DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES Y CIENCIAS SOCIALES

CARRERA DE RELACIONES PÚBLICAS

“Taller de Organización de Eventos Ceremonial y Protocolo”

Profesor: Dr. Diego Monasterio

Integrantes:

• Coggiola Noelia Andrea

• Yatzky María Celeste

• Andrada Daniel

2

Índice

Introducción ................................................................................................................ 4

Objetivo general .......................................................................................................... 5

Objetivos específicos: .................................................................................................. 5

Agenda de trabajo ........................................................................................................ 5

Plan de contingencia ................................................................................................... 7

Invitaciones ................................................................................................................10

Difusión ......................................................................................................................10

Disposición del auditorio y organización del evento ................................................. 11

Ubicación durante las conferencias: .................................................................................... 13

Disposición de las mesas ..................................................................................................... 14

Coordinación general .................................................................................................15

Coordinación operativa: .................................................................................................. 15

� Servicio médico ...................................................................................................... 15

� Servicio de seguridad ............................................................................................. 16

−−−− Mapa de Sitio: ........................................................................................................ 16

Coordinación de administración: ................................................................................. 16

Coordinación de Ceremonial y Protocolo ..................................................................... 17

Coordinación en comercialización y difusión: .............................................................. 17

Agenda Seminario: 1º día ......................................................................................17

Primera conferencia: ....................................................................................................... 17

Segunda conferencia ....................................................................................................... 18

Workshop: ..................................................................................................................18

Tercera conferencia ......................................................................................................... 19

Cuarta conferencia .......................................................................................................... 19

Agenda Seminario: 2º día ......................................................................................... 20

3

Primera conferencia ........................................................................................................ 20

Segunda conferencia ....................................................................................................... 21

Workshop: ..................................................................................................................21

Tercera conferencia ......................................................................................................... 22

PROGRAMA DE ACTIVIDADES PARA ACOMPAÑANTES ................................. 23

Evaluación ................................................................................................................. 24

ANEXO……………………………………………………………………………………….25-33

´

4

Denominación de la actividad

Seminario sobre: “Crisis management y estrategias comunicacional en accidentes Industriales

con impacto ambiental, laboral y comunicacional.”

Introducción

La intendencia de la ciudad de San Carlos de Bariloche, Provincia de Río Negro, Rep. Argentina,

propone un seminario sobre la aplicación de las diferentes herramientas del área de relaciones

públicas aplicadas a las crisis institucionales con impacto en los diversos planos. La actividad está

destinada a miembros y dirigentes de diferentes organizaciones y a profesionales de Relaciones

Públicas, Comunicación, Ingeniería y profesionales de áreas relacionada con los tópicos.

A partir de diversas situaciones de crisis institucionales, es necesario estar preparados para

enfrentarlas. Las primeras horas y la primera semana son claves para la toma de decisiones en

momentos de stress y de datos desencontrados.

Es por ello, que mediante este evento queremos que los profesionales de Relaciones Públicas

conozcan cuáles son las estrategias comunicacionales con los que cuentan y hagan uso de las

herramientas que ponen a disposición las Relaciones Públicas, y que sepan la importancia que

significa para mejorar de esta manera el cumplimiento de los objetivos de las instituciones a las

que representan.

Por tal motivo, la intendencia de San Carlos de Bariloche organiza el seminario de dos días a

realizarse el 25 de noviembre del corriente, en el Hotel Llao Llao de la Ciudad de San Carlos de

Bariloche, Provincia de Río Negro que se extenderá desde las 8.00 hs. hasta las 19 hs. Al término

del mismo se llevará a cabo una Cena de Gala a la cual asistirán invitados de honor e invitados

especiales.

Para el evento se contará con una capacidad límite de 180 personas. Se solicitará el auspicio de

Telmex, Tenaris Siderca, Banco Patagonia, Consejo profesional de RRPP, Gobierno Nac. De Río

Negro y Aerolíneas Argentinas.

Por todo lo expuesto, se ha conformado la organización de las distintas áreas de coordinación

establecidas, con el fin de planificar la organización total del evento. La realización integral del

seminario será coordinada por la Sra. Coggiola Noelia, la Sra. Yatzky María Celeste y el Sr.

5

Andrada Daniel en representación de la intendencia de San Carlos de Bariloche, cuyo anfitrión es

el Intendente Cascón Marcelo.

Objetivo general

Esta actividad estará destinada a brindar al auditorio las conductas a llevar y maneras de proceder

ante las diversas crisis que se puedan presentar, tanto en la parte de comunicación como en la

parte operativa- además, brindará al auditorio los beneficios y ventajas que se pueden percibir si

se cuenta con la participación de profesionales de las Relaciones Públicas en las instituciones a

las que pertenecen, permitiéndole un mejor conocimiento del valor agregado que este campo

puede aportar a las mismas.

Objetivos específicos:

� Que el auditorio tome conciencia del alcance de las Relaciones Públicas hoy en día.

� Que el auditorio conozca las herramientas que poseen las Relaciones Públicas para ponerlas

en práctica en el momento de crisis.

� Que mediante los talleres brindados en el seminario se puedan dilucidar diferentes alternativas

d acción.

Agenda de trabajo

CRISIS MANAGEMENT Y ESTRATEGIA COMUNICACIONAL DE CRISIS.

“Accidentes industriales con impacto ambiental, social, laboral y comunicacional.”

Bariloche, Rio Negro, 25 y 26 de Noviembre 2010

Cronograma de Actividades: JUEVES 25 DE NOVIEMBRE 2010

HORARIO CHARLAS 8:00 A 9:00 HS ACREDITACION DE PARTICIPANTES 9:00 a 9:30 HS BIENVENIDA- GOBERNADOR DE RIO NEGRO- MIGUEL SAIZ 9:30 A 10:00 HS

APERTURA OFICIAL DEL SEMINARIO MARCELO CASCON ( INTENDENTE DE BARILOCHE)

10:00 A 10:30HS

Ponencia : NILIA MANSO RIVERA Maestría en Comunicación-Especialidad en Relaciones Públicas CASO LAPA

Tema: : PROPUESTA DE UN NUEVO MODELO PARA MENEJAR CRISIS DE REPUTACIÓN PARTIENDO DE LA RESILIENCIA EN RELACIONES PÚBLICAS-

11:00 A 11:30 COFFE BREAK 11:30 A 12:30HS

Ponencia: ENRIQUE PIÑEYRO- ex comandante de LAPA. Actor de la película “Whisky, Romeo y Zulú CASO 1: LAPA Tema: “El espacio aéreo y el profesionalismo ”

12:30 A 13:00HS

TALLER ¿Como actuaria usted ante una crisis institucional?

