chapter 2

1

Chapter 2

The Business Case(กรณี�ศึ�กษาทางธุ�รก จ)

Chapter 2 Objectives

ให้�นิ ยามว่�า กรรมว่ ธุ� (methodology) คื�ออะไร และ อธุ บายบทบาทของม!นิในิการรองร!บโคืรงการท�#เก�#ยว่ข�องก!บ IT

ระบ�ถึ�งเฟสต่�าง ๆ และโคืรงสร�าง (infrastructure) ท�#ประกอบข�+นิเป,นิกรรมว่ ธุ�ในิการบร ห้ารโคืรงการเก�#ยว่ก!บ IT (IT project methodology) ท�#กล�าว่เอาไว่�ในิบทนิ�+

พั!ฒนิาและประย�กต่/ใช้�แนิว่คืว่ามคื ดของคื�ณีคื�าท�#เก ดแก�องคื/กรอ!นิสามารถึว่!ดได�ของโคืรงการนิ�+ (project’s measurable organizational value (MOV))

อธุ บายถึ�ง Business case และการจ!ดเต่ร�ยม แยกแยะระห้ว่�างแบบจ2าลองเช้ งการเง นิ (financial models) และ

แบบจ2าลองเช้ งคืะแนินิ (scoring models) อธุ บายถึ�งกระบว่นิการคื!ดเล�อกโคืรงการต่�าง ๆ รว่มท!+งการใช้�

แนิว่ทางของ Balanced Scorecard approach.

อธุ บายถึ�งคืว่ามโปร�งใสของ IT (IT Governance) และม!นิช้�ว่ยให้�ม! #นิใจได�อย�างไรว่�า การลงท�นิในิโคืรงการ IT ได�ปร!บเข�าก!บกลย�ทธุ/ขององคื/กรและย!งคืงสอดร!บก!บว่ ส!ยท!ศึนิ/ต่!+งต่�นิขององคื/กร

อธุ บายถึ�งบทบาทของเจ�าห้นิ�าท�#บร ห้ารโคืรงการ (Project Management Officer, PMO) ในิองคื/กร

กรรมว่ ธุ� (Methodology)

Methodology ห้มายถึ�งแผนิระด!บกลย�ทธุ/ท�#ใช้�ในิการบร ห้ารและคืว่บคื�มโคืรงการต่�าง ๆ ของ IT

เทมเพัลต่ (template) ส2าห้ร!บช้�ว่งเร #มต่�นิ (initiating), การว่างแผนิ (planning) และ การพั!ฒนิา (developing) ระบบสารสนิเทศึ

คื2าแนิะนิ2าท�#จ2าเป,นิต่�อการสนิ!บสนิ�นิโคืรงการ IT : เฟสห้ร�อระยะต่�าง ๆ (phases) ส #งต่�าง ๆ ท�#ได�จากโคืรงการ (deliverables) กระบว่นิการต่�าง ๆ (processes) เคืร�#องม�อต่�าง ๆ (tools) องคื/คืว่ามร4 �ด�านิต่�าง ๆ (knowledge areas)

จะต่�องม�คืว่ามคืล�องต่!ว่และรว่มไปถึ�ง “practices” ซึ่�#งเป,นิการเร�ยนิร4 �จากประสบการณี/ท�#ผ�านิมา

An IT Project Methodology

Deliverable ม!กจะได�แก� เอกสารและรายงานิต่�าง ๆ

เฟส ห้ร�อ ระยะต่�าง ๆ (Phases)

เฟส 1: แนิว่คืว่ามคื ด (Conceptualize) และ การเร #มต่�นิ (Initialize)

เฟสแรกของ IT Methodology ม��งไปท�#การก2าห้นิดเป6าห้มาย (goal) โดยรว่มของโคืรงการ

การก2าห้นิดเป6าห้มายของโคืรงการถึ�อเป,นิข!+นิต่อนิท�#ส2าคื!ญท�#ส�ดในิ IT project methodology

โคืรงการท�#เราเล�อกข�+นิมาท2านิ!+นิม!กจะม�คืว่ามต่�องการท�#เจาะจง และคืว่ามต่�องการนิ!+นิต่�องเพั #มคื�ณีคื�าท�#ว่!ดได�เป,นิต่!ว่เลข (tangible value) ให้�ก!บองคื/กร

ทางเล�อกอ�#นิ ๆ อ!นิจะท2าให้�องคื/กรบรรล�เป6าห้มายต่�องถึ4กบ�งช้�+เช้�นิก!นิ แล�ว่ต่�นิท�นิและผลประโยช้นิ/ต่อบแทนิ คืว่ามเป,นิไปได�และคืว่ามเส�#ยงของแต่�ละทางเล�อกต่�องถึ4กว่ เคืราะห้/ ห้ล!งจากท2าการว่ เคืราะห้/แล�ว่ทางเล�อกท�#ด�ท�#ส�ดต่�องถึ4กระบ�เพั�#อขอเง นิท�นิสนิ!บสนิ�นิ

ท�ายท�#ส�ด เป6าห้มายของโคืรงการและการว่ เคืราะห้/ทางเล�อกท�#สนิ!บสนิ�นิเป6าห้มายจะถึ4กสร�ปออกมาในิเช้ งของส #งท�#ต่�องส�งมอบ (deliverable) ซึ่�#งถึ4กเร�ยกว่�า Business case

ผ4�บร ห้ารระด!บส4งจะใช้� Business case ในิระห้ว่�างกระบว่นิการคื!ดเล�อกว่�าจะให้�เง นิท�นิสนิ!บสนิ�นิโคืรงการใด

เฟส 2: การพั!ฒนิา(เข�ยนิ ) โปรเจ8คื ช้าร/เต่อร/ (Project Charter) และ รายละเอ�ยดของแผนิของโคืรงการ (Detailed Project Plan) ท�#ถึ4กนิ ยามอย4�ในิเทอมของโคืรงการ อ!นิได�แก�: ขอบเขต่ (scope) ต่ารางเว่ลา (schedule) งบประมาณี (budget) ว่!ต่ถึ�ประสงคื/เช้ งคื�ณีภาพั (quality objectives)

