MFS3103 Form and Reporting System

Type of Form and

Report

Chapter 2

ความรพนฐานเกยวกบฟอรม

แบบฟอรม (Form) เปนเครองมอในการแสดงขอมลและตดตอกบผใชงานส าหรบโปรแกรมประยกตและยงชวยเพมความสวยงามใหกบแอปพลเคชนทไดสรางขนมา

แบบฟอรมสามารถเชอมตอโดยตรงกบแหลงขอมล เชน ตารางหรอแบบสอบถาม

ความรพนฐานเกยวกบฟอรม

สามารถใชเพอใส แกไข หรอแสดงขอมลจากแหลงขอมลแตบางแบบฟอรมกไมไดเชอมโยงโดยตรงกบแหลงขอมล ยงคงมปมค าสง ปายชอ หรอตวควบคมอนๆ ทตองใชในการด าเนนการโปรแกรมประยกต เชน ในโปรแกรม Ms- Access

แบบฟอรมจะมความสามารถในการท างานกบขอมลในตารางแทนมมมองแผนขอมล (Table Datasheet)

องคประกอบในแบบฟอรม

Textbox ชองรบขอมลบรรทดเดยว ส าหรบขอมลทมลกษณะเปนขอความสน ๆ ไมเกน 1 บรรทด

Text Area ชองรบขอมลส าหรบขอมลทมลกษณะเปนขอความ หรอตวอกษรมความยาวมากกวา 1 บรรทด

Check Box ส าหรบขอมลทมลกษณะใหเลอกเชคกขอกไดจากตวเลอกทงหมด

Name:

Hobbies:

Comment:

Watching Shopping

Playing Searching

องคประกอบในแบบฟอรม Radio Button ส าหรบขอมลทตองการ

ใหเลอกเชคเพยงขอใดขอหนง

Button ปมส าหรบยนยนขอมลภายในฟอรม

Label ส าหรบใสขอความอธบายก ากบเขตขอมล (Field)

List / Menu ใชแสดงรายการทมใหเลอกจากขอมลทก าหนดไว

Gender:

Country:

Male Female

Submit Cancel

การออกแบบฟอรม

1) แบบฟอรมควรงายและยดหยนตอการเพมเตมหรอเปลยนแปลงขอความ

2) ตองมนใจวา แบบฟอรม ตรงตามวตถประสงคทก าหนดไว และเหมาะสมกบกลมผใช

3) แบบฟอรมตองรบขอมลทถกตอง และครบถวน

4) การออกแบบฟอรมตองท าใหมความนาสนใจ

ประโยชนของฟอรม

สามารถก าหนดรายละเอยดตาง ๆ ของฟอรมใหเหมาะสมกบจดประสงคในการใชงานได ท าใหการใชงานฟอรมท างานกบขอมลในฐานขอมลท าไดดกวามมมองแผนขอมล

จดระเบยบในการแสดงผลฟลดตาง ๆ ไดตามความตองการของเราเอง ซงเราจะใหแสดงฟลดนในต าแหนงไหนบนฟอรมกไดอยางอสระ เชน ฟลดชอลกคาควรจะอยบนฟลดทอยลกคา

สามารถเพมความสนใจใหแกการแสดงสอขอมลบางอยางไดเชน การแสดงรปภาพชนดสนคา

ประเภทของฟอรม

1. ฟอรมแบบคอลมน (Columnar Form) หรอฟอรมเดยว ซงเปนฟอรมทแสดงขอมล หนงเรดคอรดตอหนงหนาของฟอรม

2. ฟอรมแบบตาราง (Tabular Form) เปนฟอรมทแสดงขอมลทกเรคคอรด

3. ฟอรมแบบแผนตารางขอมล (Datasheet Form) เปนฟอรมทแสดงทกเรดคอรดในลกษณะแผนตาราง เชนเดยวกบตาราง (Table)

