CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMI

ŞANLIURFA TAPU VE KADASTRO XXI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜADIYAMAN TAPU VE KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİ

TEKNOLOJİ & TKGM

TKGM’de Teknolojinin Kullanımı ve Eksik Yönleri

Çalışma Raporu  ADIYAMAN 2012

İÇİNDEKİLER SAYFA NO

1.Başlık………………………………………………………………..1-2

2.İçindekiler………………………………………………………….. 3

3. İyileştirme Takım Tanıtımı………………………………………...4

4.Sunuş ………………………………………………………………..5

5.SWOT analizi ………………………………………………………7

6.Nedenler & Çözüm Önerileri..……………………………………13

7.Sonuç ……………………………………………………………….20

TAKIM BİLGİLERİÇalışmanın Yapıldığı Müdürlük : Adıyaman Tapu ve Kadastro Müdürlükleriİyileştirme Takımının Adı : CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMITakımın Lideri : Kubilay TEYMURTakımın Raportörü : Müyesser TARİTakım Rehberi : Emre CEYHANTakım Üyeleri :Fadime BAY Mehmet Ali BOYRAZ Ahmet TAYLAN Ebul Muhsin ÖKSÜZ Yaşar KARABOĞAZ Hacı KÜR

SORUNLAR:

1: TKGM Hizmet Standardının üzerinde iş yükünün olması ve personel eksikliği

2: Mevzuat karmaşıklığı 3: Sosyal imkanların yetersizliği ve sorumluluğun

çok, ücretlerin az olması 4: Danışma biriminin olmaması 5: Teknolojinin Yeteri Kadar

Kullanılmaması 6: Kurumun Olumsuz İmajı

SUNUŞ:

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nün Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında Adıyaman Kadastro Müdürlüğü Adıyaman Merkez ve İlçe Tapu Müdürlükleri kalite sorumluları olarak belirlenen personel Antalya/Manavgat’ta Starlight Otelinde 31 Ocak ile 04 Şubat 2012 tarihleri arasında yapılan Kalite Yönetim Sistemi (KYS) eğitimine katıldı. Bu eğitim sürecinde katılımcılara Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi verilmesinin yanı sıra, ilimizden katılan kalite sorumlularından İyileştirme takımımız oluşturuldu. İyileştirme takımımız “TKGM ‘de Teknolojinin Kullanımı ve Eksik Yönleri” konusunu seçmiştir.

İyileştirme takımımız; 31.01.2012 tarihinde ilimizde faaliyet gösteren 5 Müdürlüğün Kalite sorumlularının katılımı ile ilk toplantısını yapmış, Adıyaman ilinin tarihi önemi bakımından ilimiz ile özdeşleşmiş Cendere köprüsünden esinlenerek vatandaş ile devlet arasında köprü olduğumuzu düşünerek takım adını “CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMI” ve rumuzu da “teknokrum” olarak belirlemiştir. Cendere İyileştirme Takımımız 31.01.2012 tarihinde yapmış olduğu oylama neticesinde;• Takım Liderliğine Kubilay TEYMÜR• Takım Sözcülüğüne Emre CEYHAN • Takım Raportörlüğüne Müyesser TARİ seçilmiştir.

S W O T A N A L İ Z İ

SWOT Analizi, bir planın geliştirilmesi veya bir sorunun çözümü amacıyla, bir kurumun veya durumun güçlü yanlarını belirleyerek bunları en uygun fırsatlarla eşleştiren, zayıf ve tehdit edici yönleri azaltmayı ve nihayetinde yok etmeyi hedefleyen sistematik bir planlama aracıdır. Bu nedenle, CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMIMIZ, öncelikle seçmiş olduğu konu ile ilgili olarak mevcut durum tespitine yönelik SWOT Analizi yapmıştır.

GÜÇLÜ – ÜSTÜN YÖNLER

1. Derin bir geçmişe sahip olmanın verdiği engin bilgi ile vatandaşa hizmet vermesi.

2. Sonuçlarının Devletin güvencesi altında olması ile hizmet sunması.

3. Kurumumuzca süreçler sonucunda ortaya çıkan verilerin paydaş kurumların süreçlerinin başlayabilmesi için girdi konumunda olması.

4. Personel kalitesinin her geçen gün yükselmesi. 5. Hizmet verdiği alanda Lider Kurum Olması.

ZAYIF – GÜÇSÜZ YÖNLER

1.Tapu ve Kadastro Müdürlükleri için belirlenen hizmet standartlarının üzerinde iş yükünün olması ve personelin sayısal olarak eksikliği.