โปรเจ8คื ช้าร/เต่อร/ (Project Charter) คื�ออะไร ? Project Charter คื�อ ส #งส2าคื!ญท�#ให้�ออกมา (key

deliverable) ของเฟสท�# 2 ของ IT Methodology จะใช้�เพั�#อนิ ยามว่�า โคืรงการจะถึ4กจ!ดโคืรงสร�างอย�างไรและทางเล�อกอ�#นิ ๆในิโคืรงการให้�คื2าแนิะนิ2าไว่�อย�างไร เง นิท�นิท�#ได�ร!บการอนิ�ม!ต่ มาจะถึ4กนิ2ามาใช้�อย�างไร

Project Charter จะเป,นิโอกาสท�#จะแสดงเป6าห้มายของโคืรงการ (Project’s goal) ให้�ช้!ดเจนิ และ ก2าห้นิดว่!ต่ถึ�ประสงคื/ของโคืรงการ (Project’s objective) ในิเทอมของ ของเขต่ (scope) ต่ารางเว่ลา (schedule) คื�าใช้�จ�าย (budget) และ มาต่รฐานิทางคื�ณีภาพั (quality standards)

นิอกจากนิ!+นิ Project Charter ย!งเป,นิการบ�งช้�+ และ ให้�อ2านิาจก!บผ4�บร ห้ารโคืรงการในิการเร #มต่�นิเข�าไปด2าเนิ นิการกระบว่นิการและงานิต่�าง ๆ ท�#เก�#ยว่ข�องก!บ System Development Life Cycle (SDLC)

แผนิของโคืรงการ (Project Plan) จะให้�รายละเอ�ยดทางเทคืนิ คืท�#เก�#ยว่ข�องก!บผ4�ท�#ต่�องท2างานิของโคืรงการ(ว่�าต่�องท2าอะไรบ�าง และ ท2าเม�#อใด ) Project plan จะต่อบคื2าถึามต่�อไปนิ�+ ใคืรคื�อผ4�บร ห้ารโคืรงการ ใคืรคื�อสปอนิเซึ่อร/ของโคืรงการ (Project Sponsor) ใคืรอย4�ในิกล��มของโคืรงการ บทบาทอะไรท�#แต่�ละคืนิต่�องเล�นิ ขอบเขต่ของโคืรงการคื�ออะไร ต่�นิท�นิของโคืรงการเป,นิเท�าใด โคืรงการใช้�เว่ลาใช้�เว่ลานิานิเท�าใด ต่�องการทร!พัยากรและเทคืโนิโลย�อะไรบ�าง

เคืร�#องม�อ เทคืนิ คื แนิว่ทางใดท�#จะใช้�ในิการพั!ฒนิาระบบสารสนิเทศึข�+นิมา

งานิห้ร�อการด2าเนิ นิการใดบ�างท�#ต่�องท2าเพั�#อให้�โคืรงการเด นิไปข�างห้นิ�า งานิและการด2าเนิ นิการนิ!+นิ ๆ ใช้�เว่ลานิานิเท�าใด และใคืรร!บผ ดช้อบ องคื/กรจะได�อะไรจากการเส�ยเว่ลา เง นิ และท!พัยากรในิการท2าโคืรงการ

นิ�+ นิอกจากนิ!+นิ ขอบเขต่ของโคืรงการ ต่ารางเว่ลา งบประมาณี และ เร�#อง

ของคื�ณีภาพัต่�องก2าห้นิดอย�างละเอ�ยด แม�ว่�าม!นิบางส�ว่นิจะอย4�ในิ Business case แล�ว่ก8ต่าม แต่�เอกสารท!+งสองต่!ว่คื�อ Business case และ Project charter ถึ�อเป,นิเอกสารท�#แยกอ สระจากก!นิ ด�ว่ยเห้ต่�ผลด!งต่�อไปนิ�+

1) Business case จะถึ4กพั จารณีาในิเช้ งภาพัให้ญ�ในิเช้ งการว่างแผนิกลย�ทธุ/ในิระด!บส4ง (high level strategic planning) อ!นิเป,นิการนิ ยามและและต่กลงร�ว่มก!นิเก�#ยว่ก!บเป6าห้มายของโคืรงการและการก2าห้นิดทางเล�อกในิการท2าโคืรงการ อ!นิเป,นิไปเพั�#อการอนิ�ม!ต่ เง นิท�นิเพั�#อท2าโคืรงการ เม�#อโคืรงการได�ร!บการอนิ�ม!ต่ แล�ว่ Project charter จะใช้�บ�งบอกถึ�งรายละเอ�ยดของโคืรงการในิเช้ งใคืรต่�องท2าอะไรและท2าเม�#อใด

2) Project charter และ แผนิ เป,นิผล ต่ผลมาจากการว่างแผนิเช้ งย�ทธุว่ ธุ� (tactical planning) เป,นิรายละเอ�ยดอ!นิเก ดจากการก2าห้นิดว่�าเป6าห้มายของโคืรงการจะบรรล�ได�อย�างไร

3) Project charter เป,นิการแยกข!+นิต่อนิต่�าง ๆ ออกจากก!นิต่ามเว่ลาท�#ด2าเนิ นิการ เพั�#อง�ายต่�อการต่!ดส นิใจในิการด2าเนิ นิการห้ร�อห้ย�ดด2าเนิ นิการ

เฟส 3: การปฏิ บ!ต่ การและการคืว่บคื�มโคืรงการโดยใช้�แนิว่ทางต่�าง ๆ เช้�นิ SDLC

นิอกจากนิ!+นิผ4�บร ห้ารโคืรงการต่�องม!#นิใจว่�า สภาพัแว่ดล�อมและโคืรงสร�างต่�าง ๆสนิ!บสนิ�นิโคืรงการด�ว่ย ส #งเห้ล�านิ�+ได�แก� ม�คืนิท�#ม�ท!กษะ ประสบการณี/ และองคื/คืว่ามร4 �ท�#เห้มาะสมก!บ

