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Centre de Compétence BtoB – Internet/IntranetFileConnect

Formación FileConnect

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Agenda Sumario

Sumario Formación Acceso a FileConnect

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Metodología

Objetivos


1. Este documento os propone módulos de acceso a la informaciones.

3. El menú os envía a la primera pagina del capitulo seleccionado.

2. Los ingletes os conduzca al contenido de la formación.

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Objetivos

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1. A final de esta formación, vais a poder compartir archivos con vuestros contactos, que sean del grupo Carrefour o proveedores.

3. Si necesitáis ayuda, podéis contactar el centro de competencia BtoB/BtoC (ver Formación>Soporte a los usuarios)

2. Esta formación es simple y permite a cada uno de formarse de manera autónoma en menos de 30 minutos.

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Esta formación os presenta casi todas las funcionalidades de FileConnect.

El acceso a estas funcionalidades depende de sus derechos en la herramienta :

La parte «Manejar los archivos» se dirige a todos los usuarios, pero no todas las funcionalidades están accesibles.

La parte «Administrar los derechos» se dirige únicamente a los administradores.



Soporte a los usuariosAdministrar los derechosManejar los archivosConectarse

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Para identificarse en la solución FileConnect se necesita :

1 – Conectarse a www.fileconnect-carrefour.net

2 – Poner su nombre de usuario y su contraseña.

3 – Eligir su idioma (ingles por defecto).

4 – Clicar en el botón “OK”.

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Identificarse

Visualizar



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1 – Arborescencia de carpetas 2 – Sub-carpetas y archivos

3 – Menú principal 4 – Consola de Administración

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Identificarse

Visualizar



La solución FileConnect os propone una navegación de tipo Windows (sin drag&drop).

1 - A la izquierda, las carpetas en las que el usuario puede acceder.

2 – A la derecha, las sub-carpetas y los archivos seleccionados.

Se accede al contenido de las carpetas clicando simplemente.

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Navegar en las carpetas

Descargar archivos

Agregar archivos

Borrar archivos

Añadir una nota

Compartir un archivo

Agregar carpetas




Para recuperar los archivos se necesita :

1 – Seleccionar una carpeta en la parte izquierda.

2 – Seleccionar los archivos y/o las sub-carpetas para descargar.

3 – Clicar en el botón “Descargar archivos” del menú principal.

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Descargar archivos

Agregar archivos

Borrar archivos

Añadir una nota


Agregar carpetas



4 – Grabar en su machina todos los archivos comprimidos en uno.



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Agregar carpetas



Para agregar archivos se necesita :

1 – Seleccionar una carpeta.

2 – Clicar en el botón «Agregar archivos» del menú principal.

3 – Seleccionar, uno a uno, sus archivos clicando en el botón « Browse…» (con un máximo de 8 archivos).

4 – Clicar en el botón « Subir » para empezar el envío.

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Descargar archivos

Agregar archivos

Borrar archivos

Añadir una nota


Agregar carpetas



Los archivos están siempre cargados completamente en la plataforma. Cada operación esta trazada en la solución.

Podéis poner todo tipo de archivo (excepto los archivos prohibidos por el súper-administrador ex: avi, mp3 …) , no importa su tamaño o su formato.



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Agregar carpetas



Para agregar carpetas enteras (archivos y sub-carpetas) se necesita :

1 – Seleccionar una carpeta en FileConnect.

2 – Clicar en el botón «Agregar archivos» del menú principal.

2 – Clicar en el botón « Active X de transfert »

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Agregar carpetas



Para la primera utilización aceptar la instalación del componente Active X en su machina y hacer de nuevo las etapas 1,2 et 3 . De momento, el Active X no tiene traducción.

4 – Clicar en el botón « Choisir des Fichiers/Dossiers » (que significa seleccionar archivos/Carpetas)

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Agregar carpetas



5 – Seleccionar una carpeta de su ordenador. Si su carpeta y sus sub-carpetas no existen en FileConnect , estarán automáticamente creadas si al menos hay un archivo dentro.



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Agregar carpetas



6 – Clicar en el botón " Lancer l’importation ".

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Agregar carpetas



7 – Seguir el desarrollo del envío. Cancelar la operación si necesario.



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Agregar carpetas



Para borrar archivos o carpetas se necesita :

1 – Seleccionar los archivos o las carpetas a borrar.

2 – Clicar en el botón « Borrar » del menú principal.

3 – Confirmar la supresión.