2. Mevzuat Karmaşıklığı

3. Sosyal imkanların yetersizliği ve sorumluluğun çok ücretlerin az olması

4. Danışma Biriminin olmaması

5. Teknolojinin Yeteri Kadar Kullanılmaması.

6. Kurumun Olumsuz İmajı

PROBLEM HAVUZU PUANLAMASI

Sıra No Problem

Kubilay TEYMÜR

Emre CEYHAN

Müyesser TARİ

Mehmet Ali BOYRAZ

Ahmet TAYLAN

Fadime BAY

Ebul Muhsin ÖKSÜZ

Yaşar KARABOĞAZ

Hacı KÜR TOPLAM

1

TKGM Hizmet Standardının üzerinde iş yükünün olması ve personel eksikliği

4 3 5 2 1 6 1 2 3 27

2 Mevzuat Karmaşıklığı 5 2 4 1 3 3 2 3 4 27

3

Sosyal imkanların yetersizliği ve sorumluluğun çok, ücretlerin az olması

2 4 3 5 4 4 3 1 1 23

4 Danışma biriminin olmaması 1 1 1 3 2 2 5 5 2 22

5 Teknolojinin Yeteri Kadar Kullanılmaması 6 5 6 4 5 5 6 4 6 47

6 Kurumun Olumsuz İmajı 3 6 2 6 6 1 4 6 5 41

Problem havuzu puanlamasında 47 puan ile en yüksek puanı Teknolojinin yeteri kadar kullanılamaması konusu almıştır.İyileştirme takımı olarak bu problemin nedenleri ve çözümüne yönelik çalışmalara başlanmıştır.

TEKNOLOJİK SORUNLARIN SINIFLANDIRILMASI

TEÇHİZAT VE DONANIM KAYNAKLI SORUNLAR

PERSONEL ODAKLI SORUNLAR

TEÇHİZAT VE DONANIM KAYNAKLI SORUNLAR-1

KULLANILAN TEÇHİZATIN YETERSİZ OLMASI MÜDÜRLÜKLERDEKİ İNTERNET HIZLARININ

YAVAŞ OLMASI İŞLEM YAPILAN VERİLERİN ELEKTRONİK

ORTAMDA SAKLANAMAMASI KURUM SİTESİNİN YAVAŞ VE İHTİYACA CEVAP

VEREMEMESİ TAKBİS İŞLEM AĞACININ KARMAŞIK OLMASI

(yeni kullanmaya başlayan personeller için)

TEÇHİZAT VE DONANIM KAYNAKLI SORUNLAR -2

CORS SİSTEMİNİN HER YERDE ÇEKMEMESİ

MÜDÜRLÜKLERİN WEB SİTESİNİN OLMAMASI

-DIŞ MÜŞTERİLER TARAFINDAN BİLGİ EDİNMENİN E-POSTA İLE YAPILAMAMASI

KADASTRO PAFTALARININ SAYISALLAŞTIRILMAMASI

PERSONEL ODAKLI SORUNLAR

PERSONELİN YETERLİ TEKNOLOJİK BİLGİYE SAHİP OLMAMASI

BAZI PERSONELİN YENİLİĞE DOLAYISIYLA TEKNOLOJİYE KAPALI OLMASI/DİRENMESİ

TEÇHİZATIN YETERSİZLİĞİ

HER PERSONELİN KULLANIMINA AİT BİLGİSAYAR VE YAZICI OLMAMASI MEVCUT BULUNANLARIN ÇOĞUNUN ESKİ OLUP, TEKNOLOJİNİN GERİSİNDE OLMASI

Çözüm önerisi:YENİ VE TEKNOLOJİK STANDARTLARA UYGUN MALZEMELERİN TEMİN EDİLMESİ

İNTERNET HIZLARININ YAVAŞ OLMASI

TKGM TARAFINDAN KULANILAN İNTERNET AĞI HIZININ DÜŞÜK OLMASI

Çözüm Önerisi: İNTERNET HIZININ YÜKSEK BYTE

ÜZERİNDEN SAĞLANMASI TÜM MÜDÜRLÜKLERDE FİBER

OPTİK AĞ ÜZERİNDEN HİZMET ALINMASI

İŞLEM YAPILAN VERİLERİN ELEKTRONİK ORTAMA ALINMAMASI

-RESMİ SENET, NÜFUS CÜZDANI, İMZA ÖRNEKLERİNİN VE BANKA DEKONTLARININ ELEKTRONİK ORTAMDA SAKLANAMAMASI

Çözüm Önerisi:- Mevcut Arşivlerin tamamının

taranması ve bundan sonra yapılacak işlemler için alınacak belgelerin scanner ‘da taranması ve saklanması

