Plan de Manejo de Emergencias en Unidades de Informacin ante Situaciones de Desastres.

Definiciones (Haines, 2002)

DefinicionesEquipo de respuesta (desastre):Personas adiestradas para trabajar en situaciones de emergencias, los cuales conocen el plan de su unidad para este tipo de situacin.Fase de Prevencin: Investigar qu elementos suponen un riesgo para las colecciones, para tomar las medidas necesarias para corregirlas.

Definiciones

Pasos a seguir en la preparacin de un plan de desastres.

Elements of a library disaster

Tomado de la presentacin DISASTER PREPAREDNESS, RESPONSE & RECOVERY CAL pre-conference Nov. 9 2006 Posibles causas para que ocurra un desastreDesastres naturalesTormentas tropicalesHuracanesInundacionesFuegosTerremotos

Desastres provocados por el ser humanoAguaContaminacin biolgicaActos terroristasProblemas de construccinFallas elctricasExplosinEscapes de gas

FuegosErrores humanosRobosDesastres nuclearesHumo txicoGuerra

Componentes de un Plan de DesastreFaseContenidoPrevencinEvaluacin de riesgos LugarEvaluacin de riesgos FacilidadesHistoria de la institucinPlanificacinGrupo de emergencia (desastre)Plan de comunicacinPrioridades de rescateSeguroAdiestramientos y prcticaEquipo y recursosRespuestaRespuesta inicialRespuesta minuciosaRecuperacin ColeccionesServiciosNorton, 2008Fase de PrevencinEvaluacin de riesgoExteriorEdificiosLocalesSeguridadProteccin de fondos valiososProteccin contra incendiosProteccin contra inundacionesProyectos de construccin y reformasRespuesta ante siniestros y emergencias Cabeza, 2007Ventajas de la prevencin:Mitigacin de daos.

La emergencia puede ser en menor escala si los miembros del equipo estn preparados para actual inmediatamente.

Los daos pueden limitarse aun si el desastre es en gran escala.Procedimientos especficos para la prevencin y mitigacin de los daos:Mantenimiento regular del edificio y condicin de la coleccin.Buen sistema de proteccin contra incendios.Mantener un inventario de la coleccin.Mejorar el almacenamiento de la coleccin.Procedimientos de seguridad buenos.

Procedimientos especficos para la prevencin y mitigacin de los daos:Distribucin de responsabilidades cuando se responde a la emergencia.

Determinacin ante el probable desastre.

Descubrir los recursos disponibles. Akhtar, (2008)Fase de PlanificacinCrear un plan para el manejo de emergenciasAsignar responsabilidades.Comit de emergencias, seguridad y desastres.Se encarga del estudio, planificacin y control.Equipo de emergencias de biblioteca y brigada de rescate.Interviene directamente en caso de desastre.Fase de PlanificacinDeterminar los objetivos y el alcance del plan.Establecer un calendario y plazos aproximados de actuacin.SimulacrosAdiestramientos a todo el personal.

Coordinador de emergencias.Debe conocer bien la estructura administrativa, los centros, las colecciones, instalaciones, y problemas de los centros.Si es una biblioteca universitaria debe ser parte del comit de emergencia de la institucin.Equipo de EmergenciasCoordinar Evaluar la situacinTomar decisionesDocumentar el procesoInformar a los administradoresActuar como puesto de mando

Fase de RespuestaConocer los riesgos posibles.Montar la cadena de comunicacin.Verificar los daos, una vez el rea sea segura.Velar por la seguridad del personal.Asegurar el rea.