โคืรงการ โคืรงสร�างเช้ งเทคืนิ คืท�#ใช้�ในิการพั!ฒนิา ว่ ธุ�การพั!ฒนิา IS และเคืร�#องม�อต่�าง ๆ ม�สภาพัแว่ดล�อมในิการท2างานิถึ4กต่�อง ม�รายละเอ�ยดของ risk plan ม�การคืว่บคื�มขอบเขต่ เว่ลา เง นิท�นิ และคื�ณีภาพั

ม�แผนิปฏิ บ!ต่ การ ม�แผนิบร ห้ารจ!ดการด�านิคื�ณีภาพั ม�แผนิบร ห้ารจ!ดการด�านิการเปล�#ยนิแปลง ม�แผนิด�านิการต่ ดต่�อส�#อสาร ม�แผนิการทดสอบ ม�ระบบบร ห้ารงานิบ�คืคืลเพั�#อประเม นิผลงานิและให้�รางว่!ล

เฟส 4: การป<ดโคืรงการ (Close Project) เม�#อระบบสารสนิเทศึถึ4กพั!ฒนิาจนิแล�ว่เสร8จ ผ�านิการทดสอบ

และต่ ดต่!+งเร�ยบร�อยแล�ว่ คืว่ามร!บผ ดช้อบในิโคืรงการนิ!+นิ ๆ ต่�องถึ4กถึ�ายโอนิไปย!งผ4�เก�#ยว่ข�องห้ร�อสปอนิเซึ่อร/ของโคืรงการ

กล��มท�#ท2าโคืรงการจะต่�องจ!ดเต่ร�ยมรายงานิเก�#ยว่ก!บโคืรงการข!+นิส�ดท�าย (final project report) และการนิ2าเสนิอ (presentation) ให้�เป,นิเอกสาร และจะต่�องต่รว่จสอบส #งท�#ได�ร!บจากโคืรงการ (project deliverable) ว่�าคืรบถึ�ว่นิสมบ4รณี/ เป,นิไปต่ามท�#ก2าห้นิดไว่�ในิขอบเขต่ของโคืรงการห้ร�อไม� เพั�#อสปอนิเซึ่อร/ของโคืรงการจะได�เช้�#อม!#นิว่�า โคืรงการเสร8จส +นิสมบ4รณี/แล�ว่ และท2าการร!บรองและร!บช้�ว่งต่�ออย�างเป,นิทางการ

ท�#จ�ดนิ�+ต่�นิท�นิท!+งห้มดท�#ใช้�ไปในิโคืรงการจะถึ4กต่รว่จสอบ รว่มถึ�งการจ!ดการเก�#ยว่ก!บการช้2าระเง นิต่�าง ๆ ท�#ย!งคื�างอย4�ให้�เสร8จส +นิ

เฟส 5: การประเม นิคืว่ามส2าเร8จของโคืรงการ (Evaluate Project Success)

ห้ล!งท2าโคืรงการโดยผ4�บร ห้ารโคืรงการ (project manager) และกล��ม (team) ท!+งห้มด (ประเม นิท!+งโคืรงการ)

1) ประเม นิสมาช้ กของกล��มโดยผ4�บร ห้ารโคืรงการ 2)ประเม นิจากภายนิอกเก�#ยว่ก!บโคืรงการ ผ4�นิ2าโคืรงการ (project

leader) และ สมาช้ กของกล��ม โดยม��งเนิ�นิในิการต่อบคื2าถึามต่�อไปนิ�+ 1) โอกาสท�#โคืรงการจะบรรล�เป6าห้มายเป,นิอย�างไร? 2) โคืรงการบรรล�ขอบเขต่ ต่ารางเว่ลา งบประมาณี และ

เป6าประสงคื/ทางคื�ณีภาพั ห้ร�อไม�? 3) กล��มท2าโคืรงการได�ส�งมอบท�ก ๆ อย�างท�#ได�ส!ญญาไว่�ให้�ก!บส

ปอนิเซึ่อร/ห้ร�อผ4�เก�#ยว่ข�องคืรบถึ�ว่นิห้ร�อไม�?

4) สปอนิเซึ่อร/ของโคืรงการห้ร�อผ4�ม�ส�ว่นิเก�#ยว่ข�องพั�งพัอใจก!บงานิท�#ท2าในิโคืรงการห้ร�อไม�?

5) คืว่ามเส�#ยงห้ร�อคืว่ามท�าทายอะไรท�#กล��มท2าโคืรงการได�เผช้ ญบ�าง? แล�ว่กล��มท2าโคืรงการจ!ดการก!บคืว่ามเส�#ยงห้ร�อคืว่ามท�าทายนิ�+ได�ด�เพั�ยงใด?

6) สปอนิเซึ่อร/ของโคืรงการ กล��มท2าโคืรงการ และผ4�จ!ดการโคืรงการ ท2างานิร�ว่มก!นิได�ด�เพั�ยงใด? ถึ�าม�ข�อข!ดแย�งเก ดข�+นิ พัว่กเขาระบ�ข�อข!ดแย�งและจ!ดการก!บม!นิได�ด�เพั�ยงใด?

7) ผ4�จ!ดการโคืรงการและกล��มด2าเนิ นิโคืรงการได�แสดงออกถึ�งคืว่ามเป,นิม�ออาช้�พัและคืว่ามม�จรรยาบรรณีห้ร�อไม�?

3) ประเม นิคื�ณีคื�าของโคืรงการท�#ม�ต่�อองคื/กร (project’s organizational value) คื�ณีคื�าท�#ม�ต่�อองคื/กรอาจจะย!งไม�ช้!ดเจนิท!นิท�ท�#ป<ดโคืรงการ แต่�เม�#อเว่ลาผ�านิไปจนิมองเห้8นิคื�ณีคื�าของโคืรงการเก ดข�+นิ ก8จะต่�องท2าการประเม นิเท�ยบก!บเป6าห้มายของโคืรงการท�#ก2าห้นิดไว่�ในิเฟสแรกท!นิท�

IT Project Management Foundation

กระบว่นิการต่�าง ๆ ในิการบร ห้ารโคืรงการ (Project management process) ต่ามนิ ยามในิ PMBOK นิ!+นิ “กระบว่นิการ” คื�อ อนิ�กรมของการด2าเนิ นิการต่�าง ๆ ท�#ให้�ผลล!พัธุ/ออกมา ด!งนิ!+นิการบว่นิการบร ห้ารโคืรงการ (Project Management Process) เป,นิการอธุ บายและช้�ว่ยจ!ดกล��ม งานิท�#ต่�องท2าให้�เสร8จส +นิ ส�ว่นิ Product oriented processes จะม��งเนิ�นิในิการสร�างและได�มาซึ่�#งผล ต่ผล (product) จากโคืรงการ

Project management process จะประกอบด�ว่ย: กระบว่นิการต่�างๆ ในิช้�ว่งเร #มต่�นิ (Initiating processes) เป,นิการ

เร #มต่�นิโคืรงการเม�#อได�ร!บการอนิ�ม!ต่ แล�ว่ กระบว่นิการต่�าง ๆ ในิการว่างแผนิ (Planning processes)

เป,นิการพั!ฒนิาและร!กษาแผนิการท2างานิเพั�#อสนิ!บสนิ�นิเป6าห้มายโดยรว่ม (overall goal) ของโคืรงการ

กระบว่นิการต่�าง ๆ ในิการปฏิ บ!ต่ งานิ(Executing processes) เป,นิการประสานิงานิก!บผ4�คืนิและทร!พัยากรต่�าง ๆ เพั�#อด2าเนิ นิโคืรงการ

กระบว่นิการต่�าง ๆ ในิการคืว่บคื�ม (Controlling processes) เพั�#อม!#นิใจว่�าม�การคืว่บคื�มอย�างถึ4กต่�องและม�กลไกในิการรายงานิใช้�งานิ ซึ่�#งใช้�เป,นิต่!ว่เฝ้6าด4คืว่ามคื�บห้นิ�าของโคืรงการ ใช้�บ�งช้�+ป>ญห้า และม�การด2าเนิ นิการอย�างถึ4กต่�องยามจ2าเป,นิ

กระบว่นิการต่�าง ๆ ในิการป<ดโคืรงการ (Closing processes) เพั�#อด2าเนิ นิการป<ดโคืรงการในิเทอมของการยอมร!บโคืรงการอย�างเป,นิทางการ ห้ร�อ เป,นิการยอมร!บการส +นิส�ดของแต่�ละเฟสด�ว่ยคืว่ามพั�งพัอใจ

ว่!ต่ถึ�ประสงคื/ของโคืรงการ (Project Objectives)

โคืรงการห้นิ�#ง ๆ จะประกอบด�ว่ยห้ลาย ๆ ว่!ต่ถึ�ประสงคื/ (objectives)

ว่!ต่ถึ�ประสงคื/เห้ล�านิ�+จะต่�องสนิ!บสนิ�นิ เป6าห้มายโดยรว่ม (overall goals)

ว่!ต่ถึ�ประสงคื/ข�างต่�นิสามารถึนิ ยามอย4�ในิเทอมของ ขอบเขต่ ต่ารางเว่ลา คื�าใช้�จ�าย และคื�ณีภาพั และจะเห้8นิว่�า การแยกเป6า ประสงคื/ออกจากก!นิโดด ๆ แล�ว่ เราจะไม�สามารถึก2าห้นิดคืว่ามส2าเร8จได�เลย

Tools

เคืร�#องม�อต่�าง ๆ ท�#ต่�องใช้�สนิ!บสนิ�นิท!+งกระบว่นิการและผล ต่ภ!ณีฑ์/ท�#เก�#ยว่ข�องก!บโคืรงการ เช้�นิ

เคืร�#องม�อและเทคืนิ คืในิการประมาณีการ (estimation) เคืร�#องม�อในิการพั!ฒนิาและจ!ดการก!บขอบเขต่ ต่าราง

เว่ลา งบประมาณี และคื�ณีภาพัของโคืรงการ เคืร�#องม�อในิการพั!ฒนิาระบบสารสนิเทศึ เช้�นิ CASE

(Computer Aided Software Engineering) การว่ เคืราะห้/แบบจ2าลอง เป,นิต่�นิ

Infrastructure

โคืรงสร�าง (Infrastructure) โคืรงสร�างขององคื/กร (Organizational

Infrastructure) โคืรงสร�างของโคืรงการ (Project Infrastructure)

สภาพัแว่ดล�อมของโคืรงการ (Project Environment) ขอบเขต่และอ2านิาจห้นิ�าท�#ของสมาช้ กในิกล��ม กระบว่นิการและการคืว่บคื�มต่�าง ๆ

โคืรงสร�างเช้ งเทคืนิ คื (Technical Infrastructure)

Project Management Body of Knowledge (PMBoK)

กรณี�ศึ�กษาทางธุ�รก จ (The Business Case)

นิ ยามของกรณี�ศึ�กษาทางธุ�รก จ ก8คื�อ การว่ เคืราะห้/ถึ�ง คื�ณีคื�า (value) คืว่ามเป,นิไปได� (feasibility) งบประมาณี (costs) ผลต่อบแทนิ (benefits) และ คืว่ามเส�#ยง (risks) ของแผนิโคืรงการท�#เก�#ยว่ข�องก!บองคื/กร

ล!กษณีะของกรณี�ศึ�กษาทางธุ�รก จท�#ด�นิ! +นิต่�อง ม�รายละเอ�ยดของผลกระทบ (impacts) ต่�นิท�นิ (costs)

และ ผลต่อบแทนิ (benefits) ท�#เป,นิไปได�ท!+งห้มด ม�การเปร�ยบเท�ยบทางเล�อกต่�าง ๆ อย�างช้!ดเจนิ ม�ว่!ต่ถึ�ประสงคื/รว่มท!+งสารสนิเทศึท�#เก�#ยว่ข�องอย�างคืรบถึ�ว่นิ ม�คืว่ามเป,นิระบบในิเทอมของ summarizing findings

โคืรงการ IT อาจเก�#ยว่ข�องก!บ: การลดต่�นิท�นิ สร�างผล ต่ภ!ณีฑ์/ห้ร�อบร การให้ม� ๆ ปร!บปร�งด�านิการให้�บร การล4กคื�า ปร!บปร�งด�านิการส�#อสาร ปร!บปร�งด�านิการต่!ดส นิใจ สร�างห้ร�อเสร มคืว่ามส!มพั!นิธุ/ก!บซึ่!พัพัลายเออร/ ล4กคื�า