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Borrar archivos

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Agregar carpetas


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La supresión no es definitiva. Podéis contactar vuestro administrador para que restaura los objetos borrados :

Si la papelera esta activada.

Si la fecha limite de restauración no ha sido sobrepasada.



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Añadir una nota


Agregar carpetas



Para añadir una nota:

1 – Seleccionar el archivo en el que se va poner una nota.

2 – Clicar en el botón “Agregar un memo” del menú principal.

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Añadir una nota


Agregar carpetas



3 – Poner un titulo y un comentario

4 – Se puede enviar la nota par email marcando la casilla y seleccionando en una lista de contactos los destinatarios.

5 – Clicar en el botón “Listo" para finalizar la operación.

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Agregar carpetas


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Para responder a una nota se necesita :

1 – Clicar en el link "Nota" del archivo.

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Agregar carpetas



2 – Clicar en el botón "Responder".

3 – Poner un titulo y un comentario

4 – Marcar la casilla para enviar la nota por email a unos contactos.2

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Agregar carpetas



5 – Leer todas las notas clicando en el link "Nota" del archivo.

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Agregar carpetas



Para compartir uno o varios archivos se necesita :

1 – Seleccionar uno o varios archivos.

2 – Clicar en el botón «Compartir por email» del menú principal .

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Agregar carpetas



3 – Seleccionar los destinatarios (contactos o grupos de contactos).

4 – Añadir si necesario la direcciones emails de personas no registradas en la solución FileConnect.

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Agregar carpetas



5 – Añadir un comentario y cambia el titulo si necesario.

6 – Seleccionar el formato del email (HTML o texto)

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Agregar carpetas



7 – Definir la duración limita.

8 – Precisar cuantos descargos se autoriza.

9 – Activar si necesario la supresión automática de los archivos luego de la finalización del período en el que es posible compartirlo.

10 – Poner una contraseña para dar mas seguridad.

11 – Clicar en el botón “Listo”.

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Agregar carpetas


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12 – Cuando se recibe un email, Clicar en el link para recuperar los archivos.

13 – Si usted tiene problemas para recuperar los archivos con el link, copiar en su navegador web el URL que se encuentra al final del email.



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13 – Da la contraseña para poder acceder a los archivos.

14 – Clicar en el botón par descargar el o los archivos.

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Agregar carpetas



Al mismo tiempo, el usuario que compartió los archivos recibe un email a cada vez que se descarga un archivo. Se conoce así la fecha del descargo, la persona que lo hizo, el nombre del archivo y la dirección de la carpeta.

El administrador puede seguir lo que comparten los usuarios, y le puede ayudar a seguir los descargos realizados, y modificar la fecha de finalización o el estatuto.



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Agregar carpetas





Descargar archivos

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Agregar carpetas



Solo los administradores (llamados también “gerentes de contactos” en FileConnect) pueden acceder a la herramienta de administración que permite :

Administrar los contactos y los grupos de contactos en la libreta de direcciones.

Administrar los accesos a las carpetas.

Rastrear las acciones y los archivos compartidos.

Buscar archivos y carpetas en FileConnect.

Administrar la papelera y las opciones avanzadas.

Acceder a la herramienta de administración

Administrar los usuarios

Administrar los grupos

Trazar la utilización

Compartir las carpetas




Para crear un usuario se necesita :

1 – Acceder a la libreta de direcciones

2 – Clicar en el botón «Contacto nuevo».

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3 – Escribir por lo menos el nombre, el apellido y el email del contacto.

4 – Marcar la casilla "Identificación" y poner un login/password que no existe ya para dar al contacto un acceso a FileConnect. Sin esto solo se podrá enviar al contacto archivos con la funcionalidad "Compartir por email".

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5 – Si el contacto se convierte en usuario de FileConnect, se tiene que precisar sus derechos :

• “Leer” Descargar los archivos y leer las notas.

• “Escribir” agregar archivos y notas.

• “Borrar” Borrar archivos y notas.

• “Modificar” Modificar la arborescencia de carpetas.

• “Compartir” Compartir archivos por email.

6 – Modificar si necesario el estado del usuario (abierto/cerrado).

7 – Si necesario, enviar por email al contacto el detalle de suidentification.

8 – Clicar en el botón “Listo” para finalizar la operación.

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9 – Volver a la ficha del contacto clicando en su apellido en la lista de los usuarios.

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Sommaire Formation Accès siteFormation








Sommaire Formation Accès site

10 – Precisar el idioma prefijado para enviar emails .

11 - Si necesario, activar las alertas emails y/o impedir los emails de notificación.

