c:\documents and settings\heukensfeldtjansenp\my documents\iip create\website\iip create samenwerken...

$: C:\Documents And Settings\Heukensfeldtjansenp\My Documents\Iip Create\Website\Iip Create Samenwerken En Ipr$
• Samenwerken en IPR

Delft, 16 december 2009 1


Auteurs Marc Steen en Pepijn Vos

Reviewers Mascha van Dort

Projecttitel Samenwerken en IPR

Projectnummer 035.33246

Rapportnummer 35157

Versie 0.1

Opleverdatum 14 december 2009

Opdrachtgever IIP Create (ICT Innovatieplatform Creatieve Industrie)

Contactpersoon Anne Nigten

Rubricering Vertrouwelijk

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van TNO.

TNO geeft toestemming aan IIP Create om sheets 7 tot en met 40 te gebruiken binnen IIP Create.

Indien dit rapport in opdracht werd uitgebracht, wordt voor de rechten en verplichtingen van opdrachtgever en opdrachtnemer verwezen naar de Algemene Voorwaarden voor onderzoeksopdrachten aan TNO, dan wel de betreffende terzake tussen de partijen gesloten overeenkomst.

Het ter inzage geven van het TNO-rapport aan direct belanghebbenden is toegestaan. © 2009

Projectgegevens


In deze presentatie worden de resultaten opgeleverd van het project ‘Samenwerken en intellectueel eigendom’ dat TNO heeft uitgevoerd voor IIP Create

1. Project • 1.1 Doel van het project • 1.2 Afgesproken en opgeleverde resultaten • 1.3 Aanpak

2. Resultaten • 2.1 Inventarisatie van vraagstukken en problemen (‘nul-meting’) • 2.2 Algemene richtlijnen • 2.3 Risico-scan • 2.4 Koffers (maatregelen)

3. Suggesties voor vervolg acties

Bijlagen: • Interviewlijst • Deelnemerslijst Workshop PICNIC • Deelnemerslijst Workshop IIP Create • Verslag Workshop IIP Create


1.1 Doel van het project

Doel van het project is een bijdrage te leveren aan het constructief inzetten van (IP-) maatregelen in samenwerkingen op het gebied innovatie binnen de creatieve industrie.

Dit willen we doen door het ontwikkelen en beschikbaar maken van praktische richtlijnen en aanbevelingen over hoe constructief omgaan en met intellectual property rights (IPR of IE) en samenwerkingsvraagstukken–in brede zin.

Dit willen we samen doen met experts op dit gebied en organisaties uit de creatieve industrie.


1.2 Afgesproken en opgeleverde resultaten

In de offerte stonden de volgende ‘Resultaten’ gedefinieerd; deze zijn uitgewerkt als aangegeven:

Inventarisatie van de (IP-) vraagstukken en problemen Uitgewerkt als: • ‘Nul-meting’ (context, focus, succes, vraagstukken/problemen, cases) • Zie: sheets 7 t/m 20

Blauwdrukken en besluitvormingsdiagram Uitgewerkt als: • Algemene richtlijnen • Risico-scan • Koffers (maatregelen) • Zie: sheets 21 t/m 40

Suggesties voor vervolgacties • Zie: sheets 41 t/m 47


1.3 Aanpak (1/2)

Samenwerking met ‘het veld’ – cruciaal bij het uitvoeren van dit project. Hiermee proberen we optimaal aan te sluiten de behoeften van ‘het veld’.

We hebben ‘het veld’ op verschillende manieren betrokken, zie volgende sheet.


1.3 Aanpak (2/2) Stappen Concrete aanpak Doel

1. Interviews Gesprekken met mensen van meer dan 20 bedrijven en organisaties uit de creatieve industrie (zie bijlage voor de definitieve lijst)

Verkrijgen van inzicht in: • Welke type samenwerkingen voorkomen • Welke (IP-) vraagstukken worstelen creatieve bedrijven mee • Welke oplossingen gebruikt men nu al • Het ontwikkelen van de eerste toolbox

2. Workshop PICNIC

Een workshop op PICNIC’09 waaraan verschillende mensen uit de creatieve industrie hebben deelgenomen (zie bijlage voor de definitieve lijst)

• Het toetsen en aanvullen van de inzichten die zijn verkregen op basis van de interviews • Het verder ontwikkelen van de eerste toolbox

3. Workshop Co creatie

Een Co-creatie-workshop (nov. 09) in opdracht van Nederlandse Uitgevers Vereniging NUV), Centrum voor Merk en Communicatie (CMC), Koninklijk Verbond van Grafische Ondernemingen(KvGO), waarbij ruim 30 drukkers en uitgeverijen participeerde

Verkrijgen van inzicht in: • welke type samenwerkingen komen voor • welke (IP-) vraagstukken worstelen uitgeverijen en drukkerijen • welke oplossingen gebruikt men nu al

4. Workshop IIP Create

Een IIP Create Workshop (26 nov. 09) Samenwerken en Intellectueel Eigendom waar verschillende bedrijven en organisaties uit de creatieve industrie participeerde

Kennis delen over: • Samenwerken in de creatieve industrie en vraagstukken/problemen die daarbij kunnen spelen • Constructief inzetten van IP in samenwerking En toetsen of: • de vraagstukken/problemen herkenbaar zijn • de richtlijnen en ‘checklists’ bruikbaar zijn in de praktijk

5. Rapportage Verslaglegging en overdragen kennis


2.1 Inventarisatie van vraagstukken en problemen

Op de volgende sheets wordt de huidige stand van zaken geschetst wat betreft ‘samenwerken en intellectueel eigendom’ in de creatieve industrie. Een soort ‘nulmeting’:

• Context: kenmerken van de creatieve industrie wat betreft samenwerken en IP

• Focus op complexe vormen van samenwerken • Succes: er zijn verschillende vormen en opvattingen over wat

‘succesvol samenwerken’ is • Vraagstukken/problemen: tijdens samenwerken; en afhankelijk

van soort samenwerking • Cases, ter illustratie (gebaseerd op interviews en gebruikt tijdens

workshop)


2.1 Context (1/2)

Creatieve bedrijven creëren tekst, muziek, campagne, website, game, etc., vaak in samenwerking met of in opdracht van één of meerdere bedrijven. In deze samenwerking staan vaak de creatieve processen centraal. Kenmerk van creatieve processen is dat deze vaak moeilijk te ‘managen zijn, omdat vooraf vaak alleen de contouren van het eindresultaat gedefinieerd zijn en de concrete invulling hiervan dient nog ‘ opnieuw’ gecreëerd te worden. Hierdoor behoud je onzekerheid over het eindresultaat en het proces om daartoe te komen. Dit heeft tot gevolg dat de betrokken partijen gezamenlijk een onzeker proces in gaan, waarbij het proces, de investeringen, resultaat en opbrengsten onzeker zijn.

Verder zijn de producten die creatieve bedrijven zowel inbrengen in het creatieve samenwerkingsproces als de output die genereert worden in dit proces kennisintensief. Hierdoor worden creatieve bedrijven en hun partners vaak geconfronteerd met IP-vraagstukken. Denk hierbij aan vraagstukken over wie is eigenaar van deze kennis(-producten) en onder welke voorwaarden mag wie hiervan hoe gebruik maken. Men weet niet altijd hoe hier op constructief mee om te gaan. Het niet constructief omgaan hiermee leidt er vaak toe dat de samenwerking niet eens wordt gestart, of stroef gaan lopen of zelfs falen.


2.1 Context (2/2)

De samenwerkingsverbanden die plaatsvinden zijn heel divers, o.a. qua groot/klein; gevestigd/jong; creatief/technisch; commercieel/not-for-profit, etc. Dit heeft implicaties op zowel de specifieke (IP-)vraagstukken die (gaan) spelen als wel de maatregelen die genomen kunnen worden.

Samenwerken is een belangrijk vehikel die creatieve bedrijven gebruiken om hun expertise te combineren met hun partners om een bijdrage te leveren aan het ontwikkelen van nieuwe producten/ diensten. Echter, bedrijven worden in het proces van het opzetten en managen van een samenwerking geconfronteerd worden met allerlei (IP-) hindernissen en waarmee niet altijd voldoende handvaten heeft hoe hier constructief mee om te gaan.

Dit leidt er toe dat samenwerken niet altijd als succesvol wordt ervaren.


2.1 Focus op complexe vormen van samenwerken Twee of meerdere autonome organisaties die middels samenwerken iets nieuws creëren (bv. concept, product,dienst). In deze samenwerking worden resources van de partners ingezet en gecombineerd om te komen tot een gezamenlijk resultaat. Denk bij resources aan bijv. specifieke kennis, expertise, skills, materialen, technologie, voorzieningen en geld.

Intensieve opdrachtgever-

opdrachtnemer

Bilaterale - samenwerking

Multi-partner samenwerking

(ver-)Kopen


Succes

Financieel

Kennis

Strategisch

Snelheid Financieel

Kennis

Strategisch

Conflicten

Soepel

Flexibiliteit

Vertrouwen opgebouwd

Kansen voor toekomst

Gelijk Tevreden

Doel bereikt Fair

Fun

Collectief resultaat

Individueel resultaat

Relatie

Proces

2.1 Succes: verschillende vormen en opvattingen

Delft, 16 december 2009 13 Picture by leadfood: http://www.flickr.com/photos/mom320/3506217462/sizes/s/

2.1 Vraagstukken/problemen tijdens samenwerken

Bepalen strategie/doel

Selecteren partner(s)

Vormgeven samenwerking

Managen en evalueren

samenwerking


Bepalen strategie/doel

Selecteren partner(s)

Vormgeven samenwerking

Managen en evalueren

samenwerking • Niet goed weten welke ‘juridsche’ samenwerkingsvorm (bv JV, contract, B.V., licensing)

• Niet goed weten hoe investering en opbrengsten te verdelen

• Eigendoms- en gebruiks-issues (van ingebrachte kennis en gecreëerde kennis)

• Hoe slim onder te handelen

• Niet goed weten waarover afspraken te maken

• Niet goed weten wat wel/ niet vast te leggen in contracten

• Hoe omgaan met wan-/vertrouwen issues

• Niet goed weten hoe de samenwerking te organiseren

• Niet goed weten waarop en hoe te monitoren

• Hoe om te gaan met conflicten

• Niet weten hoe vertrouwen te behouden en te verbeteren

• Hoe voldoende commitment te behouden en waar te borgen

• Communicatie-problemen

• Coördinatie- en afstemmings-problemen

• Problemen aangaande kennisdelen/ -bescherming

• Niet helder krijgen wat voor partner je zoekt

• Niet goed weten hoe een geschikte partners te vinden

• Niet weten hoe en waarop partners te selecteren

• Niet goed weten hoe ‘veilig’ aftasten met potentiële partners

• Omgaan dilemma openheid van ideeën vs. beschermen van ideeën

• Niet scherp krijgen wat je eventueel zou willen bereiken met samenwerken

• Niet goed kunnen beslissen welke activiteiten je samen met een partner(s) wil uitvoeren, of je juist zelf wil doen of die juist wil uitbesteden.