ห้ร�อ ห้��นิส�ว่นิ ปร!บปร�งกระบว่นิการ ปร!บปร�งคืว่ามสามารถึในิการท2ารายงานิ สนิ!บสนิ�นิคืว่ามต่�องการของกฎห้มายให้ม� ๆ

ห้ล!กการเบ�+องต่�นิของการจ!ดการต่�นิท�นิ (Principles of Cost Management)

CEO และ บอร/ด (board) ท!+งห้ลายร4 �เร�#องทางการเง นิมากกว่�า IT มาก ด!งนิ!+นิ ผ4�บร ห้ารโคืรงการของ IT จะต่�องอธุ บายส #งต่�าง ๆ ในิภาษาทางด�านิการเง นิแบบเด�ยว่ก!นิ เช้�นิ ก2าไร (Profits) ก8คื�อ รายได� (revenues)– คื�าใช้�จ�าย (expenses) Life cycle costing คื�อ การประมาณีต่�นิท�นิของโคืรงการ (cost of a

project) รว่มก!บ ต่�นิท�นิการบ2าร�งร!กษา (maintenance costs) ของผล ต่ผลท�#ถึ4ก(โคืรงการ)สร�างข�+นิมา

Cash flow analysis คื�อ การประมาณีต่�นิท�นิ (cost) และผลประโยช้นิ/ (benefit) ท!+งปAของโคืรงการห้นิ�#ง ๆ

ผลประโยช้นิ/และต่�นิท�นิอาจเป,นิแบบจ!บต่�องได� (tangible) ห้ร�อ จ!บต่�องไม�ได� (intangible) เป,นิแบบทางต่รง (direct) ห้ร�อ ทางอ�อม (indirect) ก8ได�

Sunk cost ไม�คืว่รเป,นิเกณีฑ์/ (criteria ) ในิการเล�อกโคืรงการ

Cost of Software Defects

When Defect is Detected Typical Cost of CorrectionUser Requirements $100-$1,000Coding/Unit Testing $1,000 or moreSystem Testing $7,000 - $8,000Acceptance Testing $1,000 - $100,000After Implementation Up to millions of dollars

จะเห้8นิว่�า ย #งพับข�อบกพัร�องได�เร8ว่เท�าใด คืว่ามส4ญเส�ยท�#ต่�องจ�ายเพั�#อแก�ไขให้�ถึ4กต่�องก8จะลดลงเท�านิ!+นิ เช้�นิ ถึ�าพับข�อบกพัร�องในิข!+นิต่อนิก2าห้นิดคืว่ามต่�องการของผ4�ใช้� การแก�ไขจะใช้�เง นิประมาณี $100 – $1,000 แต่�ถึ�าไปพับในิข!+นิต่อนิของการเข�ยนิโปรแกรมห้ร�อทดสอบโมด4ล การแก�ไขจะใช้�เง นิประมาณี $1,000 ห้ร�อมากกว่�า แต่�ถึ�าไปพับในิข!+นิต่อนิของการทดสอบระบบ การแก�ไขจะใช้�เง นิประมาณี $7,000-$8,000 แต่�ถึ�าไปพับในิข!+นิต่อนิห้ล!งการทดสอบแล�ว่ การแก�ไขจะใช้�เง นิประมาณี $1,000-$100,000 เป,นิต่�นิ

การว่างแผนิทร!พัยากร (Resource Planning)

ธุรรมช้าต่ ของโคืรงการและขององคื/กร จะม�ผลต่�อการว่างแผนิทร!พัยากรเสมอ

บางคื2าถึามท�#คืว่รพั จารณีา: ยากแคื�ไห้นิในิการท�#จะก2าห้นิดงานิต่�าง ๆ ท�#ต่�องท2าในิโคืรงการ ? ม�อะไรท�#เป,นิเอกล!กษณี/ (unique) ในิข�อก2าห้นิดขอบเขต่ของ

โคืรงการ (project’s scope statement) ซึ่�#งจะส�งผลกระทบต่�อทร!พัยากร ?

ในิอด�ต่ขององคื/กรท�#ผ�านิมา ม�การกระท2าอะไรบ�างท�#ม�การด2าเนิ นิงานิในิล!กษณีะเด�ยว่ก!นิก!บโคืรงการนิ�+?

องคื/กรม�ห้ร�อสามารถึรว่บรว่ม คืนิ เคืร�#องม�อ และ ว่!ต่ถึ�ด บ ท�#ม�ศึ!กยภาพัและพัอเพั�ยงในิการท2างานินิ�+ให้�ส2าเร8จ?

การประมาณีต่�นิท�นิ (Cost Estimating)

ส #งส2าคื!ญของการบร ห้ารการประมาณีต่�นิท�นิของโคืรงการ (project cost management) ก8คื�อ การประมาณีต่�นิท�นินิ!#นิเอง

การประมาณีต่�นิท�นินิ!+นิม�ห้ลายประเภท และย!งม�ท!+งเคืร�#องม�อและเทคืนิ คืต่�าง ๆ เพั�#อนิ2ามาช้�ว่ยในิการประมาณีต่�นิท�นิอ�กด�ว่ย

ย!งถึ�อเป,นิเร�#องส2าคื!ญในิการว่างแผนิการจ!ดการต่�นิท�นิ (cost management plan) เพั�#อใช้�อธุ บายว่�า ต่�นิท�นิท�#ม�คืว่ามผ!นิแปรออกไปนิ!+นิ จะถึ4กบร ห้ารจ!ดการอย�างไรในิโคืรงการนิ!+นิ ๆ

ประเภทของการประมาณีต่�นิท�นิ (Types of Cost Estimates)

Type of Estimate When Done Why Done How Accurate

Rough Order ofMagnitude (ROM)

