Chalmers ”nya” internkommunikation

från masskommunikation till dialog och kommunikativa chefer

Hur jobbade gamla enheten Intern kommunikation

på Chalmers?

• Information i interna kanaler på beställning av andra

• Tillfrågades inte i strategiska kommunikationsfrågor

• Två omorganisationer av kommunikationsavdelningen

• Översta ledningen kommunicerade möjligen via intranätet

• Alla kände sig oinformerade och kommunikationsavdelningen otillräcklig

Chalmers kommunikationsorganisation

Digitala kanaler5 pers

Press och media4 pers

Marknadsrelationer10 pers

Profilering och event 11 pers

Intern kommunikation

5 pers

Kommunikation och marknad

avdchefTomas Nilsson

Kommunikationschefen ingår i:Chalmers översta LGAdministration och service LG

1 kommunikatör hållbarhet

Ca 25 institutions-/centrum-

kommunikatörer

Ca 8 styrkeområdes-kommunikatörer

Process Att kommunicera +

Samordnare styrkeområde

Centralt verksamhetsstöd

Lokalt verksamhetsstöd

Enheter

Avdelningen

Kommunikations-planering

Övriga centralta avdelningar inom verksamhetsstöd

17 institutioner, 8 styrkeområden, x antal centrum, 2 campus, bibliotek mm

Chalmers styrelse och ledning

Nu går vi från kanaluppdaterande till strategisk intern kommunikation

• Mer coachande och konsultativa mot chefer/ledare

• Vi försöker att inte säga nej till uppdrag/önskemål – vi säger ja, vi kan stötta/råda er men ni är utförarna

• Rör oss ute i organisationen för att bygga relationer och förstå huvudverksamheten

• Bättre på budskapsformulering

Men vi måste också ha koll på

det operativa för att bli inbjudna

till det str

ategiska

• Interna kanalerna fortfarande viktiga – intranätet används som verktygslåda/uppslagsverk

• HR och Kommunikation och marknad samarbetar – riggar t ex utbildningar i kommunikativt ledarskap

• Strategisk internkommunikationsplan godkänns årligen av Chalmers översta ledning

Nu går vi från kanaluppdaterande till strategisk intern kommunikation, forts

Nya interna kanaler med återkopplingsmöjligheter

Chalmers interna kanaler med

återkopplingsmöjligheter• Internt diskussionsforum

• Centralt internt nyhetsbrev – Chalmers JUST NU

• Chefsmöten och ett årligt strategimöte

• Interna bloggar på g

• Internkommunikationsråd och informatörsnätverk

• kvalitet@chalmers.se

Vad påverkar interna attityder?

7% interna kanaler

31% hur vi är organiserade

62% ledarskapet

Var gör man störst skillnad i arbetet med internkommunikationen?

Berghs School of Communication

Kommunikativa chefer

Ny kommunikatörsroll – även ny roll för cheferna• Kommunikatörens roll utvecklas - från enbart

produktion av information till också rådgivning/stöd

• Chefer behöver ta över kommunikationsansvaret och använda kommunikatören som ett bollplank

• Chefen är avgörande för framgångsrik intern kommunikation

Vad ska vi som internkommunikatörer

lägga vår tid på?

Nu går vi från informationsspridning till

meningsskapande kommunikation• Fokus på att kommunikationen ska ge önskade effekter

• Möten ska präglas av samtal och dialog kring verksamheten

• Kommunikation ska bidra till engagemang för organisationens gemensamma mål

• Betoning på meningsskapande kommunikation för att påverka attityder

• Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen och ledningens roll är att stödja cheferna

• Utveckla kommunikativ förmåga bland alla nyckelaktörer

• Integrerad kommunikation

Employer brandingcentral internkommunikation

kan bara göra så mycket…

Medarbetarna ÄR företaget!• Edelman Trust Barometern 2013 - hälften av de

tillfrågade anser att anställda skapar trovärdighet för ett företag

• Framgångsrika varumärken byggs inifrån och ut, med medarbetarna som nyckelaktörer

• En undersökning av Quicksearch och Straylight - ca 50% av medarbetarna på svenska företag och organisationer lever varumärket – vad gör de andra?!