6

16:00 A 17:00 HS

Ponencia: Héctor HERETER CASO 2: BRITHIS PETROLEUM

Tema: LAS SEMILLAS DE UN DESASTRE PETROLERO-Un caso de Responsabilidad

Social Empresarial que repercute en las Relaciones Públicas.

17:00 a 18:00 HS

Ponencia: GUSTAVO F. PROTOMASTRO- Lic. En Biología y Máster en Ingeniería y Gestión Ambiental. CASO: BRITHIS PETROLEUM Tema: evaluación del impacto ambiental ante una crisis

18:00 HS CIERRE DEL PRIMER DIA DE SEMINARIO

VIERNES 26 DE NOVIEMBRE 2010

14:00 A 15:00 HS

Ponencia: DR. PAUL CAPRIOTTI (Dr. En Ciencias de la comunicación y Lic. En comunicación social “La comunicación en momentos de crisis” Identidad corporativa y repercusión en los

medios.

15:00 A 16:30HS

ENTREGA DE PRESENTE PARA LOS EXPOSITORES y CIERRE DE SEMINARIO- ENTREGA DE CERTIFICADO PARA LOS PRESENTES.

22:00 HS CENA DE GALA

13:00 A 16:00 HS

ALMUERZO

HORARIO CHARLAS 9:30 A 10:00 HS

Ponencia: JOSE MIGUEL SANCHEZ C. Ingeniero Comercial y Magister en Economía de la Pontificia Universidad Católica de Chile. Máster y Doctor en Economía e la Univ. of Minnesota. Profesor e Investigador del Departamento de Economía de la Universidad de Chile. CASO 3: “ MINERA CHILENA SAN ESTEBAN” Tema: "EL accidente de los 33 mineros y su efecto en la sociedad"

10:00 A 11:30 COFFE BREAK 10:30 A 11:00HS

Ponencia: Adriana Amado Suárez Doctora en Ciencias Sociales (FLACSO). Magíster en Comunicación Institucional (UCES). Posgrado en Medios y Opinión Pública (FLACSO) Tema: Cómo enfrentar una situación de conflicto ante los medios de comunicación.

11:00 A 12:00HS

Taller: Como hacer un plan de comunicación exitoso. ¿Estas preparado para ser entrevistado por un medio de comunicación?

12:00 A 14:00 HS

ALMUERZO

7

Plan de contingencia

Hemos desarrollado un plan de contingencia acorde a nuestro evento, presupuesto y personal.

En cuanto al uso de los procedimientos alternativos al orden normal de nuestro evento, en el caso

de que alguna de las funciones a llevar a cabo se viese dañada por una eventualidad, tanto

interna como externa

1. Los objetivos del plan de contingencia del evento se basan en cumplir con lo siguiente:

• Evaluar, analizar y prevenir los riesgos que puedan presentarse en dicho evento

• Capacitar a todo nuestro personal en prevención de riesgos y entrenamientos en acciones de

respuestas ante los diversos escenarios que puedan sucederse.

• Contar con los procedimientos y materiales a seguirse durante las operaciones de respuesta a

la contingencia.

• Reducir o minimizar cualquier tipo de daños que puedan ocasionar perdidas en lo económico,

como también a la imagen del evento en cuestión.

• Evitar o mitigar las lesiones que las emergencias puedan ocasionar a nuestro personal y a

terceros.

• Evitar o minimizar el impacto de los siniestros sobre la salud y el medio ambiente.

• Otros

2. Infraestructura: El evento se llevara a cabo en el Hotel Llao llao, salón Bustillo El lugar cuenta

con capacidad para 205 personas. con una superficie de 320 m2 y altura de 5.60 mts. Posee

iluminación y climatización correspondiente para dicho evento. Además de tener todas las

normas de seguridad e Higiene que requiere la Municipalidad de San Carlos de Bariloche. La

mayor parte de la estructura es leño con revestimiento de yeso. El recinto donde se llevará a

cabo el evento cuenta con escaleras, y tres puertas de acceso, además de ventanales en vidrio

en su alrededor. Se adjuntará los planos de edificación correspondientes.

3. Identificación de Riesgos Potenciales:

• Riesgos Organizativos y Humanos: falta de proveedores de servicios informáticos, de servicios

de catering, de personal operativo de apoyo, de personal de seguridad. Inconvenientes con los

transportes aéreos y/u otros. Contrariedades en la acreditación de los invitados. Baja de algún

expositor. Complicaciones en el Hotel que provoque la reorganización del evento en cuestión.

La no concurrencia de los invitados y expositores al evento. Incidente o lesión de cualquier

magnitud sobre algún invitado, expositor y personal de la organización.

8

• Riesgos Técnicos: Inconvenientes con la iluminación. Percances en el sistema de audio del

auditorio. Contratiempos con el sistema informático utilizado. Accidentes que provoquen algún

incendio dentro del lugar. Dificultades eléctricos o en los servicios sanitarios. Dificultades con la

calefacción o ventilación del recinto.

4. Métodos de protección

• Medios Organizativos y Humanos: Para la falta de algún proveedor se llevara a cabo un intenso

seguimiento para cada uno de éstos. Se llamara con días de anticipación para estar al corriente

sobre su trabajo y se pedirá que estén en el lugar del evento con 5 horas (aprox.) de

antelación. En las acreditaciones los ordenadores estarán cargados con la base de datos

correspondiente. Además las bases de datos estarán en diversos soportes (como CD y

netbook e impresas) en caso que las computadoras principales no funcionen. Con respecto a

las lesiones o incidentes que puedan ocasionarse estará a disposición botiquines y personal

capacitado de primeros auxilios.