KURUM SİTESİNİN İHTİYACA CEVAP VERMEMESİ

YAVAŞ OLMASI AÇILMAMA PROBLEMİ İLE SIKÇA

AÇILMAMASI

Çözüm Önerileri : KURUM SİTESİNİN YENİDEN

DÜZENLENMESİ İHTİYAÇLARA CEVAP VEREBİLECEK

DÜZEYDE OLMASI

TAKBİS İŞLEM AĞACININ KARMAŞIK OLMASI

İşlem içerisindeki yönlendirmelerin daha anlaşılır ve basit olarak yapılamaması

Çözüm Önerisi : Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı

tarafından TAKBİS işlemlerinin işin uzmanı tarafından anlaşılacak şekilde değil de, yeni kullanmaya başlayan kişilere göre yeniden düzenlenmesi

Ön şart işleminin yeniden düzenlenmesi

BİRİMLERİN WEB SİTELERİNİN OLMAMASI

Çözüm önerisi : Genel Müdürlük tarafından her

müdürlüğe kurum imajına uygun şekilde siteler hazırlanması

Böylelikle vatandaşların e-mail yoluyla müdürlüğe ulaşımının sağlanması

CORS SİSTEMİNİN HER YERDE ÇEKMEMESİ

Çözüm Önerisi : SERVİS SAĞLAYICI İLE TEMAS

KURULARAK VERİCİ HATLARININ ARTTIRILMASINI SAĞLAMAK

KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİNİN TAMAMININ TAKBİS SİSTEMİNE DAHİL EDİLEMEMESİ

Çözüm Önerisi : KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİNİNDE

BİR AN ÖNCE TEKBİS SİSTEMİNE DAHİL EDİLMESİ

PERSONELİN YETERLİ TEKNOLOJİK BİLGİYE SAHİP OLMAMASI

Çözüm Önerileri : PERSONELE TEKNOLOJİK

GELİŞMELERLE İLGİLİ HİZMETİÇİ EĞİTİMLERİN VERİLMESİ

EĞİTİMLERİN TEORİK VE UYGULAMALI OLARAK YETKİN ÖĞRETİCİLER TARAFINDAN VERİLMESİ

UZAKTAN EĞİTİM SİSTEMİ İLE TÜM PERSONELE MEVZUAT VE TEKNİK KONULARDA EĞİTİM VERİLMESİ

BAZI PERSONELİN YENİLİĞE DOLAYISIYLA TEKNOLOJİYE KAPALI OLMASI/DİRENMESİ

Çözüm Önerileri : PERFORMANSA DAYALI

ÖDÜLLENDİREN BİR SİSTEMİN GETİRİLMESİ

REHBERLİK ÇALIŞMALARI İLE PERSONELİN TEKNOLOJİK GELİŞMEYE AÇIK HALE GETİRİLMESİ

SONUÇ

TKGM’nin Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında daha da önem kazanan teknolojiden yararlanma çalışmaları günümüz koşullarında kalitenin ve memnuniyetin önem kazanması ve özellikle de çalışan ve vatandaş memnuniyeti açısından zorunlu hale gelmiştir. Gelişmiş ülkelerde personelin yetiştirilmesi, sürekliliğinin sağlanması, kalitenin devamlılığına yönelik olarak teknolojinin etkin bir şekilde kullanılması gerekliliği aşikardır. Ülkemizde henüz teknolojik imkanları kullanma ve personelin var olan teknolojiyi kullanmaları yeterli düzeyde değildir. Kurumdaki görevi ne olursa olsun bireylerin var olan teknolojiyi etkin bir şekilde kullanabilmeleri adına ülkenin en fazla gelir getiren kurumlarından birisi olan Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün hizmet sunduğu kişi ve kurumlar ile hizmeti veren personelin bu imkanlardan yararlanması için kurumumuzun teknolojik imkanları arttırıcı faaliyette bulunması kalite ve verimliliğin artması bakımından önemlidir.

TEŞEKKÜR EDERİZ………..