12 - Podéis también hacer publico el contacto. De esta forma este usuario podrá acceder a otros espacios de FileConnect. Los administradores de estos espacios podrán añadir este contacto en su propia libreta de direcciones pero no podrán modificar su ficha y sus derechos.

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Sommaire Formation Accès site

13 – Para borrar un contacto se tiene que seleccionarlo en la lista.

14 – Clicar en el botón “Borrar”

15 – Confirmar la supresión del usuario.

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Para crear un grupo se necesita :

1 – Acceder a la libreta de las direcciones.

2 – Seleccionar en la lista “Grupos”

3 – Clicar en el botón “Grupo Nuevo”

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4 – Dar un nombre al nuevo grupo.

5 – Indicar cual contactos forman este grupo.

6 – Clicar en el botón “Listo”.

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7 – Para añadir o quitar contactos a este grupo, ir a la lista de grupos en la libreta de direcciones y seleccionarle clicando en su nombre.









Hay 2 maneras de compartir carpetas con usuarios o grupos :

A) Seleccionar uno a uno los repertorios par modificar sus propiedades.

B) Utilizar, en la herramienta de administración, la pagina de gerencia de accesos.

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Primera solución :

1) Seleccionar una carpeta.

2) Clicar en el botón “Compartir una carpeta” del menú principal.

3) Clicar en el botón “Modificar la lista de los contactos”

4) Añadir contactos o/y grupos que podrán acceder a la carpeta.

5) Clicar en el botón “Listo”

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Segunda solución :

1) Seleccionar en el modo “matriz” en la pagina “Gerencia de los accesos”.

2 ) Marcar las casillas par abrir un acceso a una carpeta.

3) Clicar en el botón “listo”

4) Si se necesita, se puede descargar un archivo Excel con todos los accesos.

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Para saber todo lo que ocurre dentro de su espacio FileConnect :

1 – Ir al la rubrica “Rastreo de acciones” de la herramienta de administración.

2 – Decidir cuanto tiempo se tiene que guardar los elementos.

3 – Descargar, si necesario, todas estas informaciones al formato Excel.









Los administradores están en carga del soporte a los usuarios. Aconsejamos poner a disposición el teléfono y el email del administrador en este documento antes de enviarlo a los usuarios.

El administrador tiene que poner su dirección email en la solución FileConnect para que todas las notificaciones sean a su nombre. Si un usuario tiene un problema con un archivo compartido o una nota, tendrá a su disposición una dirección única para pedir ayuda.

Ir a las “Opciones avanzadas” en la rubrica “Configuración de la dirección de email”, y poner la o las buenas direcciones.

Si los administradores tienen problemas, pueden escribir al [email protected] de las 09h00 a las 18h00, de lunes a viernes






Descripción completa del soporte a los usuarios :

Nivel 1 : Los usuarios Carrefour y proveedores contactan en caso de problemas o preguntas el administrador (ex : Valérie Blanchi para la DPI Carrefour France, Antoine Passat para la Supply Chain Carrefour Grupo ...)

• El administrador esta en carga de :• Administrar la arborescencia de carpetas.• Administrar los usuarios y sus derechos.• Recuperar los archivos borrados por equivocación.• Administrar los archivos compartidos y las notas.• Indicar al nivel 2 los incidentes.• Proponer evoluciones al nivel 2.• Pedir, si necesario mas espacio al nivel 2.

Nivel 2 : El súper-administrador (CC BtoB Carrefour Grupo) ayuda a los administradores. El soporte FileConnect nivel 2 tiene su propia dirección email. Esta a disposición en la pagina de conexión clicando en el link "assistance".

• El súper-administrador esta en carga de :• Indicar al nivel 3 los incidentes que no pudo solucionar.• Analizar y validar las proposiciones de evolución del nivel 2• Administrar el espacio disponible y pedir mas al nivel 3 si necesario.• Garantizar la seguridad de los datos.• Pone en marcha nuevos espacios de colaboración B2B y inicializar si necesario la libreta de

las direcciones.• Informar a los administradores sobre las buenas practicas y los nuevos servicios.




Nivel 3 : La sociedad Oodrive ayuda al súper-administrador.

El soporte de los clientes Oodrive esta en carga de :

• Atribuir el espacio disco pedido por el nivel 2.• Analizar, validar y realizar las evoluciones pedidas por el nivel 2.• Solucionar los incidentes.• Proponer nuevos servicios.• Informar al nivel 2 cuando se realiza mantenimientos que pueden impactar a la

plataforma Carrefour (raro).

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