Very early in theproject life cycle,often 3–5 yearsbefore projectcompletion

Provides roughballpark of cost forselection decisions

–25%, +75%

Budgetary Early, 1–2 years out Puts dollars in thebudget plans

–10%, +25%

Definitive Later in the project, <1 year out

Provides details forpurchases, estimateactual costs

–5%, +10%

เคืร�#องม�อและเทคืนิ คืท�#ใช้�ประมาณีต่�นิท�นิ (Cost Estimation Tools and Techniques)

เคืร�#องม�อและเทคืนิ คืพั�+นิฐานิ 3 ประการท�#ม!กนิ2ามาใช้�ก!บการประมาณีต่�นิท�นิ ได�แก� : คืว่ามคืล�ายคืล�ง (analogous) ห้ร�อ จากบนิลงล�าง (top-

down): ใช้�ต่�นิท�นิจร ง (actual cost) ของโคืรงการท�#ผ�านิมา ห้ร�อ โคืรงการท�#คืล�ายก!นิ เป,นิพั�+นิฐานิในิการประเม นิโคืรงการให้ม�

จากล�างข�+นิบนิ (bottom-up): ประมาณีการท2างานิจร งแต่�ละรายการ (individual work items) แล�ว่รว่มท!+งห้มดเข�าด�ว่ยก!นิเป,นิการประมาณีการโดยรว่ม (total estimate)

ใช้�ต่!ว่แปร (parametric): ใช้�คื�ณีล!กษณีะเฉพัาะของโคืรงการ (project characteristics) ในิเช้ งแบบจ2าลองทางคืณี ต่ศึาสต่ร/ (mathematical model) เพั�#อท2าการประมาณีต่�นิท�นิ

ป>ญห้าท�#เก ดจากการประมาณีต่�นิท�นิของโคืรงการ IT

การพั!ฒนิาการประมาณีต่�นิท�นิในิโคืรงการซึ่อฟท/แว่ร/ขนิาดให้ญ� จะเป,นิงานิท�#ซึ่!บซึ่�อนิและต่�องการการสนิ!บสนิ�นิจ2านิว่นิมาก การประมาณีจะท2าในิห้ลาย ๆ ข!+นิต่อนิ (stage) ของโคืรงการ

ห้ลายคืนิท2าการประมาณีต่�นิท�นิท!+งท�#ย!งม�ประสบการณี/นิ�อย โอกาสผ ดพัลาดจะมาก จ�งคืว่รให้�การอบรมและจ!ดห้าพั�#เล�+ยงให้�คื2าแนิะนิ2าไปก�อนิ

ห้ลายคืนิถึ4กช้!กจ4ง (bias) ไปในิเช้ งประมาณีต่2#ากว่�าคืว่ามเป,นิจร ง (underestimation) ด!งนิ!+นิ จ�งคืว่รทบทว่นิการประมาณีและถึามคื2าถึาม เพั�#อม!#นิใจว่�า การประมาณีนิ!+นิปราศึจากการไบอ!ส

ผ4�บร ห้ารต่�องการต่!ว่เลขเพั�#อเข�าไปแข�งข!นิ (bid) ไม�ใช้�ต่!ว่เลขจากการประมาณีจร ง ด!งนิ!+นิ ผ4�บร ห้ารโคืรงการจะต่�องต่กลงก!บสปอนิเซึ่อร/ของโคืรงการเพั�#อสร�างการประมาณีต่�นิท�นิท�#เป,นิไปได�มากท�#ส�ด (realistic cost estimates)

การจ!ดท2างบประมาณี (Cost Budgeting)

Cost budgeting เป,นิการแบ�งสรรการประมาณีต่�นิท�นิของโคืรงการไปส4�รายการท2างานิท�#อ สระจากก!นิ และ ก�อให้�เก ด cost baseline

ข�อส!งเกต่คืว่ามแต่กต่�างของสองคื2านิ�+ Cost Estimating การประมาณีต่�นิท�นิของทร!พัยากรต่�าง ๆ ท�#

ต่�องใช้�เพั�#อท2าให้�การด2าเนิ นิโคืรงการเสร8จสมบ4รณี/ Cost Budgeting การจ!ดท2างบประมาณีท�#ได�มาจากการ

ประมาณีต่�นิท�นิ ให้�แต่�ละ องคื/ประกอบต่�าง ๆ ของโคืรงการท�#อ สระจากก!นิ

Cost Estimating ของบ�านิ 1 ห้ล!ง เท�าก!บ 1 ล�านิบาท เม�#อแยกย�อยออกมา เช้�นิ เป,นิงานิต่อกเสาเข8ม 100,000 บาท พั�+นิบ�านิช้!+นิล�าง 30,000 ฯลฯ การแยกย�อยแบบนิ�+ คื�อ Cost Budgeting

การคืว่บคื�มต่�นิท�นิ (Cost Control)

การคืว่บคื�มต่�นิท�นิของโคืรงการ (Project cost control) ประกอบด�ว่ย การเฝ้6าต่รว่จสอบประส ทธุ ภาพัของการเง นิต่�นิท�นิ (cost

performance) ม!#นิใจว่�า เฉพัาะการเปล�#ยนิแปลงโคืรงการท�#เห้มาะสม ถึ4กต่�องนิ!+นิ ต่�อง

ประกอบ ด�ว่ย cost baseline ท�#ได�ร!บการแก�ไข (revise) แล�ว่เท�านิ!+นิ แจ�งผ4�เก�#ยว่ข�องก!บโคืรงการท!+งห้ลาย (project stakeholders) ให้�

ทราบถึ�งโคืรงการใดท�#ได�ร!บอนิ�ม!ต่ ให้�ท2าการเปล�#ยนิ แปลงอ!นิม�ผลกระทบต่�อต่�นิท�นิ

Earned value management คื�อเคืร�#องม�อท�#ส2าคื!ญส2าห้ร!บการคืว่บคื�มต่�นิท�นิ

Earned Value Management (EVM)

EVM คื�อ เทคืนิ คืในิการว่!ดประส ทธุ ภาพัของโคืรงการ (earn ห้มายถึ�งผลล!พัธุ/ท�#ได�มาจากการท2าโคืรงการซึ่�#งก8คื�อประส ทธุ ภาพันิ!#นิเอง) ท�#รว่มข�อม4ลของ ขอบเขต่ เว่ลา และ ต่�นิท�นิเข�าด�ว่ยก!นิ

โดยการก2าห้นิด baseline (แผนิเร #มต่�นิ (original plan) รว่มก!บ การเปล�#ยนิแปลท�#ได�ร!บร!บรองแล�ว่ (plus approved changes)) มาให้� ท2าให้�สามารถึห้าได�ว่�าโคืรงการท�#ท2านิ!+นิเข�าส4�เป6าห้มาย (goals) ได�ด�เพั�ยงใด

ท�านิจะต่�องป6อนิสารสนิเทศึจร ง (actual information) เข�าไปอย�างสม2#าเสมอในิการใช้� EVM.

