CENTRE HOSPITALIER D’AVIGNON D.R.H. FICHIERS D’INFORMATION

GUIDE DE GESTION DU TEMPS

Code : DRH TPS 01M Version n°: 12 Date : 20/05/2016 Page 1 sur 44

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CENTRE HOSPITALIER D'AVIGNON 305 RUE RAOUL FOLLEREAU 84902 AVIGNON CEDEX 9

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SOMMAIRE 1 – DEFINITIONS : Pages 1.1. Activité…………………………………………………………………………… 5 1.2. Astreinte…………………………………………………………………………. 5 1.3. Autorisation d’absence……………………………………………………….... 5 1.4. Congé annuel …………………………………………………………………… 5 1.5. Cycle de travail …………………………………………………………………. 5 1.6. Durée légale ……………………………………………………………………. 5 1.7. Heures supplémentaires ……………………………………………………… 5 1.8. Horaire de travail ………………………………………………………………. 5 1.9. Jour férié ………………………………………………………………………... 6 1.10 Jour ouvré ……………………………………………………………………... 6 1.11 Jour de réduction du temps de travail (RTT) ……………………………….. 6 1.12 Jour de repos ………………………………………………………………..… 6 1.13 Jour de solidarité …………………………………………………………….. 6 1.14 Obligation de service ……………………………………………………….… 7 1.15 Permanence …………………………………………………………………… 7 1.16 Planning ……………………………………………………………………….. 7 1.17 Position statutaire …………………………………………………………….. 7 1.18 Quotité de travail ……………………………………………………………… 7 1.19 Roulement ……………………………………………………………………… 7 1.20 Sujétions spécifiques …………………………………………………………. 7 1.21 Tableau de service ……………………………………………………………. 7 1.22 Temps non complet …………………………………………………………… 7 1.23 Temps partiel …..………………………………………………………………. 7 1.24 Temps plein …………………………………………………………………….. 8 1.25 Travail effectif …………………………………………………………………… 8 2 – LE CADRE GENERAL DU TEMPS DE TRAVAIL…………………………… …….. 9 2.1. DUREE LEGALE DU TRAVAIL……………………………………………….. 9 2.1.1. Durée annuelle……………………………………………………..…. 9 2.1.1.1. Cas des agents en repos fixes ………………..…………… 9 2.1.1.2. Cas des agents en repos variables 9………………………. 9 2.1.1.3. Cas des agents travaillant exclusivement la nuit …………… 10 2.1.1.4. Cas des agents alternant horaires de jour et horaires de nuit 10 2.1.1.5. Cadres et personnels de Direction ………………………... 10 2.1.2. Durée hebdomadaire …………………………………………..….. 11 2.1.2.1.Dispositions générales12………………………………….… 11 2.1.2.2. Cas particuliers des agents en études promotionnelles13… 11 2.1.2.3. Cas particuliers des agents contractuels de droit privé….. 11 2.1.3. Durée journalière ……………………………………………………… 11 2.1.3.1. En cas de travail continu …………………………………….. 11 2.1.3.2. En cas de travail discontinu …………………………………. 11 2.2. LES MODALITES DE TRAVAIL AU DELA DE LA DUREE LEGALE……… 11 2.2.1. Heures supplémentaires……………………………………………… 1 1 2.2.2. Astreintes et permanences ………………………………………… .. 12 2.2.2.1. Astreintes ……………………………………………………… 12 2.2.2.2. Permanences …………………………………………………. 12 2.3. LE REGIME DES ABSENCES…………………………………………………….. 12 2.3.1. Les congés relavant de la position d’activ ité ………………… …. 12 2.3.1.1. Congés annuels………………………………………………... 13

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2.3.1.2. Congés bonifiés ……………………………………………….. 13 2.3.1.3. Congés bloqués ………………………………………………. 13 2.3.1.4. Congés de maladie …………………………………………… 14 2.3.1.5. Congés de maternité …………………………………………. 16 2.3.1.6. Congés d’adoption ……………………………………………. 17 2.3.1.7 Congés de paternité …………………………………………… 17 2.3.1.8. Congés de solidarité familiale ……………………………….. 17 2.3.1.9. Congés de présence parentale ………………………………. 18 2.3.1.10. Congés de formation ………………………………………… 18 2.3.1.11. Congés pour formation syndicale ………………………….. 18 2.3.1.12. Congés de représentation associative……………………… 19 2.3.1.13. Don de jour de repos ………………………………………… 19 2.3.2. Les autorisations d’absence …………………………………… …… 19 2.3.2.1. Cas général ……………………………………………………. 19 2.3.2.2. Aménagements d’horaires …………………………………… 22 2.3.2.3.Cas particulier des contractuels de droit privé ……………… 22 2.3.3. Les congés et absences ne relevant pas de la position d’activité 23 2.3.3.1. Congé parental ………………………………………………… 23 2.3.3.2. Disponibilité et congés non rémunérés …………………….. 23 2.3.3.3.L’accomplissement du service national et des activités de réserve opérationnelle……………………………………………… 24 2.3.3.4. Détachement………………………………………………….. 24 2.3.4. Les absences générées par l’aménagement du temps de travail (RTT et CET) et le report de congés…………………………………… …… 26 2.3.4.1. Jours de réduction de temps de travail (RTT)………………. 26 2.3.4.2. Compte Epargne Temps……………………………………… 27 2.3.4.2.1. Modalités de gestion du CET ………………………. 27 2.3.4.3. Le report des congés annuels ………………………………. 28 2.3.5 Les absences irrégulières……………………………………………. . 28 2.4. TRAVAIL A TEMPS PARTIEL………………………………………………….. 29 2.4.1. Généralités……………………………………………………………… 29 2.4.2. Conditions d’accès……………………………………………………. 29 2.4.2.1. Temps partiel de plein droit………………………………….. 29 2.4.2.2. Temps partiel sur demande…………………………………. 29 2.4.2.3. Temps partiel thérapeutique………………………………… 30 2.4.3. Rémunération et droits à congés…………………………… …….. 30 2.4.3.1. Cas général…………………………………………………… 30 2.4.3.2. Cas des agents en temps partiel thérapeutique ………….. 30 2.4.4. Réintégration à temps plein……………………………………… … 30 3 – MODALITES PRATIQUES D’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL………. 31 3.1. LES CYCLES ET HORAIRES AU CHA……………………………………… 31 3.1.1. Cycles et horaires de travail en usage au CHA………………… 31 3.1.2. La gestion du temps des cadres……………………………… …... 31 3.1.3. Temps de pause, de repas et d’habillage/dé shabillage……….. 32 3.1.4. Tableau de service……………………………………………………. 32 3.1.5. Equivalence des temps……………………………………………… 33 3.1.6. Décomptes horaires hebdomadaires particuli ers……………… 33 3.2. LES OUTILS DE LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL… …………..… 33 3.2.1. La cellule GTT………………………………………………………… 33

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3.2.2. Le logiciel AGILTIME ……………………………………………….. 33 3.2.3. Les décomptes de gestion du temps……………………… …….. 33 3.2.4. Imprimés de liaisons entre direction des r essources humaines, services et agents…………………………………………………………… 34 ANNEXES ANNEXE 1 : CALENDRIERS 2016 ET 2017 36 ANNEXE 2 : TABLEAU DE CONVERSION DES MINUTES EN CENTIEMES D’HEURE. 37 ANNEXE 3 : EQUIVALENCES EN TEMPS DE TRAVAIL SELON LE TYPE D’ABSENCE 38 ANNEXE 4 : EQUIVALENCES : EXEMPLES DE DECOMPTE 39 ANNEXE 5 : CALCULS DES ELEMENTS VARIABLES DE PAIE 40 ANNEXE 6 : LISTE DES FORMULAIRES DE LIAISON DISPONIBLES SUR KALIWEB 41 ANNEXE 7 : CREDITS D’HEURES POUR MANDAT ELECTIF 42

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1. DEFINITIONS

1.1. Activité

L’activité est une position statutaire dans laquelle l’agent exerce effectivement les fonctions attachées au grade auquel il appartient. L’activité peut être exercée à temps plein, à temps partiel ou à temps non complet. Les agents en activité bénéficient sous certaines conditions des divers congés et autorisations d’absence prévus par les textes réglementaires.

1.2. Astreinte

Une période d'astreinte s'entend comme une période pendant laquelle l'agent, qui n'est pas sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de son employeur, a l'obligation d'être en mesure d'intervenir pour effectuer un travail au service de l'établissement.

Le temps passé en astreinte donne lieu soit à compensation horaire, soit à indemnisation. La durée de chaque intervention, temps de trajet inclus, est considérée comme temps de travail effectif.

1.3. Autorisation d’absence

Une autorisation d’absence est un aménagement de la durée du travail prévu pour permettre à l’agent de s’absenter tout ou partie d’un jour ouvré en fonction et au moment d’un événement particulier. Elle est accordée par le responsable du service sous réserve des nécessités du service.

1.4. Congé annuel

Tout agent en activité a droit, dans les conditions et sous les réserves précisées ci-après, à un congé annuel d'une durée égale à cinq fois ses obligations hebdomadaires de service pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre. Cette durée est appréciée en nombre de jours ouvrés, sur la base de 25 jours ouvrés. Ce droit est globalisé au CHA à 28 jours depuis l’année 2009.1

Les agents autorisés à travailler à temps partiel ont droit aux congés auxquels peuvent prétendre les agents accomplissant un service à temps plein, rémunérés au prorata de la quotité de travail.

L'agent qui n'a pas exercé ses fonctions pendant la totalité de la période de référence indiquée précédemment a droit à un congé annuel de deux jours ouvrés par mois ou fraction de mois supérieure à quinze jours écoulés depuis l'entrée en fonction, augmentés le cas échéant des jours d’hiver et des jours de fractionnement.

1.5. Cycle de travail

Le cycle de travail ou roulement est une période de référence dont la durée se répète à l'identique d'un cycle à l'autre. Un cycle de travail alterne des jours de travail, des jours de repos, des jours RTT, qui peuvent être inégalement répartis entre les semaines. Certains cycles de travail peuvent ne pas coïncider avec les 52 semaines d'une année civile.

1.6. Durée légale

La durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine depuis le 1er janvier 2002. Pour les personnels exclusivement de nuit, celle-ci est établie à 32h30.

1.7. Heures supplémentaires

Sont considérées comme heures supplémentaires, les heures d’activité demandées par l’encadrement et qui excèdent l’obligation moyenne hebdomadaire figurant dans le cycle de travail de l’agent. Les heures supplémentaires sont soit récupérées, soit rémunérées, soit alimentent un compte épargne temps2 .

1.8. Horaire de travail

L’horaire de travail est, pour un jour donné, la période pendant laquelle l’agent doit se trouver en situation de travail effectif. Les temps d’habillage et de déshabillage sont considérés comme du temps de travail effectif, dont la durée est de 10 minutes au total3. L’horaire de travail est défini dans chaque cycle et comporte une heure de début de service et une durée ou une heure de fin de service. Il peut recevoir une dénomination commune : matin, soir, nuit…

1 Avis CTE 2008 2 Cf 2.3. 4 3 Cf 3.1.2

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L’horaire de travail peut être continu ou discontinu4.

L’horaire de travail peut être fixe ou variable. Les horaires sont dits variables lorsqu’ils comportent des plages fixes pendant lesquelles la présence d'un effectif déterminé de personnel est obligatoire et des plages mobiles à l'intérieur desquelles l'agent choisit ses heures d'arrivée et de départ. L’horaire variable est autorisé dans un service après avis des instances consultatives.

1.9. Jour férié

Jour de fête légale dont la particularité, dans les hôpitaux, est de ne pas être chômé dans la majorité des unités en raison de l’obligation de continuité du service.

Tableau 1 : Liste des 11 jours fériés :

- le 1er janvier ; - le lundi de Pâques ; - le 1er Mai ; - le 8 Mai ; - l'Ascension ; - le lundi de Pentecôte ;

- le 14 Juillet ; - l'Assomption (15 août); - la Toussaint (1er novembre); - le 11 Novembre ; - le jour de Noël (25 décembre);

Si les jours fériés coïncident avec des repos hebdomadaires :

- Pour les agents en repos variables, une compensation des jours fériés est accordée. Toutefois, cette compensation est limitée à 9 jours5 (11 jours donnés) auxquels s’ajoutent des jours de sujétion spécifique.

- Pour les agents en repos fixes, aucune compensation n'est accordée lorsque les repos hebdomadaires interviennent à dates fixes incluant le samedi et le dimanche. Lorsque les repos hebdomadaires interviennent à dates fixes, mais ne comprennent pas simultanément le samedi et le dimanche, la compensation est accordée quand le jour férié coïncide avec le jour ouvré.

Un congé de maladie intervenant sur un jour férié n’ouvre pas droit à compensation. Cependant, un congé de maladie intervenant sur une compensation de férié entraîne le report de cette récupération.

Le travail le 1er mai n’ouvre pas droit à rémunération supplémentaire autre que l’indemnité pour travail le dimanche ou le jour férié.

1.10. Jour ouvré

Par opposition au jour de repos, le jour ouvré est un jour où l’agent doit normalement exercer son activité dans l’établissement.

1.11. Jour de réduction du temps de travail (RTT)

Lorsque les obligations moyennes hebdomadaires de service sont supérieures à 35 heures, les agents bénéficient d'heures ou de jours supplémentaires de repos au titre de la réduction du temps de travail qui doivent ramener leur durée de travail moyenne à 35 heures hebdomadaires. Ces jours et ces heures ont été fixés de manière forfaitaire et peuvent être pris, le cas échéant, en dehors du cycle de travail.

1.12. Jour de repos

Les agents bénéficient d'un repos quotidien de 12 heures consécutives minimum et d'un repos hebdomadaire de 36 heures consécutives minimum. Lorsque les nécessités de service obligent les agents à enchaîner un horaire de matin à la suite d’un horaire de soir, la prise de poste est décalée de manière à respecter l’amplitude minimale de temps de repos. Dans ce cas, l’horaire de fin du poste est lui-même décalé d’une durée égale.

Le nombre de jours de repos hebdomadaire est fixé à 4 jours pour 2 semaines, deux d'entre eux, au moins, devant être consécutifs et comprendre un dimanche.

Le travail un jour férié donne droit à un jour de repos compensateur de férié.

1.13. Jour de solidarité

La journée de solidarité est une journée de travail due à l’administration depuis le 1er janvier 20056. Cette journée est prélevée sur les droits à RTT ou à récupération, et non sur les congés annuels.7

4 Cf 2.1.3 5 Circulaire DHOS/P1 n° 2003-295 du 24 juin 2003 6 Loi n° 2004-626 du 30 juin 2004 7 Note de service du 28 janvier 2005

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1.14. Obligation de service

Il s’agit du nombre d’heures que doit effectuer un agent par rapport à sa quotité de travail et à l’horaire de travail du poste. Les obligations de service d’un agent à temps plein sont de 35h (32h30 la nuit) à 39 heures hebdomadaires en fonction des horaires en vigueur au Centre Hospitalier d'Avignon ; celles d’un agent à mi-temps entre 17 heures 30 et 19 h 30… etc. Les obligations annuelles (OAT) constituent la référence de la durée du travail calculée chaque année. Les obligations de service peuvent différer d’une semaine à l’autre si l’obligation moyenne de service sur la durée complète du cycle correspond à la définition ci-dessus.