• Niet scherp krijgen welke functie je wil vervullen op de markt

• Niet scherp krijgen van je doelen/ ambities

• Niet scherp krijgen wat je sterkte/ zwaktes zijn en wat de kansen/ bedreigingen in de markt zijn

• Niet scherp krijgen wat je strategie-/innovatiedoelen zijn

• Niet scherp krijgen wat je business model is

• Niet helder krijgen of en welke rol IP heeft in het realiseren organisatiedoelen (IP-beleid)

2.1 Vraagstukken/problemen tijdens samenwerken


2.1 Vraagstukken/problemen afhankelijk van soort samenwerking

Diverse samenwerkingen

Aantal

Cultuur- verschillen

Techniek

Model

Idee

Concept Kennis/ advies

product/ dienst

Hoogte

Wat (geld, mankracht,, materiaal, technologie, ideeën)

Verschil in investering

tussen partners

Relatie/ verhouding

Game Muziek

Beeld

ad hoc/ structureel

Belangen

Internationaal

Bekend/ onbekende

relaties

Idee genereren

Selecteren Ontwikkelen

Testen Vermarkten

Hoogte Verdeling

over partners

Dynamiek Geld Reputatie

Concepten

Subsidie

Investering Risico’s

Duur

Resultaat Context

Activiteiten

Samenstelling

Aard


2.1 Cases, ter illustratie

• Gebaseerd op interviews (geanonimiseerd, uiteraard) • Gebruikt in de IIP Create workshop, 26 november 2009


2.1 Case A

Anton werkt bij een relatief klein, creatief ontwerpbureau. Anton ontmoet op een receptie Jaap, commercieel directeur van high-end winkelketen De Bezige Bij. Jaap wil een nieuwe marketing campagne, met als belangrijk onderdeel een innovatieve, interactieve website.

Jaap zoekt contact met jullie ontwerpbureau om het creatieve ontwerp te maken voor de campagne en de website. Jaap zoekt ook contact met Wim, van WebTech, een middelgroot technisch bureau, met wie ze eerder hebben samengewerkt, om de website technisch te realiseren.

Tijdens een eerste orienterend overleg (Anton, Jaap, Wim) is ook een juridisch specialist van De Bezige Bij aanwezig, die de indruk wekt van alles te willen vastleggen op papier. Tegelijkertijd pleit de commercieel directeur voor ‘out of the box’ denken en voor het vrijelijk uiten en delen van creatieve ideeën.


2.1 Case B

Bert werkt als zelfstandig ontwerper en pakt vaak opdrachten samen met anderen op. Bert komt in contact met Jacqueline, directeur new business van Jagt, uitzendbureau voor hoger opgeleiden. Ze wil een nieuwe doelgroep bereiken via innovatieve dienst-concepten.

Jacqueline kan op dit moment nog geen opdracht geven, maar ze wil wel een keer verder praten. Ze straalt een sfeer uit van ‘laten we creatief zijn’ en ‘liever geen juridisch gezeur’.

Bert legt contact met Dirk-Jan, zelfstandig marketing-consultant. Hun plan is om samen enkele concepten te ontwikkelen voor Jagt (Bert het creatieve deel, Dirk-Jan het business deel) en om die daarna aan Jagt te presenteren, in de hoop dat er dan een opdracht uit komt.

Bert heeft niet eerder met Dirk-Jan samengewerkt en krijgt de indruk dat Dirk-Jan veel verstand heeft van contracten en dergelijke.


2.1 Case C

Cees werkt bij middelgroot ontwerpbureau. Onlangs kwam hij op een workshop Antoin Vermeeren tegen, technisch directeur van Jansens, internationaal opererende producent van consumenten elektronica.

Antoin is op zoek naar creatieve ideeën voor nieuwe producten. Hij wil gebruikmaken van hun gepatenteerde technologie en producten ontwikkelen voor sport en fitness, een nieuwe markt voor hen. Hij wil inhoudelijk advies over die nieuwe markt vragen aan Simon, zelfstandig gevestigde consultant, die ook werkt voor een groot bedrijf in de sport en fitness. Voor het ontwikkelen en visualiseren van de ideeën vraagt hij de hulp van Cees.

Tijdens een eerste oriënterende bijeenkomst (Antoin, Cees, Simon) vertelt Antoin dat hij een project wil waarin we ‘open met elkaar omgaan’. Er is ook een jurist aanwezig vanuit Jansens.


2.1 Case D

D is een los-vast samenwerkingsverband van vier pas-afgestudeerde ‘jonge honden’. Twee van hen hebben een innovatieve game bedacht en een demo gebouwd van enkele scènes.

Ze willen verder met het concept en zoeken contact met Gamezzz, een groot game bedrijf. Gamezzz zou de game verder kunnen ontwikkelen, bijvoorbeeld op hun game-engine, en ze hebben contacten om de game te distribueren.

De ‘jonge honden’ van D zijn graag bezig met ontwikkelen. Overigens wil één van de twee vooral ‘naam maken’ en de ander wil er eigenlijk wel rijk van worden. Ze hebben geen ervaring met juridische kwesties. Over twee weken is een eerste bespreking met Gamezzz. Ze werken aan een synopsis en storyboards om hun game te presenteren.


2.1 Case E

Eveline werkt als zelfstandig ontwerper. Onlangs presenteerde ze tijdens een min of meer openbare lezing een concept voor een nieuwe vorm van interactie met computers. Ze had dat concept op eigen kosten ontwikkeld, samen met Wendy, haar ´buurvrouw´ in het bedrijfs-verzamelgebouw. Dat was de eerste keer dat ze samenwerkten.