Earned Value Management Terms

Planned value (PV) (บางท�เร�ยกว่�า budget) คื�อส�ว่นิห้นิ�#งของ approved total cost estimate ท�#ถึ4กว่างแผนิเพั�#อใช้�ก!บการด2าเนิ นิงานิใด ๆ ในิช้�ว่งเว่ลาท�#ก2าห้นิดให้�

Actual cost (AC) คื�อ total of direct and indirect costs ท�#จ�ายออกไปเพั�#อท2างานิให้�ส2าเร8จต่ามการด2าเนิ นิงานิท�#ว่างไว่�ในิช้�ว่งเว่ลาท�#ก2าห้นิด

Earned value (EV) คื�อ การประมาณีม4ลคื�าของงานิทางกายภาพั (physical work)ท�#ท2าส2าเร8จจร ง (actually completed)

สมมต่ ง�าย ๆ ว่�า

ผมจ�างคืนิก�อก2าแพังบ�านิ ยาว่ 20 เมต่ร เขาบอกราคืาให้�ผมเท�าก!บ 2,000 บาท ห้ร�อ เมต่รละ 100 บาท ใช้�เว่ลาท2าสองว่!นิ ด!งนิ!+นิ Planed Value คื�อเง นิท�#ผมต่�องจ�ายเขาคื�อ 1,000 บาทต่�อว่!นิ พัอเขาท2าเสร8จห้นิ�#งว่!นิ เขามาเบ กเง นิจากผมไป 1,100 บาท ผมก8ให้�เขาไป ถึ�อเป,นิ Actual cost ผมคื ดว่�า เขาคืว่รจะก�อก2าแพังเสร8จไปคืร�#งห้นิ�#ง คื�อ 10 เมต่ร แต่�พัอไปด4จร ง ๆ เขาก�อก2าแพังเสร8จไปแคื� 8 เมต่ร ด!งนิ!+นิ เขาได�งานิจากเขา ห้ร�อ Earned Value แคื� 8 x 100 = 800 บาท ห้ร�อ เท�ยบแล�ว่ เขาท2างานิให้�ผมแคื� 0.8 ว่!นิเท�านิ!+นิ

20 เมต่ร

Earned Value Formulas

จากต่!ว่อย�างท�#ผ�านิมาจะได�ว่�าCV = 800 – 1,100 = -300 บาท; CPI = 800/1,100 = 0.73 = 73% SV = 0.8 – 1 = - 0.2 ว่!นิ; SPI = 800/1000 = 0.8/1 = 0.8 = 80%

Rules of Thumb for Earned Value Numbers

ต่!ว่เลขเป,นิลบ (negative numbers) ของ cost และ schedule variance แสดงถึ�งป>ญห้าท�#เก ดข�+นิในิพั�+นิท�#นิ! +นิ ถึ�ามองในิแง�ของโคืรงการก8คื�อ ใช้�เง นิไปจร งมากกว่�าท�#ว่างแผนิเอาไว่�ห้ร�อใช้�เว่ลาท2าโคืรงการนิานิกว่�าท�#ว่างแผนิเอาไว่�

CPI และ SPI นิ�อยกว่�า 100% แสดงว่�าม�ป>ญห้าแล�ว่

เราจะย�อนิกล!บไปท�# Business Case

Process for Developing the Business Case

กระบว่นิการในิการสร�าง Business Case

Developing the Business Case

Step 1: เล�อก Core Team ท�#ม�คื�ณีสมบ!ต่ ด!งต่�อไปนิ�+: ม�เคืรด ต่เป,นิท�#ยอมร!บ (Credibility) ปร!บแนิว่ทางเข�าส4�เป6าห้มายขององคื/กร

(organizational goals) ส�บคื�นิไปส4�ต่�นิท�นิท�#แท�จร ง (Access to the real

costs) ม�คืว่ามเป,นิเจ�าของ (Ownership) ร!กษาคื2าม!#นิส!ญญา (Agreement) เป,นินิ!กประสานิงานิ (Bridge building)


Step 2: นิ ยาม Measurable Organizational Value (MOV) the project’s overall goal

MOV ท�#ด�ต่�อง: ว่!ดได� ให้�คื�ณีคื�าแก�องคื/กร ต่รงต่ามข�อต่กลง ต่รว่จสอบได�

คืว่รปร!บแนิว่ทางของ MOV เข�าก!บกลย�ทธุ/และเป6าห้มายขององคื/กร

The IT Value Chain

Project Goal ?

ต่ ดต่!+งฮาร/ดแว่ร/และซึ่อฟต่/แว่ร/ให้ม�เพั�#อปร!บปร�งการให้�บร การล4กคื�าในิระด!บโลก(world class)

สนิองต่อบ 95% ของคื2าถึามจากล4กคื�าภายในิ 90 ว่ นิาท� โดยท�#ม�การโทรกล!บมาสอบถึามเร�#องเด มนิ�อยกว่�า 5%

versusversus

A Really Good Goal

Our goal is to land a man on the moon and return him safely by the end of the decade.