Les obligations de service des agents à temps partiel sont calculées au prorata de celles des agents à temps plein effectuant le même cycle de travail (application de la quotité de travail). Les notions de DHCP (durée hebdomadaire du cycle prorata) et DQCP (durée quotidienne du cycle prorata) sont utilisées pour la gestion du temps.

1.15. Permanence

La permanence est une astreinte effectuée dans les locaux de l’établissement. La durée de chaque intervention est considérée comme temps de travail effectif.

1.16. Planning (Voir Tableau de service)

La consultation des plannings est réalisée sur AGILTIME par chaque agent. Cependant, seul le tableau de service fait foi.

1.17. Position statutaire

Il s’agit de la situation d’un agent par rapport au statut de la fonction publique. Il existe cinq positions statutaires : la position d’activité, le congé parental, la disponibilité, le service national et réserve opérationnelle et le détachement.

1.18. Quotité de travail

Un agent exerce son activité soit à temps plein, soit à temps partiel. La quotité de travail est le rapport entre les obligations de service exprimées en centièmes et le chiffre 100.

1.19. Roulement

Voir Cycle de travail

1.20. Sujétions spécifiques

Sont considérés soumis à des sujétions spécifiques les agents en repos variable et ceux travaillant exclusivement de nuit.

- Sont des agents en repos variable les agents qui travaillent au moins 10 dimanches ou jours fériés pendant l'année civile. Les agents en repos fixe sont ceux cessant normalement de travailler le samedi et dimanche.

- Sont des agents travaillant exclusivement de nuit les agents qui effectuent au moins 90 % de leur temps de travail annuel en travail de nuit. Le travail de nuit comprend la période comprise entre 21h et 6 heures. Cependant, cette période peut être remplacée par une autre période, de 9 heures consécutives, qui doit être comprise entre 21 heures et 7 heures, incluant nécessairement l'intervalle compris entre minuit et 5 heures. Une prime de nuit est allouée aux agents qui font la permutation et est appliquée à ceux qui les remplacent.

1.21. Tableau de service

Le tableau de service ou planning est un document (établi sur papier ou par informatique) élaboré par le personnel d'encadrement qui précise le cycle de travail et les horaires de chaque agent pour une période déterminée, en général le mois. Le tableau de service doit être porté à la connaissance de chaque agent quinze jours au moins avant son application et être consultable à tout moment.

1.22. Temps non complet

Un agent à temps non complet est un agent contractuel qui exerce son activité sur un poste de travail dont la définition du temps d’occupation est inférieure à 35 heures hebdomadaires.

1.23. Temps partiel

Un agent à temps partiel est un agent, titulaire ou contractuel qui, exerçant sur un poste à temps plein, a choisi d’exercer en temps de travail réduit pour une durée déterminée. A l’issue de cette période de la période de travail à temps partiel, les agents sont admis de plein droit à occuper à plein temps leur emploi ou à défaut un emploi conforme à leur statut.

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1.24. Temps plein

Un agent à temps plein (ou temps complet) est un agent qui exerce son activité sur un poste de travail dont le temps d’occupation est au moins égal à 35 heures hebdomadaires (32h30 la nuit).

1.25. Travail effectif

La durée du travail effectif s'entend comme le temps pendant lequel les agents sont à la disposition de leur employeur et doivent se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles. Lorsque l'agent a l'obligation d'être joint à tout moment, par tout moyen approprié, pendant le temps de restauration et le temps de pause, afin d'intervenir immédiatement pour assurer son service, les critères de définition du temps de travail effectif sont réunis. Lorsque le port d'une tenue de travail est rendu obligatoire, le temps d'habillage et de déshabillage est considéré comme temps de travail effectif8. Les délais de route sont valorisés selon un forfait d’une heure pour tout déplacement hors formation continue.9

8 Cf 3.1.3 9 Avis CTE 14 décembre 2010

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2. LE CADRE GÉNÉRAL DU TEMPS DE TRAVAIL

2.1. DUREE LEGALE DU TRAVAIL

2.1.1 DUREE ANNUELLE

La durée annuelle de travail effectif s’établit pour un agent à temps plein sur une base de 1607 heures maximum, sans préjudice des heures supplémentaires susceptibles d’être effectuées.

Cette durée est cependant réduite pour les agents soumis à des sujétions spécifiques.

2.1.1.1 Cas des agents en repos fixes

Les agents en repos fixes sont de repos les samedi, dimanche et jours fériés. Sont assimilés à des agents en repos fixe, les agents a priori en repos variable qui totalisent moins de 10 dimanches ou jours fériés dans l’année.

Le décompte du temps de travail est réalisé sur la base d'une durée annuelle de travail effectif de 1 607 heures maximum pour les agents en repos fixe, sans préjudice des heures supplémentaires susceptibles d'être effectuées.

Cette durée annuelle varie en fonction des cycles hebdomadaires et du calendrier (dimanches, jours fériés, année bissextile).La durée annuelle du travail est donc, selon les droits à congés supplémentaires et avec une hypothèse de 9 jours fériés de:

- 1575 heures pour les agents en cycle hebdomadaire de 35h et de 37h30 - 1576 h 48 minutes pour les agents en cycle hebdomadaire de 36h. - 1573 heures 12 minutes pour les agents en cycle hebdomadaire de 38 heures - 1599 heures pour ceux en 39 heures.

Tableau 1 : Décompte individuel du temps annuel travaillé en cas de repos fixes

REPOS FIXES 35 H 36H 37H30 38 H 39 H

Année (non bissextile) 365 365 365 365 365

- Repos hebdomadaires 104 104 104 104 104 - Congé annuel 28 28 28 28 28 - Jours fériés (en moyenne) 9 9 9 9 9 - Repos compensateur sujétions 0 0 0 0 0 - Jours RTT 0 6 15 18 20 = sous total 224 218 209 206 204 + Journée de solidarité 1 1 1 1 1

= Jours travaillés 225 219 210 207 205

x Horaire moyen journalier 7 7,2 7,5 7,6 7,8

= Heures dues 1 575 h 1576 h 48’ 1575 h 1 573 h 12‘ 1 599 h

2.1.1.2 Cas des agents en repos variables 10 Sont en repos variables les agents de jour qui travaillent au moins 10 dimanches ou jours fériés pendant l’année civile.

Pour les agents en repos variable la totalité des fériés est récupérable et la durée annuelle de travail effectif est réduite à 1550h24’ en raison de la prise en compte de jours de repos supplémentaires (sujétions particulières et jour accordé localement11).

En outre, les agents en repos variable qui effectuent au moins 20 dimanches ou jours fériés dans l'année civile bénéficient de deux jours de repos compensateurs supplémentaires.

10 Article 3, décret 2002-9 du 4 janvier 2002 11 Avis du CTE du13 décembre 2005

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Tableau 2 : Décompte individuel du temps annuel travaillé en cas de repos variables.

REPOS VARIABLE Application protocole 38 H

> 10 DF > 20 DF Année (non bissextile) 365 365 Moins : Repos hebdomadaires 104 104 Moins : jours fériés 11 11 Moins : congé annuel 28 28 - Repos compensateur sujétions 1 2+1

= Sous total 221 219 plus Journée de solidarité 1 1 moins Jours RTT 18 18

= Jours travaillés 204 202 x horaire moyen journalier 7,6 7,6

= Heures dues 1 550 h 24’ 1 535 h 12’

2.1.1.3 Cas des agents travaillant exclusivement la nuit 12

Il s’agit des agents qui effectuent au moins 90% de leur temps de travail annuel en travail de nuit. Le travail de nuit comprend au moins la période comprise entre 21h et 6 heures, ou toute autre période de 9 heures consécutives entre 21h et 7h.

Pour les agents travaillant exclusivement de nuit, la durée annuelle de travail effectif est réduite à 1 456 heures (1449,5H avec 11 fériés), avec une durée hebdomadaire réduite égale en moyenne à 32 h 30. Les agents travaillant exclusivement de nuit ne peuvent prétendre à la réduction de la durée annuelle de travail effectif prévue pour l’autre sujétion (les deux jours de repos supplémentaires accordés aux agents effectuant plus de 20 dimanches ou jours fériés).

Tableau 3 : Décompte individuel du temps travaillé sur un poste de nuit fixe

AGENTS EXCLUSIVEMENT DE NUIT D 2002-9 CHA en 10 h

Année 365 365

- Repos hebdomadaires 104 104 - Congé annuel 28 28 - Jours fériés 11 11 + Jour de solidarité 1 1

- Repos compensateurs de nuit 0 78

= Sous-total 223 145

x horaire moyen journalier 6,5 10

= Heures dues 1 449,5 h 1450 h

2.1.1.4 Cas des agents alternant horaires de jour e t horaires de nuit Pour les agents qui alternent des horaires de jour et des horaires de nuit, la durée annuelle de travail reste celle applicable aux agents de jour lorsque la part des nuits dans le total travaillé est inférieure à 90%. La durée annuelle des agents alternant horaires de jour et horaires de nuit est réduite au prorata des périodes de jour effectuées.

2.1.1.5 Cadres et personnels de direction

Les personnels de direction sont soumis à une obligation annuelle forfaitaire de 208 jours travaillés (205 jours avec les congés hors saison et fractionnement). Ils bénéficient dans ce cas de 20 jours R.T.T. La journée de solidarité est à déduire de ces droits à RTT.

Les agents assurant des fonctions d’encadrement peuvent opter annuellement, soit pour les modalités de décomptes horaires décrits aux tableaux 1 à 3 ci-dessus, soit pour le forfait de 208 jours et 20 R.T.T. Dans ce dernier cas, ils ne peuvent être employés plus de 48 heures sur une période de 7 jours, heures supplémentaires comprises.

12 Article 3, décret 2002-9 du 4 janvier 2002

11

2.1.2 DUREE HEBDOMADAIRE

2.1.2.1 Dispositions générales 13

La durée légale est fixée à 35h par semaine pour les agents à temps plein. La durée légale du travail de nuit est fixée à 32h30 par semaine.

Le nombre d’heures de travail effectuées au cours des semaines composant le cycle peut être irrégulier. Cependant il ne peut être accompli plus de 39 heures hebdomadaires en moyenne sur le cycle (hors heures supplémentaires). Par ailleurs, il ne peut être accompli par un agent plus de 44 heures par semaine. La durée hebdomadaire de travail effectif, heures supplémentaires comprises, ne peut excéder 48 heures au cours d'une période de 7 jours.

2.1.2.2 Cas particuliers des agents en études promo tionnelles 14

Pour les agents en études promotionnelles, la durée hebdomadaire est fixée à 35 heures à temps plein, pendant leur période de formation théorique ou de stage.

2.1.2.3 Cas particuliers des agents contractuels de droit p rivé

Pour les agents en CAE, le temps de travail hebdomadaire est de 20h ou 26h.

Pour les emplois d’avenir, les dispositions applicables sont les mêmes que pour les agents à temps plein. Le temps de travail hebdomadaire est donc compris entre 35h et 39h.

2.1.3 DUREE JOURNALIERE 15

2.1.3.1 En cas de travail continu

En cas de travail continu, la durée quotidienne de travail ne peut excéder 9 heures pour les équipes de jour, 10 heures pour les équipes de nuit. Toutefois lorsque les contraintes de continuité du service public l'exigent en permanence et après avis du CTE, l'amplitude de la journée de travail est fixée à 12 heures. Sont concernés les services ci-dessous :

Accueil administratif des urgences adultes et enfants Bloc opératoire (IADE et IBODE) Équipe de sécurité Gériatrie Maternité et bloc obstétrical (sages-femmes et puéricultrices) S.A.M.U.-S.M.U.R. (permanenciers, ambulanciers, IADE) SMIIAP Soins intensifs de cardiologie Soins continus et HDS de cardiologie Stérilisation centrale Unité de soins palliatifs Urgences (adultes et enfants) et Réanimation

2.1.3.2 En cas de travail discontinu

Dans le cas de travail discontinu, l'amplitude de la journée de travail ne peut être supérieure à 10 h 30. Cette durée ne peut être fractionnée en plus de deux vacations d'une durée minimum de 3 heures.

2.2 LES MODALITES DE TRAVAIL AU-DELA DE LA DUREE LEGALE

2.2.1 HEURES SUPPLEMENTAIRES16 Sont considérées comme heures supplémentaires, les heures d’activité demandées par l’encadrement et qui excèdent l’obligation moyenne hebdomadaire figurant dans le cycle de travail de l’agent.

Les agents peuvent être appelés à effectuer des heures supplémentaires au-delà des bornes fixées dans le cycle pour les besoins du service. Ces heures sont limitées à 180 ou 220 heures par an et par agent, soit 15h ou 18h par mois, selon le grade.

13 Articles 1 et 6 du décret n°2002-9 du 4 janvier 2002 14 Circulaire DHOS/P1/2002/240 du 18 avril 2002 §2.10 15 Article 7 du décret n°2002-9 du 4 janvier 2002 16 Décret n°2002-598 du 25 avril 2002 modifié relatif aux indemnités horaires pour travaux supplémentaires

12

Le plafond est porté à 220h pour les infirmiers spécialisés, les cadres de santé infirmiers, sages-femmes, cadres de santé, personnels d’encadrement technique et ouvrier, manipulateurs d’électroradiologie médicale.

Si le cycle de travail est inférieur à un mois, le nombre d’heures susceptibles d’être effectuées ne peut excéder 15 jours ou 18 jours si le plafond est porté à 220h.

Si le cycle de travail est supérieur à un mois, le plafond mensuel d'heures supplémentaires est déterminé en divisant le plafond annuel par 52 et en multipliant ce résultat par le nombre de semaines du cycle de travail.

Les heures supplémentaires sont en priorité récupérées. Elles ne font l’objet d’indemnisation que sur la demande expresse du cadre et après validation par la direction des ressources humaines. Elles peuvent enfin venir alimenter le CET.

2.2.2 ASTREINTES ET PERMANENCE17

2.2.2.1 Astreintes

Une période d'astreinte s'entend comme une période pendant laquelle l'agent, qui n'est pas sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de son employeur, a l'obligation d'être en mesure d'intervenir pour effectuer un travail au service de l'établissement.

Les agents en astreinte sont tenus de se rendre dans l’établissement pour effectuer leur service en cas de besoin. Le temps passé en astreinte (intervention et le temps de trajet) donne lieu soit à compensation horaire, soit à indemnisation. La durée de chaque intervention, temps de trajet inclus, est considérée comme temps de travail effectif.