• Medios Técnicos: Horas antes del comienzo del seminario Se observará que estén los

siguientes equipos en condiciones y listos para ser utilizados en caso que se necesiten:

alarmas, equipos contraincendios, luces de emergencia, señalización indicando salidas de

emergencia, ubicación, etc. Equipo electrógeno, equipo de audio y sonido con un buen

funcionamiento, vestimenta de los asistentes, mesas, sillas acordes a lo prefijado, soportes

técnicos como computadoras, WiFi, etc.

• Convocatoria: En caso de inconvenientes con los expositores, invitados y/o vuelos de las

aerolíneas se preverá que los expositores estén en el lugar (para este caso Bariloche) con un

día de anticipación. Al igual que los invitados que necesiten un traslado mayor a 5 horas.

Igualmente se calculará y tendrá en cuenta:

� Fecha y horarios de los vuelos.

� Pasajes alternativos en caso de cancelación de las aerolíneas y/u ómnibus

� Situación vial de rutas

� Hospedaje alterno. Se tienen en cuenta 2 hoteles alternativos

• En caso de inasistencia de algún expositor, contaremos con un trabajo de investigación

realizado por nuestro personal. El mismo tendrá imágenes e información acerca del tema a

abordar (dependiendo de qué conferencia sea). El material estará dispuesto en caso de

cualquier eventualidad. Cada una será continuada por un video interactivo en el que la

personalidad ausente resume las ideas principales y puntos de vista.

5. Organización de seguridad. (Según los riesgos nombrados)

9

Bomberos: División Central de Alarma - Tel: 100 Onelli 1520 - Tel: (02944) 422828

Policía: Comando Radioeléctrico - Tel: 101

Comisaría Centro Cívico - Tel: (02944) 422772

Hospital Zonal:

Emergencias - Tel: 107 Moreno 601 - Tel: (02944) 426119

Cooperativa de Electricidad Bariloche Ltda.: Línea Gratuita: 0800-222-3532 Vice Alte. O'Connor 730 - Tel: (02944) 526100

Secretaría de Turismo:

Centro Cívico - Tel: (02944) 429850

Dirección de Vialidad Nacional: Elflein 915 - Tel: (02944) 422375

Defensa Civil:

Emergencias - Tel: 103 Tel: (02944) 440203

SPLIF:

(Servicio de Prevencion y Lucha contra Incendios Forestales) La Paz esq. Otto Goedecke - Tel: (02944) 437417

Prefectura Naval:

Emergencias - Tel: 106 Elordi 219 - Tel: (02944) 422

• Primeros auxilios

1. Evaluar la situación para saber cuál es la gravedad del

asunto e Informar de inmediato al coordinador del evento.

1. Conocer la ubicación de los botiquines y del personal

capacitado para estos casos.

2. Brindar los primeros auxilios a los heridos que lo

necesiten.

3. En caso de gravedad evacuar a los heridos a los

establecimientos de salud más cercanos a las

instalaciones.

• Contra incendios

Actuar de inmediato haciendo uso de los equipos contra

incendio (extintores). Iniciado el fuego se evaluará la

situación, la cual si es crítica informará de inmediato para

que se tomen las acciones de evacuación del

establecimiento y se adoptará las medidas de ataque que

considere conveniente para combatir el siniestro. Al arribo

de la Compañía de Bomberos informará las medidas

adoptadas y las tareas que se están realizando, entregando

el mando a los mismos y ofreciendo la colaboración de ser

necesario.

• Plan de Evacuación

1. Comunicar de manera inmediata al coordinador del inicio del proceso de evacuación.

2. Reconocer las zonas seguras, zonas de riesgo y los trayectos de evacuación de las

instalaciones a la perfección.

3. Abrir las puertas de evacuación del lugar inmediatamente si ésta se encuentra cerrada.

4. Dirigir al personal y visitantes en la evacuación de las instalaciones.

5. Verificar que todo el personal y visitantes hayan evacuado las instalaciones.

6. Conocer la ubicación de los tableros eléctricos, llaves de suministro de agua.

10

• Medios Humanos: Se contará con personal de seguridad, personal de bomberos, ambulancias

a disposición y para médicos. Personal de apoyo para las diversas actividades.

• Directorio telefónico de emergencia: Con el fin de tener una comunicación efectiva en el

desarrollo normal del evento o en caso de Emergencia, el listado de teléfonos estará a

disposición en lugares estratégicos

Invitaciones 1

Invitados de honor y especiales

• Se enviará un sobre protocolar, conteniendo la tarjeta de invitación a cada uno de los invitados,

y la invitación de la cena de gala a realizarse el día de cierre del seminario.

Los expositores

• Serán convocados con dos meses de anticipación, enviando a ellos una nota institucional de

invitación. A quince días del evento será enviada la tarjeta de invitación para recordar la

asistencia de los mismos. Adjuntando la invitación a la cena de gala.

Profesionales de las carreras, directivos de las diversas organizaciones, y auditorio en general.

• Se utilizará una base de datos y se remitirá una invitación estándar, la cual servirá como

elemento de difusión y posterior inscripción.

Una vez realizada la inscripción y su correspondiente pago, se confirmará la pre-acreditación.

Difusión

La difusión se efectuará por los siguientes medios

Medios Electrónicos: Internet

� www.rrpp.org.ar (Página oficial del Consejo Profesional de Relaciones Publicas de la

República Argentina)

� www.rrppnet.com (Primer portal de RRPP)

� www.relacionespublicas.com (Portal de Revista Imagen, dedicada a la Comunicación y las

Relaciones Institucionales).

� www.conferenciarrpp.blogspot.com (Blog dedicado para interacción de Relacionistas Públicos y

Comunicadores).

� www.bariloche.gov.ar Sitio Institucional del gobierno de San Carlos de Bariloche.

� Twitter y Facebook.

1 Ver anexo con modelos.

11

Medios Gráficos:

� Gacetilla de prensa a los diarios cronista, La nación. Y clarín. Durante dos Martes y Jueves

consecutivos. (Seleccionados diarios con diversas posturas y lectores, aquellos días más leídos

por ejecutivos y profesionales, según estadísticas).