Na de lezing benadert Natascha Eveline (Wendy is er niet bij). Natascha werkt als manager new business bij Pavem, een internationale producent van computer accessoires, en ze is altijd op zoek naar concepten voor nieuwe producten.

Tijdens de kennismaking klikte het tussen Natascha en Eveline. Volgende week hebben ze een eerste afspraak, op het kantoor van Pavem.


Op de volgende slides worden adviezen gegeven om de huidige situatie te verbeteren: om mensen in de creatieve industrie te helpen beter samen te werken en constructief om te gaan met intellectueel eigendom.

Deze adviezen worden gegeven in praktische vormen: • 2.2 Algemene richtlijnen • 2.3 Risico-scan • 2.4 Koffers (maatregelen)


Algemene richtlijnen

Algemene richtlijnen voor mensen in de creatieve industrie, voor het opzetten en managen van een samenwerking en voor het constructief omgaan met intellectueel eigendom.


2.2 Algemene richtlijnen

• Duidelijk voor jezelf hebben wat je wilt bereiken met samenwerken—samenwerken is een manier, maar niet altijd de makkelijkste manier

• Duidelijk grenzen stellen wanneer je wel/niet wilt samenwerken • Samenwerken moet een win-win situatie opleveren • Gaat over vertrouwen en elkaar iets gunnen • Zorg voor duidelijkheid over: individuele en gezamenlijke doelen,

investeringen, risico’s, resultaten, opbrengsten, IP • ‘Fair’ verdelen • Goede voorbereiding is van groot belang • Wederzijdse flexibiliteit in de samenwerking helpt om beter om te gaan

met ‘tegenslagen’ en veranderingen • Afspraken maken betekent helderheid en transparantie creëren • Systematisch doorlopen van het proces van opzetten, vormgeven en

managen van een samenwerking, kan helpen om onverwachte ergernissen te voorkomen in latere fases


Risico-scan en Koffers

Tools die mensen in de creatieve industrie kunnen gebruiken om een samenwerking met de partners op te zetten en vorm te geven—eventueel samen met de gekozen samenwerkingspartners. Doel is om specifieke problemen/ risico’s te identificeren (Risico-scan) en passende maatregelen te nemen om de samenwerking succesvol te laten verlopen (Koffers).

M.n. toepasbaar tijdens vormgeven van de samenwerking waarbij al gekozen is voor bepaalde samenwerkingspartner(s).

• Risico-scan: Problemen en risico’s inventariseren voor een specifieke situatie

• Koffers: Bepaal maatregelen om problemen op te lossen en/of risico’s te verkleinen


Situaties (case) P

robl

emen

en

risic

o’s 1

2

Voorbeeld:

Bij samenwerking met internationale partners…

… is er een relatief groot risico van problemen met/in de communicatie

2.3 Risico-scan


Opdracht: Voor specifieke case/ situatie: Welke problemen en risico’s zouden zich kunnen voordoen en waarom?

Stappen:

• Risico-scan (deel 1): Kruis aan: ‘Kenmerken van samenwerken’ (bovenste rij)

• Risico-scan (deel 1): Identificeer relevante problemen en risico’s. Er zijn reeds ‘kruisjes’ gezet, als handreiking (uiteraard kun je deze voorgestelde ‘kruisjes’ weglaten of nieuwe ‘kruisjes plaatsen)

• Risico-scan (deel 2): Bepaal de ‘zwaarte’ van problemen en risico’s (op een schaal van 1 tot en met 5) met een toelichting

• Kies één of enkele problemen of risico’s uit, om centraal te stellen

2.3 Risico-scan: instructies


2.3 Risico-scan (deel 1) Kenmerken van samenwerking:

Samenwerkings- kenmerken

Potentiële risico’s/ vraagstukken

Multi-partner samenwerking (>

2 partners)

Internationale

samenwerking

(Partners uit verschil-

lende landen)

Asymmetrische partnerrelaties (groot- klein verhouding

tussen partners)

Diversiteit in disciplines

(de partners hebben diverse

achtergronden))

Concurrentie (partners bieden

vergelijkbare producten/

diensten aan op de markt)

Zeer lange samenwerkin

g

Specifiek intellect

(bv kennis, technologie) wordt

ingebracht of

verkregen in de

samenwerking

Onbekende partners

bij betrokken

Zeer vernieuwd samenwerkingsresul

taat als doel

Conflicten over investering en verdeling opbrengsten

X X X X X X X X

Kennisdeling/- uitwisseling

X X X

Intellectueel eigendom (IP)

X X X X X

Vertrouwen en commitment

X X

Communicatie X X X X X

Externe veranderingen X

Technische en markt risico’s

X

Culturele/ organisatorische fricties

X X X X


2.3 Risico-scan (deel 2) Risico’s Hoe groot is de kans?

Heel klein niet vs heel groot (0-5)

Toelichting

Conflicten investering en en verdeling van opbrengsten: • Conflicten over welke partner wat investeert/ inbrengt in de samenwerking • Conflicten over welke partner welke deel van de opbrengsten krijgt

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5 Kennisdeling/ -uitwisseling: • Risico dat de partner jouw unieke kennis verkrijgt (die je eigenlijk niet wil delen) • Risico dat de partners niet transparant zijn over welke relevante kennis zij hebben • Risico dat de partners niet alle relevante kennis deelt (kennis achterhoud) • Risico dat de kennis zoveel wordt (af-) beschermt dat kennisdeling moeizaam gaat