ประเภทของฟอรม

4. ฟอรมแบบตารางสรปขอมลหลายมต (Pivot Table Form) เปนฟอรมทใชแสดงขอมลหลายมตหรอหลายฟลด ท าใหสามารถดขอมลไดงายและสะดวกยงขน

5. ฟอรมแบบแผนภมสรปขอมลหลายมต (Pivot Chart Form) เปนฟอรมทใชแสดงขอมลในลกษณะแผนภม ซงสามารถดขอมลไดหลายฟลดทตองการ

มมมองของฟอรม

1.มมมองเคาโครง (Layout View) เปนมมมองใหมทเพมเขามาใน

Ms-Access ซงคลายกบมมมองการออกแบบตรงทสามารถจดรปแบบของฟอรมไดในบางสวน เชน การก าหนดส ปรบขนาดอกษร ปรบขนาดฟลด เปนตน แตแสดงขอมลคลายในมมมองฟอรม

2. มมมองการออกแบบ (Design View) เปนมมมองส าหรบสรางและออกแบบฟอรม

3. มมมองฟอรม (Form View) เปนมมมองในการแสดงผลขอมลและใชงานฟอรม ซงไมสามารถแกไขฟอรมได

ประเภทของแบบฟอรม

แบบฟอรมมาตรฐาน

แสดงประเภทของรปแบบทพบมากทสดและมตวอยางบางสวนของแตละประเภท ค าอธบายโดยละเอยดของแตละประเภทจะปรากฏในสวนตอไปน

แบบฟอรมมาตรฐานType Single Record/Multi-Record Examples

Card Form Single Record Customer Card

Vendor Card

Item Card

Statistics Form Single Record Customer Statistics

Vendor Statistics

Employee Statistics

Tabular Form Currencies Multi-Record Payment Terms

List Form Multi-Record Customer List

Item List

Item Ledger Entries

Worksheet Form Multi-Record General Journal

Cash Receipts Journal

Item Transfer Journal

Header Form, Line Form Single Record and Multi-Record Sales Invoice

Posted Purchase Credit Memo

Finance Charge Memo

Setup Form Single Record General Ledger Setup

Company Information

Sales & Receivables Setup

ประเภทของแบบฟอรมแบบฟอรมการด (Card Form)

ลกษณะแบบฟอรมการด

- ชวยใหสามารถดและแกไขเรคคอรดเดยวในแตละตารางได

- ใชเมอมฟลดจ านวนมากเกนไปและคณตองการดแบบฟอรมทงหมดไดอยางสะดวกเพยงบรรทดเดยว

- มกมแทบ (เชนแทบดชน) ซงคณสามารถเลอกดกลมตางๆของฟลดได

เชน แบบฟอรมการดถกตงชอตามตารางทมการเชอมโยงอยแลวตามดวยค าวา "บตร" ตวอยาง เชนรปแบบบตรทเชอมโยงกบตารางลกคาเรยกวา Customer Card

ประเภทของแบบฟอรม

ลกษณะแบบฟอรมสถต

- แบบฟอรมเดยวทชวยใหคณสามารถด แตไมสามารถแกไขขอมลไดปกตจะมฟลดการไหล ชวยใหคณสามารถเจาะลกเพอดขอมลเพมเตม

- แบบฟอรมสถตจะประกอบดวยขอมลทค านวณหรอไดมาซงมอยในตวแปรซงไมสามารถเจาะลงได

- แบบฟอรมสถตอาจประกอบดวยแทบทชวยในการจดระเบยบขอมล

แบบฟอรมสถต (Statistics Form)

ประเภทของแบบฟอรม

แบบฟอรมตาราง (Tabular Form)

ลกษณะฟอรมแบบตาราง

- รปแบบตารางเปนรปแบบหลายระเบยนทชวยใหคณสามารถดระเบยนหลายรายการจากตารางและแกไขได แตละระเบยนจะแสดงเปนแถวเดยวในรปแบบตารางและแตละฟลดจะแสดงเปนคอลมนสรางตารางภายในฟอรมเอง