� Publicaciones en revista Imagen durante el número de revista del mes de noviembre.

� Grafica en vía pública sobre el seminario en CABA y Bariloche

� Cartelera en el Consejo Profesional de Relaciones Públicas

Medios Audiovisuales:

� Programa televisivo Maquiavelo (canal magazine)

� Espacio publicitario en Tv abierta (Telefe y Canal 13)

Disposición del auditorio y organización del evento

Lugar: Salón Bustillo Hotel Llao Llao. Capacidad para 208 personas, en disposición de platea.

Superficie de 320m2.

Prueba de Sonido:

� Micrófonos dinámicos (con cable).

� Micrófonos inalámbricos (utilizados para una mayor comodidad de los expositores)

Prueba de Equipo de Proyección:

� Verificación del funcionamiento del cañón y prueba de sustitutos.

� Señalización propia del evento, banner en la puerta de entrada del auditorio y en el puesto de

acreditación.

Disposición del auditorio:

Colocación del puesto de acreditación e informes con el

material correspondiente en el lobby del salón. Las

acreditaciones se realizarán 1hora antes del comienzo. Habrá

10 asistentes para acreditar 5 computadoras especialmente

preparadas con la base de datos ya analizadas. Una vez acreditada la persona se le hará entrega

de la credencial correspondiente con un cordón identificador (cortesía de TELEMEX) y se

entregará una carpeta la cual se adjunta:

� Contenidos del evento: cronograma con los expositores, temática a tratar, los horarios

contemplado para cada caso y breck’s a efectuar.

12

� Cuadernillo para apuntes con el diseño del seminario y los auspiciantes que estarán presente

en nuestro encuentro.

� Marcadores y biromes cortesía de la Hotel Llao Llao.

� Al finalizar el evento se entregará un DVD con los expositores y trabajo grupal realizado

Ubicación de puestos:

� Apertura:

EXPOSITORES E INVITADOS ESPECIALES

.

PARTICIPANTES EN GENERAL

El Señor intendente de la ciudad de San Carlos de Bariloche Marcelo Cascón dará la palabra de

bienvenida al auditorio dando lugar a la apertura del seminario. A continuación, presentara al

primer expositor La señora magister Nilia Manso Rivera.

� 0: El Señor Intendente de la Ciudad de San Carlos de Bariloche, Marcelo Cascón.

� 00: El Señor Gobernador de la Provincia de Río Negro Miguel Saiz.

� 1: El señor Pte. del consejo de RRPP Lic. José Luis Papa.

� 2: La Sra. Magister Nilia Manso Rivera.

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10

Estrado

2 00 0 1

Atril

PANTALLA

Bandera de S.C: de Bariloche

Bandera de Ceremonia Nacional

13

Ubicación durante las conferencias:

EXPOSITORES E INVITADOS ESPECIALES

PARTICIPANTES EN GENERAL

Se fijara un área para los invitados especiales en las primeras filas del auditorio. Las restantes

ubicaciones de estas filas, serán reservadas en caso que alguno de estos invitados llegue ya

comenzada la ceremonia. Los mismos serán ubicados según la precedencia que corresponda.

El resto de los participantes se ubicarán en las siguientes filas, de manera aleatoria.

Orden general de precedencia de expositores por orden alfabético de sus apellidos.

1. AMADO SUAREZ ADRIANA (expositor)

2. CAPRIOTTI PAUL(expositor e invitado especial)

3. CORTEZ ALGARA VICTOR(rector general de TELMEX ARGENTINA)- invitado

4. HELETER HECTOR(expositor)

5. MANSO RIVERA NILIA(expositor)

6. NORIEGA GUILLERMO( director Gral. de TENARIS para América. del Sur)- invitado

7. PIÑIEYRO ENRIQUE(expositor)

8. PROTOMASTRO GUSTAVO F.(expositor)

9. RECALDE MARIANO (PTE. DE AEROLINEAS ARGENTINAS)- invitado

10. SANCHEZ C. JOSE MIGUEL( expositor)

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10

Estrado

Atril

PANTALLA

Bandera de S.C: de Bariloche

Bandera de Ceremonia

14

Ubicación Cena de Gala:

� Salón Cena de Gala: Salón Tronador -Hotel Llao Llao.

- Organización de mesa imperial estilo francés mixta y satélites.

- Definición de puestos de acuerdo a precedencias.

- Verificación de mantelería y vajilla.

- Prueba de sonido (audio y micrófono) en salón donde se realizara la entrega menciones

especiales.

En el caso de los asistentes a esta cena se ha decidido participar a:

� Invitada de Honor

� Invitados Especiales

� Expositores

Disposición de las mesas

La misma estará fijada en función de los cargos y el orden de precedencia establecido.

Precedencia Mesa Imperial

• C0: Anfitrión: Sr. Intendente de la ciudad de San Carlos de Bariloche Doctor Marcelo Alejandro

Cascón.

• C00: Invitado de honor: El Señor Gobernador de la provincia de Rio Negro Dr. Miguel Saiz • C1: Señor Presidente del consejo de relaciones publicas Lic. José Luis Papa

Mesa Principal Imperial

7

9

8

4

2

6

1

5

3

C1 D0 C00 C0 D00 C2

Atril

D1 D2

15

• C2: Señor Dr. Paul Caprriotti • D0: Señora. Del Sr. Intendente de la ciudad de San Carlos de Bariloche • D00: Sra. De Sr. gobernador • D1: Sra. Del Sr. presidente del consejo RRPP • D2: Sra. del Dr. Paul Capriotti

Mesas Satélites:

Las mesas satélites estarán ordenadas en base a criterio de orden por alfabeto de sus apellidos.

Ya que la mayoría de los invitados a la cena de gala no están en representación de ninguna

institución en particular, se decidió ordenar las ubicaciones de las mesas satélites por orden

alfabético de sus apellidos (de lo contrario se hubiera utilizado el ordenamiento alfabético según

las empresas a las cuales representan)

Coordinación general

Se encargará de dirigir, organizar, gestionar, coordinar y controlar eficientemente las diferentes

áreas que permitirán llevar a cabo el evento con éxito.