Une intervention le dimanche ou jour férié ouvre droit au paiement de tout ou partie de l’indemnité forfaitaire pour travail le dimanche ou férié. Un système d’astreinte figure dans l’organisation des services suivants :

- Cardiologie

- Hémodialyse

- Endoscopie digestive

- Plomberie

- Chaufferie

- Informatique

- SGAP

2.2.2.2 Permanences

Les agents de permanence sont présents sur le lieu de travail pendant la durée de la permanence. Qu’il y ait travail effectif ou non, le temps passé en permanence est rémunéré sur la base d’une fraction de l’heure supplémentaire appliquée aux différents tarifs. La permanence un dimanche ou férié ouvre droit au paiement de l’indemnité forfaitaire pour travail le dimanche ou férié au prorata de sa durée. Un système de permanence figure dans l’organisation des services suivants :

- Blocs opératoires

- Radiologie

- Atelier d’électricité

- Laboratoires d’hémato-bactériologie et de biochimie

2.3 LE REGIME DES ABSENCES

2.3.1 LES CONGES RELEVANT DE LA POSITION D’ACTIVITE

17 Décret 2002-9 du 4 janvier 2002, articles 20 et 22 et circulaire DHOS/P1/2002/240 du 18 avril 2002, §2.8

13

2.3.1.1 Congés annuels 18

La durée du congé annuel est de 25 jours ouvrés pour une année civile de services accomplis. Trois autres jours peuvent s’ajouter dans les conditions décrites au paragraphe suivant. Toutes les positions d’activité citées à l’article 41 de la loi du 9 janvier 1986 entraînent l’ouverture du droit : congés de maladie, maternité, formation.

Pour le calcul des congés d’un agent présent toute l’année civile dans l’établissement, le droit est globalisé à 28 jours depuis l’année 2009.19.

Lorsque les agents ne sont pas en activité une année complète, le droit à congé est de 2 jours ouvrés par mois de présence ou fraction de mois supérieure à 15 jours. Le droit est augmenté d’une journée pour tout congé annuel d’une durée de 3, 4 ou 5 jours pris en dehors de la période comprise entre le 1er mai et le 31 octobre. Une deuxième journée supplémentaire est accordée lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période d’été dépasse 5 jours. Le droit est également augmenté d’une journée lorsque l’agent a bénéficié d’un congé fractionné en trois périodes d’au moins 5 jours chacune.

Les droits à congé annuel des agents travaillant à temps partiel sont identiques à ceux des temps plein lorsque l’agent travaille 5 jours par semaine en durée réduite. Dans le cas contraire, lorsque l’agent groupe les journées, les droits sont exprimés en heures sur la base de cinq fois ses obligations moyennes hebdomadaires dans le cycle mais l’agent continue de décompter 5 jours pour une semaine de congé, repos temps partiel inclus. Le raisonnement est identique pour les agents en 12 heures et les agents de nuit.

La demande de congé est effectuée auprès du supérieur hiérarchique au moyen d’un imprimé spécifique. Les congés font l’objet d’une programmation arrêtée pour l’année complète au 31 décembre de l’année n-1, ou au plus tard le 31 mars de l’année n. La programmation des congés pour les quatre premiers mois de l’année n doit nécessairement être réalisée au 31 décembre de l’année n-1. Dans la mesure où les nécessités du service ou une absence pour maladie ne s’y opposent pas, priorité est donnée aux agents chargés de famille dans le choix des périodes de congé. En période d’été et dans les unités relevant de la direction des soins, la durée du congé ne peut excéder trois semaines consécutives sauf dérogation expresse délivrée à l’initiative du service.

Les congés doivent être soldés avant le 31 décembre de l’année. Le congé non pris ne fait pas l’objet d’une indemnisation, sauf pour les agents en CDD dans la mesure où la totalité des droits n’a pas pu leur être donnée. Pour les agents titulaires et les contractuels ayant plus d’un an d’ancienneté, le congé non pris peut être placé dans un compte épargne temps dans la limite autorisée20.

L’agent peut bénéficier de son droit à congé annuel à l’issue d’un congé de maladie, de maternité ou de paternité sans que l’on puisse lui imposer la reprise effective du service à partir du moment où il a été déclaré apte à la reprise du travail. Cependant, en fin d’année, le bénéfice du congé est soumis aux conditions visées au paragraphe précédent.

2.3.1.2 Congés bonifiés Peuvent bénéficier des congés bonifiés, les agents stagiaires et titulaires dont le lieu de résidence habituel est

situé dans les départements et régions d’Outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Réunion, Mayotte, Guyane) ou à Saint Pierre et Miquelon. Ils sont accordés sous réserve d’une ancienneté de trois ans. Un délai de 36 mois de services est nécessaire avant toute nouvelle demande de congé. Des dérogations sont prévues pour les cas particuliers : scolarités des enfants, planning.

Le fonctionnaire doit apporter la preuve de sa résidence habituelle, c’est-à-dire celle où se trouve le centre de ses intérêts moraux et matériels.

Le bénéficiaire du congé bonifié a droit au cumul de la totalité du congé annuel augmenté d’une bonification de 30 jours. L’absence d’un agent ne peut toutefois excéder 65 jours consécutifs (congés annuels et congés bonifiés cumulés). Les jours hors saison et les jours de fractionnement ne sont pas dus. Sur AGILTIME, il faudra saisir l’ensemble des CA et ensuite compléter par des congés bonifiés.

L’établissement assure la prise en charge des frais de voyage pour l’agent et la famille ainsi qu’une majoration de traitement pour compenser la cherté de la vie dans le DROM.

2.3.1.3 Congés bloqués

Les fonctionnaires de Corse et des COM peuvent bénéficier tous les 2 ans de congés bloqués d’une durée double en les cumulant sur deux années.

18 Décret n°2002-8 du 4 janvier 2002 relatif aux congés annuels des agents des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière 19

Avis CTE 2008 20 Ces dispositions font l’objet de développement dans les notes de service RTT, disponibles sur Kaliweb.

14

2.3.1.4 Congés de maladie

� Dispositions communes aux différents types de congé s maladie

L’agent dont l’altération de l’état de santé nécessite un arrêt de travail bénéficie d’un congé de maladie après constatation par un médecin et production d’un certificat médical. Le certificat d’arrêt de travail doit être transmis au cadre du service ou à son remplaçant dans un délai impératif de 48 heures. Pour toute demande (attribution CLM, CLD, prolongation, reprise…), une lettre émanant de l’agent doit être jointe au certificat médical et envoyée au service RH.

Il existe différents types de congés de maladie, qui seront décrits successivement.

- le congé de maladie ordinaire (CMO) - le congé de longue maladie (CLM) - le congé de maladie de longue durée (CLD) - l’accident de travail - l’accident de trajet - la maladie professionnelle

Le congé de maladie vaut service fait pour le calcul des droits à congé annuel. Un jour de maladie est équivalent à 7 heures pour le calcul et les décomptes du temps de travail, ainsi, le temps passé en congé de maladie (COM, CLM, CLD, AT et MP) n’ouvre pas droit aux jours R.T.T. En cas de CMO, CLM ou CLD, le montant de la prime de service subit une déduction à hauteur de 1/140ème du montant pour chaque jour d’absence.

Pour les agents contractuels, le droit au maintien du traitement entier ou partiel est fonction de l’ancienneté dans l’établissement. Les indemnités journalières du régime de sécurité sociale viennent en déduction des sommes versées ou peuvent être perçues directement par l’administration (subrogation), uniquement pour les contractuels ayant plus de quatre mois d’ancienneté. Après un congé de maladie, de longue maladie, de longue durée, accident de travail ou maladie professionnelle, une période de reprise à temps partiel thérapeutique est possible après avis du comité médical ou commission de réforme. Cette période, au cours de laquelle le traitement est maintenu à temps complet, est limitée à une année pour une même affection.

� Le congé de maladie ordinaire (CMO) Ce congé est ouvert en cas de maladie mettant l’agent dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions. L’agent doit fournir un certificat médical dans un délai de 48h. Ce certificat indique la durée probable de l’incapacité de travail. Le certificat médical (volet 2 et 3) doit être envoyé directement au cadre du service. Le volet 1 est à conserver par l’agent. Les contractuels doivent remettre uniquement le volet 3 au service des RH. Le volet 1 et 2 est à envoyer directement à la sécurité sociale. Cette dernière ne verse pas les Indemnités Journalières si elle n’a pas ces volets. Le congé est au plus de 12 mois consécutifs, dont 3 mois de plein traitement et 9 mois à demi-traitement. Après un congé de maladie de 6 mois consécutifs, la prolongation de ce congé est soumise à l'avis du comité médical. Le congé peut être prolongé de 6 mois maximum. A l’expiration du congé, le fonctionnaire peut reprendre ses fonctions après avis favorable du comité médical. Si la durée de l’arrêt est supérieure à 21 jours, la reprise s’accompagne d’une visite médicale auprès de la médecine du travail de l’établissement.

� Le congé de longue maladie (CLM)

L’octroi d’un congé longue maladie est soumis à trois conditions : - L’impossibilité d’exercer ses fonctions - La nécessité d’un traitement et de soins prolongés - Le caractère invalidant et de gravité confirmée.

Une liste indicative des pathologies ouvrant droit à congé de longue maladie est fixée par arrêté du ministre de la santé21. A titre exceptionnel, un agent pourra bénéficier, après avis du comité médical compétent, d’un CLM pour une affection non citée dans la liste si la maladie réunit les critères évoqués précédemment.

21 Arrêté du 1 août 1988 relatif à la liste indicative des longues maladies pouvant ouvrir droit à un CLM pour les agents de la FPH

15

Le CLM continu a une durée limitée à 3 ans. Un agent peut au cours de sa carrière bénéficier de plusieurs CLM. Cependant, le fonctionnaire qui a déjà obtenu un CLM continu de 3 ans doit avoir repris l’exercice de ses fonctions pendant un an au moins avant d’obtenir un nouveau CLM. Si le CLM est fractionné, l’agent a le droit à 3 ans de CLM par période de 4 ans. A l’issue de cette période quadriennale, il recouvre l’intégralité de ses droits à CLM. La décision d’octroi est prise au vue de l’avis du comité médical. Ce congé est accordé par période de trois à six mois. Le congé peut être renouvelé sur proposition du comité médical pour ces mêmes périodes. La demande de renouvellement doit être adressée au moins un mois avant l’expiration de la période en cours. L’agent conserve son plein traitement pendant 12 mois puis la moitié de son traitement pendant 2 ans (deux tiers du traitement si l’agent a la charge d’au moins trois enfants). La fin d’un CLM intervient par la reprise des fonctions de l’agent s’il est reconnu apte par un spécialiste agrée et par l’avis favorable du comité médical, ou par l’épuisement des droits à CLM.

� Le congé de longue durée (CLD)

L’octroi d’un congé longue durée est soumis à trois conditions : - Etre en position d’activité - Etre atteint d’une des pathologies suivantes : tuberculose, maladie mentale, affections cancéreuses, poliomyélite, déficit immunitaire grave et acquis.

- Ne pas avoir épuisé pour une affection donnée les droits à CLD. En effet, ces droits ne sont ouverts qu’une seule fois dans la carrière pour chaque pathologie.

La demande d’octroi peut être réalisée par l’intéressé et requiert la production d’un certificat médical. La demande et les pièces justificatives sont transmises au comité médical. La décision est prise après avis du comité médical. Le congé accordé par période de 3 à 6 mois. La demande de renouvellement est adressée au moins un mois avant l’expiration de la période en cours. L’agent conserve son plein traitement pendant 3 ans puis la moitié de son traitement pendant 2 ans. La fin d’un CLD intervient par la reprise des fonctions si l’agent est reconnu apte par un spécialiste agrée et par l’avis favorable du comité médical, ou par l’épuisement des droits à CLD.

� Les congés pour raison de santé accordés suite à un accident de service, un accident de trajet ou une maladie professionnelle

L’agent bénéficie d’une couverture sociale particulière si l’accident ou la maladie est survenu dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice des fonctions, c’est-à-dire en cas d’accident de service, de trajet ou de maladie professionnelle :

- Accident de service : Est considéré comme un accident de service l’accident survenu sur le lieu et dans le temps du service, dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice des fonctions de l’agent, en l’absence de faute personnelle ou de toute autre circonstance particulière détachant cet accident du service. - Accident de trajet : Est considéré comme un accident de trajet l’accident survenu entre la résidence familiale habituelle et le lieu de travail. - Maladie professionnelle : Une maladie est considérée comme professionnelle lorsque la maladie a été contractée ou aggravée en service et est essentiellement et directement liée à l’exercice des fonctions. Les fonctionnaires ne bénéficient pas de la présomption d’origine professionnelle des maladies, quand bien même elles figureraient sur les tableaux des maladies professionnelles de la sécurité sociale et répondraient à l’ensemble des critères de ces tableaux.

Tout accident de service ou maladie professionnelle doit faire l’objet d’une déclaration. L’imputabilité au service de l’accident est appréciée par le Directeur de l’établissement et la maladie professionnelle par un médecin agréé. Lors de la déclaration d’un accident de service, il est nécessaire de fournir un certificat médical initial ainsi que la déclaration réalisée en interne afin de juger le caractère professionnel de l’accident. L’agent dont l’accident ou la maladie sont reconnus imputables au service et qui ne peut travailler est en congé pour raison de santé. Cependant, ce congé est spécifique par la durée et le niveau de la prise en charge du traitement. Si l’agent est en maladie ordinaire ou en CLM, il bénéfice de son plein-traitement jusqu’à sa reprise. La consolidation de l’état pathologique n’entraine pas la fin du maintien de ce plein traitement si l’agent ne peut pas reprendre.

16

S’il est en CLD au titre de sa pathologie reconnue imputable au service, l’agent est maintenu en CLD pendant 5 ans à plein traitement, puis 3 ans à demi-traitement.

2.3.1.5 Congé de maternité

Lorsqu’une employée est enceinte, une copie de la déclaration de grossesse doit être transmise à l’employeur en raison des dispositions relatives au régime particulier de sécurité sociale des fonctionnaires : l’employeur est en effet habilité à calculer les dates du congé de maternité en absence de demande. Le congé de maternité est la juxtaposition de deux périodes de part et d’autre de la date présumée de l’accouchement telle qu’elle résulte des examens médicaux. La durée des droits au congé de maternité est fonction du rang de naissance de l’enfant et de certaines situations particulières exposées dans les tableaux ci-après :

Tableau 4 : Droits aux congés de maternité

� Cas général

SITUATION PERIODE PRENATALE PERIODE

POSTNATALE

DUREE TOTALE DU

CONGE OBSERVATIONS

Naissance du 1 er ou 2° enfant

6 semaines (42j) (mini : 2 sem.)

10 semaines (70j) (maxi : 14 sem.)

112 jours Report possible de 4 semaines après avis médicaux

Naissance du 3° enfant et au-delà

8 semaines (56j) (maxi : 10 sem.)

18 semaines (126j) (mini : 16 sem.)

182 jours Report possible de 2 semaines sans justification

Grossesse gémellaire 12 semaines (84j) (maxi : 16 sem.)

