenance of equipment become particularly significant

• For small event taking place over on evening, the venue supplies most of facilities.

• The catering, toilets and power can all be part of the hiring of the venue.

22

OnOnOnOn----site logisticssite logisticssite logisticssite logistics

23232323

On-site logistics• Logistics considerations during the event become

more complex with the size of the event• The flow of materials and people around the site and

communication networks the most important area of logistics.

24242424

On-site logistics

1. Flow1. Flow1. Flow1. Flow - The movement of audience, artists and equipment

1. Artist and equipment transport2. Garbage removal3. Emergency 4. Security5. Food and drink supplies6. Staging equipment set-up7. Site communication

25252525

Some traffic patterns to consider1. Performers’ accommodation � equipment storage

area � rehearsal area � stage �equipment storage are � social area

26262626

On-site logistics2.2.2.2. CommunicationCommunicationCommunicationCommunication• The communication of information during an event has to work

seamlessly with the other functions of event management.• Variety of communication methods and devices, including:

1. Two-way radios2. Mobile phone3. Signage4. Runners5. Flags6. WiFi and Bluetooth

27272727

On-site logistics

3. Amenities3. Amenities3. Amenities3. Amenities• the logistics site

map always includes the layout of the amenities

28282828

On-site logistics

4.4.4.4. Consumables Consumables Consumables Consumables –––– Food and BeverageFood and BeverageFood and BeverageFood and BeverageThe logistic aspects of food and beverage on a large, multi-venue site primarily concern storage and distribution

5.5.5.5. VIP and Media requirementsVIP and Media requirementsVIP and Media requirementsVIP and Media requirements6. Emergency procedures6. Emergency procedures6. Emergency procedures6. Emergency procedures

29

ShutdownShutdownShutdownShutdown

30303030

Shutdown• Shutdown or tare down

can run quickly and smoothly.

• All the subcontractors know exactly how to get their equipment out, and where they are placed in the order of removal

31

การจัดกิจกรรมและพิธีการของการประชมุ

32323232

ความหมายของกิจกรรมและพิธีการของการประชุม

กิจกรรม • การกระทําที่ผูจัดทําขึน้เพื่อใหผูเขารวมงาน

เขารวมงานเพื่อใหบรรลุวัตถุประสงคของงาน

• กิจกรรมสามารถจัดไดในหลายลักษณะ เชน การรวมเฉลิมฉลอง การสรางความสนุกสนาน หรือการสรางความประทับใจใหแกผูเขารวมงาน

33333333

Event Management Company“องคกรบริการกิจกรรมและพิธีการมือ

อาชพี”• EMC จะทําหนาที่เปนแมงานที่ดูแล

งานทั้งหมดตั้งแตชวงการเตรียมงานไปจนถึงระหวางการดําเนินการและการเก็บงาน โดยคํานึงถึงภาพรวมของงาน วัตถุประสงคการจัดงาน กลุมผูเขารวมงานที่เจาภาพตองการ และเนื้อหาที่จะนําเสนอในงาน จากความตองการดังกลาวจะนํามาจัดทําเปนแนวคิด (concept) ของงานที่จะนําเสนอออกมาในรูปแบบงานกิจกรรมและพิธีตางๆ

34343434

หลักในการคิดรูปแบบของกิจกรรมและพิธีการของการประชุม

• การออกแบบรูปแบบงานที่เหมาะสมและประทับใจ ซึ่งมีองคประกอบหลัก 5 ประการที่จะนาํมาใชในการพิจารณารูปแบบของงาน ดังนี้1.1.1.1. ผูจดังานผูจดังานผูจดังานผูจดังาน2.2.2.2. วตัถปุระสงคการจดังานวตัถปุระสงคการจดังานวตัถปุระสงคการจดังานวตัถปุระสงคการจดังาน3.3.3.3. ผูเขารวมงานผูเขารวมงานผูเขารวมงานผูเขารวมงาน4.4.4.4. พิธกีารและประธานในพธิีพิธกีารและประธานในพธิีพิธกีารและประธานในพธิีพิธกีารและประธานในพธิี5.5.5.5. กจิกรรมพเิศษตางๆกจิกรรมพเิศษตางๆกจิกรรมพเิศษตางๆกจิกรรมพเิศษตางๆ

35353535

ประเภทและรูปแบบของงานประชุม

ประเภทของงานประเภทของงานประเภทของงานประเภทของงาน (Types of Event)(Types of Event)(Types of Event)(Types of Event)1. การประชุมขององคกรเอกชนทั้งในระดับภายในประเทศและนานาชาติ

(Corporate Meeting /Convention : Domestic/International)2. การประชุมเชิงวิชาการ (Scientific Convention)3. การประชุมเพื่อเปนรางวัล (Incentive Convention/Motivation

Convention) เชน การจัดประชุมของตัวแทนจําหนายสินคาหรือพนักงานขายที่ทํายอดขายไดสูงขององคกรใดองคกรหนึ่ง (Dealers Convention หรือ Sales Convention)

4. การประชุมเพื่อสงเสริมการขาย (Promotional Events) หรือการประชุมแนะนําสินคา (Product หรือ Sales Convention)