Coordinación operativa:

El auditorio dispone de la técnica necesaria para el desarrollo de la actividad, pero de cualquier

manera se tomaran medidas de precaución en caso que surjan imprevistos. Se tendrán en cuenta

materiales como micrófonos, cañones, Notebooks, cables, enchufes, herramientas, etc. Todo el

material que allí se dispondrá, tendrá un responsable especializado a cargo, a fin de evitar

inconvenientes.

Se dispondrá de material introductorio con información general acerca del desarrollo de la jornada

donde se detallará un cronograma específico.

Se entregarán certificados de asistencia a los participantes y presentes para los expositores,

invitados especiales y de honor.

Todo lo referido a refrigerios durante el seminario y cortes previstos, estará a cargo del Hotel

previa selección. Se dispondrá personal que verifique el correcto desenvolvimiento y cumplimiento

de los mismos.

� Servicio médico

En la firma del contrato del servicio consta que el Hotel incluye el servicio de asistencia médica.

Cubre tanto a los participantes como a los organizadores. Adicionalmente, como se especifica en

el plan de contingencia, se contratará asistencia médica durante el desarrollo del evento.

16

� Servicio de seguridad

Contamos con la seguridad provista por el hotel. Esta prevista la adición de personal de seguridad

teniendo en cuenta la magnitud de los invitados y para la seguridad del material y equipos a

utilizar durante el evento.

−−−− Mapa de Sitio:

• Recepción del hotel.

• Ubicación del puesto de recepción/acreditación. Sector Business Center.

• Sector de Coffe Break/Buffet.

• Indicación de auditorio a utilizar para conferencias.

• Habitaciones de invitados de honor, y expositores.

• Indicación de salón a utilizar para la cena de gala.

Coordinación de administración:

De acuerdo a los requerimientos que surjan de la planificación de la actividad, el área se

encargará de:

−−−− Contratar el personal.

−−−− Contratación de proveedores para material de comunicación, equipos, servicios, etc.

−−−− Registros de todas las adquisiciones realizadas para su posterior consulta.

−−−− Se contará con asistencia legal que verifique las condiciones de contratación de todos los

servicios y personal.

_ Se reservarán habitaciones en el hotel y traslados para aquellos invitados especiales y

expositores.

Coordinación de finanzas:

−−−− El desarrollo de la actividad deberá ajustarse al presupuesto realizado con antelación y

deberá tener un seguimiento constante para procurar usar los recursos existentes. Deberá

controlarse periódicamente.

−−−− Se realizará una lista de contrataciones con las autorizaciones de gastos pertinentes y las

órdenes de compra correspondientes a cada servicio contratado.

−−−− Se dispondrá de una suma de dinero para los gastos menores y una cuenta corriente donde

se reflejarán los gastos realizados.

−−−− Con toda la información se evaluará un análisis de costos previo y posterior con los resultados

económicos de la actividad.

17

Coordinación de Ceremonial y Protocolo

−−−− Coordinación de los medios utilizados para la difusión y comunicación del evento.

−−−− Gestión de auspiciantes correspondientes.

−−−− Todo lo referente a información de la actividad, será debidamente organizado y gestionado

para su posterior información a las diferentes áreas para asegurar el correcto desenvolvimiento de

las mismas.

Coordinación en comercialización y difusión:

−−−− El valor de la entrada al seminario según el presupuesto será para:

� Para participantes en general: $840(el hospedaje, actividades extracurriculares y el traslado

quedaran a cargo de cada participante)

� El traslado y estadía de los expositores y sus acompañantes estará a cargo de los

organizadores del evento, como así también el gasto de las actividades extracurriculares.

En general para todos los participantes, incluye material de apoyo, la participación al seminario y

el almuerzo.

−−−− Los interesados en la participación del evento podrán inscribirse a través de nuestra Página

Web (www.acyconsultingroup.com.ar) abonando a través de tarjeta de crédito, depósito o

transferencia bancaria.

−−−− Gestionará y coordinará la planificación de medios y elaborará los contenidos de las

publicidades en ellos publicados.

−−−− Gestionará el clipping y confeccionará los registros para la posterior evaluación del evento.

Agenda Seminario: 1º día

Primera conferencia:

Tema: PROPUESTA DE UN NUEVO MODELO PARA MANEJAR CRISIS DE REPUTACIÓN

PARTIENDO DE LA RESILENCIA EN RELACIONES PÚBLICAS- CASO LAPA

Ponencia: NILIA MANSO RIVERA Magister en Comunicación, con especialidad en Relaciones

Públicas. De la Universidad del Sagrado Corazón. Puerto Rico.

Temario:

• Introducción.

La resilencia en relaciones públicas: Breve desarrollo sobre el significado de la resiliencia ante las

crisis expuestas en la opinión pública.

18

• Cuerpo.

Como manejar la crisis de reputación sobre las posibles acusaciones. El propósito es conocer qué

significa una crisis en relaciones públicas para una organización y cómo debe ser el manejo de la

comunicación. Pequeña reseña sobre el esquema (las tres etapas) de la resiliencia para lograr

una comunicación efectiva Esto es importante, ya que determinó la manera en cómo actúa ante la

crisis pública o cuando exista un rumor. Demostrar cambio de conducta con hechos reales.

• Conclusión.

Segunda conferencia

Tema: “El espacio aéreo y el profesionalismo”. Caso LAPA

Ponencia: ENRIQUE PIÑEYRO. Cineasta y actor argentino, de origen italiano. Médico

aeronáutico, activista e investigador de accidentes aéreos y ex piloto de transporte de línea aérea

"comandante" de LAPA (Líneas Aéreas Privadas Argentinas)

Temario

• Introducción.

Breve introducción sobre su experiencia como profesional en LAPA

• Cuerpo.

1. Análisis de la situación de las Aerolíneas a nivel internacional.: explicar la importancia que

tiene la comunicación dentro y fuera de las empresas aéreas, ante una situación de crisis.