Budskap – ETT Chalmers

Hur får man budskapen att gå genom hela organisationen?• Chefer som vidarekommunikatörer

• Omtyckta och använda kanaler

• Sprid i alla kanaler samtidigt

• Möten

• Kommunicera framgångsrika case/projekt

• Det enkla är det smarta!

• Om och om igen! Tjata!

Vilken effekt uppnår vi på Chalmers idag?

Nordisk Kommunikation

vad sägerChalmers riktlinjer för

kommunikation beslutad 2008-02-25

Utdrag ur Chalmers riktlinjer för kommunikation

Så långt det är möjligt ska den externa kommunikationen föregås av intern kommunikation och förankring.

Alla medarbetare vid Chalmers har ett kommunikationsansvar. 

Varje medarbetare vid Chalmers har ett ansvar att:• inhämta, förmedla och söka den information som krävs för verksamhetens

genomförande.• bidra till öppenhet och delaktighet genom kommunikation med kollegor, chefer,

studenter och externa grupper.• vara en god och professionell ambassadör för Chalmers.

Rektor/VD är ytterst ansvarig för informationsverksamheten och för att kommunikation inom Chalmers främjas. Rektor ansvarar också för att kommunikation används som strategiskt verktyg i Chalmers utveckling och för att nå verksamhetsmålen.

Prefekter, avdelningschefer eller motsvarande ansvarar för informationsverksamhet och för att kommunikation främjas inom den egna institutionen eller enheten. Kommunikation är en del av ledarskapet.

InternkommunikationUppdaterad plan för 2013-2014

målgrupper är Chalmers medarbetare och härvarande studenter

Syfte och uppdragETT Chalmers med välinformerade, engagerade och stolta

medarbetare och studenter som är nöjda med sin utbildningstid på Chalmers.

UppdragSäkerställa att budskap når fram inom Chalmers genom att skapa ett kommunikationsflöde som är tillförlitligt, av hög kvalitet och möjliggör för både information och återkoppling. Möjliggör mätning av informationsspridningen.• För kommunikation med studenter krävs samverkan med grundutbildningens

ledningsgrupp, institutioner, Student- och utbildningsavdelningen m fl. • För kommunikation med personal krävs samverkan med HR-avdelningen,

översta ledningen, IT-avdelningen m fl.

Utmaning och lösningUtmaning• Diversifierad verksamhet – geografiskt uppdelad, drivs i hög grad genom olika tvärfunktionella möten och grupperingar. • Mängden information som cirkulerar är mycket stor. • Kaskaderingen av information inom kommunikationskedjan fungerar olika väl inom olika delar av organisationen.

Sammantaget gör detta att vi idag har ett korsdrag av information på Chalmers med många avsändare och mottagare och en inte helt tillförlitlig ’spridningsfunktionalitet’. Gentemot studenter finns dessutom ingen uttalad ansvarsfördelning mellan högskolan och studentkåren.

Lösning• Enbart centrala kommunikationsinsatser räcker inte – chefer och medarbetare på alla nivåer måste dra åt samma håll.

– Ledarskapsutveckling – Institutionskommunikatörerna hjälper till att sprida interna nyheter – Nyttja existerande verksamhetsmöten (t ex prefektmötet, chefsdagen, strategimötet och Rektor i RunAn)

• Chalmers ledning måste stå bakom den interna kommunikationsplanen – de prioriterade interna budskapen/områdena ska föras ut i så många sammanhang som möjligt.

• All information är inte lika viktig – prioritera budskap och bygg extra tungt kring de prioriterade interna budskapen/områdena.

• Vi är idag för beroende av envägs masskommunikationskanaler – komplettera med kanaler som tillåter direkt kommunikation för att skapa kraftigare utväxling.

• Forma ett kommunikationskontrakt mellan studentkåren och högskolan och tydliggör vilken verksamhet inom Chalmers som ansvarar för vilken information till studenter.