ประเภทของแบบฟอรมแบบฟอรมรายการ (List Form)

ลกษณะฟอรมรายการ

- แบบฟอรมรายการเปนแบบฟอรมหลายระเบยนทชวยใหคณสามารถดระเบยนหลายรายการจากตารางในครงเดยว แตไมอนญาตใหคณแกไขได มแถวและคอลมนเดยวกนดเปนรปแบบตาราง

ประเภทของแบบฟอรม

แบบฟอรมใบงาน (Worksheet Forms)

ลกษณะแบบฟอรมใบงาน

- เปนแบบฟอรมหลายระเบยนทชวยใหคณสามารถดระเบยนหลายรายการจากตารางและแกไขได ความแตกตางกคอเมอคณแทรกเรคคอรดใหม เรคคอรดจะไมขามไปยงต าแหนงอนภายในแบบฟอรม แตจะอยในล าดบเดยวกบทคณแทรกไว

ประเภทของแบบฟอรม

แบบฟอรมเมน (Menu Forms) ลกษณะฟอรมเมน

- เปนแบบฟอรมทไมเกยวของกบตารางใดๆ ทชวยใหคณสามารถเขาถงรปแบบอนๆ ทเกยวของกบพนทท างานไดหลายรปแบบ มกประกอบดวยปมค าสงหรอปมเมน คณสมบตของปมจะเปลยนไป จะมลกษณะเปนปายชอทมส เหลยมขนาดเลกหรอรปสามเหลยมอยดานหนาของค าอธบายภาพ

ประเภทของรายงาน

การเขยนรายงานหรอรายงาน (Report) ใหความหมายของค าวา “รายงาน” หมายถง เรองราวทไปศกษาคนควาแลวน ามาเสนอทประชม ครอาจารยหรอผบงคบบญชา

นอกจากนยงมผใหค าจ ากดความของค าวา “รายงาน” ดงนนจงพอสรปไดวา การเขยนรายงาน หมายถง การน าเสนอผลงานจากการศกษาคนควาอยางมระบบ ตามระเบยบแบบแผน โดยมการอางองหลกฐานทชดเจน ซงอาจท าเปนรายบคคลหรอเปนคณะกได ทงน การเขยนรายงานมหลายรปแบบขนอยกบวตถประสงค เนอหาและระยะเวลาในการจดท าหรอศกษาคนควา

ตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน (2542 : 953)

ประโยชนของรายงาน

• ท าใหทราบผลการด าเนนงาน รวมทงปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน

• ใชวธการหนงในการประเมนผลงานและประเมนคาของการปฏบตงาน• ใชเปนหลกฐานอางองและเปนขอมลในการวเคราะหวจยตอไป• ใชเปนหลกในการก าหนดโครงการหรอแนวทางในการปฏบตงาน• ใชเปนสอกลางในการตดตอสอสารระหวางบคลากรภายในหนวยงาน

และใหความรความเขาใจ แกคนทวไป

ประเภทของรายงาน

รายงานแบงออกเปน 3 ประเภท ไดแก

1. รายงานทางวชาการ เปนรายงานทไดจากการศกษาวจย โดยมระเบยบวธการศกษาท

เปนระบบ และมลกษณะเปนวทยาศาสตร เนอหารายงานมงเสนอแตผลทไดจาก การศกษาโดยปราศจากการปรบเปลยนหรอเพมเตม เชน รายงานของนกศกษาหรอสถาบนทางวชาการ เปนตน โดยแบงเปน 2ประเภท ไดแก

ประเภทของรายงาน

1.1) รายงานการคนควาทวไป แบงไดเปน 2 ชนดดงน- รายงาน

ความเรยงทางวชาการเปนกจกรรมอยางหนง ซงเปนผลมาจากการรวบรวมขอมลจากแหลงตางๆ หรอ เปนผลจากการศกษาคนควาจากการหาความรใหม เพอปรบปรง พสจนความรเดมโดยวธใดวธหนง หรอหลายวธ ทงนเพอใหเหนขอเทจจรงทเชอถอได