2. Por qué las Aerolíneas deberían considerar a las Relaciones Públicas: se expone la

importancia que tienen los accidentes aéreos sobre el impacto en lo ambiental y social que estos

provocan.

• Conclusión.

Workshop:

En este espacio los participantes articularán lo aprendido en las dos primeras conferencias. Este

trabajo en equipo fue pensado para que consideren las prácticas comunicacionales más

frecuentes. Planteen y analicen problemas que hayan encontrado en su labor diaria y eliminen

incomprensiones y posibles errores.

Se dividirá a los participantes del seminario en grupos de 10 personas (integrados por

participantes de diferentes profesiones). Se les plantearán un conjunto de conceptos,

herramientas y tareas que es importante que los grupos refresquen y consideren con detenimiento

para mejorar su dominio sobre como actuar ante una crisis institucional.

19

Actividad: Como actuaria usted ante una crisis institucional

Para generar dinamismo a la práctica habrá un moderador la Sra. María Celeste Yatzky, quien

llevara a cabo la actividad, en conjunto de un grupo experimentado. Estos estarán preparados

para controlar la duración y cumplimiento de las consignas.

• Presentación de la actividad y consignas.

• División de los grupos.

• Realización de la actividad.

• Puesta en común de los resultados.

Tercera conferencia

Tema: LAS SEMILLAS DE UN DESASTRE PETROLERO-Un caso de Responsabilidad Social

Empresarial que repercute en las Relaciones Públicas. CASO BRITHIS PETROLEUM

Ponencia: Héctor HERETER profesional de las comunicaciones con experiencia como reportero

y corresponsal internacional y posteriormente como asesor de relaciones públicas para

corporaciones internacionales, asociaciones, entes gubernamentales, líneas aéreas,

conglomerados petroleros y bancos. Ha capacitado a capitanes de la industria para sus

apariciones ante la prensa como también ha participado en el manejo de crisis comunicacionales.

Temario

• Introducción.

Breve resumen del caso BRITHIS PETROLEUM. ¿La empresa estaba preparada para

afrontar una crisis de esta envergadura o se ajustó a una sincera ética empresarial?

• Cuerpo.

Análisis sobre el compromiso de responsabilidad social en las empresas y el lugar que ocupan

hoy día. Las promesas de ser social y ambientalmente responsables, utilizadas solo como

maquillaje para presentar un rostro amable de la empresa. Como se utilizan las campañas

para demostrar la RSE. ¿Que viene primero las RRPP o la RSE?

• Conclusión.

Cuarta conferencia

Tema: Evaluación del impacto ambiental ante una crisis BRITHIS PETROLEUM

Ponencia: GUSTAVO F. PROTOMASTRO- Lic. En Biología y Máster en Ingeniería y Gestión

Ambiental. Licenciado en Ciencias Biológicas, orientación Ecología, de la Facultad de Ciencias

Exactas y Naturales de la Universidad de Buenos Aires. Estudios de Agronomía en la Universidad

20

de Buenos Aires. Máster de Ingeniería y Gestión Ambiental del Instituto Catalán de Tecnología

(ICT) y la Universidad Politécnica de Cataluña (UPC) Barcelona, España.

Máster in Business Administración –MBA- de la Escuela de Economía y Negocios Internacionales

de la Universidad de Belgrano. Orientación Administración Estratégica. Curso Superior en

Periodismo. Universidad Católica Argentina y Fundación Noble del Diario Clarín. Director de E-

Scrap, una red de operadores del mercado residuos y scrap de metales, catalizadores y de

aparatos eléctricos y electrónicos. Y Director Asociado de la empresa Eco. Gestionar, orientada

a la ingeniería y gestión ambiental (2003 a la fecha), con trabajos destacados

Temario

• Introducción.

Breve introducción sobre el significado de “El estudio de impacto ambiental”

• Cuerpo.

• Análisis sobre los instrumentos para la evaluación del impacto ambiental. Como comprender

los diversos estudios de impacto ambientales. (Estudio de impacto ambiental preliminar,

Estudio de impacto ambiental parcial, Estudio de línea de base o diagnóstico socio-ambiental,

Estudio de impacto ambiental detallado, Evaluación Ambiental Estratégica)

• Conclusión.

CIERRE DEL PRIMER DIA DE SEMINARIO

Agenda Seminario: 2º día

Primera conferencia

Tema: El accidente de los 33 mineros y su efecto en la sociedad" CASO “MINERA CHILENA SAN

ESTEBAN”

Ponencia: JOSE MIGUEL SANCHEZ C. Profesor Titular, Director del Instituto de Economía de la

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

Lic. Ingeniero Comercial y Magister en Economía de la Pontificia. Universidad Católica de Chile.

Máster y Doctor en Economía de la Univ. of Minnesota. Profesor e Investigador del Departamento

de Economía de la Universidad de Chile. Recibido con Honores y distinciones.

Temario:

• Introducción.

Efectos sociales y económicos en chile luego del drama del encierro que tuvo a los 33 mineros

atrapados a 700 metros bajo tierra.

21

• Cuerpo.

El operar de la minera San Esteban. Repercusiones a nivel económico para la empresa,

repercusiones a nivel de reputación para la empresa y repercusiones a nivel social en Chile. . El

propósito es informar las causas y consecuencias de un manejo “deficiente” de seguridad de ese

importante sector de la economía chilena y la necesidad de cambios tanto en las regulaciones

como en el manejo de las estrategias implementadas por la empresa minera.

• Conclusión.

Segunda conferencia

Tema: Cómo enfrentar una situación de conflicto ante los medios de comunicación.

Ponencia: Adriana Amado Suárez Doctora en Ciencias Sociales (FLACSO). Magíster en

Comunicación Institucional (UCES). Posgrado en Medios y Opinión Pública (FLACSO) Licenciada

en Letras y Profesora de Enseñanza Normal y Superior en Letras por Facultad de Filosofía y

Letras de la Universidad de Buenos Aires. Investigadora y docente universitaria de grado y de

posgrado en el área de comunicación y medios masivos. Es profesora de la Universidad Nacional

de La Matanza. Dirige la carrera de Comunicación Social en la UCES. Es miembro del Foro de

Periodismo Argentino.