36363636

ประเภทและรูปแบบของงานประชุมรูปแบบของงานรูปแบบของงานรูปแบบของงานรูปแบบของงาน (Format of Events)(Format of Events)(Format of Events)(Format of Events)1.1.1.1. งานเลีย้งตอนรบังานเลีย้งตอนรบังานเลีย้งตอนรบังานเลีย้งตอนรบั Welcome Reception or PartyWelcome Reception or PartyWelcome Reception or PartyWelcome Reception or Party2.2.2.2. พธิเีปดพธิเีปดพธิเีปดพธิเีปด Opening CeremonyOpening CeremonyOpening CeremonyOpening Ceremony3.3.3.3. งานเลีย้งสงัสรรคงานเลีย้งสงัสรรคงานเลีย้งสงัสรรคงานเลีย้งสงัสรรค Social NightSocial NightSocial NightSocial Night4.4.4.4. อปุกรณโสตทศันปูกรณอปุกรณโสตทศันปูกรณอปุกรณโสตทศันปูกรณอปุกรณโสตทศันปูกรณ AVAVAVAV5.5.5.5. กิจกรรมกลางคนืทีท่ําเปนเรือ่งราวกิจกรรมกลางคนืทีท่ําเปนเรือ่งราวกิจกรรมกลางคนืทีท่ําเปนเรือ่งราวกิจกรรมกลางคนืทีท่ําเปนเรือ่งราว Theme NightTheme NightTheme NightTheme Night6.6.6.6. งานเลีย้งอาํลางานเลีย้งอาํลางานเลีย้งอาํลางานเลีย้งอาํลา Farewell PartyFarewell PartyFarewell PartyFarewell Party7.7.7.7. ชวงพกักาแฟชวงพกักาแฟชวงพกักาแฟชวงพกักาแฟ RefreshmentRefreshmentRefreshmentRefreshment8.8.8.8. กิจกรรมพเิศษอื่นๆกิจกรรมพเิศษอื่นๆกิจกรรมพเิศษอื่นๆกิจกรรมพเิศษอื่นๆ EntertainmentEntertainmentEntertainmentEntertainment

37373737

38383838

การจัดงานประชุมขององคกรเอกชน (Corporate Meeting/Convention)

1. การจัดงานที่เปนทางการ (Formal Meeting)

2. หัวขอการประชุม (Topics) การประชุมมีวัตถุประสงคของงานโดยทั่วไปเรียกวา Theme ของงาน

3. การมีตัวแทนจากตางประเทศเขารวมประชุม

4. การใหความสําคัญกับประเทศเจาภาพในฐานะที่ประเทศเปนเจาภาพในการจัดประชุมนานาชาตินั้น

39393939

จัดการประชุมเชิงวิชาการ (Scientific Convention)

1. การประชุมทางดานการวิชาการที่เกี่ยวของกบัองคกรเจาภาพที่จัดการประชุมหรือเกี่ยวของในวิชาการสาขาใดสาขาหนึ่ง

2. รูปแบบการประชุมที่เปนทางการ (Formal Meeting) ซึ่งการประชุมเชงิวิชาการนั้นเนนที่เนื้อหาสาระ

3. หัวขอหรือ Theme ในการประชุม (Theme of The Meeting) ในการประชุมเชิงวิชาการลักษณะนี้จะมีการหมุนเวียนการจัดประชุมไปยังประเทศตางๆ

4. การใหเกียรติแกสมาชกินานาชาติ

40404040

จัดการประชุมเชิงวิชาการ (Scientific Convention)

5. การใหความสําคัญกับพิธีเปดและการเลี้ยงอําลา

6. หลังจากการประชุมรวมแลวมักจะเปนประชุมยอย (Breakout Session)

7. ในชวงของวันสุดทายหรือในชวงที่มีกิจกรรมทางการสุดทายจะมีการประชุมรวมอีกครั้งหนึ่งเพื่อทําพิธีปด (Closing Ceremony)

41414141

การประชุมเพื่อเปนรางวัล (Incentive Convention)

• ไมมีรูปแบบที่เปนการประชุมที่เปนทางการมากนัก ระยะเวลามักจะสั้น

• เนนถึงความภาคภูมิใจของผูเขารวมประชุม • และมักมีการใหรางวัลซึ่งอาจประกอบดวยการออก

คาใชจายใหสําหรับการเดินทางเขารวมประชุม เงินรางวัลในลักษณะอื่น งานเลี้ยง งานเฉลิมฉลอง และกิจกรรมพิเศษตางๆ อีกมากมายที่จะสรางความประทับใจใหแกผูเขารวมประชุมนั้น

• ในกรณีที่มกีารแจกรางวัลจะตองสรางรูปแบบงานใหสมเกียรติ

• เครื่องประดับตกแตงตางๆ ตองเปนสิ่งที่เกี่ยวของกับองคกรโดยตรงใหมาก ไมวาจะเปนชื่อบริษัทหรือชื่อของรางวัลหรือ Theme ของงาน

42424242

จัดงานเพื่อสงเสริมการขาย (Promotional Events)

• การสรางความจดจําในตัวผลิตภัณฑหรือสินคาที่นาํมาแนะนํา หรือสงเสรมิการขาย

• ใหความสําคญัในจุดเดนของงาน (Highlight)• ใหความสําคญักับ Theme ของงาน รวมทั้งชื่อหรือรุนของ

ผลิตภัณฑ

43

Question and AnswerQuestion and AnswerQuestion and AnswerQuestion and Answer