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

Intellectuele eigendom: • Conflicten over wat de partners mogen doen met de kennis/ expertise/ technologie die de partners inbrengen in de samenwerking • Conflicten over wie mag wat gebruiken met idee/ concepten die tijdens de samenwerking (extra) zijn ontwikkeld • Conflicten over wie is de eigenaar van het eindproduct van de samenwerking • Conflicten over wie mag wat doen met het eindproduct uit de samenwerking

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

Vertrouwen en commitment: • Voldoende commitment o.a. top mngt van alle partners • Voldoende vertrouwen dat combinatie van expertise van de partners te samen voldoende is om de einddoelen te realiseren • Vertrouwen in elkaar om dit project te realiseren

0..1..2..3..4..5 0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5


2.3 Risico-scan (deel 2)

Risico’s Hoe groot schat je het risico in: Score 0-5 (Zeer laag tot zeer hoog)

Uitleg

Communicatie: • Risico dat de partners elkaar niet goed begrijpen • Risico dat de partners niet open zijn over doelen en belangen

0..1..2..3..4..5 0..1..2..3..4..5 0..1..2..3..4..5

Externe veranderingen: • Risico dat veranderingen in de omgeving (bijv. technologisch ontwikkelingen, concurrenten, marktvraag) op treden die invloed zijn op de doelen/ resultaat, het proces en voorwaarden van de samenwerking • Risico dat veranderingen bij de partner(s) plaatsvinden die van invloed zijn op de inbreng/ belang en voorwaarden waaronder de partner in de samenwerking • Risico dat veranderingen in samenwerking, partner of omgeving van invloed zijn op de samenstelling van partners in de samenwerking

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

Technische/ markt- risico: • Risico’s dat het gewenste eindresultaat niet behaald kan worden door bijvoorbeeld technisch problemen • Risico’s dat er niet voldoende revenu gegenereerd kan worden uit de markt o.b.v. van het eind resultaat

0..1..2..3..4..5

0..1..2..3..4..5

Culturele/ organisatorische: • Risico dat door verschillen in werkprocessen, cultuur, procedures tussen partners de samenwerking

0..1..2..3..4..5


Belangrijkste problemen en risico’s Toelichtingen


2.4 Koffers

Maatregelen

3

Pro

blem

en e

n ris

ico’

s

Jur. Afs. Rel. Gov.

4

Voorbeeld:

Een risico van problemen met communicatie…

… kun je oplossen door extra tijd te besteden aan afstemmen


2.4 Koffers

Juridisch Afspraken Relationeel Governance

Set van juridische maatregelen

Biedt de mogelijkheid om een juridische stappen te ondernemen als zaken niet gebeuren zoals gewenst

Set van issues waarover afspraken kunnen worden gemaakt met samenwerkingspartners

Biedt de mogelijkheid om helderheid te creëren/ verwachting af te stemmen tussen partners

Set van organisatorische maatregelen die genomen kunnen worden

Schept voorwaarden waaronder/ waarbinnen de samenwerkingsactiviteit worden uitgevoerd en gemanaged

Set van manieren hoe om te gaan met relationele aspecten

Biedt de mogelijkheid de deze aspecten te monitoren, te bespreken en indien nodig te verbeteren


2.4 Koffers: instructies

Opdracht:Voor gekozen problemen/risico’s: Selecteer passende maatregelen en licht toe: waarom deze maatregelen gekozen en hoe deze maatregelen toepassen

Stappen:

• Koffers kiezen: Bepaal voor de gekozen problemen/risico’s: welke koffers je nodig zou kunnen hebben. Er zijn reeds ‘kruisjes’ gezet, als handreiking (uiteraard kun je deze voorgestelde ‘kruisjes’ weglaten of nieuwe ‘kruisjes’ plaatsen)

• Bekijk de inhoud van de Koffers en bedenk en bespreek welke specifieke maatregelen je zou willen/moeten inzetten

• Bedenk en bespreek waarom je deze maatregelen kiest en maak een plan, zo concreet mogelijk, hoe je deze maatregelen wilt inzetten


2.4 Koffers kiezen Potentiële risico’s/ vraagstukken

Conflicten over investering en verdeling opbrengsten X X

Kennisdeling/- uitwisseling X X X Intellectueel eigendom (IP) X X X

Vertrouwen en commitment X Communicatie X X X Externe veranderingen X X Technische en markt risico’s X X

Culturele/ organisatorische fricties X X



Een set van juridische maatregelen (IP en contracten), dit biedt de mogelijkheid om een juridische stappen

te ondernemen als zaken niet gebeuren zoals gewenst Juridisch

2.4 Koffers

Tips:

• Bedenk goed hoe IP kan bijdragen aan jouw prestaties als bedrijf

• Bedenk goed wat de IP-consequenties, bijv. het monitoren mis-use van IP en het aanvechten van mis-use

• Contracten geven geen 100% zekerheid

• Te veel tijd besteden aan contracten kan er voor zorgen dat energie uit de samenwerking gaat

• Dikke contracten niet altijd beter en safer. Geven geen garantie voor geen problemen)

1. IP-afspraken over ‘in te brengen’ en ‘mogelijk te creëren intellect’:

• Copyright (auteursrecht)

• Brands, models, drawings (merken, modellen, tekeningen) • Patents (octrooi)

• ‘Free Culture’

2. Contractueel (juridisch) vastleggen van afspraken


Issues • Doel/ eindresultaat/ scope • Redenen voor / belang om te samenwerken • Aansprakelijkheid eindresultaat (bijv. aangaande uniekheid) • Omgaan met risico’s en risico-verdeling (bijv gelijk vs ongelijke verdeling) • Investeringen (wat, hoeveel en hoe) • Opbrengstenverdeling (hoe, wie en wanneer) (bijv lump sum, royalities, licenties) • Eigendom/ rechten van ingebrachte expertise en