Temario

• Introducción. Breve introducción sobre cómo operan los medios de comunicación ante una

crisis empresarial.

• Cuerpo.

1. Razonamiento y desarrollo de estrategias para afrontar a los medios de comunicación, y

plataformas informativas como los Blogs, y formatos digitales innovadores.

Una crisis puede asumir diferentes formas. Puede originarse en un movimiento social, un daño

en el medio ambiente, una crisis financiera o el cuestionamiento de la figura o del rol político.

Se podrá alterar seriamente la imagen, si la comunicación no se maneja adecuadamente.

• Conclusión

Workshop:

Aquí nuevamente los participantes trabajarán sobre la temática de las dos primeras conferencias.

Los grupos se dividirán al igual que las actividades del día anterior. Con la participación del

moderador y sus ayudantes. La diferencia es que se realizará un pequeño Media Trainig. Cada

grupo asignará a dos representantes los cuales pasarán al frente para la puesta en común. Según

lo planificado en la realización de la actividad por grupo.

22

Actividad: Como hacer un plan de comunicación exitoso. ¿Estas preparado para ser entrevistado

por un medio de comunicación?

• Presentación de la actividad y consignas.

• División de los grupos.

• Realización de la actividad.

• Puesta en común de los resultados.

Tercera conferencia

Tema: “La comunicación en momentos de crisis” Identidad corporativa y repercusión en los

medios

Ponencia: DR. PAUL CAPRIOTTI Doctor en Ciencias de la Comunicación por la Universidad

Autónoma de Barcelona (España), y Licenciado en Comunicación Social (Relaciones Públicas)

por la Universidad Nacional de Rosario (Argentina). Es vicepresidente de la Asociación de

Investigadores en Relaciones Públicas (AIRP). Es Profesor Relaciones Públicas y Comunicación

Corporativa en la Universidad Rovira i Virgili (Tarragona, España). Antes de trabajar en la

Universidad, fue Consultor de Estrategia de Marca y Comunicación. Ha trabajado para el

Ayuntamiento de Barcelona (Departamento de Cultura) en el desarrollo de la marca Barcelona,

ciudad de museos. Ha publicado diversos artículos, capítulos de libros y 3 libros: Imagen de

Empresa (1992), Planificación Estratégica de la Imagen Corporativa (1999) y La Marca

Corporativa (2005). Es Profesor Invitado en diferentes universidades españolas y

latinoamericanas.

Temario

• Introducción. Que es la identidad corporativa y como comunicarla.

• Cuerpo. El por qué de la necesidad de Gestiones estratégica de la identidad y la

comunicación corporativa. Como afecta a la imagen no gestionar estrategias comunicativas.

Asimismo el tener malas estrategias podría generar una” peligrosa” comunicación.

• Conclusión

ENTREGA DE PRESENTE PARA LOS EXPOSITORES y CIERRE DE SEMINARIO- ENTREGA

DE CERTIFICADO PARA LOS PRESENTES.

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PROGRAMA DE ACTIVIDADES PARA ACOMPANANTES

JUEVES 25 DE NOVIEMBRE 25 DE NOVIEMBRE 2010

16:00 A 17:00 HS

TARDE DE SPA: relax en montaña- masaje descontracturante y revitalización corporal

17:00 a 18:00 HS

LLAO LLAO TEA- CLUB HOUSE

18:00 HS CIERRE DEL PRIMER DIA DE SEMINARIO

SUGERENCIAS: Actividades extras

� CENA EN EL RESTAURANT DEL HOTEL “LOS CÉSARES”

� PASEO POR EL CENTRO CIVICO

� CASINO TRESOR BARILOCHE

� CENA EN EL RESTAURANT FAMILIA WEISS. ESPECIALISTAS EN AHUMADOS.

� RECORRIDO POR EL MUSEO DEL CHOCOLATE DE FENOGLIO.

HORARIO ACTIVIDADES 8:00 A 9:00 HS ACREDITACION DE PARTICIPANTES 9:00 A 9:30HS BIENVENIDA- GOBERNADOR DE RIO NEGRO- MIGUEL SAIZ 9:30 A 10:00 HS

APERTURA OFICIAL DEL SEMINARIO MARCELO CASCON ( INTENDENTE DE BARILOCHE)

10:00 A 11:00HS

RECORRIDO POR EL CASCO HISTORICO DEL HOTEL LLAO LLAO

11:00 A 11:30 COFFE BREAK 11:30 A 12:30HS

CLASES DE GYM/ PILETA CLIMATIZADA

12:30 A 13:00HS

SALA DE RELAX- SALA DE LECTURA

13:00 A 16:00 HS

ALMUERZO

24

Evaluación

Desde el CPRP se tendrá que determinar qué es lo que se considera importante para controlar y

reportar antes, durante y después del evento.

Los factores principales para evaluar son:

� Si se alcanzó el objetivo general del evento.

� Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron.

� Si los programas se cumplieron en su totalidad y con qué nivel de calidad.

� Si los resultados obtenidos eran los esperados.

Al finalizar el seminario se entregará una encuesta anónima, a fin de conocer la opinión de los/as

participantes sobre esta actividad e incorporar sus sugerencias en la planificación del resto de los

seminarios previstos.

La entrevista contendrá dos partes:

� La primera solicitará la opinión sobre distintos aspectos del seminario -tanto organizativos como

de contenido- a través de preguntas cerradas, en que se solicitará expresar el grado de acuerdo o

satisfacción con cada ítem en una escala de 1 a 10.

� La segunda parte de la evaluación tendrá preguntas abiertas y estará destinada a recibir

sugerencias.

Por otra parte se hará un relevamiento de la información que difundirán los medios para evaluar el

alcance, la repercusión y trascendencia del evento.

De acuerdo a los resultados que se obtengan, se determinarán los efectos del evento.