Brigada de rescateDebe estar constituida por personal bibliotecario.Son los primeros en entrar luego de la emergencia y el lugar est seguro.Son los encargados de cotejar los daos a la coleccin y el manejo de los mismos a lugares ms seguros.Orden de prioridades en la operacin de rescate:Seguridad a la vida humana.Record y equipo.Rescatar la coleccin y rehabilitacin del edificio.Rescatar los objetos de gran importancia.Ayudar al conservador.Manejo cuidadoso y rescate.Fase de RecuperacinProveer la continuidad de los serviciosRestaurar las colecciones.Crear e implementar un plan para procesar el material que regresar a las colecciones.El tiempo de recuperacin puede ser corto o largo dependiendo del tipo de desastre.Reconocer el esfuerzo de las personas una vez terminada la emergenciaQu debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres?IntroduccinAgradecimientosTipos de emergenciasComposicin del comit y responsabilidadesComposicin del equipo de emergencias de bibliotecas y responsabilidadesCadena de comunicacin y telfonos de contactoNormas de actuacin en caso de emergencia

Qu debe incluir el plan escrito de emergencias ante desastres?Protocolo a seguir ante el siniestro en la bibliotecaProcedimientos de evacuacin y salvamento por materiales y daosSuministros y localizacinPlanos y prioridadesPoltica de distribucin de copias del planLista cotidiana de control de riesgosSeguroAnlisis de los hechosApndices

Estrategias que debe utilizar un administrador para el xito del planReunirse con jefes de otras unidades.Establecer compromiso personal y credibilidad.Use su preparacin y experiencia.Envolvimiento en actividades constructivas y de consenso.Coordine no controle.Establecer relaciones con los medios.Crecimiento profesional constante.Establece una red profesional.La tenacidad es esencial. Drabeks (1987) citado por Alire (2000)10 tcnicas para un buen manejo ante un desastre.Entender las diferencias entre, necesidades y demandas relacionadas al agente y necesidades y demandas generadas por la respuesta.Llevar a cabo funciones genricas adecuadamente.Movilizar el personal y los recursos.Involucrar apropiadamente la delegacin de tareas y divisin del trabajo.Permitir un proceso adecuado de informacin. 10 tcnicas para un buen manejo ante un desastre.Permitir la toma de decisiones.Desarrollar la coordinacin.Integrar nuevos mtodos con los ya establecidos.Proveer a los medios con la informacin adecuadaTener un centro de comando adecuado y funcional. Quarantelli (1997) citado por Alire (2000)

ConclusinToda unidad de informacin debe contar con un plan de manejo de emergencias ante situaciones de desastres, para de esta manera tener una gua clara de lo que se va hacer ante la eventualidad que surja este tipo de situacin. Cada miembro de la Unidad de Informacin debe estar claro de las responsabilidades que van a tener ante una situacin de emergencias, y sobretodo el administrador debe estar seguro de lo que va a realizar ante esta eventualidad. ? Preguntas ?

ReferenciasAkhtar, K. (2008). Preparation of Disaster Mangement Plan for Libraries, Archives and Museums, Recuperado de la base de datos de WilsonWeb Pak Libr Inf Sci J 39 no2 Je 2008Alire, C. (2000). Library Disaster Planning and Recovery Handbook. Neal-Schuman Pubishers, Inc. New York.Cabeza, A. (2007). Emergencias y desastres en bibliotecas universitarias: prevencin y planificacin de la respuesta. Recuperado el da 18 de octubre de 2009 de http://eprints.rclis.org/archive/00011479/Haines, J. (2002). A Disaster Preparedness Plan for Small Public Libraries, 2002ReferenciasMuir, A. and Shenton, S. (2002). If the Worst Happens: The Use and Effectiveneness of Disaster Plans in Libraries and Archives. Library Management; 2002; 23, 3; ABI/INFORM Global, pg.115Norton, J. (2008) Nuts and Bolts of Writing a Disaster Plan. Recuperado de la Base de datos WilsonWeb OLA Q 14 no4 Wint 2008Verezoza, A. (2009). Counter-Disaster: Planning, Response and Recovery. Presentacin dada en Ateneo de Zamboaga, 5 y 6 febrero de 2009. Recuperado el da 18 de octubre de 2009 de http://www.slideshare.net/verzosaf/counter-disaster-planning-response-and-recovery-1232053

Gracias por su atencin