22 semaines (154j) (mini : 18 sem.) 238 jours Report possible de 4 semaines

sans justification

Grossesse de triplés ou plus 24 semaines (168j) 22 semaines (154j) 322 jours

� Cas particuliers

SITUATION DESCRIPTION

Etat pathologique

Des congés supplémentaires sont accordés, sur prescription médicale, en cas d'état pathologique lié à la grossesse ou à l'accouchement :

● 2 semaines avant le début du congé prénatal. Ces congés supplémentaires peuvent être prescrits à tout moment de la grossesse et être découpée en plusieurs périodes,

● 4 semaines après le congé postnatal.

Accouchement prématuré La période prénatale restante est reportée sur la période postnatale

Accouchement tardif Le congé prénatal est prolongé jusqu'à l'accouchement sans que le congé postnatal soit réduit.

Hospitalisation de l’enfant

En cas d'accouchement plus de 6 semaines avant la date prévue et exigeant l'hospitalisation de l'enfant, la mère bénéficie d'une période supplémentaire de congé égale au nombre de jours compris entre la date réelle de l'accouchement et le début du congé prénatal. En cas d'hospitalisation de l'enfant au-delà de la 6ème semaine suivant sa naissance, la mère peut reprendre son travail et reporter le reliquat de son congé postnatal à la fin de cette hospitalisation.

Décès de la mère

Si la mère décède lors de l'accouchement, le père peut bénéficier du congé postnatal et reporter son congé de paternité à la fin de celui-ci. Lorsque l'enfant est hospitalisé au-delà de la 6ème semaine suivant sa naissance, le père peut reprendre son travail et reporter le reliquat du congé postnatal à la fin de cette hospitalisation.

17

Lorsque le père de l'enfant ne bénéficie pas du congé postnatal, il est accordé à la personne qui était mariée, pacsée ou qui vivait maritalement avec la mère.

Décès du nouveau-né avant le début du

congé.

Lorsque l'enfant naît à la date prévue puis décède après sa naissance, la mère qui a bénéficié de son congé prénatal conserve son congé postnatal. En cas de décès consécutif à une naissance prématurée, la mère a droit au congé de maternité en totalité si un certificat médical atteste que l'enfant est né viable (c'est-à-dire à au moins 22 semaines d'aménorrhée ou qu'il pesait au moins 500 grammes). Dans le cas contraire, la mère est placée en congé de maladie ordinaire.

Le congé de maternité vaut service fait pour le calcul des droits à congé annuel. Un jour de maternité est équivalent à 7h et 36 minutes pour le calcul et les décomptes du temps de travail. Le temps passé en congé de maternité ouvre droit aux jours R.T.T.

Pour les agents titulaires ou stagiaires à temps partiel, le traitement est rétabli au plein temps pendant la durée du congé de maternité, l’autorisation d’exercice à temps partiel étant suspendue pendant cette période. Pour les agents contractuels sur un temps non complet, le traitement est maintenu à la hauteur de leur quotité de temps de travail.

Pour les agents contractuels, les droits au maintien du traitement entier ou partiel est fonction de l’ancienneté dans l’établissement (subrogation possible).

2.3.1.6 Congé d’adoption

En cas d’adoption d’enfants, les droits au congé d’adoption sont les suivants :

Tableau 6 : Droits aux congés d’adoption

SITUATION DUREE DU CONGE

Adoption simple chez un ménage ayant moins de 2

enfants 10 semaines (70 jours)

Adoption simple chez un ménage ayant déjà la charge

d’au moins 2 enfants 18 semaines (126 jours)

Adoption multiple 22 semaines (154 jours)

Le congé d’adoption peut être réparti entre le père et la mère si les deux travaillent. Dans ce cas le congé ne peut être réparti entre plus de deux fractions dont la plus courte ne peut être inférieure à 4 semaines.

2.3.1.7 Congé de paternité

En cas de naissance ou d’adoption, le père a droit au congé de paternité dans la limite de 11 jours consécutifs non fractionnables (18 jours en cas de naissances multiples) à prendre dans les 4 mois qui suivent la naissance (décalé en cas d’hospitalisation de l’enfant). Ce congé peut être couplé ou non aux 3 jours d’autorisation exceptionnelle d’absence pour la naissance. Le congé doit être demandé avec un préavis d’un mois.

2.3.1.8 Congé de solidarité familiale

Il s’agit d’un congé destiné à accompagner un ascendant ou descendant, un frère, une soeur ou d’une autre personne partageant le domicile de l’agent et qui est atteint d’une pathologie mettant en jeu son pronostic vital ou étant en phase avancée ou terminale d’une affectation grave et incurable. Ce congé est accordé aux agents titulaires et contractuels, pour une période continue d’une durée maximale de 3 mois, renouvelable une fois, ou par périodes fractionnées d’au moins 7 jours ou sous la forme d’un temps partiel (quotités de 50, 60, 70 ou 80% d’un temps plein) pour une durée maximale de 3 mois renouvelable une fois.

18

Ce congé n’est pas rémunéré mais il est indemnisable sous la forme d’une allocation journalière d’accompagnement d’une personne en fin de vie. Cette allocation est versée par le régime d’assurance maladie.

2.3.1.9 Congé de présence parentale

Le congé de présence parentale est destiné à la mère ou au père pour lequel l’état de santé d’un enfant malade, accidenté ou handicapé nécessite la présence du parent auprès de lui. Le congé de présence parentale est accordé de droit sur demande écrite de l'agent au moins 15 jours avant sa date de début. La demande est accompagnée d'un certificat médical attestant de la gravité de la maladie, de l'accident ou du handicap de l'enfant et de la nécessité d'une présence soutenue d'un parent et de soins contraignants. Le certificat médical précise la durée pendant laquelle s'impose la nécessité de présence et de soins. Le congé est accordé aux fonctionnaires et contractuels pour une durée de 310 jours ouvrés maximum sur une période de 36 mois pour un même enfant et une même pathologie. Il peut être pris en une ou plusieurs fois. Pendant ce congé l’agent n’est pas rémunéré, mais il perçoit l’allocation de présence parentale. La durée du congé compte dans l’ancienneté d’échelon. L’agent conserve le droit à des congés annuels. L'agent peut demander à écourter la durée de son congé. Le congé de présence parentale cesse automatiquement en cas de décès de l'enfant.

2.3.1.10 Congé de formation

Les congés de formation sont des périodes au cours desquelles l’agent reste en situation d’activité (incidence sur les droits à congé, avancement et retraite) et pendant lesquelles il est déchargé de service pour la durée des sessions ou stages. Le temps passé en formation est donc considéré comme du temps passé en service22. Trois grandes catégories sont prévues.

Les actions de formation continue relèvent du plan de formation adopté par l’établissement. Font partie de cette catégorie les actions de formation relatives à l’adaptation à l’emploi ou au perfectionnement de la qualification, aux préparations aux concours et aux études promotionnelles permettant l’obtention d’un diplôme ou certificat.

L’agent en études promotionnelles continue de percevoir son traitement et tout ou partie des indemnités en contrepartie d’un contrat d’engagement à servir pendant une durée triple de celle de la formation dans la limite de 5 ans. La durée légale de travail est fixée à 35 heures pendant la période où l’agent est en études promotionnelles. La prime de service est déduite au 1/365ème.

Le droit individuel à la formation (DIF) permet de capitaliser une durée de formation réservée chaque année (20 heures par an dans la limite de 120 heures pour un agent à temps plein). Les actions labellisables D.I.F. sont celles relatives à l’adaptation à l’évolution prévisible des métiers, au développement ou à l’acquisition de nouvelles qualifications, à la préparation aux examens ou concours, ainsi que les actions complémentaires à un congé pour bilan de compétences ou congé pour V.A.E. Le congé de formation professionnelle résulte du choix de l’agent d’effectuer une formation extérieure au domaine hospitalier ou ne faisant pas partie du plan de formation de l’établissement. L'agent demandeur doit avoir accompli au moins l'équivalent de 3 ans de services effectifs la fonction publique hospitalière. L’agent en CFP reste rémunéré par l’établissement sous la forme d’une indemnité. Le montant de la prime de service subit une déduction à hauteur de 1/365ème du montant pour chaque jour d’absence. La durée du CFP est limitée à trois ans sur l’ensemble de la carrière. Un contrat d’engagement de servir est signé. Les dispositions évoquées ci-dessus sont détaillées dans le guide de la formation.

2.3.1.11 Congé pour formation syndicale

Ce congé accordé avec maintien du traitement d’une durée maximale de douze jours par année. Il n’est accordé que pour effectuer un stage ou une session organisée par un centre ou institut agréé. L’effectif en formation ne peut excéder 5% de l’effectif réel. L’agent admis à suivre cette formation doit déposer une attestation de présence à son retour.

22 Des délais de route sont autorisés sous certaines conditions (CTE du 18 septembre 2000), Chapitre V du guide de la formation

19

2.3.1.12 Congé de représentation associative

Tout agent public peut bénéficier d'une autorisation spéciale, afin de pouvoir représenter une association aux réunions d'une commission ou d'une instance placée auprès des pouvoirs publics. Ce congé est appelé congé de représentation.

Pour bénéficier du congé de représentation, le salarié ou l'agent public doit :

- être membre de l'association concernée - être désigné comme représentant de l'association pour siéger à la commission ou à

l'instance - remplir la fonction à titre bénévole.

2.3.1.13 Don de jour de repos Par ailleurs, un agent peut, sur sa demande renoncer et sans contrepartie à tout ou partie de ses jours de repos non pris au bénéfice d’un autre agent qui assume la charge d’un enfant âgé de moins de vingt ans atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants. Les jours RTT, les congés annuels au-delà du 20ème jour et les jours épargnés sur un Compte Epargne Temps sont concernés par le don. Les jours de repos compensateurs et de congés bonifiés ne peuvent pas être donnés.

2.3.2 LES AUTORISATIONS D’ABSENCE

2.3.2.1 Cas général

L'autorisation d'absence est indépendante du congé annuel. L'octroi d'une autorisation d'absence, qui n'est pas un droit pour l'agent, est toujours soumis aux nécessités du service.

Une autorisation d'absence est donnée pour libérer un agent de ses fonctions à l'occasion d'un événement précis. Lorsque l'agent est déjà absent du service pour une toute autre raison, congé annuel, maladie, repos hebdomadaire notamment, l'autorisation n'est pas due ou est réduite, sauf exceptions mentionnées dans le tableau.

Les autorisations d'absence non utilisées ne sont pas récupérables. Un délai de route est admis dans certains cas23. Les demandes d'autorisation d'absence sont établies par l’intéressé par voie hiérarchique sur l'imprimé type de demande de congé. La pièce justificative y sera annexée ou, dans le cas contraire, présentée dès que possible, au retour. En cas d’absence injustifiée ou de grève, le montant de la prime de service subit une déduction à hauteur de 1/365 ème pour chaque jour d’absence.

Le tableau ci-après résume les différentes situations pour lesquelles une autorisation d'absence peut être accordée.

Tableau 7 : Liste des autorisations d’absence

SITUATION DUREE OBSERVATIONS

Autorisations d’absence pour motifs familiaux

Décès ou maladie très grave des pères, mères, beaux-

parents, enfants, conjoint ou personne liée par un pacte civil

de solidarité

3 jours maximum

Ils peuvent être reportés ou scindés.

Décès des parents au 2 ème degré ou alliés au 2 ème degré (frères,

1 jour maximum L’autorisation est accordée afin d’effectuer les démarches liées au décès (journée pouvant être

23 Au cas par cas après étude de chaque situation et dans les mêmes conditions que l’autorisation principale, en privilégiant le moyen de transport le plus rapide et sur présentation de justificatifs du temps de trajet.

20

soeurs, beau -frère, belle -soeur, grands-parents, petits-enfants)

reportée).

Mariage de l’agent ou conclusion d’un pacte civil de

solidarité. 5 jours maximum

L’agent doit prendre son congé dans la période où l’événement se produit, sauf si les nécessités de service ne le permettent pas. Dans ce dernier cas, le congé pourra être reporté.

Naissance d’un enfant ou adoption 3 jours maximum

Ils peuvent être pris dans les quinze jours qui suivent la naissance. Le congé peut être cumulé avec le congé de paternité. Par exception, ils peuvent être reportés en cas de congé.

Mariage d’un enfant 1 jour maximum

Autorisations d’absence pour la garde d’enfants

Soins d’enfants malades

ou garde d'enfants lorsque l’accueil habituel de l’enfant

n’est pas possible

Ces jours sont accordés par famille.

Si les deux conjoints travaillent dans le même établissement, un report des jours d’un parent sur l’autre peut être accordé.

Agent dont le conjoint bénéficie du même droit: 6 j maximum par an

Agent seul ou dont le conjoint ne bénéficie pas du même droit: 12 j maximum

Agent seul ou dont le conjoint ne bénéficie pas du même droit si les jours sont pris consécutivement: 15 j maximum

Les droits sont accordés par famille, quel que soit le nombre d’enfants de moins de 16 ans (aucune limite d’âge pour les enfants handicapés) au parent ou à la personne assurant la garde.

Ces droits sont pondérés en cas de temps partiel.

Le montant de la prime de service subit une déduction à hauteur de 1/140ème pour chaque jour d’absence.

Autorisations d’absence

pendant et après la grossesse

Séances préparatoires à l’accouchement sans douleur

Après avis du médecin du travail si les séances ne peuvent absolument pas avoir lieu en dehors des heures de service.

Allaitement 1 heure par jour à prendre en deux fois

Aménagement des horaires de travail pour les femmes

enceintes

1 heure maximum par jour pour une journée de travail complète, à partir du 3ème mois de grossesse

Capital RTT maintenu24

Examens médicaux obligatoires

Autorisation d’absence pour se rendre aux examens médicaux obligatoires antérieurs ou postérieurs à l’accouchement

Congrès syndicaux et organismes directeurs syndicaux 10 à 20 jours par an. Aux membres mandatés pour y participer.

24 Avis CTE du 7 octobre 2003 et du 27 janvier 2004

21

Organismes directeurs des organisations syndicales Contingent global par organisation.

Contingent calculé en fonction de la représentativité du syndicat.

Exercice d’un mandat électif

Crédit d’heures (sauf si l’agent est conseiller municipal d'une commune de moins de 3 500 habitants)25

Le salarié élu local bénéficie d'un crédit d'heures (sauf s'il est conseiller municipal d'une commune de moins de 3 500 habitants), qui peut être utilisé pour

• la gestion administrative de la collectivité dont il est membre ou de l'organisme auprès duquel il la représente,

• la préparation des réunions des instances où il siège.

Autorisation d’absence fonction de la durée prévisible de la réunion.

Un agent a droit à des autorisations d'absences pour exercer son mandat s'il est membre d'un conseil municipal, d'un conseil départemental, ou d'un conseil régional. Les autorisations d'absence de l’agent sont prévues pour se rendre et participer aux séances plénières du conseil (municipal, départemental ou régional) où il est élu, aux réunions des commissions dont il est membre, aux réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes où il a été désigné pour représenter la commune.