Si tuvo un resultado positivo y se alcanzaron las expectativas que se propusieron en la

planificación de la actividad. O por el contrario, si los resultados no fueron los esperados

25

ANEXO

1. CALENDARIZACION: ANEXO HOJA DE EXCEL

2. HOTEL

HOTEL LLAO LLAO - SAN CARLOS DE BARILOCHE ( 5 estrellas)

CATEGORÍAS DE HABITACION - TARIFA POR NOCHE

Economy $998

Standard $1226

Montaña $1407

Lago $1936

Studio Lago $2426

Suite Standard $2710

Suite Lago $3381

Suite Lago Superior $4293

Cabaña Lago Moreno $2774

Suite Residencial $8491

Studio Lago Moreno de Lujo $2753

Suite Lago Moreno de Lujo $5110

Máster Suite Lago Moreno de Lujo $5859

Suite Royal Lago Moreno de Lujo $8491

Tarifas en pesos, por noche, por habitación doble. IVA incluido.

INCLUYE

• Desayuno Buffet. • Happy Hour todas las tardes. • Actividades recreativas. • Uso libre del Health Club & Fitness Center. • Nahuelito´s Club de niños con merienda incluida (para chicos de 3 a 12 años).

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Enmarcado en uno de los paisajes más hermosos de nuestro país, Intersur Hotel Amancay

está situado en la exclusiva zona de Llao-Llao, a orillas del Lago Nahuel Huapi y en un entorno

de bosques centenarios.

Habitaciones

75 espaciosas habitaciones, standar y superiores Calefacción central

TV por Cable

DDN /DDI

Música funcional

Habitaciones con vista al lago o vista al bosque.

Servicios

Piscina no climatizada y Solarium con vista al lago.

Estacionamiento con vigilancia las 24 hs

Principales tarjetas de crédito

Servicio de traslado al aeropuerto y al Centro Cívico.

Conserjería permanente

Sala de reuniones

Cajas de Seguridad

Area médica protegida.

Lavandería.

Internet (con cargo)

Excursiones.

TARIFAS: DISPONIBLES EN LA PAGINA WEB DEL HOTEL: http://www.intersurhoteles.com.ar

Alimentos y Bebidas

Bar.

Confitería.

Restaurante con vista al lago.

Intersur Amancay

Bariloche Llao Llao

Av. Bustillo - Km. 24.5 Tel: (011)

4954-3400

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Gran Hotel Panamericano

Bariloche

Bustillo km. 22.900 – Bariloche

Patagonia Argentina

Teléfono: (+54 2944) 448022

El tradicional Gran Hotel Panamericano lo espera

con estilo, confort y un servicio de excelente calidad, ubicado a metros del Lago Nahuel Huapi

A solo 20 minutos del centro, en la zona más exclusiva de San Carlos de Bariloche, donde la

naturaleza se destaca por su apacible exuberancia, el tradicional Gran Hotel Panamericano lo

espera con estilo, confort y un servicio de excelente calidad. Posee 56 habitaciones cálidamente

decoradas, salones de entretenimiento y nuevos salones de reuniones con vista al parque del

Hotel y al Lago Nahuel Huapi.

56 habitaciones cálidamente decoradas con servicios DDI DDN conexión a internet desde su

ordenador, room service las 24 horas y calefacción central

Salones de entrenamiento, nuevos salones de reuniones con capacidad de hasta 300 Personas

con espacios modulados, adaptables a diferentes necesidades, con vista al parque del hotel y al

lago Nahuel Huapi

Para solicitud de tarifas y reservas: reservas@ghpanamericano.com

Traslados

La empresa Aerolíneas Argentinas tuvo la gentileza de entregar la suma de 15 vuelos de cabotaje

y cinco vuelos internacionales, para los expositores y organizadores del evento.

• La tarifa aproximada de un vuelo Bs. As- Bariloche en clase turista es de $980+ impuestos. (

Sujeto a posibles modificaciones)

• La tarifa de un pasaje de bus (Bs. As.-Bariloche) de la empresa Vía Bariloche, categoría cama-

ejecutivo es de $540 aproximadamente. ( Sujeto a posibles modificaciones)

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Mapa de Bariloche

IMAGEN SATELITAL

.

29

CARTA INSTITUCIONAL.

San Carlos de Bariloche, 20 de Septiembre 2010

Senior

Dr. Paul Capriotti

S/D

De mi más alta consideración,

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en representación de la Intendencia de San Carlos de

Bariloche, a efectos de invitarlo como ponente del seminario de relaciones públicas, a celebrarse en el Hotel Llao Llao,

ubicado en el corazón del Parque Nacional Nahuel Huapi, Bariloche, provincia de Río Negro, República Argentina, los

días 25 y 26 de Noviembre del corriente, organizado por la Intendencia lugar.

El mismo tratara la temática de “Crisis management y estrategias comunicacional en

accidentes Industriales con impacto ambiental, laboral y comunicacional”.

Se propone un seminario de dos días, sobre la aplicación de las diferentes herramientas del

área de relaciones públicas aplicadas a las crisis institucionales con impacto en los diversos planos.

La actividad está destinada a miembros y dirigentes de diferentes organizaciones y a

profesionales de Relaciones Públicas, Comunicación, Ingeniería y de áreas relacionada con los tópicos.

Mediante este evento se pretende que los profesionales y directivos de diversas

organizaciones presentes, conozcan cuáles son las estrategias comunicacionales con los que cuentan y hagan uso de las

herramientas que ponen a disposición las Relaciones Públicas, para mejorar de esta manera el cumplimiento de los

objetivos de las instituciones a las que representan.

Vuestra presencia en esta ocasión, seria sin lugar a dudas, motivo de particular satisfacción

para todo el público presente, por ser considerado una eminencia en el ámbito de la comunicación institucional y las

relaciones públicas.

Espero poder contar con usted, y solicitarle quiera tener a bien hacerme saber la decisión

que adopte al respecto y agradecerle desde ya la atención que brinde a la presente.

Contacto: mail: info@acycg.com o teléfono 011-5123-9876

Lo saludo con mi más alta consideración

Lic. Noelia Coggiola

ACY consulting group

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INVITACION AL SEMINARIO

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NVITACION A LA CENA DE GALA

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CERTIFICADO Y CREDENCIALES

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