(tussen)resultaten • Vertrouwelijkheid • Geschillenregeling • Ontbinding (Exit-strategies) en/of wisseling

partnersamenstelling • Exclusiviteit • Duur en beëindiging van de afspraken • Afspraken over “Governance” • Afspraken over “Relationeel”

Afspraken

2.4 Koffers

Tips: • Afspraken maken betekent helderheid creëren/ verwachtingen af te stemmen

• Papier is geduldig

Set van issues waarover afspraken kunnen worden gemaakt met samenwerkingspartners, dit biedt de mogelijkheid

om helderheid te creëren/ verwachting af te stemmen tussen partners


Hard issues:

• Structuurproces (welke activiteiten, welke volgorde, welke afhankelijk heden om samenwerkingsdoelen te realiseren) • Taakverdeling (wie doet wat, eventueel samen of niet) • Coördinatiestructuur (één van de partners, allen of een derden partij) • Communicatiestructuur (wie communiceert met wie of juist niet, wanneer waarover) • (gezamenlijke) besluitvorming (Wie maakt welke beslissingen en hoe) • Motivatie/ beloning (Wie hoe stimuleren/ belonen) • Locatie van werk (bijvb. gescheiden vs. op 1 locatie) • Monitoring/ evaluatie (Wat, hoevaak, wanneer)

Governance

2.4 Koffers

Tips:

• Bedenk goed welke (samenwerk-) gedragingen je wel/niet wil stimuleren faciliteren

• Bekijk per (hard-) issue hoe je dit gedrag kan stimuleren/ faciliteren

Set van organisatorische maatregelen die genomen kunnen worden, dit schept voorwaarden waaronder/ waarbinnen de samenwerkingsactiviteit worden uitgevoerd en gemanaged


Set van manieren hoe om te gaan met relationele aspecten, dit biedt de mogelijkheid deze aspecten te monitoren,

te bespreken en indien nodig te verbeteren Relationeel

2.4 Koffers

Tips: • Vertrouwen en commitment zijn erg belangrijk

• Wantrouwen en commitment is moeilijk objectief te bepalen, te meten. Is je gevoel

• Communicatie, communicatie

Zachte issues: • Creëren / verhogen vertrouwen

• Open communiceren / transparantie • Communiceren, communiceren,

communiceren • Commitment

• regelmatig communiceren/ feeling houden met top

management van de partners • regelmatig vragen hoe de partners erin

staan • Tussentijds evalueren

• Naast resultaten voortgang ook het proces/ relatie evalueren

• Allert op bepaalde signalen, bijv. • Uitstellen • Schuivende deadlines • Lange moeizame besluitvormingen • Wisselende/ twijfelende resources


2.4 Koffers: een voorbeeld


In geval van contracten of juridische overeenkomsten: zorg voor passende ‘vertalingen’

Vooraf extra uitgebreid bespreken van verwachtingen over proces, en resultaat, en management van de samenwerking

Iemand verantwoordelijk maken om dit punt extra te bewaken

Regelmatig toetsen of verwachtingen over proces, voortgang en resultaat gelijk lopen

Zoveel mogelijk werken op 1 locatie

Vaker overleggen

Extra alert op communicatieprobleem signalen

Transparant communiceren, zaken vaker expliciet maken

Risico van communicatie-problemen reduceren


Gekozen probleem of risico:

Koffers Wat? Hoe en waarom?

Jurid

isch

A

fspr

aken

G

over

nanc

e R

elat

ione

el


3. Suggesties voor vervolgacties

Mensen in de creatieve industrie moeten en willen professioneler omgaan met het opzetten en managen van samenwerking en intellectueel eigendom. Ze hebben behoefte aan:

• Kennis over hoe om te gaan met bepaalde vraagstukken • Training om bepaalde skills te ontwikkelen, bijv. onderhandelen • Overzicht van organisaties die kunnen helpen met bepaalde vraagstukken • Tools die hen ondersteunen in het proces van het opzetten en managen van

samenwerken

Bepaalde kennis en trainingen zijn reeds voorhanden, maar niet alle mensen in de creatieve industrie weten de weg te vinden naar organisaties die daarbij kunnen helpen. Hier zijn vooral goede verwijzingen nodig (3.1).

Daarnaast dienen de tools verder ontwikkeld te worden (3.2). Daarna kunnen de tools ter beschikking worden gesteld richting ‘het veld’.

Tot slot wordt een voorstel gedaan voor vervolgactiviteiten (3.3).


3.1 Verwijzingen

Goede verwijzingen zijn nodig, bijv. bij onderstaande onderwerpen:

Samenwerkingsconstructies: Samenwerking kun je in allerlei vormen organiseren, bijv. als gezamenlijke BV, als CV, etc. Er is behoefte aan kennis over verschillende constructies, en voor- en nadelen. Deze kennis is waarschijnlijk aanwezig via bijv. KvK of Syntens.

Onderhandelings-skills: Bij het opzetten en managen van samenwerking en bij het maken van afspraken komt veel onderhandelen kijken. Er is behoefte aan trainingen op dit gebied. Waarschijnlijk zijn dergelijke trainingen beschikbaar via bijv. beroeps-verenigingen, KvK of Syntens.