Membres des assemblées délibérantes des hôpitaux et organismes statutaires ou privés de coopération

inter-hospitalière

En fonction de la durée prévisible de la réunion.

Des délais de route peuvent s'ajouter.

Représentants d’une association ou d’une mutuelle 9 jours par an Cumul avec le congé de formation syndicale limité à 12 jours.

Concours de la fonction publique hospitalière Un jour par an porté à 2 jours si réussite aux épreuves d’admission.

Le surplus est pris sur les droits à congé ou RTT.

Juré d’assises ou témoin dans un procès Sur convocation Autorisation de droit qui ne peut être refusée

Parent d'élève A l'occasion des réunions et sur présentation de la convocation.

Réunions des comités de parents et conseils d'école des établissements maternels et élémentaires, des commissions permanentes, conseils de classe et d'administration des collèges, lycées et établissements d’éducation spéciale.

Rentrée scolaire Deux heures.

A la mère ou au père ou personnes ayant seules la charge de l’enfant. Autorisation accordée jusqu'à l’entrée en 6ème

Sapeur pompier volontaire

A l'occasion des départs en intervention et missions opérationnelles

En cas d’appel : temps d’intervention, sur autorisation du responsable de service.

Stage de formation : 10 jours max par an les 3 premières années puis 5 jours max26.

Mission humanitaire 1 à 15 jours par période de Les missions humanitaires sont suivies dans le cadre d’une mise à disposition et sont rémunérées

25 Code général des collectivités territoriales, articles L2123-1 à L2123-6 (élu local), L3123-1 à L3123-4 (élu départemental) et articles L4135-1 à L4135-4 (élu régional). Détails des crédits d’heures en fonction du mandat détenu (communal, départemental ou régionale) en annexe 7.

26 Cf Convention SDIS

22

2ans par l’établissement dans la limite de 15 jours.

Fêtes religieuses des différentes confessions

Arméniens : 3 jours Bouddhistes : 1 jour Israélites : 3 jours Musulmans : 3 jours Orthodoxes : 3 jours.

En fonction du calendrier propre à chaque confession ou communauté.

Pris sur les jours de congés ou RTT27

Pour les agents travaillant à temps partiel, les autorisations calculées en jours sont converties en heures puis mises en proportion avec la quotité de travail (sauf l’heure de grossesse)28.

2.3.2.2 Aménagements d’horaire

Un aménagement d’horaire est accordé par le directeur sous réserve des nécessités du service dans certaines circonstances : agent handicapé ou agent ayant à charge un conjoint, un enfant ou un ascendant handicapé29.

2.3.2.3 Cas particuliers des contractuels de droit privé

Les généralités citées précédemment sont applicables aux personnels sous contrat de droit privé (Contrats aidés, emplois d’avenir, apprentis) hormis celles relatives aux autorisations pour évènements familiaux et le congé pour bilan de compétence. Les dispositions spécifiques sont détaillées dans le tableau suivant.

Tableau 8 : Liste des autorisations d’absence (contractuels de droit privé)

SITUATION DUREE OBSERVATIONS

Bilan de compétence 1 jour 2 ans de salariat dans les 5 ans précédents dont au moins 4 mois dans l’année.

Maladie occasionnelle de l’enfant 3 jours par an

Congé non rémunéré Enfant de moins de 16 ans Durée portée à 5 jours si l’enfant a moins d’un an ou si l’agent a 3 enfants ou plus à charge de moins de16 ans.

Décès du conjoint, d’un enfant ou d’un partenaire lié par PACS 2 jours

Après 3 mois d’ancienneté

Autorisation d’absence pour décès du frère, sœur, beau-père ou belle-mère 1 jour

Décès du père ou de la mère 1 jour

Autorisation avant et après la grossesse

Examens médicaux obligatoires

Séances préparatoires à l’accouchement

Allaitement

-

Mariage de l’agent 4 jours

Mariage d’un enfant 1 jour

Naissance de l’enfant 3 jours Peuvent être pris dans les quinze jours qui suivent la

naissance. Peut être reportée en cas de congé.

Congé Paternité

11 jours

11 jours calendaires consécutifs en cas de naissance unique, 18 jours calendaires consécutifs

en cas de naissances multiples

27 Avis CTE 5 novembre 2013 28 Cf tableau 7 – Autorisation d’absence pendant et après la grossesse 29 Article 47-2 de la loi du 9 janvier 1986

23

2.3.3 LES CONGES ET ABSENCES NE RELEVANT PAS DE LA POSITI ON D’ACTIVITE

Les positions ci-après sont accordées sur demande écrite de l’agent : il s’agit du congé parental, du congé de présence parentale, de la disponibilité, du service national ou la réserve opérationnelle et du détachement.

Ces situations dans lesquelles l’agent n’exerce plus d’activité dans l’établissement entraînent, pour les trois premières citées, une perte du droit à rémunération et un abattement sur les calculs des droits à congés. Il convient de solder les droits à congé de l’agent qui sollicite l’une des positions ci-dessus. Ce solde peut aboutir à décaler la date de départ initiale de l’agent.

2.3.3.1 Congé parental

Le congé parental non rémunéré est destiné à permettre à l’agent d’élever un enfant âgé de moins de trois ans. Il est accordé soit à la mère après la naissance d’un enfant, un congé maternité, de paternité ou un congé d’adoption ou lors de l’arrivée au foyer d’un enfant n’ayant pas atteint l’âge de la fin de l’obligation scolaire, adopté ou confié en vue de son adoption. Ce droit individuel est ouvert à chacun des deux parents lesquels peuvent le prendre selon leur choix, soit en alternance, soit concomitamment pour un même enfant.

Le congé est accordé par périodes de six mois renouvelable après demande adressée dans un délai d’un mois et prend fin au troisième anniversaire de l’enfant ou trois ans après l’arrivée au foyer de l’enfant. La réintégration est effectuée sur demande, au besoin en surnombre, dans un poste correspondant aux qualifications de l’agent. Le fonctionnaire conserve ses droits à avancement d'échelon en totalité la 1ère année de congé, puis réduits de moitié30. En cas d’évènement grave dans la situation du foyer, le congé peut être écourté sur la demande de l’agent.

La date de départ en congé parental doit prendre en compte le solde des congés dus à l’agent et doit intégrer les règles de versement des allocations familiales31. Un versement sur le compte épargne temps peut parfois éviter la perte d’un mois d’allocation parentale d’éducation.

2.3.3.2 Disponibilité et congés non rémunérés

La disponibilité est la position du fonctionnaire qui, placé hors de son établissement, cesse de bénéficier dans cette position, de ses droits à avancement et à la retraite. La disponibilité peut être demandée par le fonctionnaire pour différents motifs. La demande doit être formalisée par écrit deux mois avant la date d’effet prévue. Certains motifs entrainent une disponibilité de droit. Pour les autres, la disponibilité est accordée sous réserve des nécessités de service.

Tableau 9 : Les motifs de disponibilité

MOTIF DUREE OBSERVATIONS

Pour donner des soins au conjoint, PACS, enfant ou ascendant à la suite

d’un accident , d’une maladie grave ou atteint d’un handicap nécessitant la

présence d’une tierce personne

Octroi par période 3 ans Congé accordé de droit tant que les conditions requises pour l’obtenir sont réunies (certificat médical)

Pour élever un enfant âgé de moins de huit ans

Octroi jusqu’au 8ème anniversaire du dernier

enfant

Congé accordé de droit tant que les conditions requises pour l’obtenir sont réunies

Pour suivre le conjoint ou son

partenaire avec lequel il est lié par un PACS dont la profession l’oblige à

éloigner la résidence familiale

Octroi pour 3 ans

Congé accordé de droit tant que les conditions requises pour l’obtenir sont réunies

L'agent contractuel employé depuis plus d'un an a droit, sur sa demande, à un congé non rémunéré

Pour se rendre à l’étranger ou dans un DOM/TOM afin d’y adopter un enfant 6 semaines

Congé de droit sur présentation de l’agrément visé au code de la famille et de l’aide sociale

Pour effectuer des études ou des recherches présentant un intérêt

général

6 ans Octroi par période 3 ans Congé accordé sous réserve des nécessités du service.

30 Décret n°2012-1061 du 18 septembre 2012 31 Voir note de service 2006-07

24

Pour convenances personnelles 10 ans Octroi par période 3 ans Congé accordé sous réserve des nécessités du service.

Pour créer ou reprendre une entreprise 2 ans Congé accordé sous réserve des nécessités du service

Pour exercer une activité dans un organisme international

6 ans Octroi par période 3 ans Congé accordé sous réserve des nécessités du service

Pour créer ou reprendre une entreprise 2 ans

Congé accordé sous réserve des nécessités du service à condition, que dans le cas d’une reprise, il n’ait pas exercé de contrôle sur cette entreprise ou conclu de marchés avec

elle

Congé non rémunéré (uniquement pour les contractuels) Maximum 15 jours par an

Dans la mesure où les nécessités du service le permettent, l'agent contractuel peut obtenir, pour raisons familiales, un

congé non rémunéré dans la limite de quinze jours ouvrables par an.

L’agent est tenu de renouveler les périodes de disponibilité par courrier adressé deux mois avant le terme de la

période en cours. Le même délai est consenti pour demander le retour dans les effectifs de l’établissement. Faute de demande de prolongation ou de retour dans ce délai, l’agent est licencié. La réintégration effective est soumise à la vacance d’un poste correspondant à la qualification et à l’aptitude médicale. Faute de vacance d’un emploi équivalent, l’agent est maintenu en disponibilité d’office. Cette dernière période ouvre droit à indemnisation du chômage.

2.3.3.3 L’accomplissement du service national et de s activités dans la réserve opérationnelle

L’agent est libéré de ses obligations d’activité, avec maintien du traitement en fonction de la durée, dans les conditions suivantes :

Tableau 10 : Service national et réserve opérationnelle

SITUATION DUREE TRAITEMENT

Période d’instruction militaire Inférieure ou égale à 30 jours par année civile

Au-delà

Traitement maintenu

Traitement suspendu

Période d’activité dans la réserve opérationnelle

Inférieure ou égale à 30 jours par année civile

Au-delà

Traitement maintenu

Traitement suspendu

Période d’activité dans la réserve de Sécurité Civile

Inférieure ou égale à 15 jours par année civile

Au-delà

Traitement maintenu

Traitement suspendu

Journée défense et citoyenneté

1 jour Traitement maintenu

2.3.3.4 Détachement

Le détachement est la position du fonctionnaire placé hors de son corps d’origine ou de son emploi d’origine. Il permet à un agent d’exercer une activité dans un autre établissement ou organisme tout en conservant ses droits à avancement et retraite au sein du centre hospitalier. L’agent détaché est rémunéré par l’organisme qui l’accueille.

� Les cas de détachement

Les différentes possibilités de détachement sont décrites dans le tableau suivant :

Tableau 11 : Les motifs de détachement

SITUATION MOTIFS DE DETACHEMENT CONDITIONS D’OCTROI

Détachements dans la fonction publique

Détachement pour accomplir le stage préalable à la titularisation

Détachement pour la durée de la période probatoire en tant que stagiaire titulaire Détachement de droit

25

Détachement dans un emploi permanent à l’Etat ou dans une collectivité territoriale, dans leurs établissements publics ou dans une entreprise publique

Sous réserve des nécessités de service

Détachements hors de la fonction publique

Emploi dans une entreprise ou un organisme privé assurant une mission d’intérêt général

Sous réserve des nécessités de service

Détachement dans un emploi du domaine de la recherche scientifique ou industrielle dans une entreprise ou un organisme privé

Sous réserve des nécessités de service

Détachement pour remplir une mission d’intérêt public à l’étranger ou auprès d’une organisation internationale intergouvernementale

Sous réserve des nécessités de service

Détachement pour effectuer une mission d’intérêt public de coopération internationale ou auprès d’organismes d’intérêt général à caractère international.

Sous réserve des nécessités de service Le détachement n’est possible qu’après signature d’une convention entre les deux organismes.

Mission de coopération auprès d’Etats étrangers ou pour dispenser un enseignement à l’étranger Sous réserve des nécessités de service

Détachement auprès d’un GCS ou d’un groupement de coopération sociale ou médico-sociale, d’un GIE ou d’un GIP

Sous réserve des nécessités de service

Détachement auprès de la CNIL, du CSA, du Défenseur des droits, d’un député, d’un sénateur ou d’un représentant de la France au Parlement Européen.

Sous réserve des nécessités de service

Détachement auprès de l’administration d’un état membre de la communauté européenne ou faisant partie de l’espace économique européen

Sous réserve des nécessités de service

Détachement pour exercice d’un mandat syndical de longue durée Détachement de droit

Détachement pour engagement dans une formation militaire de l’armée française Sous réserve des nécessités de service

� Conditions d’octroi

Le détachement est prononcé sur la demande expresse du fonctionnaire, après avis de la CAP sauf dans les cas où le détachement est accordé de plein droit. Dans les autres cas, l’administration peut s’opposer à la demande en raison des nécessités de service.

� Durée du détachement

Le détachement est accordé soit pour une courte durée, soit pour une longue durée.

- Le détachement de courte durée ne peut excéder 6 mois et n’est pas renouvelable. L’agent n’est pas remplacé et bénéficie d’un droit à réintégration.

- Le détachement de longue durée ne peut excéder 5 ans. Il est renouvelable par période n’excédant pas 5 ans. Ce renouvellement n’est toutefois pas un droit pour le fonctionnaire. Au-delà d’une période de 5 ans, les fonctionnaires doivent se voir obligatoirement proposer une réintégration dans le corps ou le cadre d’emploi où ils sont détachés.

Trois mois avant l’expiration du détachement, le fonctionnaire doit faire connaître à son administration d’origine sa décision de solliciter le renouvellement ou la réintégration dans son corps d’origine.

� Situation administrative de l’agent détaché

Le fonctionnaire en détachement continue de bénéficier dans son corps d’origine à ses droits à l’avancement et à la retraite. Les droits à rémunération du fonctionnaire sont définis par les règles applicables à l’emploi en détachement. L’agent perçoit la rémunération (c’est-à-dire le traitement indiciaire s’il est détaché dans l’une des trois fonctions publiques), et les indemnités afférentes à ce nouvel emploi.

26

Le fonctionnaire placé en position de détachement de longue durée dans une administration entrant dans le champ d’application du statut général des fonctionnaire est noté ou évalué par l’autorité compétence de son administration d’accueil. Si le fonctionnaire est placé auprès d’un organisme ne relevant pas de ce champ d’application, la notation est alors effectuée par l’établissement d’origine.

� Fin du détachement

Le détachement peut prendre fin avant le terme fixé, à l’initiative de l’agent, de l’administration d’accueil ou du CHA. Le détachement peut prendre fin à l’expiration normale de la période de détachement. Le fonctionnaire est alors réaffecté dans l’emploi qu’il occupait avant son détachement ou dans un autre emploi relevant de son grade.