Olika typer av målkommunikation är en av flera insatser som krävs för att nå organisationens mål

Organisationens mål

Interna kommunikationsmål

Alla ska veta att PVU:n

finns, känna till

dess innehåll och förstå syftet

med den

Gemensamma mål

= Chalmers PVU

Prioriterade områden Budskap Målgrupper Samverkan

Chalmers visionChalmers styrkeområden

1a. ”Chalmers - för en hållbar framtid” 1b. Chalmers åtta styrkeområden

MedarbetareStudent

LedningenKommunikationStudentkåren

Gemensamma mål/PVU• Excellent forskning• Utbildning i världsklass• Effektivt nyttiggörande• Utmärkt intern miljö

2a. Chalmers arbetar utifrån Prioriterad VerksamhetsUtveckling (PVU) och det är den som styr Chalmers prioriteringar2b. Hur och varför ska vi arbeta med den prioriterade verksamhetsutvecklingen

MedarbetareStudent

LedningenKommunikationStudentkåren

GruLGs interna kommunikation

3a. Närmast berörda av HSVs utvärdering ska kunna ta del av resultat och få insikt i konsekvenserna utvärderingen har för framtiden3b. Kommunikationen från GruLG ska spridas effektivt till de som behöver ta del av den för sitt arbete eller sina studier

Medarbetare Student

GruLGKommunikationStudent-/utb.avd.Studentkåren

Campusutveckling 4. Aktiviteter/byggen på Chalmers campus ska kommuniceras för att stärka bilden av Chalmers som en attraktiv mötesplats

Medarbetare StudentOmkringboende

LedningenFastighetsägarnaJSP, LSP

Ledarskap- Ledningsstrukturen- Ledarskapet

5a. Kommunikation är en mycket viktig del i ett gott ledarskap 5b. Det finns stöd för chefer i deras kommunikation5c. Chalmers ledningsprocess är väl utvecklad

Chefer/ledare LedningenKommunikationHR

Processorientering 6a. Chalmers har ett antal väl definierade huvud- och stödprocesser 6b. Närmast berörda av resp process görs delaktiga i utvecklingen

MedarbetareStudent

LedningenProcessledningenKommunikation

Sak

frågo

r/del

mål

från

PV

U:n

Öve

rgrip

ande

ko

mm

unik

atio

n

Övergripande prioriterad intern kommunikation/budskap 2013

Rektor LedningsgruppPrefekt/AoS-avdchef/

Admchef/kårrepr/Komm/UoL/SOL

Enhetschef/Avdchef/Gruppchef Medarbetare

Chalmers interna kommunikationskedjamålgrupp medarbetare

Avs

ända

re

Mot

taga

re

1 2 3 4

Primärt strategisk nivå Primärt operativ nivå

Masskommunikation – ger kännedom om vision/övergripande mål och kan leda till diskussion men leder inte till handling (t ex ”Rektor i RunAn”)

Direkt 2-vägs kommunikation/återkoppling – leder till handling då den bryter ner vision/övergripande mål på avdelnings-/enhets-/individnivå

Mycket viktiga vidarekommunikatörer

Masskommunikation vs översatta budskap

Nordisk Kommunikation

Uppföljning & mätningar• Undersökning internt 2013

– samt frågor om interna kommunikationen i den NMI som HR planerar– samt frågor om interna kommunikationen i de varumärkesintervjuer som

genomförs under vt13

• Mätningar av trafik till Insidan och Studentportalen samt rektors nyhetsbrev via Google Analytics och Apsis (året runt)

• Korta intervjuer med mötesdeltagare efter större verksamhetsmöten (t ex Rektor i RunAn)

• Regelbundna avstämningar med informatörsnätverket och internkommunikationsrådet

• Återkoppling till kvalitet@chalmers.se, insidan@chalmers.se, studentportalen@chalmers.se och på internt diskussionsforum

Ansvarig för Chalmers centrala internkommunikation

Frida BöråsEnhetschef                                       Intern kommunikationKommunikation och marknad+46(0)31 772 22 90frida.boras@chalmers.se