‘Een idee is slechts een idee’: Een idee is slechts een idee in het begin van een proces, en door samenwerken kun je een idee uitwerken tot een product. Soms zijn 'creatieven' geneigd om (te) veel waarde te hechten aan hun ideeën, en zijn ze zich onvoldoende van bewust van de investeringen die anderen moeten doen, bijv. in het uitwerken en op de markt brengen. Pas dan is er waarde. Beroeps-verenigingen, Syntens of Octrooicentrum kunnen wellicht een rol spelen in bewustwording.


3.2 Tools verder uitwerken: in samenwerking met…

De tools (richtlijnen, risico scan en maatregelen) zouden verder moeten worden uitgewerkt zodat mensen in de creatieve industrie ze kunnen toepassen—tot en met bijv. modelcontracten.

Bij het verder uitwerken, en bij het uitdragen daarvan richting de creatieve industrie, kan TNO samenwerken met bijv.

• Experts: Syntens, Octrooicentrum, BBIE (Benelux-Bureau voor Intellectuele Eigendom), Kennisland, IViR (Instituut voor Informatierecht), Juristen – m.n. voor specifieke, IP gerelateerde kennis

• Branche organisaties: BNO (Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers), Virtueel Platform, Design in Business, Kunstenaars en CO, IPCICO (Interregionaal Platform Creatieve Industrie Cultureel Ondernemerschap) – m.n. voor samenwerking met ‘het veld’

• Opleidingen: Hogeschool voor de Kunsten Utrecht, Hogeschool Amsterdam – bijv. voor opleiding van toekomstige ‘creatieven’


3.2 Tools verder uitwerken: aandacht voor open innovatie en co-creatie Bij het verder uitwerken van de tools zullen we ook aandacht besteden aan intellectueel eigendom in ‘open innovatie’ of ‘co-creatie’ trajecten

Creatieve processen vinden steeds vaker in het public domain plaats of in ‘open innovatie’ of ‘co-creatie’ omgeving waar diverse partners aanwezig zijn (op internet, in living labs, online, etc.). Het is dan niet altijd duidelijk wie eigenaar is van de kennis/ideeën die hier worden gegenereerd en hoe deze gebruikt mogen worden. Er zouden richtlijnen moeten worden ontwikkeld om makkelijker afspraken te maken. Bijvoorbeeld een set van richtlijnen voor samenwerken en kennis delen tijdens een gezamenlijk, creatief proces van samenwerken (crowdsourcing, co-design, blogs, etc.).

Wellicht kunnen we ons daarbij laten inspireren door ‘creative commons’ (licenties voor gebruik van auteursrechtelijk beschermde ‘werken’); is overigens wel anders, want we hebben het hier over het regelen van eigendom en gebruik van ideeën/concepten tijdens een creatief proces. Wat we zouden kunnen gebruiken, zijn de laagdrempelige symbolen, met enkele regels ‘normale tekst’ en daarachter meer uitgebreide juridische teksten.


3.2 Tools verder uitwerken: andere onderwerpen

Voor het verder ontwikkelen van de tools is het nodig om nog enige kennis te ontwikkelen, o.a. over onderstaande onderwerpen:

• Maken van concrete afspraken: In het proces van samenwerken dienen de partners op allerlei gebieden afspraken te maken. Er is een sterke behoeften aan inzicht in: in welke situaties moet je afspraken maken; waarover moet je afspraken maken; moet je afspraken vastleggen; wanneer in het proces; etc.

• Afspraken over investeringen, eigendom en opbrengsten: Er moeten afspraken worden gemaakt over hoe investeringen, eigendom en opbrengsten verdeeld. Creatieve bedrijven weten niet altijd welke modellen je kunt hanteren (bijv. lump sum, roylaties); voor- en nadelen; en hoe je kunt kiezen tussen deze modellen.

• Vertrouwen en commitment in samenwerkingen: Vertrouwen en commitment zijn ‘zachte’ componenten die zeer belangrijk zijn voor het welslagen van samenwerkingen. Meer kennis is nodig over: de rol van vertrouwen en commitment in samenwerking en hoe je deze kunt behouden en verhogen?


3.3 Vragen vanuit IIP Create

Een eerder idee vanuit IIP Create was om TNO te vragen om drie fasen uit te voeren:

• Fase 1: Inventarisatie • Fase 2: Tools ontwikkelen, in samenwerking met ‘het veld’ • Fase 3: Tools uitdragen, richting ‘het veld’

Fase 1 hebben we zojuist afgerond (deze rapportage).

In Fase 2 kan TNO zich m.n. richten op het ontwikkelen van de tools en daarbij nauw samenwerken met specialisten en met organisaties uit de creatieve industrie. Op die manier kunnen we de tools optimaal laten aansluiten bij ‘het veld’.

In Fase 3 kan TNO zich m.n. richten op het uitdragen van de tools richting mensen die samenwerkingen starten vanuit programma’s die IIP Create coördineert. Daarnaast ligt er een belangrijke rol voor IIP Create, bijv. het ontwikkelen van een communicatieplan om de tools uit te dragen richting ‘het veld’ en om door te verwijzen naar andere organisaties. Mogelijk daarbij worden geleerd van de website: www.own-it.org.