2.3.4 LES ABSENCES GENEREES PAR L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL (RTT ET CET) ET LE REPORT DE CONGES.

2.3.4.1 Jours de réduction de temps de travail (RTT )

Les agents dont le cycle de travail est en moyenne supérieur à 35 heures hebdomadaires ont droit à des journées de repos supplémentaire pour compenser le surplus d’heures. Les jours de RTT représentent un capital théorique qui s’acquiert au fil des jours travaillés jusqu’à atteindre les limites ci-dessous.

Le nombre de jours RTT est calculé en proportion du travail effectif accompli dans le cycle de travail. Il est de :

- 6 jours ouvrés par an pour 36h hebdomadaires - 15 jours ouvrés pour 37h30 hebdomadaires - 18 jours ouvrés par an pour 38h hebdomadaires - 20 pour 39h hebdomadaires

Les cadres bénéficient de 20 jours s’ils optent pour un régime de travail décomptés en jours. Ces droits sont cependant réduits d’un jour en raison de la mise en place de la journée de solidarité. Par ailleurs, un agent peut, sur sa demande renoncer et sans contrepartie à tout ou partie de ses jours de repos non pris, qu’ils aient été affectés ou non sur un compte épargne temps, au bénéfice d’un autre agent qui assume la charge d’un enfant âgé de moins de vingt ans atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité rendant indispensables une présence soutenue et des soins contraignants. En cas d’absence pour maladie, ou accident, le capital théorique de jours RTT est réduit proportionnellement au temps devant être accompli comme dans le tableau suivant.

Tableau 12 : Perte des droits RTT en cas d’absence

DUREE DE TRAVAIL

HEBDOMADAIRE 36H 37H30 38H 39H

Acquisition RTT 12 minutes par jour travaillé

30 minutes par jour travaillé

36 minutes par jour travaillé

48 minutes par jour travaillé

Capital théorique RTT 6 * 7.2 = 43,2 heures 15*7.5=112,5 heures 18*7.6 =136,8

heures 20*7.8 =156 heures

Perte de droits RTT

1 jour maladie => perte de 12 minutes du capital de RTT

1 jour maladie -> 30 minutes de capital de

RTT

1 jour maladie => perte de 36 minutes du

capital de RTT

1 jour maladie => perte de 48 minutes du capital de RTT

Perte d’un jour RTT pour 36 jours

d’absence

Perte d’un jour de RTT pour 16 jours

d’absence

Perte d’un jour RTT pour 13

jours d’absence

Perte d’un jour RTT pour 10 jours

d’absence Les compteurs développés dans le logiciel de gestion du temps AGILTIME ™ calculent les pertes en fonction des

absences réelles.

27

2.3.4.2 Compte épargne-temps Le compte épargne-temps permet d’accumuler des droits à congé et récupération rémunérés, non utilisés au titre

d’une année de référence. Il est ouvert à la demande de l’agent intéressé. L’accès au CET est ouvert aux agents titulaires et non titulaires, employés de manière continue et ayant accompli

au moins un an de service. Coexistent le CET dit historique, comprenant les jours épargnés jusqu’au 31décembre 2011, et le CET pérenne, ouvert depuis le 1 er janvier 2012.

2.3.4.2.1 Modalités de gestion du CET

� Le CET pérenne Alimentation du CET Le CET peut être alimenté par :

• des jours de congés annuels sous réserve que les agents ont pris au moins 20 jours de congés par an (soit un placement maximal de 8 jours). Les jours de congé bonifié ne peuvent pas être épargnés.

• des jours au titre de la réduction du temps de travail (RTT), • des heures supplémentaires si elles n'ont pas fait l'objet d'une compensation horaire ou d'une

indemnisation.

Le cumul des jours inscrits sur le CET ne doit pas dépasser 60 jours. Cependant, la durée de validité des jours inscrits n’est pas limitée.

Au-delà d’un seuil de 20 jours inscrits sur le CET, les agents ne peuvent plus épargnés que 10 jours maximum chaque année.

L’agent est informé de l’état de son CET au 31 décembre de l’année écoulée et doit faire connaitre le nombre de jours de congés non pris dans l’année qu’il souhaite inscrire sur son CET. Si le nombre total de jours inscrits après ce versement éventuel est supérieur à 20 jours, l’agent est invité à exercer, au plus tard, le 31 mars de chaque année, son droit d’option entre les différentes possibilités décrites ci-dessous. Ce droit d’option est irrévocable au titre de l’année de laquelle il est exercé, mais peut s’exercer à nouveau pleinement l’année suivante.

Les demandes d’alimentation du CET, première demande ou demandes d’alimentation ultérieures, sont effectuées sur l’imprimé disponible sur Kaliweb.32

Droit d’option pour les jours cumulés dans le CET

Pour les CET au 31 décembre de l’année inférieur à 20 jours Lorsque le nombre de jours en fin d'année sur le CET est inférieur ou égal à 20, les jours épargnés demeurent obligatoirement utilisés sous forme de congés. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir cumulé 20 jours sur son CET pour en bénéficier, ni d’être tenu de poser un nombre minimal de jours.

Pour les CET au 31 décembre de l’année supérieur à 20 jours : exercice d’un droit d’option

Les 20 premiers jours épargnés demeurent obligatoirement utilisés sous forme de congés. Pour les jours excédant ce seuil, les agents optent chaque année, dans les proportions qu’ils souhaitent, et en étant libres de combiner les formules pour :

• Une prise en compte pour la retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP) si l’agent est fonctionnaire

• Une indemnisation : chaque jour épargné est indemnisé selon un montant forfaitaire variable en fonction de la catégorie statutaire de l’agent. La valeur des jours est celle la catégorie statutaire de l’agent au jour de sa demande.

32 Voir annexe 6

28

Tableau 13 : Montant de l’indemnisation des jours épargnés par catégorie d’agent

CATEGORIE A CATEGORIE B CATEGORIE C Valeur 1 jour CET

125 euros 80 euros 65 euros

• Un maintien des jours dans le CET.

Le choix de maintenir des jours dans le CET est possible sous réserve que le cumul des jours inscrits sur le CET ne dépasse pas 60 jours et que la progression annuelle soit inférieure ou égale à 10 jours. En l'absence de toute demande, les jours sont d'office :

• pris en compte au sein du régime de retraite additionnelle de la fonction publique, s'agissant des fonctionnaires

• indemnisés pour les non titulaires

Les agents peuvent, sous réserve des nécessités de service, poser des jours acquis au titre du CET durant l’année. Après l’accord de son cadre de service, il devra en faire la demande au service des RH au moyen du même imprimé que précédemment. Si l’agent dispose d’un CET historique et d’un CET pérenne, les jours seront prélevés en priorité sur le CET historique.

� Le CET historique Les jours épargnés jusqu’au 31 décembre 2011 et inscrits sur le CET historique font l’objet d’un suivi et d’une gestion distincts de ceux inscrits à compter de l’année 2012 sur le CET pérenne.

Pour les CET au 31 décembre 2011 inférieur à 20 jours : Les jours épargnés demeurent obligatoirement utilisés sous forme de congés. Pour les CET au 31 décembre 2011 supérieur à 20 jours : Pour les jours excédant ce seuil, les agents optent, dans les proportions qu’ils souhaitent, et en étant libres de

combiner les formules pour : � Une prise en compte des jours épargnés au titre du régime de retraite additionnel de la fonction publique

si l’agent est fonctionnaire. Le versement s’effectue à hauteur de 4 jours par an, jusqu’à épuisement du solde, ou si la durée du versement est supérieure à 4 ans, en 4 fractions annuelles d’égal montant. En cas de cessation d’activité avant le terme des versements, le solde est versé à la date de la cessation d’activité.

� Une indemnisation selon les modalités forfaitaires précitées. Le versement s’effectue à hauteur de 4 jours par an, jusqu’à épuisement du solde, ou si la durée du versement est supérieure à 4 ans, en 4 fractions annuelles d’égal montant. En cas de cessation d’activité avant le terme des versements, le solde est versé à la date de la cessation d’activité.

� Un maintien des jours dans le CET avec une possibilité d’utilisation ultérieure

2.3.4.3 Le report des congés annuels

Les Congés Annuels non pris peuvent être reportés jusqu’au 31 décembre de l’année N+1 sur demande auprès du service RH et validé par le cadre pour les raisons suivantes :

- Congés pour raison de santé (CMO, CLM, CLD) - Congé maternité, d’adoption et de paternité - Congé parental.

Les congés annuels doivent être pris avant la date prévue de la cessation des fonctions. En outre, les CA non pris en N+1 ne donnent lieu à aucune indemnisation compensatrice.

2.3.5 LES ABSENCES IRREGULIERES

Lorsque l’agent s’abstient d’effectuer tout ou partie de ses heures de service, ou n’exécute pas tout ou partie de ses obligations de service, l’agent s’expose à des sanctions pour service non fait (sanction disciplinaire) Lorsque des agents s’absentent ou prolongent leur absence sans autorisation, ils sont immédiatement placés en position de congé sans traitement (règle de la retenue du trentième de paie), à moins de justification présentée dans les 48 heures et reconnue valable par l’administration.

29

2.4 TRAVAIL A TEMPS PARTIEL

2.4.1 GENERALITES

Le travail à temps partiel est une possibilité d’exercice professionnel ouverte aux agents titulaires et contractuels qui le souhaitent. Plusieurs quotités de temps sont identifiées : 50, 60, 70, 75, 80 et 90 pour cent du temps de travail légal.

Pour les agents contractuels, la notion de travail à temps partiel est différente de celle de travail à temps non complet qui correspond à une activité sur un poste de travail dont la durée d’occupation est inférieure à un temps plein. Dans ce cas, ce n’est pas l’agent qui choisit le temps partiel mais c’est le poste de travail qui impose une activité réduite. Les dispositions du présent paragraphe ne leur donc sont pas applicables.

2.4.2 CONDITIONS D’ACCES

2.4.2.1 Temps partiel de plein droit

Le temps partiel de droit est accordé aux fonctionnaires titulaires et stagiaires, ainsi qu’aux contractuels de droit

public, à l’occasion d’évènements particuliers résumés dans le tableau ci-dessous.

Tableau 14 : Motifs d’octroi d’un temps partiel de droit

MOTIFS CONDITIONS ET DUREE QUOTITES ACCESSIBLES

Naissance ou adoption

A l’occasion de chaque naissance et jusqu’au troisième anniversaire de l’enfant ou dans un délai de 3 ans après l’arrivée au foyer de l’enfant adopté

L’autorisation est accordée de plein droit à la date choisie dans la limite de cette période de trois ans.

Le temps partiel de droit compte pour 100% de cotisation retraite pour les enfants nés à partir de 2004.

50%, 60%, 70%, 80%

Soins à un proche (conjoint, enfant,

ascendant)

Temps partiel pour prodiguer des soins à un proche victime d’un accident, d’une maladie grave ou atteinte d’un handicap nécessitant une tierce personne

L’autorisation est accordée de plein droit.

50%, 60%, 70%, 80% et 90%

Création ou reprise d’une entreprise

Création ou reprise d’une entreprise après avis de la commission de déontologie.

L’administration peut reporter l’autorisation de 6 mois à partir de la réception de la demande. L’autorisation est accordée de droit pendant deux ans maximum et peut être prolongée d’une année.

50%, 60%, 70%, 80% et 90%

Fonctionnaires présentant un handicap

Accordé aux fonctionnaires handicapés, énumérés aux 1°,2°,3°,4°,9°,10° et 11° de l’article L 5212-13 du code du travail

L’autorisation est accordée de plein droit après avis du médecin du travail

50%, 60%, 70%, 80% et 90%

2.4.2.2 Temps partiel sur demande Le temps partiel peut être accordé aux fonctionnaires titulaires et stagiaires. Les agents contractuels ont accès à

ce type de temps partiel après une année d’exercice à temps plein. Cette modalité est accordée sous réserve des nécessités de service et des possibilités d’aménagement du temps.

Les quotités ouvertes sont de 50%, 60%, 70%, 75%, 80% et 90%. Les modalités d’aménagement du temps sont

fixées de manière journalière, hebdomadaire ou dans le cadre du cycle de travail, voire mensuelle si le service le permet.

30

L’autorisation est accordée pour une période comprise entre six mois et un an, renouvelable sur demande de l’agent. Le renouvellement doit être formulé à la DRH deux mois avant son expiration. En l’absence de demande, la période est reconduite pour une durée de trois ans.

L’attention des bénéficiaires de prestations versées par la Caisse d’Allocations Familiales est attirée sur le fait que le choix de la date d’effet du temps partiel à la suite d’une naissance ou adoption conditionne le versement d’un mois complet ou l’absence de versement.

2.4.2.3 Temps partiel thérapeutique Le temps partiel thérapeutique est accordé afin de favoriser l’amélioration de l’état de santé ou dans le cadre

d’une rééducation ou d’une réadaptation professionnelle. Il est octroyé après expertise et avis des commissions médicales à l’occasion :

● d’un congé de maladie Il est accordé après avis du comité médical après un congé de maladie ordinaire de plus de six mois d’arrêt consécutif pour la même affection, soit sans durée préalable d’arrêt après un CLM ou un CLD. La durée du temps partiel est de 3 mois renouvelable dans la limite d’un an.

● d’un accident de service ou maladie contractée en service

Il est accordé sur avis favorable de la commission de réforme, pour une durée maximale de six mois, renouvelable une fois.

2.4.3 REMUNERATION ET DROITS A CONGES

2.4.3.1 Cas général

Les agents exerçant à temps partiel ont une rémunération calculée au prorata de leur quotité de travail. Toutefois,

les agents à 80 % et 90 % sont rémunérés sur la base de 6/7 ou 32/35. Les droits à congé et autres autorisations en jour sont identiques si le temps partiel est organisé de manière

quotidienne. Les droits en jours sont convertis en heures après application du pourcentage de la quotité de travail lorsque l’organisation est hebdomadaire, cyclique ou mensuelle.

Lorsqu’une modification des quotités de travail est envisagée en cours d’année, il convient de faire calculer les

droits à temps plein et à temps partiel pour solder les droits de l’une ou l’autre catégorie avant la date de changement de quotité.

2.4.3.2 Cas des agents en temps partiel thérapeutiq ue

L’agent bénéficie de son avancement et de ses droits à la retraite comme un agent à temps plein. Il peut bénéficier de congés maladie au cours de son temps partiel thérapeutique. L’agent perçoit l’intégralité de son traitement.

Les droits à congé sont calculés de la manière suivante :

- Pour la période de congé maladie antérieure au temps partiel thérapeutique, les droits à congés sont équivalents à ceux accordés à un fonctionnaire à temps plein - Pour la période de temps partiel thérapeutique, les droits à congé sont calculés sur les congés des fonctionnaires à temps partiel dans la mesure où le service effectif est réalisé à temps partiel

2.4.4 REINTEGRATION A TEMPS PLEIN

A l’issue de la période de travail à temps partiel, l’agent est admis de plein droit à occuper à plein temps leur emploi ou à défaut un autre emploi conforme à leur statut. La réintégration est possible avant le terme prévu, soit sans délai (en cas de motif grave : baisse des revenus du ménage, changement familial), soit en présentant une demande deux mois au moins avant la date d’effet souhaitée.