น าขอมลทคนควาไดมาประกอบเขากบความคดของตน แลวเรยบเรยงขนใหมโดยน ามาเขยน หรอพมพใหถกตองตามแบบแผน

ประเภทของรายงาน

1.1) รายงานการคนควาทวไป แบงไดเปน 2 ชนดดงน- ภาคนพนธมลกษณะเชนเดยวกบรายงาน แตหวขอทก าหนดภาคนพนธ

มกจะมขอบเขตกวางขวาง และลกซงกวาหวขอรายงาน ตองการเวลาคนความากกวา มความยาวของเรองทเขยนยาวกวา

รายงาน และมก าหนดเวลาประมาณหนงภาคเรยน

ประเภทของรายงาน

1.2) รายงานการคนควาวจย แบงไดเปน 2 ชนด ดงน- การวจยทวไป

หมายถง กระบวนเสาะแสวงหาความรใหมๆ หรอกระบวนการแสวงหาความรเพอตอบปญหาทมอยอยางมระบบ และมวตถประสงคทแนนอน โดยอาศยวธการทางวทยาศาสตร

ประเภทของรายงาน

1.2) รายงานการคนควาวจย แบงไดเปน 2 ชนด ดงน- วทยานพนธหรอปรญญานพนธ

เปนรายงานผลการวจยอนเปนสวนหนงของการศกษาตามหลกสตรปรญญามหาบณฑต และดษฎบณฑต

หวขอในการท าปรญญานพนธจะมลกษณะเขมงวดแตกตางไปจากรายงาน และภาคนพนธทงในดานคณภาพและปรมาณ เชน ตองเปนหวขอทแสดงความรเรม จะตองมขอบเขตกวางขวางลกซง

ประเภทของรายงาน

รายงานแบงออกเปน 3 ประเภท ไดแก

2. รายงานทางธรกจ - ขอเขยนในวงการธรกจทมงเสนอเรองราวตางๆ เพอผอานได

ทราบขอมล เพอประเมนธรกจ สนบสนนการตดสนใจ วางแผนธรกจเชน รายงานประจ าป รายงานครงป รายงานไตรมาส

- การจดท ารายงานทางธรกจอาจจะจดท าขนตามเหตการณ หรอตามความตองการของบคคลใดบคคลหนง เชน รายงานการส ารวจตลาด รายงานสรปยอดขายประจ าป รายงานการตรวจสอบคณภาพสนคา เปนตน

ประเภทของรายงาน

รายงานแบงออกเปน 3 ประเภท ไดแก

3. รายงานทวไป เปนรายงานขอเทจจรง หรอขอคดของบคคลเกยวกบขาวสาร

เหตการณตางๆ ความเคลอนไหวของบคคลส าคญ หรอสถาณการณอยางใดอยางหนงซงด าเนนไปแลวหรอก าลงด าเนนอย หรอทจะด าเนนตอไป เชน รายงานการปฏบตงาน รายงานเหตการณ รายงานผลการสอบสวน รายงานประชม เปนตน

ประเภทของรายงาน

รายงานแบงออกเปน 3 ประเภท ไดแก

3. รายงานทวไป 3.1) รายงานแสดงผลงาน

ซงพนกงานเจาหนาทรายงานผลการปฏบตงาน ตอผบงคบบญชาหรอผเกยวขอใหทราบ

3.2) รายงานเหตการณเปนรายงานทบอกใหทราบเรองราวตางๆ ทกระยะถาม

เหตการณใดๆเกดขนจะไดแกไขไดทนทวงท

Note: อาจแยกรายงานเปนประเภทตางๆ ไดอกหลายประเภทตาม

วตถประสงคของการน าเสนอรายงานนน ไดแก - รายงานทเปนทางการ และรายงานทไมเปนทางการ - รายงานการศกษา การดงาน การฝกอบรม การคนควา เปนตน

ประเภทของรายงาน