Bijlagen

• Overzicht interviews: experts, bedrijven, organisaties • Deelnemers PICNIC workshop, 25 september 2009 • Deelnemers IIP Create/TNO workshop, 26 november 2009 • Verslag IIP Create/TNO workshop, 26 november 2009


Overzicht interviews (1/3)

Organisatie Personen Kort gesproken Uitgebreid gesproken

Verslag

Experts IVIR Natali Helberger Ja

Kennisland Paul Keller, Martijn Arnoldus Ja (Marc) Ja

Vrije Universiteit Brian Tjemkes Ja (Pepijn)

Erasmus Universiteit Martijn Rink (afstudeerder) Ja (Pepijn) Ja, afstudeerrapport

TNO Arjan Rensma Ja (Pepijn)

Octrooicentrum Yp Kroon, Jan Aernout Broekhuysen, Wouter Kanneworff

Ja (Pepijn)

Extra:

IPCICO Tammo ter Hark Ja (Miguel)



Bedrijven Personen Kort gesproken Uitgebreid gesproken Verslag

For inspiration only

Ianus Keller Ja (Marc) Ja

Submarine Bruno Felix Nee (wel diverse malen geprobeerd contact te leggen)

Waag Society Bart Tunnissen en Marleen Stikker

Ja (Marc) Ja

V2 Boris Debackere Nee (wel diverse malen geprobeerd contact te leggen)

Mediamatic Willem Velthoven Ja (Marc) Ja

HKU Jeroen van Mastrigt Case, op PICNIC

Philips Hans Robertus Ja (Marc) Ja

Extra:

Create Law Olivier Oosterbaan Op PICNIC

Act2 Mike Pearse Case, op PICNIC

Flex Jeroen K. Verbrugge Ja (Pepijn) Ja


Organisaties Personen Kort gesproken Uitgebreid gesproken Verslag

Syntens Erwin Bos, Dirk van Vreeswijk, Wilfred Backers

Ja (Pepijn) Ja

SenterNovem Nee (wel veel info van web)

Virtueel Platform Floor van Spaendonck

Nee (in volgende fase zullen we wel contact hebben)

Design in Business Hans Kamphuis

Ja (Pepijn)

Kunstenaars en CO Marceline Loudon

Ja (Miguel) Ja

Hogeschool Amsterdam

Sabine Niederer

Ja, input van gekregen

Extra:

BNO Anouk Siegelaar

Ja (Pepijn) Ja



CIB Digitaal Erfgoed Nederland, Marco Streefkerk ICT Regie, Erik van Pelt Amsterdam Livinglab Active Video HKU, Jeroen van Mastrigt, David Crombie Irene Kress (ZZP’er) Cap Gemini Imidiate project & Filas, Carlo Donzella Create Law, Olivier Oosterbaan Act2, Mike Pearse

Deelnemers PICNIC workshop, 25 september 2009


Iris Hollaender, Hogeschool Utrecht Joost van Eeden, 4XM joost waltjen, industrieel ontwerper Bram Appelman, Werkblik communicatieprojecten jolijn fiddelaers, Creative Concepts / Textile Design / Collection Development Robert Admiraal, StudioAdmiraal Karen van der Moolen, Waag Society Catharina Van Wijngaarden, Pedagoge talitha huges, Interieurarchitect Anouk Siegelaar, BNO Lena Shafir, Bureau Etcetera Annemarit van Broekhoven, OntwerpstudioAvB Lenthe Vermeulen, Sam Reclame & Communicatie Erik Driessen, designgoed Marco van Heerde, IBISAKI copy concept projects Bart Tunnissen, Waag Society Winanda Hendriks, PRFUM Dave de Lange, met PRFUM Marco Streefkerk, DEN (Digitaal Erfgoed Nederland) Arianne Bijma, Syntens Jan Odijk, Universiteit Utrecht / STEVIN Jan van der Meer, Ericsson Martin van Brakel, Slumdog Miljonairs Robert Span, de CLERCQ advocaten · notarissen · belastingadv Eva Nieuwdorp, Taskforce Innovatie Regio Utrecht Olivier Oosterbaan, Create Law Hans Kamphuis, DEB Marc Fonteijn, 31Volts Klaas Kuitenbrouwer, Virtueel Platform Erik de Vos, Kracht Advocatuur

Deelnemers Workshop IIP Create, 26 november 2009


Verslag Workshop IIP Create, 26 november 2009

Er waren ca. 30 deelnemers, driekwart ondernemers uit de creatieve industrie.

Sprekers: • Dirk van Vreeswijk, Syntens: ‘Samenwerken in de creatieve industrie’

Cruciaal voor samenwerken: vertrouwen, win-win, goede afspraken en elkaar iets gunnen • Yp Kroon, Octrooicentrum: ‘Intellectueel eigendom in de creatieve industrie’

Er zijn allerlei manieren om IP te regelen, kies een passende manier • Marc Steen en Pepijn Vos, TNO: ‘Samenwerken en intellectueel eigendom’

Wanneer noem je samenwerken succesvol? Welke hordes kun je tegenkomen?

In sub-groepen gewerkt aan vijf specifieke cases. Daarbij werd gebruikgemaakt van twee tools: Risico-scan (checklist); en Koffers (maatregelen).

Bevindingen: • De gepresenteerde vraagstukken, problemen en cases zijn herkenbaar voor mensen uit de

praktijk -- vooral ook de grote diversiteit in situaties, vraagstukken en problemen. • Herkenbaar ook dat er verschillende doelen kunnen zijn voor samenwerken, en dat er

verschillende opvattingen zijn over wanneer je samenwerking succesvol zou noemen. • De algemene richtlijnen en de checklists zijn bruikbaar voor mensen uit de praktijk -- vooral

om onderwerpen vast te stellen waar je je op moet voorbereiden en waarover je afspraken zou moeten maken met elkaar.

• De checklists helpen om mogelijke vraagstukken en problemen systematisch door te nemen, en om specifieke situaties, bijv. een afspraak volgende week met A en B over onderwerp C, voor te bereiden.

c:\documents and settings\heukensfeldtjansenp\my documents\iip create\website\iip create samenwerken...

Travel