31

3 MODALITES PRATIQUES D’ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL

3.1 LES CYCLES ET HORAIRES AU CHA

3.1.1 CYCLES ET HORAIRES DE TRAVAIL EN USAGE AU CHA

Le travail est organisé selon des cycles de travail définis par service ou par fonctions et arrêtés après avis du CTE par délégation du directeur au niveau des cadres de service. La durée du cycle est comprise entre une semaine et douze semaines ; le nombre d'heures de travail effectué au cours des semaines composant le cycle peut être irrégulier. Le cycle peut être interrompu, en fonction de la planification des congés ou des besoins du service, sous la responsabilité du cadre.

Différents horaires hebdomadaires sont en vigueur dans l’établissement, 38 et 39 heures principalement, qui sont compensés par des droits à jours de RTT de 18 et 20 jours respectivement, desquels est déduit la journée de solidarité. Dans les services cliniques et compte-tenu du nombre de cycles différents, les organisations sont harmonisées sur une base hebdomadaire de 38 heures quelle que soit la durée de présence journalière, afin de permettre une mobilité interne sans difficulté. Les services médico-techniques, administratifs et logistiques sont en majorité organisés sur un cycle de 38 heures.

Lorsque les agents atteignent les obligations hebdomadaires de service en moins de 5 jours en moyenne par semaine, ils bénéficient de repos compensateurs destinés à équilibrer la durée réelle de travail de la semaine avec la durée théorique. Cet équilibre est ainsi réalisé pour les agents en 12 heures par des repos cycle, pour les agents à temps partiel par des repos temps partiel et pour les agents de nuit par des repos compensateurs de nuit. Cet équilibre nécessite que la valeur de ces différents soit égale à zéro.

L’agent qui le souhaite pourra exercer sur un horaire de 35 heures hebdomadaires sans RTT à raison de 7 heures par jour travaillé. Cet engagement est valable pour une année complète sur demande de l’agent formulée avant le 31 décembre de l’année précédant celle de référence et sous réserve des nécessités de service.

3.1.2 LA GESTION DU TEMPS DES CADRES

� La gestion du temps cadres « standard »

Le principe de la flexibilité des horaires sans récupération d’heures cumulées en jours s’applique pour les cadres dans la fourchette de 7H00 à 18H00 pour les cadres de jour, du lundi au vendredi, et de 20h30 à 6h30 pour les cadres de nuit, sans dépasser une amplitude de 10h par jour. L’horaire de travail doit être adapté pour ne pas dépasser cette limite. Il est toléré de façon exceptionnelle que la journée puisse être au maximum de 12h. (visite équipe de nuit, garde sans possibilité de décaler les horaires, réunion …) Sur le planning Agiletime, le code de travail (CAFF de 7h48) doit être le plus proche possible de la réalité et englobant le créneau horaire du travail du cadre. Le mode de récupération à privilégier, réside dans la flexibilité du temps de travail journalier du cadre. Le cadre qui réalise au maximum 44H00 dans la semaine ne note pas d’heures supplémentaires et ne peut pas prétendre récupérer sous la forme de jours de récupération, les heures dépassant un cumul de plus de 39H/semaine. Sur la journée entre 7h et 18h, toute heure faite ne peut être notée en Heure supplémentaire ou récupérée en H-.Les cadres peuvent décaler leurs horaires ou réduire leur amplitude de travail au cours d’une journée pour éviter de cumuler des jours supplémentaires de repos. Un commentaire est alors noté dans Agiletime, sans modification du code horaire.

� Au-delà de 18h pour les cadres de jour ou 6h30 pour les cadres de nuit

Nous distinguons deux principes : la récupération du temps en heures et en jours. Les temps récupérables par les cadres en heures ou en jours sont :

- les gardes de week-end non payées - les gardes du soir, quand horaire non décalé

32

- les rencontres équipes de nuit, quand horaires non décalés - les réunions de service ou institutionnelles après 18H00, quand horaires non décalés - les missions exceptionnelles validées par la Direction fonctionnelle, quand horaires non décalés.

Ces temps de récupération peuvent être cumulés en jours sans dépasser un quota de quatre jours de récupération annuel (H-) soit 31h12. Cependant, les 4 H- peuvent, en accord avec le supérieur hiérarchique, être répartis en maximum huit demi H-, dans la mesure du possible. En aucun cas les 4 H- ne sont dus systématiquement. Les heures, qui éventuellement resteraient à prendre en plus, doivent être gérées par chaque cadre en accord avec son cadre supérieur de santé ou son supérieur hiérarchique, en partant plus tôt ou en arrivant plus tard dans la semaine. Un commentaire est noté dans Agiletime afin de garder l’information. Chaque cadre doit être vigilant pour lisser son travail hebdomadaire et ne pas cumuler des heures qui ne pourront pas être récupérées en fin d’année ni déposées en CET. En accord avec le directeur, la direction fonctionnelle de l’agent peut accorder des jours de récupération lors de « situations exceptionnelles. »

Tableau 15 : Synthèse sur le temps cadre

Entre 7h00-18h00

• Temps de travail compris de 39h à 44h/semaine • Maximum 10h/jour (exceptionnellement 12h) • Lissage des horaires • Aucune heure supplémentaire ne peut être notée si l’on n’a pas atteint

les 44h dans la semaine en cours.

Entre 18h00-7h00 6h30-20h30

Possibilité de noter des Heures Supplémentaires au maximum 31h12 notées en Heures supplémentaires à récupérer lors :

• des gardes de week-end non payées • des gardes du soir, quand horaire non décalé • des rencontres équipes de nuit, quand horaire non décalé • de réunions de service ou institutionnelles après 18H00, quand horaire

non décalé • de missions exceptionnelles validées par la DS, quand horaire non

décalé Ces « heures supplémentaires à récupérer » pourront être récupérées et notées en H- en jour ou ½ journée)

� Contrôle des plannings

Le CSS de pôle ou le supérieur hiérarchique s’assure du bon respect des règles de gestion du temps de travail des cadres dont il a la responsabilité. Dans le cadre de ses attributions, la Cellule GTT assure un contrôle des plannings et vérifie la bonne application de la réglementation ainsi que la bonne utilisation du logiciel Agiletime.

3.1.3 TEMPS DE PAUSE, DE REPAS ET D’HABILLAGE/DESHABILLAGE

Pour tout horaire supérieur à six heures consécutives, un temps de pause faisant partie du temps de travail est accordé sous la forme d’un forfait de 40 minutes qui se décompose en 30 minutes de pause repas et 10 minutes de temps d’habillage/déshabillage.

3.1.4 TABLEAU DE SERVICE

Le tableau de service doit être arrêté à la connaissance de chaque agent quinze jours au moins avant son application. Il doit être consultable à tout moment par les agents.

Toute modification dans la répartition des heures de travail donne lieu, 48 heures avant sa mise en vigueur, et sauf contrainte impérative de fonctionnement du service, à une rectification du tableau de service établi. Ces modifications sont immédiatement notifiées aux agents. Les agents qui s’échangent des périodes après affichage du tableau doivent tenir informé le cadre du service ou le cadre de permanence.

33

3.1.5 EQUIVALENCE DES TEMPS

Dans le cas où un agent n’a pas effectué l’intégralité de son temps de travail quotidien en raison d’une absence autorisée (CA, RTT, Fériés) ou justifiée (absence médicale ou autre), il est réputé avoir accompli une amplitude horaire égale au cinquième des obligations moyennes de service du cycle. Cette règle est importante dans la gestion du temps et les décomptes individuels. Elle conduit à ne maintenir dans le cycle que les repos hebdomadaires en cas d’absence : c’est ainsi que les absences autorisées comme les absences justifiées valent 1/5 des obligations hebdomadaires de l’agent et couvrent l’intégralité des périodes de travail et des repos compensateurs mais préservent les repos hebdomadaires.

La période d’absence pour raison médicale ne participe pas au calcul des RTT et les droits sont réduits en proportion du temps d’absence. Le système d’équivalence conduit à un décompte de débit/crédit horaire qui peut conduire l’agent à être redevable d’un solde en fin d’année. Ce décompte est applicable également aux agents à temps partiel qui groupent leur activité sur des journées complètes ou aux agents à temps plein dont la durée journalière de travail fait l’objet de repos supplémentaires dans le cycle (RTP ou RC) lorsque l’absence ne couvre pas la durée de ce type de repos.

Les tableaux en annexe 3 et 4 présentent l’ensemble des équivalences de chaque type d’absence pour le décompte du temps de travail et les exemples concrets de décompte que cette règle implique.

3.1.6 DECOMPTES HORAIRES HEBDOMADAIRES PARTICULIERS

Lorsque la durée de travail d’un cycle n’est pas égale chaque jour de la semaine, un décompte particulier doit être établi en cas de congé ou de férié intervenant dans la semaine. Ce compte est basé sur la durée quotidienne moyenne du cycle (DQCP).Par exemple, pour un agent à 38 heures hebdomadaires, cette durée est 38/5=7,6. Elle est de 7,8 pour 39 heures.

3.2 LES OUTILS DE LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL

3.2.1 LA CELLULE GTT

Afin de permettre le respect de la règlementation, l’uniformisation des pratiques et un usage optimum du logiciel de gestion du temps AGILETIME, une cellule de référence sur la gestion du temps (GTT) a été instituée. Elle a notamment pour mission de former et d’accompagner les cadres sur les règles de planification et de gestion du temps, de contrôler et vérifier les éléments variables de paies, les absences à qualifier, les soldes « obligation annuelle de travail » ainsi que la mise à jour des tables de conversion entre AGIRH et AGILETIME pour les contrats et les quotités de travail.

3.2.2 LE LOGICIEL AGILETIME ™ Une bonne gestion du temps nécessite une information de qualité entre les différentes personnes qui concourent à l’utilisation des différents logiciels de gestion, AGIRH et AGILETIME. En effet, les deux systèmes échangent des informations : le logiciel de gestion des RH transmet au second les données agents relatives à l’état-civil et celles relatives à la quotité de temps travaillé, le statut et l’obligation hebdomadaire ; ces trois dernières données sont fusionnées dans un « modèle de contrat » lequel détermine les éléments des calculs de temps. De plus les éléments variables de paie sont incrémentés d’AGILTIME vers AGIRH chaque mois. À partir du logiciel de gestion du temps, le cadre du service a la possibilité d’imprimer le planning prévisionnel de manière classique et de réaliser des relevés sur les principaux compteurs de temps calculés. Les agents ont la possibilité, à partir d’un ordinateur, de se connecter avec un code personnel et de consulter leur planning et celui du service.

3.2.3 LES DECOMPTES DE GESTION DU TEMPS Le logiciel AGILETIME permet un suivi des situations individuelles relatives à gestion du temps. Pour cela, un certain nombre de compteurs ont été créés pour établir un ou plusieurs états calculés en fonction des besoins. Les compteurs prennent en compte la situation de l’agent en termes de temps de travail ainsi que les changements en cours d’année. Ils comprennent :

- Un état de synthèse des principaux éléments de suivi des temps, appelé Compteur Agent. - Un suivi des congés annuels et jours RTT : cet état associe les reliquats de l’année précédente, les droits de l’année en cours avec les consommations afin de présenter les différents soldes de l’année.

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- Un suivi du temps travaillé : deux états associent le décompte du temps de travail effectif, des équivalences (absences) avec la référence qui est l’obligation annuelle de travail (OAT) calculée selon les principes décrits précédemment. Ce suivi peut être calculé avec deux états : l’un sur l’année civile (état OAT) et l’autre sur toute autre période comprise dans l’année civile (balance). Dans ce dernier cas, le compteur compare la situation de l’agent avec une situation théorique et permet de savoir si l’agent est en crédit d’heures ou en débit compte tenu des jours travaillés et des congés ou récupérations pris dans la période. La notion de repos fixe ou variable est déterminée automatiquement par le logiciel à partir de la situation effectivement planifiée sur l’année civile complète. - Un suivi des différents droits, consommations et soldes relatifs aux fériés, repos et récupérations d’heures.

3.2.4 IMPRIMES DE LIAISONS ENTRE DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES, S ERVICES ET AGENTS

Afin de faciliter la formalisation des demandes individuelles relatives à leur situation personnelle, la Direction des ressources humaines met en service des imprimés de liaison destinés à :

- Déclarer une modification de situation familiale - Déclarer un état de grossesse et demander le bénéfice de l’aménagement horaire - Établir une demande de travail à temps partiel ou un renouvellement - Établir une demande de congé parental ou une disponibilité - Etablir une demande d’alimentation et de versement du CET - Établir toute autre demande (changement de service, mutation, retraite, détachement…)

Ces imprimés se trouvent dans l’Intranet documentaire Kaliweb (menu Documentation qualité/Pôle gestion administrative financière et stratégique/DRH/). La liste des imprimés de liaison est fournie en annexe 6. En outre, une fiche de mouvement rédigée par l’encadrement confirme les modifications de situation et peut aussi signaler un changement dans les obligations de service.