John F. KennedyJohn F. Kennedy

Steps to develop MOV

MOV Step 1 - บ�งช้�+พั�+นิท�#ท�#ต่�องการซึ่�#งได�ร!บผลกระทบ Strategic: ส�ว่นิแบ�งการต่ลาด(ท�#เพั #มข�+นิ) Customer: ส นิคื�าห้ร�อบร การ(ท�#ห้ลากห้ลายมาก

ข�+นิ) Financial: รายได�ห้ร�อผลก2าไร(มากข�+นิ ) Operational: ประส ทธุ ผลในิการท2างานิ(มากข�+นิ) Social: การศึ�กษา ส�ขภาพั คืว่ามปลอดภ!ย สภาพั

แว่ดล�อม (ท�#ด�ข�+นิ) คื2าในิว่งเล8บจะใส�ในิ Step 2 ในิห้นิ�าถึ!ดไป


MOV Step 2 - บ�งช้�+คื�ณีคื�าท�#ต่�องการของโคืรงการท�#เก�#ยว่ข�องก!บ IT

ด�ข�+นิ (Better) เร8ว่ข�+นิ (Faster) ถึ4กลง (Cheaper) ท2างานิได�มากข�+นิ (Do more)


MOV Step 3 - ก2าห้นิดต่!ว่ว่!ดท�#เห้มาะสม (Appropriate Metric)• ก2าห้นิดเป6าห้มาย (provide target)• ต่!+ง/ก2าห้นิดคืว่ามคืาดห้ว่!ง (set expectations)• ก2าห้นิดส #งท�#แสดงถึ�งคืว่ามส2าเร8จ/ล�มเห้ลว่ (enable

success/failure determination)• ต่!ว่ว่!ดท�#ใช้�ก!นิท!#ว่ ๆ ไป

Money ($ £ ¥) Percentage (%) Numeric Values


MOV Step 4 - ก2าห้นิดกรอบเว่ลาในิการบรรล�ถึ�ง MOV ท�#ต่! +งข�+นิ

MOV Step 5 - ทว่นิสอบและท2าข�อต่กลงก!บ Project Stakeholders

MOV Step 6 - สร�ป MOV ให้� Clear, Concise Statement or Table เช้�นิ

Year MOV

1 20% return on investment 500 new customers

2 25% return on investment1,000 new customers

3 30% return on investment1,500 new customers


Step 3: บ�งช้�+ทางเล�อก (Identify Alternatives) Base Case Alternative Alternative Strategies

เปล�#ยนิกระบว่นิการท�#ใช้�อย4�โดยไม�ต่�องลงท�นิทางด�านิ IT เพั #ม

ปร!บปร�ง/แก�ไขระบบจากพั�+นิท�#อ�#นิ ๆ ในิองคื/กรท�#ม�ใช้�อย4�แล�ว่ ปร!บร�+อระบบท�#ม�อย4�เด ม (Reengineer Existing

System) จ!ดซึ่�+อ off-the-shelf Applications package Custom Build New Solution


Step 4: ก2าห้นิดคืว่ามเป,นิไปได�และประเม นิคืว่ามเส�#ยง (Feasibility and Asses Risk) คืว่ามเป,นิไปได�เช้ งเศึรษฐศึาสต่ร/ (Economic feasibility) คืว่ามเป,นิไปได�เช้ งเทคืนิ คื (Technical feasibility) คืว่ามเป,นิไปได�เช้ งองคื/กร (Organizational feasibility) คืว่ามเป,นิไปได�ด�านิอ�#นิ ๆ (Other feasibilities) คืว่ามเส�#ยงนิ!+นิจะม��งเนิ�นิไปท�# การบ�งช้�+ (Identification) การประเม นิ (Assessment) การสนิองต่อบ (Response)


Step 5: ก2าห้นิด Total Cost of Ownership Direct or Up-front costs คื�าใช้�จ�ายเร #มต่�นิในิการซึ่�+อ H/W,

S/W เป,นิต่�นิ Ongoing Costs เช้�นิ เง นิเด�อนิ คื�าอบรม คื�า upgrade คื�า

บ2าร�งร!กษา Indirect Costs เช้�นิ ส4ญเส�ยการผล ต่ เส�ยเว่ลาของผ4�ใช้�

Step 6: ก2าห้นิด Total Benefits of Ownership เพั #มการท2างานิให้�ม�คื�ณีคื�าส4งข�+นิ (Increasing high-value

work) ปร!บปร�งคืว่ามถึ4กต่�องและม�ประส ทธุ ภาพั ปร!บปร�งการต่!ดส นิใจ ปร!บปร�งการให้�บร การล4กคื�า


Step 7: ว่ เคืราะห้/ทางเล�อกโดยการใช้� financial models และ scoring models การคื�นิท�นิ (Payback) ROI IRR NPV

Step 8: เสนิอ (Propose) และ สนิ!บสนิ�นิทางด�านิคื2าแนิะนิ2า (Support the Recommendation)

ด4ต่!ว่อย�างจาก Slide ถึ!ดไป

Business Case Template

Project Selection and Approval

กระบว่นิการในิการเล�อก IT Project การต่!ดส นิใจเล�อกโคืรงการ

IT project ต่�อง map เข�าส4� organization goals IT project ต่�องให้� MOV ท�#สามารถึต่รว่จสอบได� การเล�อกคืว่รอย4�บนิพั�+นิฐานิของการว่!ดได�ห้ลายว่ ธุ� เช้�นิ

tangible and intangible costs and benefits

various levels throughout the organization

Balanced Scorecard Approach

Reasons Balanced Scorecard Approach Might Fail

Nonfinancial variables incorrectly identified as primary drivers

ก2าห้นิดต่!ว่ว่!ดให้�ถึ4กต่�อง เป6าห้มายท�#ต่กลงใช้�ในิการปร!บปร�งนิ!+นิ ไม�ต่!+งอย4�บนิพั�+นิฐานิท�#ต่�องการ

ใช้�งานิจร ง ไม�ม�แนิว่ทางอย�างเป,นิระบบในิการ map เข�าส4� high-level goals ย!งคืงอาศึ!ยแนิว่ทางทดลองไป ห้าข�อผ ดพัลาดท�#เก ดข�+นิ แล�ว่ปร!บ

แก�ไข ไม�ม�การเช้�#อมในิเช้ งปร มาณีระห้ว่�างผลล!พัธุ/ท�#ไม�ใช้�ด�านิการเง นิก!บ

ผลล!พัธุ/ทางการเง นิท�#คืาดห้ว่!ง

MOV and the Organization’s Scorecard

จบห้!ว่ข�อ 2

คื2าถึาม ………..

chapter 2

Documents