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LISTE DES ANNEXES ANNEXE 1 : CALENDRIERS 2016 ET 2017 ANNEXE 2 : TABLEAU DE CONVERSION DES MINUTES EN CENTIEMES D’HEURE ANNEXE 3 : EQUIVALENCES EN TEMPS DE TRAVAIL SELON LE TYPE D’ABSENCE ANNEXE 4 : EQUIVALENCES : EXEMPLES DE DECOMPTE ANNEXE 5 : CALCUL DES ELEMENTS VARIABLES DE PAIE ANNEXE 6 : LISTE DES FORMULAIRES DE LIAISON DISPONIBLES SUR KALIWEB ANNEXE 7 : CREDIT D’HEURES POUR MANDAT ELECTIF

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ANNEXE 1 : CALENDRIERS 2016 ET 2017

� Calendrier 2016

ANNEE 2016 jours sam-dim

fériés autres que S&D Dates des jours fériés Total ouvrés pour

repos fixe

jours de repos

variables

fériés pour repos

variable

Total ouvrés pour repos

variable

janvier 31 10 1 Vendredi 1er janvier 20 8,75 22,25

février 29 8 0 21 8,75 20,25

mars 31 8 1 Lundi 28 mars 22 8,75 22,25

avril 30 9 0 21 8,75 21,25

mai 31 9 2 Dimanche1er mai Jeudi 5 mai 20 8,75 2 20,25

juin 30 8 0 Dimanche 8 mai Lundi 16

mai 22 8,75 21,25

juillet 31 10 1 Jeudi 14 juillet 20 8,75 22,25

août 31 8 1 Lundi 15 août 22 8,75 22,25

septembre 30 8 0 22 8,75 21,25

octobre 31 10 0 21 8,75 22,25

novembre 30 8 2 Mardi 1er nov Vendredi 11 nov 20 8,75 21,25

décembre 31 9 0 Dimanche 25 déc 22 8,75 1 21,25

totaux 366 105 8 Total fériés : 11 253 105 3 258

� Calendrier 2017

ANNEE 2017 jours sam-dim

fériés autres que

S&D Dates des jours fériés

Total ouvrés pour repos fixe

jours de repos

variables

fériés pour repos

variable

Total ouvrés

pour repos variable

janvier 31 9 0 dimanche 1er janvier 22 8,75 1 21,25

février 28 8 0 20 8,75 19,25

mars 31 8 0 23 8,75 22,25

avril 30 10 1 lundi 17 avril 19 8,75 21,25

mai 31 8 3 lundi 1er mai lundi 8 mai 20 8,75 22,25

juin 30 8 1 jeudi 25 mai lundi 5 juin 21 8,75 21,25

juillet 31 10 1 vendredi 14 juillet 20 8,75 22,25

août 31 8 1 mardi 15 août 22 8,75 22,25

septembre 30 9 0 21 8,75 21,25

octobre 31 9 0 22 8,75 22,25

novembre 30 8 1 mercredi 1er nov samedi 11 nov 21 8,75 1 20,25

décembre 31 10 1 lundi 25 déc 20 8,75 22,25

totaux 365 105 9 Total fériés : 11 251 105 2 258

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ANNEXE 2 : TABLEAU DE CONVERSION DES MINUTES EN CEN TIEMES D’HEURE

centièmes minutes centièmes minutes

01 1 51 31 02 1 52 31 03 2 53 32 04 2 54 32 05 3 55 33 06 4 56 34 07 4 57 34 08 5 58 35 09 5 59 35 10 6 60 36 11 7 61 37 12 7 62 37 13 8 63 38 14 8 64 38 15 9 65 39 16 10 66 40 17 10 67 40 18 11 68 41 19 11 69 41 20 12 70 42 21 13 71 43 22 13 72 43 23 14 73 44 24 14 74 44 25 15 75 45 26 16 76 46 27 16 77 46 28 17 78 47 29 17 79 47 30 18 80 48 31 19 81 49 32 19 82 49 33 20 83 50 34 20 84 50 35 21 85 51 36 22 86 52 37 22 87 52 38 23 88 53 39 23 89 53 40 24 90 54 41 25 91 55 42 25 92 55 43 26 93 56 44 26 94 56 45 27 95 57 46 28 96 58 47 28 97 58 48 29 98 59 49 29 99 59 50 30 100 60

38

ANNEXE 3 : EQUIVALENCES EN TEMPS DE TRAVAIL SELON L E TYPE D’ABSENCE

CLASSE D’ABSENCE EQUIVALENCE HORAIRE

PONDERATION PAR LE TEMPS DE

TRAVAIL OBSERVATIONS

Maladies : CMO, CLM, CLD, AT, MP

1/5 des obligations moyennes

hebdomadaires (DQCM*) Oui

Quel que soit le type d’horaire hebdomadaire. Préserve les RH mais pas les RC/RTP

Congés annuels : Congé annuel, Congé bonifié

DQCM Oui

Autorisations d’absence :

1/5 des obligations

moyennes hebdomadaires (DQCM)

Oui

Repos : Repos hebdomadaire Repos temps partiel Repos compensateurs

0 h Non Les repos fériés constituent un droit calculé et sont équivalents à la DQCM

R.T.T.

1/5 des obligations moyennes

hebdomadaires (DQCM) Oui

Formations : a) Préparations aux concours b) Etudes promotionnelles c) Autres Congé de formation professionnelle

1/2 durée réelle

7 h

1/1 durée réelle

7 h

Oui

Non

Oui

Oui

Limité à 7h36’ ou 7h48’ selon le planning Agent à temps plein sur 35 h pendant les études et les CFP

Absences non rémunérées : Congé parental Disponibilité… etc

0 h Non Ne font pas partie des positions d’activité

* DQCM = durée quotidienne du cycle moyenne (proratisée par le temps partiel).

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ANNEXE 4 : EQUIVALENCES : EXEMPLES DE DECOMPTE

Les équivalences en cas de maladie ou autre absence autorisée

La règle : L'équivalence est de 1/5 des obligations moyennes h ebdomadaires du cycle de travail (DQCM) L'équivalence recouvre, pendant la période de malad ie, les jours travaillés et les jours compensateurs de cycle ou de temps partiel (RC & RTP) et ignore les repos hebdomadaires (RH).

Les exemples Agent 100% repos variable jour

lu ma

me je ve sa di lu ma me je ve sa di TOTAL HEURES

Planning 39H DQCM = 7,8 H Cycle prévisionnel 8 8 7 RH RH 8 8 8 RH RH 8 7 8 8 78

Réalisation 8 8 MAL RH RH MAL MAL MAL RH RH 8 7 8 8 Décompte du temps de travail 8 8 7,8 0 0 7,8 7,8 7,8 0 0 8 7 8 8 78,2 Heures Débit - Crédit +0,2 Agent 100% repos variable nuit

lu ma me je ve sa di lu ma me je ve sa di TOTAL HEURES

Planning 32,5H DQCM = 6,5 Cycle prévisionnel RC 9,75 9,75 RH RH RC RC 9,75 9,75 RH RH 9,75 9,75 9,75 68,25

Réalisation RC MAL MAL RH RH RC RC 9,75 9,75 RH RH 9,75 9,75 9,75 Décompte du temps de travail 0 6,5 6,5 0 0 0 0 9,75 9,75 0 0 9,75 9,75 9,75 61,75 Heures Débit - Crédit - 6,5 Agent 50% repos fixe jour lu ma me je ve sa di lu ma me je ve sa di TOTAL

HEURES Planning 38H DQCM = 3,8 H

Cycle prévisionnel 6,5 6,5 RTP 6 RTP RH RH RTP 6,5 RTP 6,5 6 RH RH 2011 Réalisation 6,5 MAL MAL MAL MAL RH RH RTP 6,5 RTP 6,5 6 RH RH

Décompte du temps de travail 6,5 3,8 3,8 3,8 3,8 0 0 0 6,5 0 6,5 6 0 0 40,7 Heures Débit - Crédit +2,7 Agent 80% repos variable jour lu ma me je ve sa di lu ma me je ve sa di TOTAL

HEURES Planning 39H DQCM = 6,24 H

Cycle prévisionnel 12 12 RH RH 12 12 12 RC RC 12 12 RH RH RC 84 Réalisation 12 MAL RH RH MAL MAL MAL MAL RC 12 12 RH RC RC

Décompte du temps de travail 12 6,24 0 0 6,24 6,24 6,24 6,24 0 12 12 0 0 0 67,2 Heures Débit - Crédit -16,8

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ANNEXE 5 : CALCUL DES ELEMENTS VARIABLES DE PAIE

SITUATION DES

E.V.P.

SITUATION ENTRAINANT CALCUL

MODALITES DE

PAIEMENT

UNITE

CAS PARTICULIERS

Heures supplémentaires

Temps de travail excédant l’obligation moyenne hebdomadaire du cycle de travail et identifié dans le planning comme « HS à payer ».

Heures ventilées entre 4 tranches de tarifs : HS de jour en deçà et au delà de 14 h, HS de dimanche ou férié, HS de nuit (21h à 07h)

Heure

Heures de nuit Tout horaire ou partie d’horaire de travail compris entre 21 h et 07 h

Paiement au prorata du nombre d’heures Heure

Indemnités pour travail le

dimanche ou jour férié

Tout horaire se situant le dimanche ou férié, de 00h à 24h, y compris dans les situations de temps d’intervention en astreinte ou de permanence

Nombre d’heures considérées multipliées par 1/8

Heure

Indemnités pour travaux

dangereux, incommodes ou

salissants

Affectation dans une unité ouvrant droit à versement ou à une activité ouvrant droit à versement

Versement à la demie journée soit par intervalle compris entre 3h30 et 4h

Demie journée

Prime 2° cat, taux 1 Toutes UF soins et medico-techniques, sauf celles ci-après Prime 1° cat tx 0.5 : UF 638, 639, 645, 658, 664, 839, 846, 848, ; Prime 1° cat, tx 0,75: UF 1101, 1103, 1161, 1709, 3210, 3211, 3738, 4010, 8510, 9350 Prime 1° cat, tx 1 : UF 628, 678, 740, 823, 824, 842, 843, 844, 847, 850, brancardiers, 1709, 3101 et 3102 si AS, 5010, 5020, 5040, 5110, 5201, 5301, 8520, 9299, 5441 Prime 1° cat, tx 2: Matric 5263, UF 621,622, 825, 845, 5010& 5040 pour certains travaux,

Indemnités d’Astreinte

Affectation dans une unité participant à l’astreinte : cardiologie, hémodialyse, informatique, plomberie, radio scanner

Paiement scindé en deux composantes : le temps d’astreinte et le temps d’intervention à payer.

Heure

Indemnités de Permanence

Affectation dans une unité ou une organisation participant à la permanence : bloc opératoire, électriciens, laboratoires A & B, kinésithérapie, radio pédiatrique

Paiement correspondant au demi-tarif des heures supplémentaires

Heure Bloc & Electriciens = forfaits

41

ANNEXE 6 : LISTE DES IMPRIMES DE LIAISON DISPONIBLE S SUR KALIWEB

MOTIFS

IMPRIMES

CHEMIN D’ACCES

Congés et autorisation d’absence

Formulaire de demande de congé paternité

Documentation Qualité »Pôle gestion administrative financière et stratégique »D.R.H »Fiches de mouvement/changement de situation

Formulaire de demande de congé non rémunéré : congé de présence parentale Formulaire de demande de congé d'accompagnement de fin de vie Déclaration de grossesse : Formulaire de demande d'heure de grossesse Formulaire de demande mission humanitaire

Détachement Formulaire de demande de détachement extérieur Formulaire de demande de réintégration

Disponibilité

Formulaire de demande de disponibilité sans traitement de droit Formulaire de demande de disponibilité sans traitement sur demande

CET

Formulaire de demande de versement au CET

Accueil »Documentation Qualité »Pôle gestion administrative financière et stratégique »D.R.H »Documents d'information utilisateurs

Formulaire de demande d'utilisation de CET

Temps partiel

Formulaire de demande de changement de temps de travail : temps partiel

Documentation Qualité »Pôle gestion administrative financière et stratégique »D.R.H »Fiches de mouvement/changement de situation

Formulaire de demande de changement de temps de travail : temps partiel parental Formulaire de demande de changement de temps de travail : temps partiel thérapeutique Formulaire de demande de changement de temps de travail : réintégration à temps plein

Fiche de mouvement

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ANNEXE 7 : CREDITS D’HEURES POUR MANDAT ELECTIF

� Crédit d’heures par trimestre en fonction du type d e mandat municipal de l’agent

Mandat Taille de la commune Durée légale du crédit d'heures (par trimestre)

Conseiller municipal

Moins de 3 500 habitants 7 heures

Entre 3 500 habitants et 9 999 habitants 10h30

Entre 10 000 et 29 999 habitants 21 heures

Entre 30 000 et 99 999 habitants 35 heures

100 000 habitants ou plus 52h30

Adjoint au maire

Moins de 10 000 habitants 52h30

Entre 10 000 et 29 999 habitants 105 heures

30 000 habitants ou plus 140 heures

Maire

Moins de 10 000 habitants 105 heures

10 000 habitants ou plus 140 heures

� Crédit d’heures par trimestre en fonction du type d e mandat départemental de l’agent

Mandat Durée légale du crédit d'heures (par trimestre)

Conseiller départemental 105 heures

Président ou vice -président du conseil

départemental 140 heures

� Crédit d’heures par trimestre en fonction du type d e mandat régional de l’agent

Mandat Durée légale du crédit d'heures (par trimestre)

Conseiller régional 105 heures

Président ou vice -président du conseil

régional 140 heures

43

SOURCES Le sigle FPH correspond à fonction publique hospitalière Loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ; Décret n° 82-1003 du 23 novembre 1982 modifié relatif au travail à temps partiel dans la FPH ; Décret n° 88-386 du 19 avril 1988 modifié relatif aux congés de maladie des agents de la FPH; Décret n° 88-976 du 113 octobre 1988 modifié relatif à certaines positions des fonctionnaires hospitaliers ; Décret n° 2002-8 du 4 janvier 2002 relatif aux congés annuels dans la FPH ; Décret n° 2002-9 du 4 janvier 2002 modifié relatif au temps de travail et à l’organisation du travail dans la FPH Décret n° 2002-788 du 3 mai 2002 modifié relatif au compte épargne-temps dans la FPH; Décret n° 2006-1536 relatif au congé de présence parentale ; Décret n° 2008-824 relatif à la formation tout au long de la vie des agents de la FPH ; Arrêté du 24 avril 2002 fixant la liste des corps, grades ou emplois autorisés à réaliser des astreintes ; Arrêté du 24 avril 2002 relatif aux personnels de la FPH exerçant des fonctions d’encadrement ; Protocole d’accord local relatif au temps de travail du 20 février 2002 et ses avenants.

44

VERSIONS Contenu des modifications/ajouts/suppressions par rapport aux versions précédentes.

DATE VERSION VERSION PRECEDENTE MODIFICATIONS AJOUTS SUPPRESSIONS

21/06/2005 3.0 2.4 § sur RTT Présentation des tableaux annexes

Autorisation absence témoin Annexe sur calcul des EVP

27/6/2005 3.1 3.0 Congés de formation 21/10/2005 3.2 3.1 Tableaux horaires annuels 30/11/2005 3.3 3.2 Définitions (ajout nuit)

Tableaux 2, 3, 4 Heure grossesse Annexe 39/12h

Congé pour formation syndicale Congé de représentation

19/12/2005 3.4 3.3 Tableaux horaires annuels repos variable(+1 RCS)

CET à la demande de l’agent Congé maladie (MTT)

14/04/2006 3.5 3.4 Disponibilité et détachement 08/01/2007 3.6 3.5 Jours fériés (2-10)

RTT (2-12) Heures 2007 (3.1, 3.2) Heures sup /an (4-11) Equivalence maladie (annexe 1)

Délais de route (5-2-1) + note de bas de page

26/11/2007 3.7 3.6 Temps partiel thérapeutique Tableaux Horaires

Congé de fin de vie Congé associatif Tableaux Excel 2008

17/12/2008 3.8 3.7 HS CA 28 jours Equivalences Tableaux horaires 2009

Congé de présence parentale

03/12/2009 10 3.8 Jours fériés Cycles et horaires Temps de nuit 90% Perte RTT Équivalences Annexe débit/crédit Tableaux horaires 2010

Chapitre temps partiel Chapitre GTT+ compteurs Exemple de décomptes d’équivalences Demande de changement de situation

Tableaux RTT

09/06/2011 11 10 Définitions et modifications chapitres 3 à 7

Définitions Calendriers Tableaux horaires annuels

Tableaux horaires mensuels Annexe compteurs utiles

25/05/2016 12 11 Mise à jour complète